MICROSOFT DYNAMICS VÁLLALATI PORTÁLOK

Átírás

1 MICROSOFT DYNAMICS VÁLLALATI PORTÁLOK ÚT A jövedelmezőbb MŰKÖDÉSHEZ

2 TARTALOMJEGYZÉK Új lehetőségek a láthatáron 3 A vállalati portálok alapjai 4 Mit is takar pontosan a vállalati portál fogalma? 4 Szerepkörökkel szabályozott sokféleség 4 A vállalati portálok terjedőben vannak 5 Miért a vállalati portál a jó megoldás? 6 Alacsony működési költségek, gyors megtérülés 8 Mérhető haszon 8 Egységben az erő 8 Önállóan, azonnal, helyesen 9 Egyszerűen biztonságos 9 Tegye értékessé vállalatirányítási rendszerét üzletfelei számára is 10 Elősegíti a jövedelmezőbb döntéseket 11 MICROSOFT DYNAMICS VÁLLALATI PORTÁ ÚT A jövedelmezőbb MŰKÖDÉSHEZ

3 Új LEHETŐSÉGEK A LÁTHATÁRON LOK A vállalatok nem légüres térben működnek. Túlnyomó többségük a vevők, partnerek, szállítók és dolgozók dinamikus közösségének tagja, és a mi és ők közötti határok egyre átjárhatóbbak. A más szervezetek működéséhez szükséges adatok megtalálhatók az Ön rendszerében és ez fordítva is igaz. A vállalatok alkalmazottai sok időt töltenek a vevők, a partnerek és munkatársaik kérdéseinek megválaszolásával. A távdolgozók vagy a sokat utazók hasonló problémákkal néznek szembe. Nem tudnak korlátlanul hozzáférni vállalatuk erőforrásaihoz. A tábort elhagyó hegymászókhoz hasonlóan abból élnek, amit az útra magukkal tudnak vinni. A papírmunkát pedig később intézik el. A partnerek és a helyi képviseletek ugyanígy vannak ezzel. A hatékony munkához szükséges erőforrások gyakorlatilag mind megvanak a vállalati központban. Azonban többnyire csak a háttérrendszerek bonyolult és költséges módosításával lehet elérni, hogy ezek a lehetőségek egy másik városban vagy a földgolyó másik felén lévő gépen rendelkezésre álljanak. A vállalti portálok megkönnyítik a probléma megoldását: eszközt adnak a felhasználó kezébe ahhoz, hogy segítsen magán. A vállalati portálokon keresztül egy közönséges webböngészővel gyorsan elérhetők azok az adatok, alkalmazások és szolgáltatások, amelyekre az embereknek a munkájuk végzéséhez szükségük van. Ez azt jelenti, hogy a más technológiák megvalósításával járó költségeknek valószínűleg mindössze töredékéért tetszés szerint bárkinek biztosítani lehet a cégnél bevezetett vállalatirányítási megoldás nyújtotta üzleti előnyöket. Ebben az ismertetőben azokról a problémákról olvashat, amelyek megoldására a vállalati portálok létrejöttek. Megtudhatja, hogyan fokozhatja meglévő vállalatirányítási megoldásának hatékonyságát ezzel az egyszerű technológiával. Konkrét példákkal is megismerkedhet olyan vállalatokról, amelyek az üzleti portáloknak köszönhetően sikeresen gazdagították külső kapcsolatrendszerüket. Christian Pedersen, a Microsoft Dynamics Global Product Management üzletágának igazgatója Microsoft Dynamics Vállalati Portálok 3

