Legfontosabb tudnivalók a számlázásról, hogy elkerüld a szigorú NAV büntetést

Átírás

1 Legfontosabb tudnivalók a számlázásról, hogy elkerüld a szigorú NAV büntetést

2 Legfontosabb tudnivalók a számlázásról, hogy elkerüld a szigorú NAV büntetést Copyright 2016 Billingo.hu, Octonull Kft. Minden jog fenntartva! Verzió: 30/01/17 Tilos a kiadvány bármely részét publikálni, sokszorosítani vagy sugározni a kiadó előzetes írásbeli engedélye nélkül. Tilos továbbá másféle megjelenésben, borítóval vagy tördelésben terjeszteni, mint ahogy megjelent. A kiadványt a Billingo.hu oldalról töltheted le. Engedélyt a hello@billingo.hu címen tudsz kérni. A leírtak tájékoztató jellegűek, nem helyettesítik a vonatkozó jogszabályok ismeretét és a könyvelővel/adótanácsadóval történő egyeztetés szükségességét. Az Octonull Kft. semmilyen felelősséget nem vállal az leírtak alapján meghozott gazdasági döntések miatt esetleges hátrányos jogi következményekért.

3 Tartalom Számlázási alapok... 6 Kézi számla... 6 Gépi számla... 6 Gépi számlázó program választásakor fontos ellenőrizni, hogy a program... 7 Mit kell tudni a számlákról?... 8 Hagyományos, papír alapú számla... 8 Elektronikus számla... 9 Melyik számlázási módot érdemes választani? Milyen adatok kell, hogy szerepelnjenek a számlán? Speciális esetekben további kötelező elemek is kell, hogy szerepeljenek a számlán Készpénzfizetési számla Átutalásos számla Proforma számla vagy díjbekérő Végszámla...15 Előlegszámla...15 Részszámla...15 Helyesbítő számla Sztornó számla Devizás számla... 16

4 Számlázáshoz kapcsolódó kötelezettségek...18 Bejelentési kötelezettség...18 PTGSZLAH beküldés...18 Hogyan követheted nyomon a kiállított számlák teljesítését?...19 A számlázás költségei...20 Újdonságok a számlázásban 2017-től...22 Kötelező adószám a számlákon...22 Hamarosan be kell kötni a számlázóprogramokat a NAV-hoz...22 Mekkora büntetéseket kerülhet el, aki szabályosan számláz?...23 Próbáld ki a Billingót...24

5 Szia! Örülünk, hogy itt vagy! Azért olvasod most ezeket a sorokat, mert feliratkoztál a Billingo legfontosabb számlázási tudnivalókat tartalmazó tanulmányára. A következő néhány oldalon összegyűjtöttük számodra a számlázás leglényegesebb információit, amelyekkel mindenképpen tisztában kell lenned, ha számlát állítasz ki, és amelyek ismeretében elkerülheted a kellemetlen NAV büntetéseket. HA TOVÁBB OLVASOL, MEGTUDHATOD: Milyen számlafajták léteznek, és mikor, melyiket kell kiállítanod? Milyen alaki, tartalmi és formai követelményei vannak egy számlának? Hogyan tudod egyszerűsíteni, gyorsítani a számlázásodat, vagy hogyan teheted teljesen automatizálttá? Mit kell tudnod, ha devizában is számlázol? Milyen költségei vannak a számlázásnak? Milyen kötelezettségek kapcsolódnak még a számlázáshoz? Mekkora büntetéseket kerülhet el, aki szabályosan számláz? A következő néhány oldalon alaposan körbejárjuk a számlázáshoz kapcsolódó kérdéseket, igyekszünk eloszlatni a félreértéseket és tippeket adni, hogyan lehet egyszerűbb, gyorsabb és vidámabb a számlázás. Jól hangzik? Akkor kezdjük is el!

