magyar államvasutak zártkörűen működő részvénytársaság

Átírás

1 27. szám 127. évfolyam december 7. ÉRTESÍTŐ magyar államvasutak zártkörűen működő részvénytársaság Utasítások TARTALOM Oldal 59/2012. (XII. 07. MÁV Ért. 27.) EVIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás a MÁV Zrt. Közbeszerzési Szabályzatáról 60/2012. (XII. 07. MÁV Ért. 27.) EVIG számú elnök-vezérigazgatói utasítás a MÁV-START Zrt. által kibocsátott vasúti utazási igazolványok igényléséről és használatáról Helyesbítés Utasítások 59/2012. (XII. 07. MÁV ÉRT. 27.) EVIG számú ELnök-VEzÉRIGAzGATóI UTAsíTÁs A MÁV zrt. közbeszerzési szabályzatáról 1.0. A szabályzat CÉLJA A szabályzat célja, hogy a közbeszerzésekről szóló évi CVIII. törvény (a továbbiakban Kbt.) céljainak és alapelveinek maradéktalan biztosítása érdekében a Kbt. 22. (1) bekezdésében foglaltaknak megfelelően a MÁV Zrt (a továbbiakban MÁV Zrt., vagy Társaság), mint ajánlatkérő meghatározza a közbeszerzési eljárásai előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét, a nevében eljáró, illetve az eljárásba bevont személyek, valamint szervezetek felelősségi körét és a közbeszerzési eljárásai dokumentálási rendjét, ennek körében különösen az eljárás során hozott döntésekért felelős személyt, személyeket, vagy testületeket, összhangban a vonatkozó jogszabályokkal, valamint a Társaság Alapító Okiratával, Működési és Szervezeti Szabályzatával (a továbbiakban MSZSZ) és vonatkozó utasításaival. Ugyancsak a szabályzat célja, hogy a felelősségi körök valamint határidők meghatározásával, közbeszerzési eljárások belső engedélyezési folyamatainak racionalizálásával hozzájáruljon az adminisztrációs terhek csökkentéséhez, továbbá segítse az egységes jogalkalmazás kialakulását. A szabályzat célja továbbá, hogy a közbeszerzési eljárások lebonyolítása során elősegítse és biztosítsa a Társaság, mint ajánlatkérő nevében eljáró személyek és szervezetek egységes és átlátható eljárásrendjét a közbeszerzési eljárások lebonyolítása során.

2 1718 A MÁV Zrt. Értesítője 27. szám 2.0. HATÁLy És A szabályzat kidolgozásáért FEnnÁLLó FELELŐssÉG MEGHATÁ- ROzÁsA 2.1. A szabályzat hatálya A szabályzat személyi hatálya A Társaság a Kbt. 6. (1) bekezdés c) pontja szerinti ajánlatkérő. A szabályzat személyi hatálya kiterjed a Társaság valamennyi, a közbeszerzési eljárások előkészítésében és lefolytatásában bármilyen módon részt vevő szervezeti egységére, és munkavállalójára, továbbá a közbeszerzési eljárásokba bármely polgári jogi jogviszony alapján bevont egyéb személyekre, szervezetekre. Az eljárás lefolytatásába bármely jogviszony alapján bevont egyéb személyek, szervezetek feladat és felelősségi köreit, valamint a szabályzat betartására vonatkozó kötelezettségvállalást a jogviszonyt létesítő okiratban, szerződésben kell előírni. A Társaság valamennyi szervezeti egysége, munkavállalója, valamint a közbeszerzési eljárásokban közreműködő, illetve bármilyen jogcímen eljáró személy, vagy szervezet a Kbt. és a vonatkozó jogszabályok, valamint jelen szabályzat előírásai alapján köteles eljárni a közbeszerzési eljárások lefolytatása során A szabályzat tárgyi hatálya A szabályzat tárgyi hatálya a Társaság Kbt. hatálya alá tartozó valamennyi beszerzésére, megrendelésére, kötelezettségvállalására kiterjed. A szabályzat értelemszerűen vonatkozó rendelkezései kiterjednek a Társaság meghatározó befolyása alá tartozó gazdasági társaságokkal a Kbt. kivételi köre alapján megvalósított valamennyi beszerzésére, megrendelésére, kötelezettségvállalására is. Abban az esetben, ha a Társaság más ajánlatkérőkkel közösen, vagy más ajánlatkérők nevében, vagy más ajánlatkérők megbízásából folytat le közbeszerzési eljárást, jelen szabályzat a felek eltérő megállapodása hiányában értelemszerűen alkalmazandó. A Társaság, mint a Kbt. 6. (1) bekezdés c) pontja szerinti ajánlatkérő, a Kbt (2) bekezdésében meghatározott közszolgáltatói szerződésnek minősülő körbe tartozó beszerzései tekintetében a Kbt. közszolgáltatókra vonatkozó különös szabályai szerint, a nem közszolgáltatói szerződései körébe tartozó beszerzési körében pedig az un. klasszikus ajánlatkérőkre vonatkozó eljárásrend szabályai szerint jár el. A beszerzések Kbt. hatálya alá tartozása tekintetében az értékhatár megállapítása során a Kbt ra, valamint 20. -ra tekintettel kell eljárni A szabályzat kidolgozásáért és karbantartásáért felelős szervezeti egység A szabályzat kidolgozásáért és karbantartásáért a Társaság Jogi Igazgatósága a felelős, amelyben a Beszerzési és Logisztikai Igazgatóság (a továbbiakban: BLI) közreműködik FOGALMAk MEGHATÁROzÁsA, ÉRTEL- MEzŐ REnDELkEzÉsEk Jelen szabályzatban alkalmazott fogalmakra a Kbt. II. fejezet Értelmező rendelkezések 4. fogalmai az irányadóak, az alábbi kiegészítésekkel. a) Ajánlatkérő: a MÁV Zrt. A közbeszerzési eljárások lefolytatása során különösen a részvételi/ajánlati/ajánlattételi felhívásokban minden esetben a MÁV Zrt.-t kell ajánlatkérőként feltüntetni. Amennyiben a Társaság más ajánlatkérőkkel közösen, vagy más ajánlatkérők nevében, vagy más ajánlatkérők megbízásából folytat le közbeszerzési eljárást, ezek mindegyikét, illetőleg a megbízót kell ajánlatkérőnek tekinteni b) Becsült érték: a közbeszerzés megkezdésekor (a közbeszerzési eljárást megindító hirdetmény feladásának időpontja, a közvetlen részvételi felhívás [Kbt. 38. (1) bekezdés] megküldésének időpontja, a hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás esetében pedig az ajánlattételi felhívás - a Kbt. 99. (2) bekezdése szerinti esetben a tárgyalási meghívó - megküldésének, ennek hiányában a tárgyalás megkezdésének időpontja) annak tárgyáért általában kért, illetőleg kínált általános forgalmi adó nélkül számított, a Kbt aiban foglaltakra tekintettel magállapított legmagasabb összegű teljes ellenszolgáltatás, tehát a becsült érték a beszerzés tárgyának a piacfelmérés, piaci információk szerinti legmagasabb összege. A becsült érték tartalmazza a közbeszerzés tárgyáért kért teljes ellenszolgáltatást, vagyis minden olyan költséget, díjat, vételárat stb., amelyet a beszerzés tárgyának ellenében az ajánlatkérőnek fizetnie kell az ÁFÁ-n kívül. A teljes ellenszolgáltatásba bele kell érteni a beszerzés műszaki tartalmát teljesen lefedő ellenszolgáltatáson túl az opcionális részt tartalmazó ajánlatkérés esetén az opcionális rész étékét is. A becsült érték megállapításakor figyelemmel kell lenni a Közbeszerzési hatóság vonatkozó útmutatóira is. 1 A becsült érték nem azonos a Rendelkezésre álló anyagi fedezettel (az összeg, amelyet ajánlatkérő a közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződés teljesítésére kíván felhasználni, vagy arra használhat fel), sem a közbeszerzési szerződésben megjelenő ajánlatkérői ellenszolgáltatással, vagy a belső tervezés során kialakított tervszámmal. 1 A szabályzat kiadásakor KÉ évi 78. szám; július 11.

3 27. szám A MÁV Zrt. Értesítője 1719 c) Bírálóbizottság: a közbeszerzési eljárásban beérkezett ajánlatok elbírálására a Kbt. 22. (4) bekezdésének megfelelően az ajánlatkérő által létrehozott legalább 3 tagú szakmai testület. A Bírálóbizottsági tagoknak legalább közbeszerzés tárgya szerinti, közbeszerzési, jogi és pénzügyi - szakértelemmel kell rendelkezniük. A Bírálóbizottságnak nem lehet tagja, akivel szemben a Kbt. 24. (2) bekezdése szerinti összeférhetetlenségi ok áll fenn. Az ajánlatkérő nevében az eljárást lezáró döntést meghozó személy nem lehet a bírálóbizottság tagja. Testületi döntéshozatal esetén a döntéshozó kizárólag tanácskozási joggal rendelkező személyt delegálhat a bírálóbizottságba. Testületi döntéshozatal esetében név szerinti szavazást kell alkalmazni. d) Célok és alapelvek: A közbeszerzési eljárásokban a Kbt. és kapcsolódó végrehajtási rendeletei célkitűzéseit teljes mértékben figyelembe véve, a Kbt. alapelveinek tiszteletben tartásával kell eljárni. A Kbt. jogszabályi célkitűzései (a közpénzek ésszerű és hatékony felhasználása és nyilvános ellenőrizhetőségének megteremtése; a mikro-, kis- és középvállalkozások közbeszerzési eljárásban való részvételének, a fenntartható fejlődés, az állam szociális célkitűzései és a jogszerű foglalkoztatás elősegítése) jogpolitikai célok, melyekre az ezeket megjelenítő jogszabályi rendelkezés hiányában önállóan jogot alapítani nem lehet. A Kbt. alapelvei (a verseny tisztaságának, átláthatóságának és nyilvánosságának biztosítása; esélyegyenlőség és egyenlő bánásmód biztosítása; a jóhiszeműség és tisztesség, valamint a rendeltetésszerű joggyakorlás követelményeinek megfelelő eljárás; a hatékony és felelős gazdálkodás elve; nemzeti elbánás elve; a magyar nyelv használata) egyrészt megjelennek az egyes részletszabályokban, másrészt a Kbt. rendelkezéseit mindig az alapelvekre tekintettel kell értelmezni, figyelemmel a Kbt. 3. -ában foglaltakra is. e) Döntéshozó: az ajánlatkérő nevében a közbeszerzési eljárással kapcsolatos, így különösen az Eljárás indító, a Lezáró, és az eljárással kapcsolatos Közbenső döntések meghozatalára értékhatártól függően jogosult személy vagy testület. A döntési hatáskört a Társaság mindenkor hatályos Alapító Okirata, Működési és Szervezeti Szabályzata (MSZSZ) és annak mellékletét képező Döntési és Hatásköri Lista (DHL) határozza meg, azzal az eltéréssel, hogy a DHL szerint az az Elnök-vezérigazgató hatáskörébe tartozó döntések esetén amennyiben az eljárás indító döntés másként nem rendelkezik a Közbenső döntésre az Elnök-vezérigazgató egyedi döntése alapján két vezérigazgató-helyettes, vagy vezérigazgató- helyettes és igazgató együttesen jogosult. f) Egybeszámítás: az egybeszámítási kötelezettség a Kbt ban meghatározott azon szabályok összessége, amelyek célja annak megakadályozása, hogy a Kbt. szabályai a közbeszerzés részekre bontásával, és így a közbeszerzés értékének csökkentésével megkerülhető legyen. Az egybeszámítás Kbt. szerinti szabályainak figyelembevételéről, és ennek alapján annak megállapításáról, hogy a beszerzés a Kbt. hatálya alá tartozik-e, a BLI a rendelkezésére álló adatok alapján nyilatkozatot ad ki a CPV kódok, illetőleg a tárgy feltüntetésével. g) Előkészítő Bizottság: a közbeszerzési eljárás előkészítésére létrehozott legalább 3 tagú szakmai testület. Az Előkészítő Bizottsági tagoknak legalább közbeszerzés tárgya szerinti, közbeszerzési, jogi és pénzügyi - szakértelemmel kell rendelkezniük. Az Előkészítő Bizottságnak nem lehet tagja, akivel szemben a Kbt. 24. (2) bekezdése szerinti összeférhetetlenségi ok áll fenn, illetve a Döntéshozó. A Döntéshozó tanácskozási joggal rendelkező személyt delegálhat az Előkészítő Bizottságba. Az Előkészítő Bizottság és Bírálóbizottság szükség szerint azonos is lehet, ebben az esetben az Előkészítő Bizottság tagjai megbízólevelüket bírálóbizottsági munkára is megkapják. h) Előterjesztő: a közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos döntések előkészítéséért (előterjesztések) elkészítéséért és a mindenkor hatályos jogszabályok és belső szabályoknak megfelelő előterjesztéséért felelős személy, vagy szervezeti egység. Az Előterjesztő Eljárás indító döntésre irányuló előterjesztések esetén főszabály szerint a Forrásgazda, a Lebonyolító közreműködése mellett, a Közbenső döntések és Lezáró döntés esetén a Lebonyolító. i) Éves Közbeszerzési Terv: a Társaság valamennyi, tárgyévben megindítani tervezett közbeszerzését tartalmazó, minden év március 31. napjáig elkészített terv. A közbeszerzési tervben szerepeltetni kell a központosított közbeszerzéshez történő csatlakozással történő beszerzéseket. A Közbeszerzési Tervet legalább 5 évig meg kell őrizni. j) Éves statisztikai összegezés: a Társaság valamennyi éves beszerzéséről a közbeszerzési és tervpályázati hirdetmények feladásának, ellenőrzésének és közzétételének szabályairól, a hirdetmények mintáiról és egyes tartalmi elemeiről, valamint az éves statisztikai összegezésről szóló 92/2011. (XII.30) NFM rendelet szerinti minta alapján összeállított és a Közbeszerzési Hatóságnak minden tárgyévet követő év május 31. napjáig megküldött statisztikai összegezés. A klasszikus és közszolgáltatói beszerzésekre vonatkozóan külön minta szerinti összegezést kell készíteni. k) Forrásgazda (Kezdeményező): a Társaság azon szervezeti egysége, amely a közbeszerzés forrása felett rendelkezik, illetőleg a közbeszerzési eljárás lefolytatását kezdeményezi.

