PÉCSI TUDOMÁNYEGYETEM POLLACK MIHÁLY MŰSZAKI KAR Mérnöki Menedzsment Tanszék dr. Szvitacs István Menedzsment mérnököknek III. Gazdasági folyamatok és funkciók P é c s 2006
Menedzsment mérnököknek 2 Gazdasági folyamatok és funkciók Tartalomjegyzék BEVEZETÉS 4 1. A VÁLLALAT, MINT GAZDASÁGI RENDSZER 5 1.1. A vállalati működés általános logikai modellje 7 Ellenőrző kérdések 9 2. A GAZDASÁGI FOLYAMAT 10 2.1. A munkafolyamat 10 2.2. Az értékképző folyamat 10 2.3. A hírfolyamat 11 2.3.1. Vállalati információrendszerek 13 Ellenőrző kérdések: 15 3. VÁLLALATI FUNKCIÓK 16 3.1. Bevezetés 16 3.2. Beszerzés és raktározás 18 3.2.1. A beszerzési funkció szerepe 18 3.2.2. A beszerzési funkció szervezeti megoldása 19 3.3. Tevékenységek 24 3.3.1. A termelés szervezése 25 3.3.2. Termeléstervezés és irányítás 27 3.3.3. Termeléstervezési módszerek 30 3.3.4. A vezetőség tevékenységei üzemeltetési területen 33 3.4. Marketing 34 3.4.1. A marketingosztály szervezete 35 3.4.2. A piackutatás 36 3.4.3. Stratégiai marketing 36 3.4.4. Piacok 39 3.4.5. Értékesítés 42 3.4.6. A marketingfolyamat 44 3.4.7. Szimultán tervezés 45 3.5. Pénzügyek 46 3.5.1. A pénzügyi szervezet felépítése 46 3.5.2. A pénzügyi osztály feladatai 47
Menedzsment mérnököknek 3 Gazdasági folyamatok és funkciók 3.6. Termékfejlesztés 48 3.6.1. A fejlesztő munka szervezése 50 3.6.2. A termékfejlesztés folyamata 50 3.6.3. Rajzolás - a mérnökök nyelve 54 3.6.4. A rajzolóiroda 56 3.6.5. Kutatás 57 3.7. Minőség 59 3.7.1. Minőségügyi rendszerek 61 3.7.2. A minőségügyi tevékenység vállalati szervezete 62 3.7.3. A minőségügyi rendszer főbb tevékenységei 64 3.7.4. Dokumentáció-ellenőrzés és kezelés 68 3.7.5. A minőségköltségek 70 3.8. Személyzeti ügyek Hiba! A könyvjelző nem létezik. 3.8.1. A személyzeti munka szervezése 71 3.8.2. A személyzeti osztály tevékenysége 71 3.9. A vállalat működése és a mérnökök szerepe 73 Esettanulmány: Havas Mátyás 74 Esettanulmány: Tihanyi Márton 75 Esettanulmány: Turai Simon 76 Ellenőrző kérdések 78 IRODALOMJEGYZÉK 80
Menedzsment mérnököknek 4 Gazdasági folyamatok és funkciók Bevezetés A gazdasági rendszerekben végbemenő folyamatok (a gazdasági folyamatok) sokféle aspektusból vizsgálhatók. A folyamatok lényege a munkafolyamat, melynek során a rendszerben a munkaerő a munka tárgyával kerül kapcsolatba és ott munkát végez. A munkafolyamatok következménye az anyagátalakulás folyamata, vagyis az a változás, ami a rendszerbe belépő anyagi tényezőkkel történik addig, amíg a rendszert el nem hagyják. Mindezeket folyamatos információáramlás kíséri, melynek során a rendszerbe a környezetből szabad és kötött információk lépnek be, amiket azután a rendszer feldolgoz, majd saját tevékenységének irányítása, vezetése szempontjából felhasznál, s közben maga is információkat bocsát ki. Mindhárom, egymással párhuzamos, egymástól elválaszthatatlanul végbemenő folyamat kifejeződik abban is, hogy a rendszer a bemenetein belépő használati értékeket más használati értékké alakítja át, azaz elfogyasztja, és új használati értéket termel. Ez a folyamat minden árutermelő társadalomban egyben értékképző folyamat is. A továbbiak során vizsgálatunk középpontjában az anyagi termelést megvalósító mikrogazdasági rendszerek, a különböző formában működő vállalkozások (továbbiakban: vállalatok) főbb folyamatai fognak állni.
Menedzsment mérnököknek 5 Gazdasági folyamatok és funkciók 1. A vállalat, mint gazdasági rendszer Vizsgálatainkban olyan gazdasági rendszernek tekintjük a vállalatokat: melyeknek környezete a nemzetgazdaság, kiterjesztett környezete a világgazdaság; amely a nemzetgazdaságnak, mint magasabb rendű rendszernek, alrendszere, tehát mikrogazdasági rendszer; amely relatíve önálló mikrogazdasági rendszer, mert a helyzetének megfelelő célok kitűzésében bizonyos fokig alá van rendelve környezetének, szabadságfoka tehát korlátozott; amelynek környezete relatíve szervezett környezet, mert elemeinek jelentős része a szervezett nemzetgazdasági rendszerhez tartozik; amely önszabályozó rendszer, mert a tevékenység irányítása magáról a tevékenységről vett információk alapján történik; amely önszervező rendszer, mert rendelkezik olyan adaptációs tevékenységgel, amelynek alapján külső beavatkozás nélkül képes környezete változásaihoz alkalmazkodni, célrendszerét, struktúráját úgy megváltoztatni, hogy a kívánt kimenet jöjjön létre (ezért egyben öntanuló rendszer is.); amely hierarchikus rendszer, mert a benne funkcionáló vezetés többnyire többszintű és az egyes irányító szervek függőségi viszonyban vannak; amely sztochasztikus rendszer, mert a benne végbemenő bonyolult, szerfelett öszszetett folyamat végtelenül sok elem tevékenységét igényli, s ezen elemek kapcsolata és állapotainak változatossága kimeríthetetlen; amelynek rendeltetése (és célja) a környezettel végbemenő anyag-, energia-, munkaerő- és információcsere révén meghatározott társadalmi szükségletek kielégítése, készenlét a jelentkező újabb szükségletek kielégítésére és nyereség realizálására. "A vállalat tehát a nemzetgazdaság olyan szervezete, amely vezetési szervei (vezetői), a termelő és a termelést kiszolgáló, a környezettel kapcsolatot tartó szervei által képes termékek, szolgáltatások előállítására, illetve azok közvetítésére más szervekhez, valamint a termelésre, a szolgáltatásra, közvetítésre vonatkozó készenlétnek a várható környezeti hatások függvényében való fenntartására, illetve fejlesztésére." A vállalat a nemzetgazdaságnak nem elkülönült egysége, hanem annak szerves része. A vállalatok önállósága ennek megfelelően mindig korlátozott, bár a korlátozottság mértéke különféle lehet. Az önállóság változása a vállalat számára alapvetően az igények megismerésének, a termelési feladat kiválasztásának, az eszközök és feltételek biztosításának, a realizálás mikéntjének, az eredmény elszámolásának és a vállalati munka értékelésének módszerét befolyásolja.
