II./D. A KÖLTSÉGVETÉS KÉSZÍTÉSÉNEK ÉS ELFOGADÁSÁNAK FOLYAMATA
TARTALOMJEGYZÉK 1. Elemző rész 1.1 Célok meghatározása 1.2 Helyzetelemzés 1.3 Következtetések 2. Tanácsadó rész 2.1. Stratégiai tanácsok 2.2 Taktikai tanácsok 2.3 Informatikai megoldások
1. Elemző rész 1.1 Célok meghatározása
1.1 A CÉLOK MEGHATÁROZÁSA A dokumentum elkészítésének céljai: 1. Bemutatni a költségvetés-készítés működését 2. Bemutatni a költségvetés készítése során használt módszereket 3. Ismertetni a költségvetés elfogadásának intézményi, személyi, jogszabályi és egyéb feltételeit 4. A költségvetés-készítés erősségeinek és gyengeségeinek bemutatása 5. A költségvetés összeállítása során felmerülő veszélyek ismertetése
1. Elemző rész 1.2 Helyzetelemzés
1.2 HELYZETELEMZÉS A költségvetés-tervezési folyamat az elérhető dokumentumok szerint meghatározott. Ezt igazolja a tervezéshez kötődő ellenőrzési nyomvonal, a munkafolyamatot, felelősséget, hatásköröket kijelölő SZMSZ, az ügyrend. A belső szabályzatok megfelelnek az Áht., Ámr., Ötv. vonatkozó előírásainak. A költségvetés-készítés és a költségvetési gazdálkodás kiemelt fontosságú szervezeti egysége a gazdálkodási csoport, vezetője a körjegyző.
1.2 HELYZETELEMZÉS Az éves költségvetési tervező feladatokat meghatározza a települési szabályozási terv, a gazdasági program, a stratégiai tervdokumentumok és a koncepció. A tervezés vezetője a körjegyző. A tervdokumentumokat a gazdálkodási csoport állítja össze, amihez a szakmai, műszaki kollégák szolgáltatnak információt.
1.2 HELYZETELEMZÉS A költségvetési koncepció elfogadása után, az abban megfogalmazott alapgondolatokat a gyakorlatba áthelyezve az intézmények készítik el költségvetési javaslatukat. A költségvetési javaslatot a gazdálkodási csoport felülvizsgálja. Ezután költségvetési egyeztető tárgyalásokon tételesen egyeztetik a feladatokat és az ellátásukhoz szükséges előirányzatokat.
1.2 HELYZETELEMZÉS Az egyeztető tárgyalásokon felmerülő gondolatokat, ötleteket a körjegyző összegzi és intézkedik azok megjelenítéséről vagy megokolás mellett elutasításukról a rendelettervezet előterjesztésében. Az egyeztető tárgyalások után születik meg a rendelettervezet, amelyet a bizottsági véleményekkel együtt a polgármester a képviselő-testület elé terjeszt.
1.2 HELYZETELEMZÉS 2. A költségvetés elkészítése során alkalmazott módszerek A költségvetés a felsőbb jogszabályokban foglalt előírásoknak megfelelő költségvetés. A rendeletalkotáshoz kellő részletes megalapozó számítások elvégzését segítik a tervezési adatlapok. A számítások aggregát eredményei a rendelettervezet, majd a rendelet szöveges indoklásaként jelennek meg. A tervezési folyamatban a bázisszintű, a fejlesztéseknél a feladatalapú, a teljesítményalapú módszert alkalmazza az önkormányzat, de ezeken kívül megjelenik az ún. ami marad módszer alkalmazása is.
1.2 HELYZETELEMZÉS Lényeges tervezési típus a bázisszintű intézményi tervezés, ami az előző évi eredeti előirányzatból indul ki, kijavítva azt az évközben létrejött és tervévre szintre hozott szerkezeti változásokkal. Az így kijelölt alap-előirányzatot a tervévben megnövelik az anyagi lehetőségek mértékétől függően a működési és fejlesztési többletek.
1.2 HELYZETELEMZÉS A fejlesztések során az akár több évre is kiterjedő egyszeri kiadások mellett kívánatos a működést, üzemeltetést lehetővé tévő személyi és dologi kiadások/költségek azonos időben történő megtervezése.
