Komplex szervezetfejlesztés megvalósítása Tab Város Önkormányzatánál

Átírás

1 Komplex szervezetfejlesztés megvalósítása Tab Város Önkormányzatánál Tanulmány a költségvetés készítésének és elfogadása folyamatának javításáról

2 Tartalomjegyzék Bevezetés 3 A költségvetés tervezés folyamata 5 Helyzetelemzés 6 SWOT analízis 12 Javaslatok 14 Szakértői álláspont 16 Összegzés 23 2

3 Bevezetés Jelen tanulmány a költségvetés készítésének és elfogadása javításának hátterét, feltételeit és lehetőségeit vizsgálja Tab Város Önkormányzatánál az Államreform Operatív Program keretében. Amennyiben a terület áttanulmányozása után kialakult kép lehetővé és szükségessé teszi, javaslatokat fogalmazunk meg. A tanulmány elkészítése során céljaink a következőkben foglalhatók össze: Áttekinteni a költségvetés-készítés folyamatát. Bemutatni a költségvetés készítése során alkalmazott módszereket. Ismertetni a költségvetés elfogadásának intézményi, személyi, jogszabályi és egyéb feltételeit. A költségvetés-készítés erősségeinek és gyengeségeinek meghatározása. A költségvetés összeállítása során felmerülő kockázatok feltérképezése. 1. A tanulmány elkészítése folyamatában alkalmazott módszertan: II/1. Az előző fázis anyagaiból levonható következtetések feldolgozása II/2. Szakértői álláspont kialakítása II/3. Értékelés II/4. Esetleges javaslatok kidolgozása II/5. Javaslatok applikálása 3

4 Bevezetés Tanulmányunkban többek között azt tekintjük át, hogy mennyire összehangolt és megalapozott a tervezési tevékenység, vannak-e tervvariánsok, és hogyan realizálódnak a tervek. Vizsgálatunk kiterjedt a tervezési tevékenység folyamataira, ezen belül a következő kérdéskörre: - Melyek az érintett szervezetek, akik részt vesznek a folyamatban? - Milyen feladataik vannak? - Mennyire megalapozottak a tervek? - Milyen módszerrel készülnek? - Milyen típusú tervek készülnek? - Mennyire szabályozottak a folyamatok? A végrehajtás folyamatában továbbá vizsgáltuk a tervek megvalósulásának folyamatát. - A módosítások gyakorlatát, és szabályozottságát. - A tevékenységek szabályozottságát. 4

5 Költségvetés tervezés folyamata Javaslat az Önkormányzat következő évi költségvetési koncepciójára Előkészítő: Pénzügyi Iroda Költségvetési tervkészítés indítása Polgármesteri Hivatal levele az intézményekhez a tárgyévi költségvetés elkészítésére Költségvetési Koncepció elfogadása Képviselő Testületi döntés Felelős: Pénzügyi Iroda Intézményi tervek egyeztetése Résztvevők: polgármester, intézményvezetők, pénzügyi iroda,jegyző Bizottsági, könyvvizsgálói véleményezés Felelős: Pénzügyi Iroda Tervegyeztetés intézményenkénti jegyzőkönyv Felelős: Pénzügyi Iroda Képviselő Testületi ülés Előterjesztés Testületi Ülésre Felelős: Jegyző Előterjesztő: polgármester Elemi költségvetés Költségvetés végrehajtása 5

6 Helyzetelemzés A költségvetés tervezés folyamatleírása Tab Város Önkormányzatánál a költségvetés tervezési folyamat a rendelkezésre álló dokumentumok alapján szabályozott. Ezt támasztja alá a tervezéshez kapcsolódóan a feladatokat, felelősséget, hatásköröket meghatározó Szervezeti és Működési Szabályzat, az ügyrend és munkaköri leírások. A költségvetés készítésével és a költségvetési gazdálkodással kapcsolatban a feladatok és a felelősség rendjét Tab Város Polgármesteri Hivatala Gazdasági Szervezet Ügyrendje (2009).szabályozza. Az éves költségvetési tervező munkákat megalapozza a Tab Város Településfejlesztési Stratégiája ( ) a Gazdasági program ( ), ill. befolyással bírnak rá Tab Város szakpolitikai koncepciói. I. Költségvetési koncepció A költségvetés készítés és a költségvetési gazdálkodás meghatározó jelentőségű szervezeti egysége a Pénzügyi Iroda. A tervezésért a jegyző felelős, közreműködő a Pénzügyi Iroda vezetője, és az egyes községekért felelős munkatársak. A tervdokumentumokat a Pénzügyi Iroda állítja össze, résztvevők még a Városüzemeltetési valamint a Hatósági és Szervezési Iroda. A koncepció elkészítése során figyelembe veszik az érvényben lévő központi szabályokat, és képviselő-testületi döntéseket az önállóan és részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervek következő évre vonatkozó feladatait, kötelezettségeit, az önkormányzat bevételi forrásait, a Hivatalban rendelkezésre álló információkat. Ezt követően kerül sor az önkormányzatnál működő bizottságokkal történő egyeztetésre, véleményük megismerésére. A Pénzügyi és Településfejlesztési Bizottság feladatkörébe tartozik az önkormányzatnál az éves költségvetési javaslat komplex véleményezése. Az egyeztetések során felmerülő véleményeket, javaslatokat a jegyző összegzi és gondoskodik azok megjelenítéséről vagy indoklás mellett elutasításukról a rendelettervezet előterjesztésében. 6

