MICROSOFT DYNAMICS AX PROJEKTEK I.

Átírás

1 MICROSOFT DYNAMICS AX PROJEKTEK I. A Microsoft Dynamics AX rendszer Projektek I. modulja a hatékony projektkezelés mellett a pénzügyi helyzet átfogó áttekintését és ellenőrzését is lehetővé teszi. A Microsoft Dynamics AX Projektek I. modulja kiváló eszközt kínál a projektek tervezéséhez, nyomon követéséhez és utólagos ellenőrzéséhez. A modul a funkciók széles skáláját biztosítja a felhasználók számára, többek között a projektek idő- és anyagnyilvántartását, valamint a rögzített áras projektek sokoldalú kezelésének lehetőségét. A Microsoft Dynamics AX Projektek I. modulja az átfogó Microsoft Dynamics AX megoldás részét képezi. Ez azt jelenti, hogy a felhasználók egyszerű eszközökkel definiálhatnak olyan projekteket, amelyek a program többi moduljából származó üzleti információkra épülnek. Ezek az adatok lehetnek dimenziók, a Vevők modul törzsadatai vagy cikk-konfigurációk. Többféle projekttípus egyszerű kezelése A Microsoft Dynamics AX Projektek I. modulja mind a belső, mind pedig a külső projekteket támogatja. A külső projektekhez kétféle számlázási mód rendelhető: idő- és anyagfelhasználás alapú ár vagy rögzített ár. A rugalmas projekthierarchiának köszönhetően szülő- és utódprojekteket lehet kialakítani. A szülő utód projektkapcsolatokban a projekttípusok tetszőleges kombinációja használható. Így például egy szabott áras szülőprojekthez egy idő- és anyagelszámolásos utódprojektet is hozzá lehet rendelni. A projekttípusoknak ez a rugalmas használata lehetővé teszi, hogy a vállalat a vevők felé az olyan költségeket is ki tudja számlázni, amelyek nem részei a rögzített árú projektnek. Belső projektek A belső projektek esetében nyilvántartható a projekt költsége, valamint az idő- és cikkfelhasználás. A belső projektek időtartamától függően különböző könyvelési módok alkalmazhatók. A hosszú távú projektek esetében például a folyamatban lévő munkák nyilvántartása értékes információkat szolgáltathat a projekt pénzügyi helyzetének vizsgálatához. Főbb előnyök: Belső és külső projektek hatékony kialakítása és kezelése A projektek pénzügyi vonatkozásainak szoros irányítása Több projekt kezelése és nyomon követése Legfontosabb jellemzők: Projekthierarchia A munkaóra-, költség- és cikkráfordítás nyilvántartása Pótlólagos bevételek nyilvántartása Idő- és anyagelszámolás típusú projektek Az idő- és anyagelszámolás típusú projektekben a nyilvántartott munkaórák, költségek és cikkek kiszámlázásával közvetlenül össze lehet párosítani a költségeket a bevétellel. Az egyedi tranzakciókhoz tartozó sortulajdonságokkal meghatározható, hogy egy adott költség továbbszámlázható-e, így egyszerűen megadható, hogy milyen tételek szerepeljenek majd a végső vevőszámlán. Mindezek mellett kiegészítő költségeket és értékesítési százalékokat is meg lehet adni. Az idő- és anyagelszámolás típusú projekteknél kétféle könyvelési mód áll rendelkezésre a projekt pénzügyi vetületeinek részletes nyomon követéséhez: a folyamatban lévő munkák könyvelése vagy az időbeli elhatárolás alapú könyvelés. Az idő- és anyagelszámolás típusú projekteknél az előlegfizetéseket is nyilván lehet tartani, majd azokat a későbbiekben a számla kiállításakor le lehet vonni a végösszegből. Rögzített áras projektek Ennél a projekttípusnál a költségek indirekt módon kapcsolhatók a bevételhez. Lehetőség van a felhasznált órák, cikkek, illetve a felmerült költségek rögzítésére, amelyek aztán a szerződésben szereplő végösszeggel lesznek összevetve.

