Részletes ismertetô. Dokumentum-menedzsment

Átírás

1 Részletes ismertetô Dokumentum-menedzsment

2 proalpha - Dokumentum-menedzsment Dokumentum-menedzsment - a vállalati adatok strukturálása Manapság már valamennyi vállalati területen egyre több dokumentumnak és bizonylatnak egyre rövidebb határidôn belül kell rendelkezésre állnia. Ugyanakkor a különbözô részlegeknek csak a ténylegesen meglévô adatok egy kis részéhez van hozzáférésük. Ezen segít a dokumentummenedzsment, amely központi feladata a dokumentumok strukturált, egységes kezelése és tárolása. A proalpha minimális ráfordítás mellett biztosítja - a dokumentum típusától és az adatok nagyságától függetlenül - a strukturált tárolást. A proalpha dokumentum-menedzsment alapjai Az elôzôekben felvázolt cél csak egy egységes adatkezelés segítségével valósítható meg. Valamennyi vállalati területnek, mint amilyen az értékesítés, a gyártmánytervezés, a pénzügy/számvitel, a termelés, a beszerzés valamint a klasszikus értelemben vett adminisztratív területek, hozzá kell tudni férnie valamennyi vállalati adathoz. Ennek a továbbiakban nem lehet akadálya az adattípusok eltérô volta, illetve az adatok mennyisége. Ezen célkitûzés megvalósításához a proalpha dokumentum-menedzsment rendszer olyan szabványos megoldásokat alkalmaz, melyek alapeleme a központi adatbázis-kezelô (RDBMS) rendszer. Itt kerül minden adat központilag tárolásra, származzon az a gyártmánytervezésbôl, adminisztrációból, vagy akár más vállalati területrôl. Ezen adatokhoz való hozzáférés a proalpha standard programjain keresztül történik, és ezáltal biztosított, hogy minden felhasználó ugyanazon a felületen dolgozhasson. Maguknak a dokumentumoknak a tárolása központilag, egy ú.n. dokumentumszerveren történik, anélkül, hogy a felhasználónak a tényleges tárolási hely meghatározásával foglalkoznia kellene. Archív adatok (feketebox) proalpha Dokumentummenedzsment Adatkapcsolatok Adatbázis proalpha Általános törzsadatok Mûszaki adatok Darabjegyzékek Rajzkezelés Garanciális adatok Workflow adatok Szövegek és dokumentumok Microsoft Office Értékesítés Termelés Pénzügy Számvitel A dokumentumok elsôdleges elhelyezése egy merevlemeztárolón megy végbe. Természetesen lehetôség van az archivált dokumentumok más típusú adattárolókon, mint például optikai tárolólemezeken történô tárolására, amelyekhez aztán szintén központilag lehet hozzáférni. A dokumentum-menedzsmentnek a proalpha Workflow-automatizációba való beépítésével olyan standard feladatok is meghatározhatók, mint például az archiválás, a tömörítés, a kategórizálás, az újraelôvétel. Az így elôkészített dokumentumokat a megfelelô idôpontban, a mindenkori ügyintézôk kapják meg a feladatmonitorukon feldolgozásra. A proalpha Információs- & Kontrollingrendszer az adat és információs folyamatokat fogja át, ezzel biztosítva, hogy valamennyi terület (proalpha, Office-alkalmazások, CAD), közvetlenül hozzáférhessenek valamennyi elôállított és archivált adathoz. A technológia a meghatározó A megoldás legfontosabb eleme a DMS-szerver, itt kerül az összes központi alapbeállítás tárolásra. A szerver on-line irányítja az adatbázis hozzáféréseket, és kezeli a rendszerben megtalálható valamennyi eszközt, mint például a szkennereket, a nyomtatókat, az optikai adattárolókat, stb. Az on-line hozzáférés kezelés garantálja a konzisztens adatbázist, valamint a rendszererôforrások valódi skálázhatóságát. A dokumentumok letárolásának központi irányítása az adatmennyiség közel tetszôleges mértékû növelését teszi lehetôvé. Az adattárolók kezelése hierarchikusan felépített, így elôször mindig merevlemezre, majd pl. az optikai tárolókra vagy a szalagokra történik a tárolás. A szerver szolgáltatása a konvertáló, a tömörítô, és a kódoló eljárásokkal válik teljes körûvé, egyben kielégítve az Internetes alkalmazások valamennyi technikai követelményét. A munkaállomások adminisztrációs tevékenységének alacsony szinten tartásához a dokumentum-menedzsment rendszer frontend-je "vékony kliensként" (thin client) mûködik. Így pl. a munkaállomásoknak a DMS-szerver csak egy kis kommunikációs programjára van szükségük a szövegfeldolgozásnál ahhoz, hogy a proalpha -ba teljes mértékben beépülve mûködhessenek. proalpha CADintegráció Anyaggazdálkodás Projektmenedzsment CADadatok Dokumentum-

