FÖLDES NAGYKÖZSÉG POLGÁRMESTERE 4177 FÖLDES, Karácsony Sándor tér 5. /Fax: (54) 531 000 ; 531 001 E-mail: foldes.ph@gmail.com Iktatószám:1606/2014. 4. E LŐTERJESZTÉS a Képviselő-testülethez Földes Nagyközség Önkormányzata 2013. évi belső ellenőrzési jelentésének elfogadására Készítette: Dr. Vinczéné Kiss Mariann jegyző Diószeginé Kovács Éva pü. irodavezető Matkó Mária belső ellenőr KÉPVISELŐ-TESTÜLETI ÜLÉS FÖLDES, 2014. ÁPRILIS 30.
Tisztelt Képviselő-testület! Önkormányzatunk a kötelező ellenőrzési teendőket az önkormányzattal szerződéses jogviszonyban álló szervezettel láttatja el, függetlenített belső ellenőrt nem alkalmaz. A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011.(XII.31.) Korm. rendelet 49. (3a) bekezdése alapján a polgármester a tárgyévre vonatkozó éves ellenőrzési jelentést, valamint a helyi önkormányzat felügyelete alá tartozó költségvetési szervek éves ellenőrzési jelentései alapján készített éves összefoglaló ellenőrzési jelentést a tárgyévet követően, a zárszámadási rendelettervezettel egyidejűleg a képviselő-testület elé terjeszti jóváhagyásra. A jogszabályi előírásnak megfelelően mellékelten a képviselő-testület elé terjesztjük a 2013. évre vonatkozó éves ellenőri jelentést. Földes, 2014. április 24. Dr. Vinczéné Kiss Mariann s.k. jegyző Diószeginé Kovács Éva s.k. pénzügyi irodavezető 2
FÖLDES NAGYKÖZSÉGI ÖNKORMÁNYZAT ELLENŐRZÉSI JELENTÉS ÉVES ELLENŐRI JELENTÉS 2013. ÉV Az ellenőrzési jelentés kelte: 2014. április hó 24. nap 3
1. A BELSŐ ELLENŐRZÉS ÁLTAL VÉGZETT TEVÉKENYSÉG BEMUTATÁSA A tervadatok teljesítésének értékelése A Polgármester által jóváhagyott belső ellenőrzési ütemtervnek megfelelően végezte munkáját a belső ellenőrzés. MEGNEVEZÉS TERV TÉNY I. Témavizsgálatok: 1. Bankszámla kezelés nyilvántartási rendjének, dokumentációjának vizsgálata 1 1 2. Belső szabályozottság vizsgálata (szabályzatok) 1 1 3. Civil szervezeteknek nyújtott támogatások vizsgálata 1 1 4. Európai Uniós forrásból finanszírozott projektek elszámolásának ellenőrzése 1 1 5. Hivatali gépjárművek, üzem valamint kenőanyag elszámolása. Magán gépjárművek hivatali célú használatának 1 1 6. Az ingatlanok nyilvántartásának és értékének aktualizált vagyonkataszterrel történő alátámasztása 1 1 7. A kötelezettség vállalások elkészítésének és nyilvántartásának vizsgálata 1 1 8. Leltározás ellenőrzése témában 1 1 9. Mérlegvalódiság ellenőrzése 1 1 10. Az önkormányzat vagyonának összetétele, változása 1 1 11. Pénzkezelés nyilvántartási rendjének, dokumentációjának vizsgálata 1 1 12. Szociális támogatások vizsgálata 1 1 II. Utóvizsgálatok: A belső ellenőrzés során feltárt hiányosságok. 0 0 Kiküszöbölésére tett intézkedések és azok végrehajtásainak ellenőrzése A tervezett és elvégzett vizsgálatok az ellenőrzés jellege szerint: MEGNEVEZÉS Ütemterv Végrehajtott Ütemterven szerinti ellenőrzések Felüli Ellenőrzések Ellenőrzések Témavizsgálat 12 12 0 4
Célvizsgálat 0 0 0 Utóvizsgálat 0 0 0 Összes en 12 12 0 Ellenőrzések személyi feltételeinek megléte Az önkormányzatnál a belső ellenőrzést külső vállalkozói szerződéssel végeztetjük. Szakképzettség: Matkó Mária Közgazdász Pénzügyi számviteli szakellenőr Adószakértő Ellenőrzések tárgyi feltételeinek megléte Az ellenőrzések megfelelő tárgyi feltételei biztosítottak, rendelkezésünkre áll a hivatalban a pénzügyi irodavezető irodájában egy asztal és szükség esetén számítógép. Ellenőrzéseket segítő egyéb tényezők A külső szolgáltató belső ellenőrnek a hivatalon belül, biztosított helyiségben, az ellenőrzéshez szükséges összes dokumentumba, bizonylatba, teljes körű betekintést nyerünk. A vizsgálat során felmerülő kérdésekre a munkahelyükön jelenlévő alkalmazottak azonnal kielégítő választ tudnak adni. Ellenőrzéseket akadályozó egyéb tényezők A hivatal dolgozói a belső ellenőrzés vizsgálatához szükséges bizonylatokat, dokumentumokat az ellenőrök rendelkezésére tudják bocsátani. Ellenőrzések fontosabb megállapításai I. Témavizsgálatok: 1. számú vizsgálati program: Bankszámla kezelés nyilvántartási rendjének, dokumentációjának vizsgálata 5