1.2 HELYZETELEMZÉS 3. A költségvetés elfogadásának intézményi, személyi, jogszabályi és egyéb feltételei Az állami költségvetési tervezés önkormányzatra vonatkozó ügyeit az államháztartásért felelős miniszter és a helyi önkormányzatokért felelős miniszter intézi. A költségvetési rendelet létrehozása a képviselő-testület át nem ruházható hatásköre, ehhez kapcsolódóan különösen: a gazdasági program, a költségvetés kialakítása, döntés a végrehajtásukat ismertető beszámoló elfogadásáról, a helyi adó megállapítása, a településrendezési terv elfogadása, a képviselő-testület által meghatározott értékhatár feletti hitelfelvétel, a kötvénykibocsátás, továbbá a közösségi célú alapítvány és alapítványi forrás átvétele, és átadása; önkormányzati társulás létrehozása, társuláshoz, érdekképviseleti szervezethez való csatlakozás.
1.2 HELYZETELEMZÉS Az ágazati bizottságok szabályokat követve javaslatokat tesznek, megítélik az ágazattal kapcsolatos célokat, terveket és költségvetési kereteket, illetve a pénzügyi bizottság a teljes koncepciót véleményezi. A körjegyző összesíti a költségvetési egyeztető tárgyalásokon kifejezett álláspontokat, kijelentéseket, és azokat a rendeletalkotás folyamán a képviselő-testület elé terjeszti.
1.2 HELYZETELEMZÉS A költségvetési szervek irányítói működési és fejlesztési elvárásaikat összevetik a programot készítő szakértőkkel, az elvárások megvalósíthatóságáról a képviselő-testület az anyagi lehetőségek szerint fontossági sorrendet felállítva határoz. Az anyagi kilátások egyfelől belső forrásokat, de leginkább vissza nem térítendő, pályázati forrásokat takarnak. A fontossági sorrend kialakítása a gazdasági programban előirányzottak szerint, a stratégiai fejlesztési irányelveket is szem előtt tartva történik.
1.2 HELYZETELEMZÉS 4. A költségvetés-készítés erősségeinek és gyengeségeinek bemutatása Erősségek: Igyekszik felmérni és valóra váltani a területen jelen lévő gazdasági szereplők, lakosság, non-profit szervezetek, gazdasági társaságok elvárásait. A kötelező és az önként vállalt feladatok forrásigényének szétválasztása, a kötelező feladatok hiánytalan megvalósítása. A központi és az önkormányzati önerőből történő finanszírozás szétválasztása a feladatellátás folyamatában. A tervezés menete megfelel a törvényi, jogszabályi előírásoknak.
Erősségek: 1.2 HELYZETELEMZÉS A költségvetési tervezés menete aprólékosan szabályozott, a közvetlen tervezés csökkentett mértékű, ami szintén az eredményesség növelését szolgálja. Az értékteremtő képesség fokozása társulásokban való szerepvállalással. A nyilvánosság, transzparencia biztosítása, az érdekeltek és érintettek véleményének figyelembe vétele, javaslattétel lehetősége.
Gyengeségek: 1.2 HELYZETELEMZÉS A tervezés legfontosabb számítógépes eszköze az Excel, és az elektronikus nyilvántartásokon kívül kézi elemző nyilvántartások készítése. A hozzáférhető költségvetési tervezési, végrehajtási szoftverek által nyújtott lehetőségek nem teljes kihasználása.
Gyengeségek: 1.2 HELYZETELEMZÉS Mindenre kiterjedő vagyongazdálkodási elmélet nélkül a vagyongazdálkodással kapcsolatos költségek nem értékelhetők megalapozottnak. Az anyagi egyensúlyt nyújtó források integrációjának, a veszélyek időben történő tudatosításának, mérésének, megoldásának, a véletlenszerűen különböző változások során alkalmazott eljárás szabályozásának hiánya. A hosszú távú következményekkel járó működési, fejlesztési határozatok pénzügyi következményei nem mutatkoznak meg széleskörűen, illetve prezentációjuk az egyes költségvetési években véletlenszerű.
1.2 HELYZETELEMZÉS 5. A költségvetés összeállítása során felmerülő kockázatok bemutatása Az önkormányzat nem rögzíti (nem méri fel) hiánytalanul azt, hogy a térben hozzá tartozó lakosok, a gazdaság helyi szereplői számára mi számít értéknek. Emiatt forrásait fölöslegesen használhatja olyan ügyekre, melyekből nem születik érték. Döntéseiben elsőbbséget élvezhetnek az állami költségvetésből hasznosítható források által előnyben részesített ügyek, időnként azok is, amelyek eltérnek a helyi lakosság által fontosnak tartott értékektől.
1.2 HELYZETELEMZÉS A távlati hatással bíró döntések kockázatot jelentenek a további évek fizetőképességére nézvést. A beruházások, fejlesztések tervezetlen, váratlan működési, üzemeltetési kiadásainak megjelenése behatárolja a továbbiakban felmerülő anyagi források hasznosíthatóságát.
