Új év nyitása a Kulcs-Bér 2015-ben, a Kulcs-Bér 2014-ben kezelt év(ek) alapján

Átírás

1 Új év nyitása a Kulcs-Bér 2015-ben, a Kulcs-Bér 2014-ben kezelt év(ek) alapján Biztonsági mentés készítése a 2014-es program adatairól Az évnyitás előtt fontos biztonsági mentést készíteni a 2014-es évet kezelő program adatairól. A számítógép Start menüjéből indítva, a Minden program / Kulcs-Soft / Karbantartás / Adatmentő és visszatöltő segédprogram pontban találhatjuk meg a biztonsági mentések kezelésére szolgáló segédprogramot. Az évnyitás lehetővé teszi, hogy a Kulcs-Bér programban kezelt adatok alapján, megnyissuk a Kulcs-Bér 2015-ben kezelni kívánt cégeinket. Az évnyitás sikeressége érdekében a Kulcs-Bér november/2 (1885) verzióját mindenképpen futtatni kell. Kérjük Tisztelt Felhasználóinkat, hogy az évnyitást követően a Törzskarbantartás/Közös törzsek/foglalkozási viszonyok és a Törzskarbantartás/Közös törzsek/jövedelem jogcímek csoportban a évi törvényi változások által eredményezett beállítás módosításokat ellenőrizzék, főként akkor, ha rendelkeznek egyedileg felvitt jogcímmel, foglalkozási viszonnyal. December hónap lezárása a 2014-es programban A decemberi számfejtések, bevallás, közteherutalás elkészítése után zárjuk le a év december hónapot. Erre a Karbantartás/Hónapok karbantartása menüpontban van lehetőségünk, illetve az egyéni számfejtés vagy a csoportos számfejtés ablakon. A decemberi hónap lezárása azért szükséges, mert a hónapzárás lefuttat több olyan rutint (keresetek, szabadságok halmozása, hátralékos levonások csökkentése ), melyeket célszerű elvégezni decemberben. Bizonyosodjunk meg arról, hogy minden adat és számfejtés rendben van a 2014-es évben.

2 Az évnyitás után a Kulcs-Bér 2014-ben végzett módosítások nem kerülnek át a Kulcs-Bér 2015 programba! Az Ügyfélportál Szoftvereim/Terméktámogatás pontjában, Teljes telepítő letöltése a gombra kattintva elindítható a Kulcs-Bér program telepítőjének letöltése (a letöltésre kerülő telepítő fájl neve: ber2015-januar.exe). A gépre való telepítés a szokásos módon, a program telepítő fájljának futtatását követően megjelenő telepítés varázsló segítségével történik. Külső adathordozóról történő termék telepítése: Helyezzük be a Kulcs-Bér terméket tartalmazó adathordozót a számítógépbe. Az adathordozó beolvasása után megjelenik egy képernyő, melyen a <TELEPÍTÉS> gombra kattintva indítható a telepítés. Összegezve: Amennyiben Ön rendelkezik évi Kulcs-Bér programmal, és már túl van a decemberi hónap számfejtésén és hónap zárásán, lehetősége van megnyitni a következő évet. 1. lépés: Ahhoz, hogy meg tudja majd nyitni a következő évet, rendelkeznie kell a 2015 ös Kulcs-Bér programmal. Minden évben külön program jelenik meg, így amennyiben Ön asztali parancsikonról indítja a programot, egy új ikon jelenik meg telepítés után. A telepítés tehát a frissítéshez hasonlóan működik, a folyamata megegyezik azzal. A 2015 ös Kulcs- Bér program sikeres telepítése után hozza létre első 2015 ös cégét. Figyelem! Amennyiben az SQL serverhez való csatlakozáskor termékszámot kér a program, - és Ön terméktámogatás meghosszabbításakor nem váltott verziót,- úgy megtekintheti a kódot, ha belép valamelyik (bármelyik) 2014 es cégébe, és lekéri a Súgó/Névjegy opciót.