3 Az adminisztrációs területek bevonása az Office integrációjával Az Office-integrációja kétféle típusú felhasználó számára jelent óriási elônyt: az egyik az Office felhasználó, a másik a proalpha felhasználó. A "tisztán Office-felhasználó" hozzáfér a proalpha adatbázis valamennyi lényeges adatához, ami alatt mindenekelôtt a törzsek, a Workflow és a VIR területek adatai értendôk. Ezáltal az adminisztratív területek is mint egységes vállalati adatbázist kezelik a proalpha adatait. A vevôi vagy érdeklôdôi dokumentumok elôállításánál az egységes törzsadatok használhatók fel, hitelességük ellenôrzése "on-line" történik. Ráadásul ezeknek az Officemunkaállomásnak a proalpha kliensre sincs szükségük. A proalpha felhasználó számára szintén lehetséges a teljes hozzáférés az Office-alkalmazásokhoz. A különbözô proalpha alkalmazásokból közvetlenül át lehet váltani a kívánt Office-alkalmazásokba, miközben az összes addig használt folyamatparaméter vagy kulcsmezô, például a rendelésszám, a vevôi cím vagy a vevô ügyintézôje automatikusan átadásra kerül. A további feldolgozás során, mint például levél elkészítésénél, a proalpha -ban tárolt cím és ügyintézôi adatok automatikusan bekerülnek a levél fejlécébe, valamint fennáll a lehetôség a tárgy sorában egyéb mezôk keresôfogalomként történô megadására. Az elôállított dokumentum automatikusan a helyes mappába kerül, azaz a megfelelô proalpha folyamathoz rendelôdik. Ettôl az idôponttól kezdôdôen minden proalpha, Office és CAD felhasználónak teljes hozzáférése van az elôállított dokumentumhoz. Ezzel mindenekelôtt idôt lehet megtakarítani és a hibalehetôséget minimalizálni az eltároláskor. A proalpha Workflow-automatizáció is az Officeintegráció egyik alkotórésze. Minden elôállított dokumentumot éppúgy be lehet jegyezni saját újraelôvételre, mint ahogy el is lehet -ezni más felhasználóknak, továbbá valamennyi folyamatnál lehetséges a mentés és/vagy az archiválás között választani, mely folyamatok természetesen automatizálhatók is. A proalpha -dokumentumok archiválása akár automatikusan is Az elôállított bizonylatok jelentôs része magában a proalpha -ban keletkezik. A dokumentum-menedzsment rendszer kiegészíti az alábbi gépi bizonylatok, mint például számlák, szállítólevelek, rendelések vagy darabjegyzékek proalpha -ban történô folyamatos archiválását. A felhasználó a bizonylatok nyomtatásánál többek között eldöntheti, hogy az épp elôállított dokumentum egyidejûleg archiválásra is kerüljön-e. Minden, ehhez szükséges adat helyzetfüggôen áll rendelkezésre. A törzsadatokban csupán egyszer kell megadni, hogy mely dokumentumok mely keresôparaméterekkel kerüljenek archiválásra. Így biztosított a legnagyobb mértékû automatizáció a proalpha bizonylatok archiválásánál. proalpha Software Kft. Budapest, H-1119, Fehérvári út rosenberg Hungária Kft. József Attila u. 34. Tokodaltáró H 2532 proalpha: Rendelés Fájl Funkció Nézet Extrák Törzs Infó? Rendelés archiválás F9 Bizonylatátvétel F10 Vevô: 1000 szám: Szkennelés F11 Név: Dominó Új Word dokumentum Nyelv: Magyar Új dokumentum Címzett: Valuta: 0 Ft Budapest, jan. 15. Utca: Tamás u. 26. Ügyintézô: Kiss Péter Cím Paraméter Megrendelés visszaigazolás proalpha-tárgy: telefonbeszélgetés: jan. 15. proalpha-vevôszám: proalpha-bizonylatszám: proalpha-bizonylatképes: U Tisztelt Szekeres József Úr! Város: H-8900, Pápa Rendelésfajta: Standard megrendelés Megrendelés: Szállít. megjegyz.: Megrend. dátuma: ke Kért határidô: ke Szállítási határidô: Raktár:? Szállítási feltét.: 1 Raktárból Kiszállítási mód: 3 Saját fuvar Ügyletfajta: Eladás Újraelôvétel: Teljesítés kelte: ke Adatfelvevô: Kiss Péter Módosító: Kiss Péter Kiss Péter Munkaszám: Projekt: Költségviselô: Alapadatok Feltételek Ûrlap Adóalapok Szállítói c. Számla c. (c) 2001 proalpha Software Kft. Budapest menedzsment

