MEGFELELÉSI PROGRAM ÉV

Átírás

1 MEGFELELÉSI PROGRAM ÉV EDF DÉMÁSZ HÁLÓZATI ELOSZTÓ KORLÁTOLT FELELŐSSÉGŰ TÁRSASÁG székhely: cégjegyzékszám: adószám: Szeged, szeptember 24.

2 TARTALOMJEGYZÉK 1. Bevezetés A Megfelelési Program célja A Társaság bemutatása Az EDF DÉMÁSZ Társaságcsoport bemutatása A Társaság szervezeti bemutatása Engedélyek Az elosztói tevékenység visszaszervezése Belső és külső üzleti folyamatok tevékenység szintű bemutatása Folyamatok és tevékenységek Minőségirányítás Vezetői szintekhez kapcsolódó hatáskörök, információáramlási és beszámolási útvonalak Társaságcsoporti kapcsolatok Társasági kapcsolatok Összeférhetetlenségi szabályok A Társaságcsoport tagjai fő döntéshozó szerveinek összetétele EDF DÉMÁSZ Zrt Igazgatóság Felügyelőbizottság EDF DÉMÁSZ Hálózati Elosztó Kft Az Alapító hatásköre A Társaság ügyvezetője A Felügyelőbizottság hatásköre ZÖLDFORRÁS Energia Kft Ügyvezető Felügyelőbizottság.9 5. A Vet szerinti engedélyköteles tevékenység független végzéséhez szükséges erőforrások biztosítottsága Személyi feltételek Tárgyi feltételek Pénzügyi feltételek Jegyzett tőke Éves Üzleti Terv A vezető tisztségviselők munkaviszonya megszüntetésének lehetséges indokai A vezető tisztségviselő díjazásának elemei Az elosztói ügyfélkapcsolatok kezelésének folyamatai A Társasággal munkaviszonyban álló személyekre vonatkozó, az egyenlő bánásmódot biztosító részletes magatartási szabályok A Társasággal munkaviszonyban álló személyek kötelezettségei a Megfelelési Program végrehajtása érdekében A Társasággal munkaviszonyban álló személyekre vonatkozó, a tevékenységek szétválasztását bemutató oktatási rendszer és annak tematikája

3 11.1. Oktatási rendszer Az oktatások tematikája Adatkezelési eljárások és azok megvalósítása az informatikai rendszerekben Általános rendelkezések A személyes adatok kezelésére vonatkozó előírások A személyes adatnak nem minősülő adatok kezelése Adatkezelési eljárások megvalósítása az informatikai rendszereken belül Alapvető követelmények Külső szolgáltató igénybevétele Nyilvános adatok hozzáférhetőségének biztosítása Informatikai biztonsági felelősségek Adatgazda felelőssége A munkavállalók felelőssége Az adattárolás műszaki biztonsági követelményei Informatikai rendszerek áttekintése A Társaság tevékenységéhez kapcsolódó informatikai rendszerek felsorolása A kiszervezés esetén előírt adatkezelési szabályok és eljárások A tevékenységek szétválasztására vonatkozó szabályok alkalmazásának felügyelete és ellenőrzése Tájékoztatás a Megfelelési Programról Megfelelési Ellenőr Megfelelési Jelentés Megfelelési Programban foglalt működés támogatása Megfelelési Biztos Munkavállalói észrevételek kezelése Ügyfelektől érkező megkeresések kezelése A tevékenységek szétválasztására vonatkozó szabályok megsértése esetén alkalmazandó szankciók rendszere Az engedélyes tevékenységhez tartozó kiszervezett tevékenységek végzésének körülményei, szerződéses feltételei Kiválasztás szabályai Árazás, minőség A támogató tevékenységek végzésének körülményei, szerződési feltételei Árazás, minőség A Társaságcsoporton belül a hálózati tevékenység fizikai elkülönítésére, valamint az önálló arculat kialakítására vonatkozó intézkedések A Megfelelési Programban lefektetett előírások megvalósításának időbeli ütemezése, az elért eredmények és állapot mellett a jövőbeli elvárások A Megfelelési Program összeállításáért felelős, a hálózati engedélyesnél található szervezeti egység kijelölése Záró rendelkezések

4 1. Bevezetés Az EDF DÉMÁSZ Hálózati Elosztó Korlátolt Felelősségű Társaság (székhely:, cégjegyzékszám: ) (a továbbiakban Társaság ) a villamos energiáról szóló évi LXXXVI. törvény (a továbbiakban Vet. ) 101. (1) bekezdés f) pontjában és a Vet. végrehajtásáról szóló 273/2007 (X.19..) Korm. rendeletben (a továbbiakban Vhr. ) foglalt előírásoknak megfelelően, a legkisebb költség elvének figyelembe vételével az alábbi Megfelelési Programot alkotja A Megfelelési Program célja A Megfelelési Program célja, hogy a magyar villamosenergia-piacon részt vevő piaci szereplők számára diszkriminációmentességet biztosítson a Társaság, mint elosztói engedélyes által nyújtott szolgáltatásokhoz való hozzáférést illetően, kiküszöbölje a versenytorzító magatartások és az egyes villamosenergia-piaci tevékenységek közötti keresztfinanszírozás lehetőségét. A Megfelelési Program az egyenlő bánásmód és a jogilag, szervezetileg és döntéshozatali szempontból független működés követelményeinek érvényesülését a Társaság működése során mind társasági szinten, mind pedig a vezetők és a munkavállalók eljárása során rögzíti, különös tekintettel a Vet aiban, a Vhr aiban, valamint az Európai Parlament és a Tanács 2003/7254/EK irányelvében foglalt rendelkezések betartására A Társaság bemutatása Az EDF DÉMÁSZ Társaságcsoport bemutatása Az EDF International S.A.S. az egyetlen részvényese az EDF DÉMÁSZ Zrt.-nek, míg az EDF DÉMÁSZ Zrt. a Társaság 100%-os tulajdonosa. Az EDF DÉMÁSZ Zrt. és a tulajdonában álló leányvállalatok így a Társaság is (a továbbiakban: Társaságcsoport ) a Vet pontjában foglaltak értelmében vertikálisan integrált villamosenergia-ipari vállalkozásnak tekintendő, figyelemmel arra, hogy a Társaságcsoport a vállalkozások közötti összefonódások ellenőrzéséről szóló, január 20-i 139/2004/EK tanácsi rendelet 3. cikkének (2) bekezdésében meghatározott olyan vállalkozás vagy vállalkozások csoportja, amely az átviteli rendszerirányítási és elosztói tevékenységek közül, továbbá a villamosenergia-termelési és kereskedelmi tevékenységek közül legalább egy-egy tevékenységet folytat. A Társaságcsoportba tartozó leányvállalatokat a 4. pont mutatja be A Társaság szervezeti bemutatása A Társaság a magyar jognak megfelelően alakult korlátolt felelősségű társaság, amelyet a Csongrád Megyei Bíróság, mint Cégbíróság augusztus 29. napján vett nyilvántartásba Engedélyek A Társaság a Magyar Energia Hivatal (a továbbiakban: Hivatal ) által december 27. napján 793/2006. számú Határozatban kiadott villamos energia elosztói működési engedéllyel (a továbbiakban: Működési Engedély ) rendelkezik. A Működési Engedély 25 éves időtartamra szól, azaz december 31. napjáig érvényes. A Működési Engedélyben foglaltaknak megfelelően Társaság illetékességi területe a Működési Engedély 2. mellékletében felsorolt területekre terjed ki. A Társaság a Vet. szerint engedélyköteles más villamosenergia-ipari tevékenységet nem folytat, továbbá nem rendelkezik részesedéssel más, Vet. szerint engedélyköteles, nem elosztói engedélyesi tevékenységet végző gazdasági társaságban Az elosztói tevékenység visszaszervezése A Vet. 178/L. -a úgy rendelkezik, hogy az elosztó a Vhr.-ben meghatározott kivételekkel tevékenységét nem szervezheti ki. A Társaság tulajdonosa a fenti törvényi előírásnak történő megfelelés érdekében úgy határozott, hogy január 31. napjával az elosztói tevékenység egyes elemeit végző EDF DÉMÁSZ Partner Kft. és DÉMÁSZ PRIMAVILL Kft. beolvadással egyesül a Társasággal. A fenti tranzakció során az EDF DÉMÁSZ Partner Kft. és DÉMÁSZ PRIMAVILL Kft. teljes vagyonával beolvadt a Társaságba, és egyidejűleg a két beolvadó társaság valamennyi munkavállalója munkáltatói jogutódlással a Társaság állományába került. Ennek következtében a korábban a két kapcsolt vállalkozás által végzett hálózatüzemeltetési és hálózatépítési tevékenységet a beolvadást követően a Társaság végzi. Az egyesülés a Társaság belső folyamatainak és szervezetének felülvizsgálatát is szükségessé tette. A változások átvezetésre kerültek a Megfelelési Programon. 4

5 2. Belső és külső üzleti folyamatok tevékenység szintű bemutatása 2.1. Folyamatok és tevékenységek február 1-én a DÉMÁSZ PRÍMAVILL Kft. és az EDF DÉMÁSZ Partner Kft. beolvadt az EDF DÉMÁSZ Hálózati Elosztó Kft.- be. A Társaság szervezeti felépítését az általa végzett főbb tevékenységek végzésére és irányítására alapozva alakította ki a villamos energia törvény előírásainak megfelelően. Az egyes szervezeti egységek nevei híven tükrözik a hozzájuk tartozó tevékenységeket. Ügyvezetők Titkárság Hálózatmenedzsment Osztály Ügyfél és Kereskedői Kapcsolatok Osztály Pénzügyi és Szabályozási Osztály Mérési Osztály Hálózatépítési Osztály Üzemirányítás Üzemeltetés Gyártó, Javító Üzem Alállomás és NAF Hálózati Osztály A Hálózatmenedzsment osztály a hálózati vagyon fejlesztési irányainak meghatározásával, az elhatározott fejlesztések megvalósításával és a hálózat üzemeltetés irányításával (beleértve diagnosztika, karbantartás) foglalkozik, valamint kezeli az e tevékenységekben közreműködő külső partnerek szerződéseit. Saját erőforrásával végzi a: Távlati és éves fejlesztési és beruházási tervek készítését. A hálózatot érintő minden egyes fejlesztési beavatkozás meghatározását. A technológiai irányelvek kidolgozását. A kiviteli tervezési és kivitelezési munkák egyedi megrendelését, műszaki ellenőrzését és elszámolását. A megvalósult fejlesztések hatékonysági elemzését. Hálózat üzemeltetési és minőségtervének készítését. Hálózat tervezett munkák meghatározása, ellenőrzése és elszámolása. Műszaki adatbázisok adatainak felvitelét. (szerződött partnerek segítségének igénybevételével). Külső erőforrás igénybevétele esetén a Belső Kiválasztási Szabályzat szerinti szerződött partnerek végzik a tevékenységeket. A folyamatok alapján minden érdemi döntés a Társaságé, a szerződött partnerek feladata a munkák megrendelő elvárása szerinti végrehajtása. Az Ügyfél és Kereskedői kapcsolatok osztály felel minden, az ügyfelekkel és kereskedő partnerekkel kapcsolatos elosztói engedélyesi szerződésért és ügyfélszolgálati tevékenységért. Felelős a Társaság Ügyfelek hálózathoz kapcsolása és az Ügyfél és kereskedelmi kapcsolattartás folyamatokért. Saját és szerződött külső erőforrásokkal végzi a következő tevékenységeket: Új csatlakozások, többlet teljesítmény és betáplálási igények kielégítésének menedzselése. Csatlakozó és mérőhely létesítések lebonyolítása. Elosztói ügyfélkapcsolatok kezelése. Ügyfél elégedettség mérés értékelése. Egyetemes szolgáltatóval és villamos energia kereskedőkkel való kapcsolattartás. Elosztói innováció menedzselése. 5

