DEAMTC SZNYR Szabadság Nyilvántartó Rendszer Felhasználói kézikönyv. Felhasználói kézikönyv

Átírás

1 DEAMTC SZNYR Debreceni Egyetem Agrár- és Mőszaki Tudományok Centruma H-4032 Debrecen, Böszörményi út 138. Tel: Fax: IND Kft. H-3530 Miskolc, Széchenyi u. 70. Tel: Fax: Státusz Szerkesztés alatt Verzió 1.2 Módosítva Készítette Juhász Zoltán Jóváhagyta Bizalmasság Bizalmas Verzió IND Group Bizalmas 1 / 27

2 1 Tartalom 1.1 Tartalomjegyzék 1 Tartalom Tartalomjegyzék Bevezetés Felhasználói funkciók Bejelentkezés Szerepkörök az SZNYR-ben Felhasználó szerepkör Vezetı szerepkör Adminisztrátor szerepkör Alkalmazás adminisztrátor szerepkör Szabadság nyilvántartás Adatok megtekintése Szabadság igénylés Munkaidı igazoló lap Helyettesítı személyek Vezetıi adatok Szervezeti egység (szabadságolási adatok) Szabadságolási kérelmek Munkaidı igazoló lapok jóváhagyása Vezetıi lekérdezés Táppénzes őrlapok Adminisztratív adatok Szabadság és táppénz adatok Munkaidı igazoló lap Alkalmazás adminisztráció Naptár karbantartás LogBook...27 Verzió IND Group Bizalmas 2 / 27

3 2 Bevezetés Jelen dokumentum a DEAMTC Portál megújítási projekt keretében készült. A dokumentum célja: Segítségnyújtás a felhasználók részére az SZNYR (Szabadság Nyilvántartó Rendszer) használatához. A rendszer használati lehetıségeit és mőködését írja le. Elképzelhetı, hogy nem teljes körő jogosultságaik következtében egyes adminisztrátorok csak bizonyos funkciókat érnek el az ebben a dokumentumban leírtak közül. Verzió IND Group Bizalmas 3 / 27

4 3 Felhasználói funkciók 3.1 Bejelentkezés A a Centrum nyilvános webportáljáról lesz elérhetı. Ezen kívül a rendszer elérésére egyéb közvetlen lehetıség nincs. A portálról történı kapcsolódás elınye, hogy a felhasználók nemcsak az egyetem saját belsı hálózatából érhetik el a kezelı felületeket, hanem azon kívülrıl akár otthonról is. Az SZNYR használatának megkezdése elıtt a portálon be kell jelentkezni a felhasználóknak. Ezt az oldal jobb felsı részén található Bejelentkezés panel segítségével, az LDAP azonosítójukkal és a jelszó beírásával, majd a Rendben gombra kattintva lehet megtenni. Bejelentkezés után már engedélyezett az SZNYR rendszer elérése. Verzió IND Group Bizalmas 4 / 27

5 3.2 Szerepkörök az SZNYR-ben Az SZNYR - t különbözı szerepkörökön (jogosultságon) keresztül lehet elérni. Egy felhasználó akár több szerepkörhöz is hozzárendelhetı, és az induláskor kialakított szerepkörök a késıbbiekben módosíthatók. Az alábbi jogosultságok kerültek definiálásra: Felhasználó, Vezetı, Adminisztrátor, Alkalmazás adminisztrátor Felhasználó szerepkör A felhasználói szerepkör magában foglalja az AMTC összes dolgozóját. Az ebbe a szerepkörbe tartozó alkalmazottak igényelhetnek elektronikusan szabadságot. A felhasználók kezelhetik saját szabadságaikat, és minden hónapban a papíralapú helyett elektronikusan, akár egy gombnyomással készíthetik el a munkaidı-igazoló lapjukat Vezetı szerepkör Adott szervezeti egység keretében a szabadság engedélyezésre jogosult személy (és annak távollétében helyettese), aki a saját adatai mellett a szervezeti egység munkatársainak az adatait is látja (pl. szabadság, táppénz), vezetıi lekérdezéseket indíthat, valamint elbírálja a szervezeti egységen belül keletkezett kérelmeket Adminisztrátor szerepkör Adminisztrátori szerepkörrel egy adott szervezeti egység adminisztratív dolgozója rendelkezik, aki naprakészen tartja az adatokat, szükség esetén kijavítja a hibás adatokat. Az adminisztrátori jogosultsággal rendelkezı személy feladata ellenırizni, hogy a szabályoknak megfelelıen az elektronikus munkaidı-igazoló lapok elkészültek-e a megadott határidıig Alkalmazás adminisztrátor szerepkör Az alkalmazás adminisztrátori szerepkörrel rendelkezı személy végzi a szabadságengedélyezés karbantartását, adminisztrálja a napok paramétereinek változását (pl.: fizetett ünnep), információkat, adatokat frissít a rendszerben. İ koordinálja legfelsıbb szinten a szabadságigénylés rendszerét, tarja a kapcsolatot az összes szervezeti egység adminisztrátori joggal rendelkezı munkatársával. Verzió IND Group Bizalmas 5 / 27

