Abony Város Polgármesteri Hivatalának Szervezeti és Működési Szabályzata (egységes szerkezetben)

Átírás

1 Városi Önkormányzat J e g y z ő j é t ő l H-2740 Abony, Kossuth tér 1. Abony Város Polgármesteri Hivatalának Szervezeti és Működési Szabályzata (egységes szerkezetben) Abony Város Képviselő-testülete a helyi önkormányzatokról szóló évi LXV. törvény (továbbiakban: Ötv.) 38. (1) bekezdésében meghatározottak szerint, az önkormányzat működésével, valamint az államigazgatási ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátására létrehozta egységes hivatalát, Abony Város Polgármesteri Hivatala (továbbiakban: Hivatal) elnevezéssel. A Képviselő-testület a Hivatal belső szervezeti tagozódását, munka- valamint ügyfélfogadási rendjét a Képviselő-testület és szervei szervezeti és működési szabályairól szóló 21/2007.(VI. 29.) ( továbbiakban: Rendelet) számú Abony Város Önkormányzat Szervezeti és működési szabályzata 3. sz. mellékletében szabályozta. A Hivatal működését jelen Szervezeti és Működési Szabályzat (továbbiakban: SZMSZ) szabályozza, amely rögzíti a Hivatal irányításával és vezetésével kapcsolatos jogosítványokat és feladatokat. A Hivatal működésével kapcsolatos intézkedéseket csak a helyi önkormányzatokról szóló többször módosított évi LXV. törvényben felhatalmazottak tehetnek. A Hivatal SZMSZ-ét a helyi önkormányzatokról szóló többször módosított évi LXV. törvény 36. (2) bekezdése, valamint az államháztartás működési rendjéről szóló többször módosított 217/1998. (XII.30.) Korm. rendelet (továbbiakban: Ámr.) 10. (4) bekezdése alapján - a hivatkozott testületi döntések alapul vételével - az alábbiak szerint határozom meg: I. fejezet A Hivatal jogállása, általános rendelkezések 1.) A Hivatal a képviselő-testület felügyelete alá tartozó, a polgármester irányításával, a vezetésével működő önállóan gazdálkodó költségvetési szerv, jogi személy. Végzi a képviselő-testület által meghatározott önkormányzati ügyek előkészítését, szervezi a döntések végrehajtását, ellátja a testületek (képviselő-testület, bizottságok) működésével kapcsolatos feladatokat, valamint intézi a jogszabályban előírt államigazgatási ügyeket. A Hivatal belső szervezeti egységekre osztályokra tagozódó egységes szervezet. 2.) A polgármesteri hivatal elnevezése: Abony Város Polgármesteri Hivatala 3.) A Hivatal székhelye: Abony, Kossuth tér 1.

2 4.) a.) A Hivatal alapító okiratának kelte: november 6. b.) A hivatal alapító okiratának száma: 142/2003. (XI. 6.) 5.) A Hivatal állami feladatként ellátandó alaptevékenysége: a.) A Polgármesteri Hivatal alaptevékenységi körébe tartozik minden bevétel (bevételi előírás). b.) Alaptevékenységi körbe tartoznak a következőkben felsorolt szakfeladatokon, feladatokon elszámolt kiadások (kiadási előirányzatok) és költségek az állami költségvetés szakfeladat rendjének és számrendszerének megfelelően. 6.) A jelen fejezet 5. pontjában megjelölt feladatok, tevékenységek forrása a képviselő-testület által elfogadott éves költségvetési rendeletben meghatározott előirányzatok. 7.) Ámr. 10. (4) bekezdés e.) pontja szerinti egységes feladatmutatók nem képezhetők, tekintettel a Hivatal működésének sajátosságaira. 8.) A Hivatal jogi személy. A képviselő-testület által megállapított költségvetési előirányzat körében költségvetési szervként működik. Költségvetési számlaszám: Számlavezető pénzintézete: ERSTE BANK NYRT 9.) A költségvetés tervezésével és végrehajtásával kapcsolatos általános feltételeket, évente kerülnek meghatározásra. II. fejezet A Hivatal belső szervezeti tagozódása l.) a.) A Hivatal feladatait a 2. pont szerinti osztályi szintű szervezeti tagozódásban látja el. b.) A szervezeti tagozódás szempontjából a titkárság az osztállyal esik egy tekintet alá. 2.) A hivatal osztályi szintű szervezeti tagozódása: Jegyzői titkárság Gazdasági osztály Humán közszolgáltatások és Munkaügyi osztály Hatósági és Építésügyi osztály Településfejlesztési osztály Okmányiroda Gyámhivatal 2

3 3.) Az osztályok ellátják a jogszabályokból, az önkormányzat testületeinek döntéseiből, vezetői döntésekből eredő nevesített feladatokat. 4.) A hivatal igazgatási létszámát a képviselő-testület az éves költségvetési rendeletben állapítja meg. 5.) Az osztályok részletes feladatait a hivatali SZMSZ-el összhangban az osztályok ügyrendjei tartalmazzák, a hivatali dolgozók munkaköri leírásai a osztályok ügyrendjeinek mellékletét képezik. 1. Jegyzői titkárság III. fejezet A Hivatal belső szervezeti egységeinek főbb feladatai a.) Közreműködik a képviselő-testület és a bizottságok elé kerülő előterjesztések törvényességi ellenőrzésében az 1. sz. mellékletben foglaltak szerint. b.) Ellátja a tisztségviselői döntéstervezetek törvényességi ellenőrzését. c.) Közreműködik a egyéb törvényességi, ellenőrzési hatáskörébe tartozó feladatok ellátásában. d.) Tervezetet készít az önkormányzati és államigazgatási hatósági ellenőrzésére, a által meghatározott ütemterv alapján. Közreműködik az ellenőrzés végrehajtásában. e.) Jogalkalmazási, jogértelmezési kérdésekben a szakmai osztály állásfoglalásának megismerését követően segítséget nyújt a hivatal belső szervezeti egységei részére. A segítség kérése történhet szóban, vagy ha a kérdés összetettsége indokolja, a osztályvezető azt írásba foglalja. f.) Kapcsolatot tart a Kisebbségi önkormányzattal, végzi a szervezési és adminisztrációs, munkát jogi kérdésekben igény esetén segítséget nyújt. g.) Összeállítja a lejárt határidejű képviselő-testületi határozatok végrehajtásáról szóló jelentést. h.) Végzi a képviselő-testületi rendeletek, határozatok, tisztségviselői, i utasítások, körlevelek számítógépes feldolgozását, e körben gondoskodik a rendeletek, határozatok, utasítások, intézkedések egyéb normák folyamatos karbantartásáról, nyilvántartásáról. Vezeti a képviselői interpellációk nyilvántartását. i.) Gondoskodik az önkormányzati rendeletek egységes szerkezetbe foglalásáról, nyilvántartásáról, az egységes szerkezetű rendeletek Interneten történő megjelenítéséről. j.) Gondoskodik a képviselő-testület és bizottságainak működési feltételeiről. k.) Ellátja a képviselői munka segítésére irányuló szervező tevékenységet. l.) Közreműködik a feladatkörébe tartozó képviselő-testületi, bizottsági előterjesztések előkészítésében. 3

