DEBRECENI EGYETEM KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSI SZABÁLYZATA. Hatályos: november 6. napjától

Átírás

1 A DEBRECENI EGYETEM KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSI SZABÁLYZATA Hatályos: november 6. napjától 1

2 TARTALOMJEGYZÉK I. rész: PREAMBULUM... 3 II. rész: A SZABÁLYZAT HATÁLYA... 3 A KÖZBESZERZÉS TÁRGYAI... 4 KIVÉTELEK A KÖZBESZERZÉS TÁRGYÁBAN... 5 A KÖZBESZERZÉS ÉRTÉKHATÁRAI... 5 III. rész: A KÖZBESZERZÉSSEL KAPCSOLATOS KÖTELEZETTSÉGEK... 7 IV. rész: A KÖZPONTOSÍTOTT KÖZBESZERZÉS V. rész: A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS LEFOLYTATÁSÁBAN RÉSZTVEVŐ SZERVEZETI EGYSÉGEK VI. rész: A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS LEFOLYTATÁSÁNAK RENDJE A NYÍLT ELJÁRÁS A MEGHÍVÁSOS ELJÁRÁS TÁRGYALÁSOS ELJÁRÁS HIRDETMÉNY KÖZZÉTÉTELE NÉLKÜLI TÁRGYALÁSOS ELJÁRÁS A VERSENYPÁRBESZÉD INNOVÁCIÓS PARTNERSÉG A KERETMEGÁLLAPODÁSOS ELJÁRÁS A NEMZETI ÉRTÉKHATÁROKAT ELÉRŐ VAGY MEGHALADÓ KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS KONCESSZIÓS BESZERZÉSI ELJÁRÁS TERVPÁLYÁZATI ELJÁRÁS VII. rész: KÖZBESZERZÉSI ÉRTÉKHATÁROK ALATTI BESZERZÉSEK VIII. rész: A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS SORÁN LÉTREJÖTT SZERZŐDÉS TELJESÍTÉSE, MÓDOSÍTÁSA IX. rész: A KÖZBESZERZÉSEK NYILVÁNTARTÁSA X. rész: A KÖZBESZERZÉSEK ELLENŐRZÉSE XI. rész: ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK MELLÉKLETEK I. számú melléklet: jogszabálygyűjtemény II. számú melléklet: a közbeszerzés értékhatárai III. számú melléklet: a közbeszerzési terv mintája IV. számú melléklet: az országosan kiemelt termékek jegyzéke V. számú melléklet: összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozat VI. számú melléklet: tenderkezdeményező lap

3 A DEBRECENI EGYETEM KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSI SZABÁLYZATA I. rész PREAMBULUM A Debreceni Egyetem a közbeszerzésekről szóló évi CXLIII. törvény (továbbiakban Kbt.) alapján a közpénzek ésszerű és hatékony felhasználása és nyilvános ellenőrizhetőségének megteremtése, továbbá a közbeszerzések során a verseny tisztaságának és a törvény alapelveinek biztosítása érdekében az alábbi szabályzatban írja elő a közbeszerzési eljárásai előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét, az Egyetem nevében eljáró, illetve az eljárásba bevont személyek, szervezetek felelősségi körét és a közbeszerzési eljárásainak dokumentálási rendjét a Kbt a alapján. A közbeszerzési eljárás alapelvei közé tartozik a nyilvánosság, tisztességes és átlátható verseny, esélyegyenlőség, arányosság, egyenlő bánásmód, valamint a nemzeti elbánás biztosítása. Az Egyetem és a gazdasági szereplők a közbeszerzési eljárásban a jóhiszeműség és tisztesség, követelményeinek megfelelően kötelesek eljárni, a joggal való visszaélés tilos. Az Egyetemnek a közpénzek felhasználásakor a hatékony és felelős gazdálkodás elvét szem előtt tartva kell eljárnia. Közbeszerzés akkor valósul meg, amikor az Egyetem megadott tárgyú és meghatározott értékhatárokat elérő beszerzések megvalósítása érdekében visszterhes szerződéseket köt meg. A Debreceni Egyetem a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (V.25.) Kormány rendelet hatálya alá tartozó termékeket a kormányrendelet alapján központosított közbeszerzési rendszer használatára kötelezett jogállásban - e szabályzatban meghatározottak szerint szerezheti be. II. rész A SZABÁLYZAT HATÁLYA 1. (1) A szabályzat személyi hatálya kiterjed az Egyetem valamennyi szervezeti egységével közalkalmazotti jogviszonyban, illetve munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban álló személyekre. (2) A szabályzat tárgyi hatálya az Egyetem azon árubeszerzéseire, építési beruházásaira, építési koncesszióira, szolgáltatás megrendeléseire és szolgáltatási koncesszióira, tervpályázati eljárásaira terjed ki, amelyek értéke a közbeszerzés megkezdésekor eléri, vagy meghaladja a Kbt. rendelkezései alapján a tárgyévre meghatározott értékhatárokat. Ezen esetekben a Kbt. közbeszerzési eljárás lefolytatását teszi kötelezővé. Ellenkező esetben a Szabályzat 16. -át kell alkalmazni. 3

4 A KÖZBESZERZÉS TÁRGYAI 2. (1) A közbeszerzés tárgyai az árubeszerzés, az építési beruházás,, a szolgáltatás megrendelése, valamint a koncessziós beszerzési eljárás tárgyai az építési koncesszió és a szolgáltatási koncesszió. (2) Árubeszerzés: Olyan visszterhes szerződés, amelynek tárgya forgalomképes és birtokba vehető ingó dolog tulajdonjogának, vagy használatára, hasznosítására vonatkozó jognak vételi joggal vagy anélkül történő a megszerzése. Az árubeszerzés magában foglalja a beállítást és az üzembe helyezést is. A közbeszerzés szempontjából irreleváns, hogy az áru új, vagy használt állapotban kerül beszerzésre. Az uniós, illetve a nemzeti eljárásrend szerint a meglévő építmény vagy egyéb ingatlan vétele, vagy ingatlanra vonatkozó egyéb jognak a megszerzése szolgáltatásnak minősül, mely azonban a Kbt. 9. (8) bekezdés a.) pontja alapján kivételi körbe tartozó beszerzésnek minősül (lásd a Szabályzat 3. -át). Az árubeszerzés statisztikai nómenklatúrája a CPA. (3) Építési beruházás: Olyan visszterhes szerződés, amelynek tárgya a következő valamelyik munka megrendelése (és átvétele) az Egyetem részéről: a) a Kbt. 1. mellékletében felsorolt tevékenységek egyikéhez kapcsolódó munka kivitelezése vagy kivitelezése és külön jogszabályban meghatározott tervezése együtt; b) építmény kivitelezése vagy kivitelezése és külön jogszabályban meghatározott tervezése együtt; c) az Egyetem által meghatározott követelményeknek megfelelő építmény bármilyen eszközzel, illetőleg módon történő kivitelezése. Az építési beruházás statisztikai nómenklatúrája a NACE. (4) Építési koncesszió: Olyan építési beruházás, amely alapján az Egyetem ellenszolgáltatása az építmény hasznosítási jogának meghatározott időre történő átengedése vagy e jog átengedése pénzbeli ellenszolgáltatással együtt, amely együtt jár az építmény hasznosításához kapcsolódó működési kockázatnak a koncessziós jogosult (nyertes ajánlattevő) általi viselésével. (5) Szolgáltatás megrendelése: Olyan (árubeszerzésnek és építési beruházásnak nem minősülő) visszterhes szerződés, amelynek tárgya különösen valamely tevékenység megrendelése. Szolgáltatás megrendelésének minősül az a szerződés, amelynek a tárgya áru beszerzése és szolgáltatás megrendelése, ha a szolgáltatás értéke meghaladja az árubeszerzés értékét. A szolgáltatás megrendelésének statisztikai nómenklatúrája a CPC. 4