6 3.3 Szabadság nyilvántartás A szabadságnyilvántartó a Centrum webportáljáról érhetı el. (Lásd 3.1.) A felhasználói szerepkör magában foglalja az AMTC összes dolgozóját (Lásd 3.2. fejezet). Az ebbe a szerepkörbe tartozó alkalmazottak jogosultak a rendszer használatára. Az oldalak idıkorláttal vannak ellátva. Ha 20 percig nem végzünk semmilyen mőveletet az oldalon, a rendszer automatikusan kilépteti a felhasználót. Ezt követıen újra be kell jelentkezni az oldalra. Ha az egérrel a Saját adatok szóra kattintunk, a rendszer megjeleníti a hozzánk tartozó, szabadságokkal kapcsolatos alapvetı adatainkat. A kattintás után új menüpontok válnak elérhetıvé: Adatok megtekintése (alapesetben ez van kiválasztva) Szabadság igénylés Munkaidı igazoló lap Helyettesítı személyek Ha ki akarjuk választani valamelyik menüpontot, egyszerően kattintsunk a kívánt feliratra. Verzió IND Group Bizalmas 6 / 27

7 3.3.1 Adatok megtekintése Az Adatok megtekintése menüpontra kattintva a saját adataink láthatóak. Rögtön látható az éves szabadságkeretünk, ebbıl még hány nappal gazdálkodhatunk, stb. Egészen pontosan az alábbi adatokat olvashatjuk itt: Éves szabadság Maradék szabadság Kivett napok Táppénzen töltött napok Ezt követi egy Szabadság igénylése felirat, amire rákattintva azonnal a Szabadság igénylés funkció érhetı el. (Lásd fejezet.) Fontos! A szabadság kiadásával kapcsolatban az évi XXII. törvény a Munka Törvénykönyvérıl rendelkezései az irányadók. A Munka Törvénykönyvében január elsején hatályba lépett változások szerint legfeljebb a rendes szabadság egynegyedét lehet az esedékesség évét követıen kiadni, illetve az elızı évi szabadság napokat legkésıbb június 30-ig ki kell venni. Az éves és a maradék szabadság adatok mellett zárójelben is találunk adatot, amely az elızı évrıl áthozott, idén kivehetı szabadság napok számát jelöli (Ezt az éves szabadság már tartalmazza). A szabadság igénybevételét a rendszer automatikusan ezekkel a napokkal kezdi, vagyis elıször az elızı évrıl áthozott napokat építi le az alkalmazás. Szintén fontos ismérve a rendszernek, hogy - a Debreceni Egyetem Kollektív szerzıdése alapján - az alapszabadság egynegyedét meghaladóan a felhasználók az igénybevétel elıtt legalább 48 órával kérhetnek szabadságot. Verzió IND Group Bizalmas 7 / 27

8 Az oldalon megtalálható az aktuális évi naptár is, amelyben a könnyő áttekinthetıség céljából külön színnel vannak jelölve az egyes idıszakok (Munkanap, Hétvége és ünnepnap, Rendkívüli munkanap, Engedélyezett szabadság, Elutasított szabadság, Engedélyre váró szabadság): A naptár alatt egy másik táblázatban megtekinthetık az éves (eddigi) szabadságolásra vonatkozó adatok. Ebben a táblázatban mind az engedélyezett, mind az elutasított, mind az engedélyre váró kérelmek láthatóak. Fontos! Ha egy szabadság igényünk még elbírálásra vár, akkor azt a sor végén megjelenı Törlés gombra kattintva minden további nélkül visszavonhatjuk. Elbírálás után azonban (akár engedélyezik, akár elutasítják), nem törölhetı, a listában marad. Verzió IND Group Bizalmas 8 / 27