Menedzsment mérnököknek 6 Gazdasági folyamatok és funkciók Magyarország 1949. utáni történetében ezen a téren három szakasz figyelhető meg. I. 1949-1968 Erre a szakaszra az abszolút nemzetgazdasági dominancia jellemző. A nemzetgazdaság ekkor alkalmazott ún. direkt irányítási rendszerében a szükségleteket központi (állami) szerv állapítja meg, a termelési feladatot tervutasítás szabja meg, a szükséges eszközöket a makrogazdaság biztosítja, a realizálás elosztással történik, a vállalat teljes eredményét elvonják, a vállalat munkáját a számár előírt feladatok teljesítésének függvényében minősítik. II. 1968-1990 Erre a szakaszra az eredeti elképzelések szerint a makrogazdaság szerepének visszaszorulása és a nagyobb vállalati önállóság előtérbe kerülése lett volna a jellemző. Célul tűzték ki a vállalati önállóság és a piaci viszonyok megteremtését, megtartva az állami tulajdon dominanciáját. A gazdasági fejlődés mértékét, annak irányait továbbra is az állami tervezési mechanizmus keretében határozták meg. Ebben a rendszerben a termelési feladatát maga a vállalat állította össze, de úgy, hogy szem előtt kellett tartania az állami tervezés direktíváit. A vállalat munkáját az elért nyereség, s az ehhez felhasznált erőforrások alapján értékelték Sajnos a szocialista gazdálkodási gyakorlatban ez a rendszer nem az eredeti elképzeléseknek megfelelően valósult meg, mivel az 1968. előtti irányítási mechanizmus sok területen tovább élt, s a gazdaság továbbra is központi irányítás alatt maradt. Ez, s a tulajdonosi szemlélet nagyfokú hiánya azután egyik jelentős forrásává vált az 1980-as évekre kialakult tartós gazdasági válságnak. III. 1990 után Erre a szakaszra a piacgazdaságra jellemző gazdasági viszonyok kialakulása, a makrogazdaság (az állam) szerepének visszaszorulása és a teljes vállalati önállóság előtérbe kerülése a jellemző. Ennek jellemzői - hasonlóan az előző szakasz célkitűzéseihez - a következők: a szükségletek felmérését a vállalatnak kell elvégeznie, a termelési feladatát maga a vállalat állítja össze, az eszközöket a vállalat saját tevékenységével biztosítja, a realizálás a piacon történik, az eredményelvonás részleges, a vállalat munkáját az elért nyereség minősíti. A termelő/szolgáltató mikrogazdasági rendszerek elnevezéseként használt vállalat kifejezés arra utal, hogy ezen rendszerek alapvető feladata a vállalkozás.
Menedzsment mérnököknek 7 Gazdasági folyamatok és funkciók Mi is a mozgatórugója a vállalkozásoknak? A vállalkozási, azaz kezdeményezési készség az anyagi érdek megnyilvánulása, s három alapvető ismérve van. a.) A munkamegosztásból adódóan a társadalmi szükségletek kielégítésére egyrészt egyének, másrészt egyének csoportjai relatíve szabad elhatározásból vállalkoznak. Mivel minden gazdasági struktúra elsődleges eleme az ember, így nem élettelen mechanizmusok, hanem kollektívák végzik a szükségletek kielégítését, tevékenységüket előzetesen megtervezve, lehetséges alternatívák között választva. Ezért a gazdasági tevékenység - mint vállalkozás - alapvető ismérve az önirányítás. b.) A munkamegosztásból következik, hogy bizonyos szükségletek kielégítése csak több, egymástól elkülönült rendszer együttműködése, kooperációja révén lehetséges. A második ismérv tehát a kooperáció. c.) Az együttműködés és az interakciós kapcsolatok mérlegegyensúly alapján jönnek létre, vagyis a gazdasági rendszer és környezete közötti interakciós kapcsolatok energiamérlege egyensúlyban kell legyen a stabil működés (fennmaradás) érdekében. A gazdasági rendszerek között a szükségletek kielégítése érdekében fennálló kooperációs kapcsolatok síkján egymásnak kölcsönösen átadott munka egyenértékűségét a piac értékítélete biztosítja. Ez az érték-ekvivalencia a vállalkozás harmadik ismertetőjegye. Megállapítható tehát, hogy a vállalkozási készség a gazdasági tevékenység olyan tulajdonsága, amely célorientált feladatkörben önmagát irányítja, és interakciós együttműködési kapcsolatokra lép a létrehozott érték adott piacon történő realizálása érdekében. A vállalat alkalmazkodási képessége lehetséges cselekvési változatok közötti döntések meghozatalától, majd ezeknek a döntéseknek a végrehajtásától függ. 1.1. A vállalati működés általános logikai modellje Az eddigiek során kimutattuk, hogy a gazdasági tevékenység rendszerelméleti szempontból vállalkozásnak tekintendő. Megállapítottuk, hogy minden gazdasági rendszer, amely fel tudja mutatni a vállalkozás ismertetett alapelemeit és alapelveit, vállalkozási rendszer - tekintet nélkül nagyságára és orientációjára. A vállalat ennek csak egy speciális esete. Azt már az előző fejezetben is láttuk, hogy a vállalatok olyan rendszerek, melyeknek célja kettős, hiszen egyrészt ki kell elégítsék a piaci igényeket, másrészt nyereséget kell realizálniuk. Céljai eléréséhez a vállalat erőforrásokat használ fel, amelyek anyag, energia, élőmunka és információ formájában vannak jelen a rendszer környezetében és mindig korlátozott mértékben állnak annak rendelkezésére. A fentiek alapján roppant egyszerűen megszerkeszthetjük a vállalatok elemi kibernetikai blokksémáját (modelljét).
Menedzsment mérnököknek 8 Gazdasági folyamatok és funkciók Ezt mutatja be az 1.1. ábra. 1.1. ábra A vállalati működés elemi blokksémája A vállalati működés állapotváltozások sorozataként fogható fel, amelyeket együttesen szokás gazdasági folyamatnak nevezni. A gazdasági folyamatot megvalósító működési rendszer igen bonyolult, ezért vizsgálatára érdemes a modellezés módszerét alkalmazni. A vállalati működés általános logikai modelljét mutatja be az 1.2. ábra. Az ábrából jól látható a vállalat kibernetikai rendszer jellege, hiszen az anyagi folyamatrendszer mellett megtalálható az azt irányító folyamatrendszer is. Az ábrából az is látható, hogy az anyagi folyamatok három elkülönített szakaszból tevődnek össze. Ezek: a.) Anyagi-személyi tényezők bevitele a rendszerbe (input folyamatok). A vállalat anyagi folyamata tehát elsősorban e tényezők kijelölésére, felkutatására, bevitelére, tárolására, nyilvántartására, továbbítására stb. alkalmas alrendszerek kialakítását igényli (input alrendszerek). b.) A rendszerbe bevitt erőforrások átalakítása a rendeltetésnek megfelelő használati értékké (konvertáló folyamatok). Ezt a feladatot az input alrendszerekhez megfelelően csatlakoztatható átalakító (konvertáló) alrendszerek végzik. c.) Az előállított használati értékeknek a rendszerből való kivitele és a többletérték realizálása (output folyamatok). Az ezen folyamatokat lebonyolító kimeneti alrendszerek feladata tehát kettős; egyrészt realizálják a használati értéket (pl. piaci áruforgalom), másrészt realizálják az értéket (pl. finanszírozás, költség- és nyereségrealizálás).