5 A közös közbeszerzési szószedetet (CPV) a 213/2008/EK rendelettel módosított 2195/2002/EK rendelet tartalmazza. (6) Szolgáltatási koncesszió: olyan szolgáltatásmegrendelés, amelynek alapján az Egyetem a szolgáltatás nyújtásának jogát (hasznosítási jog) meghatározott időre átengedi, és ellenszolgáltatása a hasznosítási jog vagy e jog átengedése pénzbeli ellenszolgáltatással együtt, amely együtt jár az építmény hasznosításához kapcsolódó működési kockázatnak a koncessziós jogosult (nyertes ajánlattevő) általi viselésével.. A szolgáltatási koncesszió csak a nemzeti értékhatárokat elérő értékű beszerzések esetén képezi a közbeszerzés tárgyát! (7) Ha a szerződés több egymással szükségszerűen összefüggő közbeszerzési tárgyat foglal magában, a meghatározó értékű közbeszerzési tárgy szerint kell a szerződést minősíteni. A közbeszerzés tárgyát a Közös Közbeszerzési Szójegyzékre (a továbbiakban: (CPV) történő hivatkozással is meg kell adni. KIVÉTELEK A KÖZBESZERZÉS TÁRGYÁBAN 3. (1) Az uniós értékhatárokat elérő vagy meghaladó közbeszerzések esetén nem képezi a közbeszerzés tárgyát a Kbt. 9. (1) bekezdésében felsoroltak. A szolgáltatás megrendelésének nem tárgyai a Kbt. 9. (8) bekezdésében felsoroltak, az ott meghatározott kivételekkel. (2) A nemzeti értékhatárokat elérő vagy meghaladó közbeszerzések esetén nem képezi a közbeszerzés tárgyát a Kbt ában felsoroltak. (3) A kivételi körbe tartozó beszerzések jogszerűségének vizsgálata valamint dokumentálása a Jogi Igazgatóság feladata. A KÖZBESZERZÉS ÉRTÉKHATÁRAI 4. (1) A közbeszerzés értéke a közbeszerzés megkezdésekor annak tárgyáért az adott piacon általában kért vagy kínált általános forgalmi adó nélkül számított - a Kbt ában foglaltakra tekintettel- megállapított teljes ellenszolgáltatás összege. (=becsült érték) A teljes ellenszolgáltatásba bele kell érteni az opcionális részt tartalmazó ajánlatkérés esetén az opcionális rész értékét. A közbeszerzés becsült értékébe be kell számítani az Egyetem által a részvételre jelentkezők, vagy az ajánlattevők részére fizetendő díjat és kifizetést (jutalékot) is, amennyiben az Egyetem teljesít ilyen jellegű kifizetést a részvételre jelentkezők, az ajánlattevők részére. 5

6 (2) január 01. napjától a közbeszerzési értékhatárt az éves költségvetési törvény állapítja meg. Az egyes beszerzési tárgyakra vonatkozó uniós értékhatárokat, valamint a nemzeti értékhatárokat a Közbeszerzési Hatóság a Közbeszerzési Értesítőben minden év elején közzéteszi. (3) A közbeszerzés értékhatárai a II. számú mellékletben találhatóak. (4) Az értékhatárok folyamatos figyelemmel kíséréséért és a szabályzatba való átvezetéséért a Jogi Igazgatóság a felelős. (5) Az értékhatárokat a Debreceni Egyetem szintjén kell értelmezni. (6) Tilos a becsült érték meghatározásának módszerét a Kbt. megkerülése céljával megválasztani. (7) Ha egy építési beruházás vagy ugyanazon közvetlen cél megvalósítására irányuló szolgáltatás megrendelés, illetve azonos vagy hasonló felhasználásra szánt áruk beszerzése részekre bontva, több szerződés útján valósul meg, a közbeszerzés becsült értékének meghatározásához az összes rész értékét figyelembe kell venni. Szolgáltatás megrendelése esetében az ugyanazon közvetlen célra irányultság vizsgálatakor az egyes szolgáltatások műszaki és gazdasági funkcionális egységét kell alapul venni. (8) Mindig a Kbt. Harmadik Része szerinti eljárás alkalmazható olyan szerződések megkötésére, amelyek becsült értéke - a (7) bekezdés alkalmazása nélkül - szolgáltatás megrendelése és árubeszerzés esetében forintnál, az építési beruházások esetében pedig forintnál kevesebb, feltéve, hogy ezen egybe nem számított részek összértéke nem haladja meg annak az értéknek a húsz százalékát, amit a (7) bekezdés alkalmazása esetén állapított volna meg az Egyetem a teljes beszerzés becsült értékeként. (9) Amennyiben a beszerzés becsült értéke a (7) bekezdés szerint az uniós értékhatárt elérné, a (8) bekezdés alapján nem alkalmazhatóak azok a rendelkezések, amelyeket e törvény Harmadik Része a törvény alkalmazása alól kivételként határoz meg [111. ]. A (3) bekezdés alkalmazásakor annak megítéléséhez, hogy a Harmadik Rész szerint milyen eljárás folytatható le, az egyes leválasztott szerződések értéke önállóan vehető figyelembe. (10) Amennyiben az Egyetem egy közbeszerzési eljáráson belül teszi lehetővé a részekre történő ajánlattételt, minden rész értékét egybe kell számítani a közbeszerzés becsült értékének meghatározásakor. (11) A Kbt. előírásainak megkerülése céljából tilos a közbeszerzés tárgyait részekre bontani! (12) Nem minősül a Kbt. megkerülésének, ha az egybeszámított értékű közbeszerzési tárgyak beszerzése több, az egybeszámított értékű közbeszerzésnek megfelelő eljárási renddel egyező, közbeszerzési eljárás során megy végbe. 6

