KITÖLTÉSI ÚTMUTATÓ, SEGÉDLET

Átírás

1 KITÖLTÉSI ÚTMUTATÓ, SEGÉDLET A kifizetési kérelmek benyújtására szolgáló elektronikus benyújtó felülethez Iskolatej program Verzió 1.0 Véglegesítés dátuma: november 17. Oldal: 1 / 27

2 Tartalomjegyzék 1 Bevezetés A dokumentum célja A dokumentum felépítése Az elektronikus kérelembenyújtó felület elérése Bejelentkezést követő menü Képviselt választását követő menü Szűkített menü Bizonylat előválasztó Új kérelem beadása Kérelem törlése Kérelem módosítása Kérelem menüje és a funkciógombok működése Kilépés Ellenőrzés és Hibák Kitöltés menete Mentés Beadás Új sor rögzítése Sor törlése Kifizetési kérelem felépítése Új kérelem megnyitása A kérelem felépítése Számla adatok Excel-es betöltése Nyilatkozatok Csatolt dokumentumok Beadás KR dokumentum nyomtatása Oldal: 2 / 27

3 1 Bevezetés 1.1 A dokumentum célja Jelen dokumentum célja az Iskolatej program keretében beérkező kifizetési kérelmek benyújtó felületének bemutatása az ügyfelek részére. 1.2 A dokumentum felépítése A segédlet ismerteti az Iskolatej programhoz tartozó elektronikus kérelembenyújtó felületet, a kifizetési kérelem felépítését és adatblokkjait, valamint a kitöltés lépéseit. 1.3 Az elektronikus kérelembenyújtó felület elérése Ajánlott Böngésző: Mozilla Firefox 35.0 Elektronikus kérelembenyújtó felület elérése: Oldal: 3 / 27

4 Belépés Ügyfélkapun keresztül 1.4 Bejelentkezést követő menü A képernyőn megjelenik az ügyfél neve, és amennyiben van olyan természetes vagy jogi személy, akinek a képviselője vagy meghatalmazottja, úgy azok ügyfél-azonosító száma és neve ABC sorrendben. A bejelentkezett ügyfél itt választhatja ki, hogy saját nevében, vagy valamely képviseltje nevében kíván eljárni. Ezután a Tovább funkciógombra kattintva jelenik meg az a menü, ahol lehetőség van kiválasztani a megfelelő bizonylatot. Oldal: 4 / 27

5 1.4.1 Képviselt választását követő menü A képviselt kiválasztását követően megjelenik a benyújtó felület főmenüje. A következő menüpontok közül lehet választani: - Általános ügyintézés - Ügyfél-nyilvántartási ügyek - Elektronikus kérelemkezelés Szűkített menü A bejelentkezés és az esetleges képviselt választást követően egy szűkített menü jelenik meg, amelyben felhívjuk az ügyfelek figyelmét az elektronikus kapcsolattartásra, illetve a kötelező ügyfél-nyilvántartási adatokat érintő adatellenőrzésre, amennyiben a tárgyévben ennek a kötelezettségének nem tett még eleget. Azon ügyfelek, akik/amelyek még nem teljesítették az éves adategyeztetésre vonatkozó kötelezettségüket, a menü korlátozottan biztosít ügyintézési lehetőségeket, számukra az általános ügyintézés és az ügyfél-nyilvántartási ügyekhez tartozó menüpontok alatt lévő menük érhetők el. A képernyőn található tájékoztató üzenet részletes információt szolgáltat az ügyfelek részére az adategyeztetéshez. Oldal: 5 / 27

6 Nyilatkozat az adatok megfelelőségéről Az évenkénti kötelező adategyeztetés megtételére az Ügyfél-nyilvántartási ügyek menücsoportban található Ügyfélnyilvántartásba bejelentett adatok módosítása menüpont alatt elérhető bizonylaton van lehetőség, ha az ügyféladatok változtak. Amennyiben az adatokban változás nem következett be, úgy a Nyilatkozat adatok helyességéről menüpont alatt lévő űrlap benyújtásával tehet eleget az ügyfél adategyeztetési kötelezettségének. Oldal: 6 / 27