A bankszámla kivonatok mellé csatolták a befizetést, illetve a kifizetést, igazoló számlát vagy dokumentumot. Minden egyes számla vagy dokumentum utalványrendelettel el van látva. A felhasználást, kifizethetőséget, a szakmai teljesítést minden esetben igazolni szükséges. A tételesen vizsgált dokumentumoknál a számlákra két alkalommal nem tüntették fel a szakmai teljesítés, illetve az átvétel igazolását. Az utalványrendeletet a törvényi előírásnak megfelelően az aláírásával kell ellátnia az utalványozónak és az ellenjegyzőnek. Az utalványozó, ellenjegyző aláírásával a tételesen vizsgálat hónapban, valamint a szúrópróbaszerűen kiválasztott hónapokban minden esetben ellátta. A pénzügyi anyag áttekinthető, rendezett. A kifizetésre vonatkozóan a törvények előírásait valamint a belső szabályzatok által megkövetelt kötelezettségeket minden esetben betartják. A kifizetéshez szükséges utalványozás, ellenjegyzés, minden egyes esetben megtörténik. 2. számú vizsgálati program: Belső szabályozottság vizsgálata (szabályzatok) Az ellenőrzésünk során, az Önkormányzatok új felépítése illetve átszervezése miatt a szabályzatok átdolgozása folyamatban volt. Ezért ennek vizsgálatát a 2014. évben fogjuk elvégezni. 3. számú vizsgálati program: Civil szervezeteknek nyújtott támogatások vizsgálata Az ellenőrzésünk során a következőket állapítottuk meg: Az önkormányzat költségvetési rendeletében határozta meg a támogatandó szervezeteket és a támogatás összegét. A nonprofit szervezetek megállapodást kötnek az Önkormányzattal és utólagos finanszírozásra kapják meg az összeget. Minden nonprofit szervezet az elszámolása mellé csatolta a számlák hiteles másolatát Kizárólagosan üzemelési költségek finanszírozására használtak fel a támogatásokat. Az elszámolások rendezettek, áttekinthetőek. 4. számú vizsgálati program: Európai Uniós forrásból finanszírozott projektek elszámolásának ellenőrzése Megállapítottuk az ellenőrzés során, hogy az Önkormányzat a beruházásokat a törvényi előírásoknak és a saját szabályzataikban foglaltaknak megfelelően hajtotta végre és vette nyilvántartásba. A vizsgálat során a rendelkezésünkre átadott bizonylatok minden egyes esetben tartalmazták a 6
szükséges analitikus nyilvántartást, részletesek, pontosak, áttekinthetőek voltak. A tárgyi eszköz analitika és a főkönyvi számlák tételei megegyeznek. 5. számú vizsgálati program Hivatali gépjárművek, üzem valamint kenőanyag elszámolása. Magán gépjárművek hivatali célú használatának vizsgálata A vizsgálat során megállapítást nyert, hogy az Önkormányzatnál a Gépjármű üzemeltetési szabályzat naprakész, aktualizálása megtörtént. A benne szabályozott feladatokat betartják. A tulajdon védelme, valamint a géppark üzemanyag elszámolásának szabályossága és helyessége az Önkormányzatnál teljes mértékben biztosított. A gépjárművek igénybevételekor minden esetben használnak menetlevelet. A kézi kisgépek működéséhez vezetnek pontos kimutatást, mely alapján meghatározható azok üzemanyag felhasználása. 