7 Helyzetelemzés Az egyeztetéseket követően készül el az Önkormányzat rendelettervezete november 20-i határidővel - melynek felelőse a jegyző. A polgármester terjeszti a rendelettervezet a képviselő-testület, közgyűlés elé az ÁHT 70. -a alapján előírtak szerint november 30-ig, a helyi önkormányzati képviselő-testület tagjai általános választásának évében legkésőbb december 15-ig. II. Előzetes költségvetési javaslat A költségvetési koncepció elfogadása után, az abban megfogalmazott irányelveket a gyakorlatba átültetve készül el a költségvetési javaslat a Városüzemeltetési valamint a Hatósági és Szervezési Iroda közreműködésével. A kiadási előirányzatokhoz szükséges az egyes irodák igényeinek számszerűsítése az alábbiak szerint: létszám és bérigények, egyéb változások, feladatok változásai, ezek hatása a költségvetésre, speciális beszerzési igények, elvégzendő karbantartási és felújítási munkák. A bevételi előirányzatok tervezéséhez szükséges számba venni a szervezet feladatait, vállalkozási tevékenységeit, amelyek jogszabályilag meghatározottak, megállapodások, szerződések szabályozzák, tapasztalatok alapján rendszeresen előfordulnak, eseti jelleggel, vagy egyébként várhatóak, eszközök hasznosításával függnek össze. A javaslatnak külön kell tartalmaznia az adott évi és az áthúzódó kiadásokat, valamint a javasolt előirányzatok következő két évre várható kihatásait. A normatív állami hozzájárulás összegének tervezéséhez szükséges mutatószámok intézményektől való begyűjtése, felülvizsgálata és továbbítása a Magyar Államkincstár Somogy megyei Regionális Igazgatósága felé a Pénzügyi Iroda vezetője és a községek gazdálkodási feladatait ellátó munkatársak a felelősek. 7

8 Helyzetelemzés Az egyeztetéseket követően készül el az Önkormányzat rendelettervezete megelőző év november 20-i határidővel -melynek felelőse a jegyző. A polgármester terjeszti a rendelettervezet a képviselő-testület, közgyűlés elé az ÁHT 70. -a alapján előírtak alapján november 30-ig, a helyi önkormányzati képviselő-testület tagjai általános választásának évében legkésőbb december 15-ig. III. A költségvetési rendelettervezet összeállítása A költségvetési rendelettervezet összeállításában a Pénzügyi Iroda vezetője, valamint a községek gazdálkodási feladatait ellátó munkatársak vesznek részt. A tervezet elkészítéséért a jegyző a felelős. A képviselő-testület elé a polgármester nyújtja be, a benyújtási határidő a költségvetési törvény kihirdetését követő 45. nap. A költségvetési rendelet tervezetének szerkezetére vonatkozó előírások, melyeket érvényre kell juttatni a helyi önkormányzatra és költségvetési szerveire elkülönítetten és összesítve: a)a bevételei forrásonként, a pénzügyminiszter elemi költségvetés összeállítására vonatkozó tájékoztatójában rögzített főbb jogcím csoportonkénti részletezettségben,irányzatok b)működési, fenntartási előirányzatok részletezése személyi jellegű juttatások, munkaadót terhelő járulékok, dologi jellegű kiadások, ellátottak pénzbeli juttatásai, speciális célú támogatások. c)felújítási előirányzatok, célonként d)felhalmozási kiadások feladatonként e)a Hivatal költségvetése feladatonként, valamint külön tételben általános tartalék céltartalék (elkülönítetten a költségvetési törvényben előírt államháztartási tartalék képzésére szolgáló előirányzat) 8

9 Helyzetelemzés a) költségvetési létszámkeret önállóan és részben önállóan gazdálkodó költségvetési szervenként b) a többéves kihatással járó feladatok előirányzatai éves bontásban c) a működési és felhalmozási célú bevételei és kiadási előirányzatai mérlegszerűen, elkülönítetten, de együttesen egyensúlyban bemutatandók a rendelet mellékletében d) előirányzat - felhasználási ütemterv az év várható bevételei és kiadásai teljesüléséről e) európai uniós források támogatásával megvalósuló projektek bevételei és kiadásai, valamint egyéb hozzájárulások a projektekhez. IV. A költségvetési rendelet továbbítása a költségvetési szervek felé A tájékoztatás megtörténtéért a Pénzügyi Iroda vezetője a felelős. A rendelet elfogadását követő 15 napon belül kell az intézményeknek a rendelet megküldeni. V. Elemi költségvetés összeállítása Az elemi költségvetés összeállítására Pénzügyminisztérium által tárgyévre kiadott B) Önkormányzati költségvetés megnevezésű nyomtatványgarnitúra Korm. Rendelet 2. sz. mellékletében meghatározott űrlapjainak kitöltésével, meghatározott számítástechnikai program segítségével kerül sor. Az elkészítésért és a leadásért a Magyar Államkincstár Somogy megyei Regionális Igazgatósága felé a Pénzügyi Iroda vezetője és a községek gazdálkodási feladatait ellátó munkatársak a felelősek. 9

