Részletes ismertetô. Beszerzés

Átírás

1 Részletes ismertetô Beszerzés

2 proalpha - Beszerzés Optimális beszerzés a proalpha -val A termelô vállalatoknál a termelés mélységi szintjének csökkenése, valamint a know-how intenzív területeken a sok közepes vállalat koncentrációja szükségszerûen megnövelte a beszerzési tevékenység mértékét és annak jelentôségét. Ezzel egyidejûleg, a beszerzési piacok globalizációjának következtében drasztikusan megnôtt az árucikkeket és szolgáltatásokat nyújtó ajánlattevôk száma. A minôség, a szállítási határidôk betartása valamint a beszerzési költségek minimalizálása lényeges kritériumok a szállítók kiválasztásánál, ezért egy rugalmas és megbízható beszerzési rendszer nagymértékben meghatározza a vállalati sikert. A proalpha beszerzés teljes körû funkcionalitást biztosít a szállítók kiválasztásához, a rendelések lebonyolításához és felügyeletéhez az árubeérkezésen keresztül egészen az ehhez kapcsolódó számlaellenôrzésig. Ezenkívül az áru visszaszállítását, valamint a terhelési értesítések kezelésének legkülönbözôbb eseteit is támogatja a rendszer. A beszerzési feltételek kifinomult kezelése A beszerzôk sokrétû igényei közé tartozik egyrészt a komplex és hosszú lejáratú feltételek kezelhetôsége, másrészt az, hogy az alkatrészek és a nyersanyagok állandóan változó, széles körû választéka rövid idôn belül beszerezhetô legyen. Egyre jelentôsebbé válik komplett részegységek alvállalkozásba adása, részben saját alkatrészek rendelkezésre bocsátása mellett. A proalpha beszerzés ehhez a megfelelô eszköz. Az árakhoz és az engedményekhez idôbeli érvényesség tartozik, megadhatók sávokban és tetszôleges pénznemben. Ezek a rendelési egységre, vagy a tömegre vonatkozhatnak. A szabadon meghatározható áregységek mellett a proalpha beszerzésben számtalan abszolút és százalékos árengedmény, illetve felár is beállítható. Az egyéb feltételek mint például a szállítási és fizetési feltételek, a minimális rendelési mennyiségek és értékek, vagy a szállítási határidôk karbantartása a kényelmes kezelhetôségével tûnik ki. A magas színvonalú megoldás része a keretszerzôdések és a lehívási szerzôdések kezelésének teljes körû funkcionalitása. proalpha: Szállítótörzs Fájl Funkció Nézet Extrák Törzs Infó? Szállító: 311 Név: Pannon Metal Kft. Keresôfogalom: Szelekció: Pannon metal Utca: Rákóczi út 42. Város: H 172 Budapest Számlaparaméterek: Rendelési feltételek: Telefon: Telefax: Valuta: Ft Szállítási feltét.: 1 Telephelyen átvéve Fizetési mód: átutalás Fizetési feltétel: 9 3 naptárinap Hitelkeret: 2 Euróország: H Adócsop. val/nélk.: 1 1-ben Magyarország / 2 Alapadatok Számlaparaméterek Infó (c) 21 proalpha Software Kft. Budapest Kiszállítási mód: Min. rendel érték: 1 Saját szállítás - Selbst proalpha: Cikkek Fájl Funkció Nézet Extrák Törzs Infó? Cikk: 1115 Megnevezés: Alu. tábla 2, Alapadatok Keresôfogalom: alu.t. Szelekció: Cikkfajta: 1 Vásárolt cikkek Archivált Mennyiségi egység proalpha: Szállítók cikkhez 1115 Fájl Funkció Nézet Extrák Törzs Infó? Szállító: 311 Név: Pannon Metal Kft. Város: H-1137 Budapest Szállítói cikkszám: Szállítói cikkszám: Megnevezés: Megnevezés: Elosztási csoport: Számla csoport: LEMEZ LEMEZ ALAPANYAG Termék csoport: 111 Alumínium tábla Részleg: nincs ABC-osztály: - Fô szállító MSZ: Archivált Felhasználási mód: Termékmenedzser: Alapadatok Értékesítés Agaz Diszpozíció Kalkuláció Export Infó (c) 21 proalpha Software Kft. Budapest Raktár ME: 1 kg Csomagolási ME: Faktor RME-CSM: 1 kg 1, Faktor RME-SME:? db Tömeg: Tömeg/RME kg-ban: Tömeg/SME (kg): TömegME:,, db Szállítási idô: Min. rend. menny.: Alapmennyiség: Mennyiségi egység: Nap(ok) db Mennyiségi faktor: Tömeg (kg): 1,, Tûrés: + % % Alapme. figy. vétele Száll. Nyíl. kell Igénylés év: Igénylés dátum: Beszerezve Érvényes -ig: Alapadatok Árak Infó eszerzés (c) 21 proalpha Software Kft. Budapest

