Az Egyéni bérek és keresetek adatszolgáltatás rögzítő programjának használati útmutatója

Átírás

1 Az Egyéni bérek és keresetek adatszolgáltatás rögzítő programjának használati útmutatója A rögzítő program elérhetősége: bérek és keresetek statisztikája Rögzítő programok. A rögzítő programba kézzel lehet adatokat bevinni, illetve előzőleg elkészített/lementett fájlokat is be lehet olvasni. Regisztráció: Minden évben újra kell regisztrálni. Ennek oka, hogy az előző évi adatokat kitöröljük az adatbázisból. (Sajnos rossz tapasztalataink vannak a már korábban bevitt adatok újrafelhasználásával.) Belépés: A regisztráció után rögtön be lehet lépni, nem kell megvárni a visszaigazoló t. Amennyiben a jelszavát elfelejtette, új jelszót a lap alján található Elfelejtett jelszó gomb megnyomásával kérhet. Ha nem sikerül belépni, vagy nem kap az elfelejtett jelszóról t, kérjük, hívjon minket telefonon.

2 Az adatok bevitele: 1. A cég/intézmény kikeresése a Szervezet keresése címszó alatt: A belépés után a szervezetet ki kell választani az adatbázisból. 1. A Szervezetek (Borító adatok) címszó alatt kattintson az új szervezet rögzítése gombra. Új ablak jelenik meg. 2. Írja be a szervezet törzsszámát, és nyomja meg a mentés gombot. 3. A program visszaáll a kezdőoldalra, és a Szervezetek (Borító adatok) címszó alatti táblában jeleníti meg azokat az adatokat, amelyek a megadott törzsszámhoz adatbázisunkban szerepelnek (név, cím, szakágazati kód, stb.). Amennyiben a szervezet nem található meg az adatbázisban, és nem jelenik meg egy cég sem a Szervezetek (Borító adatok) címszó alatt, kérjük, telefonáljon nekünk! Egy kitöltő több szervezet adatait is megkeresheti, és felviheti!!

3 2. A kikeresett szervezet borító adatainak bevitele a Szervezetek (Borító adatok) címszó alatt 1. A Szervezetek (Borító adatok) címszó alatt megjelenő kis táblában kattintson rá a szervezet nevét és egyéb adatait megjelenítő sorra. Ekkor megjelenik a sor elején egy pipa, és a sor besárgul. Ezzel a lépéssel kiválasztotta azt a szervezetet, amelyre adatot akar felvinni. (Vannak olyan adatszolgáltatók pl. könyvelő cégek, akik egyszerre több intézmény adatát viszik fel.) 2. A borító adatainak kitöltéséhez kattintson a Szervezetek (Borító adatok) címszó alatti terület alján található Szerkesztés gombra. Ekkor megjelennek az adatszolgáltatás borítólapján található kérdések. Kérjük az adatokat a kitöltési segédlet segítségével töltse ki. Ha tudja a kódokat, írja be, ha nem, válasszon a lenyíló ablakokból. 3. Ha kész, nyomjon a mentés gombra. A borító lapot csak úgy lehet elmenteni, ha a kötelező cellák teljesen ki lettek töltve. Ha egy kötelező adat hiányzik, azt a mentés során pirossal jelöljük. A piros cellákat ki kell javítani/egészíteni, úgy, hogy a hibás cellára rákattintva be kell írni a helyes/hiányzó adatot. Helyes kitöltés és érvényes mentés esetén a program visszaáll a kezdőoldalra, és a szervezet sorában az Állapot cellában megjelenik a Rendben kifejezés.

4 3. A telephelyek felvitele/az adatlap fejlécének kitöltése Az Adatlap fejléc (telephelyek) alatti kis táblában lehet felvinni a szervezet telephelyét/eit és azok adatait. Minden telephelyhez egy külön adatlap, és így egy külön adatlap fejléc tartozik. 1. Kattintson az Adatlap fejléc (telephelyek) alatti területen az Új adatlap rögzítése gombra. 2. Töltse ki a megjelenő ablakban lévő adatokat. Ha tudja a szakágazati és telephely kódot, írja be, ha nem, akkor válasszon a lenyíló ablakból. 3. Az adatok beírása után nyomja meg a mentés gombot. A program visszaáll a kezdőoldalra. 4. Több telephely felvitele esetén az 1. ponttól kövesse ugyanezt a folyamatot.

