NYíREGYHÁZA MEGYE JOGÚ VÁROS KÖZGYŰLÉSÉNEK 265/20 12.(X.18.) számú határozata az önkormányzat 2013. évi belső ellenőrzési tervéről A Közgyűlés 1) a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény 92. (6) bekezdése alapján Nyíregyháza Megyei Jogú Város 2013. évi belső ellenőrzési tervét a jelen határozattal jóváhagyja a határozat elválaszthatatlan részét képező mellékletben toglaltaknak megfelelően. Az éves belső ellenőrzési terv végrehajtásáért Felelős: Lengyelné Petris Erika, az Ellenőrzési Osztály vezetője Határidő: folyamatos, illetve 2013. december 31. 2) felkéri dr. Kovács Ferenc polgármestert és dr. Szemán Sándor címzetes főjegyzőt, hogy: az ellenőrzési terv végrehajtását kísérjék figyelemmel, biztosítsák a szükséges tárgyi feltételeket, az erőforráskapacitást, a megállapítások. ajánlások alapján az érintett, vizsgált szervezetek felé indokolt esetben tegyenek átfogó intézkedéseket. k.m.f. jziy~ Dr. Kovács Ferenc polgármester Dr. Szemán Sándor címzetes főjegyző A határozatot kapják: 1. A Közgyűlés tagjai 2. A címzetes főjegyzö és a Polgármesteri Hivatal belső szervezeti egységeinek vezetői
Nyíregyháza Megyeí Jogú Város Önkormányzatának 1.sz. melléklet a 265/2 01 2.(X. 18.) számú határozathoz Sorszám. NTEZMENY ELLENORZESEK 111. Rendszer és fenntartói tőrvényességi, szakmai ellenőrzések Ellen6rz6tt szervezeti egység Ellen6rzött d6azak Ellen6rzéara vonatkozó stratégia (térgya, célja, módszere) 01. 02. Móricz Zsigmond Magyal 6i Vérosl KönyYtér 201 22013. aktu611s d6szak ~ Vicl Mhily KulturAs Központ 20122013. aktuéllsld6szak Tárgy: Az intézmény pénzügyi, gazdálkodási Belső kontrollrendszer egyes elemei Rendszer tevékenységének rendszerjellegű vizsgálata hiányoznak, vagy nem megfelelően nformatikai és fenntartói törvényességi, szakmai, informatikai Szakmai ellenőrzése. Cél: Annak megállapítása, hogy: a pénzügyi, gazdálkodási tevékenységet meghatározó központi és helyi jogszabályok, az irányító szerv döntései megfelelöen kerülteke végrehajtásra, a gazdálkodás szabályszerűségét biztosító belső kontrollok kiépülteke. A számviteli nyilvántartások vezetése, a pénzkezelés rendje, a bizonylati fegyelem megfelelöe. Az informatikai rendszer szabályozott keretek között működike, az adatvédelem biztosítotte. A tanügyigazgatási, személyzeti feladat és munkáltatói jogkör gyakorlása megfelelöe. működnek. A kialakított számviteli, pénzügyi rendszer nem zárt, analitikák nem megbízhatóak. Előirányzat túllépés A szabályozás és a gyakorlat küönbözik. Adatkezelés, adatvédelem nem felel meg a jogi és belső előírásoknak. Szabályszerűségi, l.n.év ellen6r1 2föx25 ellen6r1 2föx25 Ellenőrzés módszerei: dokumentum alapú, tételes \12. Rendszerelenőrzés Ellen6rzölt szervezeti. ~.. Ellen6rzött d6azak 03. Egészségügyi Alapellátási gazgatóság 2011. ' Ellen6rzéara vonatkozó stratégia ( térgya, célja, módszere) Tárgy: Az intézmény rendszerjellegű ellenörzése. Cél: Megvizsgálni, hogy az intézmény a rendelkezésre álló forrásokat gazdaságosan, a jogszabályi előírásoknak megfelelöen használtae fel. Érvényesülteke a fenntartó elvárásai. Személyi anyag teljeskörű felülvizsgálata Ellenőrzés módszerei: dokumentum alapú, tételes Belsö kontrollrendszer egyes elemei hiányoznak, vagy nem megfelelően működnek. A kialakított számviteli, pénzügyi rendszer nem zárt, analitikák nem megbízhatóak. Előirányzat túllépés A szabályozás és a gyakorlat eltér. tí~usa Rendszer l.n.év ellen6r1 3főx20