4 A VÁLLALATI PORTÁLOK ALAPJAI MIT IS TAKAR PONTOSAN A VÁLLALATI PORTÁL FOGALMA? A portál egy olyan weblap, amelyen keresztül gyorsan elérhetők a különböző adatok és szolgáltatások. Ebben az ismertetőben a vállalati, azaz üzleti célú portálokról fogunk beszélni. A portál weboldalainak tartalma a vállalatirányítási rendszer adatain alapul, és biztonságos, kontrollált környezetben teszi elérhetővé a különféle üzleti információkat. Miután a vállalatnál konfigurálták és a helyi igényekhez igazították a szoftvert, elő lehet írni, hogy ki milyen erőforrásokhoz férhessen hozzá. Ilyen erőforrások lehetnek a vállalatirányítási rendszer szolgáltatásain és funkcióin felül a cégnél működő más vállalati alkalmazások, valamint más szervezetek adatai és alkalmazásai, például speciális szoftverek vagy a weben keresztül elérhető tőzsdei adatszolgáltatás, online jegyrendelés vagy hitelképességi adatok. A portál lényegében úgy működik, hogy a vállalatirányítási rendszer adatbázisának legfrissebb adatai alapján a felhasználó igényeihez szabott dinamikus weboldalakat generál. Így a portál olyan személyre szabott felület, amelyen keresztül a megfelelő jogosultságú dolgozók, partnerek, szállítók és vevők számos feladatot önállóan végezhetnek el a világ bármely pontjáról. Mindehhez pedig csupán egy webböngészőre van szükségük. SZEREPKÖRÖKKEL SZABÁLYOZOTT SOKFÉLESÉG Hogyan elégítheti ki egyetlen alkalmazás ilyen sok különböző felhasználó egyedi igényeit? Egyszerűen. A vállalati portálokhoz szerepköröket lehet létrehozni, és így mindenkihez hozzárendelik a munkakörének megfelelő szerepkört. A szerepkörök azt határozzák meg, hogy ki milyen adatokhoz és alkalmazásokhoz férhet hozzá, és a különböző munkakörök jellegéhez igazodnak. Az egyedi igények szerint testre szabhatók, és változások esetén gyorsan módosíthatók. Például egy számviteli dolgozónak munkájához szüksége van arra, hogy kimutatásokat tudjon nyomtatni, és hogy elérje és módosíthassa a vállalatirányítási rendszer pénzügyi moduljának adatait. A személyzeti ügyintézőnek pedig hozzá kell tudnia férni a bérlistához és a béren kívüli juttatások adataihoz, amelyekhez viszont a más osztályon dolgozó alkalmazottak nem férhetnek hozzá. Mindkettőjüknek szüksége van címre, valamint esetleg arra, hogy jelenléti ívet és költségelszámolást tudjanak kitölteni. Utazási információ Naptár Készlet Tervezés Vevők Ügyfélnél Utazás közben A munkahelyen A fenti ábra azt mutatja, hogyan végezhet el egy felhasználó különböző feladatokat (például az üzemi készletszintek figyelését, megbeszélések beütemezését, utazások megszervezését) más-más adatok és alkalmazások (adatbázis, vállalatirányítási rendszer és webszolgáltatások) használatával ugyanarról a közös portálról.