9 3.3.2 Szabadság igénylés A Szabadság igénylés menüpont alatt van lehetıségünk szabadságot igényelni, illetve táppénz napokat bejelenteni. Hogy mindig tudjuk, hogy mivel gazdálkodhatunk, itt ismét fel vannak sorolva a személyes szabadság alapadatok (éves szabadság, maradék szabadság, kivett napok, táppénzen töltött napok). Az aktuális évi adatok alatt találunk egy színes panelt, amelyet kitöltve, igényelhetjük a szabadságot: Ez a kitöltendı panel magába foglalja a szabadságra vonatkozó adatokat. A kitöltés lépései: A Felhasználó mezı melletti nyíl segítségével, a legördülı sávban kiválasztjuk a saját nevünket (vagy ha valaki megbízott minket, hogy az ı nevében eljárjunk, akkor a megbízó személy nevét (Lásd fejezet.)); Az Elsı nap mezıben kell megadnunk a szabadság elsı napjának dátumát. Ehhez egérrel kattintsunk a mezı után álló naptár ikonra a naptár elıhívásához. Ezen válasszuk ki a tervezett szabadságunk elsı napját oly módon, hogy rákattintunk arra a napra. (A naptáron a hónapok között lapozhatunk is.) Ugyanezzel a módszerrel bejelöljük a szabadságunk Utolsó napjának dátumát; A Szabadság típusát a mezı melletti nyílra kattintva, a legördülı listából választhatjuk ki; Az Üzenet: mezıbe írhatjuk bele a szabadság indoklását, amennyiben szükségesnek látjuk (ezt a mezıt nem kötelezı kitölteni); A Napok száma mezıben láthatjuk az intervallumba esı munkanapok számát (ezt a rendszer a két megadott dátum alapján automatikusan kiszámolja, kézzel nem lehet módosítani); Ezt követıen az Igénylés gombra kattintva elindítjuk és elmentjük a kérelmet. Ha hibásan töltjük ki a mezıket, akkor a rendszer üzenettel, és piros kerettel jelzi a problémát. Amik elıfordulhatnak: A kiválasztott intervallum átfedésben van egy már meglévı intervallummal Visszamenıleg próbál szabadságot igényelni A kezdı dátum nagyobb a végdátumnál Az intervallum nem tartalmaz munkanapot Verzió IND Group Bizalmas 9 / 27

10 A szabadságkeret negyedénél hosszabb szabadságot 48 órával korábban kell igényelni! Fontos! Az adatok elmentésekor mi magunk, és az illetékes vezetı is elektronikus levélben értesítést kap a kérelemrıl. A vezetı döntésérıl (engedélyezi vagy elutasítja) szintén ben kapunk majd értesítést. A panel alatt lévı táblázatban megjelennek a szabadságolás adatai, ahol figyelemmel kísérhetjük az egész év bejegyzéseit. (Ez ugyanaz a táblázat, ami a Saját adatok oldalon is szerepel.) Láthatjuk, hogy milyen jellegő szabadságon voltunk az aktuális év során, hogy saját magunk vagy a megbízónk kérelmezte-e a szabadságot, az elsı és utolsó nap dátumát, a napok számát, illetve a szabadság státuszát (a kérelmet engedélyezték vagy elutasították). Ha a szabadság igényünk még elbírálásra vár, akkor azt a sor végén megjelenı Törlés gombra kattintva minden további nélkül visszavonhatjuk. Elbírálás után azonban (akár engedélyezik, akár elutasítják), nem törölhetı, a listában marad. Verzió IND Group Bizalmas 10 / 27

11 3.3.3 Munkaidı igazoló lap A Munkaidı igazoló lap menüpont alatt a ledolgozott órák számát tarthatjuk nyilván az aktuális hónapban. A megjelenı oldalon az aktuális hónap munkaidı adatait láthatjuk. A rendszer automatikusan a saját adatainkat jeleníti meg: A Felhasználó mezıben alapesetben a saját nevünket láthatjuk. Ha valamelyik megbízónk nevében szeretnénk eljárni, akkor a név melletti nyílra kattintva, a legördülı listából kiválasztjuk a kívánt személyt. Ekkor a rendszer a kiválasztott személy munkaidı lapját tölti be. (Lásd fejezet.) A Dátum mezıben az aktuális hónapot láthatjuk. A mezı elıtt és után álló nyíl gombokkal lehet a hónapok között vissza illetve elıre lapozni, attól függıen, hogy az elızı vagy az elkövetkezı hónapok adatait kívánjuk megtekinteni. A felhasználók azonban szerkeszteni csak az aktuális hónap adatait tudják, nincs lehetıségük a már korábban jóváhagyott lapok módosítására. A táblázatba beírhatjuk az érkezés távozás idıpontját a megfelelı napokhoz (a rendszer felkínálja a 8:00 16:00-ig terjedı munkaidıt), majd a Mentés gombra klikkelve akár naponta is lehet rögzíteni az adatokat. Azonban a Jóváhagy gombra kattintva véglegesítik a felhasználók az adatlapot és a rögzítést követıen a rendszer kiszámolja a napi, valamint a havi összesített óraszámokat. A jóváhagyást követıen kerül át a felhasználók munkaidı igazoló lapja az adott szervezeti egység vezetıjéhez, akinek az aláírása (jóváhagyása) szükséges ahhoz, hogy a munkaidı igazoló lap a Gazdasági Fıigazgatóságra kerüljön. Verzió IND Group Bizalmas 11 / 27