7 Általános ügyintézés Az Általános ügyintézés menüpont alatt van lehetőség az ügyfél nyilvántartási rendszer használatára, a beadott kérelmek megtekintésére, a hivatal részére küldött iratok elektronikus benyújtására, az ügyfélkapun lévő tárhelyről letöltött KR dokumentum nyomtatására és az ideiglenes jelszó megváltoztatására Elektronikus kérelemkezelés Az Elektronikus kérelemkezelés menücsoport alatt találhatók Egységes kérelem, Mezőgazdasági kockázatkezelési rendszer, EMVA jogcímek és EMGA jogcímek csoportosításban azok az elektronikus kérelmek. Abban az esetben, ha egy adott jogcím kapcsán éppen nincs benyújtási időszak, úgy az adott jogcímhez tartozó elektronikus kérelem nem elérhető Kijelentkezés A bizonylatból való kilépést követően a bejelentkezett ügyfél neve alatt megjelenik a Kijelentkezés funkciógomb, amelyet megnyomva megtörténik a kijelentkezés az elektronikus felületről. 1.5 Bizonylat előválasztó Az Elektronikus kérelemkezelés/emga jogcímek/piaci intézkedések/óvoda- és iskolatej útvonalon érhető el a kifizetési kérelem bizonylat. Belépésnél a menü kiválasztásakor ellenőrzi a szoftver, hogy a belépő természetes személynek van-e az Iskolatej program jogcímre érvényes meghatalmazása, illetve képviseleti joga. Oldal: 7 / 27

8 Az Óvoda- és iskolatej menüpontba való belépés után megjelenik egy ún. bizonylat előválasztó, amely az első belépéskor a korábban benyújtott Jóváhagyási kérelem és Szerződés jóváhagyási kérelem/kérelmek adatait tartalmazza, valamint a Kifizetési kérelmet tekintve üres mezővel jelenik meg Új kérelem beadása Az Új Iskola tej kifizetési kérelem sort kiválasztva a sor beszürkül és a Tovább gomb aktívvá válik. Ez utóbbira kattintva kezdhető meg a kifizetési kérelem adatainak rögzítése. Oldal: 8 / 27

9 1.5.2 Kérelem törlése Kérelmek törlésére csak a Beadást megelőzően van lehetőség a Törlés gomb segítségével. A már benyújtott kérelmeket törölni nem lehet! Kérelem módosítása A benyújtott Kifizetési kérelem az első beadást követő 10. nap 23:59-ig, de legkésőbb a szállítási időszakot követő harmadik hónap utolsó napján éjfélig - korlátlan alkalommal módosítható,. Oldal: 9 / 27

10 1.6 Kérelem menüje és a funkciógombok működése A menü az alábbi funkciógombokat tartalmazza: - Kilépés - Hibák - Kitöltés menete - Ellenőrzés - Mentés - Beadás - Nyomtatás A fenti menüpontokon kívül a felület megjeleníti a kitöltő (képviselő) nevét, az ügyfél nevét és ügyfélazonosítóját Kilépés Kilépés gombra kattintva felugró ablak jelenik meg a következő figyelmeztetéssel: Igen megnyomására a kilépés megtörténik, a Nem megnyomására a kilépés lehetőségét elveti. Oldal: 10 / 27