3 A névjegyben ugyanis látható a termékszám, így a másolás (CTRL+V), illetve a beillesztés (CTRL+C) billentyűkombinációval megoldható a 2015 ös program aktiválása. Az évnyitáshoz rendszergazdai jogosultság szükséges! Az évnyitási folyamat alatt minden egyéb alkalmazásból ki kell lépni! Javasolt, hogy amennyiben rendelkezünk víruskereső programmal, lépjünk ki, abból is az évnyitás idejére. Hálózatos használat esetén, az évnyitási folyamatot a szerver gépen kell elvégezni. Az évnyitás megtörténte után, a kliens gépeken is telepíteni kell a Kulcs-Bér programot. A kliens gépeken a évi adatokat tároló szerver gépet kell kiszolgálóként beállítani. Az új év megnyitására a Kulcs-Bér Karbantartás/2015 évnyitás pontjában van lehetőségünk. Ezért kell feltelepítenünk a Kulcs-Bér programunkat. Részletes információ a 2. lépésben leírtakban. 2. lépés: Amennyiben befejeződött az első 2015 ös cég felvitele, kérjük lépjen be a cégbe. A Karbantartás/2015 évnyitás opcióval elindítható az előző évi állomány adatainak átvétele tárgyévre Fontos! Az évnyitást kizárólag akkor célszerű indítani, ha Ön biztos abban, hogy a tavalyi jelen esetben a 2014 évben már számfejtést, egyéb módosítást nem tervez végrehajtani egyik cégében sem! Ha nincs fenn 2014-es Kulcs-Bér program a gépen, de 2014-es adatokat tartalmazó adatbázis található rajta, akkor manuálisan megadhatóak az adatbázis eléréséhez szükséges adatok. (SQL szerver neve, az adatbázis eléréséhez szükséges felhasználónév és jelszó, illetve, ha használunk integrált hitelesítést, akkor ennek a ténynek jelzése.)

4 Évnyitás lépései: Karbantartás/2015 évnyitás opció elindítása után, az évnyitás folyamat első ablakán lehetőség van megadni, hogy melyik adatbázishoz (sql serverhez) kapcsolódik a 2014 es program. Amennyiben Önnek itt több lehetőség is felkínálkozik, a legcélszerűbb ellenőrizni a 2014 es programban, hogy hová, azaz milyen adatbázishoz csatlakozott/csatlakozik. Ennek legegyszerűbb módja az, ha elindítja a 2014 es programot, majd belép valamely cégébe, és itt a Karbantartás/SQL beállítás varázsló segítségével megnézi azt. Az első ablakon látható ez az információ. Ennek ismeretében a 2015 ös programba átlépve, az évnyitást folyatatva, már biztosak lehetünk abban, hogy a 2014 es adatokat fogja átemelni a funkció.

5 Tehát az adatbázis kapcsolat (helyileg telepített 2014-es verzió kapcsolatai) megadása után, a gomb választásával tudunk továbblépni. Cégek kiválasztása Ezen a felületen adható meg, hogy a következő évre mely cég adatait kívánjuk átemelni. A baloldalon látható a 2014 azaz tavalyi év cégei, és jobb oldalon a 2015 ös megfelelője. Amennyiben még nem hoztuk létre a 2015 ös cégeket, lehetőség van évnyitáskor ezek létrehozására. Ebben az esetben ugyan olyan névvel kerülnek felrögzítésre, mint ahogyan a 2014 es programban megtalálhatóak. Ehhez a beállítást kell alkalmazni. Ha Ön már 2015 ös évben is létrehozta a 2014 ben használt cégek neveit, úgy lehetőség nyílik a cégek megfeleltetésére. Ilyenkor a baloldalon látott cég nevének megfelelően a 2015 ös oszlopban is ugyan azt kell kiválasztani. Fontos! Amennyiben évnyitást követően ismételt évnyitást szeretne elvégezni (mert például több céget is számfejt), kérjük, vegye figyelembe, hogy az újbóli évnyitás felülírja a már elvégzett 2015 ös módosításokat. Tehát ha egy cégre ismét rányitja az évet, és ebben már volt januári számfejtés, az felül fog íródni, azaz el fog tűnni! Erre külön is figyelmeztet a program:

6 A Cégek kiválasztása ablakról a gombbal tudunk továbblépni. Abban az esetben, ha Ön a jelenlegi évnyitás folyamat részeként hozza létre a 2015-ös cégeit, kérjük várjon türelemmel a cégek létrehozásáig! Előforduló figyelmeztetések. Abban az esetben jelentkezik, ha a 2014 es évben van olyan cégünk, amelyben létezik le nem zárt hónap. Sok esetben mint például a 2014 ben felvitt egyéb jövedelmek tekintetében- a beírt jogosultság kezdete dátum alapján csak akkor fog megjelenni a 2015 ös évben, ha december hónap lezárásra kerül.

