Brehószkiné Mile Adrien /okl. könyvvizsgáló, okl. adószakértő/ Könyvvizsgálat informatikai eszközökkel Úgy hét éve lehet annak, hogy francia könyvvizsgáló kollegám egy szakmai megbeszélés alkalmával kérdésemre elmondta: A könyvvizsgálatot nem lehet szoftverrel végezni. A dokumentációkat látni kell, arról másolat készül, és az összegyűjtött könyvvizsgálati bizonyítékokat a dossziéba kell lefűzni. Ez a munkafolyamat pedig nem programozható! Magam sem ennek a területnek a kiváltására gondoltam, amikor megkerestem programfejlesztő ismerősömet és rábeszéltem a könyvvizsgálói munkát támogató szoftver elkészítésére. Ma már több könyvvizsgálói munkát támogató szoftver elérhető a piacon, azonban a leggyakrabban használt szoftver ezekből csak kettő. - Mi tette időszerűvé a könyvvizsgálói munkát segítő szoftverek fejlesztését? - Mit kell tudni egy könyvvizsgálói munkát támogató szoftvernek? - Valóban képesek gyorsítani, egyszerűsíteni, racionálissá tenni az igen komoly dokumentációs igénnyel bíró könyvvizsgálati munkát? - Melyek lesznek a továbbfejlesztés fő irányai? Az előadásom ezekre a kérdésekre keresi a választ, a munkacsapatom által fejlesztett rendszer rövid bemutatása mellett. Mi tette időszerűvé a könyvvizsgálói munkát segítő szoftverek fejlesztését? - Gyakorló könyvvizsgálóként és a könyvvizsgálói továbbképzésekben résztvevő oktatóként ugyanis azt tapasztaltam, hogy a magyar Nemzeti Könyvvizsgálati Standardok bevezetése olyan új szakmai elvárásokat és minőségi követelményeket állított a hazai könyvvizsgáló társadalom elé, melynek teljesítése magas szintű felkészültséget, jelentős dokumentációs igényt és ebből következően nagyobb időráfordítást feltételez. - A mi szakmánkban az ellenőrzést végző szakembereknek egyébként is minden évben számolniuk kell a számvitel, az adózás, a társasági jog és az egyéb jogszabályok megváltozásával. Ha egy ilyen állandóan változó jogi környezet mellett a szakmai eljárások, módszertanok is megváltoznak, akkor az a könyvvizsgálóktól a teljes könyvvizsgálati munkafolyamat újragondolását, újraszervezését igényli. Nos ez a farkastörvények által szabályozott, felgyorsult piaci világban a legfelkészültebb szakembernek is merész kihívás lehet.
- Tapasztalataink szerint a könyvvizsgálat informatikai ismeretek nélkül ma már nem képzelhető el. Az informatikai eszközök, az alkalmazásba kerülő operációs rendszerek nagyléptékű fejlődése elvárja a könyvvizsgálótól, hogy az informatikai tudását, képességét folyamatosan fejlessze, mivel az újabb és újabb megoldások, alkalmazások, technikai eszközök segíthetik, egyszerűsíthetik a dokumentálást, a vizsgálati teszteket, eljárásokat. Aki lemarad, kimarad!! A korszerűsítések és a tanulás elmaradása azonnal érezteti hatását, az ügyfeleink leértékelhetik munkánkat, ha nem vagyunk képesek az általuk szolgáltatott információkat fogadni, feldolgozni. Lehet, hogy az elkövetkező néhány évben a legnagyobb kihívást az IT rendszerek elsajátítása és követése jelenti a könyvvizsgálók számára? Mit kell tudni egy könyvvizsgálói munkát támogató szoftvernek? A könyvvizsgálati munkát támogató szoftverekkel szemben elvárás, hogy - az aktuális könyvvizsgálati standardok és a hatályos jogszabályok alapján készüljön, - az egyes rendszerek által felkínált dokumentáció a teljes könyvvizsgálói munkafolyamatot átfogja, - vezesse a könyvvizsgáló kezét, irányítsa a figyelmét a kritikus területekre, - a számszaki összefüggések és a keletkező kontrollpontok az elemző munkát segítsék, - biztonságosan tárolja, rendszerezze a könyvvizsgálói bizonyítékként megszerzett dokumentációkat és - alkalmazásával csökkenjen az idő- és munkaráfordítás. A piacon elérhető könyvvizsgálói munkát támogató szoftverek nagytöbbsége külföldi érdekeltségű könyvvizsgáló cégektől