10 Helyzetelemzés A költségvetés elkészítése során alkalmazott módszerek, elvek Tab Város költségvetése a felsőbb jogszabályokban foglalt előírásoknak megfelelő költségvetés. A számítások aggregát eredményei a rendelettervezet, majd a rendelet szöveges indoklásaként jelennek meg. A tervezési folyamatban a bázisszintű, a feladatalapú, a teljesítményalapú módszert alkalmazza az önkormányzat. Meghatározó tervezési módszer a bázisszintű intézményi tervezés, ami az előző évi eredeti előirányzatból indul ki, korrigálva azt az évközben bekövetkezett és tervévre szintre hozott szerkezeti változásokkal. Az így meghatározott alap-előirányzatot a tervévben megnövelik az anyagi lehetőségek függvényében a működési és fejlesztési többletek. A fejlesztések esetében az akár több évre is elhúzódó egyszeri kiadások mellett szükséges a működést, üzemeltetést biztosító személyi és dologi kiadások/költségek egyidejű megtervezése is. A fejlesztések tervezését két lépésben végzi az önkormányzat. Az első lépésben az intézményi és nem intézményi keretek között megjelenő igényeket természetes mértékegységben, funkcionálisan gyűjti össze, rendszerezi, majd az egyeztetések alapján elfogadott igényeket határozza meg a lehető legpontosabban értékben is. Tab Város Önkormányzata a költségvetési tervező munka, a rendelet-tervezet elkészítése során az alábbi elvek érvényesítését és előkészítésének megtételét tartja fontosnak: Biztosítani kell az önkormányzat zavartalan működését, a kötelező feladatok ellátását meg kell oldani. A lakosságot érintő adókat és díjakat - kivéve ha azt jogszabály teszi szükségessé- a képviselő testület nem kívánja megemelni. A folyamatban lévő beruházásokat be kell fejezni, a forrásokat biztosítani kell. A meghatározott fejlesztésekhez a pályázatot amennyiben kiírásra kerül be kell nyújtani. A költségvetési hiány csökkentése érdekében be kell nyújtani a működésképtelen helyi önkormányzatok egyéb támogatására a pályázatot. 10

11 Helyzetelemzés A költségvetés készítésének és elfogadásának intézményi, személyi, jogszabályi és egyéb feltételei Az állami költségvetési tervezés önkormányzatot érintő feladatait az államháztartásért felelős miniszter és a helyi önkormányzatokért felelős miniszter végzi A költségvetési rendelet megalkotása a képviselő-testület át nem ruházható hatásköre, ehhez kapcsolódóan különösen: a gazdasági program, a költségvetés megállapítása, döntés a végrehajtásukról szóló beszámoló elfogadásáról, a helyi adó megállapítása, a településrendezési terv jóváhagyása, a képviselő-testület által meghatározott értékhatár feletti hitelfelvétel, a kötvénykibocsátás, továbbá a közösségi célú alapítvány és alapítványi forrás átvétele, Az ágazati bizottságok szabályozott módon javaslatokat fogalmaznak meg, véleményezik az ágazatot érintő célokat, feladatokat és költségvetési kereteket, illetve a pénzügyi bizottság a koncepció egészéről alkot véleményt. A költségvetés készítés és a költségvetési gazdálkodás meghatározó jelentőségű szervezeti egysége a Pénzügyi Iroda. A tervezésért a jegyző felelős, közreműködő a Pénzügyi Iroda vezetője, és az egyes községekért felelős munkatársak. A tervdokumentumokat a Pénzügyi Iroda állítja össze, résztvevők még a Városüzemeltetési valamint a Hatósági és Szervezési Iroda A jegyző összegzi a költségvetési egyeztető tárgyalásokon megfogalmazott véleményeket, megállapításokat, és azokat a rendeletalkotás során a képviselő-testület elé terjeszti. A költségvetési szervek vezetői működési és fejlesztési igényeiket egyeztetik a tervet összeállító szakemberekkel, az igények teljesíthetőségéről a képviselő-testület az anyagi lehetőségek függvényében prioritási sorrendet felállítva dönt. Az anyagi lehetőségek egyrészt belső forrásokat, de nagymértékben vissza nem térítendő, pályázati forrásokat jelentenek. A prioritások meghatározása a gazdasági programban meghatározottak szerint, a készülő stratégiai fejlesztési dokumentumokat is figyelembe véve történik. 11