7 Beállítások fül: Az ablak két panelre van osztva, egy jobb és egy bal részre. A bal részen láthatóak a cégek kiválasztása opcióban bejelölt cégek nevei. Jobb oldali panelen látható opciók magyarázata: Tárgyévben kilépett dolgozók átvétele : A 2015 ös évre átkerül minden olyan dolgozó, akiknek lezárt jogviszonyuk (is) van, azaz a Jogviszony/Jogviszony alapadatoknál a kilépés dátuma kitöltött. Abban az esetben javasolt ezen opció használata, ha például több egyszerűsített foglalkoztatottat (alkalmi munkavállalót) is foglalkoztattak a 2014 es évben, és teljesen biztosak, hogy 2015-ben is alkalmazzák őket év közben, ugyanis jelen esetben nem kell ismételten felvinni a munkavállaló adatait, hanem elegendő lesz csak új jogviszonyt hozzárendelni.

8 Jelenlét naptár feltöltése : Az opció segítségével januárra feltöltésre kerül azon dolgozók jelenlét naptára, akik december 31 én nem voltak keresőképtelenek. Azon munkavállalók esetén, akik december 31 én keresőképtelenek, és ezen adat nem a széles időintervallum megadásával történt, a január hónap nem kerül feltöltésre a beállított munkarend ledolgozható napjai alapján. Lezárt intervallumú munkaidőkeret átvétele (kivéve Kulcs-Bér Light): Abban az esetben, ha munkaidőkeretben történő foglalkoztatást alkalmaztak a 2014 es évben, és a lezárt intervallumoknak megfelelően a 2015-ös évre is szeretnék a munkaválókhoz ezt automatikusan felvinni az évnyitással, akkor jelöljék be az opciót. Például ha háromhavi munkaidőkeret volt rendelve a dolgozóhoz, és a munkaidőkeret vége dátuma , akkor a 2015 ös programban intervallummal, többhavi munkaidőkeretként kerül rögzítésre. Számfejtéskor a részletes jelenlét adatok figyelembe vétele (összes foglalkoztatott, összes jogviszonyára vonatkozóan (Kivéve Kulcs-Bér Light)): Abban az esetben, ha 2015 ös évben minden dolgozó esetében részletes jelenlét adatokat szeretne rögzíteni (napi analitikát), itt most csoportosan lehetőség van megadására. Megmaradt szabadságok átvétele : A tárgyévben, jelen esetben a 2014 évben ki nem vett szabadságok átvételét jelenti a 2015 ös évre. A tavalyról áthozott szabadságok a dolgozó Jogviszonyok/ Munkaügyi adatok/szabadság és pihenőidő nyilvántartásánál lesznek láthatóak, azon belül pedig az E. évből hozott mezőben.

9 Csak életkor után járó szabadságnapoknak megfelelő mennyiség : A Munka Törvénykönyve lehetőséget biztosít 2014-től, hogy a munkavállaló életkor után járó szabadság napjai átvitelre kerüljenek a következő évre. Amennyiben 2014-ben a dolgozónak maradt szabadsága, az opció bejelölésével, maximum annyi nap kerül átvitelre a 2015-ös évre, amennyi életkor után járt 2014-ben. Természetesen, ha ennél kevesebb a fel nem használt szabadság napjainak száma, akkor a ténylegesen megmaradt szabadságnapok kerülnek átvételre. Családi adóalap- és járulékkedvezmény decemberi adatok átvétele 2015 januárra : Ügyfeleink eltérő igényeinek igyekeztünk megfelelni, ennek az új opciónak a bevezetésével. A családi kedvezményről a munkavállalónak, minden évben nyilatkoznia kell, sőt évközben akár többször is tehet nyilatkozatot, módosítva ezzel a korábbi döntését, mégis érkeztek olyan visszajelzések, hogy segítené a felhasználók munkáját, ha a korábbi év nyilatkozata alapján rögzített adatok, automatikusan átkerülnének az évnyitás során az új évi programverzióba, ez indokolja a fenti beállítást. Törzsbér módosítások : Az opció használata abban az esetben javasolt, ha csoportosan, már januártól szeretné megadni az adott bérrel rendelkező munkavállalók törzsbérének módosítását. Lehetőség van arra is, hogy egy adott intervallumba sorolt fizetési szintet ugyanannyira az összegre emeljünk meg.