6 A Pénzügyi és Szabályozási osztály felelős a Társaság szabályszerű működéséért, a pénzügyi kontrollingért valamint a hálózati adatbázis naprakészségéért. Saját erőforrásával végzi az alábbi tevékenységeket: Üzleti tervek készítése Elosztási veszteségek kezelése Kapacitástervezés, erőforrás optimalizáció Műszaki adatbázis menedzselése A műszaki adatbázis kialakításához szükséges informatikai fejlesztések szerződött partnerek segítségével valósulnak meg. A Mérési Osztály a felelőse az elosztói és kereskedői elszámolások alapjául szolgáló méréseknek, mérési adatszolgáltatásnak, s egyúttal feladata a decentralizált termelésből adódó új mérési kihívásoknak való megfelelés, valamint az okos mérések, okos hálózatok bevezetésére való felkészülés. Saját erőforrásával végzi: A mérési, leolvasási, ellenőrzési irányelv és politika kidolgozását A mérési adatok gyűjtését, összegzését, továbbítását és tárolását A tervszerű mérőcsere-program elkészítését, a mérők kijelölését A mintavételes mérőhitelesítés eljárás kezelését. A végrehajtó partnerek szerződéseinek kezelését (megrendelés, ellenőrzés és elszámolás). Az egyedi mérőhelyi beavatkozásokat (csere, javítás, ellenőrzés) és a mérők helyszíni leolvasását társasági, illetve szerződött partnerek hajtják végre. Minden döntés a Társaságé, a szerződött partnerek a szerződésszerű teljesítésért felelősek. A Hálózat Építési Osztály feladatai: kis és közép és nagyfeszültségű hálózatok tervezése és kivitelezése. Az Üzemirányítás végzi a közép és nagyfeszültségű hálózatok és alállomások üzemirányítását, üzemállapotának tervezését és a feszültségmentesítések engedélyezését. Valamint irányítja a hálózati és alállomási üzemzavarok behatárolását és elhárítását. Az Üzemeltetési vezető irányítása alá tartoznak az Üzemeltetési Régiók, a Hálózat Hozzáférési Iroda és a Koordinációs Iroda. Az Üzemeltetési Régiók a kis és középfeszültségű elosztó hálózatok és fogyasztásmérő berendezések üzemeltetői. Felelősek az elosztóhálózatok biztonságos és folyamatos üzeméért, a munkaterületek kialakításáért és a feszültségmentesítések és feszültség alá helyezések biztonságos elvégzéséért. A Hálózat Hozzáférési Iroda feladata a biztonságos munkaterületek megtervezése és a feszültségmentesítések biztonságos végrehajtatása a kis és középfeszültségű elosztó hálózatokon. A Koordinációs Iroda különböző műszaki szakértői és koordinációs feladatokat végez. A Gyártó Javító Üzem közép- és nagyfeszültségű alállomási készülékek karbantartását, közép/kisfeszültségű transzformátorok javítását, betonházas transzformátorállomás összeszerelését, műanyag fogyasztásmérő szekrények gyártását és vegyészeti laboratóriumi tevékenységet végez. Az Alállomás és Nagyfeszültségű Hálózat Osztály üzemelteti a nagyfeszültségű hálózatokat és nagy/középfeszültségű alállomásokat, végzi az üzemzavar elhárításokat. Tervezi és létesíti a nagy/középfeszültségű alállomásokat Minőségirányítás A Társaság ISO 9001, ISO és OHSAS szabványok szerinti integrált vállalat irányítási rendszerét év áprilisában auditálták, a tanúsítások április 30-ig érvényesek. 3. Vezetői szintekhez kapcsolódó hatáskörök, információáramlási és beszámolási útvonalak 3.1. Társaságcsoporti kapcsolatok Az Alapító a villamos energiáról szóló évi CX. törvény től hatályos 102. (2) bekezdése alapján, a jogi szétválasztás követelményének eleget téve létrehozta a Társaságot, mint elosztó hálózati engedélyest. A Társaság befolyásmentesen és az egyenlő bánásmód követelményének megfelelően jogosult meghozni az engedélyköteles tevékenységének végzéséhez szükséges tárgyi, pénzügyi és személyi döntéseket, beleértve az éves üzleti terv keretein belül a napi üzemvitellel, valamint az elosztó vezetékek létesítésével, továbbá felújításával kapcsolatos egyedi döntéseket is. A Társaság Alapítója az éves üzleti terv végrehajtása során a Társaság részére egyedi utasítást nem adhat, lehetősége van azonban arra, hogy a Társaság éves pénzügyi tervét jóváhagyja, és általános korlátot szabjon a Társaság eladósodásának mértékére vonatkozóan. Amennyiben az Alapító a Társaság saját éves üzleti tervére és az eladósodás mértékére vonatkozó javaslatát nem hagyja jóvá, az elutasítás, ill. módosítás indokait és körülményeit a Hivatalnak jelenteni kell. 6

7 Az Alapító az éves üzleti terv teljesítésének rendszeres ellenőrzésére havi rendszerességgel, ill. pénzügyi évenként kér a terv teljesülésével összefüggő információkat, beszámolókat Társasági kapcsolatok Az ügyvezetők gyakorolják a Társaság dolgozói felett a munkáltatói jogokat. Az ügyvezetők feladata a Társaság operatív irányítása. A 2.1. pontban bemutatott szervezeti séma osztályainak, központjának vezetését osztályvezetők látják, akiknek a hatásköre az általuk irányított szervezeti egységekhez tartozó, a 2.1. pontban bemutatott tevékenységek irányítására és ahhoz kapcsoló döntések meghozatalára terjed ki. A hierarchikus szervezeti felépítésből következően az egyes szervezeti egységek munkavállalói osztályvezetőik, az osztályvezetők az ügyvezetők felé tartoznak beszámolási kötelezettséggel. A beszámolási útvonalnak mindenkor meg kell felelnie a titokvédelemre, az egyenlő bánásmódra, és a tisztességtelen piaci magatartás tilalmára vonatkozó jogszabályi előírásoknak, továbbá a Polgári Törvénykönyv (továbbiakban: Ptk.) vonatkozó rendelkezéseinek. Ugyanez vonatkozik az információk áramlására is Összeférhetetlenségi szabályok A Ptk. vezető tisztségviselőire vonatkozó összeférhetetlenségi szabályokon túl a Társaság vezető tisztségviselőinek munkafeltételei, hatáskörei, beszámolási kötelezettségei olyan módon lettek kialakítva, hogy a független döntéshozatal biztosított legyen, rá a mindenkor hatályos villamos energiáról szóló törvény tevékenységek szétválasztási szabályaiban foglalt összeférhetetlenségi szabályok az irányadók. A Társaság vezető tisztségviselőit a Társaságcsoporthoz tartozó más, nem elosztói engedélyes vállalkozáshoz nem lehet kirendelni. 4. A Társaságcsoport tagjai fő döntéshozó szerveinek összetétele 4.1. EDF DÉMÁSZ Zrt. Az EDF International S.A.S. az EDF DÉMÁSZ Zrt. egyedüli részvényese, ennek következtében Közgyűlés nem működik a Zrt.- nél. A Közgyűlés hatásköreit a Részvényes gyakorolja Igazgatóság A Zrt. ügyvezető szerve az igazgatóság ( Igazgatóság ), mely a Társaság irányításával összefüggésben szükséges mindazon döntések meghozatalára jogosult, amelyek törvény vagy az Alapító Okirat alapján nem tartoznak a Részvényes vagy más társasági szerv hatáskörébe. Az Igazgatóság munkájának célja és rendeltetése a Zrt. tevékenységének átfogó irányítása, az operatív munkaszervezet kialakítása, a jogszerű és gazdaságos működés biztosítása, az ügyvezetés ellátása, aminek során mindenekelőtt a Zrt. jogait és érdekeit szem előtt tartva jár el, emellett figyelemmel kíséri a részvényes és az érintett felek jogait és érdekeit is. Az Igazgatóság többek között gondoskodik a Zrt. üzleti könyvének szabályszerű vezetéséről, a hatékony és eredményes üzletpolitika kialakításáról és végrehajtásáról, ellátja a Zrt. képviseletét bíróságok, hatóságok és harmadik személyek tekintetében, továbbá elvégzi mindazon feladatokat, amelyeket a jogszabályok, az Alapszabály, alapítói határozat számára, mint ügyvezető testületre előír. Az Igazgatóság hatáskörét határozatokkal gyakorolja. Az Igazgatóság üléseit szükség szerint, de évente legalább hat alkalommal tartja. Az Igazgatóság tagjai Jean-Noël Reimeringer (elnök) Eric Mansuy Alain François Lehóczki Gábor Felügyelőbizottság A felügyelőbizottság ellenőrzi a Zrt. ügyvezetését. A felügyelőbizottság ellenőrzi, hogy a Zrt. Igazgatósága és a Zrt. vezetősége összhangban működik-e az Alapító Okiratban rögzített feltételekkel, illetve a Részvényes határozataival, továbbá tevékenységével a Zrt. érdekeit szolgálja, valamint ellenőrzi, hogy az ügyvezetés működése megfelel-e a vonatkozó jogszabályoknak. A felügyelőbizottság tagjai Laurent Catenos (elnök) Adriana Carrez (elnökhelyettes) Dombi Jenő Gérard Roth Nagy Sándor 7

