VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ

Átírás

1 VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ WO-ME-N TANÁCSADÓ CSOPORT JELENTÉSE K E S Z I T E T T E W F O D O R K I T T I C S O M A O R S O L Y A G E R G E L Y Z I T A M É S Z Á R O S - V. K R I S Z T I N A

2 1 Tisztelt GyógyIT Zrt.! Köszönjük megkeresésüket, melyben a Y2in projekt kidolgozására kérnek fel Bennünket. Az előzmények megismerése és mérlegelése után cégünk a következő megállapításokat és javaslatokat teszi. Javaslatok Mivel a korábbi időszakban négy hónap alatt nem sikerült szerződést kötni, az előre kijelölt két hónapos időszak végére 5 fővel tartjuk reálisnak a szerződéskötések lehetőségét. Ilyen rövid időtáv alatt nem lehet érdemi, tartós változást elérni, ezért egy valamivel hosszabb átfutási idejű, hatékonyabb, újfajta rendszer kialakítását és bevezetését tartjuk szükségesnek. Az új rendszer bevezetésével fél év alatt tartjuk elérhetőnek az üres munkahelyek feltöltését. Stratégiai célként a frissdiplomások megszerzését és megtartását, valamint a fluktuáció csökkentését javasoljuk kitűzésre. A Y2in program célcsoportja a kevés, vagy szakmai tapasztalattal egyáltalán nem rendelkező friss diplomások. Az informatikai karra jelentkezett hallgatók nagyjából fele szerez végül diplomát és egy részük nem is a szakmájában helyezkedik el. Számításaink szerinte a potenciális jelöltek mindössze 20%-át tudjuk elérni a hirdetésekkel, amelyek fele érdeklődik az állás iránt. Azonban az érdeklődők csak egy része jut el az állásinterjúig, hiszen vannak, akik külföldön helyezkednek el vagy egy más cégtől kapnak ajánlatot. Az állásinterjúig eljutott jelöltek közel 60%-ról vagyis több mint 100 főről elmondható hogy megfelel az állásra. Javaslatunk szerint szükség van külső és belső intézkedési körre egyaránt. A külső intézkedések között legfontosabb az egyetemi kapcsolatok erősítése. A szakmai (IT) napokon, vendégelőadásokon felül továbbra is szükségesnek tartjuk az állásbörzéken való aktív részvételt, valamint a hagyományos toborzási technikák és jelenleg alkalmazott kommunikációs csatornák - alkalmazását is. A marketing részéről nagyobb promótálást igényel a vállalatnál letölthető szakmai gyakorlat és gyakornoki program. Azonban az Y generáció elérése sokkal kreatívabb megoldást igényel, amire egy teljesen új toborzási technikát dolgoztunk ki. Koncepciónkat az Y generáció alapvető jellemzőire építettük, melyet a kihívások keresése, a kreativitás igénye és a rejtélyekhez való vonzódás jellemzi. Ezek a fiatalok főként az IT területén tisztában vannak saját értékeikkel, képességeikkel. Úgy lehet őket legkönnyebben megnyerni, ha kihívás elé állítjuk őket. Ehhez egy új rendszer kialakítását és bevezetését tartjuk szükségesnek, ami nem más, mint az E-nigma. E-nigma Az E-nigma egy áttörés a toborzási technikák világában. Lényege, hogy az IT területen tanulók számára elsődlegesen az egyetemi kapcsolatok felhasználásával lehetőséget adunk egy bonyolultabb kód, rejtvény online megfejtésére, ami után a vállalat ki tudja szűrni a tehetséges hallgatókat, akik a potenciális munkaerőforrásukat képezik. Ezek után a vállalat könnyen kapcsolatot tud kiépíteni a hallgatókkal, és munkalehetőséget, vagy gyakornoki lehetőséget kínálhat számukra. A rejtvény kidolgozása egy vállalaton belüli pályázat keretein belül történik, melyre a vállalatnál dolgozó IT szakemberek pályázhatnak. A legjobb rejtvények kidolgozó pénzjutalomban részesülnek. Mivel az IT részleg dolgozóinak lojalitása átlagon aluli, belső intézkedésekre is szükség van a tartós változás eléréséhez. Javaslunk egy folyamatos kérdőívezést a dolgozók körében, mely keretében