2013. évi Belső E"enőrzési Terve 1.sz. melléklet a 265/2012.(X. 18.) számú határozathoz 1/3. Fenntartói, törvényességi, szakmai e"enőrzések Ellen6rz6tt szervezeti egység, Ellen6rz_re vonatkozó stratégia Ellen6rz6tt d6szak ( tárgya, célja, módszere) 04. Búzaszem Ovoda Tárgy: Az intézmény fenntartói törvényességi, Aranykörte Tagintézmény szakmai ellenőrzése. Gyermekkert Tagintézmény Cél: Annak megállapítása, hogya tanügyigazgatási, személyzeti feladat és munkáltatói jogkör ~ 20082011. gyakorlása a szabályozásoknak megfelele. E"enőrzés módszerei: dokumentum alapú, tételes A szabályozás és a gyakorlat különbözik. Legutóbbi ellenőrzés óta eltelt idő. Nem a jogszabálynak megfelelően vezetik a tanügyi nyilvántartásokat. A szakmai feladatellátást szabályozó belső szabályzatokat, utasításokat nem tartják be. Szabályszerüségi nformatikai Szakmai.n.év ellen6r1 2főx20 1/3. Témavizsgálatok EUan6rz6tt szarvazeti egység, Ellen6rz6tt,ld6szak 05. Kockázatelemzéssel kiválasztott intézmények Ellan6rz_re vonatkozó strategia (tárgya, célja, módszere) Tárgy: pénzmaradvány elszámolása, felhasználása Cél: Annak megállapítása, hogyapénzmaradvány főkönyvi könyvelése megfelelő, felhasználása 2012. összhangban vane a képződésével Ellenőrzés módszerei: dokumentum alapú, tételes Elmaradt könyvelési tétel miatt működési költségvetési hiány keletkezik. Nem kerül kiegyenlítésre olyan kötelezettség, amelyet az előző évi pénzmaradvány finanszírozott. Ella n 6rzés Szabályszerűségi ".n.év ellen6r1 2főx15 06. Kockázatelemzéssel kiválasztott intézmények Tárgy: Szabadság nyilvántartása, feladása Cél: Annak megállapítása, hogy az intézmények megfelelően kezelike a munkaügyi nyilvántartásokat és azok a KR rendszerben feladásra kerülteke. Nem az éves szabadság mennyiség kerül felhasználásra. Nincs összhang a jelenléti ívszabadságengedély és KR feladás között. Szabályszerűség;.n.év ~ 2012. és aktuélls d6szak Ellenőrzés módszerei: nyilvántartások, szerződések tételes, dokumentum alapú vizsgálata ellen6r1 2főx15 " 2
1.sz. melléklet a 265/2012.(X.18.) számú határozathoz 1/3. Témavizsgálatok Ellen6rzött 8zervezetl egység. Ellen6rzött d6azak Ellen6rz6are vonatkozó stratégia (tárgya. célja. m6dszere) EUen6rzés tipusa 07. ntézmények Költségvetési beszámolóból kiválasztott (pénzügyileg elszámolt pályázatok) _. 2012.6v Tárgy: EUs forrásból finanszírozott projektek elszámolása. Cél: Támogatási szerzödés szerinti felhasználás, elkülönített könyvvitel i nyilvántartás, pénzügyi elszámolás helyességéröl meggyözödni. Ellenőrzés módszerei: számviteli, pénzügyi bizonylatok tételes vizsgálata, analitikák, főkönyv ellenörzése Nem a támogatási szerződésnek megfelelő felhasználás, bizonylatolás miatt esetleges visszafizetési kötelezettség, vagy kiutalás felfüggesztése. l.n.év ellen6ri 2föx20 08. Az önkormányzat által támogatott, kedvezményezett szervezetek (kockázatelemzéssel kiválasztott, és a belsö szervezeti egységek által javasolt szervezetek) 2012." Tárgy: Az önkormányzat által nyújtott céljellegü Az elszámolás alapját képező támogatások. szerződések, számlák, nyilvántartások hiányosságai jgoosulatlan Cél: Meggyözödni arról, hogy a támogatott szervezetek a számukra biztosított összegeket szabályszerüen A felhasználás és elszámolás szabá igénybe vételt eredményezhetnek. használtáke fel, számadási kötelezettségüknek eleget tetteke. yainak nem megfelelő rögzitése Továbbá annak megállapítása, hogya Hivatal részéről figyelemmel kísértéke a támogatási szerzödésekben, megállapodásokban foglaltak teljesítését, illetve a szükséges intézkedések megtörténteke a késedelmes teljesítés esetén. Szabályszerüségi l.n.év ellen6r1 2főx20 Ellenőrzés módszerei: támogatási döntések, szerzödések, elszámolások dokumentumalapú, tételes vizsgálata 3