7 (13) A közbeszerzés becsült értékének meghatározására egyebekben a Kbt ait kell alkalmazni. III. rész A KÖZBESZERZÉSSEL KAPCSOLATOS KÖTELEZETTSÉGEK 5. (1) Az Egyetem a költségvetési év elején, de legkésőbb március 31. napjáig éves összesített közbeszerzési tervet köteles készíteni az adott évre tervezett közbeszerzéseiről. (2) A közbeszerzési terv elkészítése a Jogi Igazgatóság feladata. A közbeszerzési tervet a Kancellár hagyja jóvá. A közbeszerzési tervnek az adott évben lefolytatott összes közbeszerzési eljárást (a központosított közbeszerzés keretében történő közbeszerzéseket is) tartalmaznia kell, ez azonban nem vonja maga után a tervben megadott összes eljárás lefolytatásának kötelezettségét. Ha előre nem látható okból a közbeszerzési tervben nem szereplő közbeszerzés vagy a tervben foglaltakhoz képest módosított közbeszerzés igénye merül fel, akkor az erre vonatkozó eljárást is le lehet folytatni. Ezekben az esetekben a közbeszerzési tervet módosítani kell megadva a módosítás indokát is. A közbeszerzési terv módosításáért, aktualizálásáért a Jogi Igazgatóság a felelős. (3) A közbeszerzési tervet és annak módosítását az elkészítését követően közzé kell tenni oly módon, hogy a becsült érték oszlopot a nyilvánosságra hozott közbeszerzési terv nem tartalmazza tekintettel a Közbeszerzések Tanácsa Elnökének január 17. napján megjelent módosított tájékoztatójára, mely az éves összesített közbeszerzési tervről szól. A jóváhagyott közbeszerzési tervet és annak módosításait a Jogi Igazgatóság teszi közzé. A közbeszerzési tervnek a honlapon a tárgyévet követő évre vonatkozó közbeszerzési terv honlapon történő közzétételéig kell elérhetőnek lennie. (4) A közbeszerzési tervet 5 évig meg kell őrizni. A közbeszerzési terv nyilvános. (5) A közbeszerzési tervre alkalmazandó mintát a III. sz. melléklet tartalmazza. (6) Az Egyetem köteles a Kbt. hatálya alá tartozásáról, valamint az adataiban bekövetkezett változásokról a Közbeszerzési Hatóságot értesíteni a Kbt. hatálya alá kerüléstől, illetve a változástól számított 30 napon belül, a Közbeszerzési Hatóság ajánlatkérői nyilvántartásában történő szerepeltetés céljából. Az adatszolgáltatás teljesítéséért a Jogi Igazgatósága felelős. (7) Az Egyetem az éves beszerzéseiről éves statisztikai összegezést készít, amelyet legkésőbb a tárgyévet követő év május 31. napjáig megküld a Közbeszerzési Hatóságnak. 7

8 Az éves statisztikai összegezés elkészítéséért és a Közbeszerzési Hatóságnak történő megküldéséért a Jogi Igazgatóság a felelős. (8) Az Egyetem a költségvetési év kezdetét követően előzetes tájékoztatót készíthet az adott évre, illetve az elkövetkező legfeljebb 12 hónapra tervezett: a) összes (a kivételi körbe nem tartozó és az uniós értékhatárokat elérő vagy meghaladó értékű) árubeszerzéseiről, ha annak becsült összértéke eléri vagy meghaladja az uniós értékhatárt; b) 3. melléklet szerinti összes (a kivételi körbe nem tartozó és az uniós értékhatárokat elérő vagy meghaladó értékű) szolgáltatás megrendeléséről, ha annak becsült összértéke eléri vagy meghaladja az uniós értékhatárt. Az Egyetem előzetes tájékoztatót készíthet a tervezett építési beruházás lényeges jellemzőiről, feltételeiről, ha az építési beruházás becsült értéke eléri vagy meghaladja az építési beruházásra irányadó az uniós értékhatárt. Ha az Egyetem tájékoztatót készít, azt a tervezett építési beruházás megvalósítására vonatkozó döntést követően kell elkészítenie. Az előzetes tájékoztatót a közbeszerzés különböző tárgyairól együttesen és külön-külön is el lehet készíteni. Az előzetes tájékoztatóban foglalt tervezett beszerzések nem vonják maguk után az abban megadott közbeszerzésre vonatkozó eljárás lefolytatásának kötelezettségét. Az Egyetemnek a központosított közbeszerzései vonatkozásában nem kell előzetes tájékoztatót készítenie. Az Egyetemnek az előzetes tájékoztatót a Kbt. 37. (1) bekezdésében meghatározottak szerint hirdetmény útján kell közzé tennie. A hirdetmény az Egyetem honlapján is közzétehető a Kancellár döntése alapján. (9) Az Egyetem köteles az alábbi adatokat, információkat, dokumentumokat a Közbeszerzési Hatóság által működtetett Közbeszerzési Adatbázisban - amennyiben az Adatbázisban való közzététel valamely okból nem lehetséges a saját vagy fenntartója honlapján - közzétenni: a) a közbeszerzési tervet, valamint annak módosítását (módosításait) az elfogadást követően haladéktalanul; b) az előzetes vitarendezéssel kapcsolatos Kbt. 80. (2) bekezdése szerinti adatokat az előzetes vitarendezési kérelem kézhezvételét követően haladéktalanul; c)a Kbt. 9. (1) bekezdés h)-i) pontjának, valamint a Kbt. 12. (1)-(5) bekezdésének alkalmazásával megkötött szerződéseket a szerződéskötést követően haladéktalanul ; d) a közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződéseket a szerződéskötést követően haladéktalanul; e) a szerződés teljesítésére vonatkozó következő adatokat: hivatkozást a közbeszerzési eljárást megindító hirdetményre (hirdetmény nélkül induló eljárások esetében felhívásra), a szerződő felek megnevezését, azt, hogy a teljesítés szerződésszerű volt-e, a szerződés teljesítésének az ajánlatkérő által elismert időpontját, továbbá az ellenszolgáltatás teljesítésének időpontját és a kifizetett ellenszolgáltatás értékét a szerződés mindegyik fél - támogatásból megvalósuló közbeszerzés esetén szállítói kifizetés során a kifizetésre köteles szervezet - által történt teljesítését követő harminc napon belül; 8

9 f) a külön jogszabályban meghatározott éves statisztikai összegezést a Közbeszerzési Hatóságnak való megküldéssel egyidejűleg; g) a részvételi jelentkezések és az ajánlatok elbírálásáról szóló összegezést, a részvételre jelentkezőknek vagy az ajánlattevőknek való megküldéssel egyidejűleg. Az adatok közérdekből nyilvános adatok, azok nyilvánosságra hozatala üzleti titokra hivatkozással nem tagadható meg. Ettől eltérően amennyiben a felek az ajánlatot a szerződés mellékletévé teszik, az ajánlat nyilvánosságára a Kbt. 44. alkalmazandó. A közbeszerzési tervnek a honlapon a tárgyévet követő évre vonatkozó közbeszerzési terv honlapon történő közzétételéig kell elérhetőnek lennie. A b) és e)-f) pontja szerinti adatoknak, információknak, dokumentumoknak - a honlapon történő közzététel esetén a honlapon szerződés teljesítésétől számított legalább öt évig 5 évig kell elérhetőnek lenniük. A c) és d) pontja szerinti szerződéseknek - a honlapon történő közzététel esetén a honlapon a teljesítéstől számított 5 évig folyamatosan elérhetőnek kell lennie. Az e) pont szerinti tájékoztatást az egy évnél hosszabb vagy határozatlan időre kötött szerződés esetében a szerződés megkötésétől számítva évenként kell aktualizálni. A Jogi Igazgatóság gondoskodik a Közbeszerzési Adatbázisban illetve adott esetben az Egyetem honlapján való közzétételről és feltöltésről. (10) A hirdetmények honlapon történő közzétételére az Európai Közösségek Hivatalos Kiadványai Hivatala, a Kbt. harmadik része szerinti eljárás esetén a Közbeszerzési Hatóság részére történő feladást követően kerülhet sor. A honlapon közzétett hirdetmény nem tartalmazhat más adatot, mint amely az Európai Unió Hivatalos Lapjában (TED-adatbank), illetőleg a Közbeszerzési Értesítőben megjelent, és fel kell tüntetni a hirdetmény feladásának napját is. (11) Az Egyetem a közzétételi kötelezettségének megfelelhet úgy is, hogy honlapjáról elérhetővé teszi a Közbeszerzési Hatóság honlapján az adott közbeszerzési eljárásra vonatkozóan megjelenő adatokat, információkat. (12) A közbeszerzési eljárások nyilvánosságával kapcsolatos, (9)-(11) bekezdésben foglalt kötelezettségek teljesítéséért a Jogi Igazgatóság a felelős. (13) Az Egyetem minden egyes közbeszerzési eljárását - annak előkészítésétől az eljárás alapján kötött szerződés teljesítéséig terjedően - írásban, illetőleg elektronikus eljárás alkalmazása esetén külön jogszabály szerint - elektronikusan köteles dokumentálni. (14) A közbeszerzési eljárás előkészítésével, lefolytatásával kapcsolatban keletkezett összes iratot a közbeszerzési eljárás lezárulásától [Kbt. 37. (2) bekezdés], a szerződés teljesítésével kapcsolatos összes iratot a szerződés teljesítésétől számított öt évig meg kell őrizni. Ha a közbeszerzéssel kapcsolatban jogorvoslati eljárás indult, az iratokat annak bírósági felülvizsgálat esetén a felülvizsgálat jogerős befejezéséig, de legalább az említett öt évig kell megőrizni. 9