3 2 visszacsatolást kaphatunk a munkamorált befolyásoló tényezőkről, valamint egy ötletláda elhelyezését, melyen a dolgozók eljuttathatják javaslataikat a vezetőség felé. A kohézió erősítését csapatépítő tréningek szervezésével és egy mentorprogram elindításával tartjuk megvalósíthatónak. A mentorprogramot régebben ott dolgozók együttműködésével képzeljük el jelképes jutalmazással, pótlékkal -, törekedni kell egy szorosabb kapcsolat, kellemesebb légkör kialakítására. A belső kommunikációt feltétlenül erősíteni kell, igyekezni kell egy kétirányú kommunikáció bevezetésére. Nagyon fontos, hogy mind vezetői, mind dolgozói szinten tisztában legyenek a problémákkal, hogy a visszacsatolások alapján a hibák kijavításra kerüljenek. A változások rögzítése érdekében a HR részlegnek nagyobb fokú együttműködést és rugalmasságot kell tanúsítani minden részleggel. Bár a feladat komplexitása nem indokolja, javasoljuk, hogy a projekt szervezetet a cég formájától és a céltól függően mátrix-szerű szervezet formájában kerüljön kialakításra. Az egyes feladatokat a megfelelő egységek munkatársai végzik, a projektmenedzser és szervezetek koordinációja mellett. Ebben a szervezeti formában mind a projektvezetőnek, mind az egyes szervezeti egységek vezetőinek lehetősége van arra, hogy egy feladat elvégzésével kapcsolatban utasítást adjanak. Egyszerűen definiálható az elvégzendő feladatok listája, a hozzá kapcsolódó határidők, és felelősök köre is. Ez a szervezeti forma szintén lehetőséget ad a projekt- és szervezeti egység vezetőinek a gyors beavatkozásra, döntéshozatalra. Projektterv Minden projekt esetében fontos a megfelelő időterv készítése, melyet tanácsadó csapatunk heti bontásban, 12 hónapra előrevetítve elkészített. Ennek az időbeosztásnak a kivonatát tartalmazza az alábbi ábra: Feladatok/Hónapok Rejtvény meghírdetése Rejtvény kiválasztása Előadások egyeztetése Rejtvény terjesztése Előadás megtartása Kérdőív Fórum ("ötletláda") Csapatépítő tréning Mentorprogram Eszközbeszerzés Szakmai gyakorlat Visszacsatolás, ellenőrzés

4 3 Fontosnak tartjuk, hogy a projekt folyamán jelöljünk ki határidőket, illetve felelősöket, mely a hatékonyság növekedéséhez és a kockázatok csökkentéséhez vezetne. Pénzügyi terv A projekttel kapcsolatban felmerülő költségeket havi bontásban a következő ábra mutatja. Alapvetően a projekt megvalósításának első hat hónapjában jelentkező költségeket állapítottuk meg, ami többek között tartalmazza az emberi erőforrás felvételével kapcsolatban megjelenő bérköltségeket, valamint az anyagi erőforrások beszerzésének költségvonzatát, amit Ft-ra becsültünk. Érdemes lehet az eszközbeszerzések esetében az éppen aktuális pályázati opciókat is figyelembe venni, azonban a viszonylag rövid ütemterv miatt kalkulációnkban nem tértünk ki rá. Továbbá a belső és külső intézkedési körök költségvonzatát is figyelembe vettük, mint például hirdetési költségek, csapatépítő programok. Az első hat hónapra kalkulált költség-főösszeg kb Ft. Kockázatok Egy új rendszer bevezetése mindig kockázati faktorokat foglal magában, éppen ezért megvizsgáltuk a projekt kockázatait és azok hatását, valamint bekövetkezési valószínűségét is feltártuk, amit a következő ábra összefoglalóan szemléltet:

5 4 A felmerülő kockázatok kezelésére különböző megvalósulási terveket dolgoztunk ki, melyekkel a hatások csökkenthetőek. A három legmagasabb hatással bíró kockázatok esetén az alábbi javaslatokkal élnénk. Az E-nigma" kívánt hatásának elérését ösztönzési rendszer kialakításával lehet növelni. Emellett azonban fontos, hogy erősítsük az alkalmazottakban a vállalati lojalitást, hogy a versenytársak ne tudják kilóra megvenni őket. A lojalitás a korábban említettek alapján a csapatépítő tréningek és mentorprogram segítségével növelhető. Manapság nagy problémát okoz, hogy a fiatal munkaerő külföld felé orientálódik, véleményünk szerint fontos lehet a magyarságuk hangsúlyozása és erősítése. Fontos azonban megemlíteni azt is, hogy ezeknek a kockázatoknak a bekövetkezési valószínűsége legrosszabb esetben is csupán közepesnek tekinthető. A Y2in vol. 2. projekt víziója Amennyiben fél év alatt sikerül a kitűzött célokat megvalósítani, és eredményeket elérni, úgy javasoljuk egy szimulációs verseny megszervezését, mely a hallgatók motiválását, és a GyógyIT Zrt. népszerűsítését segíti. A hallgatókban tudatosítani kell a cég által kínált lehetőségeket, valamint a szimulációs verseny szintén jó lehetőség a potenciális munkavállalók feltérképezésére. Összefoglalva elmondhatjuk, hogy javaslatunk kulcsa az új toborzási módszer, az E-nigma bevezetése. Mindenképp valami újszerűt kell nyújtani ahhoz, hogy a hallgatók a vállalatunknál akarjanak dolgozni, valamint ez a lojalitás a későbbiek folyamán is fennmaradjon. Fő eszközünk lehet az egyetemi kapcsolatok erősítése, valamint a belső intézkedések megvalósítása. Hosszú távon az átalakítással és szemléletmód-váltással elérhető a munkaerőhiány elkerülése a fluktuáció csökkentése, valamint a vállalat dolgozói elégedettség-növelése. Reméljük ajánlatunk elnyerte tetszésüket, várjuk visszajelzésüket! WO-ME-N