1.sz. melléklet a 265/2012.(X. 18. ) számú határozathoz 1/3. Témavizsgálatok Ellen6rz6tt szervezeti egység, Ellen6rzött d6azak re vonatkozó stratégia ( tárgya, célja, módszere) AZonosított kockázat Ellen6~és, 09. Polgármesteri Hivatal érintett belső szervezeti egységei ~ 2012:8v Tárgy: Közbeszerzési eljárások mintavételes ellenőrzése. Cél: Annak megállapítása, hogya közbeszerzési eljárás megfelelöen szabályozotte, érvényesülnek a hatályos jogszabályok, belsö szabályzatok és vezetöi rendelkezések Ellenőrzés módszerei: közbeszerzési eljárások mintavételes, szükség szerint tételes vizsgálata Jogszabályi változások figyelmen kivül hagyása, adatszolgáltatások elmaradása, pontatlansága. Szabályszerűségi.n.év ellen6r1 2föx20. ONKORMANYZAT ES A POLGARMESTER HVATAL FELADATELLATASVAL, MUKODESEVEL OSSZEFUGGO ELLENORZESEK Ellen6rz6tt szervezeti egység, EUen6rz6tt dc5szak re vonatkozó stratégia ( térgya, célja, módszere, vizsgáit id6szak) 10. POlgármesteri Hivatal érintett belső A belső kontrollrendszer egyes elemei szervezeti egységei hiányoznak, vagy nem megfelelően, Aktuélls dc5szak ~ Tárgy: A hivatali belsö kontrollrendszer kialakítása, kiépítettsége és működése. (kontroll környezet, kontrolltevékenységek kockázatkezelési rendszer, információs és kommunikációs rendszer, monitoring) Cél: Annak átfogó vizsgálata, hogya pénzeszközökkel, vagyonnal történő szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás érdekében kialakított folyamatrendszer megvalósítjae az államháztartási törvényben foglalt fő célokat. működnek. A formális kontroll ok assitják a folyamatot. A belső szabályozás, szabályozottság hiányosságai hátráltatják a problémamentes feldadatellátást. Szabályszerűségi Rendszer ütemezés e V.n.év ellen6r1 7 főx25 Ellenőrzés módszere: belsö szabályzatok, munkaköri leírások, működési folyamatok vizsgálata 4
1.sz. melléklet a 265/2012.(X.18.) számú határozathoz 11. 12.. ONKORMANYZAT ES A POLGARMESTER HVATAL FELADATELLATASVAL, MUKODESEVEL OSSZEFUGGO ELLENORZESEK Ellen6rzött szervezeti egység, Ellen6rzött d6szak re vonatkozó stratégia ( térgya, célja, módszere, vizsgilt id6szak) Az önkormányzat többségi irányítást Tárgy: Feladatellátás szabályosságának pénzügyi biztosító befolyása alatt működő lebonyolítása, támogatási és működés i rendszer gazdasági társaság racionalitásának vizsgálata. (kockázatelemzéssel kiválasztott gazdasági társaság) (2 GT). 2012. '1 Cél: Meggyőződni arról, hogy a gazdasági társaság a kötelező feladatokat a szerződésben rögzítetteknek megfelelően láttae el, szakmai teljesítés igazolása megtörténte, belső kontrollt kialakítottáke. Ellenőrzés módszere: szerződések, elszámolások mintavételes, szükség esetén tételes ellenőrzése Feladatellátási szerződésben esetleg nem megfelelő részletezettség ű feladatmeghatározás, elszámolási feltételek. A célok, feladatok csak részben valósulnak meg. Nem megfelelő hatékonyság Szabályszerűség i Teljesítmény V.n.év ellen6ri 2főx20 2föx20, 13. Gazdasági osztály Ellátási Osztály érintett szervezeti egységek 2012. Tárgy: munkába járás, kiküldetés, reprezentáció, és egyéb dologi kiadások Cél: annak megállapítása" hogyafelmerült kiadások, költségek indokoltsága, szabályszerűsége igazolte, szabályzatnak megfelelően kerülte kifizetésre Ellenőrzés módszerei: dokumentum alapú, mintavételes, szükség esetén tételes vizsgálat Nem a szabályzatnak megfelelő elszámolások, jogosulatlan kifizetést eredményezhetnek. A reprezentáció egyes tételei természetbeni juttatások, ezáltal jelentős adófizetési kötelezettség keletkezik. Szabá yszerűség i. n.év ellen6rt 1föx10 14. Polgármesteri Hivatal szervezeti egységei 2012. Tárgy: Szerződések (megbízási, vállalkozási, szolgáltatási) Cél Megvizsgálnai, hogy a szerződések tartalmazzáke a z elvégzendő feladatokat részletesen, és A szerződés nem rögzíti a pontos feladatot, így az elszámolás, teljesítés igazolás vagy csak formális, vagy nem történik meg. A szerződéseket nem az arra jogo Sza bá yszerű ségi. n.év minden olyan fontos kikötést, mely a teljesítés iga sultak írták alá, jogszerűtlen foglal ellen6rt zolást megalapozottá teszik. koztatás, feladateltás. 2főx20 Ellenőrzés módzerei: dokumentum alapú, mintavételes, szükség esetén tételes ellenőrzés 5