Menedzsment mérnököknek 9 Gazdasági folyamatok és funkciók Ellenőrző kérdések 1.2. ábra A vállalati működés általános logikai modellje 1. Ismertesse a vállalkozói készség ismérveit! 2. Melyek a vállalati működés főbb céljai? 3. Milyen jellemzőkkel rendelkezik egy vállalat? 4. Mutassa be a vállalati működés modelljét! 5. Melyek a vállalati működés kibernetikai rendszersajátosságai?
Menedzsment mérnököknek 10 Gazdasági folyamatok és funkciók 2. A gazdasági folyamat A gazdasági rendszerek jó vagy rossz működése elsődlegesen a bennük végbemenő átalakulások mikéntjétől függ. Ez az oka annak, hogy ezen átalakulásokkal, más néven folyamatokkal, részletesebben is foglalkozunk. A gazdasági rendszerekben végbemenő folyamatokat összefoglaló néven gazdasági folyamatnak nevezzük. A gazdasági folyamatok több aspektusból vizsgálhatók. Ezek közül az egyik leglényegesebb az, amely a gazdasági folyamat eredményét veszi alapul. Ennek alapján három folyamatot különböztetünk meg. Ezek: a munkafolyamat, az értékképző folyamat és a hírfolyamat. 2.1. A munkafolyamat A gazdasági rendszer működésének eredménye általában konkrét használati értékek formájában jelentkezik. E folyamatot közelebbről vizsgálva, részfolyamatokra bontva, a következőket tapasztaljuk: a rendszerbe valamilyen kiinduló állapotban lévő anyagok, energiák és munkaerő (erőforrások) jutnak a környezetből; ezek a beérkező anyagok és energiák a munkaerő révén állapotváltozások sorozatán mennek keresztül, azaz más használati értékké alakulnak át, miközben a munkaerő is elhasználódik; az átalakult anyagok, energiák valamilyen állapotukban (általában új használati értékként) elhagyják a rendszert és kilépnek a környezetbe. A munkafolyamat lényege tehát abban van, hogy a rendszer bemenetein belépő használati értékeket más használati értékké alakítja át, azaz elfogyasztja és új használati értéket állít elő. A munkafolyamat tehát anyag- és energiaátalakulási folyamat. Az anyag és energiaátalakítási folyamat három elkülöníthető szakaszból tevődik össze, melyek tartalmával a vállalat nagyvonalú logikai modelljének tárgyalásakor már megismerkedtünk. (A bemeneti, az átalakító és a kimeneti folyamatokról van szó!) A munkafolyamatokhoz rendelt tárgyi és személyi tényezők halmazát szokás más néven a végrehajtás szervezetének nevezni. 2.2. Az értékképző folyamat A gazdasági rendszerekben végbemenő munkafolyamat az árutermelés viszonyai közepette egyben értékképző folyamat is. A vállalkozói szférában az értékképzés, illetve annak realizálása sajátosan valósul meg, amelynek részletes taglalására itt nem térünk ki.
Menedzsment mérnököknek 11 Gazdasági folyamatok és funkciók Elsősorban a következőkre kell fokozott hangsúlyt helyeznünk: a vállalatnál a használati értékek előállításához felhasznált erőforrások költségként jelentkeznek, a munkaráfordítások költségeit a vállalat az áruk értékesítéséből nyert bevételeiből fedezi, az árbevétel és a költségek különbségeként jelentkezik az a nyereség, amire a vállalat törekszik. A fentiek részletesebb ismertetésére más tantárgyban kerül sor. 2.3. A hírfolyamat A munkafolyamathoz és értékképző (értékesülési) folyamathoz kapcsolódó hírfolyamat lényegében nem más, mint az ezen folyamatokra vonatkozó ismeretek összessége. A rendszerbe érkező, illetve a munka- és értékképző folyamat során keletkező hírek is állandó állapotváltozáson mennek keresztül; ezért is beszélünk hírfolyamatról. A hírfolyamatok képezik a vezetés alapját. A hozzájuk rendelt személyi és tárgyi feltételek adják a vezetés szervezetét. A hírfolyamatnak sok forrása, számos összetevője van. Ezek közül egyesek a rendszerbe belépő anyagra, energiára, munkaerőre vonatkoznak, mások a rendszeren belül lezajló anyag- és energiaátalakítási valamint értékképző folyamatokra, ismét mások a rendszerből kilépő termékekre, szolgáltatásokra, a piaci viszonyokra stb. A hírfolyamat elemeit többféle szempont szerint csoportosíthatjuk, így például: a.) Megjelenési formájuk szerint megkülönböztetünk: adatokat, híreket. Az adat az eseményeknek és tényeknek különböző formában - numerikusan, alfabetikusan, alfanumerikusan - történő rögzítésével keletkezik, azaz rögzített ismeret. Ennek megfelelően például egy bizonylat adathordozó, a bizonylaton lévő adatok feldolgozása pedig adatfeldolgozás. Az adatoknak további csoportjait különböztetjük meg: alapadatokat, melyeket a rendszerben tárolnak, s bármely gazdasági folyamathoz kapcsolódhatnak (pl. normák); észlelt adatokat, amelyeket közvetlenül a folyamatról, illetve a rendszerről veszünk le (állapotjelek); származékos adatokat, melyek már adatfeldolgozás, azaz az alapadatokkal és az észlelt adatokkal való műveletvégzés eredményeként jelennek meg. A hír mozgásban lévő új ismeret. E meghatározás értelmében nem minden adat hír, hanem csak az, amely egyrészt mozgásban van, másrészt részünkre új, aktuális ismeretet tartalmaz. A szervezetek vezetésének kérdésére anyagunk egy későbbi fejezetében térünk ki.