11 Fontos! Ha a felhasználó 10 percen túl inaktív, a rendszer kilépteti. Felhívjuk szíves figyelmét, hogy ezesetben az el nem mentett adatok elvesznek Ellenőrzés és Hibák Az Ellenőrzés funkciógomb megnyomására lefut az ellenőrzés, és a Hibák funkciógombra kattintva az ellenőrzés során talált hibákat, hiányosságokat megjeleníti a szoftver. A folyamatban lévő ellenőrzéseknél: animált ikon jelenik meg. A Hibák funkciógomb megnyomására egy hibalista jelenik meg, amely a bizonylat hibáit és figyelmeztető üzeneteit tartalmazza. Vannak olyan hibaüzenetek, amelyek csak egy adott mező kitöltését követően jelennek meg, így a felület adatainak gyakori frissítése érdekében fontos az Ellenőrzés gomb rendszeres használata. A hibalistában található hibaüzenetek szövegére kattintva a felület a hiba konkrét helyére ugrik, megkönnyítve ezzel az adatok közötti eligazodást. A benyújtó felület képes olyan alapvető hibák kiszűrésére (pl. nem kérelemre nyilvántartásba vett a képviselő vagy az ügyfél, nincs a képviselőnek/ügyfélnek ügyfél-azonosítója, határidőn túl nyújtaná be az ügyfél a kérelmet, stb.), amelyek miatt az MVH a kérelmet érdemi vizsgálat nélküli elutasítaná. A felület nem engedi egészen addig benyújtani a kérelmet, amíg ilyen alapvető hibák vannak a kérelemben. A kitöltött adatokon, a szerkesztő ablak tetején található Ellenőrzés gomb megnyomásával végezhetők el a kitöltésre vonatkozó ellenőrzések. A hibás blokkok és mezők mellett megjelenik a hiba jelzése és az adott mezőre állva a hiba szövege is. A figyelmeztető hibák sárga színű jelzéssel jelennek meg, a kérelem benyújtását akadályozó hibák pirossal. Amennyiben a kérelemben benyújtást akadályozó hiba van, a kérelem elmenthető, de a beadása nem lehetséges. Figyelmeztető hiba mellett a kérelem benyújtható, azonban ajánlott az így megjelölt mezők adatainak felülvizsgálata, mert így elkerülhetőek a későbbi hiánypótlások, adategyeztetések. Ha a kérelem hibátlan, akkor a Hibák gombra kattintva ezt a felület jelzi: Kitöltés menete A Kitöltés menete funkciógomb megnyomására megjelenő ablak tartalmazza az ügyfél nevét, a kitöltő nevét, a bizonylat létrehozása, az utolsó mentés, a megnyitás, a kilépés és az esetleges kiléptetés dátumát is. Megnyitáskor a létrehozás, belépés, utolsó mentés és kilépés adatai jelennek meg. Oldal: 11 / 27

12 1.6.4 Mentés Megnyomására lefut a mentés. A folyamatban mentést jelzi: A sikeres mentés esetén a következő jelzés jelenik meg: Beadás A Beadás funkciógomb akkor válik aktívvá, ha a bizonylat már nem tartalmaz benyújtást akadályozó hibát Új sor rögzítése Új sor (új intézmény, új számla stb.) rögzítésére az Új felvitel gomb megnyomásával van lehetőség Sor törlése Rögzített sorok (felvitt intézmény, számla, számlatétel stb.) törlése a felületen áthúzva jelennek meg az adatok, és mentés után törlődnek. ikonra kattintással lehetséges, a Oldal: 12 / 27

13 1.7 Kifizetési kérelem felépítése Új kérelem megnyitása Kifizetési kérelem adatainak rögzítését az Új Iskola tej Kifizetési kérelem bizonylat kiválasztása után a Tovább gombra kattintva lehet megkezdeni A kérelem felépítése A Kifizetési kérelem felépítése a Jóváhagyási kérelem -hez és a Szerződés jóváhagyási kérelem -hez hasonló. Az első panelen az ügyfél, a képviselő/meghatalmazott és a kapcsolattartó adatait kéri kitölteni a szoftver, a következő panelen a kérelem alap-, és részletes adatait szükséges megadni (ld. később részletesen). A Nyilatkozatok panelen találhatóak az uniós és nemzeti jogszabályok által előírt kötelezettségek tudomásul vételéről és megtartásáról szóló nyilatkozatok. A számlákon kívül egyéb dokumentumok felcsatolására a Csatolt dokumentumok panelen van lehetőség. A kérelmező a kifizetési kérelmét az adott szállítási időszakokban kiszállított tejtermékekre vonatkozóan, időszakonként egy alkalommal, szankció terhe nélkül az adott időszakot követő harmadik hónap utolsó napjáig nyújthatja be az MVH-hoz. Oldal: 13 / 27

