Belső Ellenőrök Magyarországi Fóruma BEMAFOR

Átírás

1 Belső Ellenőrök Magyarországi Fóruma BEMAFOR 2016/2. Hírlevél A Hírlevél témakörei: 1.) Jogszabályi változások 2.) Módszertani Útmutatók a belső kontrollrendszer és az integritásirányítási rendszer fejlesztéséhez 3.) Gyakorlati példa: Belső kontrollfelelős alkalmazása a Polgármesteri Hivatalban 4.) Statisztikai adatok a belső ellenőri nyilvántartásról 2016 Jogszabályi változások A Belső kontrollrendszer és az integritásmenedzsment összehangolása A Kormány meghatározó célkitűzései között szerepel a korrupció társadalmi jelenségének visszaszorítása, valamint az állam és szerveinek működésébe vetett közbizalom erősítése. A szervezeti szintű megelőzés tekintetében a korrupcióval szembeni ellenállóképesség erősítése ígérkezik a legjobb megoldásként. Ezt az ellenállóképességet pedig nem más hordozza magában, mint az integritás. Hiszen az integritás az, amely a munkafolyamatok során a közérdek mindenkori előtérbe helyezését biztosíthatja az egyéni érdekekkel szemben, így végső soron sarokköve lehet annak, hogy a szervezet társadalmi rendeltetését betöltve, 1

2 pártatlanul, tisztességesen, szakmailag professzionális módon, átláthatóan és elszámoltathatóan lássa el a feladatait. A Bkr október 1-jén hatályba lépő módosítását elsősorban a fenti törekvések tükrében elfogadott Nemzeti Korrupcióellenes Program és az azzal összefüggő intézkedések évre vonatkozó terve elfogadásáról szóló 1336/2015. (V. 27.) Korm. határozat (a továbbiakban: Korm. határozat) tette szükségessé, amely előírja a belső kontrollrendszer és a korrupciómegelőzést szolgáló belső intézkedések összhangjának megteremtését a szervezeti működés egészére vonatkozóan. A módosítási munka során szakértői munkacsoport jött létre a feladat teljesítése érdekében. Első lépésként fontos volt annak tudatosítása, hogy a belső kontrollrendszer és az integritásmenedzsment között szoros kapcsolat van, amelyet a két rendelet által alkalmazott terminológia egységesítése követett. A módosítási munka során egyik alapvető cél volt a párhuzamosságok kiszűrése és az összhang megteremtése a Bkr. és az integritásirányítási rendelet között. Fontos látnunk, hogy az integritás a belső kontrollrendszer leírására alkalmazott COSO modell 17 alapelvének egyike, amely a modellen belül a kontrollkörnyezetben helyezkedik el. Az integritás nélkülözhetetlen voltának további hangsúlyozása érdekében a Bkr.-ben kiegészítésre kerültek a kontrollkörnyezetre vonatkozó rendelkezések. A Bkr. értelmező rendelkezései között definiálásra került a szervezet integritását sértő esemény kifejezés, amely kifejezetten úgy lett meghatározva, hogy mind a korábbi szabálytalanságok fogalmi körét, mind az íratlan és egyéb értékalapú szabályok megsértésének eseteit lefedje. Így tehát megfelel az integritás legszélesebb értelemben vett definíciójának, amely a két rendelet összhangba hozásának alapkövét jelentette. A korábbi szabályozásban a Bkr. kötelezően előírta a szabálytalanságkezelési szabályzat elkészítését, amellyel párhuzamosan az integritásirányítási rendelet előírta, hogy a szervezet működésével összefüggő visszaélésekre, szabálytalanságokra és integritási és korrupciós kockázatokra vonatkozó bejelentések fogadására és kivizsgálására általános eljárásrendet kell kialakítani, amely kiterjed a bejelentések előzetes értékelésére, a bejelentés kivizsgálásához szükséges információk összegyűjtésére, az érintettek szükség esetén történő meghallgatására, a vonatkozó dokumentumok átvizsgálására, a szükséges intézkedések megtételére, jogkövetkezmények alkalmazására, a bejelentő szervezeten belüli védelmére, illetve elismerésére, valamint a számára amennyiben elérhetősége rendelkezésre áll a vizsgálat eredményéről való visszajelzésre. Tekintettel arra, hogy a két rendelet által szabályozott rendellenességeket azonos módon, egy eljárásrend