6 Számlázási alapok A számlázás alapvető szabályait az ÁFA törvény és a Számviteli törvény tartalmazza. A hatályos jogszabályok szerint minden termék és szolgáltatás értékesítéséről bizonylatot kell kiállítani. Ez lehet nyugta, de ha a vevő kéri, akkor áfás számlát kell neki adni. Az áfás számla kiállítása történhet kézzel és géppel. Nézzük az előnyöket és a hátrányokat. KÉZI SZÁMLA A számlázás hagyományos módja a kézi számlázás, amelyhez nyomtatványboltban lehet számlatömböt vásárolni. A vásárlás során fontos magunkkal vinni a vállalkozás létezését igazoló okiratokat (pl. végzést), mert enélkül az eladó nem adhat el számlatömböt. GÉPI SZÁMLA A gépi számlát talán még egyszerűbb beszerezni. Találunk közöttünk ingyenes számlázó programokat is, amelyekkel néhány kattintással játszi könynyedséggel állíthatjuk ki a számlákat. A számla szigorú számadású bizonylat, ezért a számlázó programnak biztosítania kell a kihagyás és ismétlés nélküli folyamatos sorszámozást és a számlapéldányok hiánytalan elszámolását. 6 Számlázási alapok

7 GÉPI SZÁMLÁZÓ PROGRAM VÁLASZTÁSAKOR FONTOS ELLENŐRIZNI, HOGY A PROGRAM megfelel-e a hatályos NAV jogszabályoknak, folyamatosan frissítik-e, mennyire egyszerű a használata, mennyire átlátható a felülete, milyen funkciói vannak, azok mennyire felelnek meg a vállalkozás igényeinek, mennyire készséges és segítőkész az ügyfélszolgálat, milyen költségei lesznek a program használatának. A kézi számlákat korábban azoknak ajánlották, akik havonta csak néhány számlát állítottak ki, nem akartak a számlázásra költeni vagy külső helyszíneken szoktak számlázni, ahova a számítógépet nem lehetett magunkkal vinni. Mára azonban ezek az érvek már nem állják meg a helyüket, hiszen a számlázó programokkal is tetszőleges mennyiségű számlát állíthatunk ki, a Billingo használata pl. havi 20 számláig vagy Ft nettó árbevételig teljesen ingyenes. Azaz olcsóbb, mint a kézi számlatömb. Az sem igaz, hogy nem lehet bárhol bármikor számlázni egy gépi számlázóval, az online számlázó programokkal ugyanis akár mobilról, tabletről vagy egy laptopról is néhány pillanat alatt lehet számlát kiállítani bármikor és bárhol, ahol van internetkapcsolat. Nyomtatni sem kell, hiszen a számlát azonnal, ben lehet elküldeni a vevő címére. Mennyivel modernebb, elegánsabb és profibb néhány gombnyomással elintézni a számlákat és azonnal ben elküldeni, mint a kézi számlával pepecselni? Számlázási alapok 7

8 Mit kell tudni a számlákról? A számla olyan szigorú számadású bizonylat, amelyet termék vagy szolgáltatás értékesítésekor állít ki az eladó a vevő részére. A számla lehet hagyományos papír - vagy elektronikus alapú. A hagyományos kézi számláknál hozzászoktunk, hogy azok 3 példányban készülnek, egyet kap a vevő, egy megy a könyvelésbe és egy marad a számlatömbben. Ez korábban egyébként a gépi számlák esetében is így volt, egy eredeti és egy másolati számla készült. Ma már azonban erre nincs szükség, hiszen szeptember 27-én eltörölték a kötelező példányszámozást és az eredeti illetve másolati példányok feltüntetésére vonatkozó előírást is. Végül a július 1-én, a 23/2014. (VI.30.) NGM rendelet a teljes 24/1995. (XI.22.) PM rendeletet hatályon kívül helyezte. A gépi számlák egy eredeti példányban készülnek és fájlmásolás útján sokszorosíthatók. HAGYOMÁNYOS, PAPÍR ALAPÚ SZÁMLA A hagyományos számla papír alapon készül, kézi számlatömbbel vagy számlázó programmal nyomtatva. Ezeket a legtöbb esetben kinyomtatva adjuk át a vevőnek vagy elküldjük neki postán. A nyomtatás helyét azonban nem írja elő a jogszabály, ezért a hagyományos számlát is küldhetjük ben pdf-ként csatolva. Fontos tudni azonban, hogy ezt a számlát a vevőnek és a számla kiállítójának is ki kell nyomtatnia. A kézi számlák hitelességét a számlatömbben maradó példány biztosítja, azon utólag változtatni vagy javítani már nem lehet. A hagyományos gépi 8 Mit kell tudni a számlákról?