átvett rendszer, amit a hazai sajátosságokhoz igazítanak. A felhasználók már ma is online módon tölthetik le a legtöbb rendszert. Jellemző, hogy ugyanazt a szoftvert több számítógépen működtetik, - pl. asztali számítógép és a hordozható laptop - ami a belső adatátvitelt nehezíti. Az adatbevitel a főkönyvi adatok transzferálásával, vagy hagyományos adatrögzítéssel történik. A következőkben egy olyan hazai fejlesztésű rendszerről lesz szó, amely elkészítését a Magyar Könyvvizsgálói Kamara kezdeményezte és alkalmas több sajátos könyvvizsgálati eljárás elvégzésére, mint pl. a hitelintézetek, pénzügyi vállalkozások, vagy a most készülőben lévő projektek auditálására is.
A szoftver fejlesztés alapgondolatát a Magyar Könyvvizsgálói Kamara A kisvállalkozások könyvvizsgálatának speciális szempontja című 1005. témaszámú állásfoglaláshoz készült módszertani kiadvány mintadokumentációja adta. Az egymással számszaki összefüggésben lévő - referenciával ellátott - táblázatok, az ellenőrzési folyamat egymásra épülő logikus lépései a fejlesztő szemével jól programozható területnek tűntek, míg a könyvvizsgálónak aránytalanul sok papírmunkát jelentettek. A szoftver első piacképes verziója a kisvállalkozások könyvvizsgálatát támogatta, majd a pályázati felhívásra elkészült a mikrovállalkozások könyvvizsgálatát segítő program változata, az Audit Partner m is. A rendszer alapváltozatát ma is a kis- és mikrovállalkozások módszertana adja, de jelenleg egyedülálló abban, hogy a hitelintézetek és a pénzügyi vállalkozások könyvvizsgálatát is támogatja. A fejlesztő elgondolása szerint az Audit Partner nem csak egy szoftver, hanem több olyan megoldás, módszer, ötlet gyűjteménye, amely alkalmazása esetén a könyvvizsgáló valóban egy auditpartnert kap. A szoftver fastruktúrában rendszerezi a Magyar Könyvvizsgálói Kamara által ajánlott standardizált munkapapírokat, formanyomtatványokat, táblázatokat, szerződésmintát, valamint a könyvvizsgálói jelentés minden lehetséges változatát. A fastruktúrát a standardok előírásainak megfelelően három főágra tagolja: I. Állandó rész II. Általános rész III. Tartalmi rész - Az Állandó rész a vizsgálandó cég alapítói okiratából, társasági szerződéséből, a cégkivonatából nyerhető, és a szervezeti felépítésre vonatkozó információkat tartalmazza. Ezek a Word jellegű, szerkeszthető szöveges dokumentumok valójában a vizsgálandó cégről alapinformációkat tartalmaznak, amit az első könyvvizsgálat alkalmával gondosan begyűjt a könyvvizsgáló, ismétlődő könyvvizsgálat esetén pedig a változásokat rögzíti. - Az Általános rész szintén Word jellegű, szöveges dokumentumokból áll, amely már az adott üzleti évre vonatkozó információkat gyűjti össze. Az itt található dokumentumok között szerepel ellenőrző lista - a megbízás elfogadásához -, a megbízási szerződés minta, nyilatkozatminták a megbízás elfogadásához ill. visszavonásához, a vizsgálat megtervezésének, a kockázatbecslésének munkapapírjai, a cég vezetőinek nyilatkozatmintái
és a könyvvizsgálói jelentés forma tizenhat változata, amely átszerkeszthető, fogalmazható, nyomtatható. Az Állandó és az Általános rész minden egyes dokumentuma mögé, tetszőleges számban beilleszthető bármely adathordozóról, a számítógép valamely mappájából, az internetről letöltött, esetleg beszkennelt vagy digitális fényképezővel rögzített külső dokumentum. Gondoljunk itt a terjedelmes belső szabályzatokra, esetleg szerződésekre, vagy az eddigi munkánk során megszokott táblázatokra. Tekintélyes mennyiségű papíralapú dokumentum váltható ki a szoftver ezen funkciójával. A bemutató előadásainkon elmondjuk, hogy a szövegszerkesztővel lekezelhető dokumentumok okán még nem kellett volna programot fejleszteni, - bár jelentősen csökken a könyvvizsgáló által készített munkapapír