14 A kifizetési kérelem benyújtásának feltétele, hogy a kérelmező jóváhagyott Jóváhagyási kérelem -mel, valamint az adott tanév vonatkozásában az MVH által jóváhagyott Szerződés jóváhagyási kérelem -mel rendelkezzen Ügyfél adatok A panelen megjelennek az ügyfél, illetve a kérelmet benyújtó, képviselő ügyfél-nyilvántartási rendszerből átemelt adatai. A Kapcsolattartó adatok blokk kitöltésével adhatóak meg az Iskolatej program jogcímre vonatkozóan a kapcsolattartáshoz szükséges információk. A blokk kitöltése nem kötelező. A kapcsolattartó személye nem kell, hogy megegyezzen a képviselő személyével. A kapcsolattartó az a személy, aki a kérelmet összeállította, és akit a kérelemmel kapcsolatos kérdés esetében a Hivatal kereshet. A kapcsolattartó elérhetőségeinek megadása nagyban megkönnyítheti az MVH és az ügyfél közötti kapcsolatfelvételt, amennyiben valami probléma vagy kérdés merül fel a kérelem kapcsán Kifizetési kérelem alapadatok Kérelmezőre vonatkozó adatok Az adatblokkban található mezők automatikusan töltődnek. Itt kapott helyet a Számla adatok betöltése (xlsx) mező, ennek szerepét ld. a Számla adatok Exceles betöltése című fejezetben. Kérelem alapadatai, kedvezményezettek Az adatblokk leginkább tájékoztató jellegű mezőket és adatokat tartalmaz (pl. tanév, alkalmazott euró árfolyam, késési szankció mértéke). A kedvezményezettek kategóriánkénti létszámát a felület automatikusan összesíti az adott kérelemben intézményenként rögzített gyermeklétszámok alapján. A 2015/2016. tanévtől kezdődően benyújtott kifizetési kérelmekben Igényelt támogatási összeg megjelölésére nincs lehetőség. Ehelyett a kérelembe bekerült egy mondat, amelyet minden esetben Oldal: 14 / 27

15 kötelező elfogadni: A csatolt számlák és alátámasztó dokumentumok alapján kérem a jogosult támogatás összegét folyósítani. Oldal: 15 / 27

16 INTÉZMÉNYEK adatblokk Az Intézmények blokkban kezdhető meg a szállítások során ellátott egyes feladatellátási helyek adatainak rögzítése az Új felvitel gombra kattintva. Szerződés szerinti adatok Köznevelési intézmény OM azonosítója : a nevelési-oktatási intézménynek az MVH által jóváhagyott szállítási szerződésben szereplő, az Oktatási Hivatal által adott OM azonosítója (6 jegyű szám). Feladatellátási hely azonosítója : a nevelési-oktatási intézménynek az MVH által jóváhagyott szállítási szerződésben szereplő, az Oktatási Hivatal által adott telephelyének azonosítója (3 jegyű szám). Abban az esetben, ha a szállítási szerződés benyújtása óta változott az intézmény OM és feladatellátási hely azonosítója, úgy kérjük, hogy ide ne az új OM és feladatellátási hely azonosítót, hanem a régi, a szállítási szerződésben szereplő azonosítókat tüntesse fel. Az OM és feladatellátási hely azonosítók megadását követően, az Ellenőrzés gomb megnyomásával a Szerződés jóváhagyási kérelem adatai alapján a felület automatikusan kitölti az Intézmény fenntartó neve és Működtető neve mezőket. Feladatellátási hely Az OM azonosító és feladatellátási hely azonosítók megadása után, az Ellenőrzés gomb megnyomását követően a felület automatikusan kitölti az adatblokkban található mezőket. Oldal: 16 / 27