4 1720 A MÁV Zrt. Értesítője 27. szám l) Jogi Szakértő: a Jogi Igazgatóság vezető jogtanácsos által kijelölt jogásza, vagy a Jogi Igazgatóság által, vagy a Jogi Igazgatósággal egyeztetve bevont külső ügyvéd, vagy ügyvédi iroda. m) Közbeszerzés: a Társaság olyan visszterhes szerződés megkötése céljából lefolytatott beszerzései, amelyek nem tartoznak a Kbt. szerinti kivételi körbe, és amelyek értéke az egybeszámítási szabályokra is figyelemmel a közbeszerzés megkezdésekor eléri vagy meghaladja a Kbt. szerinti az adott tárgyra és eljárási rendre vonatkozó értékhatárt. n) Közbeszerzési eljárás döntései: na) Eljárás indító döntés: a közbeszerzési eljárás megindítását jóváhagyó döntés, ide értve a központosított közbeszerzéshez történő csatlakozással történő beszerzések. Az Eljárás indító döntésnek tartalmaznia kell a jelen szabályzat 2. melléklete szerinti tartalmi elemeket. nb) Közbenső döntés: az ajánlatkérő közbeszerzési eljárás során a részvételi szakasz eredményéről/eredménytelenségéről, ajánlattevő ajánlatának vagy részvételre jelentkező részvételre jelentkezésének érvénytelenné nyilvánításáról, kizárásáról, ajánlattevő alkalmatlanságáról hozott döntései, ha ez a Lezáró döntést megelőzően szükséges. A Lebonyolító, vagy az Előkészítő és/vagy Bírálóbizottság mérlegelése szerint közbenső döntés kérhető a részvételi/ajánlati/ajánlattételi felhívás és a kapcsolódó dokumentáció ajánlattételt befolyásoló elemeit érintő módosításáról, a tárgyalásos eljárás során a módosított végleges szerződéses feltételek módosításának jóváhagyásáról, a határidők meghosszabbításáról, a részvételi/ajánlati/ajánlattételi felhívás visszavonásáról, nc) Lezáró döntés: a közbeszerzési eljárás eredményét megállapító döntés. Ennek keretében a beérkezett és elbírált, illetve a bírálati szempontok szerint értékelt ajánlatok érvényességének/érvénytelenségének megállapítása, az eljárás eredményességének/eredménytelenségének megállapítása, a nyertes ajánlattevő, illetve adott esetben a második legkedvezőbb ajánlatott tevő megállapítása. A döntésekhez szükséges kötelező tartalmi elemeket és mellékleteket jelen szabályzat Melléklete tartalmazza. Testületi döntéshozatal esetében név szerinti szavazást kell alkalmazni. o) Közös Közbeszerzési Szójegyzék: a Közös Közbeszerzési Szójegyzék, amelyet az Európai Parlament és Tanács 2945/2002 rendelete a közbeszerzésre vonatkozó egységes osztályozási rendszert céljából hozott létre, amelynek célja az ajánlatkérők által a közbeszerzési szerződések tárgyát képező cikkekre, illetve szolgáltatásokra vonatkozóan használt hivatkozási számok szabványosítása. A Bizottság 213/2008/EK rendelete (2007. november 28.) a közös közbeszerzési szószedetről (CPV) szóló 2195/2002/EK európai parlamenti és tanácsi rendelet módosításáról és a közbeszerzési eljárásokról szóló 2004/17/EK és 2004/18/EK európai parlamenti és tanácsi irányelvnek a CPV felülvizsgálata tekintetében történő módosításáról. (a rendeletek elérhetőek a weboldalon) p) Központosított közbeszerzés: a központosított közbeszerzésről szóló 168/2004. (V.25) Korm. rendeletben szabályozott központosított közbeszerzések rendszere. A rendeletben foglaltak szerint a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (KEF) látja el a központosított közbeszerzési rendszer működtetésével kapcsolatos feladatokat, valamint lebonyolítja a központosított közbeszerzési rendszer keretén belül megvalósítandó közbeszerzéseket, valamint működteti a központosított közbeszerzési portált (amely a és a weboldalon keresztül érhető el) q) Közreműködő: Kbt-ben meghatározott esetekben a közbeszerzési eljárások előkészítésében és lefolytatásában egyes jogok gyakorlására és kötelezettségek teljesítésére egyéb jogviszony alapján bevont más, külső személy vagy szervezet (pl. független hivatalos közbeszerzési tanácsadó, szakértő, szakember, lebonyolító). r) Közszolgáltatói szerződés: a Társaság, mint ajánlatkérő (figyelemmel a Kbt ában és ban foglaltakra) azon szerződései minősülnek közszolgáltatói szerződésnek, amely szerződés megkötése a vasúti közlekedés terén közszolgáltatást nyújtó hálózatok rendelkezésre bocsátása, üzemeltetése, működtetése tevékenység biztosítása céljából történik. Ezen fogalom értelmezésében hálózatnak minősül az, ha a szolgáltatást az illetékes hatóság által meghatározott (üzemeltetési) feltételek, különösen a szolgáltatási útvonalakra, a rendelkezésre bocsátandó kapacitásra vagy a szolgáltatás gyakoriságára vonatkozó feltételek alapján nyújtják. s) Közszolgáltatói tevékenység biztosítása céljából történő beszerzés: az a beszerzési tárgy, amelynek alapvető és elsődleges rendeltetése a Kbt (2) bekezdésének c) pontja szerinti tevékenység biztosítása. A MÁV Zrt-nek a Kbt. ilyen tevékenysége jellemzően a Pályavasúti Üzemeltetés pályaműködtetési tevékenységi köréhez kapcsolódik. A személyszállítási tevékenységet a MÁV-START Zrt. megalakítása óta a MÁV Zrt. kizárólag a térségi személyszállítás vonatkozásában végez. sz) Lebonyolító: a Társaság közbeszerzési eljárás teljes körű lebonyolításáért az MSZSZ szerint felelős szervezeti egysége, vagy a Társaság által megbízott külső személy, vagy szervezet. A jelenleg hatályos MSZSZ

5 27. szám A MÁV Zrt. Értesítője 1721 szerint (a közbeszerzési eljárás lefolytatásáért felelős szervezet): BLI Beszerzési Szervezet. t) MÁV Csoport: A Társaság Alapító Okirata 6.4.v) pontjának megfelelően a MÁV Zrt. és a teljes körűen konszolidált leányvállalatai. u) Rendelkezésre álló anyagi fedezet: az összeg, amelyet a Forrásgazda a közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződés teljesítésére (a vonatkozó belső szabályoknak megfelelően) kíván felhasználni, vagy arra használhat fel. Az anyagi fedezetet számszakilag kimutatható összegben, dokumentált formában kell megadni a pénzösszeg rendelkezésre állása vagy forrásmegjelölés formájában. Minden közbeszerzési eljárás megindítása előtt, az előkészítés során a Forrásgazda egyértelműen dokumentálni köteles a rendelkezésre álló forrás összegét, annak érdekében, hogy a Kbt. szabályainak megfelelően a bontási jegyzőkönyvben feltüntethető legyen. A Forrásgazda az anyagi fedezetről a Lebonyolítót az eljárás megindítását megelőzően tájékoztatja illetve annak esetleges módosítását is haladéktalanul közli. A rendelkezésre álló anyagi fedezet nem azonos a becsült értékkel. ü) Részajánlat: A részajánlat az ajánlat azon egysége, amelyre a beszerzési tárgyon belül önállóan tehet ajánlattevő ajánlatot, illetve kötnek a felek szerződést. Részajánlat-tételi lehetőséget mindig biztosítani kell amennyiben a beszerzés tárgyának jellege ezt lehetővé teszi, és az gazdasági, műszaki és minőségi, vagy a szerződés teljesítésével kapcsolatos más szempontokat figyelembe véve sem ésszerűtlen. v) Szerződést kezelő szervezet (Szerződés teljesítéséért felelős szervezet):az a szervezeti egység, amely a beszerzés eredményeként megvalósuló eszközt használja, működteti, az árut, szolgáltatást igénybe veszi, használja. Azon szervezeti egység, amely szerződés teljesítését figyelemmel kíséri, ennek körében feladata különösen a szerződés módosítása, a póthatáridő szabása, a kötbérigény érvényesítése illetve a szerződés teljesítésének elismerése, valamint, adott esetben, a mindenkor hatályos csődtörvényi szabályoknak megfelelően igazolható módon a követelés vitatása annak érdekében, hogy az ne minősüljön elismert követelésnek és ne eredményezhesse a Társaság fizetésképtelenségének megállapítását. w) Többváltozatú (alternatív) ajánlat: ugyanazon beszerzési igény eltérő minőségi tényezők vagy funkciók mentén, alternatív megoldásokkal történő kielégítésének lehetőségét jelenti. Az eljárást megindító felhívásban szerepelnie kell, hogy ajánlattevő lehetővé teszi-e az alternatív ajánlattételt. Csak összességében legelőnyösebb bírálati szempont esetén alkalmazható. Az alternatív ajánlatok a többi ajánlattal azonos tekintet alá esnek, önálló ajánlatként értékelendők A szabályzat LEíRÁsA I. Fejezet A közbeszerzési eljárásban résztvevő személyek, szervezetek közötti feladatmegosztás és felelősség A) közbeszerzési eljárásban résztvevő személyek, szervezetek általános felelőssége: Általános felelősségi szabályok: A közbeszerzési eljárás valamennyi szakaszában a feladat- és hatáskörének megfelelően minden résztvevő személynek és szervezetnek biztosítania kell a Kbt. és a végrehajtására szolgáló egyéb jogszabályok, valamint a belső utasítások előírásainak érvényesülését, a Társaság érdekeinek védelmét. A közbeszerzési eljárásban bármilyen jogcímen közreműködő munkavállalók, vezető munkavállalók a hatás- illetve feladatkörüknek megfelelően munkajogi felelősséggel tartoznak az eljárás megfelelő előkészítésért, lefolytatásáért és a döntéshozatalhoz kapcsolódó javaslatok és döntések szakszerűségéért. Amennyiben az eljárásba a Társaság külső szakértőt, illetőleg hivatalos közbeszerzési tanácsadót von be, a külső szakértő, illetőleg hivatalos közbeszerzési tanácsadó felelősségére, annak mértékére az eljárásban történő közreműködés tárgyában vele megkötött szerződésben, illetőleg a szerződésben nem szabályozott kérdésekben az adott jogviszonyra vonatkozó jogszabályokban, valamint jelen szabályzatban meghatározott felelősségi szabályok az irányadóak. A közbeszerzési eljárásban bármilyen jogcímen résztvevő valamennyi személy vagy szervezet köteles gondoskodni a Kbt. céljainak és alapelveinek érvénysüléséről. Ennek érdekében a közreműködése, illetve a közbeszerzési eljárás dokumentumainak átvételét megelőzően köteles aláírni a jelen szabályzat 3. sz. melléklete szerinti összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatot, és azt a Lebonyolító részére átadni, és az abban foglaltaknak megfelelően eljárni az eljárás teljes ideje alatt. A közbeszerzési eljárás során az ajánlattevőkkel/részvételre jelentkezőkkel való kommunikáció kizárólag írásban a Lebonyolító útján történik. Az eljárással kapcsolatban szóbeli információ (pl. telefonon) adása szigorúan tilos. A Társaság belső utasításainak megfelelő, szakmai kontroll biztosítását szolgáló véleményeztetést, az adott szervezet vezetője, csak a jelen szabályzat 3. sz. melléklete szerinti összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatot aláíró munkatársára szignálhatja, illetve adhatja át. A közbeszerzési eljárással kapcsolatos összeférhetetlenségi és titoktartási szabályok betartásáról, ezzel együtt a versenytisztaság, esélyegyenlőség, egyenlő elbánásmód érvényesüléséről a szervezeti egységén belül, minden vezető köteles gondoskodni.

6 1722 A MÁV Zrt. Értesítője 27. szám A döntések alapjául szolgáló dokumentumokban, előterjesztésben és a döntés elfogadásával kapcsolatosan tudomásra jutott ide értve a döntés (előterjesztés) megtárgyalásán elhangzottakat is adatok és információk, a Ptk. és az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló évi CXII. tv. vonatkozó rendelkezései szerinti jogi keretek között üzleti titoknak, vagy bizalmas adatnak minősülnek, illetve nem nyilvános adatok, amelyek megőrzéséért az előterjesztést, vagy a döntés alapjául szolgáló dokumentumokat előkészítő, véleményező szervezeti egység vezetője, továbbá a Döntéshozó felelős összeférhetetlenségi szabályok: Általános szabályok: A MÁV Zrt. valamennyi, a közbeszerzési eljárás lefolytatásában közreműködő szervezeti egysége és munkavállalója, vezető tisztségviselője, Döntéshozója köteles minden szükséges intézkedést megtenni annak érdekében, hogy elkerülje az összeférhetetlenséget és a verseny tisztaságának sérelmét eredményező helyzetek kialakulását a közbeszerzési eljárás valamennyi (ide értve az előkészítést is) szakaszában. A Kbt. szerint összeférhetetlen és nem vehet részt az eljárás előkészítésében és lefolytatásában az ajánlatkérő nevében olyan személy vagy szervezet, amely funkcióinak pártatlan és tárgyilagos gyakorlására bármely okból, így különösen gazdasági érdek vagy az eljárásban részt vevő gazdasági szereplővel fennálló más közös érdek miatt nem képes. Az összeférhetetlenség vizsgálata során mindig az adott eset összes körülményét figyelembe véve lehet megállapítani, hogy a közbeszerzési eljárásban résztvevő személy, szervezet, vagy testület a funkciói pártatlan és tárgyilagos gyakorlására képes-e. Az összeférhetetlenség vizsgálata során az alábbi szempontokat is figyelembe kell venni: a) ha a közbeszerzési eljárás előkészítésébe, vagy lefolytatásába bevont személy, vagy szervezet a közbeszerzés tárgyával kapcsolatos gazdasági tevékenységet végző gazdasági szereplővel (a továbbiakban: érdekelt gazdasági szereplő) - munkaviszonyban vagy egyéb foglalkoztatási jogviszonyban áll; - az érdekelt gazdasági szereplő vezető tisztségviselője vezető testületének tagja; - az érdekelt gazdasági szereplőben tulajdoni részesedéssel rendelkezik; - a fentiek szerinti személy hozzátartozója. b) ha a közbeszerzési eljárás előkészítésébe, vagy lefolytatásába bevont személy, vagy szervezet az érdekelt gazdasági szereplőnek minősülő MÁV Zrt. leányvállalatai felett az adott közbeszerzési eljárás során tulajdonosi jogkört gyakorló, vagy a tulajdonosi jogkör gyakorlásában közreműködő személy. A közbeszerzési eljárásban résztvevő valamennyi személynek, szervezetnek, testületnek a teljes eljárás folyamán vizsgálnia kell az összeférhetetlenségét, és amennyiben úgy ítéli meg az eljárás bármely szakaszában, hogy a Kbt. szerinti összeférhetetlenség vele szemben fennáll, azt haladéktalanul köteles jelezni a Lebonyolítónak, és a szükséges intézkedéseket megtenni. Az összeférhetetlenségi nyilatkozatok aláíratásáról való gondoskodás a személyt, vagy szervezetet az eljárásba bevonni kívánó szervezet vezetőjének, illetve az Előterjesztőnek, ennek hiányában a Lebonyolító felelőssége. Az összeférhetetlenségi nyilatkozatok dokumentálása és megőrzése a Lebonyolító feladata. Az eljárás során az összeférhetetlenség vizsgálata és az összeférhetetlenség észlelése esetén ennek a Lebonyolító, és a munkáltatói jogokat gyakorló felettes vezetője felé történő írásbeli dokumentált jelzése mindenkinek a saját felelőssége, és kötelezettsége A közbeszerzési eljárásokban állandóan közreműködő szervezeti egységek vezetőivel, valamint a Döntéshozóval kapcsolatos részletes összeférhetetlenségi szabályok: A közbeszerzési eljárásokban állandóan közreműködő szervezeti egységek vezetőinek, valamint a Döntéshozónak, illetve a Döntéshozó testületi tagjainak a jelen szabályzat 3/c és 3/d. számú melléklet szerinti általános összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatot évente kell aláírnia, és a Lebonyolítónak megküldeni. A fenti összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatot aláírónak minden egyes közbeszerzési eljárás esetén, az eljárás során végig vizsgálnia kell az összeférhetetlenségét, és az összeférhetetlenség fennállása esetén ezt haladéktalanul jeleznie írásban a munkáltatói jogkörgyakorlónak és a Lebonyolítónak. Akivel szemben összeférhetetlenség megállapítható nem vehet részt a közbeszerzési eljárásban kivéve, ha az érdekelt gazdasági szervezet távolmaradási nyilatkozatot tesz Az ajánlatkérő nevében eljáró és az ajánlatkérő által az eljárással vagy annak előkészítésével kapcsolatos tevékenységbe bevont személlyel vagy szervezettel kapcsolatos részletes összeférhetetlenségi szabályok: Az ajánlatkérő nevében eljáró és az ajánlatkérő által az eljárással vagy annak előkészítésével kapcsolatos tevékenységbe bevont személy vagy szervezet tevékenysége megkezdése előtt írásban köteles nyilatkozni arról, hogy vele szemben fennáll-e a Kbt. szerinti összeférhetetlenségi ok, ennek érdekében az eljárásban résztvevő valamennyi személynek, szervezetnek a közreműködését megelőzően, a jelen szabályzat 3/a. melléklete szerinti összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatot kell aláírnia. Az összeférhetetlenségre utaló helyzet megszün-

7 27. szám A MÁV Zrt. Értesítője 1723 tethető, ha az érintet gazdálkodó szervezet távolmaradási nyilatkozatban jelzi, hogy nem kíván a közbeszerzési eljárásban részt venni A közbeszerzési eljárások dokumentálásának rendje: A Társaság az összes közbeszerzési eljárását annak előkészítésétől a szerződés teljesítéséig írásban a Kbt. szabályaira is tekintettel köteles dokumentálni. Az eljárás előkészítésével, lefolytatásával kapcsolatban a szerződés teljesítéséig keletkezett összes dokumentumot a közbeszerzési eljárás lezárulásától (az eljárás eredményéről szóló tájékoztató közzétételétől), a szerződés teljesítésével kapcsolatos összes iratot a szerződés teljesítésétől számított öt évig, EU-s társfinanszírozású beszerzések esetén tizenöt évig meg kell őrizni. A közbeszerzési eljárások során keletkezett iratok megőrzési kötelezettsége a BLI-t illetve jogutódját terheli. A szerződés teljesítésével kapcsolatosan keletkezett iratok megőrzési kötelezettsége a Szerződést kezelő szervezetet, illetve jogutódját terheli. b) közbeszerzési eljárásban résztvevő személyek, szervezetek részletes feladata és felelőssége: 4.3. A Forrásgazda részletes feladata és felelőssége: A Forrásgazda felelőssége a közbeszerzési eljárások teljes körű műszaki, ágazatszakmai előkészítése, és a közbeszerzési eljárások olyan időben és előkészítettséggel történő kezdeményezése, amely lehetővé teszi az eljárások határidőben történő megindítását és lefolytatását. A Forrásgazda a közbeszerzés tárgya szerinti szakértelmet biztosítja, felelős a közbeszerzési eljárások előkészítése és lebonyolítása során a közbeszerzés tárgya szerinti szakértelem folyamatos biztosításáért. A Forrásgazda közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos feladatai különösen: a) a beszerzési igényeket a közbeszerzési tervben feltünteti b) bejelenti a beszerzési igényeket központi beszerzési stratégia megvalósítás érdekében üzemeltetett Eljárás Bejelentő Rendszerben (EBR); c) a közbeszerzési eljárást előkészíti teljes körű műszaki-szakmai szempontból (ennek keretében a beszerzés tárgyának pontos meghatározása, beleértve a beszerzés tárgyának közbeszerzési dokumentációba illeszthető műszaki tartalmát, mennyiségét, a szerződés időtartamát - teljesítési határidőt - a lehetséges részajánlatok meghatározását, a műszaki-szakmai alkalmasság feltételeket, az értékelés szempontját, a bírálati részszempontokat, a rész-szempontokhoz rendelt súlyszámok meghatározását a módszerrel együtt); d) a közbeszerzési eljárást határidőben kezdeményezi a lefolytatásához szükséges teljes körű tartalommal, ide értve az adott beszerzéshez kapcsolódó korábbi tapasztalatait (piac ismeret, piaci szereplők stb.); e) előkészíti és beterjeszti a közbeszerzési eljárás indítására vonatkozó előterjesztést az illetékes Döntéshozó elé a Lebonyolítóval együttműködve; f) biztosítja a közbeszerzés tárgya szerinti szakmai szakértelmet a közbeszerzési eljárás során, ide értve a jogorvoslati eljárást is; g) biztosítja az Előkészítő Bizottság és a Bírálóbizottság elnökét, és a közbeszerzés tárgya szerinti szakértelemmel rendelkező tago(ka)t, illetve szükség esetén külső szakértőt; h) adott esetben gondoskodik a szerződés megkötéséről és a szerződés teljesítésének figyelemmel kíséréséről; i) áttekinti és értékeli a beérkezett részvételi jelentkezéseket/ajánlatokat szakmai (közbeszerzés tárgya szerinti) szempontból, különösen a szakmai alkalmasság, és a szakmai ajánlat megfelelősségének megítélése szempontjából ; j) közreműködik, illetve adott esetben szervezi a helyszíni bejárást és konzultációt. 4.4.A Lebonyolító részletes feladata és felelőssége: A Lebonyolító feladata közbeszerzési eljárások teljes körű, a jogszabályok keretei között történő lebonyolítása, ide értve a központosított közbeszerzéshez történő csatlakozással megvalósított beszerzéseket is. Ennek során a lebonyolító feladata és felelőssége minden olyan, a közbeszerzési eljárások lebonyolításával kapcsolatos döntés meghozatala, amely nem minősül Eljárás indító, Közbenső, vagy Lezáró döntésnek. A Lebonyolító a közbeszerzési szakértelmet biztosítja az eljárások során, nem feladata a Forrásgazdától megkapott dokumentumok pénzügyi, valamint közbeszerzés tárgya szerinti ágazatszakmai és jogi szempontú felülvizsgálata. Felelős a közbeszerzési eljárások szakszerű, a közbeszerzési törvény és végrehajtási szabályainak megfelelő jogszerű lebonyolításáért. Amennyiben a közbeszerzési eljárással kapcsolatos lebonyolítói feladatokkal külső személyt, vagy szervezetet bíznak meg a lebonyolítói feladatokat Társaság szervezeteivel, így különösen a BLI-vel történő együttműködést a szerződésben részletesen szabályozni kell. A Lebonyolító közbeszerzési eljárások lebonyolításával kapcsolatos feladatai különösen: a) gondoskodik a részvételi/ajánlati/ajánlattételi felhívás illetve dokumentáció előkészítéséről, összeállításáról, felelős a szükséges szignók és jóváhagyások megszerzéséért és ennek megfelelően annak tartalmáért; b) gondoskodik a Kbt.-ben definiált, az eljárások nyilvánosságához kapcsolódó közzétételi kötelezettségek teljesítéséről (különös tekintettel a Kbt ában foglaltakra);

8 1724 A MÁV Zrt. Értesítője 27. szám c) gondoskodik a részvételi/ajánlati felhívás hirdetmény útján történő közzétételéről, illetőleg az ajánlattételi felhívás közvetlen megküldéséről, d) adott esetben gondoskodik a közzétételi, illetőleg ellenőrzési díj átutalásáról a Közbeszerzési Hatóság felé; e) meghatározza az eljárás típusát és az eljárási rendet f) előkészíti, illetve elkészíti a közbeszerzési eljárás dokumentumait a Forrásgazda által adott dokumentumok alapján; g) közreműködik a közbeszerzési eljárások megindításának jóváhagyására irányuló előterjesztések elkészítésében; h) átadja, vagy megküldi a dokumentációt az ajánlattevők/részvételre jelentkezők részére, regisztrálja a dokumentáció pénzügyi ellenértékének befizetését; i) jelzi a szervezeten belül a részvételi/ajánlati dokumentációk ellenértékének befizetését az illetékes szervezeti egység felé, kérve egyúttal a kapcsolódó számlák kiállítását; j) a Kbt. által szabályozott esetekben gondoskodik a részvételi/ajánlati dokumentációk ellenértékének viszszautaltatásáról; k) adott esetben közreműködik a helyszíni bejárás és konzultáció lebonyolításában; l) adott esetben írásban válaszol a konzultáción, illetve a helyszíni bejáráson, illetve a kiegészítő tájékoztatás kérés során felvetett kérdésekre és mindezekről jegyzőkönyvet készít, melyeket valamennyi ajánlattevő/részvételre jelentkező részére megküld; az írásban beérkezett kérdésekre írásban válaszol a Forrásgazda és a Jogi Igazgatóság közreműködésével; m) átveszi a Kbt. szabályai szerint az ajánlatokat/részvételi jelentkezéseket; n) lebonyolítja az ajánlatok/részvételi jelentkezések bontását, szükség esetén közjegyző bevonásával, a felvett jegyzőkönyvet átadja, illetve továbbítja az ajánlattevők/részvételre jelentkezők részére; o) a verseny tisztaságát és az esélyegyenlőség biztosítását szem előtt tartva egyedüli kapcsolattartóként kommunikál az ajánlattevőkkel/részvételi jelentkezőkkel a Kbt és az egyéb jogszabályok rendelkezései szerint; p) közreműködik az előkészítésben, az Előkészítő Bizottság, illetve Bírálóbizottság munkájában, ellátja az ezzel kapcsolatos koordináló és adminisztratív feladatokat (különösen: jegyzőkönyvek vezetése, a jogszabályokban és belső szabályokban, utasításokban meghatározott eljárási határidők betartásának felügyelete, Előkészítő és Bírálóbizottsági ülések összehívása, koordinálása), a bizottságokba tagként közbeszerzési gyakorlattal és szakértelemmel rendelkező személyt delegál; q) Az eljárás dokumentumai alapján összeállítja a Bírálóbizottság tagjai által kitöltendő bírálati lapokat és átadja azokat a Bírálóbizottság tagjainak; r) Értékeli az beérkezett ajánlatokat közbeszerzési szempontból, gondoskodik a kizáró okokkal kapcsolatosan az ajánlattevőt terhelő ellenőrzésekről, azok dokumentálásáról; s) A beérkezett részvételi jelentkezések/ajánlatok, hiánypótlások, kiegészítő tájékoztatás körében feltett kérdésekre adott válaszok áttekintése közbeszerzési szempontból, írásbeli szakvéleményt készít a Bírálóbizottság tagjainak jelzése alapján; t) elkészíti a részvételi szakaszt ill. az eljárást lezáró írásbeli összegezést; u) elkészíti és előterjeszti a közbeszerzési eljárások közbenső, illetve lezáró döntések jóváhagyására irányuló előterjesztéseket; v) a Döntéshozó döntésének megfelelően gondoskodik az ajánlattevő, vagy részvételre jelentkező írásbeli tájékoztatásáról az eljárás, vagy a részvételi szakasz eredményéről/eredménytelenségéről, az ajánlattevő, részvételre jelentkező kizárásáról stb. az összegezés megküldésével, gondoskodik a közbeszerzési eljárás eredményének hirdetmény útján történő közzétételéről; w) gondoskodik az összegezés Közbeszerzési Hatóságnak való megküldéséről, illetve adott esetben a közbeszerzéshez támogatásban részesülő ajánlatkérő esetében a külön jogszabályban meghatározott szervek Szakértői kérésére alapján való megküldéséről; x) ellátja a közbeszerzési eljárás lebonyolításához kapcsolódó valamennyi dokumentálási, szervezési stb. feladatot (különösen: kapcsolattartás faxon / ben az ajánlattevőkkel/részvételre jelentkezőkkel, az ajánlattevők/részvételre jelentkezők által az ajánlatkérőhöz intézett kérdésekre adandó válaszok összegyűjtése az illetékes bizottsági tagoktól, részvételi jelentkezések/ajánlatok másolati példányainak eljuttatása a bontást követően az érintett bizottsági tagokhoz); y) gondoskodik az Előkészítő és a Bírálóbizottság tagjainak felkéréséről, kezdeményezi kijelölésüket, a Bírálóbizottság tagjainak akadályoztatása esetén köteles helyettesítésüket kezdeményezni az illetékes szervezeti egység vezetőjénél; z) gondoskodik az elektronikus árlejtéshez kapcsolódó, feltételek biztosításáról, az árlejtés lebonyolításáról, amennyiben az eljárásban ennek alkalmazására kerül sor; zs) A mindenkori Lebonyolító a felsorolt feladatait a közbeszerzésben résztvevő bizottságok tagjaival, illetve a Forrásgazdával, valamint a Jogi Igazgatósággal szorosan együttműködve végzi. A közbeszerzéssel kapcsolatos jogorvoslati eljárások során együttműködik a Jogi Igazgatósággal és biztosítja a szükséges közbeszerzési szakértelmet A bli főbb feladata és felelőssége A BLI, mint a beszerzések központosított kontrolljáért felelős szervezeti egység közbeszerzéssel kapcsolatos feladati különösen:

9 27. szám A MÁV Zrt. Értesítője 1725 a) döntésre előkészíti a Társaság Éves Közbeszerzési Tervét; b) alapítói döntésre előkészíti a Társaság 500 millió forint feletti közbeszerzésekre vonatkozó éves közbeszerzési tervét a Forrásgazda és a Kontrolling Igazgatóság által szolgáltatott adatok alapján; c) gondoskodik az Éves Közbeszerzési Terv nyilvános részének nyilvánosságra hozataláról; d) gondoskodik az Éves Közbeszerzési Terv módosításáról és a módosítás nyilvános részének nyilvánosságra hozataláról a Kontrolling Igazgatóság és a Forrásgazda adatszolgáltatása alapján; e) elkészíti és megküldi a Közbeszerzési Hatóságnak a Társaság éves statisztikai összegzését; f) figyelemmel kíséri az Éves Közbeszerzési Tervben meghatározott eljárások megvalósulását; g) a közbeszerzési/beszerzési eljárás megindításakor, illetve közbeszerzési/beszerzési eljárás hiányában a szerződés megkötését megelőzően kiadja az egybeszámítási nyilatkozatokat és felelős annak helytállóságáért, amely nem terjed ki azon információkra, amelyeket a Forrásgazdák nem hoztak tudomására; h) amennyiben a megfelelő verseny biztosítása indokolja (pl: beszerzési tárgy speciális jellege, viszonylag szűk piac, kevés potenciális ajánlattevő) a piackutatás érdekében végzett tevékenység, ezen belül a potenciális ajánlattevők felkutatására tett intézkedések ismertetése; i) a Forrásgazda kezdeményezésére (köz)beszerzésszakmai szempontból állást foglal az adott beszerzésre vonatkozóan a központosított közbeszerzéshez való csatlakozásról, a megrendelés feltételeiről; j) gondoskodik az eljárás előkészítésében és lefolytatásában résztvevők, az Előkészítő Bizottság és Bírálóbizottság elnöke és tagjai részére a megbízólevelek, és az összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatok kiállításáról és aláíratásáról; k) amennyiben az eljárás Lebonyolítója nem a BLI úgy az eljárás Lebonyolítójával együttműködik, ennek keretében koordinálja az adott eljáráshoz tartozó folyamatokat, illetve elvégzi mindazokat a feladatokat, amelyek jellegüknél, illetve a Lebonyolítóval kötött szerződés alapján ajánlatkérő feladata; l) a lefolytatott közbeszerzési eljárásokról nyilvántartást vezet és adott eljáráshoz tartozó, a külső Lebonyolító által átadott dokumentumokat teljes körűen archiválja, gondoskodik a megőrzésükről; m) amennyiben az utasítás, vagy megállapodás alapján nem a Lebonyolító feladata, gondoskodik a Kbt.-ben definiált, az eljárások nyilvánosságához kapcsolódó közzétételi kötelezettségek teljesítéséről (különös tekintettel a Kbt ában foglaltakra); n) amennyiben az utasítás, vagy megállapodás alapján nem a Lebonyolító feladata a Lebonyolító megkeresése alapján közreműködik a közbeszerzési eljárások megindításának jóváhagyására irányuló előterjesztések elkészítésében; o) amennyiben az utasítás, vagy megállapodás alapján nem a Lebonyolító feladata, a Lebonyolító megkeresése alapján gondoskodik adott esetben a Közbeszerzési Hatóság felé a közzétételi, illetőleg ellenőrzési díj átutalásáról; p) amennyiben az utasítás, vagy megállapodás alapján nem a Lebonyolító feladata a Lebonyolító megkeresése alapján jelzi a szervezeten belül a részvételi/ajánlati dokumentációk ellenértékének befizetését az illetékes szervezeti egység felé, kérve egyúttal a kapcsolódó számlák kiállítását; q) amennyiben az utasítás, vagy megállapodás alapján nem a Lebonyolító feladata a Lebonyolító megkeresése alapján a Kbt. által szabályozott esetekben gondoskodik a részvételi/ajánlati dokumentációk ellenértékének viszszautalásáról; r) amennyiben az utasítás, vagy megállapodás alapján nem a Lebonyolító feladata a Lebonyolító megkeresése alapján elkészíti és előterjeszti a közbeszerzési eljárások közbenső, illetve lezáró döntések jóváhagyására irányuló előterjesztéseket; s) amennyiben az utasítás, vagy megállapodás alapján nem a Lebonyolító feladata a Lebonyolító megkeresése alapján ellátja a nyertes ajánlattevővel fennálló szerződés esetleges módosításával kapcsolatos adminisztratív feladatokat; t) külön döntés esetén gondoskodik a dinamikus beszerzési rendszer lebonyolításáról, szabályozásának kidolgozásáról, feltételeinek megteremtéséről, létrehozásáról és működtetéséről; u) Kérésre tájékoztatja a Társaság Elnök-vezérigazgatóját, adott esetben az Alapítót a közbeszerzési eljárások állapotáról; v) a bizottságokba tagként közbeszerzési gyakorlattal és szakértelemmel rendelkező személyt delegál; w) a közbeszerzéssel kapcsolatos jogorvoslati eljárások során amennyiben az utasítás, vagy megállapodás alapján nem a Lebonyolító feladata együttműködik a Jogi Igazgatósággal és biztosítja a szükséges közbeszerzési szakértelmet A Jogi Igazgatóság részletes feladata és felelőssége: A Jogi Igazgatóság jogi szakértelem biztosítása során a közbeszerzési eljárásban közreműködő szervezetek és személyek által átadott adatok, megállapítások, javaslatok jogi minősítését végzi, illetve az általuk felvetett problémák megoldásához jogi állásfoglalást nyújt, ezáltal jogi szempontú minőségbiztosítási tevékenységet folytat, biztosítja a közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos jogi kontrollt, ennek során különösen a szerződés jogszerűségét, és összhangját közbeszerzési eljárás eljárást megindító felhívással és a hozzá kapcsolódó ismertetővel/kiegészítő irattal/dokumentációval. A Jogi Igazgatóság, valamint a Jogi Szakértő közreműködése, illetve az eljárás egyes dokumentumainak jogi felülvizs-

10 1726 A MÁV Zrt. Értesítője 27. szám gálata nem jelenti a dokumentumok pénzügyi, közbeszerzés tárgya szerinti, valamint a közbeszerzési szempontú felülvizsgálatát, valamint az ezen szakértelemhez tartozó felelősség átvállalását. A műszaki és ágazatszakmai, pénzügyi szakmai kérdéseket a Jogi Igazgatóság ágazatszakmai szakértelem hiányában nem vizsgálja. A Jogi Igazgatóság közbeszerzési eljárások lebonyolításával kapcsolatos feladatai különösen: a) a közbeszerzési eljárás során a jogi szakértelmet nyújt a Jogi Szakértő útján; b) felülvizsgálja a közbeszerzésekkel összefüggő valamennyi előterjesztést, felterjesztést, javaslatot jogi szempontból; c) állásfoglalást ad az ajánlatkérői besorolással kapcsolatban a Kbt. alapján; d) állásfoglalást ad jogi álláspont kialakításához a Kbt. hatálya alóli kivételek, mentességek, eljárási rezsim, eljárásfajta kiválasztása kérdésében, a Lebonyolító és a Forrásgazda által szolgáltatott adatok alapján; e) állásfoglalást ad az Előkészítő és Bírálóbizottság által tett megállapítások, illetve azok következményeinek jogi minősítéséhez (pl. adott hiányosságokhoz tartozó jogkövetkezmény); f) jogi szempontból vizsgálja a részvételi, ajánlati, ajánlattételi felhívást, dokumentációt, szerződést; ennek keretében vizsgálja a kizáró okokat, az alkalmassági és egyéb feltételek arányosságát a Kbt. 55. (3) bekezdésére tekintettel, a bírálati szempontok jogszerűségét. A szerződések esetén vizsgálja a szerződés tárgya, illetve az azzal összefüggő speciális jogszabályi vagy egyéb ágazat-szakmai feltételek kivételével a szerződéses rendelkezések jogszabályoknak való megfelelősségét. g) állásfoglalást ad hatásköri, összeférhetetlenségi kérdésekben, h) jogi szempontból véleményezi a közbeszerzési eljárásban beérkezett részvételi jelentkezéseket/ajánlatokat különösen a kizáró okok tekintetében, áttekinti a Lebonyolító által a Bírálóbizottság közbeszerzés tárgya szerinti, közbeszerzési és pénzügyi szakértelemmel rendelkező tagjainak véleménye alapján elkészített hiánypótlási felhívást, felvilágosítás kérést; i) a hiánypótlás során beérkezett dokumentumok és Bírálóbizottság tagjainak véleménye alapján az ajánlatok érvényessége, érvénytelensége, illetve az eljárás eredménye, eredménytelensége kérdésében szükség esetén jogi állásfoglalást ad; j) adott esetben ellátja a külső jogi szakértői munkájával kapcsolatos Megrendelői feladatokat (vélemények igénylése, egyeztetése, szakmai felügyelet, stb.); k) a közbeszerzéssel kapcsolatos jogorvoslati eljárások során biztosítja a jogi közreműködést, képviseletet együttműködve a Lebonyolító és Forrásgazda képviselőivel; l) a közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződés módosításának Kbt.-ben meghatározott feltételei fennállására vonatkozó jogi véleményt ad, a szerződés módosítását miként a szerződéseket is annak jogszerűsége esetén ellátja jogi szignóval Az egyéb közreműködő részletes feladata és felelőssége: Az egyéb közreműködő, így különösen a Biztonsági Igazgatóság szakértője, a Humánerőforrás Igazgatóság Szervezet és működéstámogatás szakértője vagy az eljárásba bevont egyéb külső szakértő köteles a szakértelmének megfelelően elősegíteni a közbeszerzési eljárások sikeres lebonyolítását Az Előkészítő bizottság részletes feladata és felelőssége Az Előkészítő Bizottságba a közbeszerzési szakértelmet a Lebonyolító, a közbeszerzés tárgya szerinti szakértelmet a Forrásgazda, pénzügyi szakértelmet a Pénzügyi Igazgató, vagy a Forrásgazda, a 4.6. pont szerinti jogi szakértelmet a Vezető Jogtanácsos által kijelölt személyek biztosítják. Ezen túlmenően a Társaság általános érdekeinek biztosítása és a közbeszerzéssel kapcsolatok kockázatok átfogó kezelése érdekében a Biztonsági Igazgatóság és a Humánerőforrás Igazgatóság Szervezet (működéstámogatás szakértő) tagot delegálhat, a következők szerint Az Éves Közbeszerzési Terv alapján a Biztonsági Igazgató a Humánerőforrás Igazgató az Előkészítő Bizottságba tag delegálását kezdeményezheti a Forrásgazdánál, amit az összeférhetetlenség esetét kivéve a Forrásgazda köteles figyelembe venni. Kötelező a Biztonsági Igazgatóság és a Humánerőforrás Igazgatóság az Előkészítő Bizottságba tag delegálására történő felkérése a közbeszerzési tervben nem szereplő közbeszerzések esetén. Az Előkészítő Bizottság tagjai: Elnöke a Forrásgazda által delegált vezető beosztású munkavállaló Tagjai: 1.) A Forrásgazda által kijelölt személy(ek), szavazati joggal, a beszerzés tárgya (műszaki), és az üzleti kérdések szerinti szakértelem biztosításával. Feladata és felelőssége a szakmai-műszaki alkalmassági szempontok meghatározása, az értékelés szempontjának, illetve a bírálati rész-szempontok meghatározása, a szerződés stratégiai elemeinek, a részajánlatok számának és határainak meghatározása, a közbeszerzési műszaki leírás és az eljárás indító döntéshez szükséges előterjesztés elkészítése. 2.) A Lebonyolító által kijelölt személy(ek), szavazati joggal, a közbeszerzési és beszerzési szakértelem biztosításával. Feladata és felelőssége a beszerzés tárgyához leginkább megfelelő eljárásrend és beszerzési technika kiválasztása, az eljárás dokumentumainak öszszeállítása, a közbeszerzési szakértelem biztosítása és

