AZ ÜZLETI TERV ELKÉSZÍTÉSÉNEK MÓDSZERTANA - Esettanulmány Bevezetés A vállalkozások üzleti tervének elkészítése mindig nagyon bonyolult feladat, ráadásul igen nagy felelősség hárul arra a kontrollerre vagy tanácsadóra, aki ennek elkészítésében aktívan részt vesz. Egy üzleti terv felépítéséhez nem létezik one best way módszertan, mivel a tervezési szempontok kialakítása függ a vállalkozás méretétől, a tulajdonosok elvárásaitól és a végzett tevékenység jellegétől egyaránt. Esettanulmányunk készítésének a célja azonban egy szemléletmód kialakítása az olvasóban, ami segítségére lehet gazdálkodó szervezetek tervezési folyamatainak megértésében, annak tevékenységi körétől függetlenül. Vállalkozás bemutatása Az esettanulmányban egy magyarországi kerékpárgyártó üzem termelési és értékesítési adatai alapján fogjuk elkészíteni a vállalkozás üzleti tervét. A vállalat befejezetlen termelésének átlagos készültségi foka 80% és a termelés munkaidő felhasználása arányosan változik a készültségi fokkal. A cég menedzsmentje tervezi, hogy a jövőben új üzemet fog nyitni, aminek hatására meg kívánja növelni a termelés során elkészült alkatrészek mennyiségét. Az új üzemben szükségünk lesz egy termelőgépre is, amely előállítását a vállalkozás saját maga végzi. Az értékesítési osztály felmérései szerint a magyarországi kerékpár üzleti világban bevett szokás garanciális javítást vállalni a frissen értékesített termékekre, így ennek kötelezettségeivel számolnunk kell az üzleti terv elkészítése során. A vállalat ügyvezető igazgatójának döntése alapján a kerékpár gyártó üzem vállal helyszíni szerelést a meghibásodott kerékpárok javítására, továbbá a német anyavállalat kérésére bérmunkát is végez a budapesti üzemében.
A termelés tervezésének meetingjén véglegesítésre kerültek a félkész termékek, garanciális javítások, saját célú eszköz előállítások és nyújtott szolgáltatások célértékei, amelynek adatait a következő táblázat tartalmazza. Az üzleti terv elkészítésének lépései Egy üzleti terv elkészítése során figyelemmel kell lennünk arra, hogy a terv feleljen meg az alábbi követelményeknek Komplexitás o Tartalmazzon minden adatot, ami elkészítéséhez szükséges Konzisztencia o Legyen megvalósítható és ellentmondásoktól mentes Rugalmasság o Számoljon azzal, hogy egyes tényezők befolyásolhatják Realitás o Feleljen meg külső és belső feltételeknek A terv elkészítésének tehát első fázisa, hogy vizsgáljuk meg a rendelkezésre álló tervadatokat és azok információtartalmát. Komplexitás A tervezéshez használt tervadatok elemeit az elkészítendő tervek határozzák meg. A vállalkozások gyakorlatában jellemzően értékesítési tervekről, termelési tervekről, likviditási tervekről beszélhetünk, de ugyanakkor előfordulhatnak stratégiai vagy akár marketing tervek
is. Látható tehát, hogy a tervek típusainak száma végtelen, így nem létezik egységes terv struktúra amelynek kitöltésével már el is készült a kívánt terv. A terv összeállítása során tehát abból kellene kiindulnunk, hogy mi lenne az adott tervezési folyamat végcélja és mi lenne az az érték/állapot/mutató aminek leíró ismérveit a terv elkészítésével ténylegesen látni szeretnénk. Amennyiben ismeretes ez az érték/állapot/mutató akkor meg kell keresnünk ezen értékek befolyásoló tényezőit, hogy ténylegesen meg tudjuk tervezni annak végső értékét. Elsőre talán nehézkesnek tűnik a folyamat, de a gyakorlatban ez mégsem olyan nehéz. Tegyük fel, hogy például szeretnénk ismerni a vállalkozás következő évi munkaerő bérköltségeit. Ebben az esetben, ha komplex tervet szeretnénk elkészíteni, akkor meg kellene keresni azokat a tényezőket, amelyek meghatározzák a végleges érték (bérköltség) alakulását. Bérköltségek esetében az egyes költségokozók lehetnének a vállalatnál dolgozók létszám adatai, órabérük mértéke és az évben tervszerűen ledolgozott órák száma. A bérköltségek tervezése tehát akkor lenne konzisztens, ha ismernénk ezeket az adatokat és a köztük lévő kapcsolatot. Konzisztencia Egy terv csak akkor fogadható el, ha olyan célokat tartalmaz, amelyek megvalósítását a vállalkozás véghez is tudja vinni. Egy gazdasági tevékenység során számos szűkös erőforrással kell dolgoznunk, amelyek meghatározzák a termelés volumenét és összetételét. Szűkös erőforrás lehet minden olyan termelési tényező (munkaerő, alapanyag, tőke, stb..) egy vállalkozás számára, amely nem áll korlátlanul rendelkezésre. A szűkös erőforrásokat tehát vagy fel kell oldanunk vagy pedig számolnunk kell velük. Rugalmasság Egy terv akkor tekinthető rugalmasnak, ha figyelembe veszi a külső és belső tényezők változékonyságát. A terv készítése során a tanácsadók egy olyan kedvező állapot elérésének útját térképezik le, azonban biztosra vehető, hogy a terv és a tény adatok el fognak egymástól térni, aminek oka a jövő ismeretének hiánya. A kockázatok mérséklésére és a tervek hatékonyságának javítására célszerű tehát több variációt (amennyit csak lehet) kidolgozni, a szükséges erőforrásokból tartalékokat képezni. Realitás Az üzleti terv készítésekor fontos, hogy reális és elérhető célokat fogalmazzunk meg. Ennek meghatározása elsődlegesen a szűkös erőforrásokra támaszkodik, de szoros kapcsolatban lehet akár külső piaci folyamatokkal vagy belső operatív mechanizmusokkal. Példának okáért, ha mi egy induló kerékpárgyártó vállalkozás vagyunk, akkor semmiképpen se számoljunk azzal, hogy az első évben már 30%os osztalékot tudunk fizetni tulajdonosainknak az üzletrészük névértéke után.
AZ ESETTANULMÁNY MEGOLDÁSA Első lépésként célszerű megvizsgálni, hogy a jelenlegi termelési tényezőink segítségével képesek vagyunk-e legyártani a cég menedzsmentje által tervezett termékek mennyiségét. Itt figyelemmel kell lennünk arra, hogy a vállalkozás rendelkezik egy értékesítési lehetőséggel és egy már visszaigazolt megrendelés állománnyal. Az értékesítési lehetősé egy olyan termelési (és értékesítési) volumen, amelyet a vállalkozás az adott piacon maximálisan el tud érni, a visszaigazolt megrendelések állománya pedig egy olyan termékmix, amelyet a vállalkozás már biztosan el fog tudni adni. Abban az esetben, ha a vállalkozás a pozitív fedezetű összeggel rendelkező tételeket értékesít, akkor egyértelműen célunk minél többet eladni, tehát kísérletet kellene tennünk az értékesítési lehetőségeink teljes kihasználására. Meg kell tehát néznünk, hogy rendelkezünk-e bármilyen szűk erőforrással, ami akadályozná a teljes piaci igény kielégítését. A teljes piaci igény kielégítésekor fontos azonban figyelembe vennünk azokat a termelési kötelezettségeinket is, amelyeket mindenképpen teljesítetnünk kell. Ilyen kötelezettségek közé tartoznak a már visszaigazolt megrendelések, a garanciális javítások, a saját célra gyártott termelő eszközök, a saját célra felhalmozni kívánt raktárkészlet (félkész termék, befejezetlen termelés, késztermék, alapanyag). Termék Termelésével kapcsolatos tényezők vizsgálata A termék termelésével kapcsolatos erőforrás meghatározása során célszerű a saját termelésű készleteket (késztermék, befejezetlen termelés, félkész termék) együttesen vizsgálni abban az esetben, ha ugyanabban a mértékegységben határozzuk meg értéküket. Láthatjuk, hogy ebben az esetben a vállalkozás menedzsmentje természetes mértékegységben a befejezetlen termelést és a késztermékeket határozta meg, míg a félkész termékek értékét értékben. A mi esetünkben ezért a befejezetlen termelést és a készterméket fogjuk közösen vizsgálni. A kalkuláció során szükségünk lesz a fajlagos erőforrásigényekre (munkaóra, anyagszükséglet) és az erőforrások felhasználások tényleges mennyiségére. Késztermék esetében ez az értékesítési lehetőségek mennyiségi értéke, a befejezetlen termelés esetében pedig a záró és a nyitó mennyiségi értékek közötti állományváltozás nagysága lesz.
A fajlagos munkaerő ráfordítások és a fajlagos anyagfelhasználások értékeit megszoroztuk a tervezett termelés mennyiségével (Értékesítési Maximum) és a Befejezetlen termelés állományváltozás mennyiségével. Így megkaptuk az egyes termékek erőforrás szükségletét. A befejezetlen termelés számolása esetén azonban ne felejtsük el korrigálni az értékeket az átlagos készültségi fok nagyságával. Termelés erőforrás szükségletének meghatározása ( ) 96.601 nó ( ) ( ) * 2,25 K y ( 4 db db * ) * ( ) 4 ( ) * 5 59.600 kg K y ( 4 db db * ) * 6 4 Termék termelésétől független tényezők vizsgálata A termék termelésétől független tételek vizsgálata során figyelnünk kell arra, hogy mely tételeket ismerünk értékben és mely tételeket természetes mértékegységben. Az ilyen típusú tételek tervezése során legtöbb esetben értékekkel fogunk dolgozni.
Pótalkatrész erőforrás szükségletének meghatározása ( ) ( ) ( ) 4 Félkész termék készletváltozásának meghatározása ( ) ( ) 4 4 Saját gyártóeszköz előállításához szükséges erőforrás Ennek értékét ismertük a példában. A gyakorlati életben ilyenkor a vállalkozás felméri, hogy az adott eszköz (például termelőgép) előállításához mekkora erőforrásra és mekkora munkaidőre lenne szükség. Garanciális alkatrészgyártáshoz szükséges erőforrások ( ) ( ) 4 4 Helyszíni szerelés ( ) ( ) 4 4
Bérmunka ( ) ( ) 4 Összes kötelezettség erőforrás szükségleteinek áttekintése Láthatjuk, hogy a termelési terv készítése során számolnunk kell egy szűkös erőforrással, ez pedig a rendelkezésünkre álló munkaóra. Jelen esettanulmányban a kapacitásaink nem bővíthetőek, tehát ezzel a szűkös erőforrással kénytelenek vagyunk együtt élni és hozzáigazítani a termelési programot. Összefoglalva tehát a termelést úgy kell megterveznünk, hogy a lehető legjövedelmezőbb módon használjuk fel a szűkös erőforrásainkat. Ennek eszköze a jövedelmezőségi rangsor, amelyet a következő fejezetben fogunk elkészíteni. Jövedelmezőségi rangsor A Jövedelmezőségi rangsor készítése során egy fajlagos fedezeti összeg számítást kell összeállítanunk, amely alapján megkapjuk, hogy mely termék bír a legmagasabb fedezeti összeggel. Megfigyelhető, hogy Kerékpár termékből külön kiemeltem egy export és egy belföld terméket. Az export és importértékesítést egy jövedelmezőségi rangsorban külön kezelni, mivel az eladási ár módosul az eltérő devizában történő értékesítés miatt.
A fenti táblázatból jól látható, hogy fedezeti összeg megállapítása önmagában nem elegendő egy termelési program összeállításához, mivel a célunk a szűkös erőforrás (munkaerő) leghatékonyabb felhasználása. Látható, hogy a belföldre eladott Kerékpár fajlagos fedezete 16.500 Ft, míg a Kormány fajlagos fedezete 6.800 Ft. Egy kerékpár eladása tehát lényegesen jobb döntés lenne, azonban figyelembe kell vennünk, hogy egy kormány előállítása jóval kevesebb időt vesz igénybe. Megtörténhet tehát az, hogy ha a kerékpár előállításának idejét kormányok előállítására fordítanám, akkor jobb eredményt érnék el. Ennek a torzító tényezőnek a kiszűrése érdekében a fedezeti összegeket korrigálnunk kell a fajlagos munkaerő felhasználási mutató értékével és így megkapjuk az egységnyi normaórára jutó fedezet értékét. Megvizsgálva a korrigált fajlagos fedezetek összegét már lényegesen más kép alakul ki bennünk és észrevehetjük, hogy igazából kormányt jobban megéri gyártani és értékesíteni, mint kerékpárokat belföldre. A jövedelmezőségi rangsort tehát ennek ismeretében kell megalkotnunk haladva a legjövedelmezőbb irányából a legkevésbé jövedelmezőbb termékek irányába. Gazdaságos termékösszetétel A gazdaságos termékösszetétel kialakítása során meg kell vizsgálnunk, hogy milyen kötelező erőforrás felhasználásaink vannak, milyen visszaigazolt megrendeléseink és csak a kötelezettségeink legyártása után használhatjuk fel a maradék erőforrásainkat további termékek előállítására. Vizsgáljuk tehát meg az értékesítési minimum (Visszaigazolt megrendelések) termelési programját és a kötelezően elvégzendő feladatok erőforrás felhasználásait.
A fenti táblázatból jól látható tehát, hogy 90.000 nó munkaerő kapacitásunkból 74.291 nó került felhasználásra. A további termelésre így a megmaradt 15.709 nó (90.000 nó 74.291 nó) használható fel. A felhasználás során pedig akkor haladjunk a jövedelmezőségi rangsor alapján, amely szerint a Kerékpárok (EXP) termékekkel kell kezdenünk a megmaradt kapacitások felosztását. Kapacitások felosztása A kapacitások felosztása során addig megyünk, ameddig el nem fogynak a rendelkezésre álló erőforrásaink. Fontos figyelemmel kísérni viszont azt, hogy a termékekből már visszaigazolt megrendelésként egy jelentősebb mennyiséget elkészítettünk, így ezeket már újra legyártanunk nem kell. Ennek köszönhetően az exportált Kerékpár értékesítési maximuma ugyan 6.500 db, ebből már 2.500 db legyártását figyelembe vettük a kötelezettségek között és így már csak 4.000db gyártható (és adható) el ebből a termékből. Optimális termékösszetétel
ÜZLETI TERV ÖSSZEÁLLÍTÁSA Amennyiben rendelkezésünkre állnak a termeléssel és értékesítéssel kapcsolatos információk, akkor elkészíthetjük a vállalkozás értékesítési és termelési tervét. Az esettanulmány eddigi megoldása során már elkészítettük e tervekhez szükséges adatokat, így el is végezhetjük a tervek összeállítását. Értékesítési Terv Összeállítása
Termelési terv összeállítása