9 számlák mentést követően egyedi sorszámot kapnak. Utólag már nem változtathatók vagy javíthatók. Min. 2 példányban kell őket nyomtatni, egyet kap a vevő, egy pedig a kiállítónál marad, ami bekerül a könyvelésbe. Ezeket a számlákat min. 8 évig kell megőrizni. ELEKTRONIKUS SZÁMLA Az elektronikus számla egy olyan számla (bizonylat), ami az adott ország által meghatározott és elfogadott elektronikus jelek formájában tartalmazza a számlaadatokat. A Január 1-jén hatályba lépő 2010/45/EU irányelv fogalma szerint e-számlának minősül az a számla, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be. Az elektronikus számla esetében a számla fájlként, elektronikus úton kerül továbbításra elektronikus adatfeldolgozás céljából. Fontos, hogy a számla és az abban tárolt adattartalom sértetlensége, olvashatósága és eredetiségének hitelessége biztosított legyen. A számla hitelességét az ún. időbélyeg garantálja, amely mentéskor automatikusan kerül a számlára, és biztosítja, hogy azon utólag ne lehessen változtatni. Így technikai eszközök segítségével egyértelműen igazolható a számla kibocsátója, a számla kiállításának pontos időpontja és hogy a számlát a rajta szereplő adóalany állította ki. Az időbélyeg piaci ára jelenleg Ft/db között mozog, a Billingo Premium csomag havonta 500 db időbélyeget ingyen tartalmaz. Az elektronikus számlákat nem kell és nem is szabad kinyomtatni, azokat elektronikus fájl formátumban kell megőrizni. Ezzel rengeteg nyomtatási és tárolási költség spórolható meg (pl. papír, dossziék, iktatás költségei) Mit kell tudni a számlákról? 9

10 MELYIK SZÁMLÁZÁSI MÓDOT ÉRDEMES VÁLASZTANI? Minden vállalkozás szabadon dönthet arról, hogy a fentiek közül milyen módon szeretné a számláit kiállítani. Az elektronikus számlázás számlakibocsátónál történő bevezetése sincs hatósági engedélyhez kötve. A vállalkozás maga választhatja meg, akár számlánként is, hogy papíralapon vagy elektronikus úton szeretné a számláit kiállítani. MILYEN ADATOK KELL, HOGY SZEREPELNJENEK A SZÁMLÁN? A számla kötelező tartalmi elemeiről az áfatörvény a rendelkezik, az esetleges jogszabályi változásokhoz azonban igazodni kell. A számlának tartalmaznia kell a következő kötelező elemeket: számla sorszáma, számla kibocsátásának kelte, a számla kiállítójának neve, címe, adószáma, számla címzettjének neve és címe, (ha adófizetésre kötelezett, akkor az adószáma is), termék vagy szolgáltatás megnevezése, termék vagy szolgáltatás mennyisége, termék vagy szolgáltatás ÁFA nélküli egységára, alkalmazott ÁFA mértéke, áthárított ÁFA, 10 Mit kell tudni a számlákról?