keretében célszerű szabályozni, bevezetésre került a mindkét területet magába foglaló egységes eljárásrend a szervezet integritását sértő események kezelésének eljárásrendjének elkészítésére vonatkozó előírás. A két rendelet között további párhuzamosságként jelentkezett a kockázatok kezelésére vonatkozó előírás. A Bkr. a szervezet minden tevékenységére és kockázatára kiterjedően eddig is előírta a kockázatok felmérését, értékelését és kezelését is magába foglaló kockázatkezelési rendszer kialakítását, míg az integritásirányítási rendelet ennek egy részterületére, az integritási és korrupciós kockázatok felmérésére és kezelésére tartalmazott kötelező előírást. A Bkr. módosításával egyértelműsítve lett, hogy ezen kockázatokat, illetve 2

3 más ágazati jogszabályban előírt kockázatkezelést (pl. informatikai, biztonsági stb.) az integrált kockázatkezelési rendszerben kell megvalósítani, tehát nem új eljárások és párhuzamos tevékenységek keretében. Fontos látnunk, hogy az integrált kockázatkezelés egyetlen koordinált folyamatban valósul meg a módosítás eredményeként amely lehetővé teszi a valamennyi szervezeti munkafolyamatban rejlő kockázat azonosítását, azok értékelését, a szükséges védelmi mechanizmusok (kontrollok) rendelkezésre állásának számbavételét, hiányosság esetén pedig további kontrollok beépítését. Az integrált kockázatkezelési rendszer kiépítésére és működtetésre vonatkozóan az I. útmutató ad további támpontot. Új szabályként, a gyakorlati alkalmazás elősegítése érdekében előírásra került a folyamatok rendszerezésének és a folyamatgazdák kijelölésének kötelezettsége, amely korábban csak a gyakorlati útmutatásokban jelent meg. Ez olyannyira fontos és nélkülözhetetlen lépés, hogy szükséges jogszabályban való rögzítése is, hiszen a folyamatok felmérése és rendszerezése adja az alapját többek között a kockázatmenedzsmentnek és a monitoring rendszernek is, amelyek nélkül nem lehet megfelelő belső kontrollrendszert kialakítani. Hiszen a folyamat nem más, mint a szervezeti célok megvalósulása érdekében tudatosan megtervezett lépések, tevékenységek és cselekedetek sorozata; célja pedig a belső kontrollrendszer megfelelő kialakítása és működtetése által a szervezeti célkitűzések megvalósítása. A rendelkezések sikeres és hatékony gyakorlati alkalmazását szem előtt tartva a már említett I. útmutatóba beépítésre került a folyamatok azonosításának módszertana és gyakorlata is. A végrehajtás támogatása érdekében került szintén új szabályként a módosításba, hogy az integrált kockázatkezelési rendszer koordinálására ki kell jelölni egy szervezeti felelőst. Ha a szervezet rendelkezik integritás tanácsadóval, akkor őt kell kijelölni erre a feladatra. Itt megjegyzendő, hogy a belső ellenőr nem jelölhető ki felelősként tekintettel arra, hogy ez a feladat operatív tevékenység. Ezzel az integritás tanácsadók, illetve a koordinálásra kijelölt felelősök a belső kontrollrendszer működtetésének kulcsszereplőivé válnak. Az integritásirányítási rendeletben pedig kifejtésre került, hogy pontosan milyen koordinációs feladatokat kell ellátniuk a szervezet belső kontrollrendszerére vonatkozóan. Az integritás tanácsadók koordinációs feladatainak ellátását segítik az Áht. és a Bkr. felhatalmazása alapján az államháztartásért felelős miniszter által a belső kontrollrendszerre vonatkozó útmutatók, elsősorban a Magyarországi Államháztartási Belső Kontroll Standardok, valamint a Belső Kontroll Kézikönyv, amelynek módosítása szintén e Korm. határozat 4. pont d) alpontjával összhangban történik. Továbbá az államigazgatási szervek integritásirányítási rendszeréről és az érdekérvényesítők fogadásának rendjéről szóló 50/2013. (II. 25.) Korm. rendelet 8. -a további útmutatók közzétételét írta elő: (1) a rendészetért felelős miniszter az integritási és korrupciós kockázatok felmérésének, valamint az intézkedési terv és az