12 Abban az esetben, ha a vezetı valamilyen oknál fogva nem hagyja jóvá a munkatárs munkaidı igazoló lapját, arról üzenetben értesül a felhaználó. A vezetınek rendelkezésre áll egy szabadon szerkeszthetı szövegmezı, amelyben megindokolhatja, hogy milyen oknál fogva nem került jóváhagyásra a munkaidı igazoló lap. Ebben az esetben a felhasználóknak a szervezeti egységük adminisztrátorához kell fordulni, aki jogosult a hibás adatok javítására. Az adott idıszak lezárását követıen a felhasználók és a vezetık által jóváhagyott munkaidı igazoló lapokról a rendszer automatikusan egy dokumentumot készít, mely a Gazdasági Fıigazgatóság Munka és Bérügyi Fıosztályára elektronikus úton jut el. Ha szabadságon vagy táppénzen voltunk az aktuális hónapon belül, azt nem ezen a felületen kell megadni, hanem kizárólag a Szabadság igénylés menüpont segítségével kezelhetıek. A rendszer a jóváhagyott szabadságokat, illetve a felvitt táppénzes napokat automatikusan feltünteti az igazoló lapon. Fontos! A beírt adatokat elıször mindig menteni kell (Mentés gomb), majd a végleges lapokat rögzíteni kell a táblázat fölött található jóváhagy gombra klikkelve, mert csak így dolgozza fel a rendszer! Az utolsó ledolgozott hónap adatait csak a következı hónap 3-ig lehet módosítani! Ekkor a rendszer lezárja az aktuális hónapot. Ezt követıen már csak az adminisztrátorok jogosultak a javításra. A még le nem zárt hónapokra vonatkozó, be nem jelentett szabadság/táppénz visszamenıleges rögzítésével kapcsolatban kérjük keresse fel a szervezeti adminisztrátort. Lezárt hónapokra vonatkozó szabadság adatok rögzítésének pótlásában a rendszerüzemeltetı adminisztrátor tud segítséget nyújtani. Ha szeretnénk elkészíteni a nyomtatott munkaidı igazoló lapot, az Elkészít gombra kattintva tehetjük meg. Ekkor a rendszer elkészíti a ( pdf formátumú) dokumentumot, amelyet saját gépünkre is letölthetünk, vagy közvetlenül megnyithatunk nyomtatásra. Figyelem! Ehhez szükség van egy pdf olvasó programra (pl: Adobe Reader). Verzió IND Group Bizalmas 12 / 27

13 3.3.4 Helyettesítı személyek A Helyettesítı személyek menüpontra kattintva lehetıségünk van megadni maximum 2 olyan személyt, aki helyettünk szabadságot igényelhet, táppénzt jelenthet le, illetve kitöltheti a munkaidı igazoló lapunkat. Az oldalon találunk egy színes panelt, amelyben láthatjuk az általunk már megbízott személyeket, illetve megbízáskor ennek segítségével leszőkíthetjük a megbízandó személyek névsorát. A szőrés névre: mezıbe beírjuk a megbízni kívánt munkatárs nevét, vagy nevének egy részét; A Szőrés gombra kattintva megkapjuk azon keresett személyek nevét és beosztását, akiknek a nevében szerepel a beírt szó. Például ha beírjuk a Tamás nevet, akkor minden olyan személy megjelenik, akinek a nevében elıfordul a Tamás szó. (pl.: Dr. Tamás János, Sipos Tamás). A bal oldali Megbíz gomb segítségével azonnal felhatalmazzuk a személyt, hogy a nevünkben a fent említett mőveleteket elvégezhesse. Az oldalon lévı listában látható minden olyan személy neve illetve beosztása, aki megbízható általunk. A lap alján található lapozás vezérlıvel lapozhatunk a lista oldalai között. A jobbra illetve balra mutató szimpla nyílra kattintva elıre illetve hátra lapozhatunk a listában. A jobbra illetve balra mutató dupla nyílra kattintva a lista utolsó illetve elsı oldalára ugorhatunk. Valamelyik számra kattintva pedig a lista adott oldalát nyithatjuk meg. Ha egy személyt törölni szeretnénk az általunk megbízottak közül, akkor az oldal tetején található zöld panelen, kattintsunk a törölni kívánt személy neve után álló Töröl gombra. Ezzel a személytıl megvonjuk a jogot, hogy nevünkben mőveletet végezzen. Verzió IND Group Bizalmas 13 / 27