5 A VÁLLALATI PORTÁLOK TERJEDŐBEN VANNAK A szerepköröket a rendszergazdák definiálják, és a megfelelő vezető engedélyével gyorsan módosítani tudják. Általában min-den szerepkörhöz számos engedélyezhető vagy letiltható lehetőség tartozik. Ez segít abban, hogy a képernyő ne legyen telezsúfolva ritkán használt funkciókkal. Tegyük fel például, hogy egy csoportvezető szabadságon van, és egy beosztottja helyettesíti. Ez alatt az idő alatt a beosztott jogosult egy bizonyos összegig irodai kiadásokat engedélyezni, amire szokásos munkakörében nincs jogosultsága. Amint a csoportvezető visszatér szabadságáról, ezt a lehetőséget letiltják, és az eltűnik a beosztott képernyőjéről. A VÁLLALATI PORTÁLOK TERJEDŐBEN VANNAK A portálok mára már a technikai arzenál nélkülözhetetlen elemévé váltak minden olyan vállalatnál, amely lehetővé kívánja tenni, hogy munkacsoportjai hasznosítsák a cégnél felhalmozott tudást. A Microsoft Dynamics megoldásokon alapuló portálok jelentősen megkönnyítik az információk kigyűjtését és integrálását, valamint együttműködnek a vállalat üzleti partnereinek alkalmazásaival és az egyre jobban terjedő webszolgáltatásokkal. Stewart McKie független piaci elemző, február (további információk a webhelyen). KONKRÉT PÉLDA A telekommunikációs disztribúcióval foglalkozó dán MilCom a Microsoft Dynamics portálmegoldásával tette szervezettebbé üzleti tevékenységeit és fűzte szorosabbra partnerkapcsolatait. A MilCom ügyfélkörében 500 gyártó és Dánia legnagyobb telefontársasága is szerepel. A vállalat pontosan tudja, hogy üzleti terjeszkedésének kulcsfontosságú feltétele a hatékony ügyfélszolgálat és kommunikáció. A Microsoft Dynamics vállalati portál megoldásával a MilCom költséghatékony módon tudja kielégíteni ügyfeleinek szerteágazó igényeit. Tetszőleges formátumban tud biztosítani valós idejű adatokat, gyorsan képes bevezetni az új szolgáltatásokat, és személyre szabott böngészős felületen keresztül biztonságos hozzáférést tud nyújtani távoli és vállalaton belüli felhasználóinak. Microsoft Dynamics Vállalati Portálok 5

6 MIÉRT A VÁLLALATI PORTÁL A JÓ MEGOLDÁS? A vállalati portál már csak az egyéb összevethető megoldások költsége miatt is figyelemre méltó. Például sokkal pénz- és időigényesebb lehet dedikált szoftvereket beszerezni és telepíteni minden PC-re, mint egy webböngészőt használni, amely már valószínűleg amúgy is ott van a felhasználók gépén. Különösen, ha figyelembe vesszük ezeknek a kiegészítő alkalmazásoknak a karbantartási költségeit is. Ezzel szemben a vállalati portálokkal költséghatékony módon és egyetlen hozzáférési ponton keresztül lehet csatlakoztatni a távoli irodákat és kirendeltségeket a vállalat háttérrendszereihez. A nem állandó felhasználók például a partnerek, tanácsadók és projektcsapatok is gyorsan csatlakoztathatók arra az időre, amíg szükségük van a szolgáltatásokra. Korábban igencsak költséges és sok fejtörést igénylő feladatot jelentett, ha különböző gyártók alkalmazásait és webszolgáltatásait kellett a felhasználók munkaállomásain integrálni. Az ilyen továbbfejlesztések indokoltságát gyakran kérdésessé tette a dolgozók képzésének költsége, valamint az alkalmazás telepítésével, konfigurálásával és hibamentesítésével járó és felhasználónként külön-külön elvégzendő többletmunka. A vállalati portáloknál nincsenek ilyen gondok. Elég egyetlen központi helyen telepíteni és konfigurálni az alkalmazást, majd értesíteni a felhasználókat, hogy használhatják. Amikor legközelebb a felhasználó elindítja a böngészőt, rögtön láthatók benne az új funkciók, és kezelésük is magától értetődő. A szolgáltatások böngészőn keresztüli elérhetővé tétele csökkenti az informatikai részleg adminisztrációs terheit: kevesebb dedikált alkalmazást kell telepíteniük a felhasználók gépeire, és központilag szabhatják meg, ki mihez férhet hozzá. A következő részben alaposabban megvizsgáljuk a vállalati portál nyújtotta előnyöket.