11 ÁFA-mentességre vonatkozó információk, ha van ilyen (pl. fordított áfa, áfamentesség, ÁFA-körön kívüli értékesítés) fizetési határidő SPECIÁLIS ESETEKBEN TOVÁBBI KÖTELEZŐ ELEMEK IS KELL, HOGY SZEREPELJENEK A SZÁMLÁN Egyes esetekben a kötelező tartalmi elemeken kívül a számlának további kötelező elemeket is tartalmaznia kell. Kisadózó Amennyiben a számla kiállítója KATA-s vállalkozó, a számla megjegyzés rovatában fel kell tüntetni a Kisadózó feliratot. Pénzforgalmi elszámolás Amennyiben a vállalkozás a pénzforgalmi elszámolást választotta, akkor a pénzforgalmi elszámolás feliratot is fel kell vezetni a számla megjegyzés rovatába. Önszámlázás Az Önszámlázás feliratnak akkor kell szerepelnie a számlán, ha azt nem a szállító, hanem a vevő állítja ki. Fordított adózás A fordított adózás feliratot abban az esetben kell a számlára írni, amikor az értékesített termék vagy szolgáltatás után a vevő fizeti be az adót. Mit kell tudni a számlákról? 11

12 Pénzügyi képviselő neve, címe és adószáma A pénzügyi képviselő nevét, címét és adószámát akkor fell felvezetni a számlára, ha a számlát a cég pénzügyi képviselője állította ki. Közösségi adószám A közösségi adószámot EU-n belüli számlázás esetén kell szerepeltetni a számlán. Ilyenkor a számlát áfa nélkül állíthatjuk ki, az adót a vevő fizeti meg a saját országában. Vevő adószáma A vevő adószámát abban az esetben kell feltüntetni a számlán, ha fordított áfá-s számlát állítunk ki, Eu-n belül, áfa nélkül számlázunk, az ÁFA mértéke eléri a nettó 1 millió forintot és a számla kiállítója és vevője is belföldi. Teljesítés napja A teljesítés napját csak akkor kell kötelezően feltüntetni a számlán, ha az különbözik a számla keltétől. Kedvezmény Külön kell feltüntetni a kedvezményt, ha az egységár azt még nem tartalmazza. Adómentesség Amennyiben a termék vagy az értékesített szolgáltatás mentes az adó alól, jogszabályi hivatkozással vagy az ÁFA kulcs nevével kell jelezni az adómentességet. 12 Mit kell tudni a számlákról?

13 Áfa értéke forintban Devizás számla esetén az ÁFA értékét forintban is fel kell tüntetni, akkor is, ha az 0. Árfolyam Devizás számla esetén az alkalmazott árfolyamot is rögzíteni kell a számlán. A Billingo automatikusan behúzza az MNB aktuális árfolyamát és ez szerepel a számlán is. Különbözet szerinti szabályozás utazási irodák A Különbözet szerinti szabályozás utazási irodák feliratot utazásszervezési szolgáltatás nyújtása esetén kell feltüntetni. Különbözet szerinti szabályozás használt cikkek Ez a felirat használt cikk értékesítésekor kerüljön a számlára. Különbözet szerinti szabályozás műalkotások A Különbözet szerinti szabályozás műalkotások feliratot műalkotások értékesítésekor kell a számla megjegyzés rovatába írni. Különbözet szerinti szabályozás gyűjteménydarabok és régiségek Gyűjteménydarab vagy régiség értékesítésekor kell a számlán is szerepeltetni Mit kell tudni a számlákról? 13