10 (15) Az Egyetem köteles a Közbeszerzési Hatóság vagy az illetékes ellenőrző vagy más illetékes szervek kérésére a közbeszerzéssel kapcsolatos iratokat megküldeni, illetőleg elektronikus eljárás alkalmazása esetén - részükre hozzáférést biztosítani. IV. rész A KÖZPONTOSÍTOTT KÖZBESZERZÉS 6. (1) Az Egyetem a központosított közbeszerzési eljárás alá tartozó eszközök és szolgáltatások beszerzését a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló vonatkozó 168/2004. (V.25.) Korm. rendelet alapján - központosított közbeszerzési rendszer használatára kötelezett jogállásban - bonyolítja le. (2) A központosított közbeszerzési eljárás alá tartozó termékeket és szolgáltatásokat a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság honlapján ( található szállítóktól szerezheti be az Egyetem. (3) Az Egyetem a központosított közbeszerzés hatálya alá tartozó kiemelt termékek és szolgáltatások (a kiemelt termékek körét a Korm.rendelet melléklete tartalmazza, mely jelen Szabályzat IV. sz. melléklete) közbeszerzésére vonatkozó beszerzési igényét az adott keretszerződésekhez/keretmegállapodásokhoz csatlakozva 3 havonta előre köteles bejelenteni a Jogi Igazgatóságon keresztül a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság honlapján, az ott meghatározottak szerint. Amennyiben olyan termék beszerzésére kerül sor, amelyre vonatkozó keretszerződéshez/keretmegállapodáshoz a negyedéves tárgyidőszakban nem csatlakozott az Egyetem, haladéktalanul, de legkésőbb a beszerzés megkezdését megelőzően köteles csatlakozni a Jogi Igazgatóságon keresztül az adott keretszerződéshez/keretmegállapodáshoz a központosított közbeszerzési portálon. A beszerzési igények nem vonnak maguk után vásárlási kötelezettséget. (4) A Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság és egyéb, az Egyetem beszerzései felett felügyeletet ellátó szervezetek felé fennálló adatszolgáltatási kötelezettség tekintetében a Jogi Igazgatóság jár el. (5) Az Egyetem részére év közben folyamatos beszerzést igénylő termékek és szolgáltatások esetében, valamint a vonatkozó 168/2004. (V.25.) Kormányrendeletben meghatározott esetekben a központosított közbeszerzés hatálya alá tartozó termékekre és szolgáltatásokra vonatkozóan a Kancellár kezdeményezheti keretszerződés megkötését. V. rész A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS LEFOLYTATÁSÁBAN RÉSZTVEVŐ SZERVEZETI EGYSÉGEK 7. 10

11 (1) A közbeszerzési eljárások lebonyolításában részt vevő egységek: - Az Egyetem szervezeti egységei - Jogi Igazgatóság - Bíráló Bizottság - Döntéshozó: Kancellár - felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó (adott esetben, illetve kötelezően a Kbt. 27. (3) bekezdésben foglaltakra tekintettel) (2) Az Egyetem szervezeti egységeinek (Karok, a Klinikai Központ és az Agrártudományi Központ, egyéb egységek) közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos feladatai: - beszerzési igények (termékek megnevezése a mennyiség és az ár megjelölésével együtt, valamint a készlet és eszköz pontos megnevezése) határidőben és írásban történő benyújtása a Kancellár részére, - a beszerzési igény tekintetében a becsült érték meghatározása, annak céljából lefolytatott vizsgálat elvégzése, eredményének dokumentálása, figyelemmel a Kbt ában foglaltakra - a Jogi Igazgatósággal való együttműködés és szakmai segítségnyújtás, - a beszerzések műszaki, gazdasági és egyéb paramétereinek meghatározása, - a szükséges engedélyek, az energia- és közműkapcsolatokat érintő technológiai beszerzéseknél a feltételek előzetes egyeztetése a Jogi Igazgatósággal, a közbeszerzési dokumentumokelkészítéséhez szükséges adatok, becsült érték, információk rendelkezésre bocsátása, - a Jogi Igazgatóság felhívására az ajánlatok értékelésében való részvétel, - megkeresésre információ szolgáltatása. Ezen feladatok irányadóak a pályázatok szakmai vezetői részére is. A Kbt. 28. alapján az Egyetem köteles a közbeszerzési eljárást - a beszerzés tárgyára és becsült értékére tekintettel - megfelelő alapossággal előkészíteni. Az Egyetem által rendelkezésre bocsátott közbeszerzési dokumentumoknak biztosítaniuk kell, hogy az eljárásban a gazdasági szereplők képesek legyenek műszakilag megfelelő, fizikailag megvalósítható és gazdasági szempontból reális ajánlatot adni. Az Egyetemnek már a közbeszerzési eljárás előkészítése során törekednie kell a magas minőségű teljesítés feltételeinek biztosítására, a környezet - beszerzés tárgyára tekintettel biztosítható - védelmére és a fenntarthatósági szempontok figyelembevételére, valamint a beszerzés tárgyát érintő szerződésmódosítások megelőzésére. Az Egyetem alkalmazhatja az értékelemzés módszerét is. Az Egyetem ezen felelősségi körében köteles a becsült érték meghatározása céljából külön vizsgálatot végezni és annak eredményét dokumentálni. A vizsgálat során az Egyetem objektív alapú módszereket alkalmazhat. Ilyen módszerek különösen a) a beszerzés tárgyára vonatkozó indikatív ajánlatok bekérése, b) a beszerzés tárgyára vonatkozó, arra szakosodott szervezetek által végzett piackutatás, c) igazságügyi szakértő igénybe vétele, d) szakmai kamarák által ajánlott díjszabások, e) szakmai kamarák által előállított és karbantartott, megvalósítási értéken alapuló, részletes építési adatbázis, f) a Közbeszerzési Hatóság által kiadott árstatisztika, g) az Egyetem korábbi, hasonló tárgyra irányuló szerződéseinek elemzése. 11