integritásjelentés elkészítésének támogatására, továbbá (2) az államháztartásért felelős miniszterrel közösen a kontrollkörnyezet kialakításának és az integrált kockázatkezelési folyamatnak a szervezésére, (3) a szervezeti integritást sértő eseményekre vonatkozó bejelentések fogadására és kivizsgálására. Változások a belső ellenőrzés ellátásában A jogszabály módosítás érinti a belső ellenőrzés ellátását is, az új szabályok január 1-től lépnek hatályba, annak érdekében, hogy felkészülési időt biztosítsunk a költségvetési szervek számára (a jogszabály módosítás július 13-án kerül elfogadásra). A Bkr. módosítása részletszabályokat állapít meg, melynek értelmében a belső ellenőrzési tevékenység 3

4 megszervezését a gazdasági szervezettel nem rendelkező költségvetési szervek esetében az irányító szervhez telepíti. Alapszabály szerint a belső ellenőrzést az adott szervezetnél belső ellenőrzési egység létrehozásával, belső ellenőr alkalmazásával vagy külső szolgáltató igénybevételével lehet megszervezni, illetve az irányított szervek esetében a Bkr. eddig is megengedte, hogy a belső ellenőrzést az irányító szerv belső ellenőrzése lássa el megállapodás alapján. Ezen lehetőségek továbbra is fennállnak, a változások a gazdasági szervezettel nem rendelkező irányított szerveket érintik, ahol az új szabály alapján, kötelezően az adott irányított szerv gazdasági szervezetének feladatait ellátó költségvetési szerv, vagy az irányító szerv által kijelölt szerv belső ellenőrzése végzi, kvázi külső szolgáltatóként. Ettől eltérni csak a fejezetet irányító szerv vezetőjének írásos jóváhagyásával lehet. Ezen szabály az önkormányzati költségvetési szervek vonatkozásában is alkalmazandó, továbbá új részletszabályként jelentkezik, hogy a közös hivatalt alkotó önkormányzatok képviselő-testületeinek döntése alapján a belső ellenőrzést a közös hivatal jegyzője alakítja ki. Ez a részletszabály eddig is levezethető volt a jogszabályokból, ennek hangsúlyozása azonban fontos, illetve a bevezetésének célja, hogy a belső ellenőrzések ne feldaraboltan, hanem egységesen, lehetőleg egy helyen kerüljenek kialakításra a közös hivatalnál, és ne a közös hivatalt alkotó önkormányzatonként, hiszen végső soron a jegyző felel a belső kontrollrendszer és ezen belül a belső ellenőrzés kialakításáért. A belső ellenőrzés irányító szervi, illetve közös megszervezése esetében többek között figyelemmel kell arra lenni, hogy irányító szerv az ellenőrzés tervezése során elkülönítve kezelje azt a belső ellenőrzési tevékenységét, amely során irányító szervként jár el, illetve azt, amikor a költségvetési szerv belső ellenőreként. Látnunk kell, hogy a két ellenőrzés elkülönül egymástól, hiszen teljesen más ellenőrzésekről van szó. Ezekben az esetekben a tervezés során bevonásra kerül az irányított költségvetési szerv vezetője is, hiszen a Bkr. 29. (1) és (4) bekezdése alapján az irányított költségvetési szerv stratégiai ellenőrzési tervét és éves ellenőrzési tervét az irányított költségvetési szerv vezetője hagyja jóvá. E jogszabályi rendelkezések a helyi önkormányzatokra is vonatkoznak, így a helyi önkormányzat által alapított költségvetési szervek belső ellenőrzését elláthatja a helyi önkormányzat hivatalának belső ellenőrzése is a fentiek figyelembevételével. A módosításnak köszönhetően a Bkr. előírja, hogy a közös hivatalba szervezett helyi önkormányzatok esetén a helyi önkormányzatok és a gazdasági szervezettel nem rendelkező költségvetési szervek belső ellenőrzését a közös hivatalnál kell kialakítani. Az összhang megteremtése mellett a fenti módosításokat tovább indokolta a költséghatékonyság is, amely erősíti a belső ellenőrök függetlenségét és tárgyilagosságát. Az új feladat-ellátási struktúrát segítendő, a módosítással beépítésre kerültek a sajátos végrehajtási szabályok is. A feladatellátás megszervezése érdekében ez a rendelkezés január 1-én lép hatályba, mivel a rendelkezésnek való megfelelés előkészítést igényel. Készítette: dr. Brebán Zsófia, NGM ÁBKO 4