6. sorszámú vizsgálati program Az ingatlanok nyilvántartásának és értékének aktualizált vagyonkataszterrel történő alátámasztása Az Önkormányzat tulajdonában levő ingatlanvagyon számviteli nyilvántartása megfelel a jogszabályi előírásoknak. A főkönyvi nyilvántartásban szereplő ingatlanok az analitikus nyilvántartásban is megtalálhatók. Az ingatlankataszterben nyilvántartott, valamint az analitikus nyilvántartásban szereplő vagyontárgyak mennyiségi és értékbeli egyezősége biztosított. Az éves leltár teljes körűsége, valamint a mérlegtételek leltárral történő alátámasztása biztosított. Megvalósul a mérleg valódiságának elve. Az önkormányzati vagyon valós értékének vagyonkataszterrel történő alátámasztása biztosított. 7. sorszámú vizsgálati program A kötelezettség vállalások elkészítésének és nyilvántartásának vizsgálata A hivatalban a szállítói-, illetve vállalkozói szerződéseket iktatóban érkeztetik, az eredeti példány az iktatóban marad, egy másolati példánynak minden esetben a pénzügyi csoport rendelkezésére bocsátani, hogy az kötelezettségvállalás nyilvántartásban felvezetésre kerülhessen. A készpénzfizetési számlák mellé csatolt, a mintavétellel vizsgált utalványrendeleten, minden esetben szerepel, az utalványozó, ellenjegyző aláírása. A készpénzfizetési számlákon a szakmai teljesítés igazolása, a felhasználás igazolása minden helyen fel van tüntetve. 7
A törvényi előírások betartása és betartatása érdekében javasoljuk, hogy az utalványozást végző polgármester vagy az ellenjegyzést végző jegyző, addig kézjegyével ne lássa el a bizonylatot (szerződés, megállapodás, megrendelő, szállítólevél, számla, bérszámfejtés, szociális segélyek, stb.) amíg a kötelezettségvállalás száma nincs feltüntetve rajta. Minden egyes kötelezettségvállalást, igazoló dokumentumot el kell juttatni a kötelezettségvállalást vezető személyhez. 8. sorszámú vizsgálati program Leltározás ellenőrzése témában Az ellenőrzés során rendelkezésünkre átadott dokumentumok, bizonylatok alapján a leltározás rendezett, áttekinthető. A vizsgálat megállapította, hogy az önkormányzatnak és intézményeinek a leltározással és selejtezéssel kapcsolatos szabályai megfelelőek. Az analitikus nyilvántartások vezetésének ellenőrzése során bebizonyosodott, a leltározás és a selejtezés végrehajtása során az előírásokat betartották. A rendezett leltározásból következően esetleges eltérés esetén a személyi felelősség megállapítása megtörténhet. 9. sorszámú vizsgálati program Mérlegvalódiság ellenőrzése Az ellenőrzés megállapításainak összefoglalása: a leltárral alátámasztott mérleg a főkönyvi kivonattal megegyező a főkönyv és az analitikus nyilvántartások közötti kapcsolat biztosított a számviteli alapelvek érvényesültek a beszámoló megfelel a valódiság elvének A kiszámolt mutatószámok jellemzik az Önkormányzat helyzetét. A mutatók magyarázata segítséget nyújt a mutatók értelmezéséhez. A likviditási mutató kivételével minden mutató kedvezőnek mondható. A vizsgálat során rendelkezésünkre átadott iratok, dokumentumok, beszámoló mellékletét képező analitikus nyilvántartások rendezettek, áttekinthetőek. 10. sorszámú vizsgálati program Az önkormányzat vagyonának összetétele, változása Az önkormányzat felügyelete alá tartozó intézmények és a hivatal ellenőrzését a Jegyző munkatársai, és a belső ellenőr végzik, éves munkaterv alapján. 8