4 m.) Gondoskodik a képviselő-testület és bizottságok döntései végrehajtásának megszervezéséhez és a végrehajtási határidők betartásához szükséges vezetői intézkedések előkészítéséről. n.) Ellátja a bírósági ülnökök választásához kapcsolódó feladatokat. o.) Gondoskodik a polgármester, az alpolgármester,, al napi munkavégzéséhez kapcsolódó titkárnői feladatok ellátásáról. p.) Ellátja a város címeréről és zászlajáról szóló önkormányzati rendeletben foglalt feladatokat. q.) 1 r.) Közreműködik az írásban, vagy telefonon beérkezett közérdekű bejelentések, panaszok, továbbá a tisztségviselői fogadónapokon elhangzott kérelmek, panaszok kezelésében, megoldásában. A tisztségviselőknek visszajelzést ad a problémák megoldási lehetőségéről, a megtett intézkedésekről. s.) Feladatkörében ellátja a bűnmegelőzéssel kapcsolatos önkormányzati feladatokat. t.)ellátja a közbiztonsággal kapcsolatos önkormányzati feladatokat, valamint feladatkörében kapcsolatot tart a rendőrséggel. v) Koordinálja és közreműködik a nemzeti és a városi ünnepek, kulturális, tudományos rendezvények előkészítésében és lebonyolításában. w.)ellátja az önkormányzati képviselők és családtagjai vagyon- és gazdasági érdekeltségi nyilatkozataival kapcsolatos önkormányzati feladatokat, részt vesz az ezzel kapcsolatos bizottsági és képviselő-testületi előterjesztések előkészítésében. z.) Ellátja a beruházásokkal (önkormányzati, intézményi), pályázatokkal összefüggő statisztikai jelentéseket. zs.) Előkészíti a feladatkörébe tartozó képviselő-testületi bizottsági előterjesztéseket, elvégzi a szükséges egyeztetéseket 2. Gazdasági osztály 2.1 Költségvetési és számviteli feladatok a.) Szervezi és összehangolja az önkormányzat gazdasági programjának kidolgozását. b.) Ellátja és koordinálja az önkormányzat éves költségvetésének elkészítésével, annak évközi módosításával kapcsolatos feladatokat, beleértve a költségvetési koncepció összeállítását is. c.) Átfogó és részletes elemzéseket, összefoglalókat készít a költségvetési gazdálkodásról, annak egyes részterületeiről. d.) Információkat szolgáltat a (MÁK-on keresztül) az önkormányzat költségvetéséről és annak végrehajtásáról a központi költségvetés számára. e.) Elkészíti a költségvetés működésével kapcsolatos gazdasági, pénzügyi terveket, biztosítja a polgármesteri hivatal gazdálkodásához kapcsolódó pénzügyi információkat. f.) Gondoskodik az önkormányzat által jóváhagyott hitelek felvételéről, az átmenetileg szabad pénzeszközök lekötéséről. g.) Koordinálja az önkormányzati intézmények gazdálkodási tevékenységével kapcsolatos operatív feladatokat. h.) Ellátja a pénzügyi irányítás és szakmai segítségnyújtás feladatait. 1 Hatályos április 01-től 4

5 i.)elvégzi a kisebbségi önkormányzat költségvetése készítésével kapcsolatos koordinációs feladatokat. j.) Kiemelt figyelmet fordít a vagyongazdálkodáshoz kapcsolódó hátralékosok, adósok tartozásainak behajtását akadályozó jogszabályi (hatásköri) hiányosságokból eredő anomáliák feloldására a helyi gyakorlat kialakítására, figyelemmel az Áht (2) bekezdésében foglaltakra. k.) A jóváhagyott éves költségvetési rendelet alapján végzi az operatív gazdálkodást. l.) Biztosítja az elfogadott éves tervekben szereplő feladatok megvalósításához szükséges pénzügyi fedezetet. m.) Folyamatosan és teljes körűen vezeti a mérlegadatokat alátámasztó analitikus pénzügyi és számviteli nyilvántartásokat, biztosítja az analitikus és szintetikus nyilvántartások összhangját. n.) Elkészíti az önkormányzat költségvetési beszámolóját. Feladatkörében biztosítja az államháztartási információs rendszer szerinti pénzügyi információkat. o.) Kezeli az önkormányzat pénzügyeit, biztosítja és összehangolja az intézmények pénzellátását. p.) Gondoskodik az önkormányzat gazdasági, pénzügyi, számviteli rendjének betartásáról és betartatásáról. q.) A leltározás folyamatának koordinálása, e körben adatok és információk kérése, szakmai segítség nyújtása. r.) Biztosítja a vagyonkataszter pontosításával kapcsolatos osztályok közötti koordinációt. s.)vezeti az önkormányzati vagyonkatasztert, gondoskodik naprakész karbantartásáról, ennek keretében nyilvántartja az önkormányzat vagyonát. 2.2 Adóigazgatással kapcsolatos feladatok a.) Ellátja a helyi és megosztott adók (gépjármű) kivetésével, nyilvántartásával és beszedésével kapcsolatos feladatokat. b.) Az egyes adónemek tekintetében adóellenőrzést végez. c.) Közreműködik a köztartozások, közmű-érdekeltségi hozzájárulások beszedésében. d.) Ellátja a i hatáskörbe tartozó adók módjára behajtandó követelések behajtásával kapcsolatos feladatokat. e.) Ellátja a szabálysértési eljárás keretében elkobzott vagyontárgyak közérdekű felhasználásával, értékesítésével, megsemmisítésével kapcsolatos, i hatáskörbe tartozó feladatokat. f.) Végrehajtja az egyéb adóigazgatási feladatokat. 3. Hatósági és Építésügyi Osztály 3.1 Kiemelt építésügyi igazgatási ügyekben körzetközponti illetékességgel: a.) Jogszabályban meghatározott illetékességi területen ellátja az elvi telekalakítási, telekalakítási, elvi építési, építési, bontási, használatbavételi és fennmaradási engedélyezési, továbbá az ezekkel összefüggő ellenőrzési és kötelezési ügyekkel kapcsolatos feladatokat. 5