14 Számlafajták mikor milyen számlát állítsunk ki? Ha megvan a számlázás választott módja, akkor sor kerülhet az első számla kiállítására. Több féle számlafajtát is ki lehet azonban állítani, ebben a fejezetben összegyűjtöttük őket és elmagyarázzuk, mikor melyiket kell használni. KÉSZPÉNZFIZETÉSI SZÁMLA Készpénzes fizetés esetén a számla kelte, teljesítési és fizetési határideje megegyezik. Akkor kell készpénzfizetési számlát kiállítani, ha a számla pénzügyi teljesítése a számla kiállításának időpontjában megtörténik. ÁTUTALÁSOS SZÁMLA Átutalásos számla esetén a számla fizetési ideje eltér a kiállítás és a teljesítés dátumától. A számla kiegyenlítése ilyenkor utólag, átutalással történik. PROFORMA SZÁMLA VAGY DÍJBEKÉRŐ A díjbekérő vagy proforma számlát a megrendelést követően küldheti az eladó a vevő részére. A vevő a bizonylat alapján előre fizeti ki a megrendelt termék vagy szolgáltatás ellenértékét, a teljesítés pedig csak az összeg beérkezését követően történik meg. A díjbekérő megjelenésben teljesen megegyezik a végszámlával. Fontos különbség azonban, hogy a proforma számla valójában nem hivatalos számla, ezért elszámolásra és ÁFA visszaigénylésre nem alkalmas. Emiatt a proforma számlára nem vonatkoznak a számlázási szabályok, és a tartalmára, kinézetére sincsenek előírások. 14 Mit kell tudni a számlákról?

15 Annyiban mindenképpen különbözik a végszámlától, hogy a díjbekérőn nincs ÁFA kulcsonkénti bontás, nem szerepel rajta a teljesítés dátuma és a számlaszám sem, helyette egy sorszám van. Proforma számlát az átutalásos számlák esetén van értelme használni. Nagy előnye, hogy az összeg beérkezéséig az eladónak nem keletkezik ÁFA-fizetési kötelezettsége a kiállított számla után, és a vevő is gyorsabban fog fizetni, hiszen szeretné megkapni a megrendelt terméket, szolgáltatást. A Billingóban a számla elkészítését követően választhatsz, hogy díjbekérőként vagy számlaként mented-e azt. Ha díjbekérőként mentetted, később néhány gombnyomással egyszerűen készíthetsz belőle végszámlát. VÉGSZÁMLA A végszámla az előlegszámla vagy proforma számla alapján, a kifizetést követően elkészített számla, amely a termék vagy szolgáltatás teljes értékét, a kifizetett előleget és a még fizetendő összeget - ha van - is tartalmazza. ELŐLEGSZÁMLA Az előlegszámla a megrendelt termék vagy szolgáltatás ellenértékének egy részét tartalmazza. Akkor kell kiállítani, amikor a megbeszélt előleg megérkezik a bankszámlára. Az előlegszámla teljesítési és kiállítási dátuma ezért a összeg beérkezésének napja. RÉSZSZÁMLA A részszámlát egy több részből álló feladat egyes részeinek teljesítésekor készítjük. A részszámla önálló számlaként kezelendő, ezért a teljesítés dátuma megegyezik a fizetési határidővel. Fontos ezek mellett, hogy a számla Mit kell tudni a számlákról? 15

16 megjegyzés rovatában mindig tüntessük fel, hogy a részszámla pontosan minek a részszámlája és hogy hányadik részszámla. HELYESBÍTŐ SZÁMLA A számlázás egyik legfontosabb szabálya, hogy a kiállított számlán utólag változtatni, javítani nem szabad. Ezt a számlázó programok nem is engedélyezik. Helyesbítő számlával azonban egyszerűen korrigálhatók a hibák. Helyesbítő számlát akkor kell készíteni, ha az eredeti számlán javítani szeretnénk egy hibát vagy pótolni egy lemaradt információt. Ekkor az eredeti számla mellé készíthetünk egy helyesbítő számlát, amelyen feltüntetjük a javítást és hivatkozunk az eredeti számla számára is. Ekkor a két számla együtt lesz érvényes, mindkettőt oda kell adni a vevőnek. SZTORNÓ SZÁMLA Ha a számla több tételből áll, akkor egyszerűbb az eredeti számla sorszámára hivatkozva egy mínuszos stornószámlát készíteni. Ez érvényteleníti az eredeti számlát és egy új, helyes adatokat tartalmazó számlát állíthatunk ki. A sztornózás során tehát 3 számla keletkezik. Ha a vevő könyvelésébe még nem került be az eredeti számla, akkor neki elég csak az új, javított számlát odaadni. Ha már lekönyvelték a hibásan kiállított számlát is, akkor a sztornóból és az új, javított számlából is kapjon egy példányt. DEVIZÁS SZÁMLA A szabad piacnak és az internetnek köszönhetően a mai világban bámulatosan egyszerű külföldi partnerekkel dolgozni. Számukra természetesen devizás számlát kell kiállítani, amelyen a termék vagy szolgáltatás ellenértéke 16 Mit kell tudni a számlákról?