8 4.2. EDF DÉMÁSZ Hálózati Elosztó Kft. Tekintettel arra, hogy a Társaság egyszemélyes társaság, taggyűlés nem működik. A Társaság legfőbb szerve hatáskörébe tartozó kérdésekben az Alapító EDF DÉMÁSZ Zrt. dönt Az Alapító hatásköre Az Alapító hatáskörét a Társaság Alapító Okirata tartalmazza az alábbiak szerint: az Alapító Okirat módosítása, a számviteli törvény szerinti éves beszámoló jóváhagyása, osztalékelőleg fizetésének elhatározása, ügyvezető megválasztása, visszahívása és díjazásának megállapítása, a könyvvizsgáló megválasztása, visszahívása és díjazásának megállapítása, olyan szerződés megkötésének jóváhagyása, amelyet a Társaság saját tagjával, ügyvezetőjével vagy azok közeli hozzátartozójával köt, az ügyvezető, illetve a könyvvizsgáló elleni követelés érvényesítése, a Társaság jogutód nélküli megszűnésének, átalakulásának meghatározása, törzstőke felemelésének és leszállításának elhatározása, döntés minden egyéb olyan kérdésben, amelyet a Ptk. és egyéb törvények, valamint a jelen Alapító Okirat az Alapító hatáskörébe utal Az Alapító döntéseit írásban hozza meg, és azokról a Társaság ügyvezetőjét értesíti. Az alapító által gyakorolt döntéshozatali jogköröket a Ptk. határozza meg. Az Alapító tiszteletben tartja a befolyásmentesség és az egyenlő bánásmód követelményét, és működése során nem jár el olyan módon, illetve nem hoz olyan döntést, amely megakadályozná vagy befolyásolná az elosztói tevékenységgel kapcsolatos döntések függetlenségét. A Társaság befolyásmentesen és az egyenlő bánásmód követelményének megfelelően jogosult meghozni a hálózat üzemeltetéséhez, fenntartásához és fejlesztéséhez szükséges döntéseket, beleértve az éves üzleti terv keretein belül a napi üzemvitellel, valamint az elosztói vezetékek létesítésével, továbbá felújításával kapcsolatos egyedi döntéseket is. Az Alapító az éves üzleti terv végrehajtása során a Társaság részére egyedi utasításokat nem adhat, lehetősége van azonban arra, hogy a Társaság éves pénzügyi tervét jóváhagyja, és általános korlátot szabjon a Társaság eladósodásának mértékére vonatkozóan. Az Alapító figyelemmel a Vet ában foglaltakra biztosítja, hogy a Társaság, mint elosztói engedélyes tevékenysége során megfeleljen a más villamosenergia-ipari engedélyesekkel szembeni egyenlő bánásmód követelményeinek. Az Alapító biztosítja az elosztói tevékenység egyéb villamosenergia-ipari tevékenységektől független döntéshozatali rendjét A Társaság ügyvezetője A Társaságnál a vezető tisztségviselő feladatait két ügyvezető látja el, akik egyetemleges felelősséggel tartoznak. Az ügyvezetők munkáját az Alapító utasításainak megfelelően kötelesek végezni. Az ügyvezetők megbízása legfeljebb 3 évre szól. Az ügyvezetők megbízásuk lejárta után újraválaszthatóak. A társaság ügyvezetői: Antonio Rosaci Megbízása szeptember 1. napjától augusztus 31. napjáig szól. Tóth József Megbízása április 3. napjától április 2. napjáig szól A Felügyelőbizottság hatásköre A Társaság ügyvezetésének ellenőrzésére az Alapító május 1. napjától Felügyelőbizottságot hozott létre. A Felügyelőbizottság 3 (három) tagból áll. A Felügyelőbizottság tagjainak megbízatása 3 (három) évre szól. A Felügyelőbizottság tagjai Daniel Thomas (elnök) Megbízása november 1. napjától október 30. napjáig szól. Frédéric Varenne Megbízása március 11. napjától március 11. napjáig szól. Nagy Sándor (munkavállalói képviselő) Megbízása május 1. napjától április 30. napjáig szól. A Felügyelőbizottság feladat- és hatásköreit a Társaság Alapító Okirata tartalmazza az alábbiak szerint: 8

9 Az ügyvezetés ellenőrzése A Felügyelőbizottság ellenőrzi, hogy a Társaság ügyvezetése összhangban működik-e az Alapító Okiratban foglaltakkal, illetve az Igazgatóság határozataival, továbbá tevékenységével a Társaság érdekeit szolgálja-e. A Felügyelőbizottság vizsgálatának eredményéről jelentésben tájékoztatja az Igazgatóságot. A Felügyelőbizottság bármely tagját megbízhatja egyes ellenőrzési feladatok ellátásával, illetve az ellenőrzést állandó jelleggel is megoszthatja tagjai között. A Felügyelőbizottság az ügyvezetőktől és a Társaság vezető állású munkavállalóitól felvilágosítást kérhet, továbbá megvizsgálhatja a Társaság könyveit, iratait. A Felügyelőbizottság kezdeményezheti a Társaság könyvvizsgálójának meghallgatását. Az ügyvezetés a Felügyelőbizottság részére háromhavonta jelentést készít az ügyvezetésről, a Társaság vagyoni helyzetéről és üzletpolitikájáról. Amennyiben a Felügyelőbizottság feladatainak teljesítése során azt tapasztalja, hogy az ügyvezetés tevékenysége jogszabályba, az Alapító Okiratba, az Igazgatóság határozataiba ütközik, vagy egyébként sérti a Társaság vagy az Alapító érdekeit, kezdeményezi az Igazgatóság ülésének összehívását. A Felügyelőbizottság munkamódszerét és munkatervét maga határozza meg, munkáját éves munkaterv alapján végzi. A munkatervbe azon témák vizsgálatát veszi fel, amelyek az adott évben a Társaság működése szempontjából kiemelkedő fontosságúak. A Társaság gazdasági működésének ellenőrzése A Felügyelőbizottság írásbeli jelentést készít az Igazgatóság részére a számviteli törvény szerinti beszámolóról, amely jelentés nélkül az Igazgatóság nem határozhat e kérdésben. Az Igazgatóság az osztalékfizetésről az ügyvezetőknek a Felügyelőbizottság által jóváhagyott javaslatára határozhat. A Felügyelőbizottság jogosult jóváhagyni a Társaság belső audit tervét. A Felügyelőbizottság véleményezési joga A Társaság engedélyköteles tevékenységeihez kapcsolódó alapvető kérdésekben az ügyvezetők vagy az Igazgatóság a Felügyelőbizottság véleményének előzetes meghallgatása után határozhat. Így a Felügyelőbizottság különösen az alábbi kérdésekben fejtheti ki véleményét: villamosenergia-ipari engedélyről való lemondás vagy annak módosítása; Megfelelési Program elfogadása vagy módosítása; a Társaság szervezetének lényeges átalakítása; a Társaság törzstőkéjének felemelése, leszállítása a törvény által kötelezően előírt esetek kivételével; az éves, középtávú és hosszú távú üzleti terv vagy beruházási terv elfogadása; hosszú távú fejlesztési terv elfogadása ZÖLDFORRÁS Energia Kft. A ZÖLDFORRÁS Energia Kft. ( ZF Kft. ) tagjai: EDF DÉMÁSZ Zrt., DEAK Zrt., AGROPLANTA Kft., KAROTIN Kft., PIGMARK Kft. A ZF Kft. legfőbb szerve a taggyűlés, amely a tagokból áll. Hatáskörébe tartoznak mindazon ügyek, amelyeket törvény vagy a társasági szerződés a taggyűlés kizárólagos hatáskörébe utal Ügyvezető Az ügyvezető látja el a társaság operatív irányítását és képviseli a társaságot harmadik személyekkel szemben, valamint a bíróságok és hatóságok előtt. Az ügyvezető: Fodor Zsolt Felügyelőbizottság A felügyelőbizottság ellenőrzi a Kft. ügyvezetését. Ennek keretében rendszeresen áttekinti a Kft. gazdasági teljesítményét, megvizsgálja a pénzügyi, minőségi, biztonsági és kockázati mutatókat, valamint figyelemmel kíséri a Kft. belső ellenőrzési folyamatait. A számviteli törvény szerinti beszámolóról a taggyűlés csak a felügyelőbizottság írásbeli jelentésének birtokában határozhat. A taggyűlés az osztalékfizetésről az ügyvezetőnek a felügyelő bizottság által jóváhagyott javaslata alapján határozhat. A felügyelőbizottság tagjai Eric Mansuy (elnök) Nagy Zsolt Csőke Ágnes Sáringer Sándor 9