10 Tipikusan a minimálbér, illetve a garantált bérminimummal rendelkező munkavállalóknál lehet alkalmazni. Ebben az esetben például az alábbiak szerint kell megadni a változás tényét: Százalékos emelés : A funkció használatával a minimum és maximum értékek közé eső jövedelmeket egy megadott %-kal van lehetőség emelni. Egyéb jövedelem módosítások : Ebben a szekcióban megadható mindaz, amit a dolgozó jövedelem juttatások egyéb jövedelem felületen tud megadni. Ilyen lehet például a megbízási díj összege, vállalkozói kivét, vagy akár a béren kívüli juttatások összege.

11 Ha Ön a fenti beállításokat az összes cégére szeretné alkalmazni, melyeket a felület bal oldalán lát, lehetősége van csoportos alkalmazásra, ehhez az gombot kell választania. Elérhető gombok: <ALAPHELYZET>: Az évnyitás, ha azonos névvel talál céget a 2015-ös programban, akkor azt ajánlja fel a 2015-ös cég oszlopban, egyébként az <Új (2015-ös) év felvitele> az alapértelmezett beállítás. <MINDET KIHAGY>: Konvertálásból kihagyva megjegyzés jelenik meg minden 2015-ös cég mezőben. <MIND ÚJ ÉV>: Új (2015-ös) év felvitele megjegyzés jelenik meg minden 2015-ös cég mezőben. Ennek megfelelően, az évnyitás, a 2014-es cég alapján létrehozza a 2015-ös évet. Ha a beállításokkal kész, az funkcióval léphet tovább. Adatátvétel fül: Az adatok átvételének folyamata több cég évnyitása esetén több időt is igénybe vehet. Az időt növeli az is, ha több száz dolgozó adatait kell átemelni, vagy az előző évben több egyedi munkarendet, jövedelem jogcímet is használt. Kérjük, az évnyitás folyamatát ne szakítsa meg a feladatkezelő segítségével (CTRL+Alt+Del), mert az esetleges adatsérüléshez is vezethet! A feldolgozási folyamat a <LEÁLLÍTÁS> gomb segítségével bármikor megszakítható. Abban az esetben, ha az adatátvételt megszakítottunk, az évnyitás a későbbiekben megismételhető. A 2015-ös adatbázisban, azaz cégekben nem lesz a leállított adatátvételi folyamatnak hatása (dupla átvétel, félig átvett adat, stb.), mivel az évnyitás minden létrehozandó cégben az alapállapotról indul. Az évnyitás sikerességéről a program folyamat befejezésekor egy sikerességi visszajelzést jelenít meg a felületen. Ilyenkor az utolsó, azaz a Befejezés fülre fog ugrani.

12 Az évnyitási folyamatzáró képernyőjén, összefoglaló információkat is találunk. Az <ADATÁTVÉTELI NAPLÓ MEGTEKINTÉSE> gomb segítségével megnyitható az évnyitási folyamat részletes naplója. Lehetőség van a napló kinyomtatására és Excel fájlba történő kiexportálására is. Az évnyitás után a 2015-ös évi cégekre automatikusan lefut az adatbázis frissítés, ezután a 2015-ös évi cégek készen állnak a használatra. Figyelem! Kérjük, a 2015-ös évben történő munka megkezdése előtt ellenőrizze az átvett adatokat. Segítséget nyújtunk Ügyfeleinknek: További kérdés esetén keressék ügyfélszolgálatunkat az ugyfelszolgalat@kulcs-soft.hu címen, vagy a telefonszámon.