17 nem forintban, hanem a devizában kerül kiszámlázásra. A devizás számlázásra vonatkozóan azonban érdemes fejben tartani a következőket: A devizás számlákon a kötelező tartalmi elemeken túl szerepelnie kell a vevő közösségi adószámának (ha van), az ÁFA összegének a választott devizában és forintban is, az alkalmazott árfolyamnak is, az IBAN azonosítónak és a SWIFT kódnak, ezekre az utaláskor lesz szüksége a vevőnek. A devizás számlát érdemes két nyelven készíteni, hogy magyarul és a vevő anyanyelvén is szerepeljenek rajta az információk. Ez nem kötelező, de könnyebbség a könyvelőknek, és a későbbi adóellenőrzést is megkönnyíti. Mit kell tudni a számlákról? 17

18 Számlázáshoz kapcsolódó kötelezettségek Az elmúlt években új adminisztrációs kötelezettségek társultak a számlázó programok használatához, amellyel a gazdaság fehérítése a kormány célja. Ilyen a bejelentési kötelezettség és a PTGSZLAH beküldési kötelezettség. BEJELENTÉSI KÖTELEZETTSÉG Az új NGM rendelet értelmében október 1-től a vállalkozás köteles bejelenteni a NAV felé az általa használt számlázó programot. Erre a számlázó program váltás kezdetétől 30 nap áll rendelkezésre. A számlázó programot a NAV által fejlesztett Általános Nyomtatvány Kitöltő program segítségével lehet bejelenteni. A nyomtatvány a NAV honlapján érhető el, azt az elektronikus ügyfélkapun keresztül vagy papír alapon lehet beküldeni. Erről itt írtunk még bővebben. PTGSZLAH BEKÜLDÉS Mint ismeretes az online pénztárgép használatra kötelezettek számlázó programmal is kiválthatják a drága eszköz használatát január 1-től azonban egy ún. PTGSZLAH nyomtatványt kell beküldeniük a NAV részére. A PTGSZLAH nyomtatványon szerepelnie kell az adatszolgáltatásra kötelezett tevékenységhez kapcsolódóan kiállított számla keltének, sorszámának, a vevő nevének és címének, továbbá az ellenérték adót is tartalmazó öszszegének, adómentesség esetén pedig az ellenérték összegének, a számla kibocsátásának keltét alapul véve. 18 Számlázáshoz kapcsolódó kötelezettségek