6 b.) Szabálytalanul végzett építési munka esetében építésügyi bírságot állapít meg, és szükség esetén intézkedik annak behajtásáról. c.) Az országos településrendezési követelményekben meghatározott előírásoktól, kérelemre az érintett szakhatóságok hozzájárulásával eltérő megoldást engedélyez. d.) Helyi építési szabályzat és szabályozási terv szerint a teleknek kiszolgáló és lakóút céljára szolgáló részét a helyi önkormányzat javára lejegyzi. e.) Elrendeli az életet, egészséget, köz- és vagyonbiztonságot veszélyeztető építmény használatának, hibáinak, hiányosságainak megszüntetését, valamint a jóteljesítésre vonatkozó kötelezettség teljesítését, illetőleg szükség szerinti felülvizsgálatát, átalakítását, felújítását, helyreállítását vagy lebontását. f.) Közreműködik katasztrófák (ár- és belvíz, viharkár stb.) okozta károk felmérésében, és szükségszerűen hatósági intézkedést tesz a helyreállításra. g.) Vezeti az építésügyi hatóság műszaki nyilvántartását. Ellátja jogszabályban előírt statisztikai adatszolgáltatási kötelezettségét. h.) Javaslatot tesz rendezési terv készítésére, módosítására, véleményezi a rendezési terv, tervmódosítás tervezetét. i.) Feladatkörében együttműködik a főépítésszel. 3.2 Általános építésügyi igazgatási ügyekben Abony városi illetékességgel: a.) Ellátja a rendeltetés módosítás engedélyezésével kapcsolatos építésigazgatási ellenőrzési és kötelezési feladatokat. b.) Szakhatóságként közreműködik más hatóságok engedélyezési hatáskörébe tartozó ügyekben. c.) Nyomvonalas létesítmények építéséhez engedélyezéséhez, szakhatósági állásfoglalást ad a SZÉSZ előírásainak érvényre juttatása érdekében. d.) Önkormányzati rendelettel elrendelt tilalmat, vagy annak megszüntetését az érintettekkel határozattal közli. e.) Helyi építési szabályzat által megállapított, az ÉTV 29. -a körébe tartozó településrendezési kötelezések elrendeléséről gondoskodik. f.) Elrendeli jogszabályban meghatározott esetekben a telek bekerítését. g.) Ellátja az ingatlanok házszámozásával kapcsolatos hivatali feladatokat, vezeti az utcanévjegyzéket. 3.3 Ügyfélszolgálati és Általános Igazgatási Feladatok a.) Ellátja a szabálysértési, birtokvitás ügyek intézését. b.) Végzi a hagyatéki eljárásokkal kapcsolatos feladatokat. c.) Ellátja az üzletek működésének engedélyezésével, és ellenőrzésével kapcsolatos feladatokat. d..) Kiadja a telephelyengedélyeket, ellenőrzi a működő telephelyeket. e.) Ellátja az ügyfelek általános tájékoztatásával kapcsolatos feladatokat. f.) Gondoskodik a hatósági bizonyítványok kiadásáról, a talált tárgyak kezeléséről. g.) Ellátja a gyermekvédelmi és gyámhatósági feladatait. h.) Ellátja a gondozási díj és gyermektartás-díj előleg behajtásával kapcsolatos - Gazdasági Osztály feladatkörébe nem tartozó - feladatokat. i.) Társhatósági, bírósági, valamint egyéb szervek (MEP, méltányossági GYES, Nyugdíjbiztosítási Igazgatóság, APEH, más polgármesteri hivatalok, büntetésvégrehajtási intézet, stb.) megkeresésére környezettanulmányt készít. 6

7 j.) Ellátja az ügyiratkezelési, irattározási feladatokat. k.) Ellátja a lakáscélú hitelhátralék törlesztési kötelezettségének felfüggesztésével kapcsolatos feladatokat. l.) Ellátja a földművelésügyi, állat- és növény-egészségügyi, közterület-használat engedélyezési, ágazati feladatokat. m.) Ellátja a i hatáskörbe tartozó gyámhatósági feladatokat. n.) Közreműködik a járványügyi és közegészségügyi feladatok végrehajtásában. 4. Humán Közszolgáltatások Osztály 4.1 Ifjúsági, Sport és Társadalmi Feladatok a.) Gondoskodik az ifjúságpolitikai feladatok ellátásáról. b.) Kapcsolatot tart az önkormányzati és nem önkormányzati fenntartású ifjúsági és sport szervezetekkel. c.) Közreműködik a város nevelési-, oktatási intézményeinek testneveléssel, sporttal kapcsolatos fenntartói irányításában, ellenőrzésében, előkészíti az ezzel összefüggő önkormányzati döntéseket. d.) Előkészíti a sportfeladatokkal kapcsolatos önkormányzati döntéseket, közreműködik azok végrehajtásában. e.) Kapcsolatot tart a civil és társadalmi szervezetekkel, f.) Közreműködik az önkormányzat és a civil, illetve a társadalmi szervezetek együttműködésére vonatkozó szakmai anyagok kidolgozásában. g.) Részt vesz a civil tevékenységgel kapcsolatos programok, fórumok, rendezvények városi szintű koordinációjában, szervezésében. 4.2 Egészségügyi és Szociális Feladatok a.) Közreműködik az önkormányzat szociális, gyermekjóléti és egészségügyi feladatait ellátó intézmények fenntartói irányításában, ellenőrzésében, előkészíti az ezzel kapcsolatos képviselő-testületi döntéseket. b.) Ellátja az önkormányzat szociális, gyermekjóléti feladataival kapcsolatos statisztikai adatszolgáltatást. c.) Ellátja a személyes gondoskodást nyújtó szociális, és a gyermekjóléti és gyermekvédelmi személyes gondoskodást nyújtó szolgáltatók és intézmények, valamint szociális vállalkozások működési engedélyezésével és törvényességi ellenőrzésével kapcsolatos feladatokat. d.) A tüdőszűrő vizsgálat elvégzésével kapcsolatos ügyviteli feladatokat ellátja. e.) Ellátja a személyes gondoskodást nyújtó bentlakásos szociális intézményekbe történő elhelyezéssel kapcsolatos tájékoztatási, valamint az önkormányzati szociális és gyermekjóléti intézményekben fizetendő személyi térítési díj megállapításával, valamint annak nem fizetéséből eredő díjhátralékok végrehajtásával összefüggő feladatokat. f.) Ellátja a Rehabilitációs Bizottság működésével kapcsolatos feladatokat. g.) Közreműködik a munkanélküliség kezelésére irányuló feladatok végrehajtásában, h.) Közreműködik az egészségügyi és szociális, gyermekjóléti és egészségügyi intézmények intézményvezetői álláshelyekre kiírt pályázati eljárások lebonyolításában. i.) Részt vesz a szociális, gyermekjóléti és egészségügyi intézmények gazdálkodásával kapcsolatos döntések előkészítésében. j.) Gondoskodik az önkormányzat kötelező egészségügyi alapellátási és az 7

8 önkormányzat által fontosabb szakellátási feladatok végző szakemberekkel való kapcsolattartásról. 4.3 Művelődési, Oktatási Feladatok a.) Közreműködik az önkormányzat nevelési-, oktatási, közművelődési és művészeti intézményeinek fenntartói irányításában, ellenőrzésében, előkészíti az ezzel kapcsolatos képviselő-testületi döntéseket. b.) Közreműködik a nevelési-oktatási, közművelődési és művészeti intézmények intézményvezetői álláshelyekre kiírt pályázati eljárások lebonyolításában. c.) Feladatkörében kapcsolatot tart az önkormányzat által alapított gazdálkodó szervezetekkel, ellátja a működésükhöz kapcsolódó feladatokat, e körben előkészíti az önkormányzati döntéseket. d.) Kapcsolatot tart a városban működő egyházakkal és felekezetekkel. e.) Együttműködik a pedagógiai szakmai szolgáltatást nyújtó szervezettel a nevelésioktatási intézmények számára nyújtott szakmai szolgáltatás figyelemmel kísérése, szolgáltatások szervezése érdekében. f.) Részt vesz a nevelési-oktatási intézmények gazdálkodásával kapcsolatos döntések előkészítésében. g.) A városban felállításra kerülő köztéri szobrok szakmai előkészítését végzi. h.) A döntésre előkészíti a hivatalba érkező óvodai, középiskolai felvételi fellebbezéseket. 4.4 Szociális feladok Ellátja az önkormányzati és államigazgatási hatósági segélyezési, támogatási feladatokat, így különösen: a.) b.) c.) d.) e.) f.) g.) h.) i.) j.) k.) l.) m.) n.) p.) rendszeres gyermekvédelmi kedvezménnyel rendkívüli gyermekvédelmi kedvezménnyel közgyógyellátási igazolványnyal, ápolási díjjal, időskorúak járadékával, rendszeres szociális segéllyel, súlyos mozgáskorlátozottak közlekedési kedvezményeivel (kivéve parkolási engedély), lakásfenntartási támogatással, adósságkezelési szolgáltatással, hadigondozottak ellátásával, átmeneti segéllyel, temetési segéllyel, köztemetéssel, egészségügyi szolgáltatásra való jogosultság igazolásával, első lakáshoz jutó fiatalok támogatásával kapcsolatos feladatokat. 8