3 Ajánlatkérés - a legkedvezôbb ajánlat kiválasztása A globális, gyorsan fejlôdô beszerzési piac kikényszeríti a kiváló minôségû, egyre rövidebb határidô alatt szállítható, kedvezô árfekvésû cikkek és szolgáltatások utáni folytonos kutatást. A proalpha ajánlatkérés lehetôvé teszi a szállítói ajánlatkérések elkészítése és lebonyolítása mellett a megfelelô beszerzési források megbízható kiválasztását is. A potenciális szállítókhoz elküldendô ajánlatkérések közvetlenül a megrendelési javaslatokból állíthatók elô, vagy felvihetôk kézzel is. Ezek után a beérkezô ajánlatok egymással összehasonlíthatók, az adott tételhez tartozó valamennyi ajánlat egyidejû áttekintésével, majd a beszerzô valamennyi döntési kritérium figyelembevételével kiválaszthatja a legkedvezôbbet. A rendeléseket meg is lehet bontani, például úgy, hogy a leggazdaságosabb beszállító végzi a fô szállítást, de a rövidebb határidejû igények kielégítése - egy bizonyos részmennyiség erejéig - a legrövidebb szállítási határidôt biztosító szállítónál történik. Kényelmesen rendelni, és megbízhatóan felügyelni A megrendelések kézi felvitele, valamint a szállítói ajánlatok átvétele mellett a megrendeléseket automatikusan is létre lehet hozni. Ilyenkor, megbízható módon, a legkedvezôbb aktuális feltételek kerülnek figyelembe vételre. A beszerzô megtekintheti az automatikusan megjelenített, valamint a döntését befolyásoló adatot, mint például az ár és engedmény sávokat, a diszpozíciós adatokat, a megrendelési kötelezettségeket és a hitelkereteket. Az eltérô megrendelési és számlázási címek éppúgy megadhatók, mint a különbözô szállítási címek. Az üzlethálózatokhoz tartozó vevôk megrendelései ugyanúgy kényelmesen továbbíthatók a szállítók felé, mint az adott vevôk közvetlen megrendelései. Az egyszeri vagy ritka üzleti események, az úgynevezett eseti cikkek és szállítók felhasználásával, idôt megtakarítva intézhetôk. A proalpha ûrlapgenerátor lehetôvé teszi az eltérô megrendelési bizonylatok változatos kialakítását. A megrendelés levélben történô elküldése mellett a modern kommunikáció valamennyi formáját támogatja a rendszer. Lehetséges az EDI-n keresztül rendelni, vagy bizonylatot online a proalpha -ból elfaxolni. A legfejlettebb módszer a proalpha ITP funkciójának (Internet Transaction Processing) felhasználása. Itt garantált adatintegritás mellett biztosított például a szállítói raktári rendszerek adataihoz való közvetlen hozzáférés, ami lehetôvé teszi a keresett termékek rendelkezésre állásának ellenôrzését is. A szükségletek keletkezése és kielégítése közötti egyensúly állandó felügyeletét egy központi diszpozíciós program végzi. Minden megrendeléstétel mennyisége és határideje felvitelkor azonnal bekerül az adott cikk diszpozíciós nyilvántartásába, mint fedezet. Amennyiben a rendelés visszaigazolási határideje eltér a megrendelési határidôtôl, az új határidô is közvetlenül aktualizálásra kerül a rendelés visszaigazolásakor. A proalpha megrendelés-felügylet célja a diszpozíciós határidôk betartatása, emellett lehetôvé teszi a szállítók minôsítését a vállalt szállítási határidôk betartása alapján. A még vissza nem igazolt rendelések lekérdezése mellett, megelôzô szállítási figyelmeztetések vagy a határidô csúszásánál szállítási felszólítások hozhatók létre.