2 Az előre meghatározott végösszeg lebontható részletfizetésekre vagy függő kifizetésekre, amelyek a szabott áras projektek fontos mérföldköveihez kötődhetnek. A rögzített áras projektek esetében két különböző nemzetközi számviteli elv alkalmazható: a teljesített szerződés elve és a teljesített százalék elve. A teljesített szerződés elve szerint időszakonként nyilvántartásba veszik a folyamatban lévő munkákat, és kiértékelik a projekttel kapcsolatos becsléseket. A teljesített százalék elve szerint a projektre vonatkozó becslések időszakos kiértékelése során nemcsak a folyamatban lévő munkákat, hanem a költségeknek az értékesítéshez és termeléshez viszonyított százalékos értékét is nyilvántartják. Az eladási értéket a rendszer a projekt készültségi fokának megfelelően állapítja meg. A számítás a kiválasztott költségcsoportok alapján kézzel vagy automatikusan is elvégezhető. Költségek és bevételek közvetett megfeleltetése rögzített áras projektek esetében Számla típusú projektek A számla típusú projektek nem tartoznak sem a belső, sem pedig a külső projektek kategóriájába; a Projektek és a Vevők modulok között teremtenek kapcsolatot. Ez a projekttípus minden olyan fontos vevőadatot tartalmaz, amely az idő- és anyagelszámolás típusú projektek számlázási adatainak karbantartásához vagy a rögzített áras projektek függő kifizetéseinek nyilvántartásához szükségesek. A vállalat projektjei tartozhatnak ugyanahhoz a számlaprojekthez vagy különböző számlaprojektekhez. A modulnak ez a rugalmas tulajdonsága lehetővé teszi annak megválasztását, hogy a hierarchia minden projektjéhez, vagy pedig csak kiválasztott projektjeihez tartozó kiszámlázandó adatok kerüljenek-e frissítésre, miközben a többi projektre való hivatkozások változatlanul megmaradnak. A számlaadatok frissítése előtt a felhasználó ellenőrizheti a számlába foglalandó tranzakciókat a Számlajavaslat funkcióval. Ha a számlaadatok frissítése előtt módosítani kell a tranzakciókat, akkor a felhasználó a helyesbítő műveleteket a számla típusú projektből saját maga végezheti el. A modulban a különböző számlaprojektekhez be lehet állítani rögzített árfolyamrendeket is, amelyeket a rendszer a számlaadatok frissítésekor használ. A számla típusú projektek segítségével áttekinthetővé válnak az érintett projektek, számlák és a lekönyvelt tranzakciók. Segítségükkel időszakonként az idő- és anyagelszámolás típusú projektek költségeinek aktiválása és bevételeinek elhatárolása is megvalósítható. Folyamatban lévő munka típusú projektek A folyamatban lévő munka típusú projektek olyan projektek, amelyekben nem lehet a tényleges költségeket nyilvántartani. Ezekre a projektekre lehet kigyűjteni a rögzített áras projektek folyamatban lévő tranzakcióit, és itt lehet azokat kiszámítani. Több projekt is hivatkozhat ugyanarra a folyamatban lévő munka típusú projektre, de egy-az-egyhez hozzárendelést is lehet alkalmazni. Gyakran a szerződés szerinti összeg a hierarchia egyik szülőprojektje alapján van meghatározva. Ilyenkor egy közös folyamatban lévő munka típusú projekt létrehozásával az összes utódprojekt bevonható az elszámolásba. A folyamatban lévő munka típusú projekt áttekintésekor láthatóvá válnak az érintett folyamatban lévő munkák tranzakciói, valamint az érintett utódprojektek. A tranzakciók és a projektbecslések az érintett rögzített áras projektek pénzügyi állapotának megfelelően módosíthatók. A tranzakciók osztályozása A költségek megadásakor részletes osztályozási lehetőségek segítik a tranzakciók azonosítását. a Microsoft Dynamics AX Projektek I. moduljában a rendelkezésre álló négy tranzakciótípus tetszőlegesen csoportosítható és osztályozható. A tranzakciótípusok a következők: óraelszámolás, költségelszámolás, cikkelszámolás és bevételelszámolás. Az egyes kategóriák között függőségi viszonyokat is fel lehet állítani, amivel biztosítani lehet, hogy a rendszer csak bizonyos kombinációk rögzítését engedélyezze. Beállítható az is, hogy egy adott projekthez milyen kategóriákat lehet rögzíteni. Az is megadható, hogy az egyes dolgozók az óraelszámolás tranzakciótípus mely kategóriáira könyvelhetnek. A projekt várható költségei ily módon teljes mértékben ellenőrzés alá vonhatók.