19 A nyomtatványt naponkénti bontásban, havonta, tárgyhónapot követő hónap 15-ig, elektronikus úton kell beküldeni a NAV részére. A Billingo számlázó programból a számlaexport könnyedén megoldható, így a nyomtatványt néhány perc alatt be lehet küldeni. HOGYAN KÖVETHETED NYOMON A KIÁLLÍTOTT SZÁMLÁK TELJESÍTÉSÉT? Ok, azt már tisztáztuk, hogy mikor és milyen számlát kell kiállítani, van azonban a számlákhoz kapcsolódóan egy másik fontos kérdés is, amit érdemes kordában tartani, ez pedig a kifizetések nyomon követése. Havi néhány számlánál még ugyan nem jelent gondot fejben tartani, hogy melyik vevő fizetett és kinek van még nyitott számlája, de ahogy nő a kiállított számlák száma, úgy lesz ez is egyre bonyolultabb. Kézi számlázás esetén ez egy idő után káoszba fullad és rossz esetben a könyvelő szól hónapok múlva, hogy egyes számlák kifizetése még nem történt meg. Gépi számlák esetében ez a probléma ügyesen megoldott, hiszen a rendszerben számlánként külön lehet jelölni, ha megérkezett az utalás. A készpénzes számlákat pedig azonnal fizetettre állítja a rendszer. A Billingóban a különböző számlastátuszokat jól látható színek és ikonok is jelölik. A kiállított számla előtti ikon kék színű. Ha beérkezik az utalás, az ikonra kattintva állítható be, hogy pontosan mekkora összeg érkezett be. Ha a teljes összeg kifizetése megtörtént, akkor a kis ikon zöldre vált, ha csak részteljesítés történt, akkor az ikon színe nem változik, a részösszeg oszlopban azonban megjelenik a befizetett összeg. Ha pedig lejárt a számla és a teljesítés nem történt meg, akkor az ikon színe pirosra változik. Számlázáshoz kapcsolódó kötelezettségek 19

20 Külön szín jelöli a stornó, a piszkozat és a díjbekérő számlákat is. Sőt, a színek alapján szűrni is lehet, így egyetlen gombnyomással láthatjuk, mely számlák vannak még nyitva. A Billingo számlázó programban az egyes partnereknél külön, egyedi értesítések is beállíthatók, így emlékeztetőt küldhetünk a fizetési határidő közeledtével, illetve meghatározott időközönként felszólíthatjuk a késedelmesen fizető vevőt egészen addig, amíg a teljesítés nem történik meg. Az automatikus értesítő egy nagyon hasznos funkció, amellyel sok idő, utánajárás és adminisztráció spórolható meg, miközben a kintlévőségeket is jelentősen képes csökkenteni. A SZÁMLÁZÁS KÖLTSÉGEI Egy számla kiállításához a legtöbb esetben bevétel kapcsolódik, ezért kevés az olyan vállalkozás, aki a számlázás költségeit is számon tartja. Talán úgy gondolják, hogy nincs is ennek igazán jelentősége, mindaddig, amíg nem kezd el lényegesen nőni a kiállított számlák száma és ezzel együtt a számlázáshoz kapcsolódó költségek is. Ahogy korábban is elemeztük a kézi számlázás főleg azoknál opció, akik havonta csak néhány számlát állítanak ki. Náluk jellemzően a számlatömb és a boríték ára, a postaköltség és a ráfordított idő írható a kiadási oldalra. Egy hagyományos gép számla esetén már felmerül a számlázó program díja, ami a Billingo esetében havi 20 számláig vagy nettó Ft összeghatárig teljesen ingyenes. Ehhez kapcsolódhat még a nyomtatási és postaköltség, valamint az idő, amíg kiállítunk egy számlát. Ennél egy fokkal jobb megoldás, ha a hagyományosan kiállított számlát a Billingo rendszerén keresztül ben küldjük el a vevőnek. Ebben az eset- 20 Számlázáshoz kapcsolódó kötelezettségek