11 27. szám A MÁV Zrt. Értesítője 1727 érvényesítése, közreműködés az eljárás indító döntéshez szükséges előterjesztés elkészítésében. 3.) Pénzügyi Igazgató (Számvitellel együtt), vagy a Forrásgazda által kijelölt személy, szavazati joggal, a pénzügyi és gazdasági szakértelem biztosításával. 4.) Vezető Jogtanácsos által kijelölt személy, szavazati joggal (Jogi Szakértő) jogi szakértelem biztosításával. Feladata a bizottság tagjai által meghatározott igények jogi minősítése, az eljárás indító döntésre irányuló előterjesztés és a közbeszerzési eljárás dokumentumainak jogi felülvizsgálata. 5.) Adott esetben szavazati joggal vagy szavazati jog nélkül a Biztonsági Igazgatóság által kijelölt személy, a Humánerőforrás Igazgatóság Szervezet és működéstámogatás szakértője és egyéb közreműködők. Az Előkészítő Bizottságba a közbeszerzési szakértelmet a Lebonyolító, a közbeszerzés tárgya szerinti szakértelmet a Forrásgazda, pénzügyi szakértelmet a Pénzügyi Igazgató, vagy a Forrásgazda, a jogi szakértelmet a Vezető Jogtanácsos által kijelölt személyek biztosítják. Az Előkészítő Bizottság tagjait delegáló szervezet vezetője felelős azért, hogy megfelelő szakértelemmel rendelkező tagot delegáljon. A delegált tag a szakértelmének megfelelően köteles az Előkészítő Bizottság munkájában részt venni. Az Előkészítő Bizottságnak nem lehet tagja, akivel szemben a Kbt. 24. (2) bekezdése szerinti összeférhetetlenségi ok áll fenn, illetve a Döntéshozó. Amennyiben az Igazgatóság a Döntéshozó, kizárólag tanácskozási joggal rendelkező személyt delegálhat az Előkészítő Bizottságba. Az előkészítő Bizottság tagjainak felkérését, és a bizottság munkájának koordinálását a Forrásgazda, a Bizottság működésével kapcsolatos dokumentálási teendőket a Lebonyolító látja el. A Bizottság tagjainak a felkérés elfogadásával egyidejűleg jelen szabályzat 3/b. sz. melléklete szerinti összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozat kell aláírniuk. Az Előkészítő Bizottság feladata az adott közbeszerzési eljárás teljes körű előkészítése ennek körében különösen: a) a Forrásgazda által megadott becsült érték felülvizsgálata, b) az egybeszámítási kötelezettség ellenőrzése az éves közbeszerzési terv összevetésével, c) az eljárási rend és az eljárás típusának vizsgálata, d) a szerződés típusának, stratégiai elemeinek meghatározása, e) hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás kezdeményezése esetében a jogalap ellenőrzése, illetve helyes megválasztása, f) az eljárást indító felhívás, a Döntőbizottság tájékoztatását szolgáló kísérőlevél, a dokumentáció elkészítésében közreműködés, ezen belül elsősorban, az alkalmassági szempontok meghatározása, ezek igazolási módjának meghatározása, alternatív ajánlat feltételeinek meghatározása, részajánlattétel feltételeinek meghatározása (amennyiben annak feltételei fennállnak) kizáró okok meghatározása, bírálati szempontok, súlyszámok, pontszámok meghatározása, a szükséges (ajánlattevők, részvételre jelentkezők részéről) csatolandó dokumentumok körének meghatározása, adott esetben a közbeszerzési műszaki leírás véleményezése g) szerződéstervezet összeállítása, h) ajánlati biztosíték meghatározása, döntés az elektronikus árlejtés alkalmazásáról i) az eljárás ütemezésének felülvizsgálata, j) kétszakaszos eljárás esetében az ajánlattételi felhívás, illetve dokumentáció lényeges szempontjainak meghatározása k) az ajánlati/ajánlattételi (részvételi) felhívás, illetőleg a dokumentáció esetleges módosítására vonatkozó javaslattétel a Közbenső Döntéshozó részére, l) az ajánlattételi (részvételi) szakaszban az ajánlattevők (részvételre jelentkezők) által feltett kérdésekre adandó válaszok meghatározásában közreműködés, adott esetben az ajánlattételre felkérni kívánt cégek listájának jóváhagyása, melyet a megindítás előtt a Döntéshozóval is jóvá kell hagyatni A közbeszerzési eljárás megindítását megelőzően az Előkészítő Bizottság elnöke dokumentáltan (aláírás, vagy útján) köteles jóváhagyni az eljárást megindító hirdetményben/felhívásban szereplő alkalmassági minimumkövetelményeket és a bírálati részszempontokat, azok súlyszámaival együtt. Ha az eljárás előkészítése során vitatott, hogy a tervezett beszerzés közbeszerzésnek minősül-e, illetőleg milyen eljárási rendet kell alkalmazni, és ezekre a kérdésekre az Előkészítő Bizottság sem talál megnyugtató megoldást, a Kbt. szigorúbb értelmezésével kell eljárni, azaz az adott beszerzést közbeszerzésnek, a becsült értéket az értékhatárt elérőnek és összevonási kötelezettség alá tartozónak kell tekinteni. Amennyiben az Előkészítő Bizottság felállítása az eljárás szakszerű előkészítéséhez ésszerűen nem indokolt, úgy az e pontban rögzített feladatokat a Lebonyolító közreműködésével a Forrásgazda végzi. A dokumentumokat a Bizottsági tagokat jelölő szervezeti egységgel véleményeztetni kell, az Előkészítő Bizottság elnökére háruló feladatokat a Forrásgazda kijelölt, erre jogosult képviselője végzi. Az Előkészítő Bizottság működésére vonatkozó szabályokat az 5. sz. melléklet tartalmazza A bírálóbizottság részletes feladata és felelőssége: A Bírálóbizottságba a közbeszerzési szakértelmet a Lebonyolító, a közbeszerzés tárgya szerinti szakértelmet a Forrásgazda, pénzügyi szakértelmet a Pénzügyi Igazgató vagy a Forrásgazda, a 4.6. pont szerinti a jogi szakértelmet a vezető Jogtanácsos által kijelölt személyek biztosítják. Ezen túlmenően a Társaság általános érde-

12 1728 A MÁV Zrt. Értesítője 27. szám keinek biztosítása és a közbeszerzéssel kapcsolatok kockázatok átfogó kezelése érdekében a Biztonsági Igazgatóság tagot delegálhat, a következők szerint. Az Éves Közbeszerzési Terv alapján a Biztonsági Igazgató a Bírálóbizottságba tag delegálását kezdeményezheti a Forrásgazdánál, amit az összeférhetetlenség esetét kivéve a Forrásgazda köteles figyelembe venni. Kötelező a Biztonsági Igazgatóság Bírálóbizottsági tag delegálására történő felkérése a közbeszerzési tervben nem szereplő közbeszerzések esetén. A Bírálóbizottság tagjait delegáló szervezet vezetője felelős azért, hogy megfelelő szakértelemmel rendelkező tagot delegáljon. A delegált tag a szakértelmének megfelelően köteles a Bizottság munkájában részt venni. A bizottság munkájában való részvételének akadályoztatása esetén ezt haladéktalanul jeleznie kell az őt delegáló vezetőjének és a bizottság elnökének. A delegáló vezető köteles a megfelelő szakértelemmel rendelkező helyettesítő tagról gondoskodni a bizottság munkájának biztosítása érdekében. A Bírálóbizottság tagjait az Eljárás indító döntésre irányuló előterjesztés beterjesztésével egyidejűleg fel kell kérni. Az Bírálóbizottság tagjai: Elnöke a Forrásgazda által delegált vezető beosztású munkavállaló Tagjai: 1.) Forrásgazda által kijelölt személy(ek), szavazati joggal, a beszerzés tárgya (műszaki), és az üzleti kérdések szerinti szakértelem biztosításával. Feladata és felelőssége a szakmai-műszaki alkalmassági szakértelem és szempontok biztosítása a közbeszerzési eljárás lebonyolítás során. 2.) A Lebonyolító által kijelölt személy(ek), szavazati joggal, a közbeszerzési és beszerzési szakértelem biztosításával. Feladata és felelőssége a közbeszerzési eljárás lebonyolítása, és ennek során a közbeszerzési szakértelem biztosítása. 3.) Pénzügyi Igazgató (Számvitellel együtt) által kijelölt személy, szavazati joggal, a pénzügyi és gazdasági szakértelem biztosításával. Feladata és felelőssége a pénzügyi szakértelem biztosítása a közbeszerzési eljárás lebonyolítás során. 4.) Vezető Jogtanácsos által kijelölt személy, szavazati joggal (Jogi Szakértő) jogi szakértelem biztosításával. Feladata és felelőssége a jogi szakértelem biztosítása a közbeszerzési eljárás lebonyolítás során. 5.) Adott esetben szavazati joggal vagy szavazati jog nélkül a Biztonsági Igazgatóság által kijelölt személy, és egyéb közreműködők. A Bírálóbizottságnak nem lehet tagja, akivel szemben a Kbt. 24. (2) bekezdése szerinti összeférhetetlenségi ok áll fenn, illetve a Döntéshozó. Amennyiben az Igazgatóság a Döntéshozó, kizárólag tanácskozási joggal rendelkező személyt delegálhat a Bírálóbizottságba. A Bírálóbizottság feladata különösen: a) Az Bírálóbizottság írásbeli szakvéleményt és döntési javaslatot készít a Döntéshozó részére. b) Az Bírálóbizottság valamennyi tagjának feladata a képviselt szakértelmének megfelelően a beérkezett ajánlatok (részvételi jelentkezések) értékelése során különösen a következőkre terjed ki, a szerződés teljesítésére való alkalmasság vizsgálata, kizáró okok vizsgálata, az ajánlatok (részvételi jelentkezések) hiányosságainak megállapítása és ennek pótlására való felszólítás, c) tárgyalásos eljárásban a tárgyalások lefolytatása az ajánlattevőkkel, d) nyilvánvaló számítási hiba korrigálása, e) adott esetben felvilágosítás kérése, f) az ajánlattevők/részvételre jelentkezők által feltett kérdésekre adandó válaszok összeállítása g) aránytalanul alacsony ár kezelése a Kbt.-ben maghatározottak szerint h) irreális kötelezettségvállalás kezelése, i) annak megállapítása, hogy az ajánlat megfelel-e a felhívásban vagy a dokumentációban, vagy a jogszabályokban foglalt feltételeknek, mely kötelezettség alternatív ajánlat esetén is fennáll, j) javaslattétel a Közbenső döntés meghozatalára (kizárás, alkalmatlanság megállapítása, érvénytelenség, indokolt esetben az eredményhirdetés előrehozása vagy a bírálati határidő meghosszabbítása stb.) k) amennyiben az adott eljárásban az összességében legelőnyösebb ajánlat szerepelt bírálati szempontként, a pontozás elvégzése, l) az eljárást lezáró döntés előkészítése, egyéni bírálati lapok készítése, a döntésre vonatkozó javaslat tétele. A Bírálóbizottság munkájában valamennyi tag a szakértelmének megfelelő kompetenciával vesz részt, és a közbeszerzési eljárás lebonyolítása során a szakértelmének megfelelő szempontok vizsgálatáért felelős. A közbeszerzési eljárás lebonyolítása során a tagok szakértelmüknek megfelelően kötelesek állást foglalni a különböző eljárási szakaszok esetén, így különösen a kiegészítő tájékoztatásra adott válaszok (Előkészítő Bizottság hiányában), az ajánlatok értékelése, bírálata, hiánypótlás, felvilágosítás kérés során. Amennyiben a közbeszerzési eljárás hatékony lebonyolítása indokolja, összevont Előkészítő és Bírálóbizottság is létrehozható. Ebben az esetben azonban a Bírálóbizottság tagjait már az előkészítő szakaszban fel kell kérni és az Eljárás indító döntésre irányuló előterjesztés véleményezésébe be kell vonni. Az Bírálóbizottság működésére vonatkozó szabályokat az 5. sz. melléklet tartalmazza.

13 27. szám A MÁV Zrt. Értesítője 1729 II. Fejezet A közbeszerzési eljárások tervezése, az éves statisztikai összegezés A közbeszerzési eljárások tervezése, a közbeszerzési Terv A Társaság minden költségvetési év elején, legkésőbb március 31-éig a Kbt. előírásainak megfelelő éves öszszesített Közbeszerzési Tervet köteles közzétenni az adott évre tervezett közbeszerzéseiről. A Közbeszerzési Terv alapja a Társaság Üzleti terve. Az Üzleti terv készítésével egyidejűleg, azzal összhangban tervezni kell az Üzleti terv tételeihez kapcsolódó közbeszerzéseket. A Közbeszerzési Terv jóváhagyása mindenkor hatályos Alapító Okirat és Működési és Szervezeti Szabályzat szerint történik. Az Éves Közbeszerzési Terv nem vonja maga után az abban szereplő tételekre vonatkozó közbeszerzési eljárás lefolytatásának kötelezettségét Az Éves Közbeszerzési Terv jóváhagyása előtt is lehet közbeszerzési eljárást indítani, amelyet az Éves Közbeszerzési Tervben megfelelően szerepeltetni és jelölni kell. Az Éves Közbeszerzési Terv indokolt esetben kiegészíthető és módosítható, ha annak összeállítása után az ajánlatkérő által előre nem látható okból újabb közbeszerzési igény vagy egyéb változás merül fel. Éves Közbeszerzési Terv kiegészítéséhez és módosításához ki kell kérni a Kontrolling Igazgatóság véleményét. A nyilvánosságra hozatal során a Kbt. rendelkezéseit kell alkalmazni. Az Éves Közbeszerzési Terv Társaság internetes honlapján történő nyilvánosságra hozataláról, valamint a Közbeszerzési Hatóság részére történő megküldésről, beleérte annak módosítását és kiegészítését is, a BLI köteles gondoskodni A Társaság Éves Közbeszerzési Tervének öt évig történő megőrzése a BLI kötelezettsége Éves statisztikai összegezés, beszámolási kötelezettség a közbeszerzési eljárásokról: Minden évben, legkésőbb a tárgyévet követő év május 31-ig el kell készíteni és a Közbeszerzési Értesítőben meg kell jelentetni az éves statisztikai összegezést. Ennek elkészítése a BLI feladata. Az éves statisztikai összegezés elkészítése érdekében minden olyan szervezeti egység, amely közbeszerzési eljárás lefolytatását kezdeményezte, adatközlési kötelezettséggel tartozik a BLI felé: Az adatszolgáltatási kötelezettséget mind elektronikusan, mind papíralapon be kell nyújtani. III. Fejezet A közbeszerzési eljárások lefolytatása A) A közbeszerzési eljárások lefolytatására vonatkozó közös szabályok: A döntésre irányuló előterjesztésekre vonatkozó általános szabályok: A közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos döntésekre irányuló dokumentumok, feljegyzések, előterjesztések (a továbbiakban előterjesztés) elkészítése, véleményeztetése, szignáltatása, beterjesztése során az előterjesztések rendjéről szóló utasítást, a szerződéskötések rendjéről szóló utasítást, továbbá a szerződések számviteli, pénzügyi és kontrolling felülvizsgálatának, valamint a szerződést biztosító jogintézmények, biztosítékok elfogadásának szabályairól szóló utasítást az alábbi eltérésekkel kell alkalmazni. Az előterjesztés elkészítéséért, véleményeztetéséért és határidőben a Döntéshozó elé terjesztéséért Eljárás indító döntés esetén a Forrásgazda (a Lebonyolító közreműködésével), Közbenső döntés és Lezáró döntés esetén a Lebonyolító felelős. A Forrásgazda és/vagy a Lebonyolító köteles gondoskodni a megkötendő szerződések jogi szignójának megszerzéséről jelen szabályzat, illetve a szerződéskötések rendjéről szóló mindenkor hatályos utasítás szerint. A szerződés-tervezethez minden esetben meg kell küldeni elektronikus úton a Jogi Igazgatóság kijelölt Jogi Szakértője részére a közbeszerzési eljárás dokumentumait (részvételi/ajánlati/ajánlattételi felhívás, a kapcsolódó kiegészítő irat/ismertető/dokumentáció amely típusától függően tartalmazza a műszaki leírást, a szerződés-tervezetet és a Kbt. által meghatározott egyéb információkat). Az előterjesztés kötelező tartalmi elemeit és mellékleteit jelen szabályzat 2. melléklete tartalmazza. A közbeszerzési eljárás döntéseire vonatkozó előterjesztést előzetes véleményezésre a döntéshozói szinttől függetlenül - csak az alábbi szervezeteknek kell megküldeni. - Forrásgazda vagy BLI, attól függően, hogy ki felelős az előterjesztés elkészítésért és Döntéshozó elé terjesztésért - Pénzügyi Igazgató (Számvitellel együtt) - Kontrolling Igazgató - Vezető Jogtanácsos - Továbbá a Forrásgazda által megjelölt, a közbeszerzési eljárásban közvetlenül érintett szervezet Az Eljárás indító döntésre irányuló előterjesztést a Forrásgazdának elektronikus úton, egyidejűleg előzetesen meg kell küldeni az előzőekben felsorolt szervezeti egységek vezetőinek. A szervezeti egységek vezetői a jelen szabályzat 3. sz. melléklete szerinti általános öszszeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatot tesznek.

