DOMBÓVÁR VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATALA ME-04 BELSŐ AUDIT Átdolgozta és aktualizálta:... Tigerné Schuller Piroska minőségirányítási vezető Jóváhagyta és a bevezetést elrendelte:... Dr. Gábor Ferenc Jegyző A szabályozás Dombóvár Város Polgármesteri Hivatalának dokumentuma. Továbbadása, sokszorosítása írásos engedély nélkül nem megengedett, a benne szereplő információkat csak a minőségirányítási rendszer működéséhez lehet felhasználni! A szabályozás kinyomtatott formátumú változata csak akkor használható, ha annak hatálybalépési dátuma megegyezik az elektronikus dokumentumtárban tárolt törzspéldányéval! Belső audit/2 1/6
VÁLTOZTATÁSOK Sorsz. Kiadás száma és dátuma Változtatás rövid, címszavas meghatározása 1. 2004. 09. 01. 2010. májusig érvényes változat 2. 2010. 05. 17. Felsővezetői változások. MK és Eljárások új formai kiadása. Tartalmi változás nem történt. Belső audit/2 2/6
1. AZ ELJÁRÁS CÉLJA Az eljárás célja szabályozni Dombóvár Város Polgármesteri Hivatala (a továbbiakban PH) minőségirányítási rendszerének felülvizsgálatát, ellenőrizni az elfogadott eljárások szerinti működését, biztosítani a kezdeményezett helyesbítő tevékenységek végrehajtásának ellenőrzését annak érdekében, hogy az eljárás megfeleljen az ISO 9001:2008 szabvány és a PH Minőségirányítási Kézikönyve előírásainak. 2. AZ ELJÁRÁS ÉRVÉNYESSÉGI TERÜLETE Az eljárás vonatkozik a PH vezetőire és mindazon munkatársaira, akik a belső audittal kapcsolatban érintettek. 3. A FELELŐSSÉGEK MEGHATÁROZÁSA Az eljárás dokumentációjával kapcsolatban a felelősségek megoszlása a következő: az eljárás készítéséért, a minőségirányítási rendszerbe való beépítéséért minőségirányítási vezető; az eljárás ellenőrzéséért és jóváhagyásáért: jegyző. 4. FOGALMAK MEGHATÁROZÁSA A minőségirányítás tárgykörébe tartozó kifejezések, meghatározások megfelelnek az ISO 19011:2002 szabványban foglaltaknak és értelmezésük is azonos ezekkel. Audit: Auditbizonyítékok nyerésére és ezek objektív kiértékelésére irányuló módszeres, független és dokumentált folyamat annak meghatározására, hogy az auditkritériumok milyen mértékben teljesülnek. Belső audit: Első fél által végzett audit -nak is nevezik, ezt maga a szervezet végzi, vagy az ő megbízásából végzik belső célokra. Külső audit: Általában második, vagy harmadik fél által végzett audit -nak nevezik. A második fél által végzett auditokat olyan felek hajtják végre, amelyek érdekeltek a szervezetben. Harmadik fél által végzett auditokat külső, független szervezetek hajtanak végre. Az ilyen szervezetek tanúsítványt adnak, vagy bejegyzést, regisztrálást vezetnek valamely szabványnak való megfelelésről. Belső audit/2 3/6
Auditprogram: Egy meghatározott időtartamra tervezett, meghatározott célra irányuló egy, vagy több audit. Auditkritériumok: Összehasonlítási alapként használt előirányzatok, eljárások, vagy követelmények összessége. Auditbizonyíték: Az auditkritériumokra vonatkozó igazolható feljegyzések, ténymegállapítások, vagy egyéb információ. Az audit megállapításai: Az összegyűjtött auditbizonyítékok és az auditkritériumok összehasonlító kiértékelésének eredménye. Auditor: Az a személy, aki felkészültséggel rendelkezik audit végzésére. Belső auditor: Az a személy, aki felkészültséggel rendelkezik audit végzésére és tevékenységét a szervezeten belül látja el. 5. AZ ELJÁRÁS LEÍRÁSA A felülvizsgálat végzését a minőségirányítási rendszerekre vonatkozó szabványok, irányelvek, a PH Minőségirányítási Kézikönyvének vonatkozó fejezete, valamint jelen eljárás előírásai alapján kell lefolytatni. A felülvizsgálat végrehajtásának alapvető módszere, hogy a Működési és Minőségirányítási Kézikönyv (MK) és a Minőségirányítási Eljárások (ME) által megfogalmazott követelményeket az auditor összehasonlítja a valós helyzettel, és az eltéréseket feljegyzi. 5.1 A belső felülvizsgálatok rendszere 5.1.1 A minőségirányítási rendszer felülvizsgálatának tervezése A PH minőségirányítási vezetője elkészíti a belső felülvizsgálati programot, amely részét képezi az éves ellenőrzési tervnek. Az adott év minőségirányítási felülvizsgálatának terve a következőket tartalmazza: az ellenőrzés formája, módja (tárgya), az ellenőrzés végzője (vezetője), az ellenőrzés végrehajtásába bevont személyek, az ellenőrzés tervezett időpontja. Belső audit/2 4/6
A minőségirányítási felülvizsgálat tervében minden folyamat felülvizsgálatára évente legalább egyszer sor kerül. A folyamatokra a felülvizsgálatok gyakoriságát a jegyző és minőségirányítási vezető az előző időszak problémái, tapasztalatai alapján határozza meg. A belső auditot az adott szakterülethez értő, de attól független - a minőségirányítási vezető által auditra felkészített - szakember(ek) végezi(k) el. 5.1.2 A felülvizsgálat elrendelése A felülvizsgálat végrehajtására az adott területet legjobban ismerő, de attól független személyt a minőségirányítási vezető bízza meg az F-10 Belső auditterv / auditor kijelölése adatlapon. Az F-11 Éves belső auditprogram elkészítéséért a minőségirányítási vezető, jóváhagyásáért a jegyző a felelős. Az F-12 Nem megfelelőségi jelentés vezetéséért a minőségirányítási vezető és a belső auditor(ok) a felelősek. 5.2 Felülvizsgálatok előkészítése és végrehajtása 5.2.1 Tevékenységek a felülvizsgálat megkezdése előtt A minőségirányítási vezető feladatai: szükség esetén külső szakértők felkérése, auditálási időpontok egyeztetése, értesítések kiadása a felülvizsgálandó területek felé, belső auditorok kijelölése. A felülvizsgáló (auditor) feladatai: a vizsgált területek és kapcsolódó folyamatok dokumentációjának áttekintése, írásos terv (emlékeztető jegyzék) készítése a felülvizsgálat folyamatára vonatkozóan (a minőségirányítási vezető elrendelésére készülhet az F-14 Minőségirányítási rendszer felülvizsgálati emlékeztető jegyzék adatlapon), a korábbi felülvizsgálatok eredményeinek áttekintése a helyesbítő intézkedések alapján. 5.2.2 Tevékenységek a felülvizsgálat végrehajtása során A felülvizsgáló (auditor) tennivalói: a felülvizsgálat során a hibák, hiányosságok, eltérések feltárása, a teendők megfogalmazása, jegyzőkönyv készítése a felülvizsgálat eredményéről. A minőségirányítási vezető feladatai: a felülvizsgálat során a hibák, hiányosságok, eltérések feltárása, a teendők megfogalmazása. 5.2.3 Tevékenységek a felülvizsgálatot követően Belső audit/2 5/6
A jegyző tennivalói: a felülvizsgálati jegyzőkönyv ellenőrzése és aláírása, írásban való intézkedés a végrehajtandó helyesbítő tevékenységekre vonatkozóan, a feltárt hiányosság összetettségétől függően készíthető helyesbítő intézkedési terv is (F-15), intézkedés a felülvizsgálati jegyzőkönyv archiválására és a belső felülvizsgálatok nyilvántartására, dokumentálására vonatkozóan. A minőségirányítási vezető feladatai: a felülvizsgálati jegyzőkönyv ellenőrzése és aláírása, majd archiválása, a helyesbítő tevékenységre vonatkozó vezetői előírások ismertetése az érintettekkel. 5.3 Utóellenőrző felülvizsgálatok Ha a belső felülvizsgálat során hiányosság merül fel, akkor a helyesbítő tevékenységek végrehajtásának ellenőrzésére ellenőrző felülvizsgálatot kell végezni. Az ellenőrzést a jegyzőkönyvben megjelölt határidőt követő egy hónapon belül, az érintett terület felelősével egyeztetett időpontban, szükség esetén belső auditor bevonásával végzi a jegyző és a minőségirányítási vezető. Amennyiben az utóellenőrzés megállapítása szerint a helyesbítő tevékenységet nem megfelelő módon végezték el, vagy nem hozta meg a kívánt eredményt, akkor a jegyző és a minőségirányítási vezető helyesbítő intézkedési tervet készít (F-15). Kapcsolódó formátumok F-10 Belső auditprogram auditor kijelölése F-11 Éves belső auditterv F-12 Nem megfelelőségi jelentés F-13 Minőségirányítási rendszer felülvizsgálati emlékeztető jegyzék F-14 Nem megfelelőségi jegyzőkönyv F-15 Helyesbítő intézkedési terv Belső audit/2 6/6