Menedzsment mérnököknek 12 Gazdasági folyamatok és funkciók a.) Az irányításban betöltött szerepük szerint vannak közlemények és utasítások. Közleményeknek azokat a híreket nevezzük, amelyek valamely bekövetkezett eseményről tájékoztatnak. Utasításnak nevezzük azokat a híreket, amelyek valamely cselekvés elvégzésére szólítanak fel, valamely cselekvés kiváltására irányulnak. A hírfolyamat leglényegesebb eleme az információ. Hangsúlyozni kívánjuk, hogy a hír és az információ nem szinonim fogalmak, ugyanis az információ nem azonos az új ismeretet hordozó jelekkel (azaz az adatokkal vagy hírekkel), hiszen az adat, illetve a hír tartalmi jelentése az, amit információnak nevezünk. nem minden adat, illetve hír tartalmaz mindenki számára információt; Egy közlemény csak akkor mond újat, ha nem biztos esemény bekövetkezéséről szól, tehát olyan esemény bekövetkeztét tudatja velünk, amely előzetesen - a mi szempontunkból - határozatlan volt. A közlemény tehát csak akkor tartalmaz új ismeretet, ha határozatlanságot szüntet meg. Egy utasításnak is csak akkor van értelme, ha olyan esemény bekövetkeztét váltja ki, amelynek bekövetkezése előre nem volt biztos. Következésképpen az utasítás is határozatlanságot, bizonytalanságot szüntet meg. Egy folyamatról akkor mondjuk, hogy határozatlan, ha többféle lehetséges kimenete van, és ezeket a kimeneteket előre nem tudjuk megjósolni, csupán valószínűsíteni, a folyamat meghatározott állapotából többirányú folytatódás lehetséges; azt, hogy melyik legyen az adott esetben a tényleges folytatás, irányítási döntésekkel kell meghatároznunk. Az adatok és hírek az információ hordozói. A hírek megjelenési formája a közlemény vagy az utasítás. A közlemény vagy utasítás formája természetesen nem érinti magát az információt, de igen lényeges az, hogy azt a címzett értelmezni tudja. Az a tény, hogy egy közleménynek vagy utasításnak objektíve van információtartalma, tehát határozatlanságot szüntet meg, még nem jelenti azt, hogy mindenki számára tartalmaz információt. Információt csak azok számára hordoz, akik értelmezni tudják! Az információk felhasználását illetően annak három vonatkozását kell vizsgálni. Ezek a: szemantikus, amely a címzettel tényeket közöl, s ezzel hatást gyakorol annak választási lehetőségére, pragmatikus, amely az adott feladat végrehajtási módszerére ad útmutatást, ezzel a címzett viselkedését befolyásolja, s hatást gyakorol a címzett cselekvési hatékonyságára, motivációs, mely a címzett értékrendszerére gyakorol hatást.
Menedzsment mérnököknek 13 Gazdasági folyamatok és funkciók Az adatfeldolgozástól általában megkülönböztetjük az információfeldolgozást. A közleményben, illetve utasításban lévő új ismeret ugyanis az információfeldolgozási folyamat eredményeként kerül felhasználásra. Az információfeldolgozási folyamatoknak különösen a vezetés információszükségletének kielégítésében van jelentős szerepe. Ennek alaposabb megismerésére feltétlenül szükség van, ezért a továbbiakban egy kis kitérőt teszünk, s megvizsgáljuk a vállalati információrendszerek működését. 2.3.1. Vállalati információrendszerek Az információrendszerek alapvető jellegzetessége, hogy közvetlenül lekérdezhető formában adatokat (információkat) gyűjtenek és tárolnak. Ezek az információk lehetnek potenciális tájékoztató információk és igényelt, algoritmus segítségével előállított aktuális információk. Általában minden információrendszerben megtalálhatók a következő funkciók: a.) adatfelvétel (gyűjtés, értékelés, válogatás, tömörítés, rendezés, stb.), b.) adattárolás (irattározás, számviteli és statisztikai adatok nyilvántartása, műszaki dokumentációk őrzése, stb.), megengedhető időn belüli visszakereshetőséggel, c.) adatfeldolgozás (különböző szempontok szerinti rendezés, tömörítés, dokumentálás, összefüggések felismerésére, következtetések levonása, információ-előállítás, stb.), d.) meghatározott adatok igénylése és felhasználása, e.) a felhasznált információk hasznosságának ellenőrzése és ennek alapján esetleg új adatfelvétel, illetve a tárolt adatok módosítása. f.) a mindezt lehetővé tevő külső és belső kommunikáció, azaz az adatokat és információkat hordozó jelek közlése, továbbítása. Mindezek alapján megalkotható az a definíció, amely talán a legjobban leírja az információs rendszert. Az információs rendszer adatok, műveletek, emberek, eljárások, valamint az ember információs tevékenységét támogató eszközök szervezett rendszere. A fenti definíció olyan rendszerre vonatkozik, amelynek legfontosabb összetevői az alábbiak: a.) maga az ember, ismereteivel, tapasztalataival, világnézetével, céljaival és szakmai jártasságával; b.) az adatbázis (könyvtárak, kutatási archívumok, tervtárak, különböző adatbankok, stb.); c.) a kommunikációs rendszerek (jelátviteli hálózatok és eszközök); d.) a számítógépes rendszerek (az adatfeldolgozás, információtermelés és megjelenítés összekapcsolt eszközei).
Menedzsment mérnököknek 14 Gazdasági folyamatok és funkciók A vállalat teljes információrendszerében megkülönböztethetők a végrehajtási, az ügyvezetési, az adatszolgáltatási és a vezetést-irányítást kiszolgáló információrendszerek. Mivel azonban ezen részek közös bázison funkcionálnak, szétválasztásuk nem lehet éles. Főleg a vezetési rendszert lenne nehéz leválasztani a többiről. Melyek azok a leglényegesebb feladatok, melyek végrehajtásában leginkább szükségünk van a jól működő információrendszerre? 1. Kapcsolattartás a környezettel (oda-vissza alapon), amely kettő feladatot jelent. Egyrészt jelenti a szervezett makrogazdasághoz való kapcsolódást, amely elsősorban a nemzetgazdaság mindenkori irányítási mechanizmusától függ, másrészt jelenti a beszerzési és értékesítési piachoz való kötődést. 2. A belső ügyviteli folyamatok zavartalanságának biztosítása. 3. A végrehajtás folyamatainak nyomon követése, tevékenységének vizsgálata, elemzése. 4. A vállalat vezetési-irányítási folyamatainak kiszolgálása. Világosan látnunk kell, hogy a feladat rendkívül komplex, hiszen a szervezeti struktúra, a döntéshozatali folyamatok, a vállalati célok és az információrendszer alapvetően összefüggenek, egységes rendszert alkotnak. Ez természetesen kihat az információrendszer létrehozásának módszerére is. A számítógépes információrendszer célszerű munkamegosztással hozható létre, amelyben szükség van a rendszerszervezői, programtervezői, programozói, üzemeltetési és felhasználói feladatokat ellátó szakemberek harmonikus együttműködésére. Az információrendszer akkor töltheti be kielégítően a szerepét, ha az információs csatornák, az információs elemek alkalmasak a gazdasági rendszer támogatására, nevezetesen képes ugyanazokból az adatokból kiindulva vezetési, döntési szintenként vertikálisan, folyamatonként, funkcióként pedig horizontálisan átfogni a rendszert, továbbá képes a tervezés, a feladat végrehajtás, az ellenőrzés és az elemzés egyidejű segítésére. Az információrendszerek kifejlesztése során óvakodni kell a túl nagy rendszerek megragadásától. Ehelyett célszerűbb nyílt végződésű, kisebb alrendszerek tervezni, azaz a rendszert modulokból felépíteni. A rendszer ez esetben olyan egységekből áll, melyeknek működése a többire nincs hatással, így viszonylag könnyen javítható, ellenőrizhető, változtatható. Az információrendszerek kiépítésénél célszerű a fokozatosság elvét követni. Általában könnyen kiépíthetők a végrehajtási, ügyvezetési és adatszolgáltató modulok, míg a vezetési-irányítási modulnál a realitások szerint kell az alaplehetőségekből válogatni. A vállalati információrendszernek négy alapformáját különböztethetjük meg.
Menedzsment mérnököknek 15 Gazdasági folyamatok és funkciók Ezek: 1. Az adatbank, más néven adatbázisú információrendszer, amely az adatállományok sokoldalúan felhasználható és tömören összekapcsolt rendszere. A döntési folyamat tevékenységei közül az ellenőrzést, tájékozódást segíti, velük áll közvetlen kapcsolatban. 2. A szelektív következtetések információrendszere, amely már a lehetőségek, összefüggések, következmények felismerésének tevékenységeire is alkalmas, ami azt jelenti, hogy a kivételek észlelésén túlmenően ezek a rendszerek a " mi lesz, ha..." kérdések megválaszolására, a lehetséges döntési alternatívák felismerésére, előrelátására, modellbeli előállítására, vizsgálatára is alkalmasak. 3. A döntéshozatali információrendszer, amelyben a szelektív következtetés struktúrája már az értékelés tevékenységével is kiegészül, vagyis az információs rendszer már javaslattételre is alkalmas. 4. Az irányítási információrendszer, amelyet mint a legfejlettebb típust az jellemez, hogy már magát a döntést is az információrendszer hozza. Természetesen ezen alaptípusok ritkán valósulnak meg ilyen tiszta formában. Az esetek nagy részében valamilyen keverékük alakul ki és funkcionál. Az információrendszerekkel kapcsolatos alapismeretek áttekintése után kanyarodjunk újra vissza a vállalati folyamatok vizsgálatához. A továbbiakban azokkal a folyamatokkal, tevékenységekkel fogunk foglalkozni, amelyek gazdasági folyamat eredményességére a leginkább hatással vannak. Ellenőrző kérdések: 1. Melyek a vállalati működés alapvető folyamatai? 2. Jellemezze a munkafolyamatot? 3. Mi jellemzi az értékképző folyamatot? 4. Ismertesse a hírfolyamat fogalmát, főbb komponenseit! 5. Ismertesse a hírfolyamatok komponenseinek csoportosítási lehetőségeit! 6. Sorolja fel a vállalati információrendszerek főbb feladatait és komponenseit! 7. Milyen alapváltozatait különböztetjük meg az információrendszereknek?
Menedzsment mérnököknek 16 Gazdasági folyamatok és funkciók 3. Vállalati funkciók A mikrogazdasági rendszerek (vállalatok) rendeltetése az, hogy a környezettel végzett anyag-, energia-, élőmunka- és információcsere révén bizonyos társadalmi szükségleteket elégítsenek ki. Vizsgáljuk meg egy egyszerű példán, hogy ennek érdekében mi mindent is kell tenniük. 3.1. Bevezetés Bármely gazdasági szervezetben számos különféle feladattal találkozhatunk, melyeket végre kell hajtani az üzlet kifogástalan működése érdekében. Ennek illusztrálására vegyük az elektromos teáskannák előállításának példáját. Kezdjük azzal a feltevéssel, hogy elvégeztünk egy a termék piacképességére vonatkozó kutatást, a vállalat már létezik és rendelkezik a műveletek finanszírozásához szükséges pénzösszeggel. Ezt képzeletben felmérve, már fontolóra vehetjük, hogy hogyan fog működni az üzlet. Ahhoz hogy a teáskannagyártásból jövedelmező üzletet kapjunk, számos fontos területet figyelembe kell vennünk; az ehhez szükséges minimum a 3.1. ábrán található meg. Nyersanyagokat kell beszerezni (megvásárolni), ezeket a nyersanyagokat értékesíthető termékké alakítani, aztán pedig ezeket értékesíteni a profit biztosításához szükséges, megfelelően magas áron. Az üzletnek tehát három fő funkciója van: beszerzés, előállítás és értékesítés. Alkatrészek vásárlása Alkatrészek összeszerelése, gyártás. A kannák csomagolása A kannák értékesítése 3.1. A kanna - üzlet Az üzlet részeként alkatrészeket kellett vennünk és teáskannákat előállítanunk. Ebből kifolyólag szükségünk lesz egy olyan helyre, ahol mindezeket el tudjuk helyezni egyrészt a biztonságos tárolás szempontjából, másrészt pedig a könnyebb az anyagátvétel és felhasználás ellenőrzés okából. Ezt a gyakorlatban általában egy raktározási rendszer segítségével oldják meg, ami legtöbbször a beszerzési osztály fennhatósága alá tartozik. Azt állítva, hogy képesek vagyunk teáskannákat előállítani, feltételezzük, hogy tudjuk, hogy néz ki, meghatároztuk a szükséges alkatrészeket és a gyártási eljárást is tisztáztuk. Mindezen tevékenységeket a termékfejlesztési funkció valamely formája valósítja meg, amely magában foglalja a tervezést, esetlegesen még a kutatást is. Ha a vállalat növekedését és fejlesztését akarjuk figyelembe venni, akkor azt kell meghatároznunk, hogy miként fognak a vállalat és termékei fejlődni egy időperiódus alatt egy kívánt
Menedzsment mérnököknek 17 Gazdasági folyamatok és funkciók piaci részesedés elérése érdekében. A vállalatok ezt a tevékenységük megtervezésére irányuló kutatással érhetik el. A teáskanna-iparban ez a kutatási tevékenység például egy újfajta hőcserélő mechanizmus kidolgozását jelentheti; ezután a tervezési egység az új eljárást felhasználva elkészíti a gyártási tervet, tervrajzokat, előállítja a szükséges alkatrészek listáját, valamint biztosítja a kanna többi részével való kompatibilitást. Az üzletnek jövedelmezőnek kell lennie ahhoz, hogy eltartsa önmagát, ennek érdekében pedig azt kell biztosítanunk, hogy a nyersanyagok beszerzési ára és a kanna gyártási költsége együttesen kisebb legyen mint az az összeg, amiért el tudjuk adni a már elkészült terméket. Ezzel két további feladatot ismerhetünk meg: a pénzügyet és a marketinget. A pénzügy legfőbb feladata a gyártási költségek - ami magában foglalja a nyersanyagok beszerzési árát is - kikalkulálása. Számos más tevékenység mellett azt is biztosítania kell, hogy addig is legyen az üzlet működéséhez elégséges készpénz, míg a vevők ki nem egyenlítették tartozásaikat. A marketing a vásárlói szükségletek és a termék jellemzői közötti kapcsolat biztosítását jelenti - mindezt persze megfelelő haszon mellett. Ennek a funkciónak azt kell kitalálnia, hogy mit akarnak a vásárlók és mit kínáljon a termék. Következésképpen tehát beláthatjuk, hogy hat különböző főterülettel kell foglalkoznunk egy gazdasági szervezet létrehozása, illetve működtetése érdekében. Mindezek mellett arra is szükség van, hogy biztosítsuk termékeink, a vásárlói elvárásoknak megfelelő minőségét, és azok bizonyos biztonsági előírásokat is kell, hogy teljesítsenek. A kanna iparban a 'minőség' az üzlet mindazon területét magában foglalja, amely azt biztosítja, hogy a tervezési eljárás megfelelő biztonsági szintet határozzon meg, valamint hatékony intézkedések történjenek annak biztosítása érdekében, hogy a cég alkalmazottai tisztában legyenek a kívánalmakkal, és ezeket képesek legyenek elérni. És végül, de nem utolsósorban szükségünk van dolgozókra, akik végrehajtják a szükséges feladatokat. Az ő jólétük, a kezdő csapat és a későbbi felvételek, a továbbképzések, csakúgy mint a fizetés és a munkaköri feltételek biztosítása is igen fontos, ez pedig a személyügyi osztály feladata. Következtetésképpen megállapíthatjuk, hogy egy vállalatnak az elektromos kannák - vagy bármilyen más termék - gyártásához számos különböző területre oda kell figyelnie. Ezek a területek (funkciók) a következők: 1. Az anyagok megvásárlása és biztonságos tárolása (beszerzés és raktározás). 2. A termékek előállítása (termelés). 3. A termékek eladása (értékesítés). 4. A termék árának kialakítása és versenyképességének biztosítása (marketing). 5. Az üzlet pénzügyei és a gyártás költségei (pénzügy). 6. A gyártani kívánt termék tervezése és fejlesztése (termékfejlesztés). 7. Következetes termék standardok (minőség). 8. Az alkalmazottak (személyzet). Ebben a fejezetben a fent felsorolt valamennyi funkciót áttekintjük, a vége fele pedig megnézünk egy-két példát arra is, hogy a vállalatok miként foglalkoztatják mérnökeiket, és hogy ők hogyan kerülnek kapcsolatba a leírt funkciókkal.