7 Beszerzés Menedzsment Értékesítés Szállító Vevő Külső alkalmazott Leányvállalat A vállalati portálokon keresztül a felhasználók a világon bárhonnan gyorsan, valós időben érhetik el az adatokat és alkalmazásokat. A vállalat előírhatja, milyen erőforrásokhoz férhetnek hozzá, és milyen műveleteket végezhetnek. Így nem kell ugyanazt az alkalmazást több helyen is telepíteni és karbantartani, ami leegyszerűsíti és olcsóbbá teszi az informatikát. Ezenfelül az önkiszolgálás biztosításával hatékonyabbá teszi az üzleti folyamatokat. Microsoft Dynamics Vállalati Portálok

8 ALACSONY MŰKÖDÉSI KÖLTSÉGEK, GYORS MEGTÉRÜLÉS MÉRHETŐ HASZON Más technológiákkal összehasonlítva a vállalati portálok számos mérhető üzleti előnyt biztosítanak. Az egyszerű vállalati mutatók alapján is gyorsan kiderül, hogy csökkent a számviteli osztályhoz benyújtott adatkérések száma, kevesebb kimutatást kérnek az informatikai részlegtől, és ritkábban telefonálnak az ügyfelek azzal, hogy csak azt szeretném kérdezni, hogy.... Miért? Bár a különböző helyeken más-más emberek dolgoznak, elkerülhetetlenül ugyanazokat a kérdéseket teszik fel. Ezek egyenkénti megválaszolása értékes erőforrásokat köt le. A vállalati portálok ezzel szemben lehetővé teszik az olcsó önkiszolgálást. A Forrester Research piackutató cég számításai szerint a telefonos ügyfélszolgálat átlagos költsége harmincszor magasabb, mint a webes önkiszolgálásé. (További információk a webhelyen.) Ha ezt a költségcsökkenést a vállalat minden szegletében érvényesíteni tudja, jelentős összeget takaríthat meg. Vállalati portál használata esetén a vezetőket és az alkalmazottakat is gyorsabban ki lehet képezni az adminisztratív feladatok elvégzésére. Mindezeket az előnyöket a vállalati portálok önkiszolgálás alapú megközelítése teszi lehetővé. Az így felszabaduló erőforrásokat további feladatok megoldására lehet fordítani. EGYSÉGBEN AZ ERŐ A régi mondás egységben az erő ma legalább annyira igaz a vállalaton belüli tevékenységekre, mint az üzletfelekkel folytatott kapcsolatokra. A korábbi határvonalak egyre inkább elmosódnak. Az Ön vállalata sem sziget többé, hanem az alkalmazottak, vevők, partnerek és szállítók dinamikus közösségének információs központja. Ha ők sikeresebbek, az Ön vállalata is nyereségesebb lesz és ez fordítva is igaz. A vállalati portálok lehetővé teszik az információk biztonságos és költséghatékony megosztását, és ezáltal pozitív hatást gyakorolnak az ellátási lánc egészére. Általánosságban igaz, hogy ha Ön prosperál, üzletfeleinek is jól megy. Ez értékesebbé teszi Önt mint üzleti partnert, és az eredményes működés új lehetőségeit tárja fel.