12 SWOT analízis Pozitív hatás Negatív hatás Erősségek Gyengeségek Törekszik a területen jelenlévő gazdasági szereplők igényeinek felmérésére Elkülönül a kötelező és az önként vállalt feladatok forrásigénye Elkülönül a központi és az önkormányzati saját forrásból származó finanszírozás a feladatellátás során A tervezés folyamata megfelel a törvényi, jogszabályi előírásoknak Alkalmazza a feladatfinanszírozás (és egyes esetekben a teljesítmény-finanszírozás) módszerét A költségvetési tervezés folyamata részletesen szabályozott, az informális módon történő tervezés vissza van szorítva, ami szintén a hatékonyságot növelheti Társulásokban való részvétellel fokozza az értékteremtő képességet Biztosítja a nyilvánosságot, átláthatóságot, az érdekeltek és érintettek véleményt nyilváníthattak, javaslatokat fogalmazhattak meg. A tervezés fő informatikai eszköze az Excel A rendelkezésre álló költségvetési tervezési, végrehajtási szoftverek adta lehetőségek korlátozott kihasználása A pénzügyi egyensúlyt biztosító források bevonásának a kockázatok előzetes azonosításának, mérésének, kezelésének, az esetlegesen eltérő változások esetén követendő eljárás szabályozásának hiánya A többéves következményekkel járó működési, fejlesztési döntések pénzügyi hatásai nem jelennek meg teljes körűen, illetve bemutatásuk az egyes költségvetési években esetleges. Az információszolgáltatásnak nincs előre rögzített, meghatározott formai előírása, követelménye az intézményvezetők felé Hiányoznak, illetve csak részlegesek a visszacsatoló mechanizmusok a költségvetés megvalósítása során. 12

13 SWOT analízis Lehetőségek Veszélyek A szolgáltatási funkció fejlesztése Önként vállalt feladatok számának racionalizálása További finanszírozási források bevonása Új együttműködési formákban való részvétel Teljes körű visszacsatolási gazdasági mechanizmusok kialakítása Döntéseiben prioritást kaphatnak az állami költségvetésből elnyerhető források révén preferált feladatok, azok is, amelyek nincsenek összhangban a területen élők által preferált értékrenddel. A hosszú távra kiható döntések veszélyeztethetik a későbbi évek fizetőképességét. A beruházások előre meg nem tervezett működési, üzemeltetési költségeinek jelentkezése szűkíti a később jelentkező pénzügyi források felhasználhatóságát. A tervezés eredményét tekintve informatikai szempontból a rendelkezésre álló szoftverek nyújtotta lehetőségek kihasználása még csak részleges, illetve nem tudja azokat az összetett elemzési lehetőségeket biztosítani, amit egy fejlett integrált gazdasági rendszer alkalmazása tenne lehetővé. 13

14 Javaslatok Stratégiai javaslatok A költségvetés-készítés folyamatának teljes, ill. részleges újratervezése a stratégiai célok figyelembevételével. Javasoljuk, hogy az önkormányzat határozza meg, hogy a lakosság, azaz a közszolgáltatások fogyasztói igényei alapján mi jelent értéket a településen, az anyagi lehetőségeitől függően, mely feladatokat, milyen mértékben és milyen módon lát el, pontosítsa, hogy ezt milyen szabályozási módon, milyen tartalmi részletezettséggel oldja meg. Javasoljuk az értékteremtő képesség növelése érdekében a feladatstruktúra és az intézményi struktúra (költségvetési szerv, közalapítvány, non-profit szervezet, gazdasági társaság) ismételt áttekintését, a fölösleges feladatok, funkciók feltárását és megszüntetését. Javasoljuk a önkormányzat hitelfelvételre vonatkozó döntései kockázatainak felmérését, a pénzügyi tevékenység bevételeinek, kiadásainak, egyenlegének elkülönített megjelenítését. Javasoljuk a szabadon álló pénzeszközök felhasználási, különösen ezen belül befektetési célú felhasználási lehetőségeinek szabályozását, a befektetési tevékenység során jelentkező kockázatok azonosítását, értéküknek meghatározását és maximálisan vállalható szintjüknek konkrét megállapítását 14

15 Javaslatok Taktikai javaslatok Taktikai tanácsaink egy része jogszabályi kötelezettségen alapul, másik része egyrészt elősegíti a stratégiai tanácsok érvényesülését, másrészt véleményünk szerint segít a költségvetés összeállítását hatékonyabbá tenni. Cselekvési terv Javasoljuk az alapító okiratok ismételt felülvizsgálatát, a kisegítő tevékenységek markánsabb elválasztását a kiegészítő tevékenységektől és a kisegítő tevékenységek felső korlátjának meghatározását. Javasoljuk az alkalmazott szoftverek adta lehetőségek teljes körének kihasználását, alkalmazását, különös tekintettel a nemrég bevezetésre került SALDO-ra. Ütemterv kidolgozása, feladatok, felelősök, közreműködők meghatározása az költségvetési tervezési, gazdálkodási jogszabályi változásokhoz való igazodás, a szakfeladat rend, költség/kiadási tervezési, gazdálkodási rendszer, az értékfeltáró, értékalkotó, értékáramlási folyamatok megszervezése, szabályozása, a lehetséges veszteségek feltárása és elkerülése érdekében. A cselekvési terv megvalósíthatóságának igazolása Szükséges annak vizsgálata, hogy az operatív feladatok ellátása mellett rendelkezésre áll-e a szükséges emberi erőforrás pénzügyi elemzési módszerek elvégzésére, a pénzügyi tevékenység hosszú távú feltételrendszerének kialakítására, a folyamatok megszervezésére, szabályozására, a költségvetési szervek vezetőivel való együttműködésre, a hosszú és rövid távú költségvetési tervek összehangolt előkészítésére, megvalósításra, a belső feltételrendszer külső változásokhoz történő megfelelő módon és időben történő hozzáigazítására. A cselekvési tervben javasoltak megvalósításához szükségesnek véljük a költségvetési tervezéshez, lebonyolításhoz, nyilvántartáshoz, információ-szolgáltatáshoz rendelkezésre álló létszám összetételének és kapacitáskihasználtságának elemezését, értékelését. 15