21 ben csak 1 példányban kell nyomtatni, a vevő nyomtatja ki a saját példányát és a postaköltség is megspórolható, viszont a számla kiállítására fordított idő továbbra is tényező. Havi több tucat számla esetén ez pedig már akár munkaórákat is jelenthet. Abszolút nullára csökkenthető ugyanakkor a számlázásra fordított idő abban az esetben, ha a számlázó program az API-n keresztül kapja meg a számla adatait, akár egy webáruházból, egy CRM rendszerből vagy egy ügyviteli rendszerből. Ebben az esetben a számlázó automatikusan elkészíti a számlát és ben el is küldi azt a vevő részére. Azonban mindkét félnek ki kell nyomtatnia és iktatnia a saját példányát. A Billingo Premium szolgáltatása az API használatát is tartalmazza. Ha azonban a számlázásra fordított időt, az nyomtatási és iktatási, borítékolási és a postázási költségeket is szeretnénk megspórolni, akkor a legegyszerűbb megoldás az e-számla. Ilyenkor a meglévő rendszerünkből kapott információk alapján kiállított számlát ben kapja meg a vevő. Azt egyik félnek sem kell nyomtatnia, elég fájlként megőrizni a számlákat. A kötelező időbélyegről már korábban írtunk. Számlázáshoz kapcsolódó kötelezettségek 21

22 Újdonságok a számlázásban 2017-től KÖTELEZŐ ADÓSZÁM A SZÁMLÁKON Kötelezően szerepeltetni kell január 1-től a vevő adószámát a belföldi adóalany számára kiállított számlákon, ha a számlán szereplő áthárított adó a Ft-ot eléri vagy meghaladja. HAMAROSAN BE KELL KÖTNI A SZÁMLÁZÓ- PROGRAMOKAT A NAV-HOZ A jelenleg rendelkezésre álló információk szerint július 1-től bekötik a cégek számlázását a NAV-hoz, amelynek köszönhetően megvalósul az automatikus és elektronikus, valós idejű adatszolgáltatás az adóhatóság felé. A szabály a Ft-ot meghaladó adót tartalmazó számlákra vonatkozik majd, ezeket a számlákat a rendszer kibocsátáskor automatikusan, elektronikusan megküldi a NAV-nak is. Jelentős változás a jelenlegi helyzethez képest, hogy eddig az adatokat 1 millió forintos áfa felett volt kötelező szerepeltetni a tételes belföldi összesítő jelentésben, valamint, hogy a számlaadatokról nem utólag, hanem azonnal értesül a NAV. Természetesen az jogszabályváltozás alól a kézi számlákat kiállító vállalkozások sem bújhatnak ki. Ők vagy átállnak egy, a jogszabályoknak is megfelelő számlázó programra, vagy jelentős extra adminisztrációval tesznek eleget az új előírásoknak. 22 Újdonságok a számlázásban 2017-től

23 Mekkora büntetéseket kerülhet el, aki szabályosan számláz? A mulasztási bírságokra vonatkozó előírásokat az adózás rendjéről szóló, évi XCII. törvény a tartalmazza. Fontos tudni, hogy az adóellenőrzés során feltárt hiányosság, vállalkozások esetében akár Ft mulasztási bírságot is maga után vonhat, ezért különösen fontos, hogy a számlázás a törvényi előírásoknak megfelelően történjen. Évről évre többezer büntető eljárás indul költségvetési csalás miatt, amelynek hátterében fiktív számlák, adócsalás vagy áfacsalás áll. Jó tudni, hogy a törvény nagyon szigorúan bünteti a költségvetési csalás körébe tartozó legkisebb bűncselekmények elkövetőit is és akár 2-től 10 évig terjedő börtönbüntetéssel is büntethet. Érdemes tehát figyelemmel kísérni a gyorsan változó törvényi előírásokat, ha pedig erre sem kapacitás, sem energia nem marad, akkor jobb egy olyan számlázó programot választani, amely garantáltan 100%-ban megfelel a NAV előírásainak. Mekkora büntetéseket kerülhet el, aki szabályosan számláz? 23

24 Próbáld ki a Billingót Most, hogy megismerkedtél a számlázás rejtelmeivel, és készen állsz akár az első számlád elkészítésére is. Próbáld ki Magyarország legmodernebb és legkönnyebben használható számlázóját és számlázz bármikor, bárhonnan, bármiről! KIPRÓBÁLOM INGYEN A BILLINGÓT