12 Építési beruházások esetében az eljárás csak a külön jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő tervek birtokában indítható meg. Külön jogszabályban foglalt esetekben az Egyetemnek tervellenőrzésről és tervezői művezetésről is gondoskodnia kell. A közbeszerzési eljárás megindítása előtt az Egyetem független szakértőkkel. hatóságokkal, illetve piaci résztvevőkkel előzetes piaci konzultációkat folytathat a közbeszerzési eljárás előkészítése, valamint a gazdasági szereplők - tervezett beszerzésre és annak követelményeire vonatkozó - tájékoztatása érdekében. Az Egyetem köteles minden szükséges intézkedést - különösen a releváns információk közlését a közbeszerzési dokumentumokban, valamint a megfelelő ajánlattételi határidő meghatározását - megtenni a verseny tisztaságára, a gazdasági szereplők esélyegyenlőségére és egyenlő elbánására vonatkozó alapelvek érvényesülése érdekében. Az Egyetem szervezeti egységei kötelesek a közbeszerzési eljárások előkészítése során figyelemmel lenni a Kbt. 28. rendelkezésire. (3) A Jogi Igazgatóság közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos feladatai: - a szervezeti egységek által megküldött dokumentumok alapján az egyes beszerzésekre vonatkozó közbeszerzési eljárások lefolytatása szükségességének vizsgálata, majd az alkalmazandó eljárásról való döntési javaslat elkészítése, - az ajánlati felhívás, a közbeszerzési ütemterv, az alkalmatlanná minősítés szempontjainak, a hirdetmény, valamint a további közbeszerzési dokumentumok elkészítése, - az értékelési szempontokra való javaslattétel, - a közbeszerzési eljárás lefolytatása (ajánlatok bontása, ajánlatok értékelése, vizsgálata és összehasonlítása, értesítési kötelezettségek teljesítése, jegyzőkönyvek elkészítése, hiánypótlásra való felszólítás, tárgyalásos eljárás esetén a tárgyalások lebonyolítása), - intézkedés a közzétételekről, - az eredmény közzététele a Közbeszerzési Hatóság hivatalos lapjában, - összegezés készítése az eljárásról, - a nyertes ajánlattevővel együttműködve a megkötendő szerződés előkészítése, - a szerződésszerű teljesítés, a szolgáltatás és ellenszolgáltatás arányának és összhangjának rendszeres ellenőrzése, együttműködve a beszerzés tárgyának megfelelő szakértelemmel rendelkező személlyel, valamint azzal az adott egyetemi szervezeti egységgel, amelynek a részére a beszerzés történik, - szerződésszegés esetén a szerződés érvényesítésére vonatkozó intézkedések megtétele, együttműködve a beszerzés tárgyának megfelelő szakértelemmel rendelkező személlyel, valamint azzal az adott egyetemi szervezeti egységgel, amelynek a részére a beszerzés történik, - az elvégzett eljárási cselekmények dokumentálása és a dokumentumok 5 évig történő megőrzése, - együttműködés a többi szervezeti egységgel, valamint megkeresésre információszolgáltatás, - a központosított közbeszerzéssel kapcsolatos eljárás lefolytatása és az ezzel kapcsolatos tájékoztatási kötelezettség teljesítése, - a közbeszerzési eljárásokra vonatkozó javaslatoknak a közbeszerzési tervben való rögzítése, illetve a közbeszerzési terv elkészítése, - az éves statisztikai összegezés elkészítése, - a megfelelő információáramlásért való felelősség. 12

13 (4) Bíráló Bizottság: A közbeszerzési eljárás előkészítése, a felhívás és a dokumentáció elkészítése, az ajánlatok értékelése során és az eljárás más szakaszában az Egyetem nevében eljáró, illetve az eljárásba bevont személyeknek és szervezeteknek megfelelő - a közbeszerzés tárgya szerinti szakmai, közbeszerzési, jogi és pénzügyi - szakértelemmel kell rendelkezniük. A részben vagy egészben európai uniós forrásból megvalósuló, valamint árubeszerzés és szolgáltatás megrendelése esetén az uniós értékhatárt meghaladó, építési beruházás esetén az ötszázmillió forintot meghaladó értékű közbeszerzési eljárásba az ajánlatkérő köteles felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadót bevonni. Az Egyetem a meghatározott szakértelemmel rendelkező, legalább 3 tagú bíráló bizottságot köteles létrehozni az ajánlatoknak - szükség esetén a hiánypótlást, felvilágosítás vagy indokolás [Kbt ] megadását követő - elbírálására és értékelésére. A bírálóbizottság írásbeli szakvéleményt és döntési javaslatot készít a Kancellár részére. A bírálóbizottsági munkáról jegyzőkönyvet kell készíteni, amelynek részét képezhetik a tagok indokolással ellátott bírálati lapjai. Az Egyetem nevében az eljárást lezáró döntést meghozó személy (Kancellár) nem lehet a bírálóbizottság tagja. A bírálóbizottság tagjait a döntéshozó (Kancellár) nevezi ki Határozat formájában. A Bíráló Bizottság tagjai lehetnek: - Kancellár által kijelölt munkatárs, - érintett szervezeti egységek vezetői, munkatársai, - Jogi Igazgatóság vezetője, vagy az általa kijelölt munkatársai, - adott közbeszerzés tárgyához értő szakember, - közbeszerzési eljárás kiírójának meghívottjai, - felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó. A Bíráló Bizottság munkáját Egyetemen belüli, kívüli és/vagy jogi szakértők segíthetik, akik a bírálat során szavazati jogosultsággal nem rendelkeznek. A Bíráló Bizottság tagjai és szakértői a bizottság munkájának megkezdése előtt - kötelesek írásban nyilatkozni arról, hogy velük szemben a Kbt ában foglalt összeférhetetlenségi okok fennállnak-e. (Az összeférhetetlenségről szóló nyilatkozat mintáját az. V. sz. melléklet tartalmazza.) Összeférhetetlenség esetén szükség esetén a Bíráló Bizottság elnökének feladata gondoskodni póttagról. Az Egyetem nevében eljáró és az Egyetem által az eljárással vagy annak előkészítésével kapcsolatos tevékenységbe bevont személy vagy szervezet írásban köteles nyilatkozni arról, hogy vele szemben fennáll-e a Kbt. 25. szerinti összeférhetetlenség. Az összeférhetetlenségi szabályok megszegésének megelőzése azon közbeszerzésért felelős szervezeti egységnek a feladata, amely az adott közbeszerzést lefolytatja. (5) A programozási időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alapból, az Európai Szociális Alapból és a Kohéziós Alapból származó támogatások felhasználásával történő projektek közbeszerzési eljárásaira a 4/2011. (I.28.) Korm. rendelet előírásait is alkalmazni kell. A programozási időszakban a 272/2014. (XI. 5.) Korm. rendelet irányadó, mely az egyes európai uniós alapokból származó támogatások felhasználásának rendjéről szól. 13

