18/2011. (II. 22.) Kgy. határozat A Baranya Megyei Önkormányzat Közbeszerzési Szabályzatáról

Átírás

1 18/2011. (II. 22.) Kgy. határozat A Baranya Megyei Önkormányzat Közbeszerzési Szabályzatáról A Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlése a Baranya Megyei Önkormányzat Közbeszerzési Szabályzatát a határozat melléklete szerinti tartalommal elfogadja. Határidő: február 22. Felelős: Horváth Zoltán, a közgyűlés elnöke

2 A 18/2011. (II. 22.) Kgy. határozat melléklete A Baranya Megyei Önkormányzat Közbeszerzési Szabályzata A Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlése a közbeszerzésekről szóló évi CXXIX. tv. (továbbiakban Kbt.) 6. (1) bekezdésében foglaltaknak megfelelően a Baranya Megyei Önkormányzat Közbeszerzési Szabályzatát az alábbiak szerint alkotja meg. I. A szabályzat célja 1. A Baranya Megyei Önkormányzat, mint ajánlatkérő (továbbiakban: Önkormányzat) a Kbt. végrehajtása tárgyában kiadott jogszabályokkal összhangban meghatározza: a) a közbeszerzési eljárások - előkészítésének - lefolytatásának - belső ellenőrzésének felelősségi rendjét; b) a nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyeket, illetőleg szervezeteket; c) a közbeszerzési eljárásainak dokumentálási rendjét; d) az eljárás során hozott döntésekért felelős személyt, személyeket, illetőleg testületeket. II. A közbeszerzési eljárás alapelvei 1. A közbeszerzési eljárásban ideértve a szerződés megkötését is az Önkormányzat, mint ajánlatkérő köteles biztosítani a verseny tisztaságát és nyilvánosságát. 2. Az Önkormányzat, mint ajánlatkérő által lefolytatott közbeszerzési eljárásokban esélyegyenlőséget és egyenlő bánásmódot kell biztosítani az ajánlattevők számára. 3. Az Európai Unióban letelepedett ajánlattevők, és a közösségi áruk számára nemzeti elbánást kell nyújtani az Önkormányzat által lefolytatott közbeszerzési eljárásokban. Az Európai Unión kívül letelepedett ajánlattevők és a nem közösségi áruk számára nemzeti elbánást a közbeszerzési eljárásban a Magyar Köztársaságnak és az Európai Közösségnek a közbeszerzések terén fennálló nemzetközi kötelezettségeivel összhangban kell nyújtani. 4. Az Önkormányzatnak, mint ajánlatkérőnek beszerzése megvalósítása során törekednie kell a környezetvédelmi szempontok figyelembevételére. III. A közbeszerzési eljárás előkészítésének rendje 1. A közbeszerzési eljárás előkészítése 1. Az Önkormányzat minden évben közbeszerzési tervet készít, mely tartalmazza a tervezett közbeszerzések időbeli ütemezését oly módon, hogy a Kbt-ben előírt szabályok maradéktalanul betartásra kerülhessenek. 2. Előre nem látható okból előállt közbeszerzési igény esetén a közbeszerzési tervet módosítani kell. A módosítást minden esetben meg kell indokolni. 3. Az előkészítés során az adott közbeszerzés tárgyának és mennyiségének meghatározásáért, a kapcsolódó helyzet-, illetve piacfelmérés lefolytatásáért, a becsült érték meghatározásáért a Hivatal azon szervezeti egysége vezetője felelős, amelyhez a közbeszerzés tárgya kapcsolódik. A becsült érték felmérése bármilyen módszerrel történhet, amely alátámasztja a beszerzés ellenértékét, és nem sérti a közbeszerzés alapelveit.