5 Módszertani Útmutatók a belső kontrollrendszer és az integritásirányítási rendszer fejlesztéséhez A Nemzeti Korrupcióellenes Program és az azzal összefüggő intézkedések évre vonatkozó terve elfogadásáról szóló 1336/2015. (V. 27.) Korm. határozat 4/d) pontja szerint az államigazgatási szervek körében meg kell teremteni a belső kontrollrendszer és a korrupció-megelőzést szolgáló belső intézkedések összhangját a szervezeti működés egészére vonatkozóan beleértve a reál és gazdálkodási folyamatokat, továbbá az ehhez szükséges jogszabályokat ki kell dolgozni. A feladat végrehajtásának első mérföldköve a belső kontrollrendszer és az integritásirányítási rendszer fejlesztésével összefüggő módosításáról szóló 187/2016. (VII. 13.) Korm. rendelet elfogadása volt, amely összehangolta az államigazgatási szervek integritásirányítási rendszeréről és az érdekérvényesítők fogadásának rendjéről szóló 50/2013. (II. 25.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Intr.) és a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Bkr.) rendelkezéseit, annak érdekében, hogy mindkét rendelet végrehajtása hatékonyabb legyen, úgy, hogy eközben az államigazgatási szervek adminisztrációs terhei ne nőjenek, illetve hosszú távon akár csökkenjenek is. A feladat végrehajtásának második mérföldkövét jelenti az Intr. 8. -ának felhatalmazása alapján a belügyminiszter által kiadott három módszertani útmutató, amelyek közül kettő a nemzetgazdasági miniszter közreműködésével, illetve egyetértésével készült. Ez utóbbi két útmutató hiánypótló jellegű, míg a harmadik korábbi útmutatót vált fel, annak bevált elemei megőrzésével, de az integritásirányítási rendszer és a belső kontrollrendszer összehangolására tekintettel szemléletében teljesen megújulva. I. Útmutató a kontrollkörnyezet és az integrált kockázatkezelési rendszer kialakításához: célja a szervezet vezetőinek, folyamatgazdáinak, munkatársainak, valamint az integritás tanácsadók/belső kontroll koordinátorok részére gyakorlati segítség nyújtása a jogszabály módosításból eredő, illetve a már korábban is fennálló jogszabályi elvárások teljesítéséhez. II. Útmutató az integritási és korrupciós kockázatok felmérésének, valamint az intézkedési terv és az integritásjelentés elkészítésének támogatására: kifejezetten az integritás tanácsadóknak szóló, az integritásfejlesztési ciklus megvalósításához segítséget nyújtó útmutató. III. Útmutató a szervezeti integritást sértő eseményekre vonatkozó bejelentések fogadására és kivizsgálására: célja, hogy az állami szervek jellemzően azonos eljárásrend szerint folytassák le az integritási, valamint korrupciós kockázatokra vonatkozó bejelentések fogadását és kivizsgálását, természetesen az uniós támogatásokra vonatkozó előírások miatt eltérések figyelembevételével. Az útmutatók közvetlen célja, hogy a Bkr. és az Intr. hatálya alá tartozó államigazgatási szervek számára egyértelmű segítséget nyújtsanak a kormányrendeletekből adódó feladataik végrehajtásához. Az Önkormányzati szervek részére nem kötelező jellegű ennek jogszabályszerű végrehajtása, az erre vonatkozó részletes gyakorlati útmutatást jelenleg az államháztartásért felelős miniszter által kiadott Belső Kontroll Kézikönyv (BKK) tartalmazza. 5