4 Struktúrateremtés szkenneléssel Sok dokumentum, mint például a vázlatok, a kézzel írott feljegyzések, a prospektusok csak papírformában áll rendelkezésre. Ahhoz, hogy ezek adatfeldolgozási technikákkal tovább feldolgozhatóak legyenek, be kell szkennelni ôket. Az archiválásnak ezt a területét is lefedi a proalpha dokumentum-menedzsment rendszer. A dokumentumok beszkennelése különbözô módon történhet. A proalpha Workflow-automatizáció például "szkennelés"-re és "hozzárendelés"-re választja szét a folyamatot. A szkennelés tisztán fizikai része egy központi helyen történik. Ezután a dokumentumok a Workflow segítségével juttathatók az illetékes részlegekhez, mégpedig úgy, hogy a szkennelést végzô munkatárs a megfelelô Workflow-eljáráshoz csatolja ôket, és megadja a hiányzó archiválási paramétereket. Ugyanígy lehet egy proalpha menüpontban is szkennelni. A dokumentum-menedzsment közvetlenül megkapja az adott helyzettôl függô kulcsparamétereket az archiváláshoz. bizonylat1.tif Szkennerprogram Fájl Szerkesztés Nézet Extra? proalpha aktuális Kész A proalpha aktuális információi ügyfelei, partnerei és az érdeklôdôk részére 2001/1 Systems 2001 Az ERP a CTI felé halad Supply Chain Management a gyakorlatban proalpha-dms-kategórizálás C:\TEMP\SCAN01.BMP Ebben a pillanatban az archiválás automatikusan megtörténik, mivel már minden szükséges információ rendelkezésre áll. A késôbbiekben az archívumrekordok még kiegészíthetôk további keresôfogalmakkal is. Idômegtakarítás az automatikus bizonylathozzárendeléssel Számos bizonylaton, mint például a teljesítménylapokon, az anyagkivételi jegyeken vagy a szállítóleveleken, a legfontosabb információk ma már vonalkód, OCR (optikai karakter felismerés) vagy más kódolási technikák segítségével kerülnek megjelenítésre. Ezen bizonylatok "beszkennelésekor" a rendszer automatikusan beolvassa a kódolt információkat is a továbbfeldolgozáshoz. Így például a teljesítménylapok szkennelése és a mindenkori megbízásokhoz történô hozzárendelése teljes mértékben automatizálható. A teljesítménylapokon levô valamennyi információ még a kézzel írott feljegyzések is közvetlenül rendelkezésre állnak. A megbízás így teljes körûen archiválásra kerül a rendszerben és a késôbbiekben bármikor tovább feldolgozható. Dokumentum-fájl Kategórizálás Értékesítési dokumentumok Hozzárendelt kategóriák 1) 2) Kategória-értékek Vevô Z X Biz.-típus Sz - U Biz.-dátum D jan. 15. Ügyintézô Sz - Rendsz. adm. Biz.-szám Z Tárgy Sz - Bizonylat 1. Cég Sz X 100 Opciók A dokumentum 1 csak a pillanatnyi felhasználó számára lesz hozzáférhetô 2 a végén autómatikusan törlésre kerül 3 irattárba kerül 1) Z=Szám, S=Szöveg, D=Dátum, I=Idô 2) X=Kötelezô, -=Opcionális Mégse OK