3 4. A közbeszerzési tervben szerepeltetni kell a több évre áthúzódó építési beruházásokat, továbbá a több évre vonatkozó szolgáltatásokat is. 5. A közbeszerzési terv összeállítása a Baranya Megyei Önkormányzat Hivatala Pénzügyi, Gazdálkodási és Fejlesztési Osztályának feladata. 6. A közbeszerzési tervet az önkormányzat éves költségvetésének elfogadását követően, az abban foglalt feladatokat figyelembe véve, legkésőbb a tárgyév április 15-éig kell elkészíteni. 7. A közbeszerzési tervet legalább 5 évig meg kell őrizni. 2. Anyagi fedezet biztosítása 1. A közbeszerzési eljárást megindítani akkor lehet: a) ha az Önkormányzat éves költségvetésében biztosít a szerződés megkötéséhez szükséges anyagi fedezetet, vagy megfelelő biztosíték van arra, hogy a teljesítés időpontjában az anyagi fedezet rendelkezésre áll, b) ha az Önkormányzat támogatásra irányuló igényt (pályázatot) nyújtott be, vagy fog benyújtani. Ez utóbbi körülményre az ajánlati/részvételi/ajánlattételi felhívásban fel kell hívni az ajánlattevők/részvételre jelentkezők figyelmét. 2. A közbeszerzési eljárás megindításának további feltétele a szerződés megkötéséhez szükséges valamennyi jogerős hatósági engedély megléte. 3. Közbeszerzési eljárás megindítására csak az erre vonatkozó közgyűlési határozat, bizottsági határozat alapján kerülhet sor. IV. Az ajánlatkérő nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont szervek és személyek A közbeszerzési eljárások előkészítésében és lebonyolításában az alább felsorolt szervezetek és személyek vesznek részt: - a Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlése (továbbiakban: Közgyűlés), - a Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlésének Elnöke, - a Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlésének Gazdasági és Költségvetési Bizottsága, - a megyei főjegyző, - ellenjegyző, - a Bíráló Bizottság, - a Tárgyaló Bizottság, - a Baranya Megyei Önkormányzat Hivatala Pénzügyi, Gazdálkodási és Fejlesztési Osztályának vezetője, - a témafelelős. 1. A Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlésének hatásköre 1. A Közgyűlés közbeszerzési hatásköre speciális, azon esetekre terjed ki, ahol jogszabály a hatáskört át nem ruházhatóan a Közgyűléshez telepíti. 2. A Közgyűlés a Gazdasági és Költségvetési Bizottsága előterjesztése alapján dönt a fenti pontban meghatározott közbeszerzési eljárás megindításáról és a lefolytatandó eljárás fajtájáról. 3. A Közgyűlés az általa indított közbeszerzési eljárásban a Gazdasági és Költségvetési Bizottság előterjesztése alapján dönt a közbeszerzési eljárásban résztvevő ajánlatok érvényességéről