3 Könyvelés és árképzés Attól függően, hogy a felhasználó milyen részletezettséggel kívánja az adatokat a főkönyvben rögzíteni, az egyes projektekhez különböző szintű könyvelési profilokat lehet meghatározni. A főkönyvi számlák beállíthatók projekt szinten, a kategóriacsoportok szintjén vagy egészen a legalsó szintnek, az egyéni kategóriák szintjének megfelelően. A munkaórákra vetített költségek és eladási árak, illetve a költségráfordítások esetében tetszés szerinti részletezettséget lehet beállítani. Az eladási ár pénznemének és árképzési modelljének meghatározása után a dolgozók egyszerűen rögzíthetik saját munkaóráik számát és költségeiket. Egy adott projekthez például meg lehet adni az értékesítés alapértelmezett pénznemét és árképzési modelljét. Így amikor a projekt valamelyik résztvevője idő- vagy költségráfordítását szeretné rögzíteni, nem kell újra megadnia az árképzési adatokat. Az eladási árképzési modell segítségével a munkaórákra vetített eladási ár kiszámítható mennyiségenként, a haszonkulcs vagy a vegyes költségek százaléka alapján, illetve a vegyes költségek összegére vetítve. A bevétel rögzítésekor az alapértelmezett eladási árat meg lehet úgy is adni, hogy az tartalmazza a pénznemet. Tranzakciók rögzítése és naplók A projektekkel kapcsolatos tranzakciókat a felhasználók a Microsoft Dynamics AX Projektek I. moduljában különböző naplókba rögzítik. Az óránkénti költségek közvetlenül felvihetők a Projektek modulban az óranaplóba, vagy az integrált Enterprise Portal webes időelszámolásában rögzíthetők (ehhez szaktanácsadó szerepkörrel kell bejelentkezni). Az óranaplóra egy ügyviteli leírás hivatkozhat, így biztosítható például az, hogy a főkönyvi könyvelést megelőzően megtörténjen a naplóban feltüntetett időráfordítások jóváhagyása. A cikkfelhasználás rögzítésére általában a Projektek modul cikkfelhasználási naplója szolgál. Mivel ez egy megosztott készletnapló, a rendszer az itt rögzített tranzakciókat a termelési vezérprogramban is figyelembe veszi. Ha a cikkráfordítás közvetlenül kiszámlázásra kerül a vevő részére, a cikket az adott projekthez kapcsolódó vevőrendelésként kell rögzíteni. A számlázási adatok frissítése a számla típusú projektből végezhető el. Projekttervezés Az emberi erőforrásokkal kapcsolatos tevékenységek tervezése a Microsoft Dynamics AX Projektek I. moduljában a kapacitásleterhelés áttekintésével és egy Gantt-diagram segítségével valósítható meg. A projektek munkaóra-felhasználására vonatkozó előrejelzések készítése során a projektfeladatok egyéni tevékenységszintekre bonthatók le. A feladatokhoz különböző tulajdonságokat lehet rendelni, mint például kezdő és záró dátum, kapacitásleterhelés, illetve az egyes feladatok közötti kapcsolatok. A projekttervezési funkció az Erőforrások modullal szoros integrációban működik, ami lehetővé teszi, hogy a felhasználó feladatokat ütemezhessen erőforráscsoportokhoz és erőforrásokhoz. A felhasználó választhat, hogy munka- vagy műveletütemezést kíváne végrehajtani. A végeredményeket a Gantt- diagram segítségével tekintheti meg. Projektfigyelés és statisztikák A projektek pénzügyi állapotáról a statisztikák szolgáltatják a legfontosabb információkat. Az Microsoft Dynamics AX Projektek I. moduljában a statisztikák többféleképpen megjeleníthetők. A statisztikák megtekinthetők a statisztikák áttekintő ablakában, ahol a felhasználó az utódprojektek, illetve a tervezett és megvalósított tranzakciók közül válogathat, vagy az előre definiált kimutatások között, ahol különböző adattartományok megadására van lehetősége. Az OLAP-szolgáltatások használatával az adatok kivonatoló táblázatokban is megjeleníthetők. Mivel a költségek naplója megosztott napló, a költségeket a Projektek és a Főkönyv modulban egyaránt lehet rögzíteni. A bevételek azonban csak a Projektek modul speciális bevételnaplójában rögzíthetők.