1. Elemző rész 1.3 Következtetések
1.3 KÖVETKEZTETÉS Az éves költségvetés kialakítása az önkormányzatnál szabályozott. Az Áht., Ámr., Ötv. Szerint a belső szabályzatokban foglaltatik a tervezés teljes folyamata, a különböző állomások tervezési feladatait, a tervezéssel szemben támasztott elvárásokat, a munka szereplőit, kapcsolatrendszerüket, a dokumentálás folyamatát, az információáramlást. Megvalósításában a tervezési folyamat hatékonyságát mélyen és jó irányban befolyásolják az önkormányzat gazdálkodás stratégiája és az annak alapján kialakított egyértelmű célok.
1.3 KÖVETKEZTETÉS A munkafolyamat írásbeli rögzítése kellően megalapozza, hogy a közvetlen tervezési folyamat ne bírjon meghatározó jelentőséggel a költségvetéskészítés során.
1.3 KÖVETKEZTETÉS Nem fektetnek megfelelő hangsúlyt a távlati tervek és az éves (hároméves gördülő) költségvetési terv közötti kapcsolat, a hosszú távon hatásos ügyek, több éves kötelezettségvállalások megjelenítésére. A költségvetési rendeletben már nem határolódik el, a fejlesztések következményeként kialakuló új vagyonelemek működési és fenntartási költsége, és az, hogy miképpen biztosítható ehhez forrás.
1.3 KÖVETKEZTETÉS A tervezés kimenetelét tekintve informatikai szempontból a kellő mértékben támogatott, de a meglévő szoftverek által nyújtott lehetőségekkel egyelőre korlátozott mértékben képesek élni, valamint nem képesek azon komplex elemzési módozatokat biztosítani, amit egy magas szintű integrált gazdasági rendszer használatával lehetne megvalósítani.
2. Tanácsadói rész 2.1 Stratégiai tanácsok
2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS A dokumentum elkészítésének céljai: A költségvetés kialakításának menetében segítségül szolgáló stratégiai tanácsok kifejtése A költségvetés-készítés menetét elősegítő, azt eredményesebbé tévő stratégiailag lényeges célok megvalósítását szolgáló akcióterv kialakítása A költségvetés-készítés menetének hiánytalan ill. részleges újragondolása a stratégiai célok szem előtt tartásával
2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS Tanácsoljuk, hogy az önkormányzat fogalmazza meg és rögzítse, hogy az ügyfelek, vagyis a közszolgáltatások igénybevevőinek elvárásai alapján mi számít értéknek a településen, a pénzügyi lehetőségeknek megfelelően, mely ügyeket, milyen mértékben és hogyan kezel, tegye pontossá, hogy ezt milyen szabályozási módon, milyen tartalmi részletezettséggel valósítja meg.
2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS Tanácsoljuk az értékteremtő készség fejlesztése érdekében a feladatstruktúra és az intézményi szerkezet (költségvetési szerv, közalapítvány, non-profit szervezet, gazdasági társaság) újbóli átnézését, a szükségtelen feladatok, funkciók és azok kiadásainak tudatosítását és megszüntetését. Tanácsoljuk az önkormányzat hitelfelvétellel kapcsolatos döntései veszélyeinek felmérését, kezelését, annak rögzítését a pénzügyi aktivitás bevételeinek, kiadásainak, egyenlegének szeparált bemutatásával igazolva.
2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS Tanácsoljuk a szabadon álló anyagi eszközök felhasználási, ezen belül speciálisan befektetési célú felhasználási lehetőségeinek pontos szabályozását, a befektetési tevékenység folyamán megnyilvánuló veszélyek tudatosítását, értéküknek kijelölését és maximálisan elfogadható mértékük pontos meghatározását.
2.1 STRATÉGIAI TANÁCSADÁS Taktikai javaslataink egy része jogszabályi kötelezettségből fakad, másik része egyfelől magában hordja a stratégiai tanácsok hasznosulását, másrészt álláspontunk szerint segít a költségvetés eredményesebb kialakításában.
2. Tanácsadói rész 2.2 Taktikai tanácsok
a.) Cselekvési terv 2.2 TAKTIKAI TANÁCSADÁS Tanácsoljuk az alapító okiratok újbóli felülvizsgálatát, az alap-, kiegészítő-, kisegítő-, vállalkozási tevékenységek elkülönítését, a kisegítő és a vállalkozási tevékenységek felső határainak kijelölését, a szakfeladat-rend szerinti megfelelő osztályozást. Tanácsoljuk a szoftverek nyújtotta lehetőségek hiánytalan hasznosítását, alkalmazását.