14 3.4 Vezetıi adatok Ez a funkció kizárólag a rendszerben vezetıi jogosultsággal (Lásd 3.2. fejezet) rendelkezı személyek számára elérhetı. Ha az egérrel a Vezetıi adatok szóra kattintunk, a rendszer megjeleníti a szervezethez tartozó valamennyi munkatárs távollétével kapcsolatos információkat. A kattintás után új menüpontok válnak elérhetıvé: Szabadságolási adatok Szabadságolási kérelmek Vezetıi lekérdezés Munkaidı elfogadás Táppénzes őrlapok Ha ki akarjuk választani valamelyik menüpontot, egyszerően kattintsunk a kívánt feliratra. Verzió IND Group Bizalmas 14 / 27

15 3.4.1 Szabadságolási adatok A Vezetıi adatok -ra kattintva automatikusan a Szabadságolási adatok menüpont látható az oldalon. A Szabadságolási adatok menüpont alatti táblázatban láthatjuk az összes munkatárs szabadságolásra vonatkozó adatait. A táblázat segítségével figyelemmel kísérhetjük, hogy egy-egy dolgozó, a hónap mely napjain, és milyen jellegő távolléten volt. A táblázat továbbá megmutatja, hogy mely kérelmek várnak még engedélyezésre. A táblázatban való könnyebb eligazodást segíti, hogy a különbözı idıszakok külön színnel vannak jelölve. A színek jelentésérıl a táblázat alatti részben kapunk eligazítást. Az oldalon (felül) látható egy színes panel, amelyben a rendszer automatikusan az aktuális hónapot kínálja fel. A dátum mezı két oldalán lévı, jobbra és balra mutató nyilakkal tudunk lapozni a hónapok között attól függıen, hogy az elmúlt vagy az elkövetkezı hónapot kívánjuk megtekinteni. A keresett idıszakot továbbá úgy is megtalálhatjuk, hogy a mezı melletti naptár ikonra kattintunk, és a nyilak segítségével kiválasztjuk a látni kívánt évet és hónapot. Verzió IND Group Bizalmas 15 / 27

16 3.4.2 Szabadságolási kérelmek A Szabadságolási kérelmek menüpont alatt láthatjuk a szervezethez tartozó munkatársak szabadság igényét. Az oldalon látható táblázatból kiolvashatunk minden információt, amelyet a munkatárs adott meg a szabadság kérelmével kapcsolatban. A táblázat mezıibıl kiderül számunkra, hogy: Ki a kérelmezı; Milyen típusú szabadságot igényel; Milyen üzenetet főzött a távollét indoklásához; A hónap melyik napjától szeretne szabadságra menni; A hónap melyik napjáig tervezi a szabadságot; A távollét hány napot vesz igénybe; Az elbírálást követıen az Engedély, vagy az Elutasít gombra kattintva rögzíthetjük a döntésünket. Az elbírálásról a kérelmezı üzenetet kap, illetve megtekintheti a saját adatainál is. Verzió IND Group Bizalmas 16 / 27

17 3.4.3 Munkaidı elfogadás A Munkaidı igazoló lapok menüpontra kattintva figyelemmel kísérhetjük a szervezethez tartozó munkatársak által már jóváhogyott munkaidı igazoló lapokat. Ez a menüpont rendkívül fontos a vezetık számára, ugyanis itt egyben áttekinthetik a jóváhagyásra váró munkaidı igazoló lapokat. Minden esetben szükséges a vezetık részérıl ezeket a munkaidı igazoló lapokat jóváhagyni annak érdekében, hogy a Gazdasági Fıigazgatóságra átkerüljenek. A vezetık kiválasztják a listából a kívánt felhasználó nevét, áttekintik a munkaidı igazoló lapját és dönthetnek arról, hogy jóváhagyják e. Abban az esetben, ha jóváhagyásra kerül automatikusan átkerülnek a Gazdasági Fıigazgatóságra. Minden olyan esetben, ha a vezetı által nem kerül jóváhagyásra (elutasítja a vezetı) a munkatárs munkaidı igazoló lapja, arról üzenetben értesül a felhasználó. Ebben az esetben a vezetınek rendelkezésre áll egy szabadon szerkeszthetı szövegmezı, amelyben megindokolhatja, hogy milyen oknál fogva nem került jóváhagyásra a munkaidı igazoló lap. A vezetık üzenetben értesülnek róla, ha az adminisztrátorok által javításra került a munkaidı igazoló lap (nem szükséges újra áttekinteni az egész listát), így újra lehetıség nyílik a jóváhagyásra. Verzió IND Group Bizalmas 17 / 27