4 vagy érvénytelenségéről, az ajánlattevők szerződés teljesítésére való alkalmasságáról, és meghozza az eljárást lezáró döntést. 4. A Közgyűlés az általa indított két szakaszos közbeszerzési eljárás részvételi szakaszának lezáró döntését - a részvételre jelentkezők szerződés teljesítésére való alkalmasságáról, illetőleg alkalmatlanságáról, a részvételi jelentkezések érvényességéről, illetve érvénytelenségéről, valamint a részvételre jelentkezők eljárásból való kizárásáról - átruházhatja a Gazdasági és Költségvetési Bizottságra. 2. A Közgyűlés elnökének hatásköre 1. A Közgyűlés elnöke a Gazdasági és Költségvetési Bizottság döntése előtt véleményt nyilvánít a bizottsági döntéssel indított közbeszerzési eljárás során az eljárásban résztvevő ajánlatok érvényességéről, vagy érvénytelenségéről, az ajánlattevők szerződés teljesítésére való alkalmasságáról, és az eljárást lezáró valamennyi döntésről. 2. A Közgyűlés elnöke képviseli az ajánlatkérőt, figyelemmel kíséri a közbeszerzési eljárást, közzéteszi a közbeszerzési eljárás eredményét, és aláírja a közbeszerzési eljárás befejezését követően kötendő szerződéseket. 3. A Gazdasági és Költségvetési Bizottság hatásköre A Gazdasági és Költségvetési Bizottság biztosítja a Kbt. rendelkezéseinek betartását, közreműködik a közbeszerzési eljárások lebonyolításában. 3/A. A Közgyűlés által indított eljárások esetében 1. A Gazdasági és Költségvetési Bizottság a javaslatot tesz a Közgyűlésnek a közbeszerzési eljárás megindítására és a lefolytatandó eljárás fajtájára. 2. A Közgyűlés közbeszerzési eljárást elrendelő döntését követően jóváhagyja az eljárást megindító hirdetményt és az ajánlatkérési dokumentációt, továbbá meghívásos eljárás esetén meghatározza azon személyek és szervezetek körét, akik/amelyek az eljárásban ajánlatot tehetnek. 3. A Bíráló Bizottság szakvéleményének megismerése után javaslatot tesz a Közgyűlésnek a közbeszerzési eljárásban résztvevő ajánlatok érvényességéről, vagy érvénytelenségéről, az ajánlattevők szerződés teljesítésére való alkalmasságáról, és az eljárást lezáró döntésről. 4. A Gazdasági és Költségvetési Bizottság a Közgyűlés által indított két szakaszos közbeszerzési eljárás esetén amennyiben a Közgyűlés ezt a Bizottságra átruházta a Bíráló Bizottság szakvéleményének megismerése után dönt a részvételre jelentkezők szerződés teljesítésére való alkalmasságáról, illetőleg alkalmatlanságáról, a részvételi jelentkezések érvényességéről, illetve érvénytelenségéről, valamint a részvételre jelentkezők eljárásból való kizárásáról. 3/B. A bizottság által indított eljárások esetén 1. A Gazdasági és Költségvetési Bizottság közbeszerzési hatásköre általános, csak azon esetekre nem terjed ki, ahol jogszabály a hatáskört át nem ruházhatóan a Közgyűléshez telepíti. 2. A Gazdasági és Költségvetési Bizottság megindítja mindazon közbeszerzési eljárásokat, melyeknek indítása nem tartozik a Közgyűlés hatáskörébe. 3. Jóváhagyja az eljárást megindító hirdetményt és az ajánlatkérési dokumentációt, továbbá meghívásos eljárás esetén meghatározza azon személyek és szervezetek körét, akik/amelyek az eljárásban ajánlatot tehetnek. 4. A Bíráló Bizottság szakvéleményének megismerése után, a Közgyűlés elnöke véleménye kikérésével dönt a közbeszerzési eljárásban résztvevő ajánlatok érvényességéről, vagy érvénytelenségéről, az ajánlattevők szerződés teljesítésére való alkalmasságáról, és meghozza az eljárást lezáró döntést.

5 4. Az ellenjegyző feladatai 1. Az ellenjegyző ellenjegyzésével igazolja az eljárást megindító hirdetmény jogszerűségét. Az eljárást megindító hirdetményt nem lehet ellenjegyezni, ha az sérti a közbeszerzésre, illetőleg a közbeszerzési eljárásra vonatkozó szabályokat. 2. Az Önkormányzat közbeszerzéseinek általános ellenjegyzője: az önkormányzattal szerződéses jogviszonyban álló közbeszerzési tanácsadó. 3. Ha az Önkormányzat a közbeszerzési eljárásba tanácsadó, vagy szakértő szervezet von be, az ellenjegyző személyét a tanácsadó, vagy szakértő szervezet javaslata alapján a közbeszerzési eljárást megindító szerv az eljárás megindításakor jelöli meg. 5. A Bíráló Bizottság feladatai 1. A közbeszerzési eljárásban az ajánlati (ajánlattételi) felhívás, részvételi felhívás, illetve a dokumentáció elkészítésére, valamint az ajánlatok értékelésére a Hivatal köztisztviselői közül, szükség esetén külső szakértő bevonásával a főjegyző legalább három, legfeljebb öttagú Bíráló Bizottságot hoz létre. A főjegyző a megyei önkormányzat képviselőjét felkérheti bizottsági tagságra. 2. A Bíráló Bizottság tagjainak a közbeszerzés tárgyának megfelelő műszaki, technológiai, valamint jogi és közgazdasági szakértelemmel kell rendelkezniük. 3. A Bíráló Bizottság szakvélemény és döntési javaslat készítésével segíti az eljárásban résztvevő szervezetek döntését. 6. A Tárgyaló Bizottság feladatai 1. A Kbt. 6. Címében szabályozott tárgyalásos eljárásban a tárgyalást Tárgyaló Bizottság folytatja le. 2. A Tárgyaló Bizottság a tárgyalás során az ajánlatkérő képviseletében jár el, ellátja a Kbt.-ben és az ajánlati/ajánlattételi dokumentációban meghatározott feladatokat. A Tárgyaló Bizottság elnöke a tárgyalásról jegyzőkönyvet készít, melyet haladéktalanul átad a Bíráló Bizottságnak. 3. A Tárgyaló Bizottság legalább 3 tagból áll, tagjait az ajánlati/ajánlattételi dokumentációt elfogadó Gazdasági és Költségvetési Bizottság választja meg saját tagjai közül, és javaslatot tehet a megyei főjegyzőnek további tagok kijelölésére, illetőleg felkérésére. 4. A Bizottságok által a Tárgyaló Bizottság tagjának javasolt hivatali köztisztviselőket a megyei főjegyző kijelöli. 5. A Bizottságok által a Tárgyaló Bizottság tagjának javasolt, a közbeszerzés eredményes lefolytatásához szükséges szakértelemmel rendelkező személyeket a megyei főjegyző felkéri. 7. A témafelelős 1. A Bíráló Bizottság működését a főjegyző által kijelölt témafelelős koordinálja, aki tagja a bizottságnak. Témafelelősi feladat ellátására olyan köztisztviselő jelölhető, aki az adott közbeszerzésre vonatkozóan megfelelő szakértelemmel rendelkezik. Megfelelő szakértelemnek minősül: - a közbeszerzésre vonatkozó jogszabályok ismerete, - a beszerzés tárgyára vonatkozó beszerzési, üzemelési, fenntartási ismeretek és tapasztalatok, - az ajánlattevők, illetve részvételre jelentkezők pénzügyi, gazdasági és műszaki alkalmassága felmérésére és megítélésére vonatkozó ismeretek és tapasztalatok,