14 (6) Az Egyetem szervezeti egységeinek vezetői és a pályázatok szakmai vezetői a hatáskörükbe tartozó szakmai területekre vonatkozóan, a jelen Közbeszerzési Szabályzat VI. sz. mellékletében szereplő tenderkezdeményező lap kitöltésével és a Kancellár részére történő megküldésével kezdeményezhetik közbeszerzési eljárás lefolytatását. A tenderkezdeményező laphoz a becsült érték meghatározása céljából lefolytatott vizsgálat elvégzését igazoló és annak eredményét rögzítő dokumentumokat mellékelni szükséges. (7) A Klinikai Központ és az Agrártudományi Központ a speciális feladataihoz kapcsolódó közbeszerzéseket az illetékes főigazgató, az illetékes gazdasági igazgató ellenjegyzésével ellátott tenderkezdeményező lap kitöltésével és a Kancellár részére történő megküldésével kezdeményezheti közbeszerzési eljárás lefolytatását. A tenderkezdeményező laphoz a becsült érték meghatározása céljából lefolytatott vizsgálat elvégzését igazoló és annak eredményét rögzítő dokumentumokat mellékelni szükséges. (8) Az Egyetem beruházásaival, infrastruktúra fejlesztéssel, általános üzemvitelével (pld. energiaszolgáltatás, takarítás, üzemeltetési jellegű beszerzési igények stb.), egyetemi szintű informatikai fejlesztésekkel kapcsolatos közbeszerzési eljárások esetén a tenderkezdeményező lapot az illetékes területért felelős szervezeti egység vezető küldi meg a Kancellár részére. A tenderkezdeményező laphoz a becsült érték meghatározása céljából lefolytatott vizsgálat elvégzését igazoló és annak eredményét rögzítő dokumentumokat mellékelni szükséges. (9) Az Egyetem közbeszerzéseit a Jogi Igazgatóság bonyolítja le. A döntéseket a Kancellár hozza. (10) Döntéshozó: A Kancellár közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos feladatai: - A Bíráló Bizottság értékelését követően a közbeszerzési eljárás során tett nyertes ajánlatról való egyszemélyi döntéshozatal. - a közbeszerzési eljárás alapján létrejött szerződés aláírása a Gazdálkodási Szabályzatban foglaltak szerint, - a jogkörök egy részét helyetteseire átruházhatja; - külső szakértő bevonása esetén megbízási szerződés megkötése; - a Közbeszerzési Döntőbizottság előtt folyamatban lévő jogorvoslati eljárásban meghatalmazás kiadása az illetékes szakértő részére. (11) A Kancellár közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos feladatai: - a közbeszerzési eljárás során készült határozatok aláírása. - közbeszerzési terv és éves statisztikai összegezés jóváhagyása; (9) A közbeszerzési eljárás (3), (4), (6), (7), (8) bekezdésében felsorolt résztvevőkkel szemben felelősségre vonási eljárás kezdeményezésének van helye, ha a Közbeszerzési Döntőbizottság elmarasztaló határozatban bírság megfizetésére kötelezi az Egyetemet, és az ezzel kapcsolatos személyes felelősség megállapítható. (10) A közbeszerzési eljárás lefolytatásával a Kbt. előírásainak megfelelően olyan közbeszerzési tevékenységgel foglalkozó szakcég, illetve külső szakértő is megbízható, aki rendelkezik a Kbt. szerinti felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadói jogosultsággal. 14

15 VI. rész A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS LEFOLYTATÁSÁNAK RENDJE 8. (1) A Debreceni Egyetem a Kbt. 5. (1) c) pontja alapján tartozik a Kbt. hatálya alá. Bármely közbeszerzési eljárásban kizárólag a Debreceni Egyetem, mint önálló jogi személy szerepeltetendő ajánlatkérőként. Az Egyetem nevében az eljárás lefolytatásához lebonyolítóként megjelölhető a Jogi Igazgatóság, vagy az Egyetem által lebonyolítóként megbízott harmadik fél. (2) A közbeszerzési eljárás fajtái: - nyílt eljárás (Kbt. 81. ) - meghívásos eljárás (Kbt ) - tárgyalásos eljárás (Kbt ) - hirdetmény közzététele nélküli tárgyalásos eljárás (Kbt ) - versenypárbeszéd (Kbt ) - innovációs partnerség (Kbt ) - keretmegállapodásos eljárás (Kbt ) - tervpályázati eljárás (Kormányrendeletben kerül szabályozásra) (3) Az uniós értékhatárt el nem érő és egyben a nemzeti értékhatárokat elérő értékű közbeszerzések megvalósításakor, valamint szolgáltatási koncesszió beszerzése esetében a Kbt. III. részét kell alkalmazni (Kbt ). (4) A közbeszerzési eljárás során nem lehet az egyik eljárási fajtáról a másikra áttérni. (5) A nemzeti értékhatárokat elérő vagy meghaladó közbeszerzési eljárással kapcsolatos hirdetményeket a Közbeszerzési Hatóság hivatalos lapjában, a Közbeszerzési Értesítőben kell közzétenni, melynek címe: KÖZBESZERZÉSI ÉRTESÍTŐ 1026 Budapest, Riadó u. 5. Fax.: 06 (1) hirdetmeny@kt.hu on-line értesítés: (6) Az uniós értékhatárokat elérő közbeszerzési eljárással kapcsolatos hirdetményeket az Európai Unió hivatalos lapjában (Official Journal of the European Communities) és a hirdetmények elektronikus napilapjában, a TED (Tenders Electronic Daily) adatbankban, a Közbeszerzési Értesítő Szerkesztőségén keresztül kell közzétenni. A hivatalos lap címe: OFFICIAL JOURNAL OF THE EUROPEAN COMMUNITIES 2. Rue Mercier L-2985 Luxemburg 15

16 Fax: , , on-line értesítés: (7) A közbeszerzési eljárással kapcsolatos valamennyi eseményt (megbeszélést, ülést, döntést) jegyzőkönyv és/vagy emlékeztető formájában írásban dokumentálni kell. (8) Az értékelési szempont eredményét tekintve kétféle lehet: - legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatás - összességében legelőnyösebb ajánlat. (9) Az értékelési szempontok esetén alkalmazandó irányelvek a Kbt-ben szereplő előírásokon túl: Az olyan értékelési szempontok megállapítása esetén, melyben a kötelező értéken felül kér az Egyetem ajánlatot, a maximális mértéket is meg kell határozni. Amennyiben a tárgyi közbeszerzési eljárás során a kötbér mértéke értékelési részszempont, azt a mindenkori közbeszerzési és általános bírói joggyakorlatnak megfelelő mértékben kell megállapítani, a beszerzés tárgyának és az eljárás összes egyéb körülményének ismeretében. (A késedelmes teljesítés esetére napi 1 %-os mértékű kötbér kikötése a szerződésben nem túlzott.) Mérlegelési szempontok: a beszerzés becsült értéke és összetettsége, Ajánlatkérő jogos érdeke a szerződésszerű teljesítéshez, a nem szerződésszerű teljesítés esetén várható negatív (időbeli és anyagi) következmények, az eljárás specifikumai. (10) A hirdetményminták a vonatkozó kormányrendeletben található. (11) Hirdetményt közzétételre valamennyi eljárásrendben csak elektronikus úton lehet feladni az EHR-ben (elektronikus hirdetménykezelő rendszer) 16