10 Szabó Zoltán László 5. A Vet szerinti engedélyköteles tevékenység független végzéséhez szükséges erőforrások biztosítottsága 5.1. Személyi feltételek A Társaság vezető tisztségviselői, valamint egyéb munkavállalói az engedélyes tevékenység Vet.-tel összhangban álló működéséhez szükséges szakértelemmel és függetlenséggel rendelkeznek. A Társaság szervezeti ábráját a 2.1. pont tartalmazza. A Társaság munkavállalóinak mindenkori éves átlagos statisztikai állományi létszáma a Társaságnak a számvitelről szóló évi C. törvény (a továbbiakban Számviteli törvény ) alapján készített éves beszámolójában (a továbbiakban: Éves Beszámoló ) található meg. A Társaság február 1. napján foglalkoztatott munkavállalóinak létszáma 668 fő, szellemi és fizikai munkavégzésűek, a Társaság elosztói engedélyesi tevékenységéhez szükséges létszámban állnak rendelkezésre Tárgyi feltételek Az elosztói engedélyes tevékenység független működéséhez szükséges tárgyi eszközöket a Vet., a Vhr. és a Működési Engedély tartalmazza. A Társaság az előbbiek alapján rendelkezik minden olyan tárgyi eszközzel, amely az elosztói tevékenység független ellátásához szükséges, ide tartoznak különösen, de nem kizárólagosan az engedélyes tulajdonában álló elosztói eszközök, úgymint: a 120 kv-os távvezetékek, transzformátor állomások, berendezések, a középfeszültségű vezetékek, transzformátor állomások, berendezések, kisfeszültségű vezetékek, berendezések, mérőberendezések és a rendszer elszámolásához szükséges mérési adatgyűjtő rendszerek rendszer- és üzemirányítási eszközök, beleértve a rendszer- és üzemirányításhoz szükséges távközlési eszközöket, valamint a teljesítményszabályozó eszközöket is. A tárgyi eszközökkel kapcsolatos információkat egyebekben az Éves Beszámoló tartalmazza Pénzügyi feltételek Jegyzett tőke A Társaság jegyzett ,- Ft (száznégymilliárd-kettőszázhatvanötmillió-ötszázezer forint) Éves Üzleti Terv A Társaság üzleti éve a naptári évvel megegyezik. A Társaság a vagyoni és jövedelmi helyzetét az Éves Beszámolóiban mutatja be. A jóváhagyott éves üzleti terv keretein belül a Társaság teljes függetlenséggel rendelkezik, az Alapító semmiféle egyedi utasítási joggal nem bír [VET 101. (1) b)]. A hatósági árszabályozáson alapuló éves üzleti tervnek biztosítania kell a Társaság számára az elosztóhálózat üzemeltetéséhez és fejlesztéséhez szükséges anyagi eszközöket és finanszírozási forrásokat. A Társaság könyvvizsgálatát a Társaság alapító okiratában megjelölt könyvvizsgáló végzi. A könyvvizsgáló feladata, hogy gondoskodjon a Számviteli törvényben meghatározott könyvvizsgálat elvégzéséről, és ennek során mindenekelőtt annak megállapításáról, hogy a Társaság Éves Beszámolója megfelel-e a jogszabályoknak, továbbá megbízható és valós képet ad-e a Társaság vagyoni és pénzügyi helyzetéről, működésének eredményéről. A könyvvizsgáló a Társaság részére nem nyújthat olyan szolgáltatást, amely a feladatainak tárgyilagos és független módon történő ellátását veszélyezteti. A könyvvizsgáló köteles a Társaság ügyeivel kapcsolatos üzleti titkot megőrizni, továbbá a Társaság adatkezelési és titoktartási iránymutatásait követni. 6. A vezető tisztségviselők munkaviszonya megszüntetésének lehetséges indokai A Társaságnál a vezető tisztségviselő feladatait két ügyvezető látja el, akik egyetemleges felelősséggel tartoznak. A vezető tisztségviselők feladatukat önállóan látják el. A vezető tisztségvelő hatáskörébe tartozó ügyekben az alapító EDF DÉMÁSZ Zrt. az ügyvezetőket írásban nem utasítja. A Társaság munkavállalói felett külön szabályozás szerint a munkáltatói jogokat az ügyvezetők gyakorolják. A Társaság operatív irányítását, napi ügyeinek intézését és a Társaság törvényes képviseletét harmadik személyekkel szemben a vezető tisztségviselők látják el. Az ügyvezetők jogaira és kötelességeire egyébként a Ptk. vezető tisztségviselőkre vonatkozó rendelkezései irányadóak. A vezető tisztségvelők felelősek a Társaság elosztói engedélyes tevékenységének jogszabályi megfelelőségéért. A Társaság elosztói hálózatának üzemeltetéséhez, karbantartásához és fejlesztéséhez kapcsolódó minden kereskedelmi és operatív döntést a vezető tisztségviselők hoznak meg, az EDF DÉMÁSZ Csoport tagjainak bevonása nélkül. Az elosztási tevékenység irányításával kapcsolatos döntések meghozatalában a Társaság vezető tisztségviselői függetlenséget élveznek, az EDF DÉMÁSZ Zrt. a 10

11 napi irányítással kapcsolatos döntések meghozatalában nem vesz részt, az elosztási funkció részletes napi ellenőrzésére nincs lehetősége. Az ügyvezetők megbízási szerződésében foglalt jogai és kötelezettségei, valamint munkavégzésének feltételei oly módon vannak meghatározva, hogy a Társaság működését befolyásoló döntések meghozatala során az ügyvezető a befolyásmentesség és az egyenlő bánásmód követelményének megfelelően járjon el. Az ügyvezetőre a Vet. vezető tisztségviselőkre vonatkozó rendelkezései irányadóak. Az alapító bármikor visszahívhatja tisztségéből az ügyvezetőt. Az alapító a visszahívást minden esetben indokolni köteles. A visszahívás lehetséges okait az ügyvezető megbízási szerződése és a Gt. tartalmazza. Az ügyvezető visszahívását kiváltó okok, különösen: a Megfelelési Program rendelkezéseinek ismételt és súlyos megszegése; az EDF DÉMÁSZ Zrt. mint alapító által hozott és az ügyvezető részére írásba átadott határozatok be nem tartása; az EDF DÉMÁSZ Zrt. mint alapító által jóváhagyott Üzleti Terv be nem tartása; az EDF DÉMÁSZ Zrt. mint alapító által megszabott eladósodottsági mutató engedély nélküli túllépése; személyes konfliktus a Hivatallal. A társaságnál cégvezető, vezető állású munkavállaló vagy szervezeti egység vezető munkavállaló nincs foglalkoztatva, ügydöntő Felügyelőbizottság nem működik. Az osztályvezetők munkaviszonyának megszüntetésének lehetséges indokaira vonatkozóan a Munka Törvénykönyvében és az azon alapuló Kollektív Szerződésben rögzítetteken túl nincs külön előírás. A munkaviszony megszüntetését kiváltó okok, különösen: munkavállaló a munkáltató sérelmére bűncselekményt követ el, munkavállaló a Társaságnak szándékosan vagy súlyos gondatlansággal jelentős anyagi vagy erkölcsi kárt okoz, szándékosan, vagy súlyos gondatlanságból üzemi (üzleti) titoksértést követ el, egyéb módon a munkáltató jogos gazdasági érdekeit, illetve jó hírét veszélyeztető magatartást tanúsít, illetve a személyi adatvédelemre vonatkozó előírásokat megszegi, a munkáltató jogos tilalma ellenére további munkaviszonyt, vagy munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyt létesít, illetve azokra vonatkozó megszüntetési kötelezettségének (3 hónapon belül) nem tesz eleget, bejelentési kötelezettségének felszólítás ellenére (1 hónapon belül) sem tesz eleget, munkavédelmi szabályokat ismételten vagy súlyosan megszegi, vagy az irányítása alá tartozó munkavállalót annak egyértelmű jelzése ellenére olyan munkavégzésre utasítja, amelyet a munkavédelmi szabályok tiltanak, a munka végzésére vonatkozó utasítást kellő indok nélkül 12 hónapon belül kettő vagy több alkalommal megtagadja. 7. A vezető tisztségviselő díjazásának elemei A vezető tisztségviselő bérét, illetve díjazását vezetői megbízása (munkaszerződése) rögzíti. A bér, illetve díjazás, valamint az egyéb juttatások mértéke kizárólag a Társaság teljesítményével kapcsolatos és nem függ az EDF DÉMÁSZ Csoport egyéb tagjai tevékenységétől és teljesítményétől. A vezető tisztségviselő bére illetve díjazása: szakértelméhez és tapasztalatához kötött, az EDF DÉMÁSZ Zrt. Igazgatóságának Elnöke által jóváhagyott fix fizetés; a Társaság pénzügyi eredményéhez kötött teljesítmény célok eléréséhez, a beruházásokhoz, a minőségi mutatókhoz és humán mutatókhoz kapcsolódó éves prémium. A társaságnál cégvezető, vezető állású munkavállaló vagy szervezeti egység vezető munkavállaló nincs foglalkoztatva, ügydöntő Felügyelőbizottság nem működik. Az osztályvezetők bére, illetve díjazása: munkaköre értékének és személyes szakértelmének megfelelő, a Kollektív Szerződés szerinti bérmátrix szerinti alapbér; a Társaság, továbbá az általa irányított szakterület pénzügyi és szolgáltatás-minőségi, valamint saját személyes célkitűzései megvalósításának függvényében az ügyvezető által megállapított éves bónusz, mely kizárólag a Társaság működésével kapcsolatos céloktól függhet. 8. Az elosztói ügyfélkapcsolatok kezelésének folyamatai A Társaság, a minél magasabb színvonalú szolgáltatás nyújtás érdekében valamennyi ügyfelével közvetlen kapcsolatot kíván fenntartani saját szervezetén és szerződés keretében az EDF DÉMÁSZ Zrt. Ügyfélkapcsolati Központján (továbbiakban: Ügyfélszolgálat) keresztül, annak érdekében, hogy a felmerülő problémákkal, illetve kérdésekkel kapcsolatban az ügyfelek széles körű és megalapozott tájékoztatást kapjanak. 11