9 AZ EGYÜTTMŰKÖDÉS SZEREPE ÖNÁLLÓAN, AZONNAL, HELYESEN Napjainkban sok vállalati dolgozó szenved a különböző technológiákkal. Küszködnek az alkalmazásokkal, amelyekhez nem értenek, és bosszankodnak, mert a hardverkörnyezetre nincs érdemi befolyásuk. A vállalati portál viszont minden szükséges eszközt rendelkezésükre bocsát egy olyan webes kezelőfelületen keresztül, amelyet bárhonnan, bármikor elérhetnek. Így kevesebb tanfolyamra van szükség, és az új belépők is azonnal, minimális betanítással munkába állhatnak. Sok vállalat szinte fuldoklik az adatok özönétől. A vállalati portál lehetővé teszi, hogy mindenkinek csak a munkájához szükséges legfrissebb adatokkal kelljen foglalkoznia. Az alkalmazottak böngészőn keresztül gyorsan megtalálhatják a keresett információkat, meghozhatják a szükséges döntéseket, és pillanatok alatt átláthatják azok eredményeit is. Az emberek többnyire szeretik befejezni, amit elkezdtek. A vállalati portál segítségével ezt önállóan megtehetik, nem kell másra várniuk. Ez jótékony hatással van a munkahelyi közérzetre, és erősíti az üzleti kapcsolatokat. EGYSZERŰEN BIZTONSÁGOS Az adatbiztonság mindenhol központi kérdés. Minden egyes új felhasználó újabb kockázatot jelent, különösen, ha más vállalat alkalmazottja. A különböző rendszerekhez külön-külön kialakított és karbantartott biztonsági intézkedések költséges megoldást jelentenek, és hatványozzák az amúgy is meglévő problémákat. Például a hívásközpontokba érkező kérdések világszerte leggyakoribb oka az, hogy a felhasználók elfelejtették számos jelszavuk valamelyikét. A vállalati portálok megközelítése teljesen más. Amint a felhasználó egyszer megadja az őt hitelesítő jelszót, szabadon használhatja a jogosultságai szerinti összes alkalmazást és erőforrást. A hálózat többi része azonban továbbra is láthatatlan marad a számára. Az eredmény: gyorsan elérheti, amire szüksége van de semmi mást. Microsoft Dynamics Vállalati Portálok 9

10 TEGYE ÉRTÉKESSÉ VÁLLALATIRÁNYÍTÁSI RENDSZERÉT ÜZLETFELEI SZÁMÁRA IS A vállalati portálokon keresztül az alkalmazottak, vevők és partnerek teljes üzleti folyamatokat kezdeményezhetnek és hajthatnak végre. Ez megkímélhet minket a több alkalmazást, tevékenységet és résztvevőt igénylő bonyolult tevékenységektől. A portálok növelik a hatékonyságot, mivel az emberek önkiszolgáló módon, közvetlenül elégíthetik ki igényeiket. Ezek a megoldások új lehetőségeket teremtenek a jövedelmezőség növelésére, mivel az üzleti folyamatok széles körének hatékonyságát javítják, és kellemesebbé teszik a munkát. A vállalati portálok könynyen telepíthetők, és gyors, biztonságos hozzáférést nyújtanak a vállalaton belüli és kívüli felhasználóknak a vállalatirányítási rendszer jól körülhatárolható adataihoz és folyamataihoz mindössze egy böngésző segítségével. Mivel segítségükkel a különböző adatokat és alkalmazásokat könnyen és különböző módokon lehet elérhetővé tenni, csökkenthetők az informatikai kiadások. A technológia további előnye, hogy szolgáltatásait gyorsan ki lehet terjeszteni az üzleti partnerek körének bármely részére. KONKRÉT PÉLDA Az Eclipsys Corporation az Egyesült Államok több nagy egészségügyi szolgáltatójának kínál szoftvereket és azokhoz kapcsolódó szolgáltatásokat. Az 1995-ben alapított vállalat gyors ütemben növekedett, ami önmagában is komoly problémákat vetett fel. A felvásárolt cégek integrálása, az új termékcsaládok beillesztése és a több különböző szoftverrendszer miatt egyre nehezebbé vált az üzleti információk elérése és kezelése. Az Eclipsys a Microsoft Dynamics vállalati portálját választotta problémáinak megoldására. Dolgozói, vevői és partnerei most már gyakorlatilag bárhonnan elérhetik a szükséges információkat. A megoldás megfelelő információkat és munkafolyamat-vezérlést biztosít a projektek irányításához és elszámolásához, a számlázáshoz, a bevételek nyilvántartásához, a vevőtartozások lejárat szerinti besorolásához, a pénzügyi kimutatások és tervek elkészítéséhez, a saját célú és az ügyfelek számára történő beszerzésekhez, a kötelezettségek kezeléséhez, valamint az Értékpapír- és Tőzsdebizottságnak benyújtott beszámolók elkészítéséhez. Ezzel az egyszerűen kezelhető és egyedi igényeihez igazított webes megoldással az Eclipsys nemcsak működését tette eredményesebbé és olcsóbbá, hanem színvonalasabb kiszolgálást biztosíthat ügyfeleinek.

