Gyakorlati tapasztalatok:

Átírás

1 Tisztelt Kedvezményezett! A Pályázati e-ügyintézés felületén található új funkciók segítségével internetes úton, on-line kitöltő program alkalmazásával teljesíthetők június 07-től a jelentéstételi, a beszámolási kötelezettség, a kifizetés igénylés és ezek hiánypótlása, valamint az ezekhez szükséges alátámasztó dokumentumok benyújtása. A felület fejlesztés célja a pályázók/kedvezményezettek és a KSZ között jelenleg papír alapon történő kommunikáció csökkentése, a teljes körű elektronikus adatbeküldés biztosításával. A fejlesztés keretében kialakításra kerülő funkciók célja, hogy a felhasználók munkáját könnyítse és gyorsítsa. Jelen tájékozató első részében az eddig benyújtott kifizetési kérelmek feldolgozása során - az elektronizálással kapcsolatban - felmerülő problémákra, gyakorlati tapasztalatokra hívjuk fel a figyelmüket. A második felében a pályázói tájékoztató felület feltöltéséhez próbálunk segítséget nyújtani. Gyakorlati tapasztalatok: Kérjük, fordítson különös figyelmet az alátámasztó dokumentumok papír alapon történő benyújtásának kérvényezése funkciógombra. Abban az esetben, ha bejelöli a papír alapú benyújtást a Közreműködő szervezet csak a papír alapú beérkezést követően tudja megkezdeni a kifizetési igénylés feldolgozását. Ezzel abban az esetben növeli meg jelentősen az ügyintézési időt, amennyiben a kedvezményezett nem adja postára haladéktalanul az elektronikus beküldést követően a papír alapú dokumentumokat. Fent nevezett idővel a Kedvezményezettnek számolnia kell a kifizetési kérelem benyújtása során. Több esetben előfordul, hogy nem került bejelölésre a papír alapú benyújtás. A Közreműködő Szervezet megkezdte az eljárásrend szerinti ellenőrzését a dokumentumoknak, és ezt követően érkezett be papír alapú dokumentum. Amennyiben nem kerül bejelölésre az alátámasztó dokumentumok papír alapon történő benyújtásának kérvényezése, abban az esetben a Közreműködő Szervezet nem vár papír alapú alátámasztó dokumentumot a kifizetési igénylés mellé, és még azok beérkezése előtt megkezdi a dokumentumok feldolgozását. Amennyiben csatolni kíván papír alapon, kérem a fent nevezett funkciójelet szíveskedjen bejelölni! A rendszer nem engedi beküldeni a hiánypótlási csomagot elektronikus csatolással abban az esetben, ha a hiánypótlás előtti csomagnál az alátámasztó dokumentumok papír alapon történő benyújtásának kérvényezése megtörtént. Tehát a kifizetési kérelem hiánypótlása során kérjük, a pályázói tájékoztató oldal jelölésének megfelelően benyújtani szíveskedjenek a dokumentumokat. Amennyiben papír alap került bejelölésre, úgy kérjük legalább egy papír alapú dokumentum benyújtását.

2 További problémát jelent a Kedvezményezetteknek, hogy a számlákhoz tartozó hiánypótlási megjegyzések nem a levélben, hanem külön excel táblázatban jelennek meg, mely az alábbi helyről tölthető le. Pályázói tájékoztató felület feltöltése és annak változásai: A fejlesztés minden szerződéssel rendelkező projekt esetében lehetőséget biztosít a kifizetési igénylések és jelentések/beszámolók beküldésekor benyújtani szükséges alátámasztó dokumentumok elektronikus benyújtására, feldolgozására. A Pályázati e- Ügyintézés minden felületén - a jelenlegi súgót felváltva - kihelyezésre kerül egy e- Útmutató gomb. Az Elszámolásokon, vagy a Beszámolók/Jelentések modulon belül az e- Útmutatót segítségül hívva az Aktuális oldallal kapcsolatos segítségnyújtás jelenik meg, pozícionálva arra az e-tananyag részre ahol a Kedvezményezett éppen tart a rögzítési folyamatban. A Help funkció alatt általános segítségnyújtás érhető el.