12 8.1. Hálózati csatlakozás A Társaság saját erőforrásával kezel minden betáplálási igényt és minden olyan hálózati csatlakozási és többletteljesítmény igényt, amelyhez hálózatának fejlesztése szükséges. A Társaság a hálózat fejlesztés nélkül kielégíthető többletteljesítmény igények ügyintézésével az Ügyfélszolgálatot bízza meg. Az ügyek kezelése magában foglalja az ajánlatadást, a Hálózati Csatlakozási Szerződés megkötését és az esetlegesen felmerülő ügyfél felszólamlások teljes körű kezelését. A teljes folyamatért a Társaság a felelős. Az ügyfelek hálózat csatlakozással kapcsolatos elégedettségének eseti és rendszeres mérését a Társaság irányítja, a felmérésben felhasználva az Ügyfélszolgálatot is Hálózathasználat A Társaság a Hálózathasználati Szerződéseket minden nem egyetemes szolgáltatást választó ügyféllel közvetlenül, míg az egyetemes szolgáltatást választó ügyfelekkel az Ügyfélszolgálat közreműködésével köti meg. Ugyanezen kompetencia elv érvényesül a szerződések aktualizálásakor és az esetlegesen felmerülő ügyfél felszólamlások teljes körű kezelésének esetében is. A teljes folyamatért a Társaság felelős. Az ügyfelek hálózat használattal kapcsolatos elégedettségének eseti és rendszeres mérését a Társaság irányítja, a felmérésben felhasználva az Ügyfélszolgálatot is Hálózati és kereskedelmi ügyintézés elválasztása az Ügyfélszolgálaton Az Ügyfélszolgálaton azon felhasználók Hálózathasználati szerződésének ügykezelését, amelyeket a VET 63. (1) bekezdésének megfelelően a villamosenergia-kereskedő megbízottként kezel, a VET 47. (5) felhatalmazása alapján a villamosenergia-kereskedő végezteti az Ügyfélszolgálat munkatársaival, azaz a hálózati és kereskedelmi ügyintézés együtt valósul meg. A Társaság az ügyfelei számára biztosítja, hogy ügyeit a honlapján elérhető on-line ügyszolgálaton keresztül, vagy az Ügyfélszolgálat alábbiakban felsorolt csatornáin keresztül intézze. Az Ügyfélszolgálatnak szerződésben rögzített kötelezettsége biztosítani, hogy minden felhasználó függetlenül a Hálózathasználati szerződésének villamosenergia-kereskedő által történő megbízotti kezelésétől a hálózattal kapcsolatos ügyeit a kereskedelmi ügyintézéstől függetlenül intézhesse, mely magába foglalja az alábbiakat: telefonos ügyfélszolgálati csatornákon a hibabejelentés és mérőállás bejelentés külön hívószámon, a többi hálózati ügyekkel kapcsolatos megkeresések pedig külön menüponton történő fogadását, állandó ügyfélszolgálati irodában az elektronikus ügyfélhívó rendszeren belül külön menüponttal történő ügykezelés kérését, ügyfélszolgálati fiókirodában az ügyintézőnél történő külön hálózati ügykezelés személyes közlésének fogadását, hálózati ügyekre a Társaság által kioktatott ügyintézők alkalmazását, valamint fogyasztóvédelmi referensek jogszabály szerinti rendelkezésre állásának biztosítását. A Társaság a hálózati és kereskedelmi ügyek elválasztott kezelésének biztosítását a pontban ismertetett SAP ISU SAP CRM számlázási és ügyfél nyilvántartási rendszer alkalmazásával is támogatja. Az ügyfelekkel történő kommunikáció során az Ügyfélszolgálat munkatársainak egyértelműen utalniuk kell arra, hogy az adott ügyben az elosztói engedélyes vagy a villamosenergia-kereskedő képviseletében járnak el, csak az adott ügyben képviselt engedélyesi tevékenységgel kapcsolatos szolgáltatásról nyújtsanak tájékoztatást, illetve kizárólag ezen szolgáltatásokkal kapcsolatban végezzenek ügyintézést, kizárólag az egyenlő bánásmód követelményének megfelelően nyújtsanak tájékoztatást, melynek során nem ajánlhatják a felhasználónak a Társaságcsoporthoz tartozó kereskedő szolgáltatásait más piaci szereplőkre nézve hátrányosan vagy eltérő feltételekkel, az ügyfélkapcsolatokért felelős munkavállalók nem adhatnak a felhasználóknak olyan félrevezető tájékoztatást, amely szerint az elosztói szolgáltatások igénybevételének feltétele lenne Társaságcsoport kereskedőjével való szerződéskötés Ügyfélszolgálati tevékenység felügyelete és ellenőrzése A Társaság az Ügyfélszolgálat tevékenységét, különös tekintettel a hálózati és kereskedelmi ügyek elkülönített kezelésére: szükség esetén a kereskedelmi engedélyessel közösen Irányító Bizottsági ülésen történő egyeztetéssel, negyedévente vezetői szinten az Ügyfélszolgálat beszámoltatásával, kéthavonta osztályvezetői szinten egyeztető megbeszélés keretében, havonta a szolgáltatásminőségi mutatók elemzésével, esetileg az Ügyfélszolgálat helyszíni és/vagy mintavételes ellenőrzésével, valamint minden Ügyfélszolgálatot érintő ügyfél felszólamlás tételes vizsgálatával felügyeli és ellenőrzi. 12

13 9. A Társasággal munkaviszonyban álló személyekre vonatkozó, az egyenlő bánásmódot biztosító részletes magatartási szabályok A Társaság munkavállalói munkavégzésük során a Megfelelési Program rendelkezéseit kötelesek tiszteletben tartani, illetve azoknak megfelelően eljárni. A Társaság Ügyfélkódexet dolgozott ki annak érdekében, hogy összefoglalja és meghatározza azon magatartási és viselkedési normákat, amelyek: segítséget nyújtanak a Társaság munkavállalói számára a helyes döntések meghozatalához, a Társaság eredményes működésének biztosításához, ezen keresztül pedig a munka színvonalának folyamatos emeléséhez; megfelelő támpontokat, útmutatásokat adnak a munkatársaknak és vezetőiknek az etikailag kifogásolható magatartások, az erősítendő, illetőleg a szankcionálandó cselekedetek felismeréséhez, azok pártatlan megítéléséhez és minősítéséhez; tartalmazzák azon előírásokat, követelményeket, amelyek mértékül szolgálnak az érintettek számára munkahelyi és egyéb kapcsolatrendszerük működtetéséhez, továbbá a munkahelyi problémáik megoldásához és konfliktusaik kezeléséhez. Az Ügyfélkódexben rögzített jogszabályok és a Társaság belső szabályzataiban foglalt rendelkezések tiszteletben tartásán túli alapvető elvárások: ügyfélismeret, rendelkezésre állás, elérhetőség, felelősségtudat és felelősségvállalás, transzparencia és következetesség, a Társaság és az ügyfelek érdekeinek összehangolása, türelem, ígéretek betartása, bizalom, felkészültség és szakszerűség, egyenrangúság. A Társaság minden munkavállalója köteles betartani a következő megfelelési alapelveket: Szervezeti és döntéshozatali függetlenség: az elosztói engedélyes nem hozhat olyan döntéseket, amelyek előnyösebb helyzetet teremtenek a saját társaságcsoportjához tartozó kereskedelmi engedélyesek részére. Diszkrimináció-mentesség: az elosztói engedélyes garantálja, hogy minden rendszerhasználó azonos elbánásban, azonos szolgáltatásban részesüljön, függetlenül attól, hogy ki a kereskedője. Objektivitás: az elosztói engedélyes rögzíti az ügyfelek kezelésével kapcsolatos eljárásrendjét és azt az ügyfelek számára nyilvánossá teszi. Transzparencia: az elosztói engedélyes minden információt megad az ügyfelek számára, hogy döntéseiket meg tudják hozni. Elosztással összefüggő érzékeny adatok bizalmas kezelése: az elosztói engedélyes minden olyan, elosztással kapcsolatos információt bizalmasan kezel, amely nyilvánosságra kerülve veszélyeztetné a kereskedők közötti verseny tisztaságát, valamint előnyben részesítene egyes fogyasztókat. A Társaság ügyfélkapcsolatokért felelős munkavállalói az ügyfelekkel való érintkezés során kizárólag az egyenlő bánásmód követelményének megfelelően nyújthatnak tájékoztatást, és nem ajánlhatják a felhasználónak a Társaságcsoporthoz tartozó kereskedők szolgáltatásait más piaci szereplőkre nézve hátrányosan vagy eltérő feltételekkel. Az ügyfélkapcsolatokért felelős munkavállalók nem adhatnak a felhasználóknak olyan félrevezető tájékoztatást, amely szerint az elosztói szolgáltatások igénybevételének feltétele lenne Társaságcsoport kereskedőjével való szerződéskötés. 10. A Társasággal munkaviszonyban álló személyek kötelezettségei a Megfelelési Program végrehajtása érdekében A Társaság munkavállalói kötelesek a 9. pont szerinti magatartási és a 12. pont szerinti adatkezelési szabályokat betartani, valamint a 11. pont szerinti oktatásokon részt venni. 11. A Társasággal munkaviszonyban álló személyekre vonatkozó, a tevékenységek szétválasztását bemutató oktatási rendszer és annak tematikája A Társaság törekszik arra, hogy munkavállalói kellő információval rendelkezzenek a Társaság mindennapi működését, illetve az egyes munkavállalók eljárását is meghatározó jogszabályi környezetről, követelményekről. A Társaság biztosítani kívánja, hogy munkavállalói széles körű ismeretekkel rendelkezzenek, így ennek érdekében tájékoztatási rendszert dolgoz ki. 13

14 11.1. Oktatási rendszer A Társaság meghatározott időszakonként előadásokat szervez, amelyeken tájékoztatja munkavállalóit a Társaság működésével kapcsolatos jogszabályi követelményekről, így különösen a villamosenergia-ipari tevékenységek szétválasztására vonatkozó követelményekről, azok tartalmáról, valamint bemutatja ezek érvényesülését a Társaság működésében, illetve ismerteti a jövőben szükséges lépéseket. Tekintettel a jogszabályi környezet és a Társaságot érintő kötelezettségek folyamatos változására, a Társaság munkavállaló számára folyamatos jogkövetési képzést szervez. Az oktatáson a munkavállalók részvétele kötelező, a résztvevő munkavállalók jelenléti ív aláírásával igazolják a részvételüket, továbbá az előadás anyagának átvételét. Új belépő munkavállaló esetében a munkaszerződés megkötésével egyidejűleg, részére átadásra kerül a fent megjelölt előadások anyaga. Az oktatások megfelelő lebonyolításáért a Megfelelési Ellenőr a felelős. Az oktatásokra éves rendszerességgel kerül sor. Amenynyiben az új belépők számára vagy a jogszabályi környezet jelentős módosulására tekintettel további képzések beiktatása szükséges, annak megszervezéséről és a munkavállalók ezzel kapcsolatos tájékoztatásáról a Megfelelési Ellenőr intézkedik Az oktatások tematikája A jogszabályi környezet bemutatása. A tevékenységek szétválasztásának követelménye, a Megfelelési Program célja. Megfelelési alapelvek ismertetése: Szervezeti és döntéshozatali függetlenség Diszkrimináció-mentesség Objektivitás Transzparencia Elosztással összefüggő érzékeny adatok bizalmas kezelése Az alapelvek alkalmazása a gyakorlatban, szervezeti egységre szabva 12. Adatkezelési eljárások és azok megvalósítása az informatikai rendszerekben Általános rendelkezések A Társaság olyan adatkezelési eljárást alakított ki, amely megfelel a jogszabályokban, valamint a villamosenergia-ellátási szabályzatokban foglalt előírásoknak; továbbá biztosítja, hogy az engedélyköteles tevékenységgel kapcsolatos információk és adatok kezelése, továbbítása, és más módon hozzáférhetővé tétele, valamint nyilvánosságra hozatala megfelel az egyenlő bánásmód követelményének. A Társaság adatkezelése kiterjed az alkalmazott technológiától függetlenül az adatokon végzett bármely műveletre vagy műveletek összességére (gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tárolás, módosítás, feldolgozás, továbbítás, publikálás, törlés, megsemmisítés). Az adatkezelési eljárás elemeinek részletes szabályozása a Társaságcsoporton belül egységesen alkalmazandó szabályzatokban található meg: Adat- és titokvédelmi szabályzat Informatikai rendszerekhez történő hozzáférési jogosultságok, eszközök kiosztása és igénylése című szabályzat Informatikai Biztonsági Szabályzat A fenti szabályzatok főbb tartalmi elemeit a pontok tartalmazzák A személyes adatok kezelésére vonatkozó előírások A Társaság a Vet. szerinti engedélyköteles tevékenysége végzése, valamint az ehhez szükséges műszaki berendezések létesítésére, üzemeltetésére vonatkozó szerződés megkötése, tartalmának meghatározása, módosítása, a teljesítésének figyelemmel kísérése, a szerződésben meghatározott díjak számlázása, továbbá a szerződésből eredő egyéb követelések érvényesítése, valamint a villamosenergia-ellátási szabályzatokban foglalt együttműködési és adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítése céljából kezelheti a felhasználó, valamint a külön jogszabályban meghatározott fizető azonosításához szükséges és elégséges, a Vet. vagy a végrehajtására kiadott külön jogszabály szerint a szerződés tartalmát képező személyes adatot. A Társaság a kezelt személyes adatot haladéktalanul törli, ha nem a jelen pontban meghatározott célból történt az adatkezelés, vagy az adatkezelés célja megszűnt. Ugyanez vonatkozik az érintett adatokat birtokló harmadik félre is. A felhasználónak a Társasággal történő szerződéskötése nem tehető függővé valamely, a jelen pontban nem szabályozott célból történő adatkezeléshez való hozzájárulástól. A bizalmas adatok közül az adatkezelés céljához szükséges adatok átadhatóak: a Társaság megbízása alapján a szerződés megkötését, a leolvasást, a számlázást, a kézbesítést, a díjfizetések és követelések kezelését, a forgalmazás kezelését, a felhasználási helyek műszaki kivitelezését, felülvizsgálatát, ellenőrzését, kikapcsolását, illetőleg az ügyfélszolgálati tevékenységet végző természetes személynek és gazdálkodó szervezetnek; 14