4 Pénzügy/Számvitel Projektmenedzsment Költség és Fedezetszámítás Áruátvétel, minôségellenôrzés, visszaszállítás Az áru átvételével egyidejûleg automatikusan megtörténik a készletek és a megrendelések adatainak aktualizálása is. A beérkezett áru vagy egy minôségellenôrzési raktárban vagy közvetlenül a célraktárban kerül nyilvántartásba. A vállalat saját maga határozhatja meg, mely cikkek esetében szükséges külön engedélyezés a minôségellenôrzést követôen. A hibás áru akár közvetlenül a minôségellenôrzési raktárból, akár bármely más raktárból is visszaszállítható az érintett szállítóhoz. A proalpha elkészíti a szükséges szállítási okmányokat és nyilvántartja a nyitott visszaszállítási bizonylatokat. Információs- & Kontrollingrendszer Az áru átvétele minden esetben valamely nyitott vagy visszárus megrendelésre hivatkozva történik, ezért lehetôség van az átvett áru bármely adatának ellenôrzésére és a megrendelés adataival való összehasonlítására. Így például a mennyiségi ellenôrzés mellett megállapítható az is, hogy az adott súlyeltérés a jóváhagyott értéken belül van-e. Késésben levô, magas prioritású igények esetén például amikor az éppen beérkezett árura a már kiadott gyártási rendelésekhez sürgôsen szükség van ezen áruk szétosztására a proalpha javaslatot készít. A proalpha ûrlapgenerátora segítségével elkészített árukísérô bizonylat tartalmazza a szállításhoz, a bevételezéshez, továbbá az azonnali rendelkezésre bocsátáshoz szükséges valamennyi információt. Diszpozíció Szükségletmeghatározás Ajánlatok Értékesítés Keretmegrendelések Lehívásos megrendelések Megrendelések Megrendelés-kezelés Árubérkezés Számla-ellenôrzés Beszerzés Visszaszállítás Terhelés-értesítô Számlaellenôrzés - a szállítók szigorú kontrollja Bár hasonlóak, mégis sokban különböznek a beszerzés, az áruátvétel, a számlaellenôrzés, a pénzügy valamint a könyvelés ügyviteli folyamatai. A vevôk és a szoftverfejlesztô cég tapasztalt szervezési tanácsadói közötti szoros kapcsolat következtében a gyakorlatban meghatározó fontosságú megoldások a proalpha standard szoftverben mind rendelkezésre állnak. Függetlenül az adott helyi munkafolyamattól, a számlaellenôrzéskor meg kell vizsgálni a megrendelés, a tényleges áruszállítás és a beérkezett számla adatainak egyezôségét. Ugyanez a helyzet a jóváírásoknál is. A számlaellenôr feladata eldönteni, hogy elfogadja-e, és ha igen, milyen mértékben az esetlegesen fellépô mennyiségi-, határidôés feltételeltéréseket. Az el nem fogadott eltérésekrôl automatikusan terhelésértesítô készíthetô. A nemzetközi kapcsolatokkal rendelkezô vállalatok beszerzôi különösen jól tudják értékelni az idegen pénznem kezelésének lehetôségét, ahol is a proalpha tetszôleges számú pénznemet képes szállítónként kezelni. A realitásvizsgálat megkönnyítéséhez a bizonylat-feldolgozás során bármikor lehet váltani a saját és az idegen pénznem között. A proalpha magas fokú integrációjának jelentôs racionalizációs hatása van. Például a beszerzési folyamat adatainak felvitele, és az ezt követô lezárással egyidejûleg, a kiválasztott szervezeti modellnek megfelelôen, az érintett folyamathoz kapcsolódó, de a beszerzésen kívüli eljárások is végrehajtásra kerülnek. Így történik például a számla és a megrendelési ár eltérése alapján keletkezô értékkülönbözet elszámolása, a fizetési engedélyek kiadása, valamint a felhasznált anyagoknak az érintett költséghelyekre történô terhelése.

5 A proalpha moduláris réteges felépítése garantálja valamennyi alkalmazás közvetlen kapcsolódását és az összes információ felhasználhatóságát az Információs- & Kontrollingrendszerben. Alapszolgáltatások Termelés Információs- & Kontrollingrendszer Logisztika Pénzügy/Számvitel Költség- & Fedezetszámítás Munkaügy Amit tudni kell a beszállítókról, a cikkekrôl és még sok másról Valamennyi vállalati adatnak egy egységes és könnyen kezelhetô felhasználói felületen történô megjelenítése, mégpedig úgy, hogy az a felhasználó információigényének megfeleljen - ez volt a proalplha Információs- & Kontrollingrendszer kifejlesztésénél az alapelv. Ennek során a felhasználó ösztönös ráérzéssel érheti el a megjelenített összegzett adatokból kiindulva, fokozatosan lefelé haladva, az alsóbb szinteken levô, egyre részletesebb adatokat. A szállítókkal, a cikkekkel, és a cikkcsoportokkal kapcsolatos információigény mindig is korlátlan. Például: ki mit szállít és milyen feltételek mellett? Milyen mennyiség és mely szállítóknál került az utolsó 18 hónapban megrendelésre? Hogyan néznek ki egy már archivált beszerzési számlához tartozó megrendelési és áruátvételi bizonylatok? Történt-e már egy bizonyos cikkre ajánlatkérés, mely szállítók ajánlatai hiányoznak még? proalpha: Bizonylatkapcsolódás Beszerzés Fájl Infó? Bizonylatfajta: Bejövô számla Belsô bizonylat Szállítói bizonylat Bizonylatszám: Pozíciószám: Szállító: 3 Szám Nemzetközi Árufuvarozó Belsô bizonylat keresése Szállítói bizonylat keresés Bizonylatfajta Fo Biz.szám Bizony. dát Idegenbiz.sz. Ügyintézô Státusz Bizonylatinformác Bejövô számla Nagy József Felvett Megrendelés E Kiss Péter Szállítva Árubeérkezés E Kiss Péter Számított proalpha: Számlapozíciók (c) 21 Fájl proalpha Infó? Software Kft. Budapest Poz Cikk Megnevezés Szállított menny. ME Áruérték Va Alu.fólia,2 3 kg 36. Ft (c) 21 proalpha Software Kft. Budapest A proalpha információs rendszer az ilyen, és az ehhez hasonló kérdésekre kimerítô és azonnali választ ad. A proalpha moduláris, réteges felépítése garantálja valamennyi alkalmazás közvetlen kapcsolatát és az összes információ felhasználhatóságát az Információs- & Kontrollingrendszerben.

6 Meghatalmazott képviselônk: