rektor rektor-helyettes mb. gazdasági foigazgató fotitkár nemzetközi igazgató MIRvezeto kincstári felügyelo

Átírás

1 Készült: A Foiskola évi vezetoségi felülvizsgálatáról Jelenlévok: NÉV: Dr. Túróczi Imre Dr. Kóródi Márta Bozsó Károlyné Dr. Lukács Ágnes Dr. Kacsirek László Suri József Soós Ágnes BEOSZTÁS: rektor rektor-helyettes mb. gazdasági foigazgató fotitkár nemzetközi igazgató MIRvezeto kincstári felügyelo Kelt: Szolnok, év október hó 25. nap O:~I azonosító: FI /8

2 Foiskola 1. A belso ellenorzés eredményei Az új típusú belso ellenorzési terv fontos pozitívuma hogy az ellenorzendo területeken elore felméri és meghatározza azokat a kockázati tényezoket, amelyekre az ellenorzést célirányosan ki kell terjeszteni. Az éves ellenorzési ütemterv 2011-ben hét kiemelt téma ellenorzését irányozta elo. Lezárt belso ellenorzések: a) tanév hallgató juttatásainak ellenorzése b) tantervbe épített szakmai gyakorlatok feltételrendszerének tanévre vonatkozó ellenorzése c) az intézményi infrastruktúra évi alakulására vonatkozó ellenorzés d) humán eroforrás gazdálkodás e) a PeresiTangazdaságvendégházának hasznosítása. Legfontosabb megállapítások: a) A hallgatói juttatásokkal kapcsolatban szabályozásbeli hiányosságok miatt eltérés volt tapasztalható a hatályosszabályozástói,emiatt a kiutalásoksorán aránytalanulnagykorrekcióvált szükségessé. Keveredetta teljesítményalapú,valaminta szociálisalapúfelhasználás. Intézkedések a Térítési, juttatási szabályzat módosítása megtörtént,. a fokönyvi könyvelésben teljesítmény alapú, valamint a szociális, sport és kulturális juttatások, mint focsoportok elkülönülnek. b) A szakmai gyakorlatokkal kapcsolatban az ellenorzés megállapította, hogy indokolatlanul nagy szerepet kap a tanszéki szabályozás, a minoségirányítási rendszeren belül az Eljárások Kézikönyve foglalkozik gyakorlatok szervezésével, és meghatározza a bizonylatok körét, azonban folyamatosan aktualizálni szükséges. Intézkedések. intézményi szinten áttekintésre került a szakmai gyakorlatok rendszere,. készüloben van az új szabályozás, és egy korszeru gyakorlat kialakítása. c) Azintézményi infrastruktúra helyzetével kapcsolatban a belso ellenorzés elsosorban a használaton kívüli, vagy részben használt oktatási épületek hasznosításáravonatkozóan fogalmazott meg javaslatot, indítványt, azok hasznosításához kapcsolódó bérleti szerzodések nyomon követését szervezettebbé, megbízhatóbbá kell tenni. A használaton kívüli ingatlanok értékesítésére határido kituzésévei kell tervet készíteni. Intézkedések: A FoiskolaSzenátusa megtárgyalta a használaton kívüli ingatlanok helyzetérol, jövojével kapcsolatos tervekrol szóló eloterjesztést, és határozatot hozott azok tervszeru hasznosítására, értékesítésére. d) Humán eroforrás gazdálkodás szabályszeruségi ellenorzése során az ellenorzés dokumentáltsági hiányosságokat állapított meg, különösen a Mezotúri Fakultáson alkalmazott kollegák tekintetében. A kinevezési okmányban és a kapcsolódó munkaköri leírásban foglaltak esetenként nem teljesen fedik egymást, illetve nem tartalmazzák a Foglalkoztatási Követelményrendszerben megfogalmazott kritériumokat. Intézkedések: A hiányzó dokumentumok, illetve nyilatkozatok pótlására történo felszólítás HR részérol megtörtént, a munkaköri leírások szinkronizálása folyik. e) A Peresi Tangazdaság Vendégházának hasznosítására vonatkozóan több dokumentáltsági pontatlanság, hiányosság került feltárásra, amelyelsosorban a számlák kitöltése és a szálláshely nyilvántar- Változat: 5 Érvényes: február 15. 2/8

3 tás közötti eltérésben nyilvánult meg. A szállás, illetve a bérleti díjak díjtételei nem voltak bevonva központi díjmeghatározás alá. Intézkedések: A nyilvántartás kiegészítése megtörtént, a díjtételek, egységárak meghatározása Gazdasági Foigazgatói utasításban szabályozott. 2. Belso és külso auditok eredményei, Auditjelentés (B8224) Azintegrált belso audit 18 eltérést fedett fel. Azeltérések nem jelentoek, a muködést nem veszélyeztetik. A helyesbíto tevékenység folyamatosan zajlik. A 201O-es külso audit valamennyi észrevétele, megállapítása javításra került ben tavasszal a Felsooktatási Minoség Díjra benyújtott pályázatunk kapcsán helyszíni szemlére került sor intézményünknél, melynek eredményeként elnyertük a Felsooktatási Minoség Díj ezüst fokozatát szeptember végén a Környezetirányítási rendszer bevezetése kapcsán történt eloaudit intézményünknél, melynek valamennyi észrevétele, megállapítása javításra került, illetve a helyesbíto tevékenység folyamatosan zajlik. 3. A partneri észrevételek, reklamációk és elégedettség trendje A hallgatói motivációs vizsgálatok összességében pozitív trendet mutatnak, a szolgáltatásokkal való elégedettség az ötfokozatú skálán az intézmény épületei tekintetében, és a Könyvtár színvonalát illetoen 4 feletti, a számítógép-ellátottságnál 4-hez közelíto (3,81), a sportolási lehetoségek, kollégiumi színvonal, szabadidos lehetoségek, kulturális lehetoségek vonatkozásában 3,5 feletti értéket mutatnak. Az elozetes várakozásoknak való megfeleloség mutatója 67,8 %. Ennyifo választaná újra ugyanezt az intézményt és ugyanazt a szakot, amelyre jelentkezett. Az információval való ellátottság tekinttében az intézmény honlapjának megítélése viszonylag alacsony, 3,5 pont volt 2010-ben, a honlap fejlesztést megelozoen. Ennek ismeretében honlapunkat jelentosen átalakítottuk, folyamatosan mérjük a hallgatói elégedettséget. A honlap komplex korszerusítésének eredményeként a honlapot felkeresok száma nagymértékben nott, a rákattintások száma mérhetové vált. 1 fo informatikus kollégánk kizárólag a honlap gondozásával lett megbízva, a felhasználók, a kattintók, a látogatók számáról o szolgáltat adatokat a felso vezetés részére. A felújított kollégium igénybevételét követo évben kiugróan jó értékelést kapott az ellátottság, majd 2011-ben némileg csökkent a pontszám, de így is magas szinten stabilizálódott. Azoktatási infrastruktúrával való elégedettség folyamatosan az 5 fokozatú skálán 4 feletti értéket ér el. A kurzusértékelések, amelyek leginkább alkalmasak az intézmény oktatási teljesítményének mérésére, folyamatosan 4 pont feletti átlagot mutatnak. A foiskola részt vesz a Trendence Graduate Barometer felméréseiben. A felmérések eredményei azt mutatják, hogya Foiskola hallgatói összességében elégedettebbek az intézménnyel, mint a magyarországi hallgatók általában. A foiskola oktatói, dolgozói a munkahelyi körülményeket összességében jónak ítélték meg, a képzés, továbbképzés lehetoségét pozitívan értékelték, az elvonások és a költségracionalizálások következményeként az anyagi elismeréssel kapcsolatos megítélés szintje csökkent. Külso partnereink a foiskola szolgáltatásával kapcsolatban összességében elégedettek, ugyanakkor növekedett a reklamációk száma a foiskola pénzügyi teljesítésévei kapcsolatban, amely összefügg az GM azonosító: FI47616 Változat: 5 Érvényes: február 15. 3/8

4 Foiskola intézményt érinto megszorító intézkedésekkel. Ugyanakkor azt tapasztaljuk, hogy dönto többségükben megértoek. 4. Azintézmény muködésére vonatkozó indikátorok A októberi statisztika szerint a hallgatói létszám kis mértékben emelkedett, a beiskolázott elsosök száma nott. Hosszú ido után végre megtört a lefelé mutató létszámtrend és enyhe emelkedést, óvatosa bb megközelítésben stabilizációt mutat. Azintézményi célrendszer új BSCalapú stratégiában került meghatározásra. A szervezet fejlesztésben több lépés is történt, egyrészt megtörtént az intézetek struktúrájának és gazdálkodási rendjének racionalizálása, a tanszéki szervezet részbeni átalakításával, ezzel párhuzamosan folyamatos volt a funkcionális és szolgáltató feladatokat ellátó egységek muködésének célszerusítése. Az intézmény vezetésében elsosorban középvezetoi szinten több csere történt, jelentosen csökkent a vezetok száma a rektorváltást követoen. Azintézmény dolgozói úgy ítélték meg, mint egy 81 %-os pozitív válaszszal hogya vezetok példát mutatnak az oktatás specifikus erkölcsi elemek érvényesítésében. Mintegy 75 %-ban úgy látják, hogya kreativitás és az innováció ösztönzése része a vezetés tevékenységének. 77 %-ban látják úgy, hogya vezetés megfeleloen muködteti kapcsolatrendszerét, és képviseli az intézmény érdekeit. Igyekezett a partnerekkel közös fejlesztéseket kialakítani. Úgy látják 70 %-ban, hogy megfeleloen gondoskodnak arról, hogya munkatársak a szervezet muködését megismerjék és elismerjék. Az intézmény dolgozói 85 %-ban rendelkeznek kielégíto ismeretekkel a stratégia alkotás folyamatáról. Ezzelegyütt mintegy fele-fele arányban látják úgy, hogy kello figyelem irányul a stratégiából következo feladatokra történo felkészítésre, a meggyozésre. Azemberi eroforrások tervezésével, irányításával kapcsolatban a megítélés az 5 dimenzióban erosen tagolt, a válaszadók 48 %-a látja úgy, hogya vezetés rendszeresen ellenorzi az eroforrás szükségleteket és igényeket. A munkatársak szakmai tudásának, felkészültségének fejlesztését a munkatársak 88 %-a pozitívan ítéli meg. A teljesítményük értékelésének megítélésében azonban az elégedettség az 5-ös skálán kisebb eltérést mutatva oszlikmeg. Hasonló a kép a kommunikációs igények kielégítése területén. Intézkedések: A foiskola vezetése intézkedéseket tett a humáneroforrás politika egyértelmusítése, a stratégia megvalósítására történo felkészülés tervezése, továbbá a kommunikáció javítása területén. Többek között az innovatív megújult honlap és a célszeruen alkalmazott testületi, tanácskozási rend ennek a fo eszközei. 5. Felnottképzésitevékenység A felnottképzési tevékenység az új Szervezeti és Muködési Rend szerint átalakításra került, beolvadt a Tanulmányi és Oktatásszervezési Központba. Ezáltal hatékonyabbá vált a muködés, mert egy kézbe került a teljes oktatásszervezés és ügyintézés. 6. Ajavító és fejleszto (megelozo) tevékenységek eredményei Azelozo évben bevezetésre került elektronikus Kérvénykezelo program folyamatos fejlesztése megtörtént, az alkalmazott kérvénytípusok száma kiszélesedett. A hallgatók, az ügyintézok és az oktatók is megtanulták használatukat. 4/8

5 Az1 éve bevezetett Elektronikus indexnél a bevezetésbol adódó problémák kiküszöbölésre kerültek. Pályázati forrásból megvalósult az elektronikus Hallgatói ügyfélszolgálat. A hallgatók a tanulmányi ügyeik rendezésére elozetesen konkrét idopontra bejelentkezhetnek, csökkentve a sorbanállást, tervezhetobbé, gördülékenyebbé téve az ügyintézést. Irattározási rendszer fejlesztése pályázati forrásból megvalósuit. A Szakmai gyakorlatok rendszerének áttekintése forrásból folyamatosan történik. Felelos: Dr. Németh Miklós megtörtént. A fejlesztés, korszerusítés pályázati '-'" Folyamatmenedzsment rendszer fejlesztése pályázati forrásból jelenleg is zajlik. Felelos: Suri József Vezetoi irányítási rendszer (VIR)fejlesztése pályázati forrásból történik. Felelos: Szegény Ferenc A Dokumentumtár megújítása megtörtént és folyamatos fejlesztése napirenden van. Felelos: Dr. LukácsÁgnes Határido: április Azesetlegesen megváltozottkörülményekszámbavétele Felsooktatási törvény Országgyulésáltali tervezett változtatása; Újfinanszírozási rendszer (nagyfokú pénzbeli elvonások) fenntartó általi kialakítása, alkalmazása; Demográfiai mélypont a potenciálisan lehetséges hallgatók létszámában; A normatív állami támogatásban tanuló hallgatók keretszámának jelentos országos csökkentése. 8. A minoségfejlesztési munka eredményei Stratégiai monitoring rendszer létrehozása megvalósult. Kockázatmenedzsment és kockázatelemzési rendszer bevezetése megtörtént. A Felsooktatási Minoség Díjezüst fokozatának elnyerése. Környezetirányítási rendszer bevezetésének elokészítése, megvalósítása és muködtetése. Felelos: Vas Ferenc A Folyamatmenedzsment rendszer kialakítása, felülvizsgálata. Felelos: Suri József 5/8

6 VEZETOSÉGI 9. A küldetés, a jövokép, a minoségpolitika és a célok (1FT,Intézkedési tervek (T5611» megvalósulásának értékelése Azintézmény küldetésnyilatkozata és jövoképe A foiskola térségfejleszto intézményként határozta meg küldetését, amelynek a vidék, a Közép-Alföld ezen térségében - figyelembe véve annak fejlodési, fejlesztési igényeit - semmivel sem pótolható sajátos küldetése van. Megerosített bennünket ebben az új stratégia kialakításánál elvégzett társadalompolitikai elemzés, amely arra utalt, hogya térségben élok között jelentos a szociálisan hátrányos helyzetben lévo lakosság, ezzel is összefüggésben e társadalmi rétegekbol kikerülo fiatalok jelentos hátránnyal indulnak a felsooktatási továbbtanulást illetoen. Afoiskolának ezért vissza kellene nyúlnia a középiskolába ahhoz, hogya bejutni képes tanulói minoséget biztosítsa. A stratégiában meghatározott jövoképünk szerint a gazdasági, társadalmi és intézményi szereplokkel szoros együttmuködésben muködo, a tudásgazdaság igényeihez illeszkedo képzési, tudományos, és szolgáltató tevékenységet folytató alföldi intézményben határoztuk meg jövoképünket. Úgy véljük, hogy küldetésnyilatkozatunk és jövoképünk a felsooktatásban végbe meno - gyakran kiszámíthatatlan - folyamatok ellenére megalapozott, a helyi társadalom szükségletein és igényein alapul, és valós feladatokat jelent. Ajövokép formálásában, kialakításában a KIR(Környezetirányítási Rendszer) bevezetésévei az eddiginél hangsúlyosabb szerepet kap a környezetközpontú gondolkodásmód és cselekvés. Azintézmény minoségpolitikája Az intézmény minoségpolitikája az elmúlt években betöltötte szerepét, alkalmas eszköznek bizonyult a küldetés, a jövokép, valamint az intézményfejlesztési elgondolások megvalósulásának szolgálatára. Úgy véljük, hogy annak alapgondolatait megtartva, figyelembe véve a