14 1730 A MÁV Zrt. Értesítője 27. szám Az adott eseti ügyben felmerülő összeférhetetlenséget a munkáltatói jogkör gyakorlónak azonnal jelzik. Az előterjesztés a versenytisztaság, esélyegyenlőség, egyenlő bánásmód Kbt. szerinti alapelveinek biztosítása érdekében csak a felsorolt szervezeti egységek vezetőinek küldhető meg elektronikus levélben előzetes véleményezésre a jelen szabályzat 3. sz. melléklete szerinti összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozattal együtt. A közbeszerzési eljárással összefüggő dokumentumokat az érintett vezető köteles bizalmasan kezelni, és a szervezeti egységén belül a dokumentumok bizalmas kezeléséről gondoskodni, az általa bevont munkatárssal, vagy külső közreműködővel az összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatot előzetesen aláíratni. A véleményezésben résztvevő szervezeti egységek vezetői gondoskodnak a munkatársaik által aláírt összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatok Lebonyolító (vagy adott esetben a BLI) részére történő átadásáról. Az előterjesztő döntésének megfelelően a közbeszerzési eljárás dokumentumai beterjeszthetők az előterjesztés részeként is a jelen pont szerinti véleményezők véleménye birtokában. A közbeszerzési eljárás dokumentumai véleményezésre megküldhetők az előterjesztés részeként, vagy azt megelőzően. Amennyiben a közbeszerzési eljárás dokumentumai az előterjesztés részeként kerülnek megküldésre az előterjesztés véleményezésére jelen szabályzat szerinti határidők vonatkoznak. A közbeszerzési eljárás dokumentumai véleményezésre elektronikus úton nyújtandók be a véleményező szervezet vezetőjének, és/vagy a kijelölt Előkészítő bizottsági/bírálóbizottsági tagnak, kijelölt Jogi Szakértőnek az összeférhetetlenségi és titoktartási szabályok betartásával. A véleményező szervezeteknek Előkészítő Bizottság esetén legfeljebb 5 munkanapjuk (mintadokumentáció esetén 3 munkanapjuk), Előkészítő Bizottság hiányában legfeljebb 10 munkanapjuk (mintadokumentáció esetén 6 munkanapjuk) van a közbeszerzési eljárás dokumentumainak véleményezésére, amely határidő a felelős vélemény megadásához szükséges összes dokumentum megérkezésétől számítandó. A véleményeket a véleményező szervezeteknek úgy kell megtenniük, különösen az eljárást megindító felhívás és szerződés-tervezet vonatkozásában, hogy a közbeszerzési eljárás vélemények alapján átdolgozott dokumentumai az eljárást indító döntés meghozatalát követően alkalmasak legyenek a közbeszerzési eljárás haladéktalan megindítására. A véleményezők és szignót adó szervezetek a megküldött dokumentumokat elektronikusan is visszaküldik a véleményezést kérő szervezetnek, korrektúrával jelölve a szövegszerűen megfogalmazott módosítási javaslataikat. A közbeszerzési eljárás csak a közbeszerzési eljárás dokumentumainak jelen pont szerinti szervezetek (illetve kijelölt szakértője), illetve a Jogi Igazgatóság esetén a kijelölt Jogi Szakértő dokumentált (szignó, vagy útján) véleménye ismeretében indítható meg. Az előterjesztések záradékolására és a szerződés-tervezetek jogi szignálására egyebekben a mindenkor hatályos előterjesztések rendjéről szóló utasítást, a szerződéskötések rendjéről szóló utasítást, továbbá a szerződések számviteli, pénzügyi és kontrolling felülvizsgálatának, valamint a szerződést biztosító jogintézmények, biztosítékok elfogadásának szabályairól szóló utasítást kell alkalmazni. Az eljárások megindítása: Az eljárás megindítását jóváhagyó döntés esetén a közbeszerzési eljárás akkor indítható, ha az eljárást megindító felhívás (részvételi/ajánlati/ajánlattételi felhívás) és kapcsolódó dokumentáció ide értve a szerződéstervezetet, valamint a műszaki tartalmat is a kötelező véleményezők részéről elfogadásra került. Amennyiben az előterjesztéssel egyidejűleg a véleményező szervezetek az itt felsorolt dokumentumokat is jóváhagyták, az eljárás a Döntéshozó döntését követően azonnal indítható. A Közbenső döntésre és az eljárást Lezáró döntésre irányuló előterjesztésre az Eljárás indító döntésre vonatkozó szabályokat kell alkalmazni azzal, hogy a véleményező szervezeteknek 3 munkanapjuk van az előterjesztés véleményezésére. Határidők rövidítésének lehetősége: Gyorsított eljárás, illetve rendkívüli sürgősség, vagy az eljárás ütemezéséhez igazodó megfelelően indokolt sürgősség esetén az előterjesztést készítő indokolással alátámasztottan rövidebb határidőket is kérhet A közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos dokumentumok bizalmas kezelésének biztosítása: A Kbt. szerinti célok és alapelvek érvényesülésének biztosítása érdekében, így különösen a verseny tisztasága, az esélyegyenlőség és az egyenlő elbánásmód, a jóhiszeműség, a tisztesség és a rendeltetésszerű joggyakorlás követelményének biztosítása érekében a közbeszerzési eljárásban közreműködő valamennyi személy, vagy szervezet köteles gondoskodni arról, hogy a tudomására jutott adatokat, információkat csak az arra illetékes, összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatot tett személyek ismerhessék meg. Ennek érdekében a közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos dokumentumok bizalmasan történő kezelése az eljárás előkészítésétől annak befejezéséig minden résztvevő kötelessége. A közbeszerzési eljárás előkészítése és lefolytatása során keletkezett dokumentumokat úgy kell kezelni, hogy ahhoz illetéktelen személy ne férhessen hozzá. Az anyagok véleményeztetése során is biztosítani kell a bizalmas kezelést. Az elektronikus leveleket csak az arra

15 27. szám A MÁV Zrt. Értesítője 1731 illetékesnek lehet továbbítani. A közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos döntések meghozatalakor, különös tekintettel a testületi döntéshozatalra, biztosítani kell, hogy a döntés tárgyalásán csak az összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatot tett, arra illetékesek, és jogosultak vegyenek részt, az adott eljárás tekintetében összeférhetetlen személy a döntések meghozatalában semmilyen módon ne vegyen részt. Az előterjesztésekhez, a tárgyalásokról, ülésekről szóló jegyzőkönyvekhez, emlékeztetőkhöz csak az arra jogosultak férhessenek hozzá. b) A közbeszerzési eljárások előkészítése A közbeszerzési eljárások előkészítési szakasza az eljárás kezdeményezésétől az eljárást megindító felhívás megjelenéséig, a illetve az ajánlattételi felhívás megküldéséig A közbeszerzési eljárás kezdeményezése Az eljárás előkészítési szakaszában a Kbt. szerinti célok és alapelvek maradéktalan érvényesülésének biztosítása érdekében a Forrásgazda felelőssége az általa az eljárás előkészítésébe bevont személy, vagy szervezet, illetve a Döntéshozó vonatkozásában az összeférhetetlenség vizsgálata. Ennek során a Forrásgazda köteles gondoskodni arról, hogy az eljárásban résztvevő valamennyi személy a közreműködését megelőzően, a jelen szabályzat 3. melléklete szerinti összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatot írjon alá, és ezt megküldje a Lebonyolítónak A közbeszerzési eljárások lebonyolítását a Forrásgazda kezdeményezi a Lebonyolítónál az EBR vagy beruházás esetén a Basware rendszeren keresztül. A Forrásgazda felelőssége, hogy a közbeszerzési eljárás megindítását olyan időpontban kezdeményezze, amely lehetővé teszi az eljárás megfelelő időben való indítását figyelemmel a döntések meghozatalának, a közbeszerzési eljárás lebonyolításának idejére, a közbeszerzés alapján létrejövő szerződés teljesíthetőségére, valamint az esetleges jogorvoslati eljárásra A Forrásgazda írásbeli eljárás-kezdeményezésének legalább a következőket kell tartalmaznia: - a beszerzés pontos tárgyának rövid összefoglaló meghatározása (CPV kódja), mennyisége (naturáliákkal), a Kbt. szabályai alapján meghatározott becsült értéke, a Közbeszerzési Tervben hányas sorszámán szerepel. Amennyiben a közölt és a Közbeszerzési Tervben szereplő adatok nem azonosak, az eltérés okainak ismertetése; - a Rendelkezésre álló anyagi fedezetre vonatkozó igazolás, dokumentum stb., valamint amennyiben az eljáráshoz támogatás kapcsolódik, az erre vonatkozó nyilatkozat - a Kbt. egybeszámítási szabályainak figyelembevételével az eljárási rezsimre javaslat, ennek keretében nyilatkozat, hogy közszolgáltatói szerződésnek minősül-e a beszerzés a jelen szabályzat 3.0. s) pontjára is tekintettel, felsorolva az egybeszámítás során figyelembe vett beszerzéseket, továbbá javaslat az eljárás fajtájára, ennek indokolása. Tárgyalásos, illetve gyorsított eljárás esetén az eljárás jogalapjának indokolása, és az ezt alátámasztó dokumentumok; - amennyiben az eljárás fajtája indokolja, az ajánlattételre felkérni javasoltak körének megnevezése, is kiválasztásuk indokolása; - nyilatkozat arról, hogy a beszerzés tárgya a klasszikus, vagy a közszolgáltatói eljárás rendbe tartozik, és a közszolgáltatói eljárás rendbe tartozás esetén annak indokolása; - a szerződés időtartamára, vagy a teljesítés határidejére vonatkozó javaslat; - részajánlat-tétel lehetősége, amennyiben a beszerzés tárgyának természetéből adódóan részajánlat-tételi lehetőség biztosítható. Ha részajánlat nem biztosítható, mert az a gazdasági, műszaki és minőségi, vagy a szerződés teljesítésével kapcsolatos más szempontokat figyelembe véve ésszerűtlen, ennek indokolása; - többváltozatú (alternatív) ajánlattételi lehetőség meghatározására, vagy kizárására vonatkozó javaslat; - az ajánlatok értékelési szempontjára vonatkozó javaslat, az összességében legelőnyösebb ajánlat értékelési szempontja esetén az ajánlat megítélésére szolgáló részszempontokra és azok súlyszámaira javaslat; - az alkalmassági követelményekre vonatkozó javaslat és az alkalmasság megítéléséhez szükséges adatok és igazolási mód; - műszaki leírás, adott esetben hatósági engedély, hivatkozás a vonatkozó jogszabályokra, MÁV utasításokra, munkavédelmi szabályokra, építési beruházás műemléki jellegére, árazatlan költségvetés stb.; - szerződés- tervezet. Amennyiben van az adott beszerzés vonatkozásában elfogadott mintaszerződés azt kell alkalmazni, és erre a használt mintaszerződés megjelölésével hivatkozni kell; - javaslat Előkészítő Bizottság létrehozására, amennyiben a közbeszerzés tárgya, mennyisége, értéke, az eljárás bonyolultsága ezt indokolja, az Előkészítő Bizottságban az általa szükségesnek tartott szakértelmek, szakterületek, illetve a bevonni kívánt közreműködők (pl. külső vagy más MÁV szervezeti egységből való szakértő) és az elnök és az általa delegált tag(ok) megnevezése. Az Előkészítő Bizottság elnökét és a közbeszerzés tárgya szerinti tagját minden esetben a Forrásgazda köteles biztosítani ettől történő eltérést az Előkészítő/Bírálóbizottság összetételét jóváhagyó DHL szerinti Döntéshozó jogosult engedélyezni. - javaslat a Bírálóbizottság elnökére, általa delegált tagjaira, illetve a bevonni kívánt egyéb tagjaira (pl. külső vagy más MÁV szervezeti egységből való szakértő). A Bírálóbizottság elnökét és a közbeszerzés tárgya szerinti