17 A NYÍLT ELJÁRÁS (1) A nyílt eljárás hirdetmény útján történő ajánlati felhívás közzétételével indul. 9. (2) Az ajánlati felhívásban foglaltakhoz az Egyetem kötve van. (3) A közbeszerzési dokumentumra vonatkozó rendelkezéseket a Kbt. 39. és 57. a, a műszaki leírásra vonatkozó rendelkezéseket a Kbt a és a vonatkozó Kormányrendelet tartalmazza. (4) Az ajánlatok benyújtásának határideje fő szabály szerint az ajánlati felhívást tartalmazó hirdetmény feladásának napjától számított minimum 35 nap. Ha az ajánlatkérő egyes közbeszerzési dokumentumok esetében a Kbt. 39. (2) bekezdése szerint nem biztosítja a teljes körű, közvetlen, elektronikus hozzáférést, az ajánlattételi határidőt legalább a (7) és (8) bekezdésekben foglaltaknál öt nappal hosszabb időtartamban kell meghatározni. (5) Az ajánlattételi határidőt minden esetben úgy kell meghatározni, hogy elegendő időtartam álljon rendelkezésre a megfelelő ajánlattételhez. (6) Az eljárásban való részvétel ajánlati biztosíték adásához köthető. (7) Az ajánlattevő kérelmére kiegészítő tájékoztatás nyújtása a Kbt. 56. szerint történik. (8) Ajánlatok benyújtásának módja fő szabály szerint írásban és zártan, közvetlenül, vagy postai úton. (9) Az ajánlatokat tartalmazó iratok felbontását az ajánlattételi határidő lejártának időpontjában kell megkezdeni. Az ajánlatok felbontásáról és ismertetéséről jegyzőkönyvet kell készíteni, amelyet a bontástól számított 5 napon belül az összes ajánlattevőnek meg kell küldeni. (10) A nyílt eljárás során az ajánlattevővel az Egyetemnek nem áll módjában tárgyalni. (11) Az ajánlatok elbírálását a lehető legrövidebb időn belül kell elvégezni. Az ajánlatok elbírálásának befejezésekor írásbeli összegezést kell készíteni az ajánlatokról, melyet a Közbeszerzési Hatóság, illetve az Európai Bizottság részére, azok kérésére meg kell küldeni. (12) Az Egyetem köteles az ajánlattevőt vagy részvételre jelentkezőt írásban tájékoztatni az eljárás eredményéről, az eljárás eredménytelenségéről, az ajánlattevő ajánlatának, érvénytelenné nyilvánításáról, valamely gazdasági szereplő kizárásáról valamint ezek részletes indokáról az erről hozott döntést követően a lehető leghamarabb, de legkésőbb három munkanapon belül.. (13) Az Egyetem az ajánlatok elbírálásának befejezésekor külön jogszabályban meghatározott minták szerint írásbeli összegezést köteles készíteni az ajánlatokról. Az ajánlatok elbírálásának befejezésekor a (11) bekezdés szerinti tájékoztatást az írásbeli összegezésnek

18 minden ajánlattevő részére egyidejűleg, telefaxon vagy elektronikus úton történő megküldésével teljesíti. (14) Az ajánlatok elbírálásáról készített összegezést az Európai Bizottság, valamint a Közbeszerzési Hatóság, a közbeszerzéshez támogatásban részesülés esetében a külön jogszabályban meghatározott szervek képviselői kérésére meg kell küldeni. Az Európai Bizottság részére az összegezést a Közbeszerzési Hatóságon keresztül kell megküldeni. (15) Az Egyetem az ajánlatok elbírálásáról készített írásbeli összegezést az ajánlattevők részére történő megküldésétől számított 20. napig egy alkalommal jogosult módosítani, szükség esetén az érvénytelenségről szóló tájékoztatást visszavonni, továbbá a már megkötött szerződéstől elállni, illetve amennyiben a teljesítés megkezdése miatt az eredeti állapot nem állítható helyre, a szerződést azonnali hatállyal felmondani, ha az eredmény megküldését követően észleli, hogy az eredmény (eredménytelenség) törvénysértő volt és a módosítás a törvénysértést orvosolja. Az Egyetem a módosított írásbeli összegezést köteles faxon vagy elektronikus úton haladéktalanul, egyidejűleg az összes ajánlattevőnek megküldeni. (16) Az ajánlatokról készült írásbeli összegezésben észlelt bármely elírást (névcserét, hibás névírást, szám- vagy számítási hibát vagy más hasonló elírást) az Egyetem kérelemre vagy kérelem hiányában is kijavíthatja. A kijavított írásbeli összegezést az Egyetem legkésőbb az eljárás eredményének megküldését követő 10 napon belül köteles egyidejűleg megküldeni az összes ajánlattevőnek. (17) Az eljárás nyertese az az ajánlattevő, aki az Egyetem részére közbeszerzési dokumentumokban meghatározott feltételek alapján, valamint a megadott értékelési szempontok szerint a legkedvezőbb érvényes ajánlatot tette. (18) Az ajánlatok elbírálásáról szóló írásbeli összegezésnek az ajánlattevők részére történt megküldése napjától a nyertes ajánlattevő és - a (19) bekezdés szerinti esetben - a második legkedvezőbb ajánlatot tett ajánlattevő ajánlati kötöttsége további 30 nappal meghosszabbodik. (19) Az Egyetem a szerződést az ajánlati kötöttség (18) bekezdés szerinti időtartama alatt köteles megkötni, amennyiben a Kbt. másként nem rendelkezik nem köthető meg azonban a szerződés az írásbeli összegezés megküldését követő 10. napnál korábbi időpontban, kivéve, ha egy ajánlat érkezett. (20) Amennyiben jogorvoslati eljárás indul, a szerződést az ügy érdemében hozott vagy a közbeszerzési ügy befejezését eredményező határozat meghozataláig nem lehet megkötni, kivéve, ha a Közbeszerzési Döntőbizottság a szerződés megkötését engedélyezi [Kbt (4) bekezdés]. Amennyiben időközben a nyertes ajánlattevő ajánlati kötöttsége lejárt, az Egyetem akkor köthet vele szerződést, ha a nyertes ajánlattevő nyilatkozik, hogy ajánlatát fenntartja. (21) A közbeszerzési eljárás az eljárás eredményéről, vagy eredménytelenségéről szóló tájékoztatót tartalmazó hirdetménynek az Európai Unió Hivatalos Lapjában, illetve a Közbeszerzési Értesítőben történő közzétételével zárul le. A tájékoztatót a Közbeszerzési Értesítőben történő közzétételre szerződéskötéstől számított 10 munkanapon belül kell feladni. 18