megvalósult fejlesztéseket, néhány elemében szükséges megújítani. A.minoségpolitika egyik kulcskérdése napjainkban hogy hogyan lehet egy többszörösen hátrányos térségben muködo intézmény muködésének minoségét, egy számára nem kedvezo felsooktatás politika és finanszírozási rendszer mellett fenntartani, fejleszteni. Úgyvéljük,hogyazúj helyzetinnovatívmegoldásokat,mégszorosabbegyüttmuködés-politikát,és az intézményhezszorosan kötodo helyiszövetségirendszert igényel.ezzelpárhuzamosanküldetésünk megvalósításáhozmegfelelokereteket biztosítóintegrációspolitikátiskellfolytatnunk. Minoségpolitikánk a fenntartható fejlodés szellemében kiegészült a Környezetirányítási rendszer sajátosságaival, a környezetközpontú gondolkodás és cselekvés elemeivel. A KIRminoségcélok kituzésre kerültek. Az intézmény stratégiája A foiskola vezetése 2010 végén elején új stratégiát dolgozott ki. Úgy értékeljük, hogya Gazdasági Tanács és a Szenátus által jóváhagyott stratégiánkban reálisan és kritikusan határoztuk meg helyzetünket, minosítettük külso és belso környezetünket. A stratégiai célok meghatározásakor alapvetoen azokra a területekre fókuszáltunk, amelyek az intézményi muködés minoségét alapvetoen meghatározzák és biztosíthatják. A helyzetre való tekintettel stratégiánkhoz kockázatelemzést készítettünk, számolva azzal, hogya külso körülmények lényegesen eltéríthetik céljaink megvalósítását. A megismert és körvonalazódó Felsooktatási törvény, a stratégia, mint eszköz alkalmazásának a létjogosultságát sok tekintetben kérdésessé teheti. Azintézményi autonómia jelentos mértéku visszaszorulásával az intézményi muködési célok elsosorban az állam által meghatározott elvárásokhoz igazodhatnak. Úgy véljük, hogy csökken az intézmények cselekvési tere és önállósága. Úgy gondoljuk, hogya törvény elfogadásával az intézmény stratégiáját a fenntartóval történo együttmuködésben kell újrafogalmazni. 01\1 azonosító: FI /8

7 VEZETOSÉGI Az átmeneti idoszakban meg kell oriznünk azon erosségeinket, amelyek az átalakuló felsooktatási rendszerben is stratégiánk bázis értékei lehetnek. A jövoben, figyelemmel az országosan csökkeno felveheto hallgatói létszámmal és az ebbol fakadó intézményünkbe felvett hallgatók felvételi eredményeinek javulásával - hiszen a rendszerbol a gyengébb képességuek szorulnak ki - még nagyobb hangsúlyt kell fektetnünk az oktatás minoségi mutatóira. Jövobeni stratégiai megközelítéseinket is át kell hatnia a környezetközpontú gondolkodásmódnak. Felelos: Rektor Határido: március 31. '--' Azintézményfejlesztési terv A Foiskola intézményfejlesztési tervét 2011 áprilisában aktualizálta. Napjainkra egyértelmuvé vált, hogya fejlesztési projektek széles választékából egy-ketto megvalósítására nyílhat lehetoség. Elsosorban olyan projektek esetében, amelyek jelentos pénzügyi eroforrást nem igényelnek. A jelenlegi körülmények között az eddig elért eredmények megtartása, fenntartása is jelentos erofeszítést igényel a foiskolától. Felelos: Rektor 10. A Minoségirányítási Kézikönyvés az Eljárások Kézikönyvének felülvizsgálati eredményei. A MIR fejlesztésének szükségessége és/vagy lehetosége A Minoségirányítási Kézikönyvés az Eljárások Kézikönyvea BizonylatiAlbummal együtt a Környezetirányítási Rendszer bevezetésének elokészítése során felülvizsgálatra került. Az integrált minoségirányítási rendszer auditálásához új IIK(Integrált Irányítási Kézikönyv),EKKés