17 Változott adatok Új OM azonosító : az adott intézménynek az Oktatási Hivatal által adott feladatellátási hely azonosítója (3 jegyű szám). Új feladatellátási hely azonosító : az adott intézménynek az Oktatási Hivatal által adott OM azonosítója (6 jegyű szám) és feladatellátási hely azonosítója (3 jegyű szám). Abban az esetben, ha változott az intézmény fenntartójának személye, vagy az intézmény OM és/vagy feladatellátási hely kódja, azaz a szállítási szerződésben szereplő OM és feladatellátási hely azonosítókhoz képest az intézmény új azonosítókat kapott, úgy kérjük, hogy az új OM és feladatellátási hely azonosítókat itt tüntesse fel. Amennyiben csak a fenntartó személye változott, akkor a szállítási szerződésben megadott OM és feladatellátási hely azonosítót szükséges itt is feltüntetni, mert így az új fenntartó személyét a felület az azonosítók alapján automatikusan az Oktatási Hivatal nyilvántartása alapján ki tudja tölteni. Amennyiben nincs változás, úgy kérjük, hogy ezt a két mezőt hagyja üresen. Abban az esetben, ha az ellátni kívánt intézmény OM azonosítóját és feladatellátási hely kódját a felület nem találja az Oktatási Hivatal nyilvántartásában (és a rendszer ezzel kapcsolatos hibát jelez), úgy kérjük, hogy a től a ig számozott technikai azonosítókat írja be a mezőbe. Ilyen esetben, kérjük, hogy amennyiben lehetséges a Csatolt dokumentumok fülön mellékeljenek igazoló dokumentumot az azonosító változásról. Kiosztási napok száma az időszakban: azon napok száma a szállítási időszakban, amikor valamilyen támogatott tejterméket osztanak ki a gyermekek számára (pl. 10 hét van az időszakban, heti 4 alkalommal történik termék kiosztás, tehát 10*4=40 kiosztási nap). Szerződésben megjelenő létszám (fő): a megadott OM és feladatellátási hely azonosítók alapján, az Ellenőrzés gomb megnyomását követően a benyújtó felület automatikusan megjeleníti az adott intézmény kapcsán a szállítási szerződésben megjelölt gyermeklétszámokat. Ellátott kedvezményezettek száma (fő): az egymás alatti öt mezőben kérjük feltüntetni az adott feladatellátási helyen az adott szállítási időszakban tej és tejtermékkel ellátott egyes kedvezményezett típusokba tartozó gyermekek létszámát. Amennyiben a kedvezményezettek száma meghaladja a Szerződés jóváhagyási kérelemben az adott intézmény kapcsán bejelentett létszámot, akkor is kérjük a ténylegesen ellátott gyermek létszámokat beírni. Ha van olyan kedvezményezett típus, amely az adott intézmény kapcsán nem került ellátásra, akkor kérjük, hogy oda nullát írjon be. Oldal: 17 / 27

18 SZÁMLÁK adatblokk Az Számlák blokkban kezdhető meg az adott feladatellátási hely kapcsán történt tej és tejtermék szállítások során kiállított számlák rögzítése az Új felvitel gombra kattintva. Minden külön számlát új számlaként kell rögzíteni, a Számlák panelen. Az adatok rögzítésének követését nagyban megkönnyíti, ha egyszerre egy számla összes adatának rögzítése megtörténik (Számlatétel és Számlatétel részletező paneleken is) és csak ezt követően történik meg a következő számla teljeskörű rögzítése. A Számlakibocsátó neve és a Vevő neve mezők az Ügyfél-nyilvántartás, illetve a Szerződés jóváhagyási kérelem adatbázisából, az intézmény azonosítói alapján automatikusan feltöltődnek. A Sorszám mező egy a felület által automatikusan generált szám, azonban a mező az ügyfél által szerkeszthető. Számla egyedi száma : a bizonylat egyedi sorszámát kérjük feltüntetni. A Bizonylat típus mezőnél található lenyíló ablakból alapértelmezettként a számla értéket kell kiválasztani. A sztornó illetve helyesbítő számla esetében értelemszerűen a helyesbítő számla illetve sztornó számla típust kell itt feltüntetni. Teljesítési időszak : annak az időszaknak a kezdetét és végét szükséges rögzíteni, amely időszakban a számla alapját képező szállítások és kiosztások megtörténtek. Pl Az így megjelölt időszak összhangban kell hogy legyen a számla alapját képező szállítólevelek dátumaival. Hivatkozott számla egyedi száma : az Áfa törvény a értelmében a helyesbítő számlán, sztornó számlán kötelező hivatkozni a javítani kívánt számlára pl. a módosított számla sorszámának megjelölésével. Amennyiben helyesbítésre vagy sztornózásra került az eredeti számla, úgy itt kérjük feltüntetni az eredeti, rossz számla sorszámát. Számla bruttó értéke : a felület a számlatételenként megadott Számlázott mennyiség bruttó értéke mezőket összeadja, és így gyakorlatilag megjeleníti az adott számla végösszegét. Oldal: 18 / 27