6 A BKK új szerkezetben, az államháztartási belső kontroll standardokat és azok gyakorlati útmutatóját is magába foglalva fog a közeljövőben megjelenni. Az Útmutatók megtalálhatóak az alábbi honlapon: Készítette: Kohut Anna, NGM ÁBKO A Hírlevelünk következő cikkében új kezdeményezésként egy gyakorlati példát szeretnék bemutatni, amelyben egy olyan intézmény mutatkozik be, ahol már foglalkoztatnak belső kontroll felelőst. A leírtakban összefoglalva tartalmazzák a feladatait és a munkakör betöltése óta eddig elért eredményeket. Ezúton is köszönjük Jegyző Asszonynak a hozzájárulását és a cikk megírását, amellyel segítséget és példát ad más költségvetési szervek számára is. Belső kontrollfelelős alkalmazása a Dunaújváros Megyei Jogú Város (DMJV) Polgármesteri Hivatalában DMJV Polgármesteri Hivatalában július 1. napjától önálló munkakörben, közvetlenül a jegyzőnek alárendelve foglalkoztatunk belső kontroll felelőst, akinek a feladata a polgármesteri hivatal belső kontrollrendszerének kialakítása és működésének elősegítése, figyelemmel kísérése, a jogszabályban foglaltak alapján jegyzői felelősségi körbe utalt belső kontrollrendszer kialakításával és működtetésével kapcsolatos jegyzői intézkedések előkészítése, az előírt intézkedések megvalósításának koordinálása és nyomon követése. A belső kontroll felelős ellátja a polgármesteri hivatal belső kontrollrendszere öt elemével kapcsolatos jogszabályokban és belső szabályzatokban meghatározott jegyzői intézkedések előkészítő feladatait, amelyek biztosítják: olyan hivatali kontrollkörnyezet kialakítását, amelyben világos a szervezeti struktúra, egyértelműek a felelősségi, hatásköri viszonyok, az etikai elvárások, a feladatok meghatározottak, és átlátható a humánerőforrás-kezelés. a hivatal kockázatkezelési rendszerének működését, a hivatal szervezeti egységeinek kockázatkezelési tevékenységét, melynek keretén belül meghatározásra kerül a hivatal tevékenységében, működésében, gazdálkodásában rejlő kockázatok, a kockázatokkal kapcsolatban szükséges intézkedések, valamint azok teljesítésének folyamatos nyomon követése, a hivatalon belüli kontrolltevékenységek kialakítását és működését, illetve működtetését, ezen belül a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzést, különösen a Bkr. 8. (2) a), b), c), d) pontjában meghatározott területeken, 6

7 olyan hatékony, megbízható és pontos információs és kommunikációs rendszer működtetését, amelynek keretén belül a megfelelő információk megfelelő időben jutnak el az illetékes szervezethez, szervezeti egységhez, személyekhez, a szervezet tevékenységének, a célok megvalósításának, az operatív tevékenységek folyamatos és eseti nyomon követését szolgáló monitoring rendszer működését. A kontrollkörnyezeten belül előkészíti a hivatal szervezeti és működési szabályzatát, szükség szerint annak módosítását, a hivatal szervezeti egységeinek ügyrendjeit, azok módosításait, valamint a hivatal működésére vonatkozó azon szabályzatokat, amelyek a hivatal több szervezeti egységére vonatkozóan szabályozzák az ellátandó feladatokat, azok eljárásrendjét. Fentieket túl ellátja a hivatali szabályzatok kezelését, nyilvántartását. A munkakör betöltése óta a belső kontroll felelős elkészítette a hivatal belső kontrollrendszerével kapcsolatos kötelező szabályzatokat, felfektette a kötelezően vezetendő nyilvántartásokat, áttekintette a hivatal működésére vonatkozó szabályzatokat, előkészítette a párhuzamos, felesleges szabályzatok hatályon kívül helyezését. A hivatal belső elektronikus rendszerén keresztül a minden dolgozó számára hozzáférhető szabályzatokról egységes nyilvántartást fektetett fel, az új, módosuló, hatályon kívül helyezett szabályzatokról a hivatal minden dolgozójának elektronikusan értesítést küld az elérési útvonal megjelölésével. Azáltal, hogy a hivatali szabályzatok törvényességi ellenőrzését is végzi, a jóváhagyó aláírása előtt biztosított az, hogy a szabályzatok összhangja megfelelő legyen, s így a párhuzamos szabályozás is elkerülhető. Megvizsgálta, hogy a jogszabályok által kötelezően előírt szabályzatokkal a hivatal rendelkezik-e, hiány esetén azt jelezte/jelzi, s javaslatot tett/tesz a szabályzatok kidolgozására. A felelős szervezeti egységet a jegyző jelöli ki. A jegyzői pályafutásom során eddig kizárólag olyan ellenőrzési nyomvonallal találkoztam, amely táblázatos formában készült, azonban jelenleg a belső