9 4.4.2 Előkészíti és végrehajtja a Bursa Hungarica felsőoktatási önkormányzati szociális ösztöndíjjal kapcsolatos döntéseket Kapcsolatot tart többek között: a.) a munkaügyi ellátás alól kikerült személyek vonatkozásában a Közép magyarországi Regionális Munkaügyi Központtal, b.) Nyugdíjfolyósító Igazgatósággal, Vasutas Társadalombiztosítási Igazgatósággal, Megyei Egészségbiztosítási Pénztárral, c.) a gyermekekkel kapcsolatos ellátások esetén a gyermekek napközbeni ellátását végző oktatási-nevelési intézményekkel, gyermekotthonokkal, 4.5 Munkaügyi Feladatok a.) Intézi a hivatal dolgozóinak személyzeti és munkaügyeit, ennek során egységes központi személyi nyilvántartást vezet, biztosítja a szükséges adatszolgáltatásokat, előkészíti a személyzeti és munkaügyi döntéseket, megszervezi azok végrehajtását, szervezi a köztisztviselők oktatását, továbbképzését. b.) Gondoskodik a köztisztviselői törvény, a közalkalmazotti törvény és a Munka Törvénykönyve helyi végrehajtását biztosító képviselő-testületi, bizottsági, tisztségviselői, i intézkedések megtervezéséről, előkészítéséről, végrehajtásáról és nyilvántartásáról. c.) Ellátja a köztisztviselői vagyonnyilatkozattal összefüggő feladatokat. d.) Intézi az önkormányzati intézményvezetőkhöz kapcsolódó személyzeti és munkaügyi feladatokat alábbiak szerint: - előkészíti az intézményvezetői pályáztatást, megbízást - könyvet készít a pályázat elbírálhatóságáról, - az intézményvezető szabadságának polgármesteri hatáskörbe tartozó engedélyezése során ellátja az ezzel összefüggő feladatokat - az intézményvezetők közötti átadás átvétel során a szakmai osztállyal együttműködik. e.) Ellátja az önkormányzati tulajdonú gazdasági társaság vezető tisztségviselőinek munkaviszonyával kapcsolatos feladatokat. f.) Vezeti a hivatal bér- és létszámgazdálkodással kapcsolatos nyilvántartásait, ezzel összefüggésben eleget tesz adatszolgáltatási kötelezettségeinek. g.) A létszámgazdálkodással kapcsolatos kérdésekben együttműködik a Gazdasági Osztállyal. 5.1 Településfejlesztési Osztály a.) Ellátja a Képviselő-testület által meghatározott önkormányzati fejlesztések megvalósításával kapcsolatos beruházási feladatokat, amely tevékenységhez - szükség szerint - külön lebonyolító szervezet igénybevételét kezdeményezheti. b.) Biztosítja az önkormányzati fejlesztésekkel összefüggő tervezési, előkészítő, pályáztatási, bonyolítói és műszaki ellenőrzési feladatok végrehajtását. c.) Ellátja a más önkormányzatok, szervezetek közreműködésével megvalósuló - közös - beruházásokból adódó az önkormányzatra eső feladatokat. d.) Részt vesz a beruházások megvalósításának szervezésében, koordinálásában, ellenőrzésében. 9

10 e.) Irányítja és koordinálja az önkormányzati forrásból, valamint az önkormányzat által pályázati úton nyert külső forrásokból megvalósuló intézményi beruházásokat. Ezekkel összefüggésben részt vesz a közbeszerzési eljárások előkészítésében, valamint felügyeli és koordinálja a beruházások bonyolítói és műszaki ellenőrzési feladatok végrehajtását. E körben kapcsolatot tart az alvel, a i titkársággal és a Gazdasági osztállyal is f.) Gondoskodik a közbeszerzési eljáráson kívüli beruházással kapcsolatos - versenyeztetési feladatok lebonyolításáról. g.) A helyi közszolgáltatások körében közreműködik az épített és természeti környezet védelmében, vízrendezéssel, a csapadékvíz elvezetésével, a csatornázással, a közterületek fenntartásával, a település-tisztasággal, az egészséges ivóvízellátással, és a helyi közutak fenntartásával kapcsolatos feladatok ellátásában. h.) Ellátja az energiaellátási, útügyi igazgatási ágazati feladatokat. i.) Közreműködik a települési folyékony hulladékleeresztő helyének kijelölésével, a közcélú ártalmatlanító telep létesítésével kapcsolatos feladatok ellátásában. j.) Közreműködik a települési szilárd és folyékony hulladékkal kapcsolatos helyi közszolgáltatás megszervezésében. k.) Közreműködik a helyi jelentőségű természeti érték megóvásával, őrzésével, fenntartásával, bemutatásával, valamint helyreállításával kapcsolatos feladatok ellátásában. l.) Közreműködik a rendkívüli levegőtisztaság védelmi intézkedési terv megalkotásában, valamint a helyi környezetvédelmi program előkészítésével kapcsolatos feladatok ellátásában. m.) Közreműködik a helyi közút forgalmi rendjének kialakításával kapcsolatos feladatok ellátásában. n.) A Katasztrófavédelmi Igazgatósággal közösen részt vesz elemi csapás vagy rendkívüli időjárás esetén az élet és vagyonbiztonság, a mentés érdekében szükséges intézkedések megtételében, a keletkezett károk felmérésében, valamint a helyreállításhoz szükséges anyagok felmérésében, összeállításában. o.) Ellátja a tűzvédelmi hatósági, tovább a védelmi (honvédelmi, polgárvédelmi, katasztrófavédelmi) igazgatási feladatokat. Segíti a Helyi Védelmi bizottság munkáját, előkészíti üléseit. p.) Közreműködik az úthálózat-fejlesztés (építés, felújítás) dokumentációinak (tervek, engedélyek) előkészítésében és kezdeményezi a közbeszerzési eljárás lefolytatását. r) Koordinálja a közvilágítási, vízügyi, közterület-fenntartási, ár- és belvízvédelmi, útügyi ágazati feladatok végrehajtását. s.) Feladatkörében ágazathoz tartozó ügyekben kapcsolatot tart a lakossággal, kivizsgálja a közérdekű bejelentéseket, a vizsgálat eredményéről tájékoztatást ad. v.) Ellenőrzi és koordinálja a jelzett problémák teljesítésének határidőben történő végrehajtását. w.) Szükség szerint helyszínelést végez, annak eredményéről tájékoztatást ad a nek z.) Lakossággal, közületekkel, közművekkel folyamatos kapcsolattartást végez, tájékoztatást ad a folyamatban lévő ügyekről, problémákról, hiányosságok megszüntetéséről. 5.2 Vagyongazdálkodási Feladatok a.) Végzi az önkormányzati vagyon működtetésével, hasznosításával kapcsolatos előkészítő, koordináló és végrehajtó feladatokat. 10