11 ELŐSEGÍTI A JÖVEDELMEZŐBB DÖNTÉSEKET A Microsoft Dynamics megoldások nyújtotta tiszta áttekintés jövedelmezőbb döntéseket tesz lehetővé. Vállalatirányítási rendszereinkkel elérheti és tetszőleges módon elemezheti vállalata minden területének összes működési adatát. Egyszerűen válassza ki a kívánt funkciókat adaptálásukat elvégzik szakterületi partnereink. Ezen felül választhat vállalati portálmegoldásaink egyre bővülő kínálatából is, amelyek szinte minden részletükben módosíthatók úgy, hogy pontosan kielégítsék minden üzletfelének és vállalata minden alkalmazottjának igényeit. E termékek mindegyike jól illeszkedik a Microsoft.NET megoldások egyre bővülő termékkínálatába. A széles alapokon nyugvó.net technológia az internet lehetőségeinek teljes körű kiaknázásával zökkenőmentesen kapcsolja össze a különböző alkalmazásokat és szolgáltatásokat, és azokat az internetet támogató bármely eszközön keresztül elérhetővé teszi. Rendelések bevitele és termékkonfigurálás Kapcsolat a szállítókkal Az értékesítési csatornák támogatása Ellátási lánc Projektek Online kimutatások Elemzések és kimutatások Erőforrások előjegyzése Helyszíni szerviz Távfigyelés Vállalati portálok Napi 24 órás ügyfélszolgálat HR Menedzsment Pénzügy Virtuális projektcsapatok Termelésirányítás Ügyfélkapcsolat-kezelés Kiskereskedelem Elektronikus kereskedelem Hozzáférés a könyvelési adatokhoz Alkalmazotti önkiszolgáló A Microsoft Dynamics vállalati portáljaival még többet hozhat ki vállalatirányítási rendszeréből. Microsoft Dynamics Vállalati Portálok 11

12 MICROSOFT DYNAMICS VÁLLALATI PORTÁLOK A MICROSOFT DYNAMICS TERMÉKCSALÁDRÓL A Microsoft Dynamics üzleti alkalmazások széles választékát kínálja kis- és középvállalatoknak, hogy azok szorosabbra fűzhessék kapcsolataikat ügyfeleikkel, dolgozóikkal, partnereikkel és szállítóikkal. A Microsoft Dynamics alkalmazásai átfogó módon automatizálják az üzleti folyamatokat, szerves egésszé fogva össze az olyan különböző részterületeket, mint a pénzügy, a disztribúció, a beruházási projektek elszámolása, az elektronikus kereskedelem, a személyügy, a gyártás, az ellátási lánc kezelése (SCM), az operatív üzleti adatelemzés (BI), az értékesítés és a marketing, valamint az ügyfélszolgálat és ügyféltámogatás (CRM). FORDULJON HOZZÁNK Ha további felvilágosításra van szüksége a Microsoft Dynamics termékcsaládról, forduljon helyi partnereinkhez (Microsoft Certified Business Solutions Partner). Képzett szakembereik meg tudják tervezni a vállalata egyedi igényeit kielégítő megoldást. További információkat talál weboldalunkon is: Microsoft Corporation. Minden jog fenntartva. Ez a dokumentum csak tájékoztató jellegű. A microsoft nem vállal semmilyen kifejezett vagy beleértett garanciát az összefoglaló tartalmáért. A Microsoft, a BizTalk, a Microsoft Dynamics, az Outlook, a PowerPoint, a Visual Studio, a Windows és a Windows Server a Microsoft Corporation bejegyzett védjegye vagy védjegye az Egyesült Államokban és/vagy más országokban.