16 Szakértői álláspont A költségvetés tervezés alapjai A költségvetést csak akkor lehet elkészíteni, amikor már tudjuk, hogy mit és hogyan akarunk elvégezni. A költségvetés elkészítése összetett feladat, mert egyrészt reálisan be kell mutatnunk, hogy mennyi pénzre (forrásra) van szükségünk a megvalósításhoz, másrészt összhangba kell lennie a szervezeti költségvetéssel, vagyis a szervezet pénzügyi céljaival is. Az anyagi háttér megteremtése nem cél, hanem eszköz céljaink eléréséhez, ezért pénzügyi tervezés egyik fontos alapelve, hogy megalapozott és teljesíthető legyen, amely egyrészt azt jelenti, hogy ne legyen túlzó, csak olyan költségeket és ráfordításokat tartalmazzon, amelyek valóban szükségesek céljaink megvalósításához, másrészt azonban olyan szinten kalkuláljunk, amely biztosítja az elvárható minőségi színvonalat, a tervezett program sikerességét, az eredmények elérhetőségét. A legfontosabb, hogy a szakmai tartalom és a költségvetés összhangban legyen egymással. Ez persze nem könnyű feladat, mert a költségek tervezése gyakran becslésen alapul, hiszen egyrészt a tervezés időpontjában még nem rendelkezhetünk mindenről pontos információval - néha ezek beszerzése is sok időt és pénzt igényelne -, másrészt az eszközök és szolgáltatások árai, díjai menet közben is változnak, így a tervezés és a megvalósítás között is módosulhatnak. Ezt már a tervezésnél is figyelembe kell venni, pl. az infláció átlagos mértékével vagy egy elfogadható nagyságrendű tartalékkal számolva. A költségbecslésnek mindig legyen tényleges információ alapja, azaz meg kell tudnunk indokolni, sőt adott esetben meg is kell magyarázni, hogy a költségeinket miért úgy kalkuláltuk, ahogy az a pénzügyi tervünkben szerepel. 16

17 Szakértői álláspont A költségvetés készítés legfontosabb alapelvei: Reális: megalapozott és teljesíthető legyen, azaz a célok eléréséhez szükséges optimális kiadásokat és ráfordításokat tartalmazza Gazdaságos: mennyit kell "befektetnünk" az elvárt eredmény eléréséhez, s ez arányos-e azzal Tervezett: a szervezet, ill. a projekt prioritásait, céljait kell tükröznie, azaz alkalmasak-e a célok megvalósítását mederben tartani, pontosan bemutatja, hogy mit és mennyiért (egység-szorzó) valósítunk meg. Átlátható: azaz minden tevékenység egyértelműen azonosítható a költségvetésben. A költségvetés jogi alapelvei: Költségvetés készítési kötelezettség: az egyes alrendszerek költségvetése, olyan pénzügyi terv, amely adott idő alatt a feladat ellátásához szükséges kiadásokat és a várható bevételeket előirányzatként tartalmazza. Az elfogadott költségvetés végrehajtásának egyik legfőbb sajátossága, hogy bár a költségvetés törvény előírásai alapján készül, de rendelkezéseitől a meghatározott cél teljesülése érdekében el lehet térni. Ellenőrizhetőség: biztosítani kell a közpénzek felhasználásának ellenőrizhetőségét, a bevételek tervezésének realitását, illetve a kiadások szükségességét alátámasztva. Nyilvánosság: az államháztartás információs rendszere nyilvános, az adófizetőknek joguk van, hogy megtudják az általuk befizetett adó felhasználása hová történt. Országgyűlés, illetve a helyi képviselő-testület biztosítja a nyilvánosságot. Népképviseleti felhatalmazás elve: a központi költségvetést, a társadalombiztosítás és az elkülönített állami pénzalapok költségvetését az Országgyűlés törvényben hagyja jóvá, a helyi" önkormányzatok költségvetéséréről a képviselő-testület rendelet alkot. Korlátozott idejű felhatalmazás elve: a költségvetés időtartamára vonatkozik. Ez általában egy év. Az önkormányzatoknál kötelező 1997-től a gördülő tervezés alkalmazása, amely azt jelenti, hogy 3 évre elkészítik a döntések, kötelezettségek hatását bemutató tervet is. Előzetes felhatalmazás elve ETK Szolgáltató zrt.1149 Budapest, Angol u

18 Szakértői álláspont A költségvetés elszámolási alapelvei: Teljesség: adott időszak alatt a költségvetés minden gazdasági eseményt, minden bevételt és kiadást tartalmazzon. Részletesség: biztosítja a kiadások, bevételek helyes megítélését, megfelelő arányt és információt Áttekinthetőség: a költségvetésnek és beszámolónak azonos szerkezetűnek kell lennie, az ellenőrzés, elemzés szempontjából is lényeges, ez garantálja, hogy szemléletes legyen és megfelelő információt nyújtson. Folyamatosság: az időszak záró adatai megegyeznek a következő időszak nyitó adataival. Pénzforgalmi elszámolások kötelezettsége: minden bevételt, minden kiadást abban a költségvetési időszakban kell elszámolni, amikor a bevétel befolyt, illetve a kiadást teljesítették. Közbeszerzés: bizonyos beszerzések, szolgáltatások vonatkozásában közbeszerzési kötelezettséget ír elő a kormány rendelet. Az eljárás szabályait külön rendeletben rögzítik, a de költségvetési törvény az értékhatárokat minden tartalmazza. Bruttó elszámolás: a bevételek és kiadások.a költségvetésben is és a zárszámadásban is teljes összegükkel szerepelnek, nem vonhatók össze. Hitelfelvétel és végleges bevételek különválasztása: a költségvetés valódi'' egyenlegének kimutatását szolgálja. A hitelfelvételt és a törlesztést a kiadásoktól és bevételektől külön kell választani. Takarékosság: a költségvetés tervezésében és végrehajtásában is érvényesíteni kell. Globalitás: minden bevétel minden kiadást fedez. Egyensúly: a költségvetés mindig egyensúlyi állapotot mutat. Bevétel és kiadás egyensúlya. Költségvetési tervezés munkaszakaszai: Költségvetési irányelvek meghatározása, a Költségvetési javaslat kidolgozása helyi önkormányzatok esetében koncepció készítés. 18

19 Szakértői álláspont A költségvetési tervek kialakítása A Polgármesteri hivatalban Pénzügyi Iroda felelőse elkészíti a tervező levelet, a tervezésben résztvevő feleknek; az önállóan működő és gazdálkodó intézményeknek, az önállóan működő intézményeknek, a saját alapítású cégeknek, ha ilyenek vannak, valamint a Hivatali Irodáinak. A tervező levél előző év novemberében, ill decemberében kerül kiküldésre. A tervező levélhez mellékleteket nem csatolnak. Alábbi csatolt dokumentumok, illetve az adott évre aktualizált tervezési segédletek kiküldése javasolt: - a költségvetési koncepció - intézmény összesített adatainak tervező táblája - bértervező tábla - normatívák (bölcsődei, óvodai, iskolai) -főkönyvi számlák magyarázatát nyújtó segédlet A költségvetés tervezési folyamata szerint az intézmények, mint a tervezésben résztvevők ennek segítségével alakítják ki tervszámaikat január első két hetében. Fentieken kívül a költségvetés készítése során a terveket összeállító egységeknek figyelembe kell venni a képviselő-testület által a tárgyévi költségvetéssel kapcsolatban hozott határozatait, valamint az elkötelezettségeket tartalmazó belső szabályzatokat is. A bevételek tervezése során mind az intézmények, úgy a hivatali szervezetek is elkülönítetten mutatják ki a működési bevételeket, a felhalmozási és tőkejellegű bevételeket, a támogatásértékű bevételeket (ezen belül elkülönítetten az EU-s forrásból pályázott bevételeket) és támogatásokat, az átvett pénzeszközöket, valamint a hitelek és kölcsönök visszatérülését és a pénzforgalom nélküli bevételeket. A kiadások tervezésénél a koncepcióban megfogalmazott irányelvek betartása, és a költségvetés egyensúlyának megtartása a fő cél. 19

20 Szakértői álláspont A jogszabályban rögzített határidők figyelembe vételével Önkormányzat ütemezést készít a feladatokról, és ahhoz felelősöket rendel az alábbiak szerint: November 30-ig Költségvetési rendelet III. negyedévi módosítása Tájékoztató az I-III. negyedévi gazdálkodásról Gazdasági program alapján elkészül a költségvetési koncepció Előtte javaslatok bekérése : - polgármestertől - alpolgármestertől - valamennyi intézmény vezetőjétől - valamennyi irodától - kisebbségi önkormányzatok elnökeitől -bizottsági elnököktől Adatszolgáltatás a normatív állami hozzájárulás alapjául szolgáló feladatmutatókról (októberi statisztika alapján). Előzetes számítások készülnek a költségvetési törvényjavaslat alapján, a várható normatív állami hozzájárulás összegére. December 15-ig Az átmeneti gazdálkodásról szóló költségvetési rendelet elkészül. (a bázisévi költségvetés alapján) ETK Szolgáltató zrt.1149 Budapest, Angol u