19 Csatolt számla másolat : a kifizetési kérelemhez a felületen csatolni kell az adott szállítási időszakra, az adott intézményre vonatkozó, a támogatott termékek értékesítését igazoló számlákat. A számlákat egyesével kell a kérelembe csatolni, minden esetben külön-külön az adott számla fejadatait tartalmazó számlasorhoz. A számlákat pdf formátumban kell a kérelembe feltölteni. Amennyiben a számlázó program alkalmas rá, és a számviteli politika szerint a számla aláírás (és pecsét) nélkül is érvényes, úgy lehetőség van a számlákat a számlázó programból eleve pdf formátumban kiexportálni, és ezt a fájlt feltölteni a kifizetési kérelembe. Amennyiben a számlázó program a fentiekre nem alkalmas, és/vagy a számla csak aláírással (és pecséttel) érvényes, úgy a kinyomtatott számlákat be kell szkennelni és a szkennelt pdf fájlt feltölteni a kérelembe. Célszerű a számlákat egyesével szkennelni és a fájl címének a számlaszámot megadni. Oldal: 19 / 27

20 SZÁMLATÉTELEK adatblokk Minden számla kapcsán rögzíteni kell a számlatétel(ek) adatait, amelyeket az Új felvitel gombra kattintva lehet megkezdeni. Adott számla kapcsán annyi számlatétel rögzítése szükséges, amennyi tétel a csatolt számlákon megtalálható. (pl. ha egy számlán az alábbi tételek szerepelnek: félzsíros tej 10 liter, zsírszegény kakaó 15 liter és ömlesztett sajt 3 kg, akkor ezt a 3 db számlatételt kell külön-külön sorban a kérelemben is megjeleníteni.) Számlatétel sorszám : egy a felület által automatikusan generált szám, azonban a mező az ügyfél által szerkeszthető. Termék neve : ide kérjük beírni a kiszállított termék pontos megnevezését. Termékkategória : lenyíló listából kell kiválasztani, értéke megegyezik az óvoda- és iskolatej program szabályozásáról szóló 19/2015. (IV. 24.) FM rendelet 12. (1) bekezdésében szereplő kategóriákkal. Szállított termék kiszerelése : a szállított termék kg-ban vagy literben megadott mennyiségét tüntesse fel. Pl. 0,2 vagy 0,175. A mértékegységet a rendszer a korábban megadott termékkategória alapján, Ellenőrzés gombra kattintva automatikusan a mező mellé kiírja. I/a. és I/b. termékkategória esetében liter I/c., II. és III. termékkategória esetén kg Számlázott termék összmennyisége (db) : az adott terméknek a számlán szereplő összmennyisége darabban kifejezve. Figyelem, csak egész szám adható meg! Számlázott termék összmennyisége (liter/kg): az adott terméknek a számlán szereplő összmennyisége literben vagy kg-ban kifejezve. A mező automatikusan töltődik a Számlázott termék összmennyisége (db) és a Szállított termék kiszerelése alapján. Számlázott mennyiség bruttó értéke (Ft) : az adott termék számlán szereplő bruttó értékét kérjük feltüntetni. Kiosztott termék összmennyisége (db) : az adott terméknek a ténylegesen kiosztott összmennyisége darabban kifejezve. A mező automatikusan töltődik a Számlatétel részletező szinten megadott Kiosztott termék mennyisége (db) mezők összegzése alapján. Oldal: 20 / 27