kontroll felelős javaslata alapján az általa kidolgozott pontok mentén felépítve a hivatal, önkormányzat ellenőrzési nyomvonala szöveges formában készült el, ez megegyezik az elképzeléseimnek is, mivel az ügyrend részét képező munkafolyamat leírások is szöveges formában készültek el. Így az ellenőrzési nyomvonal tulajdonképpen a munkafolyamat leírások folytatása. Ezenfelül a szöveges leírások a táblázatos vagy grafikus formáknál általában részletesebb betekintést engednek az adott feladat ellátásába. A jogszabályokból adódó kötelező feladatok mindennapi végrehajtásában legnagyobb nehézséget a hivatali apparátus fogadó készségének hiánya okozza. Nehéz velük elfogadtatni, hogy ezeket a feladatokat akkor is meg kellene csinálni, ha nem volna belső kontroll felelős, s nem Ő találja ki azokat. Mindezek ellenére talán a legnehezebb, hogy a kollégák úgy gondolják, hogy a tényleges érdemi munkavégzésre jut kevesebb idő a gyakorlat felesleges szabályokba foglalása által. Szerintük anélkül is jól működik a hivatal, az önkormányzat, azonban ez egy külső ellenőrző szerv számára csak akkor látható/mérhető, ha a folyamatok írásban szabályozottak. A belső kontroll felelős évben elkészítette a hivatal belső kontroll kézikönyvét, melyet folyamatosan aktualizálunk annak érdekében, hogy helyesen mutassa be a belső kontrollrendszer kialakításának és működésének területeit. 7

8 A kontrollkörnyezet kialakítását dokumentáló belső szabályzat-rendszer mára már teljes körűnek tekinthető, valamennyi jogszabályban előírt szabályozandó területet lefed. Összesen 53 különálló belső szabályozással, valamint minden dolgozó számára munkaköri leírással rendelkezünk. A belső rendelkezések között több olyan is van, amelynek megalkotását jogszabály nem teszi kötelezővé, azonban az egységes, egyértelmű eljárásrend kialakítása érdekében erre szükség volt. A szervezeti struktúra világos, egyértelműek a felelősségi, hatásköri viszonyok és feladatok, melyeket a belső szabályzatok, valamint a dolgozók munkaköri leírása tartalmaznak. A felelősségi szinteket, azok egymáshoz kapcsolódását úgy alakította ki a hivatal, hogy minden dolgozója számára egyértelmű legyen, hogy ki kinek tartozik beszámolással. A szervezet minden szintjén meghatározottak az etikai elvárások. A hivatal minden dolgozójával felvételkor részben szóban, részben írásban (a munkaköri leírás átadásával) közli a vezető az általános magatartási elvárásokat. Felvételkor az etikai kódex átadásra kerül. Átlátható a humán erőforrás-kezelés. A polgármesteri hivatal engedélyezett létszáma 167 fő. A dolgozók teljesítményértékelése a részükre megállapított teljesítménykövetelmények alapján félévente megtörténik. A megfelelő időben történő munkaerőpótlás érdekében nyilvántartást vezetnek a 2 éven belül várhatóan nyugdíjba vonulókról, így tervezhető a munkaerőigény. A dolgozók továbbképzését a jogszabályi előírások alapján biztosítják. A hivatal rendelkezik a szabálytalanságok kezeléséről szóló szabályzattal, mely szükség esetén biztosítja a szabálytalanságok feltárást, kezelését. A belső kontroll felelős feladata ezzel kapcsolatban: a szabályzatban előírtak betartásának felügyelete, a szabálytalanságok kezelésének és megelőzésének elősegítése, a szabályzatban előírt, a vezető és/vagy külső szervek részére történő adatszolgáltatás és időszakos jelentéstételi kötelezettség teljesítése, a szabályzat évenkénti felülvizsgálata, s szükség szerint a módosítás előkészítése. a jegyző részére negyedéves összefoglaló és soron kívüli jelentések összeállítása a szabálytalanságok alakulásáról, a szervezeti egységek által vezetett nyilvántartás alapján a Polgármesteri Hivatal egészére összesített nyilvántartás vezetése a szabálytalansággyanús esetekről, a kivizsgált szabálytalanságokról, illetve a megtett intézkedésekről, azok eredményéről, a dokumentáció naprakészségének és teljességének biztosítása. Ezen kívül a kontroll felelős a szervezeti egységek vezetői által beazonosított és értékelt kockázatok felülvizsgálatát végző munkacsoportnak is tagja. A hivatalban kialakított kontrolltevékenységek megfelelnek a jogszabályi előírásoknak, hozzájárulnak a szervezet céljainak eléréséhez. A hivatalban a kontrolltevékenység részeként valamennyi tevékenységre vonatkozóan biztosítjuk a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzést. Valamennyi írásbeli dokumentum, jelentés, kötelezettségvállalás esetén minden esetben betartásra kerül a négy szem elve. 8