18 3.4.4 Vezetıi lekérdezés A Vezetıi lekérdezés menüpont alatt figyelemmel kísérhetjük a szervezethez tartozó valamennyi munkatárs távolléteit az egyes hónapokban. A táblázat segítségével könnyen áttekinthetjük, hogy: melyik munkatársunk hány napot töltött szabadságon illetve táppénzen az aktuális hónapban, hány napot dolgozott az aktuális hónapban, illetve, hogy mennyi szabadsága maradt felhasználásra; Az oldalon (felül) látható egy színes panel, amelyben a rendszer automatikusan az aktuális hónapot kínálja fel. A dátum mezı két oldalán lévı, jobbra és balra mutató nyilakkal tudunk lapozni a hónapok között attól függıen, hogy az elmúlt vagy az elkövetkezı hónapot kívánjuk megtekinteni. A keresett idıszakot továbbá úgy is megtalálhatjuk, hogy a mezı melletti naptár ikonra kattintunk, és a nyilak segítségével kiválasztjuk a látni kívánt évet és hónapot. Verzió IND Group Bizalmas 18 / 27

19 3.4.5 Táppénzes őrlapok A Táppénzes őrlapok menüpont alatt figyelemmel kísérhetjük, illetve kinyomtathatjuk a szervezethez tartozó munkatársak betegség miatti mulasztásainak jelentését. Az oldalon látunk egy táblázatot, amely tartalmazza a munkatársak nevét, a névhez tartozó betegszabadság elsı napjának dátumát, a betegszabadság utolsó napjának dátumát, illetve a státuszt, amelybıl kiderül, hogy készült-e már nyomtatott jelentés a betegség idıszakáról. A táblázat idırendi sorrendben tartalmazza az egyes bejegyzéseket, tehát a lista elején helyezkednek el a korábbi dátumú távollétek. Fontos! A kinyomtatott táppénzes őrlapokba a vezetıknek kézzel kell felvinni a munkába lépés dátumát. A Szőrés státuszra mezı segítségével, a nyílra kattintva a legördülı listából választhatunk a már nyomtatott jelentéssel rendelkezı idıszakok, illetve a nyomtatott jelentéssel még nem rendelkezı idıszakok között. Ha a Nyomtatott őrlapok menüt választjuk, akkor kapunk egy listát azokról a bejegyzésekrıl, amelyek már nyomtatásra kerültek. Ha a Nem nyomtatott őrlapok menüt választjuk, akkor pedig azokról a bejegyzésekrıl kapunk listát, amelyek még nyomtatásra várnak. Ebben az esetben a nyomtatni kívánt sorban (melyben láthatjuk a nevet és idıtartamot) álló Nyomtat gomb segítségével végezhetjük el a mőveletet. Ekkor a rendszer elkészíti a ( pdf formátumú) dokumentumot, amelyet saját gépünkre is letölthetünk, vagy közvetlenül megnyithatunk nyomtatásra. Figyelem! Ehhez szükség van egy pdf olvasó programra (pl: Adobe Reader). Verzió IND Group Bizalmas 19 / 27

20 3.5 Adminisztratív adatok Ez a funkció kizárólag a rendszerben adminisztrátori jogosultsággal (Lásd 3.2. fejezet) rendelkezı személyek számára elérhetı. A szervezethez kapcsolódó adminisztrációs feladatok az Adminisztratív adatok menü segítségével érhetık el. Ha a menüpontra kattintunk, a rendszer megjeleníti a szervezethez tartozó munkatársak adatait. A kattintás után új menüpontok válnak elérhetıvé: Szabadság és táppénz adatok; Munkaidı igazoló lap; Ha ki akarjuk választani valamelyik menüpontot, egyszerően kattintsunk a kívánt feliratra. Verzió IND Group Bizalmas 20 / 27