5 4. A foglalkoztatottak adatainak bevitele/az adatlap kitöltése A foglalkoztatottak adatait a megfelelő telephely kiválasztásával lehet kitölteni. 1. Az Adatlap fejléc (telephelyek) címszó alatt kattintson a megfelelő telephely sorára. A sor elején megjelenik egy kis pipa, és a sor besárgul. Ekkor kiválasztottuk azt a telephelyet, melyre a foglalkoztatottak adatait akarjuk felvinni. (Sok szervezetnek több telephelye van.) 2. Nyomja meg a Tovább a foglalkoztatottak oldalra gombot. Megjelenik egy új oldal. Ezen az oldalon a Foglalkoztatottak adatai címszó alatti kis táblában jelennek majd meg a felvitt foglalkoztatottak. 3. Nyomja meg az Új foglalkoztatott gombot. Ekkor megjelennek a foglalkoztatottra vonatkozó kérdések (ez a papír alapú piros adatlap egy sora). A Kitöltési segédlet segítségével töltse ki az adatokat. Ha tudja a kódokat, írja be, ha nem, akkor válasszon a lenyíló ablakokból. 4. Amennyiben nem tudja véglegesen kitölteni az összes kötelező mezőt, a lap alján pipálja be az Űrlap mentése ellenőrzés nélkül sort, és nyomja meg a mentés gombot. Így az addig bevitt adatok nem vesznek el, bármikor visszatérhet a foglalkoztatott adatlapjához. A nem végleges mentéskor a program visszaáll a kiinduló oldalra, és a foglalkoztatott sorában az állapot cellában Adathiányos jelzés jelenik meg, a foglalkoztatott sora pedig piros marad. Az adatlapot véglegesítés céljából újra meg lehet nyitni, úgy, hogy a Foglalkoztatottak adatai címszó alatti kis táblában a foglalkoztatott sorára kattint, és megnyomja a Szerkesztés gombot. A nem végleges mentés esetén az adatokat nem tudja beküldeni, azokat ki kell javítani vagy egészíteni, míg nem marad piros cella a foglalkozatott adatlapján. 5. Amennyiben kész minden adat, nyomja meg a mentés gombot. Ha a program nem menti el az adatlapot, valószínűleg egy kötelező adat hiányzik, vagy egy beírt adat hibás. A rossz vagy hiányzó adatokat pirossal jelöljük. A piros cellákat ki kell javítani vagy egészíteni, úgy, hogy a hibás cellára rákattintva be kell írni a helyes/hiányzó adatot. 6. Ha a végleges mentés sikerült, megjelenik a Foglalkoztatottak adatai oldal, és a foglalkoztatott sora mellett az állapot cella Rendben -re vált. A végleges mentésig az állapot adathiányos marad. 7. További foglalkoztatottak felviteléhez kövesse az 1. ponttól ugyanezt a folyamatot. Amennyiben minden foglalkoztatott adata kész, és rendben, nyomja meg a Vissza a szervezetek oldalra gombot.

6 Amennyiben a borító- és az adatlap összes adatát felvitte, mindkét dokumentum beküldhető, az 5. pontban leírtak szerint.

7 5. Az adatok beküldése Amennyiben a Szervezetek (Borító adatok) címszó alatt a szervezet sorában, illetve a foglalkoztatottak oldalon az állapot cellák Rendben vannak, az adatok beküldhetők. Ha az állapot Adathiányos akkor vagy a borítón, vagy az adatlap fejlécén vagy pedig a foglalkoztatottak adatlapjain hiányoznak kötelező adatok, vagy hibásak az adatok. 1. Amennyiben hibásak vagy hiányosak az adatok, kérjük javítsa vagy egészítse ki a pirossal jelzett cellákat és mentse le a javított borítót vagy adatlapot az előző pontokban leírtak szerint. 2. Amennyiben a Szervezetek (Borító adatok) címszó alatt, illetve a foglalkoztatottak oldalon az állapot cellák Rendben lévőt mutatnak, a Szervezetek (Borító adatok) címszó alatt nyomja meg a Végleges beküldés gombot. 3. Ha a végleges beküldés sikerült, megjelenik egy ablak, melyben tájékoztatjuk, hogy sikeresen beérkeztek az adatok.

8 6. Nyomtatás Borítót és adatlapot beküldés előtt és beküldés után is lehet nyomtatni. Amennyiben beküldés előtt nyomtat, a lapon megjelenik a Nem beküldött példány kiírás, jelezve, hogy ez nem a véglegesen beküldött adatszolgáltatás. Nyugtát csak beküldés után lehet nyomtatni. 1. A Szervezetek (Borító adatok) címszó alatt a megfelelő gombra kattintva lehet borítót és nyugtát nyomtatni. 2. Az Adatlap fejléc (telephelyek) címszó alatt a kiválasztott telephely adatlapját lehet kinyomtatni, az adott telephelyhez kapcsolódó foglalkoztatottak adataival.