6 - valamint esetenként meghatározott egyéb ismeretek és tapasztalatok megléte. 2. A témafelelős feladata a közbeszerzési eljárás szakszerű előkészítése és lebonyolításának megszervezése, valamennyi az eljárás során szükséges adminisztrációs intézkedés megtétele, és adatszolgáltatás a közbeszerzési nyilvántartás vezetéséhez. 3. A témafelelős az eljárást lezáró döntést követően figyelemmel kíséri a megkötött szerződések teljesítését. Ha a szerződés teljesítése nem megfelelő, tájékoztatja a közgyűlés elnökét, és javaslatot tesz a lehetséges intézkedésekre. 8. Az eljárások belső ellenőrzése Az eljárások lefolytatásának törvényességét és szakszerűségét a Hivatal Ellenőrzési Csoportja az eljárások befejezését követően belső ellenőrzés keretében köteles ellenőrizni. Az ellenőrzésekről készült jelentést a tisztségviselőknek, a főjegyzőnek és az érintett osztályvezetőknek megküldi. V. A közbeszerzési eljárások dokumentálási rendje 1. A közbeszerzési eljárást annak előkészítésétől az eljárás alapján megkötött szerződés teljesítéséig írásban, a Kbt. rendelkezéseinek megfelelően, a Hivatal Iratkezelési Szabályzata szerint kell dokumentálni. A közbeszerzési eljárás dokumentálása teljes körű, annak minden elemére és részfolyamatára kiterjed. 2. A közbeszerzési eljáráshoz kapcsolódó iratokat közbeszerzési eljárásonként külön főszámon a témafelelős vezeti. Amennyiben a közbeszerzési eljárásba tanácsadó, vagy szakértő szervezet kerül bevonásra, akkor a tanácsadó/szakértő szervezetnél megőrzésre kerülő valamennyi eredeti iratról haladéktalanul másolati példányt kell az eljárás Hivatali dokumentációjába helyezni. 3. A közbeszerzési eljárásokról a témafelelős adatszolgáltatása alapján a Pénzügyi, Gazdálkodási és Fejlesztési Osztály nyilvántartást vezet. 4. A Kbt. 7. -ában meghatározott közbeszerzési eljárások dokumentálásával és az iratok megőrzésével kapcsolatos feladatok végrehajtásáért a megyei főjegyző felelős. 5. Az eljárás előkészítésével, lefolytatásával és a szerződés teljesítésével kapcsolatban keletkezett összes iratot az eljárás lezárultától, illetőleg a szerződés teljesítésétől számított 5 évig meg kell őrizni. Ha a közbeszerzéssel kapcsolatban jogorvoslati eljárás indult, az iratokat annak jogerős befejezéséig, de legalább 5 évig meg kell őrizni. 6. A Baranya Megyei Önkormányzat nevében a (Hivatal) Pénzügyi, Gazdálkodási és Fejlesztési Osztály a tárgyévi beszerzésekről külön jogszabályban meghatározott minta szerint éves statisztikai összegzést készít, melyet legkésőbb a tárgyévet követő év május 31. napjáig a Közbeszerzések Tanácsának kell megküldeni. VI. Az eljárásba bevont személyek, az eljárás során döntést hozó személyek és testületek felelősségi köre 1. Az éves közbeszerzési terv, valamint az éves statisztikai összegzés a Kbt.-ben foglalt határidőre történő elkészítéséért és továbbításáért, továbbá a közbeszerzési nyilvántartás vezetéséért a Pénzügyi, Gazdálkodási és Fejlesztési Osztály vezetője a felelős. 2. Az eljárást megindító hirdetmény jogszerűségéért az ellenjegyző a felelős. 3. Az eljárások szabályszerűségéért, illetve jogszerűségéért az eljárást kezdeményező osztály vezetője és a Bíráló Bizottság a felelős.