terjedelme de a vizsgálat közben előforduló számszaki összefüggések lekezelésére a III. Tartalmi részben lesz lehetőség. - A Tartalmi rész Excel jellegű, táblázatkezelő rendszereket tartalmaz. Minden mérlegsorhoz készül standard vizsgálati program, a változásokat bemutató részletező tábla, a mérlegsorának összefoglalásaként főlap, számviteli ellenőrző lista és mérleg, eredmény-kimutatás. A rendszer alulról építkezik. Az analitikus adatokat tartalmazó részletező táblákat kitöltve automatikus képződik a főlap, a mérleg és az eredmény-kimutatás, valamint a változást bemutató mutatószámrendszer is. A részletező táblák sorai tételszámtól függően bővíthetők. A szoftver alkalmazása, speciális megoldások A szoftvert a felhasználók már ma is online módon érik el, a letöltést követően az adatbázist az ügyfél adataival, a könyvvizsgáló és a közreműködő asszisztens adataival kell feltölteni. Ezt követően, amikor a felhasználó belép a programba, a kiválasztott cég és a megjelölt vizsgálati időszakra vonatkozó teljes dokumentumtár megnyílik. A fastruktúrában lefele haladva követve a könyvvizsgálat munkafolyamatát rögzíthetjük a vizsgálandó cég fontos adatait, bemásolhatjuk a belső szabályzatait, feljegyzéseket készíthetünk az üzleti tevékenységről szerzett információkról. Amennyiben a megszerzett információk elegendőnek bizonyulnak a megbízás elfogadásához, a minta segítségével elkészíthetjük a megbízási szerződésünket és az elfogadó nyilatkozatunkat.
A következő dokumentációs kör a munka megtervezését és a könyvvizsgálói bizonyítékok megszerzésének folyamatát segíti. A vizsgálat folyamatát átfogó dokumentumba rögzíthetjük a cég tevékenységére, üzletvitelére vonatkozó információkat, összegezhetjük a belső ellenőrzéséről, a számviteli rendszeréről, az adózásáról szerzett tapasztalatokat és az előzetes adatok alapján elvégezhetjük a lényegességi számításokat, meghatározhatjuk a kritikus és jelentős vizsgálati területeket is. Megjelölve a vizsgálat súlypontjait, mérlegsoronként vizsgálati programot készíthetünk a szoftver segítségével. A III. Tartalmi rész minden mérlegsorra tartalmaz standard munkaprogramot, amit a vizsgált cégre aktualizálhatunk. Az így aktualizált, testre szabott vizsgálati programot nem szükséges kinyomtatni, mivel a rendszerben, a képernyőn bármikor megtekinthető. A rendszer tartalmaz számviteli ellenőrző listát is, melynek segítségével a számviteli törvénynek való megfelelést ellenőrizheti a könyvvizsgáló, és amit szintén a Tartalmi részből, mérlegsoronként nyomtathat ki, vagy hívhat le a képernyőre. A szoftver használata mellett az ellenőrző lista kinyomtatásától el lehet tekinteni. A szoftver eddig ismertetett funkciói biztosítják, hogy a könyvvizsgáló minden szükséges dokumentumot elkészíthessen, de ezek kinyomtatása nem szükséges, mivel azt a rendszer tárolja, és az bármikor megtekinthető, nyomtatható. A könyvvizsgáló által készített munkapapírok szoftveren belüli tárolása, a kapott szabályzatok és egyéb dokumentumok bemásolással történő megőrzése megfelezi a papíralapú dossziénk terjedelmét. Nemcsak a papírral, de az idővel is takarékoskodhatunk, ha a szoftver számszaki összefüggéseit tartalmazó részletező tábláit kitöltjük. A táblázatokon belül programozott matematikai összefüggések működnek. A bevitt adatokat azonnal vízszintesen és függőlegesen összegzi a rendszer, majd mérlegsoronként Főlapot készít és automatikusan mérleget és eredmény-kimutatást állít össze. A Főlapokon az előző évi és a tárgyévi adatokat összehasonlítja, majd abszolút és százalékos értékben változásmutatót számol. Mutatószámok képződnek a részletező táblák feltöltésével, amit az Egyebek részben tárol a rendszer és az ügyfél által átadott - a Kiegészítő mellékletben számolt - mutatókkal összehasonlíthatjuk.