21 Az egy számlatételhez tartozó Kiosztott termék összmennyisége (db) nem haladhatja meg a Számlázott termék összmennyisége (db) mező értékét. Kiosztott termék összmennyisége (liter/kg): az adott terméknek a ténylegesen kiosztott összmennyisége literben vagy kg-ban kifejezve. A mező automatikusan töltődik a Számlatétel részletező szinten megadott Kiosztott termékmennyiség (liter/kg) mezők összegzése alapján. Kiosztott mennyiség bruttó értéke (Ft) : az adott termék ténylegesen kiosztott mennyiségének bruttó összértéke. A mező automatikusan töltődik a Számlatétel részletező szinten megadott Kiosztott termékmennyiség bruttó értéke (Ft) mezők összegzése alapján. Az egy számlatételhez tartozó Kiosztott mennyiség bruttó értéke (Ft) nem haladhatja meg a Számlázott mennyiség bruttó értéke (Ft) mező értékét. Amennyiben a szállításokról szóló számlán a termék kategóriáját, mennyiségét és/vagy bruttó értékét helyesbítő vagy sztornó számlával (és utána új számlával) javítani szükséges, úgy kérjük, hogy az eredeti számla adatait és a helyes kategóriát, mennyiségeket, bruttó értékeket is külön rögzítsék fel a felületre. Természetesen a sztornó, illetve helyesbítő számlákat is kérjük a kérelembe becsatolni. Amennyiben a számlán szereplő mennyiség és bruttó érték negatív előjelű (pl. sztornó számla), úgy azt negatív előjellel kell a felületen is feltüntetni. SZÁMLATÉTEL RÉSZLETEZŐ adatblokk Minden számla kapcsán rögzíteni kell a számlatétel(ek) adatait kedvezményezett típusonkénti bontásban, amelyeket az Új felvitel gombra kattintva lehet megkezdeni. Számlatétel sorszám : egy a felület által automatikusan generált szám, amely az ügyfél által nem szerkeszthető. Ellátott kedvezményezett típusa : a lenyíló listából azt a kedvezményezett típust kérjük kiválasztani, amelynek a leszámlázott termék kiosztásra került. Abban az esetben, ha az adott számlán leszámlázott termék több kedvezményezett típusnak lett kiosztva, úgy kérjük, hogy a számlatételt több sorban vigye fel, kedvezményezett típusonként különkülön. Amennyiben változott a kedvezményezett típus a szerződésben rögzítetthez képest (pl. előzetesen a szerződésben megjelölt általános iskolás gyermekeken kívül a ténylegesen az intézménybe járó gyermekek Oldal: 21 / 27

22 között sajátos nevelési igényű gyermekek is vannak és részükre is történik szállítás), úgy kérjük, hogy minden esetben a ténylegesen ellátott gyermekek típusát rögzítsék a felületen. Kiosztott termék mennyisége (db) : az adott termékből az adott kedvezményezett típus részére kiosztott termék mennyisége darabban kifejezve. Kiosztott termékmennyiség (liter/kg) : az adott termékből az adott kedvezményezett típus részére kiosztott termék mennyisége literben kifejezve. Kiosztott termékmennyiség bruttó értéke (Ft) : az adott termékből az adott kedvezményezett típus részére ténylegesen kiosztott mennyisége bruttó értéke. Támogatás intenzitás : az óvoda- és iskolatej program szabályozásáról szóló 19/2015. (IV. 24.) FM rendelet ban szereplő támogatás mértéke. A mező a felület által automatikusan kitöltődik Számla adatok Excel-es betöltése Tekintettel arra, hogy feltehetően egy kifizetési kérelemben több nevelési-oktatási intézmény és tagintézmény szerepel, valamint egy intézményhez/tagintézményhez több számla is rögzítésre kerül, így a felületen található egy Excel betöltés funkció, amellyel a kifizetési kérelemben elszámolni kívánt számlák összes rögzítendő adata egyben feltölthető a kérelembenyújtó felületre. Az Excel betöltéshez csak 2010-es vagy 2007-es Microsoft Office-hoz tartozó Excel tábla használható. A számlaadatok betöltéshez használható Excel tábla ( Számlafeltöltő excel sablon ) letölthető az MVH honlapjáról: Az Excel tábla kitöltésében segítséget nyújt egy minta példákkal kitöltött sablon ( Számlafeltöltő excel sablon - minta példákkal ), valamint egy kitöltési útmutató ( Segédlet a számlafeltöltő excel sablon kitöltéséhez ). Mindkét fájl elérhető az alábbi linken: Oldal: 22 / 27

23 Táblázat feltöltése A gomb megnyomásával, azt követően a megfelelő fájl kiválasztásával kezdhető meg a dokumentum feltöltése. Amennyiben egy új táblázat kerül betöltésre a már betöltött fájl helyett, a korábbi adatok törlődnek és a legutolsóként sikeresen feltöltött táblázat adatai jelennek meg a felületen. Sikeres feltöltés esetén a feltöltött adatok megjelennek a felületen: Oldal: 23 / 27