BAkészült. ll. Minoségirányítási rendszer feltételei (személyi, tárgyi) A muködtetés személyi feltételei változtak. A korábbi vezeto nyugdíjazása miatt új minoségirányítási vezeto, illetve felelos és környezetirányítási vezeto került kinevezésre. A foiskola szervezeti átalakítása és a szükségszeru létszámleépítés hatással volt a belso auditori körre is. A belso auditorok száma 5 fore csökkent, amely elegendo a kisebb szervezetben a feladatok ellátásához. A belso auditorok (3 fol a KIRrendszerhez kapcsolódóan kiegészíto képzésen vettek részt. 12. A belso hibák, reklamációk jellege, gyakorisága és a trendek értékelése. A belso hibák, reklamációk döntoen a permanens és szükségszeru szervezeti átalakuláshoz kapcsolódnak. A szervezet stabilizálódásával, a növekvo trend csökkenore fordítható. A válasz és korrekció az Érdekegyezteto Tanáccsal egyeztetve megtörtént, illetve folyamatosan megtörténik. A problémák kezelésének másik területe az összdolgozói értekezlet, melyen minden munkatárs közvetlenül a felso vezetéstol kap választ felvetésére, illetve ugyanezt a funkciót betöltik a szervezeti egység (tanszék, osztály, csoport) értekezletek is. A dolgozók folyamatos tájékoztatást kapnak a Szenátus, a Rektori Tanács, az ÉTüléseirol. A rektor állandó intézményesített kapcsolatokat tart fenn az Intézetekkel és a TanszékekkeJbekapcsolódva azok munkaértekezleteibe. 13. A helyesbíto és megelozo feladatok kiértékelése, Intézkedési terv (15611) kidolgozása. AzAgrár és a Muszaki képzések is teljes egészében szolnoki feladatellátási helyen folynak, a beköltözés és a muködés megkezdése összességében zökkenomentesnek tekintheto. 7/8

8 Foiskola Aváltozó körülményekhez igazodva az SZMRfelülvizsgálta megtörtént, melyet 2011 szeptemberében a Szenátus határozatával elfogadott, és október l-ével hatályba léptetett. Újabb felülvizsgálat a gyorsan változó külso körülmények miatt szükségessé válhat, melynek a feltételek bekövetkeztekor történo eloterjesztése a fotitkár feladata. Felelos: Dr. LukácsÁgnes Határido: Folyamatos 14. A beszállítók/alvállalkozók minosítési rendszere, A beszállítói minosítések folyamatosan megtörténtek. Tiltott beszállító nincs. A foiskola beszerzéseinél a minosítettbeszállítók,mintajánlattevokis széleskörbenfigyelembevételrekerültek. 15. Azoktatók és nem oktatók minosítésének rendszere, tapasztalatok, intézkedések Képzésifolyamatok értékelése, az éves képzési terv (T6212) kidolgozása/értékelése A minosítési rendszer aktuális felülvizsgálata megtörtént, a minosítések elkészültek. A képzési terv aktualizálásra került. 16. Beruházási, fejlesztési javaslatok AvizsgáltidoszakbanTIOPés KEOPpályázatokkerültekbenyújtásra.Atovábbi pályázatokonalapuló fejlesztést a foiskola öneros forrásainak beszukülése korlátozta, elsosorban az önero nélküli pályázatokra koncentráltunk és koncentrálhatunk a jövoben. Felelos: Pályázati és Menedzsment Iroda Határido: Folyamatos 17. Éves belso audit program (T8221) meghatározása Belso auditprogram jóváhagyása szükséges. Felelos:SuriJózsef Határido: december Egyéb megállapítások Mellékletek: I (összesen A oldal) Végminosítés: A minoségügyi rendszer muködését átvizsgáltam, az ISO9001:2008 és az ISO14001:2005 szabvány szerint megfelelonek minosítem. Azátvizsgálás alapján a fenti jkv-ben rögzített intézkedési terv képzodött. Szolnok,2011. október 25. { SAA-' ~, SuriJózsef minoségirányítási vezeto Jóváhagyta: 8/8