21 Szakértői álláspont December 15. és - január 10. között: A már rendszeresített tervező táblák (Excel formátum) aktualizálása a jogszabályi változásoknak megfelelően. élelmezést tervező tábla; bértervező tábla; valamennyi bevételt és kiadást főkönyvi számlánként részletező összesítő tábla, mely az alapja a költségvetési tervegyeztetéseknek. A tervező tábla tartalmazza előzőekben meghatározott részletezéssel, a bázisévi tervszámokat, a bázisévi várható teljesítéseket a várható áthúzódó fizetési kötelezettségeket, valamint a tárgyévi igényeket. A tervező táblát elkészíti valamennyi önállóan működő és gazdálkodó intézmény, önállóan működő intézmény. A tervezés bázis alapon történik a Pénzügyi Iroda végzi a koordinálást. A tervezés során igyekeznek a tavalyi évi adatokhoz alkalmazkodni. A koncepció a PM előzetes számain alapul, ahol a várható gazdasági növekedés már kalkulálva van, továbbá a várható állami támogatások is. 21

22 Szakértői álláspont A költségvetés összeállítása során a források között kizárólag számításokkal, dokumentumokkal, egyéb bizonylatokkal alátámasztott bevételeket lehet tervezni. A normatív állami hozzájárulásokat a hatályos költségvetési törvény szabályai szerint a PM-ÖTM együttes rendeletben meghatározott összegben tervezik. A bevételek tervezése során elkülönítetten mutatják ki a működési bevételeket, a felhalmozási és tőkejellegű bevételeket, a támogatásértékű bevételeket (ezen belül elkülönítetten az EU-s forrásból pályázott bevételeket) és támogatásokat, az átvett pénzeszközöket, valamint a hitelek és kölcsönök visszatérülését és a pénzforgalom nélküli bevételeket. A tervszámok kialakítása egyeztetések lefolytatása során alakul ki., melyen az intézmények vezetői, a polgármester, a jegyző és a Pénzügyi iroda vezetője vesz részt. A tervegyeztetésekről irodánként, intézményenként jegyzőkönyv készül, (szakfeladat és főkönyvi szám bontásban) melyek összesítve, rendelet tervezet formájában kerülnek a képviselő-testület elé beterjesztésre. A rendelet tervezetet a bizottságok megtárgyalják, módosító, kiegészítő javaslataikat határozatba foglalják. A képviselő-testület a rendelet tervezetet megtárgyalja, határozatai a tervezeten átvezetésre kerülnek, mely alapján elkészül a végleges eredeti költségvetési rendelet. A tervezés adatok Excel táblázatban kerülnek összesítésre, főkönyvi számok, szakfeladatok, és létesítmény kódok szerint. Ezt követően kerül beterjesztésre a képviselő testület elé. Miután a testület ellenőrizte, elfogadta a költségvetést, csak ezután kerülnek a rendelet előirányzatai rögzítésre a könyvelési rendszerbe szakfeladat, főkönyv számla és létesítmény kódbontásban intézményenként külön-külön. A rögzítés ellenőrzésére intézményi kódonként az előirányzatok legyűjtésre, listázásra kerülnek, majd a rögzített állomány mentésre kerül. Ezt követően a legyűjtött listák alapján készül el az eredeti költségvetés alapokmánya a K11-es program segítségével. A K11-es program tábláinak lemezen és papír alapon történő benyújtását és elfogadását követően az eredeti költségvetés előirányzatai lezárásra kerülnek. 22

23 Összegzés, javaslatok Összegzés, javaslat/1. Tab Város Önkormányzatánál a költségvetési tervezési folyamatok szabályszerűen zajlanak. Év közben ésszerűen, és praktikusan vezetik keresztül a változásokat, annak megfelelően, ahogy a tényszámok alakulnak. Az egyeztetések a tervszámokkal havonta megtörténnek, és jelentésre is kerülnek, minden szakfeladatra az eredeti terv, a módosított tervszámok, és a teljesülések. Mind a képviselő testület, mind úgy az illetékes intézmények vezetői is havonta megkapják az emlékeztetőt erről. A könyvelési rendszerben hozzáférhetők az információk szakfeladatonként, és költség-nemenként. A régi könyvelési rendszer a DOKK, új rendszert vezettek be 2009-ben (SALDO); Ezzel párhuzamosan a K11, a PMINFO és az IMI (bérszámfejtés) adatait is fel kell tölteni, s mivel a programok között nincs átjárás (adat export, - import) négyszer annyi munkát igényel az adatok feltöltése. Az információs rendszer fejlesztése csak úgy képzelhető el, ha korszerű informatikai pénzügyi-tervezőrendszert alkalmaznak. Sokdimenziós pénzügyi adatgyűjtő és elemző eszköz beszerzése és alkalmazása esetén lehetséges csak egyszerűsíteni, és gyorsítani a jelenlegi folyamaton, mely elemző rendszer korszerű jelentéskészítő rendszerekkel is kommunikáció képes. Így idő, és energia takarítható meg, ami az elemzésre, stratégiai munkára fordítható. A tervegyeztetést megelőzően kiküldött adatlapokhoz nem kerülnek csatolásra segédletek. Javasolt az alábbi csatolt dokumentumok, illetve az adott évre aktualizált tervezési segédletek kiküldése a tervegyeztetést megelőzően: - a költségvetési koncepció (ezt elvileg mindenkinek ismernie szükséges) - intézmény összesített adatainak tervező táblája - bértervező tábla - normatívák (bölcsődei, óvodai, iskolai) -főkönyvi számlák magyarázatát nyújtó segédlet Javasolt megteremteni a kötelezettségvállalások, a tény adatok, és a költségvetés kapcsolatát. 23