11 b.) Folyamatosan elemzi a forgalomképes vagyont, annak bővítésére, hasznosítására lehetőségeket tár fel, projekteket dolgoz ki. c.) Előkészíti a beépítésre alkalmas ingatlanok értékesítését. d.) Gondoskodik a vagyoni jellegű kiajánlások összegyűjtéséről, megjelenítéséről, propagálásáról. e.) Folyamatosan végzi az önkormányzati forgalomképes vagyon racionális gazdálkodási feltételének biztosításához szükséges telekalakításaival kapcsolatos feladatokat, ennek során együttműködik a társszervezetekkel, bizottságokkal és az illetékes külső szervekkel. f.) Kiemelt figyelmet fordít a vagyongazdálkodással kapcsolatos rendeletek és belső szabályzatok betartására. g.) Gondoskodik az önkormányzati lakások, nem lakás célú helyiségek fenntartásához, üzemeltetéséhez, értékesítéséhez és nem lakás célú helyiségek esetén bérbeadásához kapcsolódó feladatok végrehajtásáról. h.) Előkészíti az üres lakások értékesítését, és figyelemmel kíséri annak lebonyolítását, i.) Közreműködik a lakbérhátralékok behajtásával kapcsolatos feladatok végrehajtásában. j.) Előkészíti az önkormányzati bérlakásokkal kapcsolatos képviselő-testületi, bizottsági előterjesztéseket, az önkormányzati bérlakásokkal kapcsolatos döntéseket, közreműködik azok végrehajtásában; 5.3 Városfejlesztési feladatok a.) Kapcsolatot tart a megbízott pályázatíróval.2 b.) Előkészíti a városfejlesztési projekteket, összeállítja a városfejlesztési stratégia tervezetét, közreműködik megvalósításukban. c.) Elkészíti a különböző fejlesztési célú támogatások pályázatait, speciális szakmai ismereteket igénylő pályázat készítéséhez a hivatal belső szervezeti egységeinek, illetve külső szerv igénybe vételét kezdeményezheti. d.) Részt vesz a városfejlesztési feladatokat érintő gazdasági megállapodások előkészítésében. e.) Feladatkörében részt vesz a várost érintő országos, megyei, regionális képviseletekhez tartozó elemző, döntés-előkészítő, szervező tevékenységben f.) Szakmai programokat készít az önkormányzati pályázatok elkészítéséhez Főépítészi feladatok a.) Gondoskodik a rendezési tervek készítésével, egyeztetésével, véleményeztetésével, jóváhagyásával, nyilvántartásával és karbantartásával kapcsolatos előkészítő és koordinatív feladatok ellátásáról. b.) Tájékoztatást ad az érvényben lévő rendezési tervekről. c.) Véleményezi a város arculatát meghatározó tisztségviselői döntés-tervezeteket és előterjesztéseket. d.) Közreműködik korlátozási kártalanítási ügyek előkészítésében. f.) Véleményezi a területrendezési, területfejlesztési programokat, koncepciókat, kiemelt figyelemmel a város helyzetére. 2 Hatályos április 01-től 11

12 6. Okmányiroda 6.1 a.) Gondoskodik a születési, házassági, halotti anyakönyvek vezetéséről, az anyakönyvekből történő adatszolgáltatásról, az anyakönyvi alapiratok kezeléséről. b.) Ellátja a családi események szervezésével kapcsolatos feladatokat. c.) Végzi a névváltoztatással, állampolgársággal kapcsolatos ügyintézést, biztosítja az állampolgársági eskü letételének megszervezését. d.) Városi illetékességgel vezeti a polgárok személyi adat- és lakcímnyilvántartását, abból adatszolgáltatást teljesít és gondoskodik a lakcímbejelentések fogadásáról, továbbításáról. e.) Vezeti a választói névjegyzéket és a városi címjegyzéket. f.) Előkészíti a kiegészítő kamattámogatás, valamint a lakásépítési kedvezmény személyi feltételeinek i igazolását 6.2 Országos illetékességgel végzi: a.) A személyazonosító igazolvány iránti kérelem adat-felvételezését, vezeti az országos nyilvántartásban az ezzel kapcsolatos adatváltozást. b.) Az állampolgárok lakcímének és személyi adatainak nyilvántartásából történő adatszolgáltatást. c.) Az útlevél iránti kérelmek átvételével, adat-felvételezésével, ellenőrzésével és továbbításával kapcsolatos feladatokat. d.) A mozgásukban korlátozott személyek parkolási igazolványa kiadásával, nyilvántartásával kapcsolatos feladatokat. e.) A vezetői engedélyek kiadásával nyilvántartásával kapcsolatos feladatokat 6.3. Megyei illetékességgel végzi: b.) Közúti közlekedési szolgáltatást végző járművekkel kapcsolatos ügyintézést Körzetközponti illetékességgel végzi: a.) A személy-azonosítóról és lakcímről szóló hatósági igazolvány kiadásával, nyilvántartásával kapcsolatos feladatokat. b.) Az egyéni vállalkozói igazolvány kiadásával, nyilvántartásával, valamint az ezzel kapcsolatos adatszolgáltatásokat. c.) A gépjármű forgalmi engedélyek és gépjármű törzskönyvek kiadásával, nyilvántartásával, adatszolgáltatással összefüggő feladatokat. d.) Az eljáró hatóságok értesítése alapján gondoskodik a járművezetéstől eltiltással összefüggő feladatok ellátásáról. 12

13 7. Városi Gyámhivatal Jogszabályban meghatározott illetékességi területén: a.) Gondoskodik a gyermekek védelme érdekében szükséges intézkedések megtételéről. b.) Ellátja a gyermekek családi jogállásának rendezése ügyében a hatáskörébe tartozó feladatokat. c.) Ellátja az örökbefogadással kapcsolatos feladatokat. d.) Ellátja a szülői-felügyeleti joggal kapcsolatos feladatokat. e.) Ellátja a gyámsággal, gondnoksággal kapcsolatos, valamint a gyámi, gondnoki tisztség ellátásával kapcsolatos feladatokat. f.) Ellátja a kiskorúak és gondnokoltak vagyonának kezelésével kapcsolatos feladatokat. g.) Dönt az otthonteremtési támogatás megállapításáról, valamint a gyermektartásdíj megelőlegezéséről. h.) Peres eljárást kezdeményez a jogszabályban meghatározott esetekben. i.) Fentieken kívül ellátja azokat a feladatokat, amelyeket jogszabályok gyámhivatali hatáskörébe utalnak. 8. A Polgármesteri Hivatal valamennyi osztályát érintő egyéb feladatok a.) Biztosítja tevékenységi körébe tartozó közérdekű, illetve önkormányzati érdekű döntések Interneten történő megjelenítését. b.) Biztosítja a tevékenységi körébe tartozó jogszabály által előírt statisztikai adatszolgáltatást. c.) Tevékenységi körével összefüggésben gondoskodik a minőségbiztosítási rendszer karbantartásáról és fejlesztéséről. d.) Feladatkörében együttműködik a civil szervezetekkel. e.) Adatot szolgáltat a vagyonkataszter-nyilvántartáshoz, és részt vesz az osztályhoz tartozó eszközök és források leltározási feladataiban f.) Részt vesz az önkormányzat költségvetési rendelet-tervezetének kidolgozásában. IV. fejezet A Hivatal irányításának, vezetésének módszere A Hivatal irányítási, vezetési rendszerének törvényen alapuló letéteményesei a polgármester és a. A polgármester, (alpolgármester) irányítási, a (al), valamint az osztályvezetők, irányítási, vezetési feladatokat látnak el. l.) Polgármester A képviselő-testület döntései szerint és saját önkormányzati jogkörében irányítja a Hivatalt. 2.) Alpolgármester Az alpolgármester az SZMSZ-ben foglaltak szerint helyettesíti a polgármestert. 13