4 ÖSSZEFOGLALÓ ADATLAP PROJEKTEK I. EGYSZERŰ KEZELÉS Szemléletes képernyő-elrendezés és magától értetődő programfelépítés A felhasználó által módosítható menük, képernyők és jelentések A felhasználó módosíthatja a fontos táblák és naplók elrendezését A megszokott Windows-parancsok, például a vágólapon keresztüli másolás, a Microsoft Dynamics AX rendszerben is működnek A naplókból közvetlenül elérhetők a fontosabb törzsadattáblák Sokoldalú rendezési és szűrési lehetőségek Beépített súgó és kézikönyv és fax küldése közvetlenül a Microsoft Dynamics AX rendszerből Többnyelvű felhasználói kezelőfelület NYILVÁNTARTÁSOK Órajegyzékes nyilvántartás Költségek, bevételek és cikkfelhasználás nyilvántartása A munkaórák elszámolási költsége és értékesítési ára rugalmasan meghatározható A munkaórák, költségek és bevételek módosításának lehetősége SZÁMLÁZÁS Számlajavaslatok Munkaórák, költségek, bevételek és cikkek számlázása Részletfizetések és részteljesítésenkénti fizetések PÉNZÜGY ÉS ELEMZÉS OLAP és kivonatoló táblázatok a projektelemzéshez Bevételek elhatárolása Rögzített áras projektek sokoldalú alkalmazása Projektköltségvetés GRAFIKUS MEGJELENÍTÉS Projekthierarchia Gantt-diagram

5 RENDSZERKÖVETELMÉNYEK A jelen termékismertetőben említett összes funkció eléréséhez a következő modulokra és technológiákra van szükség: Microsoft Dynamics AX Pénzügy I. Microsoft Dynamics AX Kereskedelem Microsoft Dynamics AX Kereskedelmi megállapodások Microsoft Dynamics AX Erőforrások Microsoft Dynamics AX Projektek I. Microsoft Dynamics AX Projektek II. Microsoft Dynamics AX Üzleti analízis Microsoft Analysis Server 2000 A Microsoft Dynamics vállalatról A Microsoft Dynamics üzleti alkalmazások széles választékát kínálja kis- és középvállalatoknak, hogy azok szorosabbra fűzhessék kapcsolataikat ügyfeleikkel, dolgozóikkal, partnereikkel és szállítóikkal. A Microsoft Dynamics alkalmazásai átfogó módon automatizálják az üzleti folyamatokat, szerves egésszé fogva össze az olyan különböző részterületeket, mint a pénzügy, a disztribúció, a beruházási projektek elszámolása, az elektronikus kereskedelem, a személyügy, a gyártás, az ellátási lánc kezelése (SCM), az operatív üzleti adatelemzés (BI), az értékesítés és a marketing, valamint az ügyfélszolgálat és ügyféltámogatás (CRM). FORDULJON HOZZÁNK Ha további felvilágosításra van szüksége a Microsoft Dynamics termékcsaládról, forduljon helyi partnereinkhez (Microsoft Certified Business Solutions Partner). Képzett szakembereik meg tudják tervezni a vállalata egyedi igényeit kielégítő megoldást. További információkat talál webhelyünkön is: Microsoft Corporation. Minden jog fenntartva. Ez a dokumentum csak tájékoztató jellegű. A microsoft nem vállal semmilyen kifejezett vagy beleértett garanciát az összefoglaló tartalmáért. A Microsoft, a BizTalk, a Microsoft Dynamics, az Outlook, a PowerPoint, a Visual Studio, a Windows és a Windows Server a Microsoft Corporation bejegyzett védjegye vagy védjegye az Egyesült Államokban és/vagy más országokban.