21 3.5.1 Szabadság és táppénz adatok Amikor az Adminisztratív adatok szóra kattintunk, automatikusan a Szabadság és táppénz adatok menüpont jelenik meg. Az oldalon az aktuális év adatait kísérhetjük figyelemmel, illetve láthatjuk az adott munkatársunk szabadságra vonatkozó adatait. Fontos! A be nem jelentett szabadság/táppénz visszamenıleges rögzítésével kapcsolatban a vezetıi jóváhagyás idıpontjáig itt tudjuk módosítani, illetve pótolni a hiányosságokat. Az alábbi adatokat követhetjük itt figyelemmel: Éves szabadság Maradék szabadság Kivett napok Táppénzen töltött napok Az oldalon látunk egy színes panelt, amelyet kitöltve naprakészen tarthatjuk az adatokat, rögzíthetjük illetve javíthatjuk a szabadság/táppénz napokat. A Szőrés név szerint mezı az adminisztrátori munka gyorsítását szolgálja. A szervezethez tartozó munkatársak nevét, vagy nevének egy részét írhatjuk be a mezıbe. Ekkor az alatta lévı legördülı listában már csak azok a felhasználók fognak szerepelni, akiknek nevében megtalálható a beírt kifejezés. A Felhasználó mezı melletti nyílra kattintva a legördülı sávban rögtön megtaláljuk a keresett személy nevét. Ha a Szőrés név szerint mezıt nem használjuk, akkor a Felhasználó mezı melletti nyílra kattintva, a legördülı listában minden munkatársunk látható. Ezt követıen kitöltjük az Elsı nap és Utolsó nap mezıket oly módon, hogy a mezı melletti naptár ikonra kattintunk, és a nyilak segítségével kiválasztjuk a kívánt évet, hónapot, illetve bejelöljük a napot. A Szabadság típusa mezıben, szintén a nyíl segítségével, a legördülı listából tudjuk kiválasztani a távollét jellegét. A Napok száma mezıben a rendszer automatikusan kiszámolja az intervallumban szereplı munkanapok számát. Ezt követıen az Igénylés gombra kattintva rögzíthetjük a kérelmet. A panel alatt láthatunk egy táblázatot, amely mindig annak a munkatársnak az adatait mutatja, akinek a nevét kiválasztottuk a fenti panel Felhasználó mezıjében. Verzió IND Group Bizalmas 21 / 27

22 A szervezetnél dolgozó munkatársaink adatait módosíthatjuk addig, amíg az érintett egység vezetıje jóvá nem hagyta az adott hónapra vonatkozó munkaidı igazoló lapokat. Ebben az esetben a módosítani kívánt sor bal oldalán lévı Módosít gombra kattintunk. Ezt követıen a színes panelen megjelennek a kiválasztott szabadság/táppénz adatai. Ekkor átjavíthatjuk a dátumot, és a panelen található Módosít gombra kattintva elmenthetjük a változtatást. Ha nem helyesen, vagy hiányosan töltjük ki a panelben lévı mezıket, akkor a rendszer a hibás mezıt piros színnel bekeretezi, és hibaüzenetet küld. Az alsó táblázatban rögtön látható a módosítás eredménye. A módosítást követıen a szabadság eredeti státusza nem változik meg, tehát továbbra is vagy Engedélyezve vagy Engedélyre vár állapotú marad. A vezetı elektronikus levélben kap értesítést a változásról. Verzió IND Group Bizalmas 22 / 27

23 3.5.2 Munkaidı igazoló lap A munkaidı igazoló lap menüpontra kattintva a szervezet munkatársainak ledolgozott óráit láthatjuk az aktuális hónapban. Ha a dolgozónak nincs lehetısége kitölteni az igazoló lapot, akkor itt van lehetıség arra, hogy ezt helyette megtegyük. A Szőrés név szerint mezı az adminisztrátori munka gyorsítását szolgálja. A szervezethez tartozó munkatársak nevét, vagy nevének egy részét írhatjuk be a mezıbe. Ekkor az alatta lévı legördülı listában már csak azok a felhasználók fognak szerepelni, akiknek nevében megtalálható a beírt kifejezés. A Felhasználó mezı melletti nyílra kattintva a legördülı sávban rögtön megtaláljuk a keresett személy nevét. Ha a Szőrés név szerint mezıt nem használjuk, akkor a Felhasználó mezı melletti nyílra kattintva, a legördülı listában minden munkatársunk látható. A Dátum mezıben az aktuális hónapot láthatjuk. A mezı elıtt és után álló nyíl gombokkal lehet a hónapok között vissza illetve elıre lapozni, attól függıen, hogy az elızı vagy az elkövetkezı hónapok adatait kívánjuk szerkeszteni. Fontos! A Nyilvántartást ki nem töltık listája feliratra kattintva azon munkatársaink nevét látjuk felsorolva, akik az aktuális hónapban még nem töltötték ki a munkaidı igazoló lapot. Ebben az esetben felhívhatjuk a munkatársak figyelmét a hiány pótlására, vagy kitölthetjük helyettük a nyilvántartást. A hiányosságot a vezetıi jóváhagyás idıpontjáig áll módunkban pótolni, mert a visszamenıleges adatbevitelhez alkalmazás adminisztrátori jogosultság szükséges. Az oldalon látunk továbbá egy táblázatot, amely a Felhasználó mezıben kiválasztott munkatárs adataira és a Dátum mezıben kiválasztott hónapra vonatkozik. Verzió IND Group Bizalmas 23 / 27