15 a számlázási és forgalmazási jogviták rendezésére jogszabály alapján jogosult szervezetek részére; a Hivatalnak; a nemzetbiztonság, a honvédelem és a közbiztonság védelme, a közvádas bűncselekmények üldözése céljából az arra hatáskörrel rendelkező nemzetbiztonsági szerveknek, nyomozó hatóságoknak, az ügyésznek, valamint a bíróságnak; a bírósági végrehajtásról szóló évi LIII. törvény előírásai szerint a bírósági végrehajtónak. a Nemzeti Fogyasztóvédelmi Hatóságnak védendő fogyasztó esetében az egy felhasználási helyen való igénybevételének ellenőrzése céljából az elosztónak és a védendő fogyasztót megillető kedvezménynek vagy különleges bánásmódnak a biztosítása érdekében a villamosenergiakereskedőnek, és a villamosenergia-iparban fennálló, vagy eltöltött munkaviszonnyal összefüggésben az egyetemes szolgáltató üzletszabályzatában meghatározott kedvezményes villamosenergia-áron történő vásárlásra jogosult személyeket illetően, a kedvezményes villamosenergia-áron történő vásárlás elszámolása céljából az átviteli rendszerirányítónak. Az átadott adatokkal kapcsolatban bizalmas adatokat átvevőket az engedélyessel azonos titoktartási kötelezettség terheli. A Társaság a bizalmas adatok átadása esetén köteles az adatátadással egyidejűleg az érintettet értesíteni A személyes adatnak nem minősülő adatok kezelése A Vet., Vhr. és az adatvédelmi törvény rendelkezésein kívül a Társaság az adatok kezelése során betartja a tisztességtelen piaci magatartás és versenykorlátozás tilalmáról szóló évi LVII. törvénynek az üzleti titokra vonatkozó rendelkezéseit is, különös tekintettel a tisztességtelen módon való megszerzés, felhasználás, jogosulatlan közlés és nyilvánosságra hozatal tilalmára. A nyilvánosságra hozandó adatok körében általános követelmény, hogy a Társaság köteles a külön jogszabályban és az ellátási szabályzatokban meghatározott adat- és információszolgáltatási kötelezettségét átlátható és versenysemleges módon, befolyásmentesen és az egyenlő bánásmód követelményének megfelelően, térítésmentesen végrehajtani, az adatokat illetve információkat honlapján elérhetővé tenni. A nyilvánosságra hozható adatok közé elsősorban a 6/2008. (VI. 18.) KHEM rendelet, valamint a villamosenergia-ellátási szabályzatok szerinti információk tartoznak, amelyek elsődlegesen a villamosenergia-rendszer folyamatos és biztonságos üzemvitelét és elszámolását szolgálják. Ezen adatokkal kapcsolatban az elsődleges elvárás a diszkriminációmentes hozzáférhetőség biztosítása az arra jogosultak részére, azzal a kitétellel, hogy az átadott adatok és információk kizárólag a villamosenergiarendszer működésével kapcsolatos tevékenység ellátásával kapcsolatban használhatók fel Adatkezelési eljárások megvalósítása az informatikai rendszereken belül Alapvető követelmények A Társaság az adat- és titokvédelmi szabályzatban foglalt részletes szabályozás útján biztosítja, hogy az engedélyköteles tevékenységgel kapcsolatos információk és adatok kezelése, továbbítása, más módon hozzáférhetővé tétele, valamint a nyilvánosságra hozatala megfeleljen: a jogszabályokban, valamint a villamos energia ellátási szabályzatokban foglalt előírásoknak, az egyenlő bánásmód követelményének, beszámolási kötelezettség teljesítése során az adatokhoz kapcsolódó gazdasági események elszámolásakor keletkező információk kezelésének Külső szolgáltató igénybevétele A társaság hatékonysági szempontok alapján, a legkisebb költség elvét figyelembe véve informatikai rendszerét nem maga működteti, hanem az informatikai szolgáltatásokat más egyéb támogató szolgáltatásokkal együtt az EDF DÉMÁSZ Zrt.-től veszi igénybe. A vonatkozó szolgáltatási szerződésben a Társaság megköveteli az EDF DÉMÁSZ Zrt. kötelezettségvállalását arra nézve, hogy a szolgáltatásnyújtáshoz felhasznált technikai eszközök és a szolgáltatásnyújtás egyéb körülményei biztosítsák a 12.2., 12.3., és pontokban foglaltak érvényesülését. A szolgáltatási szerződésben foglaltak betartását segítik elő a pontban ismertetett, a társaságcsoport minden tagjára egyformán kötelező érvényű ügyrendek Nyilvános adatok hozzáférhetőségének biztosítása A vonatkozó jogszabályok és szabályzatok értelmében a nyilvános adatok hozzáférhetővé tételéről a Társaság az ügyfelek tájékoztatására szolgáló nyilvános lehetőségek (internet vagy más információs csatorna) felhasználásával gondoskodik Informatikai biztonsági felelősségek Adatgazda felelőssége Az üzleti folyamatokban használt adatok gazdája a Társaság ügyvezetője, vagy az általa kijelölt munkavállaló, aki a következő felelősséggel tartozik: adatok minősítése; gondoskodik arról, hogy a felelőssége alá tartozó adatok kockázatának elemzése megtörténjen; 15

16 az adatok számára a megfelelő kontrollok (védelmi intézkedések, eszközök) biztosítása; a kontrollok bevezetésének felelőssége átruházható, de az adatgazda felel továbbra is az adott vagyoncsoportért és a kontrollok bevezetésének támogatásáért; ellenőrzi az összeférhetetlenségi csoportokat; az adatok elérhetővé tétele előtt elbírálja a hozzáférési igényt; az adatokhoz történő hozzáférés engedélyezése a munkakörhöz szükséges jogosultság alapján; gondoskodni az informatikai biztonsági szabályok betartásáról a Társaság területén A munkavállalók felelőssége A Társaság minden munkavállalója felelős az információ biztonságáért. A biztonság szándékos, vagy véletlen megsértése, fegyelmi felelősségre vonást eredményezhet. Kötelesek alkalmazni az Informatikai Biztonsági Kézikönyvben rögzített előírásokat. Folyamatosan kötelesek bizalmasan kezelni a jelszavaikat. Büntetőjogi felelősséget viselnek a nem ellenőrzött forrásból származó, nem jogtiszta szoftverek - általa használt - számítógépen történő tárolása, illetve felhasználása esetén. Munkaállomásuknak adatátviteli hálózatra történő csatlakoztatása esetén a megosztott helyi meghajtónak, illetve az azon létrehozott egyes alkönyvtárak tartalmának hálózatról történő elérését kötelesek hozzáférési jelszóhoz kötni. A hozzáférési jelszót csak azon személyekkel ismertethetik meg, akik jogosultak az általuk megosztott adatok hozzáféréséhez. Az informatikai rendszerekben kialakított jogosultsági rendszer és annak üzemeltetése a biztosíték arra, hogy a Társaság az engedélyköteles tevékenységével kapcsolatos információkat és adatokat versenysemleges módon lehessen kezelni, illetve a diszkrimináció-mentesség követelménye érvényesüljön. Az információkhoz csak a Társaság illetékes munkavállalói férhetnek hozzá. A megfelelő adat- és információ-kezelés biztosítja azt, hogy a Társaság az elosztói tevékenysége során a tudomására jutott, nem nyilvános adatokat az adatvédelemre vonatkozó szabályoknak megfelelően kezelje, illetve hogy a nyilvánosságra hozott adatok ne sértsék egyetlen piaci szereplőnek sem az adatainak védelmével kapcsolatos jogait Az adattárolás műszaki biztonsági követelményei Az adattárolás általános műszaki és biztonsági követelményei: rendszeres mentés: a hálózati kiszolgáló gépen (szerver) tárolt adatok elvesztésének elkerülése érdekében; tűzvédelmi megóvás: az adatok és adatbázisok tűzvédelmi és vagyonvédelmi berendezésekkel ellátott helyiségben történő elhelyezése; vírusvédelem: az adatkezelő személyek számítógépén való vírusmentesítés; hozzáférés elleni védelem: csak érvényes, személyre szóló jogosultsággal lehetséges hozzáférés; hálózat védelme: az adatokat tároló, hálózaton keresztül elérhető szerverekhez való illetéktelen hozzáférés megakadályozása a mindenkor rendelkezésre álló számítástechnikai eszközök felhasználásával Informatikai rendszerek áttekintése A Társaság tevékenységéhez kapcsolódó informatikai rendszerek felsorolása SAP CORE, HR vállalat-irányítási rendszer A rendszerben a vállalatok vállalatkódok használatával vannak szétválasztva. Ezen vállalat kódok beállításai tükrözik az aktuális szervezeti külön elosztói és kereskedelmi struktúrát. Ezen vállalatkódok alapján az adatok teljes elkülönítése megvalósításra került, a vállalatkód felhasználó hozzárendeléssel. SAP ISU SAP CRM számlázási és ügyfél nyilvántartási rendszer A Társaságcsoporton belüli jogosultság szabályozás alkalmas az ügyfél adatok hozzáférési szabályainak kezelésére is. Az ISU rendszeren belül szétválasztott az elosztói és kereskedelmi adatok köre, biztosítva ezzel a Társaság adatainak elkülönülését az Társaságcsoport kereskedelmi engedélyekkel rendelkező leányvállalatainak adataitól év folyamán az ügyfélkezelés kiegészült a SAP CRM modullal, amely rugalmasabb felületet biztosít az ügyfélkezelés számára, de az ügyfél adatok továbbra is maradtak a SAP ISU rendszerben, a meglévő jogosultsági rendszerrel együtt. Levelezési rendszer A levelezési rendszerben már a korábbi működés során minden felhasználónak egyedi, csak számára hozzáférhető postafiókok kerültek alkalmazásra, az üzleti bizalmas adatok megbízható kezelése, valamint az adatvédelmi törvény által szabályozott dolgozói személyes adatok kezelése végett. A Társaság belső szabályozása megengedi a dolgozói magánlevelezést az informatikai biztonsági kézikönyvben szabályozott módon). Így a levelezési rendszerben, ha a felhasználók továbbítanak a Társaságon belől üzleti és ügyfél adatokat, azok csak a címzettek számára érhetők el. Hálózati fájlkezelő rendszer A hálózati fájlrendszerben a jogosultság hozzáférési struktúra követte a Társaság szervezeti hierarchiáját. Minden szinten közös könyvtárak kerültek létrehozásra, így egy munkavállaló a szervezeti hierarchiában a saját könyvtárához, a csoport közös 16