3 A HELP/E-Útmutatók-nál a rögzítési folyamat és a videó tár nyújt hathatós segítséget: Amennyiben ezt az üzenetet látja: Kérjük, válassza ki a finanszírozási módot. Felhívjuk a figyelmét arra, hogy a záró kifizetési igénylésben szállítói számla rögzítése nem lehetséges, kivéve, ha a teljes projekt szállítói finanszírozással valósul meg. Amennyiben rendelkezik még be nem nyújtott szállítói finanszírozású számlával, akkor azt először időközi kifizetési igénylés keretén belül nyújtsa be. Kérjük az Elszámolás/műveletek/Elszámolás típus módosítása gombra kattintva töltse ki, hogy a benyújtani kívánt csomag záró/időközi Amennyiben záró, azt is, hogy szállítói/ útó finanszírozású

4 Amennyiben azt az üzenetet látja: Kérjük, minden konzorciumi partner nyújtson be kifizetési kérelmet a záró elszámolás esetén és rendelje hozzá a záró jelentéshez. Kifizetést alátámasztó dokumentumok A Jelentést alátámasztó dokumentumok felület segítségével a dokumentumok elektronikus úton csatolhatók. IB/ZB jelentések esetében a Jelentést alátámasztó dokumentumok űrlapon belül jelenik meg a dokumentumcsatolási lehetőség. Egy kategóriához akár több dokumentum is csatolható, illetve lehetőség van Nem relevánsnak jelölni az adott kategóriát. Amennyiben Ön nem elektronikusan nyújtja be a dokumentumokat, az alábbi felületen pipával jelöli a nem-et. Amennyiben Ön elektronikusan nyújtja be a dokumentumokat, az alábbi felületen pipa elhagyásával és a dokumentum csatolásával teszi igazzá az Alátámasztó dokumentumok papír alapú benyújtásánál tett nyilatkozatát.

5 Amennyiben nem egyezik az űrlapok nyilatkozata, az alábbi üzenetet fogja látni: Ön kérvényezte az alátámasztó dokumentumok papír alapú benyújtását, de jelenleg nincs papír alapú benyújtásra megjelölt alátámasztó dokumentum. Amennyiben nem nyújt be papír alapon alátámasztó dokumentumot, akkor módosítsa a beállítást a Műveletek táblázatban az Alátámasztó dokumentumok papír alapú benyújtásának kérvényezése gomb segítségével. Ugyanez az üzenet jelenik meg, ha Ön még az elektronizálás előtt nyújtotta be a csomagját a KSZ-hez, és HP keretein belül már az elektronizálás miatt megváltozott felületen küldi be a csomagot. Ebben az esetben kérem, az Alátámasztó dokumentumok papír alapú benyújtásánál tett nyilatkozatát. tegye Nem-re, mert az eredeti csomag is papíron érkezett, így a HP keretein belül is ez a szabály érvényes. Kifizetési kérelem formanyomtatványa Kérjük, a hiánypótlásban felsorolt változtatásokat szíveskedjen átvezetni az online-számlakitöltő felületen is. Kérjük, a hiánypótlás során újonnan benyújtandó, vagy becsatolt, de nem rögzített dokumentumokat az online felületen, az érintett számlák számlafején található alátámasztáshoz benyújtott dokumentumok megnevezése /megjegyzések rovatba rögzíteni szíveskedjen. Kérjük, a hiánypótlás során tett szükséges módosítások véghezvitele után a kifizetési kérelem formanyomtatvány lezárását, beküldését. Felhívjuk szíves figyelmét, hogy az egyes számlákhoz, bizonylatokhoz tartozó hiányosságokat a hiánypótlási levélhez csatolt excel táblázat részletezi, mely annak elválaszthatatlan részét képezi.

6 Az excel táblázat megtalálható a Pályázói tájékoztató felület Projekt (kommunikáció) / Értesítések menüpontja alatt. A táblázat letöltéséhez szükséges a releváns azonnali értesítés dokumentum érkezéséről c. dokumentum megnyitása. A számlák elszámolhatóságának bírálatához a hivatkozott táblázatban foglaltak teljesítése is szükséges. Felhívjuk szíves figyelmét, hogy az elektronikus alkalmazás használata kapcsán a Pályázati E- ügyintézés Help funkciójában letölthető az un. Digitális Útmutató, amely a digitális állományok minőségét, formátumát és méretét határozza meg, foglalja össze.