5 A proalpha moduláris réteges felépítése garantálja valamennyi alkalmazás közvetlen kapcsolódását és az összes információ felhasználhatóságát az Információs- & Kontrollingrendszerben. Alapszolgáltatások Termelés Információs- & Kontrollingrendszer Logisztika Pénzügy/Számvitel Költség- & Fedezetszámítás Munkaügy Az egész vállalatra kiterjedô hatókör Az Információs- & Kontrollingrendszer segítségével a felhasználó rendelkezésére áll a legkülönbözôbb vállalati területek valamennyi dokumentuma. Minden folyamathoz lekérhetô az adott idôpontig elôállított összes dokumentum áttekintô nézete. Az archiválásnál megadott keresôkulcsok segítségével kiterjedt keresés végezhetô, és például minden folyamathoz meghatározható a megrendelés, a rendelés, a darabjegyzék vagy a szerelési egység eredete. Ily módon minden dokumentum "újra fellelhetô" a legkülönbözôbb módon. A megtalált dokumentumokat természetesen egérkattintással közvetlenül meg lehet tekinteni vagy kinyomtatni. A proalpha Workflow-automatizációval a dokumentumok aktuális státusza mindig felismerhetô. A világosan strukturált, redundanciamentes központi adatbázisban kezelt vállalati adatok segítségével a proalpha Dokumentum-menedzsment rendszer jelentôs racionalizálási lehetôségeket képes biztosítani. A proalpha moduláris, réteges felépítése garantálja valamennyi alkalmazás közvetlen kapcsolatát és az összes információ felhasználhatóságát az Információs- & Kontrollingrendszerben. proalpha: Vevôk Fájl Funkció Nézet Árinfó Bizonylat Gyárt.rendelés Reklamáció Statisztika NyT Projekt Címek Tárgyalópartnerek Bizonylatparaméterek Képviselôk Szállítási árak Számlacímek Adó-azonosító Állapotok Szövegek Konszignációs-raktár Kategóriák Cikkek Ctrl+F1 Ctrl+F2 Ctrl+F3 Ctrl+F4 Ctrl+F5 Ctrl+F6 Ctrl+F7 Ctrl+F8 Ctrl+F9 Ctrl+F10 Ctrl+F11 Ctrl+Shift+F1 Cikkengedmény csoportok Ctrl+Shift+F1 Vevôdokumentumok Ctrl+Shift+F1 ABC-osztály: A proalpha: DMS-Dokumentum (Vevôi levelezés) Cikkstatisztika Fájl Funkció Infó? (c) 2001 proalpha Software Kft. Budapest Dokumentum-típus: Vevôi levelezés Mindig mutat Archívsz. BA Biz.szám Biz.dátum Ügyintézô Tárgy 3 U Rendszergazd. Tesztdokumentum 1. 4 U Rendszergazd. Tesztdokumentum 2. 5 U Rendszergazd. Tesztdokumentum 3. 6 U Rendszergazd. Tesztdokumentum 4. 7 U Rendszergazd. Tesztdokumentum 5. 8 U Rendszergazd. Tesztdokumentum 6. 4 Keresôfogalom: Nagyker Szelekció: Belföld Telefon: 06-72/ Telefax: 06-72/ Ügyintézô: Barna János Nyelv: Magyar proalpha: Dokumentum-kategórizálás Fájl? Kategória Érték Vevô Biz. típus U Biz. dátum Ügyintézô Rendszergazda (c) 2001 proalpha Software Kft. Biz. Budapest szám Tárgy Teszt-dokumentum Cég 100 (c) 2001 proalpha Software Kft. Budapest

6 Meghatalmazott képviselônk: