Kívül tágasabb és a Flextronics Magyarországnál Interjú Papp Péterrel, a Flextronics humánerôforrás vezetôjével (esettanulmány) Ügyfél: Flextronics Magyarország Iparág: Gyártás (elektronika) Megoldási terület: bérszámfejtési outsourcing, HR informatikai támogatása integrált megoldás keretében NEXON megoldás: nexonsource, nexonhr Esettanulmány készítés idôpontja: 2005. január 20. NEXON 1138 Budapest Váci út 186. telefon: (06 1) 465 51 00 e-mail: nexon@nexon.hu www.nexon.hu
Kívül tágasabb Kihelyezett bérszámfejtés a Flextronics Magyarországnál Interjú Papp Péterrel, a Flextronics humánerôforrás vezetôjével A Flextronics világszerte mintegy 100 000 dolgozójával elektronikai tervezési, gyártási és logisztikai szolgáltatásokat biztosít a világ legnagyobb multinacionális cégei számára. A vállalat e tevékenységének jelentôs részét négy magyarországi üzemében, több mint tízezer munkavállaló foglalkoztatása révén végzi. A vállalat stratégiai döntését követôen 2000 nyarán írták ki azt a szolgáltatási tendert, amelynek nyerteseként 2001. január 1-tôl a Flextronics magyarországi munkavállalóinak bérszámfejtését outsourcing szolgáltatás keretében a NEXON végzi. A projekt felelôse Papp Péter, a Flextronics humánerôforrás vezetôje. - A Flextronics saját tevékenységét outsourcing-ként, magyarul kiszervezésként is jellemezhetnénk. Önöknek, mint szolgáltatónak, vajon egyértelmû volt-e a választás, hogy saját maguk is hasonló szolgáltatást vegyenek igénybe? Papp Péter: - A cég stratégiai döntése, hogy minden olyan tevékenységet, ami nem tartozik szorosan a saját profilunkba, lehetôleg ki kell helyezni. Mi is azt várjuk az outsourcing-tól, amit a saját ügyfeleinknek nyújtunk: az erôforrások és a költségek csökkentésével a versenyképesség és a profit javulását. A szolgáltató kiválasztása és a szolgáltatói szerzôdés megkötése azonban mintegy féléves vizsgálódás és tárgyalás-sorozat eredménye volt. - Milyen szempontokat vettek figyelembe, amikor választottak a szolgáltatók közül, és miért pont a NEXON-nal írták alá a szerzôdést? minden olyan tevékenységet, ami nem tartozik szorosan a saját profilunkba, lehetôleg ki kell helyezni. P. P.: - A pályázóknak számos igen szigorú feltételnek kellett megfelelniük, így a meghívásos tender 8 indulója közül mindössze 3 cég maradt fenn rostánkon. Ezen a ponton vontuk be egy nemzetközi ta- Vezetôi összefoglaló A Flextronics Magyarország egy stratégiai döntést követôen 2000 nyarán írta ki a bérszámfejtés kihelyezésére vonatkozó tendert. A 8 induló közül egy többlépcsôs, nemzetközi tanácsadó céget is bevonó kiválasztási procedúrát követôen a NEXON nyert. A bérszámfejtési outsourcing sikeres bevezetését követôen immár 5. éve számfejtik a mintegy 10 000 dolgozó bérét a nexonsource szolgáltatás keretében. 2002-ben a Flextronics a nexonhr humáninformatikai rendszerére is bérleti szerzôdést kötött. A két megoldás integrációját követôen jelentôsen csökkent a papírmunka. A Flextronics tapasztalatai szerint az outsourcing nem csak költséghatékonyabb megoldást jelent, de hosszú távú stratégiai elônyökkel is jár. www.nexon.hu 2
a Flextronics gyárak találhatók, külön irodát nyit, hogy az ügyfélszolgálatot helyben tudja ellátni. Ez egyébként alapvetô elvárásunk volt a tender nyertesétôl. - Ha már itt tartunk, felmerül egy kérdés, ami az outsourcing egyik legkényesebb pontja szokott lenni. Mi történt azokkal a munkatársaikkal, akik eddig a bérügyvitelt vitték? Flextronics International, Nyíregyháza nácsadó cég szakértôit, hogy alapos átvilágítás alá vessék ezeket a versenyzôket. Nemcsak a szolgáltatások színvonalát és árát hasonlították össze, hanem vizsgálták az ajánlatban szereplô szoftverek funkcionalitását, a háttérben húzódó infrastruktúrát, a leendô szolgáltatók erôforrásait, és hogy az egyes cégek milyen garanciát vállalnak tevékenységükért. Ebbôl az átfogó átvilágításból került ki a NEXON gyôztesként. - De mégis mi volt az a plusz, ami feléjük billentette a mérleg nyelvét? P. P.: - A NEXON saját fejlesztésû bérügyviteli rendszerrel rendelkezik, ami biztosíték volt számunkra, hogy nemcsak a jelenlegi, hanem a jövôbeni igényeinket is ki fogja elégíteni nexonsource szolgáltatása keretében. Ráadásul a NEXON a kiválasztáskor már több mint tízéves piaci tapasztalattal rendelkezett, illetve már számos cégnek nyújtott hasonló szolgáltatást. A cég munkatársainak képzettsége, évtizedes ügyfélszolgálati tapasztalata, a magyar sajátosságokra edzett ügyviteli szaktudása szintén olyan érveket jelentettek, melyek sokat számítanak. Ezenkívül a NEXON rugalmasan állt a kérdéshez: vállalta, hogy mind a négy városban, ahol A HR és a bérszámfejtés között létrejövô elektronikus kapcsolatnak köszönhetôen a papír alapú adminisztráció egy jelentôs részét sikerült megszüntetnünk. P. P.: - Valamennyi munkatársunkat átvette a NEXON. Persze ez nem ment ennyire egyszerûen. A döntés elôször komoly ellenállást váltott ki az érintett dolgozókból, de azóta mindenki megtalálta a helyét. - És hogyan zajlott a bevezetés, zökkenômentes volt-e az átállás? P. P.: - 2001. januárjában tulajdonképpen egy hónap alatt lezajlott az adatok áttöltése, a migráció. Erre bizony mindkét félnek sok éjszakája ment rá, de február 10-én már rendben zajlott a bérfizetés. - 2005-ben immár negyedik éve szolgáltat Önöknek a NEXON. Hogyan értékelné az elmúlt négy évet? Elégedett? P. P.: - Alapvetôen elégedett vagyok a nexonsource szolgáltatással. Minimális hiba fordult elô, de ezek ilyen nagy adatmennyiségnél és ilyen hosszú idôtávban óhatatlanul bekövetkeznek. Minden hónapban több mint 10 000 alkalmazottunk bérét kell számfejteni, illetve folyamatosan adminisztrálni kell a ki- és belépô dolgozókat. Ezenkívül még az év végi adóösszesítéseket, bevallásokat is a NEXON készíti el. Annak érdekében, hogy ne csak a puszta adminisztráció szintjén merüljön ki a két cég közötti kapcsolat, folyamatosan törekszünk az élô, partneri viszony kialakítására és ápolására. Negyedévente értékelô megbeszélést tartunk, hiszen mindannyiunk alapvetô érdeke, hogy a hibákat korrigáljuk. www.nexon.hu 3
Ez a négy év egyébként önmagában is bizonyíték arra, hogy jól döntöttünk. Elégedettségünket és a NEXON iránti bizalmunkat az is jelzi, hogy 2002-ben kibôvítettük megállapodásunkat, és a nexonhr humánerôforrás rendszerre is bérleti szerzôdést kötöttünk. Ez a rendszer hatékonyan kezeli a humánerôforrásokkal kapcsolatos feladatokat és ezek adminisztrációját. - A bérszámfejtés és a HR sok tekintetben összefügg, ami integrált megoldásokat feltételez. Gondolom Önök is ebbe az irányba indultak el, már csak a papírmunka csökkentése érdekében is P. P.: - Már a tender kiírásakor és a szolgáltatási szerzôdés aláírásakor is fontos volt számunkra, hogy a rendszereink között létrejöjjön a megfelelô adatkapcsolat. Elsô körben az volt a célunk, hogy a HR és a bérszámfejtés között megszülessen az adatáramlás, melyre a szolgáltatás második évében a nexonhr program lízingelését követôen született meg a kompromisszummentes megoldás. Ez komoly mérföldkô volt rendszereink összehangolásában, és még hatékonyabbá tette munkánkat. A HR és a bérszámfejtés között létrejövô elektronikus kapcsolatnak köszönhetôen a papír alapú adminisztráció egy jelentôs részét sikerült megszüntetnünk. Ha például a Flextronicsnál egy nagyobb létszámfelvétel történik, a nexonhr-t ennek megfelelôen új információkkal töltjük fel. Egy éves bérváltozáskor szintén rengeteg módosítást kell végrehajtani. Ezek az adatváltozások viszont már nem papír, hanem elektronikus formában kerülnek át a bérszámfejtô rendszerbe. A következô lépésben minden telephelyünkön szeretnénk megteremteni a bérszámfejtés, a HR és a beléptetô-, illetve munkaidô-nyilvántartó rendszer alkotta hármas között a valós idejû, online kapcsolatot. Terveik szerint ezt idén, 2005-ben hajtjuk végre, és ekkor azt mondhatjuk, hogy egy teljes, integrált rendszert tudunk mûködtetni a NEXON-nal közösen. Számunkra az outsourcing nem csak költséghatékonyabb megoldást jelent, de hosszú távú stratégiai elônyökkel is jár. - Önök az outsourcing területén már nemcsak szolgáltatóként, hanem szolgáltatást igénybe vevôként is tapasztalt cégnek tekinthetôk. Milyen tanácsot adna azoknak a vállalatvezetôknek, akik most fontolgatják az erôforrás kihelyezést? P. P.: - Ha a költségeket mérlegelik, a kihelyezés teljes vertikumát, illetve hatását vegyék figyelembe. A szoftver, hardver, üzemeltetés, emberi erôforrások mellett gondoljanak az eddigi késedelmekre, hibákra és büntetésekre, melyekért ezentúl a szolgáltatónak kell erkölcsi és anyagi felelôsséget vállalnia. Számoljanak azzal az elônnyel is, hogy az outsourcing esetében csak a tényleges szolgáltatásért kell fizetni, így még változó munkavállalói létszám esetén is pontosan tervezhetôek a bérügyviteli költségek. Ezen kívül el kell dönteniük, hogy erôforrásaikat milyen mértékben kívánják saját alaptevékenységükre koncentrálni. Mi a kiszervezésnek köszönhetôen nagyon komoly energiákat tudtunk átirányítani olyan egyéb személyügyi tevékenységre, melyeket stratégiailag fontosabbnak tartunk a bérszámfejtésnél. Így számunkra az outsourcing nemcsak költséghatékonyabb megoldást jelent, de hosszú távú stratégiai elônyökkel is jár. www.nexon.hu 4
NEXON Magyarország vezetô humánügyviteli szolgáltatója A NEXON 1989-ben három fôvel alakult, és együtt fejlôdött a rendszerváltó Magyarországgal mára a hazai humáninformatikai megoldások piacvezetô szolgáltatója. A több mint 150 fôt foglalkoztató cég 2004-es nettó árbevétele meghaladta az 1,6 milliárd forintot. Legfontosabb terméke a teljes körû bérügyviteli szolgáltatást nyújtó nexonbér (korábban BERENC), amely a folyamatos fejlesztésnek és az évi 10-15 frissítésnek köszönhetôen a magyarországi szabályozásnak mindig megfelelô, megbízható és naprakész. További termékei a humán tôke sikeres alkalmazását biztosító nexonhr humánerôforrás-gazdálkodási rendszer, valamint a nexontime beléptetô és munkaidô-nyilvántartó rendszer. Ezen kívül a cég nexonsource márkanév alatt teljes körû bérszámfejtés-outsourcing szolgáltatást is nyújt. A NEXON 1996 óta rendelkezik ISO 9001 minôsítéssel, 2002-ben pedig a szoftver termékek kategóriában elsôként megkapta a legmagasabb szakmai felkészültséget elismerô Microsoft Gold Certified Partner címet. A NEXON ma tíz magyarországi telephelyén 2400 ügyfél és több mint 1 millió munkavállaló igényeit szolgálja ki. outsourcing szolgáltatás humánerôforrás gazdálkodási rendszer A feladat-kihelyezés outsourcing a modern vállalat-vezetés fontos eszköze. Azok a vállalatok veszik igénybe, melyek saját mûködési területükre koncentrálnak, ezért mûködésük hátterét csúcsminôségben és költséghatékonyan kívánják megteremteni. A nexonsource, azaz a kihelyezett bérügyviteli szolgáltatás lényege, hogy a NEXON partnereinek bérszámfejtéssel kapcsolatos összes feladatát átvállalja, és biztosítja a bérügyviteli tevékenység hosszú távú ellátásához szükséges valamennyi feltételt, azaz a kiválóan képzett szakembereket, a számítógépeket és a saját fejlesztésû bérszámfejtô programot, valamint a kellékeket, a papírt, a postadíjakat, az irodahelyiséget. Így a bérszámfejtés kihelyezésével a megbízók költséget, eszközt, munkaerôt takaríthatnak meg, a jó teljesítésért pedig a NEXON vállalja az erkölcsi és az anyagi felelôsséget. A valós mûködés során a NEXON által feldolgozott bérügyviteli adatok számítógépes kapcsolaton keresztül azonnal az ügyfelek HR, illetve vállaltirányítási rendszerébe épülnek, így állandóan ellenôrizhetôk, elemezhetôk. A NEXON budapesti és vidéki irodáinak munkatársai szoros kapcsolatot tartanak az ügyfelekkel, igény szerint személyes konzultációt, helyszíni ügyeletet adnak. A nexonsource szolgáltatás messze túlmutat a bérszámfejtés hagyományos keretein, a NEXON saját programfejlesztôi gárdával, a legkorszerûbb informatikai háttérrel rendelkezik. A hatékony és stabil mûködést a legszigorúbb biztonsági elôírások betartása és a 15 éves bérügyviteli tapasztalat garantálja. A szolgáltatás népszerûségét mutatja, hogy 2005-ben már több mint 60 ezer magyar munkavállaló bérét számfejtette így a NEXON. A nexonhr kifinomult eszköz a tudatos munkaerô-gazdálkodásban. Segít megalapozott döntéseket hozni a céggel kapcsolatban álló minden személyre vonatkozóan, legyen az alkalmazott vagy pályázó, és hozzájárul ahhoz, hogy a vállalatok humán tôkéjüket a legsikeresebben kamatoztathassák. A nexonhr egyesíti a világcégek gyakorlati tapasztalatát a hazai sajátosságokkal. A fejlesztés alapja az Európa számos országában piacvezetô Best!HR, világszerte több mint 40 000 referenciával. A rendszer megfelel a hazai jogszabályoknak és igényeknek, valamint integrálható a NEXON bérügyviteli és munkaidô nyilvántartási rendszereihez. A NEXON munkatársai a bevezetési folyamatot testreszabott implementációs tanácsadással támogatják. A rendszer moduljai: toborzás, személyzeti nyilvántartás, képzés és fejlesztés, választott dátumhoz tartozó szervezeti felépítés áttekintése és szervezeti felépítés tervezés, karrier- és utódlástervezés. NEXON 1138 Budapest, Váci út 186. telefon: (06 1) 465 51 00 e-mail: nexon@nexon.hu www.nexon.hu www.nexon.hu 5