9 A hivatal által kialakított információs és kommunikációs rendszer biztosítja: a hivatalon belüli fentről lefelé történő kommunikációt (célok, elvárások, feladatok kijelölése, értékelés stb.) a hivatalon belüli alulról felfelé történő információáramlást (beszámolás a feladatok ellátásáról, a működésről, hiányosságokról, stb.) a hivatalon belüli azonos szinten levők kommunikációját (közös feladatellátás, adatszolgáltatás stb.) a hivatalból kifelé áramló vertikális (irányító szerve stb.) és horizontális (társhatóságok felé) történő információközlést, a hivatalt érintő vertikális, illetve horizontális irányból érkező külső információk fogadását (országos és helyi jogszabályok, irányító szervtől, ügyfelektől érkező információk stb.) A hivatal információs és kommunikációs rendszerével kapcsolatos előírások a jogszabályok által előírt szakmai eljárásrendeken kívül olyan belső szabályokban jelennek meg, mint pl. SZMSZ ügyrend, iratkezelési szabályzat, adatkezelési szabályzat, stb. valamint a munkaköri leírások. A hivatal belső, felülről induló kommunikációjának főbb formái: vezetői értekezlet, vezetői utasítás, telefonbeszélgetés, elektronikus levelezés, személyes megbeszélés. A hivatal egyik fontos kommunikációs eszköze a honlap, melynek segítségével tájékoztatást nyújt a hivatal, az önkormányzat által ellátandó feladatok eljárásrendjéről, az elérhetőségekről a közérdekű adatok hozzáférhetőségéről. A belső kontroll felelős rendszeres időközönként (háromhavonta, félévente) áttekinti a honlapon megjelent közérdekű adatokat, s hiány/eltérés esetén jelzi azt az érintett szervezeti egység vezetőjénél, a pótlás/javítás érdekében. A monitoring a célok megvalósításának nyomon követését biztosító rendszer, amely a hivatalban is a folyamatos és az eseti nyomon követésből, valamint az operatív tevékenységtől független belső ellenőrzésből áll. A folyamatos nyomon követés az operatív tevékenység keretébe vezetői ellenőrzés, illetve folyamatba épített ellenőrzés által valósul meg, mely elsődlegesen azt a célt szolgálja, hogy a napi teendők jogszerűek, szakszerűek, eredményesek legyenek. A vezetői ellenőrzés naponta alkalmazott eszközei (kiadmányozás, szignálás, engedélyezés, utalványozás) mellett hosszabb időközönként egy-egy kiemelt feladatra koncentráltan a belső kontroll felelős is végez ellenőrzést. 9

10 A belső kontroll felelős alkalmazásával egy kézben összpontosulnak a belső kontrollrendszer elemeivel kapcsolatos jegyzői feladatok, aki koordinálja a szervezeti egységek ezzel összefüggő tevékenységét. Azokról jelentéseket készít a jegyző részére. A hozzáadott érték azt jelenti, hogy a munkakört betöltő személy, elsősorban elhivatottságból, s csak másodsorban munkaköri kötelezettségéből adódóan nagy hangsúlyt fektet arra, hogy a jogszabályból eredő kötelezettségeknek a hivatal minél jobban meg tudjon felelni. Ebben a munkakörben személyében olyan embert foglalkoztatunk, aki több évtizedes szakmai, vezetői tapasztalattal rendelkezik, ismeri a szervezet működését, az egyes szervezeti egységek által ellátott feladatokat, azok szervezeti hierarchiában elfoglalt helyét. Készítette: dr. Sürü Renáta jegyző, Dunaújváros. Statisztikai adatok a belső ellenőri nyilvántartásról 2016 A belső ellenőri továbbképzési kötelezettségek teljesítésének éves