17 könyvtárához, az osztály közös könyvárához rendelkezik jogosultsággal. A közös munkákra, projektekre létrehozott könyvárak és jogosultságok egyedi elbírálások alapján kerültek kialakításra a jogosultságok igénylése és kiosztása szabályozás alapján. Fogyasztási- és mérő adatokat gyűjtő rendszer A fogyasztásra vonatkozó terhelési statisztikákat és előrejelzéseket a fogyasztási és mérő adatokat gyűjtő rendszerek kezelik. A rendszer használata saját jogosultsági rendszere kapcsán biztosította az adatok védelmét. Dokumentumkezelési rendszer A Társaság iratainak, hivatalos kimenő és beérkező dokumentumainak kezelését a Dokumentumkezelő és nyilvántartó rendszerben valósítottuk meg. A munkavállalók a rendszerben tárolt adatokhoz elkülönített jogosultság hozzáférési struktúrával szabályozott módon férhettek hozzá. Ennek megfelelően biztosított, hogy a Társaság ügyviteli iratai, dokumentumai a szervezeteken belől csak az arra illetékes munkavállalók számára volt hozzáférhető. Hálózati topológiát és adatokat nyilvántartó rendszer A Társaság hálózati topológiájának nyilvántartására szolgáló digitális térképészeti szolgáltatásokat is magában foglaló rendszer, amely segíti a létesítési, üzemeltetési és karbantartási, munkafolyamatainkat. A munkavállalók a rendszerben tárolt adatokhoz elkülönített jogosultság hozzáférési struktúrával szabályozott módon férhettek hozzá. Ennek megfelelően biztosított, hogy a Társaság által kezelt ügyféladatok a szervezeteken belől csak az arra illetékes munkavállalók számára hozzáférhető. Munkairányító rendszer A hálózati üzemeltetési, létesítési munkáihoz valamint az ügyfél megrendelésekhez kapcsolódó munkafolyamatok on-line munkaszervezésére szolgáló rendszer, amely segíti a szerelői tevékenységek képesítéseknek megfelelő hatékony munkaszervezését a garantált szolgáltatási előírások betartásával. A munkavállalók a rendszerben tárolt adatokhoz elkülönített jogosultság hozzáférési struktúrával szabályozott módon férhetnek hozzá. Ennek megfelelően biztosított, hogy a Társaság által kezelt ügyféladatok a szervezeteken belől csak az arra illetékes munkavállalók számára hozzáférhető. 13. A kiszervezés esetén előírt adatkezelési szabályok és eljárások Amennyiben a Társaság az elosztói működési engedélyében biztosított jogaival élve, és annak keretei között úgy határoz, hogy a működése során bizonyos, az engedély-köteles tevékenységeit támogató tevékenységeket más személlyel végeztet vagy a vertikálisan integrált vállalkozás valamely más társaságától veszi igénybe (kiszervezés), e megoldások alkalmazására a Vet. Vhr ainak keretein belül csak akkor kerülhet sor, ha az nem veszélyezteti a megkülönböztetés-mentesség, a független döntéshozatal és a bizalmas információ-átadás tilalma követelményeinek teljesülését. A Társaság a kiszervezett tevékenységről szóló szerződéseiben megköveteli kapcsolt vállalkozásai, valamint az engedélyesi tevékenységhez tartozó tevékenységet ellátó külső megbízottaitól, hogy az engedélyes tevékenységhez tartozó, továbbított információt bizalmasan kezeljék. Ezek a szerződések titokvédelemről szóló rendelkezéseiben jelennek meg. Ezen pont megszegése szerződésszegésnek minősül és szankciót von maga után. 14. A tevékenységek szétválasztására vonatkozó szabályok alkalmazásának felügyelete és ellenőrzése Tájékoztatás a Megfelelési Programról A Társaság a Megfelelési Programról a belső eljárásrendjében meghatározott folyamat szerint folyamatosan informálja munkavállalóit, és hozzáférhetővé teszi számukra azt Megfelelési Ellenőr A Megfelelési Program végrehajtásának figyelemmel kíséréséért, valamint a Megfelelési Jelentés elkészítéséért az elosztó által kijelölt, független Megfelelési Ellenőr felel. A Megfelelési Ellenőr jogszabályban meghatározott feladatai elvégzéséhez szükséges mértékig az elosztó és kapcsolt vállalkozása valamennyi információjához hozzáférhet. A Megfelelési Ellenőrt a Társaság ügyvezetője jelöli ki a Vet 101. (3)-(4) bekezdését figyelembe véve. A Megfelelési Programban foglaltak érvényesüléséről a Megfelelési Ellenőr meghatározott időszakonként, illetve külön kérelemre jelentést tesz a Társaság ügyvezetőjének Megfelelési Jelentés A Társaság a Megfelelési Program megvalósításáról, a feltárt eredményekről és a hiányosságokról évente Megfelelési Jelentést készít, amelyet jóváhagyásra a Hivatal részére benyújt, és a Társaság honlapján közzétéve nyilvánosságra hoz. A Megfelelési Jelentés elkészítéséért a Megfelelési Ellenőr a felelős. A Megfelelési Jelentés a következő elemeket tartalmazza: a tevékenységek szétválasztására vonatkozó Megfelelési Program végrehajtásának éves tapasztalatai és értékelése a Megfelelési Program kötelezően előírt és egyéb tartalmi elemeit követve; a jóváhagyott Megfelelési Programhoz képest bekövetkezett változások leírása és indokolása, kiemelve az üzleti folyamatokat, a szervezeti felépítést, a hatásköröket, valamint az információáramlási és beszámolási útvonalakat; 17

18 a Társaság vezetésében bekövetkezett változások és azok indoklása; a Megfelelési Program alapján végrehajtott oktatások; a Megfelelési Program alapján végrehajtott informatikai és ügyvitel-szervezési változások; a következő naptári évre tervezett, a tevékenységek szétválasztásával kapcsolatos intézkedések; a Megfelelési Programtól való eltérés és annak indokolása; a tevékenységek szétválasztásához kapcsolódó peres és egyéb vitás ügyek bemutatása, részletezve a hálózathoz való hozzáférés és az információkezelés vitás eseteit; a támogató és a kiszervezett tevékenységek végzésének részletes értékelése, kiemelve a piaci alapú árazás kialakítását, valamint a minőségi követelmények felügyeletét és az önálló vállalati arculat, a vertikálisan integrált villamosenergia-ipari vállalkozástól független kommunikáció és márkajelzések, valamint a függetlenség folyamatos biztosítására tett intézkedések Megfelelési Programban foglalt működés támogatása Megfelelési Biztos A Megfelelési Program összeállításáért és végrehajtásáért a Társaság ügyvezetője által kijelölt Megfelelési Biztos felel. Amenynyiben a Megfelelési Biztos megítélése szerint a Megfelelési Program módosítása szükséges, javaslatot tesz a Társaság ügyvezetője részére Munkavállalói észrevételek kezelése Amennyiben a Társaság bármely munkavállalója a Megfelelési Programban foglalt rendelkezések megsértését észleli, megkereséssel fordulhat a Megfelelési Biztoshoz, aki köteles megtenni a megfelelő lépéseket a Megfelelési Programban foglalt működés helyreállítása végett. A Megfelelési Biztos a javaslattal köteles megkeresni az érintett terület vezetőjét, akivel a javaslat megvalósításáról egyeztet. Amennyiben a javaslat kidolgozása indokolja, úgy a Megfelelési Biztos munkacsoportot állíthat fel. A javaslatok értékeléséről, a javaslatok alapján szükséges intézkedésekről a Megfelelési Biztos tájékoztatja a Társaság ügyvezetőjét Ügyfelektől érkező megkeresések kezelése A Megfelelési Biztos köteles megvizsgálni a tudomására jutott, ügyfelektől érkező megkereséseket, illetve kidolgozni a szakmailag indokolt megoldási módozatokat, és azokat beterjeszteni a Társaság ügyvezetője elé. 15. A tevékenységek szétválasztására vonatkozó szabályok megsértése esetén alkalmazandó szankciók rendszere A Társaság ügyvezetője a magatartási szabályokat megszegő munkavállalókkal szemben fegyelmi lépéseket tesz. A magatartási szabályok megszegésének minősül különösen az alábbi követelmények megsértése: függetlenség és befolyásmentesség, összeférhetetlenség; az ügyvezető utasításai; ügyfélkapcsolat követelményei; adatkezelési szabályok; részvétel az előírt oktatásokon (Megfelelési Program 11. pont). A fegyelmi vétséget elkövető munkavállalóval szemben a Munka Törvénykönyvéről szóló évi I. törvény és Társaságcsoport mindenkori Kollektív Szerződése szerinti, a fegyelmei vétség mértékével arányos szankciók alkalmazhatók. 16. Az engedélyes tevékenységhez tartozó kiszervezett tevékenységek végzésének körülményei, szerződéses feltételei A Társaság által kiszervezett tevékenységeket a Vet. és a végrehajtására kiadott jogszabályok, az alkalmazandó egyéb jogszabályok, a villamosenergia-ellátási szabályzatok, az elosztói működési engedély, a Társaság Belső Kiválasztási Szabályzata, a Társaság elosztói üzletszabályzata és a Hivatal Társaságra vonatkozó határozatai rendelkezéseivel összhangban kell végezni. Tekintettel arra, hogy a Társaság az engedélyköteles tevékenység egyes elemeit végző más személy tevékenységéért úgy felel, mintha azt maga végezte volna, ezért a Társaság Megfelelési Programjának rendelkezései a kiszervezett tevékenységet végzőkre, valamint azok munkavállalóira is megfelelően irányadók. A Társaság a Vet. 178/L. -ában foglalt visszaszervezési kötelezettségének a törvényi határidőn belül eleget tett. A Társasággal szerződéses kapcsolatban lévő partnerek munkavállalói az ügyfelekkel való érintkezés során kizárólag az egyenlő bánásmód követelményének megfelelően nyújthatnak tájékoztatást, és nem ajánlhatják a felhasználónak a Társaságcsoporthoz tartozó kereskedők szolgáltatásait más piaci szereplőkre nézve hátrányosan vagy eltérő feltételekkel. Az ügyfélkapcsolatokért felelős munkavállalók nem adhatnak a felhasználóknak olyan félrevezető tájékoztatást, amely szerint az elosztói szolgáltatások igénybevételének feltétele lenne Társaságcsoport kereskedőjével való szerződéskötés. A Társaság a kiszervezett tevékenységre vonatkozó jogviszony tekintetében a következő feltételeket kell érvényesíteni: A létrejött jogviszonyt a szolgáltatást nyújtó és a megrendelő társaság között írásbeli szerződésben kell szabályozni. 18