16 1732 A MÁV Zrt. Értesítője 27. szám tagját minden esetben a Forrásgazda köteles biztosítani ettől történő eltérést az Előkészítő/Bírálóbizottság összetételét jóváhagyó DHL szerinti Döntéshozó jogosult engedélyezni. A elnöke minden esetben a Forrásgazda vezető beosztású munkavállalója; - az eljárás előkészítésében közreműködők összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatai másolatban; - minden olyan egyéb információ, adat, dokumentum, amely az eljárás megindításához, illetve eredményes lefolytatásához szükséges; A közbeszerzési eljárás előkészítése Az eljárásrend és eljárás fajtakiválasztása: Az előkészítés során meg kell vizsgálni, és el kell dönteni, hogy az adott eljárás a klasszikus vagy a közszolgáltatók eljárására vonatkozó különös eljárási rendbe tartozik (lsd pont s) alpont). A fizikailag nem osztható beszerzési tárgyak esetében is meg kell kísérelni annak az aránynak a meghatározását, ahogyan a beszerzés tárgyát a különös, illetve általános eljárásrend hatálya alá tartozó tevékenységet végző szervezeti egységek használják. Az eljárási rend megállapításánál mindig tekintettel kell lenni az egybeszámítási szabályokra. Az eljárás fajtáját mindig a beszerzés tárgyához igazodva kell kiválasztani, gondosan vizsgálva a szükséges jogalapok meglétét, és az elérendő beszerzési célt A részvételi/ajánlati/ajánlattételi felhívás és dokumentáció A Forrásgazda jelen szabályzat pontja szerinti eljárás kezdeményezését követően a Lebonyolító, amennyiben a Forrásgazda kezdeményezte, vagy a beszerzés kapcsán úgy ítéli meg, hogy szükséges, 3 munkanapon belül írásban (elektronikus levélben) megkeresi az illetékes szervezeti egységek vezetőit az Előkészítő Bizottság tagjainak kijelölésére. Előkészítő Bizottság hiányában a Forrásgazda a Jogi Igazgatóság vezetőjét a Jogi Szakértő kijelölése érdekében megkeresi. A megkeresésében meg kell jelölni az eljárás pontos tárgyát, becsült értékét, az alkalmazni kívánt eljárási rendet és eljárás fajtát, továbbá mellékelni kell az eljárás tervezett ütemezését. A Jogi Szakértő kijelölését kérő megkeresést a Lebonyolítónak olyan időben kell megküldeni a Jogi Igazgatóságnak, hogy lehetőség legyen szükség esetén külső Jogi Szakértő igénybevételére is, ezt az eljárás ütemezése során figyelembe kell vennie. A Forrásgazda kezdeményezése alapján, a Lebonyolító összeállítja az eljárás típusától függően a részvételi/ajánlati/ajánlattételi felhívást és kiegészítő iratot/ismertetőt/dokumentációt (a Forrásgazda által rendelkezésre bocsátott szerződéses feltételekkel) az Előkészítő Bizottság ennek hiányában a Forrásgazda, a Jogi Szakértő közreműködésével. A Lebonyolító a részvételi/ajánlati/ajánlattételi felhívást és kiegészítő iratot/ismertetőt/dokumentációt (a Forrásgazda által rendelkezésre bocsátott szerződés feltételekkel) en a jelen szabályzat és pontjaiban foglaltakat is figyelembe véve véleményezésre párhuzamosan megküldi a pontban felsorolt szervezeteknek. A véleményező szervezeteknek amennyiben a dokumentumok előkészítésében előzetesen részt vettek 5 munkanapjuk (mintaszerződés esetén 3 munkanapjuk), amennyiben az előkészítésben nem vettek rész 10 munkanapjuk (mintaszerződés esetén 6 munkanapjuk) van a dokumentumok véleményezésére. A vélemények öszszegezését követően a Lebonyolító korrektúrával jelölten átvezeti az általa elfogadott véleményeket az eljárás dokumentumain és en valamennyi vélemény csatolásával együtt újból megküldi a véleményezésben résztvevőknek. A véleményezőknek 2 munkanapjuk van a további észrevételeik megtételére Döntés az eljárás megindításáról Az eljárást megindításának jóváhagyására irányuló előterjesztést a Forrásgazda készíti elő a Lebonyolítóval együtt és terjeszti be a DHL szerinti Döntéshozónak. Az előterjesztést beterjesztését megelőzően a Forrásgazdának vizsgálnia kell a Döntéshozó összeférhetetlenségét, és gondoskodnia kell az összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozat aláíratásáról. Az előterjesztésre egyebekben jelen szabályzatban foglaltak, különösen annak 4.12.pontja és 2. sz. melléklete az irányadó. Kétszakaszos eljárások esetén a második szakasz ajánlattételi felhívásának feladására a Forrásgazda és a BLI igazgató, vagy az általa megbízott személy egyetértésével kerülhet sor, amennyiben az Eljárás indító döntésben az ajánlattételi felhívás releváns részei, és a főbb szerződéses feltételek nem kerültek elfogadásra A részvételi/ajánlati felhívás feladása, az ajánlattételi felhívás megküldése, a szerkesztőbizottsági hiánypótlás A részvételi/ajánlati felhívás feladása, illetve az ajánlattételi felhívás megküldése az eljárás indító döntés birtokában a Lebonyolító feladata. A Lebonyolító csak az Előkészítő Bizottság által véleményezett, ennek hiányában a Forrásgazda, a Pénzügyi szervezet és a Jogi Igazgatóság által véleményezett részvételi/ajánlati/ajánlattételi felhívás és kiegészítő irat/dokumentáció birtokában jogosult a részvételi/ajánlati felhívás feladására, illetve az ajánlattételi felhívás megküldésére. A szerződéstervezetre a szerződéskötések rendjére vonatkozó utasításnak továbbá a szerződések számviteli, pénzügyi és kontrolling felülvizsgálatának, valamint a szerződést biztosító jogintézmények, biztosítékok elfogadásának szabályairól szóló utasításnak megfelelően a szignókat

17 27. szám A MÁV Zrt. Értesítője 1733 meg kell szerezni. A Lebonyolító felelős azért, hogy az eljárásban csak olyan részvételi/ajánlati/ajánlattételi felhívás és kiegészítő irat/dokumentáció kerül megküldésre, amely rendelkezik a jelen szabályzatban és más vonatkozó utasításokban előírt jóváhagyásokkal, szignókkal. A Szerkesztőbizottsági hiánypótlást a Lebonyolító soron kívül megküldi az Előkészítő Bizottság tagjainak, ennek hiányában a Forrásgazdának, és a Jogi Szakértőnek. A Szerkesztőbizottsági hiánypótlásra adott válasz összeállítása, illetve a részvételi, ajánlati felhívás szükséges módosítása és megküldése a Lebonyolító feladata az Előkészítő Bizottság, ennek hiányában a Forrásgazda, és a Jogi Szakértő közreműködésével. C) A közbeszerzési eljárások lefolytatása A közbeszerzési eljárások lefolytatásának szakasza az eljárást megindító hirdetmény megjelenésétől, illetve az ajánlattételi felhívás megküldésétől az eljárás eredményéről szóló tájékoztató feladásáig tart Részvételi/Ajánlattételi szakasz A Lebonyolító feladata a közbeszerzési eljárás teljes körű lebonyolítása és dokumentálása. A Lebonyolító legkésőbb a hirdetmények feladásáig, illetve az ajánlattételi felhívások megküldéséig a Döntéshozó döntésének megfelelően gondoskodik a Bírálóbizottság felállításáról, ennek keretében a bírálóbizottsági tagok felkéréséről (megbízó levelek, valamint az összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatok kiadása, aláíratása, nyilvántartása megőrzése), és ellátja a működésével kapcsolatos teendőket (pl. részvételi jelentkezések/ajánlatok átadás, ülések összehívása, jegyzőkönyv készítése stb.). A Lebonyolító köteles a megjelent, illetve a megküldött eljárást megindító felhívást és a kapcsolódó kiegészítő iratot/dokumentációt haladéktalanul dokumentáltan megküldeni a Bírálóbizottság tagjainak. A Lebonyolító köteles gondoskodni arról, hogy a kiegészítő irat/ismertető/dokumentáció az részvételi/ajánlati/ajánlattételi felhívás megküldésének napjától kezdve a részvételi/ajánlattételi határidő lejártáig rendelkezésre álljon. A Forrásgazda köteles a dokumentáció részét képező műszaki leírást, terveket stb. a szükséges példányszámban, folyamatosan, határidőben biztosítani. A Lebonyolító verseny tisztaságát és az esélyegyenlőség biztosítását szem előtt tartva egyedüli kapcsolattartóként kommunikál az ajánlattevőkkel/részvételi jelentkezőkkel a Kbt és az egyéb jogszabályok rendelkezései szerint. A Lebonyolító közreműködik a helyszíni bejárás és konzultáció lebonyolításában, írásban válaszol a konzultáción, illetve a helyszíni bejáráson, illetve a kiegészítő tájékoztatás kérés során felvetett kérdésekre és mindezekről jegyzőkönyvet készít, melyeket valamenynyi ajánlattevő/részvételre jelentkező részére megküld; az írásban beérkezett kérdésekre írásban válaszol a Forrásgazda és a Jogi Igazgatóság közreműködésével. A Lebonyolító átveszi a Kbt. szabályai szerint az ajánlatokat/részvételi jelentkezéseket és lebonyolítja az ajánlatok/részvételi jelentkezések bontását, szükség esetén közjegyző bevonásával, a felvett jegyzőkönyvet átadja, illetve továbbítja az ajánlattevők/részvételre jelentkezők részére. A Lebonyolító feladata a Bírálóbizottság közreműködésével a kiegészítő tájékoztatás elkészítése és határidőben való megküldése. A Lebonyolító gondoskodik a beérkezett részvételi jelentkezések/ajánlatok átvételéről és a jogszabályokban foglaltaknak megfelelően a bontásig történő őrzéséről. Az illetékes szervezeti egység köteles gondoskodni: a postai úton, illetve a személyesen bármely szervezeti egység részére érkezett feltételezhetően részvételi jelentkezést/ajánlatot tartalmazó küldemény pontos átvételi időpontját (év, hónap, óra, perc) és a küldemény állapotát is rögzítő (nem zárt csomagolás, sérült stb.) dokumentált átvételéről (átvételi igazolás), továbbá nyitott és/vagy sérült küldemény átvétele esetén ennek külön jegyzőkönyvezéséről, az átvett küldemény zárt és sértetlen csomagolásának megőrzéséről, a küldemény haladéktalan átadásáról a Lebonyolítónak minden esetben a Lebonyolító előzetes tájékoztatásában megadott részvételi/ajánlattételi határidőig, az átvételi igazolással, az esetleges jegyzőkönyvvel együtt bírálati szakasz A bírálatai szakasz a részvételi jelentkezések/ajánlatok bontásától a részvételi szakasz, illetve az eljárást lezáró döntés meghozataláig, illetve adott esetben az előzetes vitarendezés lezárulásig tart. A Lebonyolító a beérkezett ajánlatok/részvételi jelentkezések egy-egy másolati példányát haladéktalanul átadja a Bírálóbizottság tagjainak a különböző szakértelmek szerinti részeinek vizsgálata céljából, és egyidejűleg megküldi a vizsgálathoz szükséges ellenőrző táblázatot elektronikus úton. A Bírálóbizottság tagjai (ide értve a közbeszerzési szakértelemmel rendelkező tagot is) az eljárás összetettsége, a részfeladatok száma és az ajánlattevők száma függvényében legfeljebb 7 munkanapon belül megküldik a Lebonyolítónak és egymásnak elektronikus úton Lebonyolító által megküldött az ajánlatok írásbeli szakmai kompetenciájuknak megfelelő értékelésének megfelelően kitöltött ellenőrző táblázatot. A Lebonyolító az írásbeli értékelések birtokában legfeljebb 4 munkanapon belül az azokat áttekinti, és elkészíti a hiánypótlás/felvilágosítás/indokolás tervezetét, és azt a tagoknak véleménye-

18 1734 A MÁV Zrt. Értesítője 27. szám zésre megküldi. A Lebonyolító elősegíti az ajánlatok határidőben történő értékelését, az értékelési folyamat koordinálását, a Bírálóbizottság szabályszerű működését, annak közbeszerzési szabályoknak való megfelelését. A Bírálóbizottság tagjai szakmai kompetenciájuknak megfelelően felelőséggel tartoznak az ajánlatok értékeléséért, az értékelés során tett megállapításaikért. A hiánypótlást, felvilágosítás kérést a Bíráló Bizottság hagyja jóvá, megküldése az ajánlattevők részére a Lebonyolító feladata. A Bírálóbizottság összehívása a Lebonyolító feladata A Bírálóbizottság tagjai szakmai kompetenciájuk keretei között véleményezik a beérkezett hiánypótlást és a felvilágosítás/indokolás kérésre adott válaszokat, mely a Bírálóbizottság írásbeli szakvéleményének és a Döntéshozó részére tett döntési javaslatának alapját képezi. A Bírálóbizottság az érvényesnek tartott részvételi jelentkezéseket/ajánlatokat a felhívásban megadott szempontok szerint értékeli és írásbeli szakvéleményt, valamint döntési javaslatot készít a Döntéshozó részére. Ennek során felelős az objektív, a Kbt.-ben meghatározott szempontok szerinti értékelésért. A Bírálóbizottság tesz javaslatot a részvételre jelentkezők/ajánlattevők által benyújtott részvételi jelentkezések/ajánlatok érvényességére/érvénytelenségére, valamint az eljárás eredményességére/ eredménytelenségére. Amennyiben az eljárásban közbenső döntés szükséges, a Lebonyolító a Bírálóbizottság döntésének megfelelően elkészíti és beterjeszti a Döntéshozó elé a Közbenső döntésre irányuló előterjesztést a jelen szabályzat pontjának és 2. mellékletének megfelelően. A Lebonyolító a Közbenső döntés birtokában megteszi szükséges intézkedéseket (pl. ajánlattevő értesítése a kizárásról, az ajánlata érvénytelenségéről stb.) és adott esetben lefolytatja az elektronikus árlejtést/tárgyalást, melynek eredményéről tájékoztatja a Bírálóbizottság tagjait. Az elektronikus árlejtést követően a Lebonyolító megküldi az aukciós jegyzőkönyvet a Bírálóbizottság tagjainak az ülést megelőzően legalább 1 munkanappal. A Bírálóbizottság a Közbenső döntés figyelembevételével érvényesnek tartott részvételi jelentkezéseket/ajánlatokat a felhívásban megadott szempontok szerint értékeli és írásbeli szakvéleményt, valamint döntési javaslatot készít a Döntéshozó részére. Ennek során felelős az objektív, a Kbt.-ben meghatározott szempontok szerinti értékelésért. A Bírálóbizottság tesz javaslatot a részvételre jelentkezők/ajánlattevők által benyújtott részvételi jelentkezések/ajánlatok érvényességére/érvénytelenségére, valamint az eljárás eredményességére/ eredménytelenségére. A Lebonyolító a Bírálóbizottság üléséről/üléseiről, az ott elhangzottakról, így különösen a szakmai véleményekről, a döntési javaslat (szakvélemény) kialakítása szempontjából lényeges körülményekről, adatokról, információkról jegyzőkönyvet köteles készíteni. A jegyzőkönyv melléklete a Bírálóbizottság tagjainak indokolással ellátott egyéni bírálati lapjai. A Lebonyolító a Bírálóbizottság döntésének megfelelően elkészíti és beterjeszti a Döntéshozó elé a Lezáró döntésre irányuló előterjesztést a jelen szabályzat pontjának és 2. mellékletének megfelelően A tárgyalásos eljárásra vonatkozó külön szabályok Tárgyalásos eljárás esetén a tárgyalásra meg kell hívni a Bírálóbizottság közbeszerzési, közbeszerzés tárgya szerinti, pénzügyi és jogi szakértelemmel rendelkező tagját. A tárgyaláson, különösen a szerződéses feltételekre vonatkozó tárgyaláson a Bírálóbizottság közbeszerzési, közbeszerzés tárgya szerinti, pénzügyi és jogi szakértelemmel rendelkező tagjának részvétele kötelező. Ha tárgyalásos eljárásban több ajánlattevő vesz részt, az árról csak valamennyi ajánlattevő együttes részvételével lehet tárgyalni. A tárgyalás levezetése a Forrásgazda feladata a Lebonyolító közreműködésével Az ajánlattevők (részvételre jelentkezők) tájékoztatása a döntésről A Lebonyolító köteles az ajánlattevőt vagy részvételre jelentkezőt a Döntéshozó döntésének megfelelően írásban tájékoztatni az eljárás vagy az eljárás részvételi szakaszának eredményéről, az eljárás eredménytelenségéről, az ajánlattevő vagy részvételre jelentkező kizárásáról, a szerződés teljesítésére való alkalmatlanságának megállapításáról, ajánlatának, illetve részvételi jelentkezésének a Kbt. szerinti egyéb okból történt érvénytelenné nyilvánításáról, valamint ezek részletes indokáról, az erről hozott döntést követően a lehető leghamarabb, de legkésőbb 3 munkanapon belül. Ezt a Lebonyolító az ajánlatok és a részvételi jelentkezések elbírálásának befejezésekor külön jogszabályban meghatározott minták szerint írásbeli összegezés elkészítésével, és az összegezés minden ajánlattevő, a részvételi szakasz lezárása esetén részvételre jelentkező részére egyidejűleg, telefaxon vagy elektronikus úton történő megküldésével teljesíti. Az ajánlatok elbírálásáról készített összegezést az Európai Bizottság, valamint a Közbeszerzési Hatóság, a közbeszerzéshez támogatásban részesülő ajánlatkérő esetében a külön jogszabályban meghatározott szervek képviselői kérésére meg kell küldeni. Az Európai Bizottság részére az összegezést a Közbeszerzési Hatóságon keresztül kell megküldeni. A részvételi jelentkezésekről készített összegezést a részvételre jelentkezőknek történő megküldéssel egyidejűleg a Közbeszerzési Hatóság részére minden esetben, a közbeszerzéshez támogatásban részesülő ajánlatkérő esetében a külön jogszabályban meghatáro-