24 A táblázatba beírhatjuk, illetve módosíthatjuk az érkezés távozás idıpontját a megfelelı napokhoz, majd a Mentés gombra kattintva elmenthetjük a változtatásokat. Ezt követıen fontos, hogy a Jóváhagy gombra klikkelve véglegesítsük az adatlapot. A rögzítést követıen a rendszer kiszámolja a napi, valamint a havi összesített óraszámokat. Fontos, hogy a beírt adatokat mindig rögzítsük, mert csak így dolgozza fel a rendszer! Ha szeretnénk elkészíteni a nyomtatott munkaidı igazoló lapot, az Elkészít gombra kattintva tehetjük meg. Ekkor a rendszer elkészíti a ( pdf formátumú) dokumentumot, amelyet saját gépünkre is letölthetünk, vagy közvetlenül megnyithatunk nyomtatásra. Figyelem! Ehhez szükség van egy pdf olvasó programra (pl: Adobe Reader). Verzió IND Group Bizalmas 24 / 27

25 3.6 Alkalmazás adminisztráció A szervezeti adminisztrátorokhoz hasonlóan az Alkalmazás adminisztrátornak is jogosultsága van kezelni az Adminisztratív adatok menüpont alá tartozó oldalakat, két jelentıs különbséggel: A lezárt hónapokra visszamenıleg is van lehetısége megtekinteni, módosítani, illetve pótolni az adatokat (szabadság és táppénz módosítása, munkaidı igazoló lap kitöltése). Természetesen az érintett személyek az így kivitelezett módosításokról is elektronikus levélben értesülnek. Nemcsak egy szervezeti egységbe tartozó munkavállalók adatait, hanem minden, a HNYR rendszerben szereplı felhasználó adatait jogosult ilyen módon karbantartani. Az oldalak kezelése, felépítése és mőködése ezen kívül teljesen megegyezik a dokumentum 3.4. Adminisztratív adatok pontjában leírtakkal. A szabadság nyilvántartó rendszer mőködéséhez szükséges adminisztrációs feladatok az Alkalmazás adminisztráció menü segítségével érhetık el. Itt végezhetjük a szabadságkiadás karbantartását, a napok paramétereinek beállítását (pl.: fizetett ünnep), illetve információkat, adatokat frissíthetünk a rendszerben. Kizárólag az alkalmazás adminisztrátornak van jogosultsága a lezárt hónapok adatait visszamenıleg módosítani, illetve pótolni. Az Alkalmazás adminisztráció menüre kattintva további menüpontok válnak elérhetıvé: Naptár karbantartás LogBook Verzió IND Group Bizalmas 25 / 27

26 3.6.1 Naptár karbantartás Az Alkalmazás adminisztráció menüpontot kiválasztva automatikusan a Naptár karbantartás oldal jelenik meg. Az oldalon találunk egy színes panelt, amelyben az aktuális hónap naptára látható. A különbözı idıszakok más-más színnel vannak jelölve, ezzel segítve a könnyebb átláthatóságot. A színmagyarázatot megtaláljuk a panel alatt. A naptárban a hétvége és az ünnepnap pirossal van jelölve, amelyet a rendszer automatikusan elvégez. Kivételnek számítanak azok az ünnepnapok, amelyek nem azonos dátum szerint ismétlıdnek (pl.: Húsvét, Pünkösd). A Rendkívüli munkanapot, és a Fizetett ünnepnapot (ide értjük a rendkívüli pihenınapot is) úgy tudjuk bejelölni, hogy a naptárban a kiválasztott nap dátumára kattintunk. A mőveletet megismételjük addig, amíg elérjük a kívánt színt. Az Év hónap mezıben, a rendszer automatikusan az aktuális dátumot jeleníti meg. A mezı melletti naptár ikonra kattintva, a nyilak segítségével választhatjuk ki a szerkeszteni kívánt évet és hónapot. A mezı két oldalán lévı, jobbra és balra mutató nyilakkal lapozhatunk a hónapok között attól függıen, hogy az elızı, vagy az elkövetkezı hónapok adatait kívánjuk szerkeszteni. Verzió IND Group Bizalmas 26 / 27