Menedzsment mérnököknek 18 Gazdasági folyamatok és funkciók Mivel ez a jegyzet mérnökök számára íródott és a menedzsmentnek arról az oldaláról szól, amivel munkájuk során találkozni fognak, s ez elég széles témakörnek tűnik, ezért a nagyobb hangsúlyt azon három funkcióra fogjuk helyezni, melyekben a mérnökök leginkább érdekeltek - a termékfejlesztésre, a gyártásra és a minőségre. A személyzet és a pénzügy 'menedzsment' témaköreit igen tömören mutatjuk be. Az erre a két területre vonatkozó technikákat és elméleteket anyagunk más fejezeteiben fogjuk részletesen vizsgálni. 3.2. Beszerzés és raktározás Egy vállalkozásnak bizonyos termékeket és szolgáltatásokat kell vásárolnia - a kutatásokhoz szükséges speciális alkatrészektől az illemhelyiségekben található tisztasági papírig -, hogy működése minden szempontból kifogástalan legyen. Minden beszerzési folyamatban alapvetően szükséges, hogy tisztázzuk, mire is van szükség, megszerezzük, ami kell és biztosítsuk, hogy elérjük üzleti céljainkat. Az üzleti célkitűzések összefüggésben lehetnek minőségi követelményekkel, vagy költségvetési előírásokkal; ez természetesen azt is magában foglalja, hogy a vásárló akkor és azt kapja, amikor és amire szüksége van. A beszerzést bonyolítja az a tény is, hogy egy cégen belül igen változatos lesz a beszerzendő termékek és szolgáltatások skálája. A vállalatoknak olyan funkciót kell működtetniük, amely megfelel az üzlet számára. Egy hatalmas méretű vállalatnál célravezető lehet egy kiterjedt beszerzési osztály, amely minden igénnyel foglalkozik, és igen sok beszerzője van, de személyesen mindegyik csak egy-egy áru- vagy szolgáltatás csoporttal foglalkozik. Egy kisebb cégnél hasznosabb lehet, ha a különböző osztályok maguk végzik saját beszerzéseiket. A beszerzés szervezete függ még a minőségügyi rendszertől, ha a társaság rendelkezik ilyennel; az anyavállalat ellenőrzéseitől, ha ez egy leányvállalat; valamint a beszállítóival való üzleti kapcsolattól, például ha a vállalat közvetlen számítógépes kapcsolatban áll velük. Ebben a részben a beszerzési funkció munkáját fogjuk vizsgálni, azaz hogy miként lehet megszervezni azt, valamint számba veszünk néhány, a beszerzési osztály által végrehajtott feladatot is. Végül pedig megnézzük a raktározás működését, amely felelős az alapanyagok ellenőrzéséért és megőrzéséért, és ami sok vállalatnál a beszerzési osztály részeként működik. 3.2.1. A beszerzési funkció szerepe Egy műszaki vállalatnál a beszerzések többsége a termék végső formájának kialakítására fog szolgálni - ez akár az összes költség felét is kiteheti. A beszerzés magában foglalhatja a gyártáshoz szükséges alkatrészek megvételét, az ideiglenes munkavállalók szerződéseinek kidolgozását, vagy a nagyobb tételű vásárlások árengedményének meghatározást. Arra viszont mindig figyelnünk kell, hogy megfelelő időben biztosítsuk a megfelelő minőségű és mennyiségű termék beszerzését - mégpedig a nyújtott szolgáltatás színvonalának megfelelő legjobb áron. A beszerzési funkció azonban sokkal több, mint egyszerű vásárlás - fő célja a szervezeten belüli vásárlók igényeinek kielégítése, a tervezésnél éppúgy, mint a gyártásnál, a személyügynél, vagy a pénzügynél.
Menedzsment mérnököknek 19 Gazdasági folyamatok és funkciók A különböző csoportok igényei meglehetősen különböznek egymástól. A beszerzésnek mindezeket az igényeket a lehető legmegfelelőbb és leghatásosabb módon kell kielégítenie. 3.2.2. A beszerzési funkció szervezeti megoldása A nagyvállalatoknál a központosított beszerzési osztály a legjellemzőbb, amely szabályozza a szállítók felderítésének, a raktározásnak, valamint a vásárlás minden egyéb területének tevékenységeit. Kisebb vállatoknál jobban szeretik különválasztani ezeket a tevékenységeket, s így különböző részlegek felelősek az igényelt anyagok és szolgáltatások megvásárlásáért. Természetesen lennie kell egy mindezeket meghatározó központi beszerzési politikának, ami legalább a készpénzáramlást ellenőrzi, és megszabja, hogy melyik eljáráshoz melyik szállítót kell kiválasztani, aztán pedig kifizetni. Ha egy vállalat több beszerzőt alkalmaz egy központosított osztályon, mindegyikük egy különálló területet kaphat. Például lehetnek, akiknek legfőbb feladatuk a legmegfelelőbb termékek felkutatása, ami lehet akár étel, bútor, papíráru, termeléshez szükséges alkatrész, és így tovább. Ennek a módszernek az egyik előnye, hogy mindegyik beszerző speciális tudásra tehet szert az adott piacon, s ezzel még gazdaságosabbá tehető a termelés. A központosítás további előnye, hogy nagyobb tételű, költségtakarékos beszerzéseket hajthatunk végre, minimalizálhatjuk a megrendelések elhelyezésének költségeit és elkerülhetjük az erőfeszítések megduplázását. Ezzel szemben viszont, ha nem központosított beszerzést használunk, ez azt is jelentheti, hogy egy beszerző gyorsabban képes reagálni egy problémára és valószínűleg a cégen belüli igényekkel is jobban tisztában van. A 3.2 ábra bemutatja, hogy miként lehet a beszerzést szervezni egy közepes méretű műszaki vállalatnál. Anyagosztály vezetõ Beszezõ: nem-termelési részegységek Beszerzõ: termék részegységek Raktáros Nyomonkövetés Raktári személyzet Csomagoló 3.2. ábra A beszerzés szervezete Néhány vállalat bizonyos osztályai illetve csoportjai számára nagyobb szabadságfokot biztosít a beszerzésben. Ez főleg a kutatási és fejlesztési osztályon fordul elő ilyen