24 Összegzés, javaslatok Összegzés, javaslat/2. A költségvetési koncepciót pénzügyi formátumban, - mérleg, eredmény kimutatás, cash flow - szükséges elkészíteni, de figyelemmel kell lenni, hogy a gazdasági koncepció kidolgozása, nem igényel olyan aprólékos számításokat, mint amit a számviteli adminisztráció igényel. Szervezetileg is szükséges lenne megkülönböztetni, a Hivatal azon funkcióit, amit, mint végrehajtó szervezet, s amit, mint gazdasági szervezet igényel. A gazdasági szervezet vállalhatná a felelősséget a stratégiai tervek nyomon követéséért is. A költségvetési tervek kidolgozása az elfogadott koncepció alapján kezdődik meg. Javasoljuk több tervvariáns kidolgozását, és nem a kirovó, kiosztó szemléletben elkészíteni egyiket, másikat, hanem például feladatra tervezni. Természetesen a feladatokat, (önként vállalt, kötelező, saját erőforrás, vagy külső erőforrás) már a koncepció alkotásánál számba kell venni. A stratégiai, gazdasági szemlélet erősödése elősegíti a projekt szemlélet elterjedését, megvalósítását is. A jelenlegi működési mechanizmusban, különösen a több évre elhúzódó projektek a Hivatali működéstől rendszer idegenek. Felelősségek, és jogkörök, együtt kell, hogy járjanak, ez elengedhetetlen a működéshez. A felelősségek, és jogkörök szabályozottságát az ÁHT, az Önkormányzati törvény, és a Költségvetési Szervek jogállásáról szóló évi CV. törvény által megszabott keretek között maximálisan ki kell használni, végig kell gondolni. 24

25 Összegzés, javaslatok Összegzés, javaslat/3. Mivel könyvelés területén a megfelelő informatikai támogatás megvalósítása pár hónappal ezelőtt történt meg, így a végrehajtásban jelenleg még jelentős a manuális munka. Javasoljuk a nemrég bevezetésre került SALDO program kapcsán időszakos továbbképzést biztosítani a kollégáknak, melynek során az alkalmazás kapcsán felmerült problémák felvetések és kérdések is visszacsatolásra kerülhetnének. A költségvetési koncepció a több éves és a makró gazdasági koncepciókkal harmonizált stratégia terveken kellene, hogy alapuljon. Nem elégséges, ha a koncepció alkotói kizárólag a bevételek számszerűsítéséből indulnak ki, hiszen lehetséges, hogy egy beruházást finanszírozni kell, de az évek során a létesítmény jövedelmet, adót is termel. Javasoljuk, hogy ezek nyomon követéséhez a pénzügyi modellezés alkalmazását, ez fényt deríthet arra is, hogy reálisak-e a bevételi tervek. A költségvetési koncepciót pénzügyi formátumban, - mérleg, eredmény kimutatás, cash flow - szükséges elkészíteni, de figyelemmel kell lenni, hogy a gazdasági koncepció kidolgozása, nem igényel olyan aprólékos számításokat, mint amit a Hivatali adminisztráció igényel. Szervezetileg is szükséges lenne megkülönböztetni, a Hivatal azon funkcióit, amit, mint végrehajtó szervezet, s amit, mint gazdasági szervezet igényel. A gazdasági szervezet vállalhatná a felelősséget a stratégiai tervek nyomon követéséért is. Javasoljuk a tervezésben érintett irodák, és intézmények pénzügyi, gazdasági tudását erősíteni. Az elfogadott tervvariánst, elég lenne aprólékosan, a mindenkori jogszabályi környezet kívánalmai szerint elkészíteni. ETK Szolgáltató zrt 1149 Budapest, Angol u

26 Összegzés Összegfoglalásként: Javasoljuk a gazdálkodási, stratégia szemlélet erősítését, és külön választását a Hivatali működési, végrehajtási aspektusától. Ennek szervezeti, és rendszer kívánalmai is vannak. Úgy véljük, hogy az éves beszámolót, illetve pénzügyi kimutatásokat a gazdálkodásról célszerű lenne nem csak pénzforgalmi szemléletben látni. Ehhez persze megint csak rendszer támogatottságra lenne szükség. Ha ez megvan, akkor lehet kimutatni az áthúzódó hatásokat is, ami a megalapozott tervezéshez is szükséges. Bizonyos értelemben a gazdálkodással kapcsolatos információ szolgáltatása alaposabb, de kevésbé aprólékos, mint a fiskális nyilvántartás. Mindkét dimenzióhoz ugyan az a rendszer szolgáltathatja az adatokat. Javasoljuk végig gondolni a hatáskör, felelősség, jogok, és feladatok kérdés körét, maximálisan kihasználva a jogszabályok adta lehetőségeket. Párhuzamosan a gazdálkodási szerepkör erősítésével, javasoljuk újra gondolni a költség helyek koncepcióját, és a költséggazda felelősségét. Előbbiek együtt járnak egy erősebb controlling aspektus térnyerésével is. 26