14 3.) Jegyző A polgármester irányításával gondoskodik az önkormányzat működésével kapcsolatos feladatok ellátásáról. Vezeti a Hivatalt és megszervezi annak törvényes működését. Működési és jogi felügyeletet gyakorol a hatósági tevékenység, illetőleg a közszolgáltatások szervezése felett. A testületekkel kapcsolatban fő feladata a működés törvényességének biztosítása, melynek során - az Ötv-ben előírtak szerint - jogszabálysértés észlelése esetén jelzéssel él. 4.) Al3. Helyettesíti a t és ellátja a által meghatározott feladatokat. 5.) Minőségbiztosítási vezető4 a.) Feladatköre a Polgármesteri Hivatal minőségirányítási rendszerének üzemeltetése, koordinálása, szakmai felügyelete, javítása, fejlesztése. b.) Feladata a minőséggel kapcsolatos tevékenységek kidolgozása, belső auditálások szakmai irányítása, helyesbítő, hibajavító tevékenységek indítása és ellenőrzése. c.) Véleményezésre jogosult a minőségügyi rendszert érintő kérdésekben, javaslattételi joga van a rendszer működését érintő minden témakörben. d.) Tevékenységét közvetlen i irányítással látja el, munkakapcsolatot tart fenn a hivatal szervezeti egységeinek vezetőivel, a minőségügyi tanúsító céggel. e.) Feladatát a Minőségügyi Kézikönyvben elfogadott munkaköri leírás, a vezetőségi átvizsgálásokon kitűzött minőségügyi célok, a vonatkozó jogszabályok, valamint a minőségügyi szabványok alapján végzi. 5.) Osztályvezetők Az osztályvezetők felelősek a vezetésük alatt álló osztályok szakszerű, hatékony, szervezett működéséért. Feladatuk a testületek által meghatározott célok megvalósítása. (A végrehajtás megszervezése, az ezeket akadályozó zavarok megszüntetése, stb.) Végrehajtják az osztályra, a hivatali SZMSZ-ben, illetve a által meghatározott feladatokat. Részt vesznek a képviselő-testület ülésein. A bizottsági üléseken az általuk készített és a feladatkörükbe tartozó előterjesztések tárgyalásánál. A vezetői értekezleteken képviselik az osztályt. A Hivatal osztályvezetőinek általános kötelességei: - az önkormányzati, továbbá önkormányzati hatósági és államigazgatási hatósági ügyek határidőben történő, törvényes és szakszerű elintézésének biztosítása, - az osztály feladatai ellátásában való közvetlen részvétel, valamennyi képviselő-testületi és bizottsági döntéstervezet ellenőrzése, vizsgálva azok szakmai, törvényességi megfelelőségét, - a polgármester, (alpolgármester), részére előkészített döntéstervezetek (ideértve a kötelezettség-vállalásokat, a lakossági tájékoztató leveleket is) ellenőrzése és szignálása, 3-4 hatályos április16-tól 14

15 - a hatósági ügyekben gondoskodnak a törvényesség betartásáról, illetve betartatásáról, az osztály feladatainak folyamatos és zavartalan ellátásáról. A testület elé kerülő, vagy a polgármester által kiemelt egyéb ügy intézésében az osztályvezetők kötelesek gondoskodni: - az osztályok közötti egyeztetésről, - az osztály, valamint más önkormányzati szervek és nem önkormányzati szervek közötti koordináció lebonyolításáról, illetve ilyen koordináció kezdeményezéséről, 6.) A szolgálati út A köztisztviselők alapvető kötelezettsége, hogy a munkavégzés helyzetéről, a feladatok végrehajtásáról, vezetői beavatkozást igénylő eseményekről folyamatosan, míg a munkavégzés zavarairól haladéktalanul beszámoljanak az SZMSZ szerinti közvetlen vezetőjüknek. 7.) Minőségbiztosítás A polgármesteri hivatal MSZ EN ISO 9001: 2001 szabvány szerint tanúsított minőségirányítási rendszerben működik. A hivatal minden minőségét befolyásoló tevékenységének legfontosabb dokumentuma a minőségpolitikával összhangban megfogalmazott Minőségügyi Kézikönyv. 8.) Munkakör átadás-átvétel rendje Munkakör átadás-átvételre a közvetlen hivatali felettes által meghatározott körben személyi változás, valamint a tartós (előreláthatóan 30 napot meghaladó) távollét, betegség, kiküldetés stb. esetén kerül sor. A munkakört az új vezetőnek, illetve köztisztviselőnek, ezek hiányában a közvetlen hivatali felettesnek kell átadni. A munkakör átadás-átvételt könyvben kell rögzíteni az alábbi tartalommal: - átadásra kerülő munkakör szakmai feladatainak meghatározása (alapja a munkaköri leírás!), a folyamatban lévő fontosabb feladatok felsorolása: végrehajtásuk helyzetéről, eredményekről, a szükséges teendőkről szóló tájékoztatás, - átadásra kerülő iratok, utasítások, tervek, szabályzatok, nyilvántartások stb. jegyzéke, - az átadónak és az átvevőnek a könyv tartalmával kapcsolatos észrevételei, megállapításai, - átadás helye, ideje, az átadó, átvevő aláírása, - a könyv egy példányát a Humán Közszolgáltatások és Munkaügyi Osztályra meg kell küldeni. V. fejezet A Hivatal osztályainak a testületek működéséhez kapcsolódó főbb feladatai 1.) Az osztályok javaslatot tesznek a nek a testületek (képviselő-testület, bizottságok) munkaterveinek összeállításához, valamint jelzik helyi rendeletalkotás és határozathozatal szükségességét, illetőleg kezdeményezik a rendeletek, határozatok hatályon kívül helyezését, módosítását. 2.) Figyelemmel a szakmai és a törvényességi követelményekre, elkészítik a feladatkörükbe tartozó - testületek elé kerülő - előterjesztéseket, valamint biztosítják ezen anyagok jogszabályokkal való összhangját, és alaki-tartalmi megfelelőségét jelen utasítás 1.sz. mellékletében foglaltak szerint. 15

16 3.) A testületi anyagok előkészítése, a döntések végrehajtása során az érdekeltekkel (tisztségviselő, bizottsági elnökök, társosztályok, önkormányzati intézmények, külső szervek, szakhatóságok, érdekképviseleti szervek stb.) elvégzik a szükséges egyeztetéseket és a koordinációs feladatokat. 4.) Elvégzik a feladatkörükbe tartozó testületi döntések végrehajtásának megszervezését, a végrehajtásért felelős rendelkezései szerint. 5.) A testületi üléseken - különös tekintettel a Képviselő-testület ülésére - elhangzott és ott szóban meg nem válaszolt kérdésekre interpellációkra az osztályvezetők kötelesek a szakmailag megalapozott törvényes és teljes körű írásos választ az ülés napját követő 15 napon belül megadni, illetve a válasz-tervezetét időben elkészíteni. 6.) Az osztály működési területét érintő testületi döntések végrehajtására - szükség esetén - intézkedési tervet készítenek, annak végrehajtásáról gondoskodnak és a képviselő-testület, vagy bizottság elé kerülő jelentést összeállítják, illetve az összeállításához feljegyzést készítenek. 7.) Az önkormányzati gazdálkodó szervezetek, vagy felkért külső előadó által készített testületi előterjesztéseket az osztályok feladatkörük szerinti illetékességgel szakmai szempontból az 1 sz. melléklet szerinti törvényességi kontroll előtt - véleményezik, felkérésre az előterjesztés elkészítéséhez szakmai segítséget nyújtanak. 8.) Az osztályvezető, vagy a helyettesítésével megbízott személy részt vesz a képviselőtestület ülésein és az osztály feladatkörébe tartozó napirendek tárgyalásánál - a bizottságok ülésein. 9.) Felkérés esetén közreműködnek a bizottsági, eseti bizottsági vizsgálatokban, ellenőrzésekben. 10.) A regionális Közigazgatási Hivatalnak történő továbbítás céljából a Jegyzői titkárságra megküldik a feladatkörükbe tartozó: a polgármester saját és a Képviselő-testület által átruházott önkormányzati hatáskörben hozott határozatát, a döntés meghozatalától számított 15 napon belül. (Ez a szabály nem vonatkozik az önkormányzati hatósági ügyben hozott határozatokra.) 11.) Kezdeményezik az új jogszabályokból adódó önkormányzati intézkedések megtételét; gyakorlati tapasztalatok alapján a útján javaslatot tesznek jogszabály-módosítás kezdeményezésére. VI. Fejezet A hatósági ügyintézés fontosabb szabályai 1.) E tevékenysége keretében a hivatal ellátja a jogszabályokból adódó államigazgatási és önkormányzati hatósági ügyek intézésével kapcsolatos feladatokat. 2.) Az önkormányzati hatósági ügyben folyó eljárásra is - az önkormányzati törvényben foglalt eltérésekkel - az Ket. szabályait kell megfelelően alkalmazni. (Ötv ) 3.) A hatósági ügyintézés általános szabályai, a hatáskörök gyakorlásának átruházása, az ügyintézői felelősség: - államigazgatási hatósági ügy esetében fő szabály, hogy e tevékenységi körben a hatáskör gyakorlója (polgármester, a és a hivatal ügyintézője) önállóan dönt, e jogosítványt más (felettes) szerv, személy nem csorbíthatja. - A polgármester dönt a hatáskörébe utalt ügyekben. - A dönt a saját hatáskörébe tartozó ügyekben. 16

17 - Önkormányzati hatósági ügyben döntési jogosítvánnyal a képviselő-testület, illetőleg az általa felhatalmazott polgármester, vagy bizottság rendelkezik. Ilyen ügyet a tárgya szerint illetékes osztály, vagy a által kijelölt köztisztviselő köteles döntésre előkészíteni. - Az ügyintéző köteles a rábízott feladatot önállóan, az anyagi és eljárási szabályokra figyelemmel ellátni. Amennyiben a köztisztviselő önkormányzati ügyben feladatot közvetlenül a tisztségviselőtől kapott, köteles azt - a szolgálati út betartásával - a nek haladéktalanul jelenteni. - Az ügyintéző - a közvetlen felettesének - köteles jelezni, ha a kapott vezetői utasítás nincs összhangban jogszabályokkal, a jogalkalmazás során kialakult gyakorlattal. - Hatósági feladatok esetében kiemelt figyelmet kell fordítani az ügyintézési határidők betartására, - A szabályozatlan területekről és joghézagokról a t tájékoztatni kell, a szabályozás kialakításáig a állásfoglalása szerint kell eljárni. VII. Fejezet 1. A hivatal ügyfélfogadási rendje: A minden hétfőn óra között ügyfélfogadást tart. A hivatalban az ügyfélfogadási idő: hétfőn: 13,00-18,00 óráig kedden: szünetel szerdán: 8,00-16,00 óráig csütörtökön: szünetel pénteken:. 8,00-12,00 óráig tart. Az okmányirodában az ügyfélfogadási idő: - Hétfőn: 13,00-18,00 óráig - Kedden: 8,00-14,00 óráig - Szerdán: 8,00-16,00 óráig - Csütörtökön: nincs - Pénteken: 8,00-12,00 óráig 2. A hivatal munkarendje: 17

18 A hivatal köztisztviselőinek és közszolgálati munkaviszonyban álló munkavállalóinak munkaideje heti 40 óra. A hivatalban a munkaidő: hétfőn: 7,30-18,00 óráig kedden, szerdán: 7,30-16,00 óráig csütörtök 7,30-15,00 óráig pénteken 7,30-12,30 óráig tart. A munkaközi szünet időtartama hétfőtől csütörtökig - 11,30-14,00 óra között - naponta 30 perc. 3. Értekezletek, megbeszélések rendje: a.) A hivatal dolgozói részére évente két alkalommal - illetőleg szükség szerint - apparátusi értekezletet kell tartani. b.) Havonta 1-2 alkalommal a polgármester, megbeszélést tart, ahol áttekint az időszerű önkormányzati feladatokat. c.) Havonta 1-2 alkalommal a és az al az osztályvezetők részére munkaértekezletet tart. A munkaértekezleten a meghatározza az időszerű feladatokat, illetőleg beszámoltatja az osztályvezetőket a végzett munkáról. d.) Az osztályvezető legalább hetente egy alkalommal tart munkamegbeszélést. A névre szóló feladat-meghatározás mellett biztosítani kell a folyamatos ellenőrzést, számonkérést. 4. A gazdálkodás alapvető szabályai a.) Az önkormányzati vagyonnal való gazdálkodás Az önkormányzat saját tulajdonnal rendelkezik, illetve a költségvetési bevételeivel és kiadásaival önállóan gazdálkodik. A polgármesteri hivatal mint az önkormányzat gazdálkodásának végrehajtásában meghatározó szerepet játszó költségvetési szerv, a mindenkor hatályos költségvetésre, vagyongazdálkodásra, és a gazdálkodás más területére kiterjedő központi és helyi jogszabályok alapján gazdálkodik. A hivatal gazdálkodása tekintetében - a magasabb szintű jogszabályokkal összhangban biztosítani kell az önkormányzat éves költségvetése betartásának relatív prioritását. Minden költségvetést érintő előterjesztést, szerződést és más döntéstervezetet a Gazdasági osztállyal elfogadás (meghozatal, aláírás) előtt véleményeztetni kell. b.) Kötelezettségvállalás, ellenjegyzés és utalványozás rendje E feladatkörben általános szabály, hogy: - az önkormányzat nevében kötelezettséget a polgármester vállalhat, - a kötelezettségvállalást a ellenjegyzi, 18