24 Sikertelen feltöltés esetén a következő hibaüzenet jelenik meg, és az adatok nem jelennek meg a felületen: Ebben az esetben a Hibák gombra kattintva kaphatunk információt arról, hogy melyik cella nem volt megfelelő a feltölteni kívánt dokumentumban. A betöltött táblázat törölhető a ikon megnyomásával. Oldal: 24 / 27

25 1.7.4 Nyilatkozatok A Nyilatkozatok panelen találhatóak az uniós és nemzeti jogszabályok által előírt kötelezettségek tudomásul vételéről és megtartásáról szóló nyilatkozatok. Amíg a Nyilatkozatok panelen nincs kiválasztva az Igen a lenyíló listából, a kérelem nem adható be, a Beadás gomb nem aktív Csatolt dokumentumok Ezen a felületen tölthetőek fel a kérelemhez csatolandó egyéb dokumentumok (pl. nyilatkozatok, intézményi változásokról szóló igazoló dokumentumok stb.). A gomb megnyomásával, azt követően a megfelelő fájl kiválasztásával tölthető fel a dokumentum. A feltöltött dokumentum adatai megjelennek a felületen. Mindig meg kell győződni arról, hogy a kérdéses fájl feltöltődött-e a rendszerbe. Csak azok a dokumentumok vannak feltöltve, amelyek külön-külön soron megjelennek a Csatolt dokumentumok panelen. Oldal: 25 / 27

26 A csatolt fájl legfeljebb 25 Mbyte méretű lehet. Lehetőség van több fájl csatolására. Az egyes kérelmekhez csatolandó dokumentumok szkennelés során előállított változatát elektronikus úton, PDF formátumban, olvasható minőségben kell mellékelni az adott kérelemhez. Kérjük, hogy a fájl elnevezése a dokumentum adattartalmát tükrözze és egyértelmű legyen, pl. XY intézmény_alapító okirat _ Amennyiben egy adott dokumentumot a terjedelme miatt figyelemmel a 25 Mbyte-os korlátra több részletben lehet csak szkennelni és feltölteni úgy kérjük, hogy alkalmazzon értelemszerű sorszámozást pl. XY intézmény_alapító okirat _ _1 és XY intézmény_alapító okirat _ _2, stb. Nem megfelelő fájlformátum, illetve túl nagy méretű fájl feltöltése esetén a felület hibát jelez: Csatolmány törlése esetén a törlés ikon választásával áthúzásra kerül a feltöltés időpontja. Csak a Mentés gomb megnyomása után kerül valóban törlésre a csatolmány, addig a törlés visszavonható a gomb megnyomásával Beadás Miután a kérelembe minden adat rögzítésre került, és Ellenőrzés gombra kattintva a felület nem jelez benyújtást akadályozó hibát (tehát a kérelem hibátlan vagy csak figyelmeztető súlyú hibát tartalmaz), akkor a Beadás gomb aktívvá válik, és a kérelmet az MVH számára be lehet nyújtani. Sikeres beadás után a kérelembenyújtó felület visszaigazolást ad, és rendszer a benyújtó, képviselő ügyfélkapus postafiókjára egy KR dokumentum küld. Oldal: 26 / 27

27 1.7.7 KR dokumentum nyomtatása Az Ügyfélkapura érkezett levélből a KR dokumentumot le kell menteni, majd bejelentkezés után, az elektronikus benyújtó felületen az alábbi linken lehet a dokumentumot pdf formátumra alakítani. Tallózás -ra kattintva ki kell választani a KR dokumentum fájlt, majd a Nyomtatás -ra kattintva a dokumentum pdf formátumban megnyitható és menthető lesz. Amennyiben a kifizetési kérelemnek az elektronikus kérelem benyújtó felületen való kitöltése során bármilyen problémát tapasztalnak, vagy segítségre lenne szükségük, kérjük, hogy az iskolatej@mvh.gov.hu címen jelezzék azt az MVH számára. Oldal: 27 / 27