ellenőrzése 2016-ban sem maradt el. A belső ellenőrzési tevékenységet végzők nyilvántartásának felülvizsgálatával kapcsolatban 140 felszólító levelet küldtünk ki. Felszólítást azok a regisztrált belső ellenőrök kaptak, akik a költségvetési szervnél belső ellenőrzési tevékenységet végzők nyilvántartásáról és kötelező szakmai továbbképzéséről, valamint a költségvetési szervek vezetőinek és gazdasági vezetőinek belső kontrollrendszer témájú továbbképzéséről szóló 28/2011. (VIII. 3.) NGM rendelet (a továbbiakban: R.) 7. -ában meghatározott továbbképzési kötelezettségüknek nem tettek eleget. Számukra az R.) 3/B. (1) bekezdése ugyanis lehetőséget biztosít arra, hogy az elmaradt kötelezettségüket szintvizsga teljesítésével pótolják, megőrizve ezzel regisztrációjukat. Szintvizsgát csak a felszólító végzéssel rendelkező ellenőrök tehetnek. Szintvizsga: Az érintett évben 21 fő jelentkezett be szintvizsgára, ebből 9 sikeres és 9 sikertelen vizsgaeredmény született. Egy alkalommal a vizsgázó lemondta a szintvizsgát, és igazolni tudta továbbképzését, 1 vizsgázó nem jelent meg a vizsgán, 1 jelentkezést pedig elutasítottak. Törlés: A megváltozott szabályozás miatt bizonyos esetekben csak törlésre kerül sor, míg meghatározott tényállás esetén a törléshez a tevékenységtől való jelen esetben 1 éves időtartamra korlátozott - eltiltás kapcsolódik. A évben elhalálozás miatt 1 személy regisztrációját kellett megszüntetni. A további esetekben a törlést a költségvetési szervnél belső ellenőrzési tevékenység folytatásától 1 évig tartó eltiltás is kiegészítette. 10

11 Ide tartozik a szintvizsgán sikertelen eredményt elérő 9 fő, a vizsgán nem megjelenő 1 fő és az elutasított 1 fő is. A törlések és eltiltások jelentős csoportját alkották továbbá azok az ellenőrök, akik végül nem jelentkeztek be szintvizsgára és elmaradásukat nem igazolták (összesen 111 fő). Így összesen 123 fő került törlésre. ÁBPE tanúsítvánnyal rendelkezők: Az esetleges adminisztrációs hibák miatt az érintettek a vizsgát igazoló tanúsítvány beküldésével igazolhatták képzési kötelezettségük teljesítését. Ezzel a lehetőséggel 8 fő tudott élni, a beküldött tanúsítványok adatait rögzítettük a nyilvántartásban. A továbbképzések elmaradásának okai: Az adatváltozás bejelentésének elmaradása A belső ellenőr az adatok változását nem jelenti be, vagy csak az egyik szervnél (képzést bonyolító szerv vagy nyilvántartó szerv) jelenti be, így az elvégzett vizsgát nem lehet rögzíteni. Az adatváltozás bejelentéséhez szükséges kérelem formanyomtatványa Adatlap néven letölthető itt. A belső ellenőr gyerekvállalás, munkahelyének, munkakörének megváltozása miatt éppen nem folytat belső ellenőri tevékenységet, azonban nem kéri a nyilvántartásból való törlést és elfelejti a képzési kötelezettségét teljesíteni. A nyugdíjba vonulást követően tévesen sokan azt gondolják, hogy a munkáltató feladata a törlést kezdeményezni. Tekintve, hogy a belső ellenőri nyilvántartás a munkáltatótól független rendszer, és nagyon sok (munkáltatóval nem rendelkező) nem foglalkoztatott belső ellenőr a tagja, a tagok feladata a nyilvántartással kapcsolatos szerepükről gondoskodni (bejelentéstétel, adatváltozás bejelentése, törlés kérelmezése stb.). A törlési kérelem benyújtása nem kötelező, azonban a regisztrált tagok továbbképzése igen, függetlenül attól, hogy nyugdíjasként vagy más okból nem folytatnak éppen tevékenységet. Ebben az esetben is a jogszabályi előírások alapján kell eljárnunk, és a korábban végzett munka minőségére tekintet nélkül törlést és eltiltást kell alkalmaznunk, amennyiben a továbbképzés nem teljesül. Készítette: Kovács László, NGM ÁBKO. Reméljük hasznos információkhoz jutottak a BEMAFOR évi második hírleveléből is! NEMZETGAZDASÁGI MINISZTÉRIUM 1051 Budapest, József nádor tér 2-4. Államháztartási Belső Kontrollok Osztály Telefon: aszf@ngm.gov.hu bemafor@ngm.gov.hu Web: 11