A szoftver több helyen lehetőséget kínál jegyzettömb megnyitására. Ezek a jegyzetlapok alkalmasak az évközi vizsgálati tapasztalatok rögzítésére, emlékeztető elkészítésére. A feljegyzések kinyomtathatók, így az ügyfélnek intézkedés céljából átadhatók. A rendszerbe beépített szűrő funkció arra szolgál, hogy csak a megjelölt megszűrt munkapapírok jelennek meg a képernyőn és csak ezeket nyomtatja ki, ha erre parancsot adunk. A szűrő funkció beépítésével a munkatáblák között gyorsabbá vált az eligazodás. Tapasztalataink szerint a program használata a munkapapírok szoftveren belüli tárolásával, az egyes külső dokumentumok bemásolásával megfelezi a papíralapú dossziénk terjedelmét. A részletező táblákban egyszeri adatbevitellel rögzített adatokból automatikusan főlapok, mérleg, eredmény-kimutatás készül és fontosabb mutatószámok képződnek, lehetőséget adva a könyvvizsgálónak a főbb összefüggések áttekintéséhez és a gyors kontroll elvégzéséhez. Az Audit Partner használatával könyvvizsgálat dokumentálására fordított idő is feleződik. Melyek lesznek a továbbfejlesztés fő irányai? A továbbfejlesztés iránya: - webes felületen történő munkavégzés, és - központi szerver segítségével az adatok mentése és archiválása, - adatátvitel adatexporttal, főkönyvi adatok transzferálásával, - a sajátos könyvvizsgálati eljárásokhoz új módszertant biztosítani. Összegzés A nagy könyvvizsgáló cégek hamar felismerték az informatikai kihívásokat és létrehozták megfelelő részlegeiket, képesek lépést tartani a technológiai fejlődéssel, mely kiszolgálja a könyvvizsgálókat. Az egyedül dolgozó, vagy kis létszámú társaságokban könyvvizsgáló kollegák nem tudják megfizetni az önálló informatikai létszámot, az egyedi megoldásaik nem elég hatékonyak. A könyvvizsgálók meghatározó számát ez utóbbi réteg képviseli, ezért igen nagy a kamara feladata és felelőssége abban, hogy a könyvvizsgálatban ma már nélkülözhetetlen eszköz, a könyvvizsgálói munkát segítő szoftver tömegek számára elérhető
legyen, különben a könyvvizsgálók rövid időn belül azzal kénytelen szembesülni, hogy könyvvizsgálata leértékelődhet az ügyfelek előtt, mert nem képes a modern feldolgozási rendszerek által biztosított elemzésekre, tesztelésekre. Ma már könyvvizsgálói munkát segítő szoftver nélkül nem lehet a munkánkat végezni. A legkorszerűbb rendszerekkel dolgozó kollegáknak sem szabad elfelejteni azonban azt, hogy a szoftver csak egy eszköz a könyvvizsgáló kezében, gondolkodni továbbra is a könyvvizsgálónak kell.