9 7. Adatok importja bérszámfejtő programból letöltött fájlok, vagy saját fájlok segítségével Kérjük, hogy mielőtt elkészíti a fájlokat, olvassa el a Kitöltési segédlet 3. mellékletét, amelyben részletesen leírtuk, hogy milyen típusú és szerkezetű fájlokat fogadunk el. Más típusú vagy szerkezetű fájlt a programba nem tud beolvasni. A bérszámfejtő programok általában két fájlt készítenek, a borító és az adatlap fájlokat. Az xml kiterjesztésű fájlból azonban nincs külön borító és adatlap fájl. 1. Amennyiben bérszámfejtő programból lementett adatokat olvas be, a Szervezet címszó alatt a Adatok importálása gombot nyomja meg. Új ablak jelenik meg. 2. Először a Borító fájl gombot pipálja be, majd a Tallózás gomb megnyomásával válassza ki a betöltendő, előzőleg lementett borító fájlt. (A bérszámfejtő programból lementett borító fájlok neve általában B betűvel kezdődik.) Nyomja meg a betöltés gombot. 3. Utána az Adatlap gombot pipálja be, majd a Tallózás gomb megnyomásával válassza ki a betöltendő, előzőleg lementett adatlap fájlt. (A bérszámfejtő programból lementett adatlap fájlok neve általában A betűvel kezdődik.) Nyomja meg a betöltés gombot. Az xml kiterjesztésű fájlokat bármelyik gomb bepipálásával beolvashatja. 4. Amennyiben a fájlt a gép nem tudja beolvasni, vagy fontos adatok rosszak illetve hiányoznak az import sikertelen, és megjelenik egy hiba ablak. Az adatok importja a következő okokból lehet sikertelen: (1) nem a Kitöltési segédlet 3. mellékletében részletezett program formátumokban vagy szerkezetben mentette le őket; (2) fontos adatok hibásak: a törzsszám nem szerepel a mi adatbázisunkban, a szakágazati vagy a település azonosító nem valós kódok (3) fontos adatok hiányoznak, vagy nem valósak: a 2., 3., 4., 8., 14., 16. vagy 17. oszlopok valamelyike nincs kitöltve. Amennyiben a program be tudja olvasni magát a fájlt, de az import fontos adathiány miatt sikertelen (2. vagy 3. eset), a hibák felsorolása alatt táblázatos formában megjelennek az adatok is, és pirossal jelezzük azt a sort, ahol rossz adat vagy adathiány van. Kérjük ebben az esetben a forrás fájlban javítsák ki az adatokat és olvassák be még egyszer. 5. Ha a fájlt sikeresen beolvasta, a program visszaáll a kezdőoldalra és a Szervezetek (Borító adatok) címszó alatt hasonlóan a kézi bevitelhez megjelennek a szervezetről az adatbázisunkban szereplő adatok. A szervezet sorában az állapot címszó alatt megjelenhet Adathiány illetve Rendben állapot. A foglalkoztatottak oldalon az állapot címszó alatt is megjelenhet Adathiány, illetve Rendben állapot. Adathiány esetén az adatokat a programban ki lehet javítani illetve ki lehet egészíteni. Míg az állapot adathiányt jelez, az adatokat nem lehet beküldeni. 6. A beolvasott adatokat a programban lehet javítani és kiegészíteni, ugyanúgy, mintha az adatokat kézzel vitte volna fel. A borítót a Szervezetek (Borító adatok) címszó alatt a Szerkesztés gomb megnyomásával, az egyes adatlap fejléceket az Adatlap fejléc (telephelyek) címszó alatt a telephely kiválasztásával és a Szerkesztés gomb megnyomásával, az adatlapokat pedig a foglalkoztatott oldalon, a Foglalkoztatottak adatai

10 címszó alatt, az egyes foglalkoztatott kiválasztásával, és az adatlap szerkesztésével lehet kiegészíteni, korrigálni. (Lásd 2., 3., 4. pontok.) 7. Az adatokat akkor lehet beküldeni, amikor a Szervezetek (Borító adatok) címszó alatt a szervezet sorában illetve a foglalkoztatottak oldalon az állapot cellák Rendben lévőre váltanak. A beküldésről és a nyomtatásról lásd az 5. és 6. pontokat. 8. Ügyfélszolgálat: Schődelné Engler Ágnes: (1) /1319 Zsámboki Katalin: (1) /1320 Varga Lívia: (1) /1314 Grad Sándor (informatikus): (1) /1321