19 A szolgáltatást nyújtó társaság tevékenységi körében az illetékes cégbíróság által be kell jegyezve lennie a cég által a létrejött jogviszony keretében végzendő tevékenység. A szolgáltatást nyújtó társaság a szerződésben szereplő kiszervezett tevékenységet legalább ugyanolyan minőségi színvonalon köteles végezni, mint ami a Társaságra vonatkozik. Ennek biztosítására az írásbeli szerződésben külön részben kell rendelkezni a szolgáltatások minőségi színvonalára, valamint azok be nem tartása esetén a szankciók alkalmazására. A szolgáltatást nyújtó társaság a Megfelelési Programban foglalt adatkezelési szabályokat és eljárásokat köteles alkalmazni. A kiválasztás mechanizmusának összhangban kell állnia a vonatkozó jogszabályokkal és a Társaság Belső Kiválasztási Szabályzatával Kiválasztás szabályai A Társaság a kiszervezett tevékenységeket végzőket a Hivatal által jóváhagyott Belső Kiválasztási Szabályzata alapján választja ki, melynek során a közbeszerzés hatálya alá tartozó szolgáltatásokat a közbeszerzésre vonatkozó törvény alapján, az egyéb szolgáltatásokat nyílt eljárás keretében pályáztatja meg. Az alkalmas pályázók közül a nyertes kiválasztása a legalacsonyabb összegű ajánlat vagy a szakmai és gazdasági szempontok alapján összességében legelelőnyösebb ajánlat alapján történik. Szerződéskötés alapfeltétele, hogy a szolgáltatási minőség nem romolhat, a költségek pedig összességében nem növekedhetnek Árazás, minőség A kiszervezett tevékenységet végző vállalkozások a szolgáltatásokat piaci feltételek mellett nyújtják a Társaság részére, melyet a Belső Kiválasztási Szabályzat szerinti nyilvános pályáztatások és a legkedvezőbb árra vonatkozó kiválasztási szempontok garantálnak. A szolgáltatások igénybevételére vonatkozó feltételeket, így különösen a szolgáltatások körét, valamint az ellenszolgáltatás összegét, a szolgáltató társasággal kötött külön szerződésben határozza meg. A pályáztatás során az ajánlattételi felhívásban közzé kell tenni az elvárt minőségi kívánalmakat, az elbírálás során pedig értékelni kell az ajánlattevő alkalmasságát a minőségi követelmények biztosítására. A megkötött szerződésekben rögzíteni kell az adott szolgáltatás-típusra vonatkozó szolgáltatás-minőségi követelményeket, ill. azok nem teljesítéséből eredő szankciókat, melyeknek a pénzügyi szankciótól kezdve a szolgáltatási szerződés felmondásáig kell kiterjednie. A szolgáltatás-minőségi követelmények meghatározása során a Társaság a jogszabályokban és a Hivatali határozatában előírt követelményektől, illetve saját korábbi teljesítményétől alacsonyabb szintet nem írhat elő. A Társaságcsoporton belüli vállalkozások esetében a szolgáltatás-minőségi mutatók a szerződésen kívül beépülnek a munkavállalók teljesítmény-értékelési rendszerébe is. 17. A támogató tevékenységek végzésének körülményei, szerződési feltételei A Társaságcsoportban a támogató szolgáltatásokat az EDF DÉMÁSZ Zrt. nyújtja, tekintettel arra, hogy ezen szolgáltatások megtöbbszörözése jelentősen növelné a költségeket, anélkül, hogy megfelelő többletelőnyt biztosítana. Az EDF DÉMÁSZ Zrt. által nyújtott klasszikus támogató szolgáltatások különösen: pénzügy, controlling, humánpolitika, informatikai szolgáltatások, logisztika, egészségvédelem és munkabiztonság, minőségbiztosítás (IVR) a közös szolgáltatások: Call Center, Ügyfélszolgálat, számlázás, behajtás. Az EDF DÉMÁSZ Zrt. a Megfelelési Program őket érintő rendelkezéseit köteles betartani, így különösen a bizalmas adat- és információkezelésre vonatkozó rendelkezéseket. Az Ügyfélszolgálat és Call Center alkalmazottai az ügyfelekkel való érintkezés során kizárólag az egyenlő bánásmód követelményének megfelelően nyújthatnak tájékoztatást, és nem ajánlhatják a felhasználónak a Társaságcsoporthoz tartozó kereskedők szolgáltatásait más piaci szereplőkre nézve hátrányosan vagy eltérő feltételekkel. Az ügyfélkapcsolatokért felelős munkavállalók nem adhatnak a felhasználóknak olyan félrevezető tájékoztatást, amely szerint az elosztói szolgáltatások igénybevételének feltétele lenne Társaságcsoport kereskedőjével való szerződéskötés. 19

20 17.1. Árazás, minőség A támogató szolgáltatások árképzéséről a Társaságcsoporton belül a 366. számú vezérigazgatói utasítás (továbbiakban utasítás ) rendelkezik. Minden évben a könyvvizsgálat során az utasításra épülő leányvállalatokkal kötött támogató szolgáltatások szerződései, így a Társaságra vonatkozó szerződések is átadásra kerülnek a könyvvizsgáló részére. Az EDF DÉMÁSZ Zrt., mint a Társaság kapcsolt vállalkozása és a Társasággal szerződő partnere a évi XCII tv.-nek (Art), az évi LXXXI. tv. (Tao tv.) 18. -ának, és az ahhoz kapcsolódó rendeleteknek eleget téve szokásos piaci ár alátámasztására transzferár nyilvántartást vezet, belső szolgáltatási árában alkalmazatott haszonkulcs megegyezik a külső partnerei felé alkalmazott haszonkulccsal. A szolgáltatások igénybevételére vonatkozó feltételeket, így különösen a szolgáltatások körét valamint az ellenszolgáltatás összegét a szerződés határozza meg. A piaci árak alkalmazását a transzferárakra vonatkozó nyilvántartások ellenőrzéseivel az Adóhatóság évente ellenőrzi, melyet a Társaság az Éves Beszámolóban folyamatosan bemutat. A megkötött szerződésekben rögzíteni kell az adott szolgáltatás-típusra vonatkozó szolgáltatás-minőségi követelményeket, ill. azok nem teljesítéséből eredő pénzügyi szankciókat. A szolgáltatás-minőségi követelmények meghatározása során a Társaság a jogszabályokban és a Hivatali határozatában előírt követelményektől, illetve saját korábbi teljesítményétől alacsonyabb szinten nem írhat elő. A szolgáltatás-minőségi mutatók a szerződésen kívül beépülnek a munkavállalók teljesítmény-értékelési rendszerébe is. 18. A Társaságcsoporton belül a hálózati tevékenység fizikai elkülönítésére, valamint az önálló arculat kialakítására vonatkozó intézkedések A Társaság működésében és megjelenésében is az EDF DÉMÁSZ Zrt-től független, működése versenysemleges és megfelel az egyenlő bánásmód követelményeinek. Ezért önálló, de a Társaságcsoporthoz való tartozást megjelenítő névvel, arculattal, honlappal, kommunikációs és marketingstratégiával, valamint képviselettel rendelkezik. Ennek megfelelően a Társaság cégneve: EDF DÉMÁSZ Hálózati Elosztó Kft. rövidített cégneve: cégneve angolul: EDF DÉMÁSZ Network Distribution Ltd. cégneve franciául: S.A.R.L. EDF DÉMÁSZ Réseau Distribution székhelye: honlapjának címe: A Társaság az elosztói engedélyesi tevékenységét a székhelyén és telephelyein külön helyiségekben végzi. A Társaság képviseletére különös tekintettel az elektronikus és nyomtatott sajtó esetében kizárólag a Társaság ügyvezetője vagy az általa kijelölt személy jogosult a Társaságnak a médiával való kapcsolattartás rendjéről és módjáról szóló szabályzatának megfelelően. 19. A Megfelelési Programban lefektetett előírások megvalósításának időbeli ütemezése, az elért eredmények és állapot mellett a jövőbeli elvárások A Társaság a Megfelelési Programban meghatározottaknak a program benyújtásának időpontjában megfelel, az abban foglaltak folyamatos betartását a program szerint rendszeresen ellenőrzi. 20. A Megfelelési Program összeállításáért felelős, a hálózati engedélyesnél található szervezeti egység kijelölése A Megfelelési Program összeállításának felelőse a mindenkori Megfelelési Biztos. 21. Záró rendelkezések A Megfelelési Program, mint a Társaság belső szabályzata a Hivatal általi jóváhagyást követően a közzététellel lép hatályba. A Társaság a Megfelelési Programot, valamint annak módosításait elérhetővé teszi a Társaság honlapján és saját belső elektronikus nyilvántartási rendszerében. 20