Menedzsment mérnököknek 20 Gazdasági folyamatok és funkciók formában, ahol fontos, hogy a tervezők és a mérnökök könnyen kapcsolatot tudjanak teremteni a szállítókkal, ha hirtelen változások lépnek fel az anyagszükségletükben. Ez igen hatásosan működhet, főleg ha azt is figyelembe vesszük, hogy központi beszerző esetén késhetnek a megrendelések, vagy eléggé bürokratikussá válhat a rendszer. Ezek a problémák azonban nem fordulhatnak elő, ha a beszerzés megfelelően szervezett és megfelelő módon tudjuk kezelni a különböző megrendeléseket. Van egy igen nagy potenciális probléma ezzel az ad hoc (a bekezdés elején említett) rendszerrel, mégpedig a központi menedzsment által gyakorolt ellenőrzés kérdése. Általában szigorú pénzügyi ellenőrzéseket kell tartanunk és a beszerzési eljárásoknak is formalizáltnak kell lenniük. Szükség lehet a szóba jöhető szállítók ellenőrzésére is a minőségi elvárások, vagy pedig a szállítóképességük miatt. 3.2.3. Tevékenységek a beszerzésnél A legfontosabb tevékenységek a beszerzési funkciónál a vásárlási politika kialakítása, a források biztosítása, a vásárlás valamint a raktári ellenőrzés lesznek. Végül pedig a beszerzésnek együtt kell működnie más osztályokkal, hogy biztos legyen, hogy a szükségleteik pontosan ki lettek elégítve és a megfelelő minőség is biztosítva van. A beszerzési politika kialakítása A beszerzési politika azoknak a szabályoknak a meghatározását jelenti, amik alapján a funkció működni fog. Jelentheti azt a kritériumot, amely alapján a szállítókat kiválasztják, vagy a beszállítók földrajzi elhelyezkedését. Jelentheti a készpénzes beszerzések határait, vagy előírhatja bármely szállítóval kapcsolatban a beszerzési korlátokat. Ez a politika fejlődni fog egy idő után, de a legfőbb célkitűzés, a politika megvalósítása és a hatékony megvalósulás nyomonkövetése továbbra is megmarad. Ez talán a legfontosabb, és a decentralizált rendszert alkalmazó vállalkozásokban legnehezebben elérhető célkitűzés. Források biztosítása Ez olyan szállítók keresését jelenti, akik ki tudják elégíteni a vállalat anyag - illetve szolgáltatás igényeit. Ez folyamatos, alapos megbeszélést kíván a terméket, szolgáltatást igénylő osztállyal, mivel a beszerzőnek teljes mértékben tisztában kell lennie a szükségletekkel. Ez aztán a lehetséges szállítókkal való kapcsolatfelvételt jelenti, információgyűjtést, amit később használni tudunk a legjobb kiválasztásában. Sok időbe és befektetésbe kerülhet, és még hatékonyabb lehet (költségek szempontjából is), ha egy specialistára bízzuk a dolgot. Sok vállalat alkalmaz úgynevezett másodlagos keresést is, ahol egy alternatív szállítót keresnek egy bizonyos termékre vagy szolgáltatásra. Ez biztosítja a szállítás biztonságát abban az esetben is, ha az elsődleges szállító nem tudná teljesíteni a vállalat igényeit, és plusz előnyként még egy versenyképes árat is biztosíthatunk. A partnerek kiválasztásának feltételeit a minőség, elhelyezkedés, szállítóképesség, pénzügyi stabilitás (a szállítóké), valamint bármely más, a vállalat tevékenységéhez kapcsolódó területeken állapíthatjuk meg. A minőségbiztosítási rendszerekkel rendelkező cégeknél szükség lehet arra is, hogy a szállítók biztosítani tudják az igényelt
Menedzsment mérnököknek 21 Gazdasági folyamatok és funkciók minőségi színvonalat. Ez azt is jelentheti a beszerzési osztály számára, hogy a szállítók felmérése érdekében látogatásokat kell tennie az adott cégeknél, és mindig figyelnie kell a partner teljesítményét a szállított termékek, a kézbesítés, valamint az értékesítés utáni szolgáltatás minőségének területén. Ezt a minőséggel foglakozó fejezetben majd részletesebben érinteni fogjuk. Vásárlás A vásárlásnak rengeteg különböző módozata van, a kiválasztott módszer pedig a vállalattól, a különböző típusú megvásárolandó alkatrészektől, tételektől, valamint szolgáltatásoktól függ. A vásárláshoz használt kritériumot a beszerzési politikában kell meghatározni. Egy meglehetősen stabil gyártási rendszerrel működő vállalatnál az alkatrészek megvétele leginkább egy listáról való vásárlást jelent, ahol fel vannak tüntetve a szükséges alkatrészek, továbbá az, hogy honnét tudjuk ezeket megszerezni. A szakszerűbb vásárlás részletesebb tudást igényel az aktuális termékről, valamint a megkötött szerződések várható megvalósulásáról. Sok vállalat a gyakran használt termékekből készleteket tart a raktáraiban. Ami ezeket a tételeket illeti, itt akkor kerül sor új megrendelésre, amikor egy előre meghatározott 'újrarendelési' szintet elértek. A cég által használt módszerek itt igen sokfélék lehetnek. Egy stabil partnerrel használható például ún. 'bemondós' ütemterv. Ebben az esetben egy megrendelés tartalmaz minden alkatrészt, ami egy bizonyos időszakra kell, bár lehet hogy nincs is egyszerre mindegyikre szükség - a vállalat az időszak valamely részénél 'bemondja', hogy mikor melyikre van szükség. Az előny a vállalkozásra nézve az, hogy az adminisztráció jelentősen csökken, az alkatrészek pedig le lesznek szállítva, amint szükség van rájuk, és nem kell hatalmas készleteket raktáron tartani. A beszerzés egy döntő fontosságú kérdése a szállítási idő megbecslésének képessége. A szállítási idő a termékek raktárba, illetve gyártásra kerüléséhez szükséges időt jelenti a megrendelés kiadása után. A partnerek szállítási ideje meghatározza azt az időt, amíg a vállalat képes kiszolgálni vásárlóit, valamint azt a készletmennyiséget, amit a vállalatnak tartania szükséges. A raktározásra gyakorolt hatás igen jelentős, hiszen a vállalatnak elegendő alkatrésszel kell rendelkeznie a keresletváltozások és az esetleges szállítási problémák esetén is. A szállítási idő fontossága miatt sok vállalat ezt előre meghatározza bizonyos termékekre, és ennek teljesítése lehet a partnerek kiválasztásának egyik döntő kritériuma. Az is fontos, főleg a termelési alapanyagok tekintetében, hogy a beszerzők jó kommunikációs kapcsolatban legyenek a termelési osztállyal, s így gyorsan tudjanak cselekedni sürgős esetekben, vagy tanácsot tudjanak adni, ha valamilyen szállítási probléma merült fel. A beszerzési szerepkörbe tartozik a végrehajtás vizsgálata is. Ez annak a biztosítását jelenti, hogy a termékeket időben és a megfelelő mennyiségben leszállítsák. Néhány nagyobb vállalat alkalmazhat olyan embereket, akiknek egyetlen feladatuk a szállítók (a megrendelésen való) munkájának nyomon követése.