19 27. szám A MÁV Zrt. Értesítője 1735 zott szervek képviselőinek kérésre meg kell küldeni. Előzetes vitarendezési kérelemre adott választervezetet a Lebonyolító véleményezésre megküldi a Bírálóbizottság tagjainak. A véleményezésre nyitva álló határidő leteltét követően küldi meg az eljárás valamennyi az ajánlatkérő által ismert ajánlattevőjének/részvételre jelentkezőjének. Az előzetes vitarendezési kérelemre készített választervezetet a Lebonyolító készíti el a Bírálóbizottság tagjainak közreműködésével. D) szerződéskötés, szerződésmódosítás A szerződéskötésre a szerződéskötések rendjéről szóló utasítás szerint kell eljárni. A közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződésmódosításra a szerződéskötések rendjéről szóló utasítást kell alkalmazni azzal, hogy a szerződéshez mellékelni kell a szerződéskötő szervezet Kbt. szerinti feltételek fennállásra vonatkozó részletes indokolását és az azt alátámasztó dokumentumokat. A szerződés módosítását a közbeszerzési eljárások lebonyolításáért felelős szervezeti egységnek is előzetesen szignálnia kell. A jogszabályban előírt a szerződéskötéssel kapcsolatos hirdetmények, illetve adatok, a szerződés módosítással, illetve a szerződés teljesítésével kapcsolatos hirdetmények, illetve adatok közzétételét a Szerződés teljesítését figyelemmel kísérő, illetve a Szerződést kezelő szervezet köteles kezdeményezni a Lebonyolítónál, vagy a BLI-nél.. E) Jogorvoslat A Társasággal szemben indult, vagy a Társaság által indított jogorvoslati eljárásban a Társaság képviselőjét a Jogi Igazgatóság vezetője jelöli ki. Jogorvoslati eljárás esetén a Lebonyolító köteles az adott ügy összes iratát másolatban haladéktalanul, de legkésőbb a jogorvoslati kérelem kézhezvételétől számított 1 munkanapon belül, az üggyel kapcsolatos Forrásgazda együttműködésével megtett észrevételeit legkésőbb a jogorvoslati kérelem kézhezvételétől számított 3 munkanapon belül megküldeni a Jogi Igazgatóság, illetve a Társaság képviseletét ellátó személy részére. A közbeszerzési eljárás dokumentumainak a Közbeszerzési Döntőbizottság felé történő megküldéséért a Lebonyolító felelős. A Forrásgazda és a Lebonyolító a jogorvoslati eljárásban köteles együttműködni a Jogi Igazgatóság, illetve a Társaság adott ügyben eljáró képviselőjével. A Közbeszerzési Döntőbizottság döntésének megváltoztatása érdekében peres eljárás kezdeményezéséről a Jogi Igazgatóság, a Forrásgazda és a Lebonyolító véleményének ismeretében a DHL szerint hatáskörrel rendelkező dönt. A jogorvoslati eljárás jogerős befejezését követően a Jogi Igazgatóság illetve a Társaság képviseletét ellátó személy az ügy összes iratát visszaküldi a Lebonyolító részére. A Jogi Igazgatóság és Forrásgazda, a Lebonyolító, közösen elemzi a jogorvoslati eljárásban hozott határozatot, és a tapasztalatok alapján a Jogi Igazgatóság kezdeményezi az esetlegesen szükséges lépéseket. F) kbt. kivételi körébe tartozó szerződések A Kbt. szerinti kivételi körbe tartozó beszerzések esetén a szerződést közbeszerzési eljárás lefolytatása nélkül a) tárgyi kivétel esetén azzal a személlyel, vagy szervezettel/társasággal lehet megkötni, amellye(kke)l a legkedvezőbb feltételekkel köthető szerződés; b) alanyi kivétel esetén (így különösen a Kbt. 9. k) és a esetében) azokkal a szervezetekkel, amelyekkel szemben a kivételi kör alkalmazásának jogszabályi feltételei fennállnak, és amely az adott szerződés teljesítésére alkalmas, és mind stratégiai, mind gazdasági okokból indokolt vele kötni a szerződést. A DHL szerint döntéshozó dönt a kivétel alkalmazásáról, vagy a közbeszerzési eljárás lefolytatásáról, dokumentált módon. A Kbt. kivételi körébe tartozó szerződésekre a szerződéskötések rendjéről szóló utasítást kell alkalmazni. Amennyiben a közbeszerzés a társaság főtevékenységének (pályaműködtetés) folytatása és az azon kívüli tevékenységének folytatása céljából is szükséges, és nem állapítható meg, hogy a közbeszerzés elsősorban mely tevékenység ellátásához szükséges, a klasszikus eljárásra vonatkozó szabályokat kell alkalmazni, a közszolgáltatók eljárására vonatkozó különös eljárási szabályok, így a kivételi körök sem alkalmazhatóak. G) Csoport szintű beszerzés eltérő szabályai A MÁV csoport tagjai közös közbeszerzési eljárásokat is lefolytathatnak. Ezekben az esetekben a MÁV Zrt-t és a MÁV tulajdonú társaságokat ajánlatkérőként kell megjelölni. Ezt a körülményt (az eljáró szervezeti egység megnevezésének feltüntetésével) a közbeszerzések során vagy azzal összefüggésben keletkezett iratokon fel kell tüntetni. A közbeszerzési eljárás szabályainak betartása mellett a MÁV Zrt. a közbeszerzési eljárás lebonyolítójaként eljárhat a MÁV leányvállalatai beszerzései során. A megbízás lehet tartós és eseti. Ezen eljárásokban a MÁV Zrt. lebonyolítóként ellenkező megállapodás hiányában az ajánlatkérőre irányadó közbeszerzési előírások szerint köteles eljárni. Amennyiben a Társaság más ajánlatkérőkkel közösen, vagy más ajánlatkérők nevében, vagy más ajánlatkérők megbízásából folytat le közbeszerzési eljárást, úgy azok a Lebonyolító kérésére az Előkészítő és a Bírálóbizottságban szavazati joggal rendelkező tag útján részt vesznek, ha az ügyre vonatkozó megállapodásban rögzítették. Mind a közös, mind a más nevében lefolytatott közbeszerzési eljárások esetén ellenkező megállapodás hiányában értelemszerűen a MÁV Zrt. közbeszerzési

20 1736 A MÁV Zrt. Értesítője 27. szám szabályzatát kell alkalmazni. A közös közbeszerzési eljárások esetén előzetesen meg kell határozni a Bírálóbizottság összetételét, abból a szempontból, hogy a közös ajánlattevők hogyan és milyen arányban delegálhatnak tagokat, illetve a döntéseket ki jogosult meghozni. A más nevében lefolytatott lejárások esetén a leányvállalatoknak csatolniuk kell az arra vonatkozó nyilatkozatukat, hogy a közbeszerzés lebonyolítására a MÁV Zrt-vel megkötött szerződésük nem tartozik a Kbt. hatálya alá HIVATkOzÁsOk 5.1. Főbb vonatkozó jogszabályok - a közbeszerzésről szóló évi CVIII. tv - a vasúti közlekedésről szóló évi CLXXXIII. tv. - A gyógyszerek és orvostechnikai eszközök közbeszerzésének sajátos szabályairól szóló 16/2012. (II. 16.) Korm. rendelet - A közbeszerzési eljárásokban az alkalmasság és a kizáró okok igazolásának, valamint a közbeszerzési műszaki leírás meghatározásának módjáról szóló 310/2011. (XII. 23.) Korm. rendelet - Az építési beruházások közbeszerzésének részletes szabályairól szóló 306/2011. (XII. 23.) Korm. rendelet - A tervpályázati eljárások szabályairól szóló 305/2011. (XII. 23.) Korm. rendelet - A közszolgáltatók közbeszerzéseire vonatkozó sajátos közbeszerzési szabályokról szóló 289/2011. (XII. 22.) Korm. rendelet - A Közbeszerzési Döntőbizottság által kiszabható szankciókról és alkalmazásuk részletes szabályairól, valamint a Közbeszerzési Döntőbizottság eljárásáért fizetendő igazgatási szolgáltatási díjról szóló 288/2011. (XII. 22.) Korm. rendelet - 287/2011. (XII. 22.) Korm. rendelet Egyes közbeszerzési tárgyú kormányrendeletek módosításáról szóló - A minősített adatot, az ország alapvető biztonsági, nemzetbiztonsági érdekeit érintő vagy a különleges biztonsági intézkedést igénylő beszerzések sajátos szabályairól szóló 218/2011. (X. 19.) Korm. rendelet - A hivatalos közbeszerzési tanácsadói tevékenységről szóló 93/2011. (XII. 30.) NFM rendelet - A közbeszerzési és tervpályázati hirdetmények feladásának, ellenőrzésének és közzétételének szabályairól, a hirdetmények mintáiról és egyes tartalmi elemeiről, valamint az éves statisztikai összegezésről szóló 92/2011. (XII. 30.) NFM rendelet - A környezetkímélő és energiahatékony közúti járművek beszerzésének előmozdításáról szóló 48/2011. (III. 30.) Korm. rendelet - A közbeszerzések központi ellenőrzéséről és engedélyezéséről szóló 46/2011. (III. 25.) Korm. rendelet - Az építési beruházások közbeszerzési eljárás során készítendő dokumentációjának tartalmáról szóló 215/2010. (VII. 9.) Korm. rendelet - A közbeszerzési és tervpályázati hirdetmények, a bírálati összegezések és az éves statisztikai összegezések mintáiról szóló 14/2010. (X. 29.) NFM rendelet - A közbeszerzési eljárásokban elektronikusan gyakorolható eljárási cselekmények szabályairól, valamint az elektronikus árlejtés alkalmazásáról szóló 257/2007. (X. 4.) Korm. rendelet - A védett foglalkoztatók részére fenntartott közbeszerzések részletes szabályairól szóló 302/2006. (XII. 23.) Korm. rendelet - A közbeszerzési eljárásokhoz kapcsolódó, adózásra vonatkozó tájékoztatási kötelezettség teljesítésének eljárási szabályairól és díjazásról szóló 1/2006. (I. 13.) PM rendelet - A központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (V. 25.) Korm.rendelet - A közbeszerzési eljárásokhoz kapcsolódó a munkavállalók védelmére és a munkafeltételekre vonatkozó tájékoztatási kötelezettség eljárási szabályairól és díjazásáról szóló 1/2004. (I. 9.) FMM rendelet 5.2. Főbb kapcsolódó utasítások - MSZSZ, DHL - Előterjesztések rendjéről szóló 33/2011. EVIG sz. utasítás - A szerződések számviteli, pénzügyi és kontrolling felülvizsgálatának, valamint a szerződést biztosító jogintézmények, biztosítékok elfogadásának szabályairól szóló 4/2010. EVIG. sz. utasítás - Szerződéskötés rendjéről szóló 69/2010. EVIG. Sz. utasítás - 10/2008. VIG. sz. utasítás a MÁV Zrt. üzleti titok és belső használatra készült dokumentumainak védelmi szabályzatáról HATÁLybALÉPÉs, HATÁLyOn kívül HE- LyEzŐ REnDELkEzÉs Ez a szabályzat jóváhagyását követően, a MÁV Értesítőben történő megjelenése napján lép hatályba azzal, hogy a folyamatban lévő eljárásokban rendelkezései megfelelően alkalmazandók. A jelen szabályzat hatálybalépésével egyidejűleg a MÁV Zrt. Közbeszerzési Szabályzatáról szóló 32/2010. (MÁV Ért. 18.) EVIGutasítás hatályát veszti.