2.2 TAKTIKAI TANÁCSADÁS A célként kijelölt célszerű vagyongazdálkodás érdekében tanácsoljuk a közös vagyongazdálkodási terv és éves vagyongazdálkodási koncepció kialakítását. Ütemterv létrehozása, feladatok, felelősök, közreműködők kijelölése a 2010. január 1-jétől hatályba lépő költségvetési tervezési, gazdálkodási jogszabályi változásokhoz való igazodás, a szakfeladat-rend, költség/kiadási tervezési, gazdálkodási rendszer, az értékfeltáró, értékalkotó, értékáramlási folyamatok meghatározása, szabályozása, az esetleges veszteségek tudatosítása és elkerülése érdekében.
2.2 TAKTIKAI TANÁCSADÁS b.) A cselekvési terv megvalósíthatóságának igazolása Elengedhetetlen annak megfigyelése, hogy az operatív munka megvalósítása mellett elérhető-e a kívánt emberi erőforrás pénzügyi elemzési munkák elvégzésére, a pénzügyi tevékenység távlati feltételrendszerének megalkotására, a munka menetének kialakítására, rendszerezésére, a költségvetési szervek vezetőivel való kooperációra, a hosszú és rövid távú költségvetési tervek egységes előkészítésére, megvalósításra, a benchmarkingra, a belső feltételrendszer külső módosításokhoz való helyes módon és időben lévő hozzáigazítására.
2.2 TAKTIKAI TANÁCSADÁS A cselekvési tervben tanácsoltak megtételéhez elengedhetetlennek tartjuk a költségvetési tervezéshez,megvalósításhoz, nyilvántartáshoz, információ-szolgáltatáshoz szükséges létszám összetételének és kapacitáskihasználtságának analízisét, értékelését.
2.2 TAKTIKAI TANÁCSADÁS Kívánatos annak megfigyelése, hogy az operatív munka elvégzésén kívül megvan-e a kívánt emberi erőforrás a pénzügyi elemzési módszerek megvalósításához, a pénzügyi tevékenység távlati feltételrendszerének megalkotásához, a munkafolyamat megszervezéséhez,rendszerezéséhez, a költségvetési szervek vezetőivel való együttműködésre, a hosszú és rövid távú költségvetési tervek egységesített előkészítésére, megvalósításra, a benchmarkingra, a belső feltételrendszer külső változásokhoz való megfelelő módon és időben történő hozzáigazítására.
2. Tanácsadói rész 2.3 Informatikai megoldások
2.3 INFORMATIKAI MEGOLDÁSOK Az éves költségvetési tervezés, beszámolás alapját leginkább az Excel adja, a fontos számítások a gazdálkodási csoport által megalkotott formátumban, rögzített részletezettséggel születnek. A gazdálkodási csoport az intézmények által megalkotott elemi költségvetési javaslatokat felülvizsgálja. A meglévő illetve valószínűsíthetően bevezetésre kerülő informatikai szoftverekben lévő ma még kihasználatlan lehetőségek (pl. vezetői modulok) alkalmazása a stratégiai fejlesztések folyamán megnyilvánuló gazdasági döntések meghozatalában is könnyebbséget jelentene.
2.3 INFORMATIKAI MEGOLDÁSOK A Magyar Államkincstár honlapján elérhető informatikai rendszerek megfelelően használhatóak, pl. a központosított illetményszámfejtés, a normatívák tervezése, felhasználása, évközi lemondása során. Az önkormányzati tervezés, beszámolók megalkotását teszi könnyebbé a K11 program. A Pénzügyminisztérium honlapjáról kinyomtatható központilag meghatározott nyomtatványok helyettesíthetők a K11 programmal létrehozott nyomtatványokkal.
2.3 INFORMATIKAI MEGOLDÁSOK PMINFO, MÉRLEG feldolgozó rendszerek A PMINFO feldolgozó rendszer képes a jogszabályban előírt időközi költségvetési jelentés feldolgozására. A MÉRLEG feldolgozó rendszer pedig a jogszabályban előírt időközi mérlegjelentés bizonylatainak feldolgozására alkalmas. Mindkét rendszer a K11-es feldolgozó rendszerhez hasonlóan épül fel. A programok használatával kapcsolatban szakmai és informatikai segítséget nyújtanak a regionális igazgatóságok államháztartási irodái, illetve azok megyeszékhelyeken jelen lévő szervezeti egységei.