Menedzsment mérnököknek 22 Gazdasági folyamatok és funkciók 3.2.4. Raktározás és készletellenőrzés Az ellenőrzési rendszer elsődleges funkciója annak biztosítása, hogy az anyagok a gyártáshoz megfelelő időben elérhetők legyenek. Éppen ezért ez egyaránt jelenti az igények felmérését, a vásárlást, valamint az anyagok biztosítását a termeléshez. A rendszer foglalkozik a költségekkel, a minőséggel, és a készletek szintjével is. A legtöbb ellenőrzési rendszer szíve a 'Raktár', ahová szállítják, ahol tárolják és ahonnan kiadják az anyagokat, ahol ezeket a tranzakciókat végrehajtják és nyilvántartják. Meg kell jegyeznünk, hogy a kifinomultabb rendszerek, mint például a 'Just in Time' ('Épp Időben') elrugaszkodnak a vállalaton belüli 'Raktár' elképzelésétől, és inkább a szállítóikat használják raktárnak. (Ez napjainkban igen kis számú vállalatot jelent és nem is foglalkozunk itt velük; bár a fejezet vége felé ismét találkozhatunk vele.) Általában a készletek három fajtájáról beszélhetünk: 1. Nyersanyagok, alkatrészek, és különböző összetevők. 2. Félkész termékek. 3. Késztermékek. Nyersanyag, alkatrész és komponens minden olyan, a gyártáshoz szükséges dolog, amit eredeti formájában használunk fel. Ezeket általában egy beszerzési terv szerint vesszük meg és a gyártásig a raktárban tartjuk őket. Ebbe a kategóriába soroljuk azokat a termékeket is, amelyeket már elkészítettek, de aztán a további megmunkálásig visszaküldtek a Raktárba. Félkész termék az az anyag, ami az üzemben már gyártás alatt van, vagy akár még csak vár a sorára. Ez tipikusan azokat az anyagokat foglalja magában, melyeket már elmozdítottak a raktárból a gyártás érdekében. Késztermékek azok, amiknek a gyártása már teljesen befejeződött és értékesítésre készen állnak; ekkor, ebben az állapotban - az elszállításukig - a Késztermék Raktárban tárolják őket. A Raktár célja egy biztonságos hely biztosítása az anyagok tárolásához, továbbá az, hogy a vállalat valamely megfelelő részlege elérje őket, ha szüksége van rá. A biztonságra a tolvajlások és a visszaélések miatt bekövetkező veszteségek megelőzése miatt van szükség. A Raktárnak a termékek minőségét is meg kell őriznie megfelelő csomagolás, raktér, illetve szállítás biztosításával. A raktár elrendezésénél a tárolandó termékek jellegét, valamint a biztosítandó hozzáférést kell figyelembe vennünk; azt is meg kell nézni, hogy hogyan lehet az anyagokat tárolni, például hogy egymásra halmozhatjuk-e őket vagy sem. Persze az egyéni tárolási vagy csomagolási igényeket sem hagyhatjuk figyelmen kívül. Mivel az anyagoknak könnyen hozzáférhetőnek kell lenniük, néhány vállalat a raktár elrendezését az alkatrészek számától, a termékcsoportoktól, a hozzáférés gyakoriságától, vagy az anyagok méretétől függően tervezi meg. Függetlenül attól, hogy hogyan néz ki a raktár, szükséges, hogy minden alkatrészt azonosítani tudjunk, és az állapotuk is tisztázott legyen, például, hogy készek-e már termelésre, vagy értékesítésre. Néhány raktárnak speciálisan meghatározott területtel kell rendelkeznie; bizonyos esetekben korlátozott hozzáféréssel. Ezeket általában őrzött, illetve elkülönített területnek hívják. Az őrzött területen azokat az anyagokat tartják, amelyek igen értékesek, vagy
Menedzsment mérnököknek 23 Gazdasági folyamatok és funkciók amelyek speciális munkákhoz szükségesek. Az elkülönített terület az a hely, ahol a használhatatlan termékeket tárolják, amíg nem rendelkeznek róluk - ez jelentené azokat a termékeket, amelyek megbuktak a minőségi vizsgálaton. A vállalattól és a használt alkatrészek típusától függően persze lehetnek más, speciális térségek is, mint például antimágneses rész az elektromos alkatrészekhez, vagy egy zárható raktár a gyúlékony anyagokhoz. A Raktáros az a személy, aki felelős a Raktár karbantartásáért, az itt tárolt termékekért. A raktáros felelőssége a pontos nyilvántartás-vezetés is, valamint a Raktározás négy fő feladatának végrehajtása, amik a bevételezés, a kiadás, a nyomonkövetés, valamint a leltározás. Most ezeket taglaljuk részletesebben. Bevételezés A bevételezés feladata, hogy megbizonyosodjunk arról, hogy a szállított alkatrészek megfelelőek, a mennyiségük is stimmel, és hogy minél hamarabb gyártásba kerüljenek. Ez a művelet a termékek megérkezéskori megrendelés szerinti ellenőrzését foglalja magában. Ez valójában a szállítólevél átvételt megerősítő aláírását jelenti, valamint a csomagolás esetleges rongálódásainak ellenőrzését. Ezután bizonyosodunk meg arról, hogy azt kaptuk amit megrendeltünk, a mennyiség helyes, és nincs látható sérülés. Ezután a kezdeti vizsgálat után egy későbbi ellenőrzés következik részletes vizsgálat formájában. A vizsgálat után bevezetjük a termékeket a raktári nyilvántartásba (a nyilvántartás frissítésével), ami történhet számítógépen vagy kartonon, majd elhelyezzük a terméke(ke)t a Raktárban. Megóvásuk érdekében akár újra is csomagolhatjuk őket. A raktárosnak biztosítania kell, hogy a beszerzési, illetve a gyártási osztályok információt szerezzenek az átvételről. Ez segíti a gyártás programozását, a későbbi felesleges rendelések megelőzését, és biztosítja a szállító kifizetését is. A raktárosra hárul a viszszautasítás és a visszaküldés feladata is. Ezek felmerülhetnek hibás, vagy helytelen termékek szállítása esetén, vagy ha a termékek a termelés egy későbbi fázisában bizonyulnak hibásnak, netán egyszerűen csak rossz időben kézbesítették őket. Persze mindegyik esetben a nyilvántartást is rendezni kell. Kivételezés A kivételezés a termékek raktárból való kiadását jelenti gyártásra, vagy a szállítókhoz, illetve a vevőkhöz. A termékeket a raktárból vagy igénylésre, vagy gyűjtő kiadással adják ki. Igénylés: Ezt használják, ha egy személy bemegy a raktárba speciális igényekkel. Általában ki kell töltenie egy ívet, hogy közölje, milyen anyagok kellenek, mennyi kell belőlük, s azt is fel kell tüntetnie, hogy milyen termékhez fogja őket használni. A nyilvántartást csökkentik, hiszen az anyagokat elviszik. Néhány vállalat engedélyezi a szabad igénylést. Ezek olyan tételek, melyek viszonylag olcsók, és gyakran van szükség rájuk, általában fel sincsenek tüntetve az alkatrészek listáján és gyakran csak ládákban tartják őket a műhelyben. A speciálisan rendelt, de nem a gyártáshoz használt tételeket is igénylésre adják ki.