1.sz. melléklet a 265/2012.(X.18.) számu határozathoz. ONKORMANYZAT ES A POLGARMESTER HVATAL FELADATELLATASVAL, MUKODESEVEL OSSZEFUGGO ELLENORZESEK Ellen6rzött szervezeti egység. Ellen6rz68re vonatkozó stratégia Ellenőrzés Ellen6rzött d6szak j tárgya. célja, módszere. vizsgat id6szak) trpusa 15. Gazdasági osztály Tárgy: Költségvetés tervezése, költségvetési Nem valós adatközlések miatt, téves intézmények rendelet tervezés, előirányzat. _. Változások, egyéb befolyásoló ténye 2012. 68 aktuilis d6szak Cél: annak megállapítása, hogya költségvetés zök figyelmen kívül hagyásaindokolattervezése megalapozott adatszolgáltatásra épülte. lan finanszírozást eredményezhet. Ellenőrzés módszere: tételes, dokumentum alapú ellenőrzés Elen6rzés l.n.év ellen6r1 2főx15. UTOELLENORZES Ellen6rzött szervezeti egység. Ellen6rz68re vonatkozó stratégia Ellenőrzés Ellen6rzött d6szak ( tárgya. célja, módszere. vlzsgilt d6szak) 16. Móricz Zsigmond Színház Tárgy: Az intézmény működésének, gazdálkodá Korábban feltárt hiányosságokat nem Utóvizsgálat sának, szabályozottságának ellenőrzése szüntették meg. szabályszerűségi Beszámoló mérlegalátámasztása pénzügyi Cél: Meggyőződni arról. hogy az ellenőrzés során nem biztosítja a valódiságot 2012 l.félév 2013.. félév feltárt hiányosságokat megszüntettéke. Ellenőrzés módszere tételes ellenőrzés, leltárak, főkönyv, analitikák felülvizsgálata. n.év ellenőri 3főx10 17. Ellátási Osztály Gazdasági Osztály ' 2012. év ~ Tárgy Leltározási, selejtezési eljárás ellenőrzése. Cél: meggyőződni arról, hogy a jogszabály és a belső szabályzat által előírt módon került sor a leltározás, illetve selejtezés lebonyolítására. Megállapítani, hogya főkönyv, analitika és mennyiségi leltárfelvétel egyezősége fenn állte. Ellenőrzés módszere: tételes, leltárfelvételi ívek, analitikus nyilvántartás, főkönyv ellenőrzése Korábban feltárt hiányosságokat nem szüntették meg. Nem teljes körű leltárfelvétel. Analitika, leltár nem egyezősége. Belső átszervezés miatt az eszközök áthelyezése a nyilvántartások ban esetleg nem történt meg. Utóvizsgálat szabályszerűségi pénzügyi n.n.év ellenőrl 2főx20 6
1.sz. melléklet a 265/2012.(X.18.) számú határozathoz V. EGYEB FELADATOK 1. 2012. évben lefolytatott vizsgálatokról szóló összefoglaló e"enörzési jelentés elkészítése 2. 2014. évi belső ellenörzési terv összeállítása 3. 2013 évi belső ellenőrzések nyilvántartása, intézkedési tervek végrehajtásáról szóló beszámolók nyilvántartása 4. Belső ellenőrzési kézikönyvaktualizálása, stratégiai terv felülvizsgálata 7
2.sz. melléklet a 26512012.(X.18.) számú határozathoz Belső ellenőrzési kapacitás 2013. MEGNEVEZES MENNYSEG MENNYSEG EGYSÉG Vizsgálatok száma db 17 Vizsgált szervezetek száma (átlagos) db 40 Vizsgálatot végző belső ellenőrök száma fő 7 Ellenőrzéshez számításba vehető munkaok 1764 Kieső munkaok fizetett szabadság (átlagos) képzés, továbbképzés, vizsgák, értekezletek beteg szabadság, táppénz (átlagos) Tervezett ellen6rzési ok száma Felkészülés és utómunkálatok: ellenörzés elökészítése, felkészülés zárás, jelentés elkészítése ügykezelés, egyeztetés, véleményezés nyilvántartás, kockázatelemzés Helyszíni ellenőrzési ok száma Soron kívüli, nem tervezett ellenőrzési ok száma Tartalék idő. 323 260 28 35 1441 273 85 120 34 34 1083 288 10 Ellenőrzési tervben ütemezett vizsgálatokra rendelkezésre álló helyszíni ellenőrzési ok száma: Egy ellenőrzött szervezetre jutó helyszíni ellenőrzési ok száma: 785 20