7 4. Az eljárások adminisztrálásáért, illetve az eljárás során keletkezett iratok megőrzéséért az eljárást kezdeményező osztály vezetője és a témafelelős felel. 5. Az eljárás során hozott döntésekért, beleértve az eljárást lezáró döntést is, a döntést hozó szervezet a Közgyűlés, illetve a Gazdasági és Költségvetési Bizottság a felelős. 6. A Kbt. rendelkezéseinek mellőzésével lefolytatott beszerzések esetében a kötelezettségvállalás általános szabályai szerinti felelősség érvényesül. VII. A közbeszerzési eljárás lefolytatásának különös szabályai 1. Jelen szabályzat rendelkezéseit a időszakban a részben Európai Regionális Fejlesztési Alapból, az Európai Szociális Alapból és a Kohéziós Alapból származó forrásból finanszírozott közbeszerzések során a 16/2006. (XII. 28.) MeHVM-PM együttes rendelet 20-22/G. -aival összhangban kell alkalmazni. 2. Az 1. pontban hivatkozott közbeszerzések során a Bíráló Bizottság kiegészül az előző pontban hivatkozott rendeletben feljogosított szervezetek által jelölt tagokkal. 3. A konzorciumi együttműködés keretében megvalósuló közbeszerzések esetében a jelen szabályzattól eltérő rendelkezések alkalmazásáról a Közgyűlés a konzorciumi együttműködési megállapodás elfogadásakor dönt. VIII. Záró rendelkezések 1. Jelen szabályzat február 25-én lép hatályba. Rendelkezéseit a hatálybalépését követően megkezdett közbeszerzések során kell alkalmazni. 2. A február 25. előtt megkezdett közbeszerzések során a 37/2009. (IV. 22.) Kgy. határozattal jóváhagyott, április 22-től hatályos Közbeszerzési Szabályzat előírásai szerint kell eljárni. Pécs, február 22. Horváth Zoltán s.k. a közgyűlés elnöke Lászlóné dr. Kovács Ilona s.k. megyei főjegyző

8 A Baranya Megyei Önkormányzat Közbeszerzési Szabályzatának melléklete ADATLAP a Baranya Megyei Önkormányzat Közgyűlése elnökének, a Baranya Megyei Önkormányzat vagyonáról és vagyongazdálkodásáról szóló 6/2011. (II. 25.) önkormányzati rendelet 8. (4) bekezdésének b) pontjában, valamint a Baranya Megyei Önkormányzat Közbeszerzési Szabályzata 4. számú melléklet II. fejezetének 14. a) pontjában szabályozott véleményéről 1. A közbeszerzési eljárás tárgya: 2. A közgyűlés elnökének véleménye: A Gazdasági és Költségvetési Bizottság elnöke által előterjesztett határozati javaslattal a) egyetértek b) nem értek egyet, véleményem a következő: Pécs, Horváth Zoltán a közgyűlés elnöke