19 (22) A nyílt eljárás részletes szabályait az uniós eljárásokban a Kbt. Második Rész XV. fejezete, határozza meg. A MEGHÍVÁSOS ELJÁRÁS 10. (1) A meghívásos eljárás alkalmazása szabadon választható, gyorsított eljárás alkalmazása is lehetséges a Kbt. 83. (2) bekezdésében foglalt feltételek fennállása esetén. A meghívásos eljárásban csak a részvételi szakaszban az Egyetem által alkalmasnak minősített ajánlattevők vehetnek részt. A meghívásos eljárásra vonatkozó egyedi szabályokat a Kbt ok, tartalmazzák. (2) A meghívásos eljárás 2 szakaszból áll: részvételi szakasz ajánlattételi szakasz RÉSZVÉTELI SZAKASZ (3) Az eljárás hirdetmény útján történő részvételi felhívás közzétételével indul. (4) A részvételi felhívást a Kbt. 50. (2) bekezdésében foglalt tartalommal kell közzétenni. (5) Ebben a szakaszban az Egyetem nem kérhet, az ajánlattevő pedig nem tehet ajánlatot, valamint a részvételt nem lehet ajánlati biztosítékhoz kötni. (6) Közbeszerzési dokumentumok készítése nem kötelező. (7) A részvételi jelentkezés benyújtásának határideje fő szabály szerint a részvételi felhívást tartalmazó hirdetmény feladásának napjától számított minimum 30 nap. (8) Az ajánlattevő kérelmére kiegészítő tájékoztatás nyújtása a Kbt. 56. szerint történik. (9) A részvételi jelentkezés benyújtásának módja fő szabály szerint írásban és zártan, közvetlenül, vagy postai úton. (10) A részvételi jelentkezéseket tartalmazó iratok felbontását a részvételi határidő lejártának időpontjában kell megkezdeni. A részvételi jelentkezések felbontásáról és ismertetéséről jegyzőkönyvet kell készíteni. (11) A részvételi jelentkezések elbírálására a nyílt eljárás szabályait kell alkalmazni azzal az eltéréssel, hogy az ajánlaton részvételi jelentkezést, az ajánlattevőn részvételre jelentkezőt, az ajánlattételi határidő alatt részvételi határidőt kell érteni. (12) Az eljárás eredményéről szóló közlésre és az előzetes vitarendezésre a Kbt. nyílt eljárásra vonatkozó szabályai alapján kell eljárni. AJÁNLATTÉTELI SZAKASZ 19

20 (13) Az eredményes részvételi szakaszt követően az eredménynek a részvételre jelentkezőkkel történt közlésétől számított 5 munkanapon belül írásbeli ajánlattételi felhívást kell küldeni, a részvételi felhívásban szerepeltetett feltételeknek megfelelő ajánlattevőknek. (14) Az ajánlattételi felhívás kötelező tartalmi elemeit a Kbt. 84. (1) bekezdése tartalmazza. Az ajánlattételi felhívásban foglaltakhoz az Egyetem kötve van. (15) A közbeszerzési dokumentumra vonatkozó rendelkezéseket a Kbt. 39. és 57. a, a műszaki leírásra vonatkozó rendelkezéseket a Kbt ai tartalmazzák. (16) Az ajánlattevő kérelmére kiegészítő tájékoztatás nyújtása a Kbt. 56. szerint történik. (17) Az ajánlatok benyújtásának határideje fő szabály szerint az ajánlati felhívás megküldésének napjától számított minimum 30 nap. Ha az ajánlatkérő egyes közbeszerzési dokumentumok esetében a Kbt. 39. (2) bekezdése szerint nem biztosítja a teljes körű, közvetlen, elektronikus hozzáférést, az ajánlattételi határidőt a legalább öt nappal hosszabb időtartamban kell meghatározni. (18) Az ajánlatok benyújtásának módja fő szabály szerint írásban és zártan, közvetlenül, vagy postai úton. (19) Az ajánlatokat tartalmazó iratok felbontását az ajánlattételi határidő lejártának időpontjában kell megkezdeni. Az ajánlatok felbontásáról és ismertetéséről jegyzőkönyvet kell készíteni, amelyet a bontástól számított 5 napon belül az összes ajánlattevőnek meg kell küldeni. (20) Az ajánlatok elbírálását a lehető legrövidebb időn belül kell elvégezni. Az ajánlatok elbírálásának befejezésekor írásbeli összegezést kell készíteni az ajánlatokról, melyet a Közbeszerzési Hatóság, illetve az Európai Bizottság részére, azok kérésére meg kell küldeni. (21) Az eljárás eredményéről szóló közlésre és az előzetes vitarendezésre a Kbt. nyílt eljárásra vonatkozó szabályai alapján kell eljárni. (22) Az eljárás nyertese az az ajánlattevő, aki az Egyetem részére a közbeszerzési dokumentumokban meghatározott feltételek alapján, valamint a megadott értékelési szempontok szerint a legkedvezőbb érvényes ajánlatot tette. (24) A közbeszerzési eljárás az eljárás eredményéről, vagy eredménytelenségéről szóló tájékoztatót tartalmazó hirdetménynek az Európai Unió Hivatalos Lapjában, illetve a Közbeszerzési Értesítőben történő közzétételével zárul le. A tájékoztatót a Közbeszerzési Értesítőben történő közzétételre szerződéskötéstől számított 10 munkanapon belül kell feladni. (25) Az Egyetem a szerződést az ajánlati kötöttség időtartama alatt köteles megkötni, amennyiben a Kbt. másként nem rendelkezik nem köthető meg azonban a szerződés az írásbeli összegezés megküldését követő 10. napnál korábbi időpontban. 20

21 A TÁRGYALÁSOS ELJÁRÁS 11. (1) A tárgyalásos eljárásra vonatkozó szabályokat uniós eljárásban a Kbt tartalmazza. (2) A tárgyalásos eljárás 2 szakaszból áll: részvételi szakasz ajánlattételi szakasz RÉSZVÉTELI SZAKASZ (3) Az eljárás hirdetmény útján történő részvételi felhívás közzétételével indul. (4) A részvételi felhívást a Kbt. 50. (2) bekezdésében foglalt tartalommal kell közzétenni. A részvételi felhívásban meg kell jelölni továbbá az eljárásban részt vehető ajánlattevők létszámát, vagy keretszámát. (5) Ebben a szakaszban az Egyetem nem kérhet, az ajánlattevő pedig nem tehet ajánlatot, valamint a részvételt nem lehet ajánlati biztosítékhoz kötni. (6) A közbeszerzési dokumentumra vonatkozó rendelkezéseket a Kbt. 39. és 57. a, a műszaki leírásra vonatkozó rendelkezéseket a Kbt ai tartalmazzák. (7) A részvételi jelentkezés benyújtásának határideje fő szabály szerint a részvételi felhívást tartalmazó hirdetmény feladásának napjától számított minimum 30 nap. (8) Az ajánlattevő kérelmére kiegészítő tájékoztatás nyújtása a Kbt. 56. szerint történik. (9) A részvételi jelentkezés benyújtásának módja fő szabály szerint írásban és zártan, közvetlenül, vagy postai úton. (10) A részvételi jelentkezéseket tartalmazó iratok felbontását a részvételi határidő lejártának időpontjában kell megkezdeni. A részvételi jelentkezések felbontásáról és ismertetéséről jegyzőkönyvet kell készíteni, amelyet a bontástól számított 5 napon belül az összes ajánlattevőnek meg kell küldeni. (11) A részvételi jelentkezések elbírálására a nyílt eljárás szabályait kell alkalmazni azzal az eltéréssel, hogy az ajánlaton részvételi jelentkezést, az ajánlattevőn részvételre jelentkezőt, az ajánlattételi határidő alatt részvételi határidőt kell érteni. (12) Az eljárás eredményéről szóló közlésre és az előzetes vitarendezésre a Kbt. nyílt eljárásra vonatkozó szabályai alapján kell eljárni. AJÁNLATTÉTELI SZAKASZ (13) Az eredményes részvételi szakaszt követően az eredménynek a részvételre jelentkezőkkel történt közlésétől számított 5 munkanapon belül írásbeli ajánlattételi felhívást kell küldeni a részvételi felhívásban szerepeltetett feltételeknek megfelelő ajánlattevőknek. 21