19 - az utalványozásra - a kiadások és bevételek teljesítésének elrendelése - a polgármester, vagy az általa felhatalmazott személy, az utalvány ellenjegyzésére a, vagy az általa felhatalmazott személy jogosult. Az általános szabálytól való eltérésre a polgármesteri hivatal gazdálkodással kapcsolatos kötelezettségvállalási, ellenjegyzési, érvényesítési és utalványozási rendjéről szóló polgármesteri, i együttes utasítás tartalmaz rendelkezéseket. 5. Kiadmányozás rendje A kiadmányozási jogkör gyakorlásának az átruházása, a hatáskörrel rendelkező szerven belüli munkamegosztást jelenti. Jogosultságot ad a döntésre, az intézkedésre, illetőleg az írásba foglalt döntések saját kezűleg történő aláírására. A hivatalban a kiadmányozás rendjét a 2. számú melléklet, valamint a hatályos i utasítások tartalmazzák. 6. Ügyiratkezelés általános szabályai A hivatalhoz érkező küldemények, valamint az ügyintézés során keletkezett iratok iktatásának és kezelésének rendjét külön i utasítás szabályozza. 7. Helyettesítési rend a.) A t távollétében az al általános jogkörrel és teljes felelősséggel helyettesíti. b.) Az osztályon belüli helyettesítésre az osztályon belüli munkaköri leírások kertében kerül sor. c.) A helyettesítést ellátó személy a helyettesítést követően a helyettesített vezetőt minden lényeges eseményről, a munkavégzés körülményeiről részletesen tájékoztatni köteles. A helyettesítés során hozott intézkedéseiért, illetőleg annak elmulasztásáért, minden tevékenységéért ugyanaz a felelősség terheli, mint ami a helyettesített személyt terhelné. 8. Munkaköri rend, munkaköri leírás A köztisztviselők és ügykezelő(k) feladataikat személyre szabott munkaköri leírás alapján kötelesek végezni. A munkaköri leírások konkrétan megfogalmazott, végrehajtható és megkövetelhető feladatokat tartalmazhatnak. A munkáltatói jogok gyakorlásának rendjéről az SZMSZ 3. számú melléklete rendelkezik. Az osztályon dolgozó köztisztviselők munkaköri leírását az osztályvezetők készítik el. Munkaköri leírás tudomásulvételét a munkakört betöltő személy aláírásával igazolja. A munkáltató a köztisztviselő kinevezésével egyidejűleg köteles a dolgozó munkaköri leírását is átadni. A munkaköri leírásoknak mindig tükröznie kell a hivatali rendben, a feladatrendszerben, jogszabályokban bekövetkezett változásokat. Ezek betartásáért a munkaköri leírás elkészítője felelős. A munkavégzés során biztosítani kell a munkavédelmi szabályok betartását. 19

20 VIII. Fejezet A Hivatal kapcsolatrendszere, együttműködés 1. A hivatal kapcsolata a képviselő-testülettel, a képviselőkkel: - A hivatal végzi a képviselő-testület elé kerülő előterjesztések elkészítését, vagy annak koordinálását. - Ellátja a képviselő-testület és bizottságai, (ad-hoc bizottságai) működésével kapcsolatos szervezési és adminisztrációs feladatokat. - Az osztályvezetők, vagy helyetteseik részt vesznek a képviselő-testület ülésein, és a feladatkörükbe tartozó napirendek tárgyalásánál a bizottságok ülésein. - A polgármesteri hivatal dolgozói munkaidőben - ügyfélfogadási időn túl is - önkormányzati ügyben soron kívül kötelesek fogadni a képviselőket. A képviselők kérdéseire kötelesek teljes körű, szakszerű minden részletre kiterjedő tájékoztatást adni. Erről a szolgálati út betartásával a t soron kívül tájékoztatni kell. 2. Bizottságokkal való kapcsolat, együttműködés A bizottságok munkáját a polgármester hangolja össze. Ha a bizottsági munkatervben nem szereplő, a polgármesteri hivatalhoz intézett különböző felkéréseket, javaslatokat a bizottságok a höz juttatják el, az ügyben eljáró belső szervezeti egység kijelöléséről a gondoskodik. A bizottsági üléseken a napirendi anyagok előterjesztői lehetnek a képviselő-testület elé kerülő anyagok előkészítésében résztvevők, egyéb előterjesztések esetén a bizottságok munkatervében szereplő, illetve a bizottság, a polgármester vagy a által felkért előterjesztők. A képviselő-testület állandó bizottságainak és az ad-hoc bizottság működési feltételeiről, a bizottsági ülések technikai előkészítéséről és lebonyolításáról a i titkárság, más bizottságok, vagy munkamegbeszélések esetében mindezekről a tárgy szerinti illetékes osztály gondoskodik. Az előkészítés és lebonyolítás alatt értendő a meghívók és az anyagok előkészítése. A hangfelvétel biztosítása, a könyv és a határozat-kivonatok elkészítése, és a meghívók és anyagok érintettekhez történő eljuttatása a i titkárság feladata. 3. A hivatal külső kapcsolata A hivatal a lakossággal, az érdekképviseleti és más szakmai szervekkel folyamatos kapcsolatot tart. E kapcsolattartás egyrészt az ügyintézői tevékenység során, másrészt a hírközlő eszközök, valamint személyes tárgyalások alkalmával valósul meg. Az osztályvezetők, illetve az általuk, vagy a által kijelölt személyek a vel egyeztetett módon végzik, a hírközlő szervek tájékoztatását a hivatal munkáját érintő témákról. 20

21 Jogszabály alapján, vagy a utasítására a hivatal illetékes osztálya lakossági fórumokat szervez, a lakosság széles körét érintő kérdések megvitatására (pl.: rendezési tervek, képviselő-testületi rendelet-tervezetek stb.). A, illetve az általa kijelölt személy: - az önkormányzat által létrehozott és fenntartott költségvetési szervekkel több oldalú kapcsolatot tart. Ennek legfontosabb formái: = a feladatellátás jogszerűségének felügyelete, = az intézmények gazdálkodási feladatainak figyelemmel kísérése, = az intézmények személyi feltételeinek biztosításában való együttműködés, = folyamatos kapcsolatot tart a szolgáltatást végző intézményekkel, továbbá a rendőri szervekkel, a tűzoltósággal, a polgári védelemmel, a Cigány Kisebbségi Önkormányzattal és egyéb társszervekkel, illetve hatóságokkal. Segíti a különböző szintű önkormányzati szövetségek működését. 4. Belső kapcsolat, együttműködés A hivatal belső szervezeti egységei feladataik ellátásában együttműködnek. E kölcsönösségen alapuló együttműködés az önkormányzati, vagy hatósági ügyek szakszerű megoldásához szükséges mértéken túl, kiterjed minden olyan területre, amely a hivatal egészére feladatot jelent, vagy a hivatali működés külső; vagy belső megítélése szempontjából jelentős szerepet játszik. Az együttműködési kötelezettség nem csorbítja az osztályok feladat- és hatáskörét, illetőleg felelősségi rendszerét. A belső szervezeti egységek egymással mellérendeltségi viszonyban vannak. Egymás irányába feladatot, utasítást nem adhatnak csak a hozzájárulásával. Több osztályt érintő feladat ellátásánál a felelős (koordináló) osztályt, vagy munkatársat a jelöli ki. Az osztályvezetők működésük keretében felelősek a más osztályokat, hivatali vezetőt, tisztségviselőt, testületi vagy külső szerveket érintő - a feladatok ellátásához szükséges tájékoztatás megadásáért. Bármely vezető vagy munkatárs a munkakörének gyakorlása közben tudomására jutott, de más szakterületet (osztályt) érintő információt az intézkedésre jogosult számára továbbítani köteles. A polgármester személyes kezdeményezéseiből ellátandó feladat esetében külön egyeztetéssel (a és az érintett hivatali szervezet vezetője, munkatársai bevonásával) kerül sor a feladatok meghatározására. IX. Fejezet Vegyes és záró rendelkezések a.) A hivatal SZMSZ-ét a munkaköri leírásokkal együttesen kell alkalmazni. b.) Ezen SZMSZ hatálybalépésének időpontja szeptember 30. azzal, hogy az 5-7. mellékletek teljeskörű alkalmazását december 31-i folyamatosan kell bevezetni. c.) Az SZMSZ mellékletei: 1. számú melléklet: A testületek elé kerülő előterjesztések elkészítésének rendjére vonatkozó eljárási szabályok 21