Az ellenőrzések a gazdálkodás egész folyamatára, valamennyi területére kiterjedtek. A lefedettséget a FEUVE rendszer alkalmazása és a többi szabályzatban foglalt előírások betartása biztosítja. Ezek tartalmazzák a pénzügyi döntések dokumentumainak elkészítését (tervezés, kötelezettségvállalások, szerződések, kifizetések stb.); az előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzést; a pénzügyi döntések szabályszerűségi és szabályozottsági szempontból történő jóváhagyását, illetve ellenjegyzését; a gazdasági események elszámolását (könyvvezetés és beszámolás). A vagyongazdálkodás témakörére irányuló belső ellenőrzés a vizsgált időszakban megtörtént. Az egyéb témájú ellenőrzések a vagyongazdálkodás tekintetében csak a szabályszerűségi követelményekre terjedtek ki, célszerűségi, hatékonysági vizsgálat nem volt. 11. sorszámú vizsgálati program Pénzkezelés nyilvántartási rendjének, dokumentációjának vizsgálata A pénztár kiadási és bevételi bizonylatoknál betartották az előírásokat. Utalványrendelettel ellátták a bevételt és a kifizetéseket, igazoló számlákat, dokumentumokat. Ezek az utalványrendeletek minden esetben aláírásra kerültek az ellenjegyző, utalványozó, érvényesítő és a könyvelő részéről. A felhasználást, kifizethetőséget, a szakmai teljesítést minden esetben igazolták. 12. sorszámú vizsgálati program Szociális támogatások vizsgálata A helyi rendelet a törvény által meghatározott esetekben élt a lehetőségekkel, amelyet a település sajátosságaira és az Önkormányzat pénzügyi helyzetére tekintettel kiegészített, és szabályozta a szociális ellátásokkal kapcsolatos feladatokat. A beadott kérelmek és mellékleteik tartalmazzák a szükséges adatokat, amelyek nélkülözhetetlenek a helyes és megfelelő döntéshozatalhoz. A hivatalban a szociális juttatásokról, támogatásokról számítógépen vezetnek nyilvántartást. Az Önkormányzatnál a Szociális ellátási feladatok szervezettek, megfelelnek a törvényi előírásoknak, a munkafolyamatok az ISO rendszerben meghatározottak alapján működik. Ellenőrzés alá vont bizonylatok, dokumentumok: az önkormányzati rendelet, a kérvények, határozatok, a kifizetések dokumentumai. 9
Soron kívüli ellenőrzés A 2013. évre vonatkozó működés és gazdálkodással kapcsolatban nem történt soron kívüli ellenőrzés. Utóvizsgálatok: 1. A belső ellenőrzés során feltárt hiányosságok kiküszöbölésére tett intézkedések és azok végrehajtásai. Minden belső ellenőri vizsgálathoz részletes vizsgálati program fog készülni a feladatokról, a határidők megjelölésével, valamint a vizsgálat körébe bevonandó okiratok és bizonylatok meghatározásával. A vizsgálatokról írásbeli jelentés készül, amely tartalmilag és formailag az ellenőrzési feladatot áttekinti a vizsgálati programnak megfelelően. Minden esetben tartalmaz észrevételt és javaslatot, valamint záradékot. Jogellenes magatartások miatt tett jelentések száma: 0 2. A BELSŐ ELLENŐRZÉS ÁLTAL TETT MEGÁLLAPÍTÁSOK ÉS JAVASLATOK HASZNOSÍTÁSA Javasolt intézkedések felsorolása: Ezt a metodikát a továbbiakban is folytassa a hivatal, mert a dokumentumok, az alapbizonylatok áttekinthetőek, egyértelműek és a laikus számára is érthetőek. Földes, 2014. április 24.. felelős vezető belső ellenőr Matkó Mária s.k... jegyző 10
FÖLDES NAGYKÖZSÉGI ÖNKORMÁNYZAT KÉPVISELŐ-TESTÜLETÉNEK../2014. (IV ) számú H A T Á R O Z A T - T E R V E Z E T E Földes Nagyközség Önkormányzata 2013. évi belső ellenőrzési jelentésének elfogadásáról A Képviselő-testület Földes Nagyközség Önkormányzata 2013. évi belső ellenőrzési tevékenységéről készült éves ellenőrzési jelentést a határozat mellékletében foglaltak szerint e l f o g a d j a. Földes, 2014. április 30. Jeneiné Dr. Egri Izabella s.k. polgármester Dr. Vinczéné Kiss Mariann s.k. jegyző 11