Nemzeti Civil Alapprogram Nyugat-dunántúli Regionális Kollégiumának Kommunikációs stratégiája 2009.
Tartalom Bevezetés... 3 Kommunikációs stratégia megfogalmazásának célja... 5 Arculati elemek... 7 Kommunikációs tevékenység célrendszere... 8 Általános cél... 8 Konkrét célok... 8 Célcsoportok... 8 Kommunikációs csatornák... 9 Belsı kommunikáció:... 9 Külsı kommunikáció:... 10 A kommunikációs tevékenységek ütemezése... 13 A kivitelezés módja... 13 Értékelés... 14 Kommunikációs stratégia gondozása... 14 Mellékletek... 15 2
Bevezetés Az Országgyőlés 2003. évi L. törvényben elismeri a társadalmi szervezetek és alapítványok mőködési feltételei állami garanciákkal való biztosításának szükségességét, ezért a civil szervezetek átlátható, költségvetési forrásautomatizmusra épülı, pártpolitikától mentes forrásainak biztosítása érdekében Nemzeti Civil Alapprogramot hoz létre. A Nemzeti Civil Alapprogram célja a civil társadalom erısítése, a civil szervezetek társadalmi szerepvállalásának segítése, a kormányzat és a civil társadalom közötti partneri viszony és munkamegosztás elımozdítása az állami, önkormányzati közfeladatok hatékonyabb ellátása érdekében. A Nemzeti Civil Alapprogram a Magyarországon bírósági nyilvántartásba vett civil szervezetek számára, azok mőködéséhez és tevékenységéhez biztosít központi költségvetési támogatást. Az Alapprogramból az alábbi célokra teljesíthetık kifizetések: civil szervezetek mőködési támogatása; civil szervezetek közhasznú tevékenységének támogatása; civil szervezeteket érintı évfordulók, fesztiválok, hazai és határon túli rendezvények támogatása; nemzetközi civil kapcsolatokban a magyarországi civil szervezetek jelenlétének biztosítása, hazai és határon túli rendezvényeken, fesztiválokon történı részvétel támogatása, nemzetközi tagdíjakhoz támogatás biztosítása, európai integrációt elısegítı programok támogatása; civil szférával kapcsolatos tudományos kutatások, monitoring tevékenység és nyilvántartási feladatok támogatása; civil szférával kapcsolatos szolgáltató, tanácsadó, oktatási, fejlesztı, segítı tevékenység és intézmények támogatása; civil szférát bemutató kiadványok, elektronikus és írott szakmai sajtó támogatása; civil szervezetek pályázati önrészeinek támogatása; 3
adományosztó szervezeteknek szóló juttatás az Alapprogram Tanácsa (a továbbiakban: Tanács), illetve a Kollégiumok egységes elvek mentén meghatározott, forrásautomatizmus biztosításáról szóló döntései alapján; az Alapprogram mőködésével kapcsolatos költségek fedezete; civil érdek-képviseleti tevékenység támogatása. Az Alapprogram bevételei 2010. évtıl kezdıdıen a központi költségvetési támogatás összege a magánszemélyek jövedelemadójaként ténylegesen befizetett összeg 1%-ából a személyi jövedelemadó meghatározott részének az adózó rendelkezése szerinti felhasználásáról szóló 1996. évi CXXVI. törvény 4. -ában megjelölt kedvezményezetteknek a tárgyévet megelızı harmadik évben benyújtott, érvényes rendelkezı nyilatkozatok alapján ténylegesen kiutalt jövedelemadóhányaddal megegyezı összeg. Az Alapprogram központi költségvetési támogatási összege 2009. évben 7700 millió forint. NCA Nyugat-dunántúli Kollégiumának szerepe Kollégiumok az Alapprogram regionális és civil szakmai szempontok alapján szervezıdı operatív döntéshozó szervei. A 11 Kollégium a Tanács által meghatározott támogatási elvek, módok, arányok szerint döntenek a kedvezményezettek támogatásáról vagy pályázatok kiírásáról, illetve azok elbírálásáról. A Kollégiumok tagjait a civil szervezetek elektoraikon keresztül választják. A kollégium segíti a civil szervezeteket mőködésük anyagi feltételeinek megteremtésében, autonómiájuk erısítésében. Hozzájárul szervezeti életük fejlıdéséhez, céljaik eredményes megvalósításához és segíti a pályázati kultúra fejlesztését. Küldetését a régióban való tájékozódással, a civil szervezetek széleskörő tájékoztatásával, kapcsolatok építésével, pályázatok kiírásával és értékelésével valósítja meg. 4
Kommunikációs stratégia megfogalmazásának célja A Kommunikációs stratégia kialakításának alapvetı célja, hogy a Kollégium és tagjai számára megadja a kommunikáció- és kapcsolatszervezési tevékenység sikeres és hatékony ellátásához szükséges általános szabályokat és kereteket, melyek magukban foglaljak az együttmőködést szolgáló folyamatos és tudatosan tervezett kommunikáció feltételeinek biztosát. A kommunikációs stratégia feladata, hogy kijelölje a kommunikációs rendszer kiépítésének irányát, továbbá meghatározza a kommunikációs tevékenység összehangolt mőködtetésének és folyamatos fejlesztésének kereteit. Ennek érdekében a Kommunikációs Stratégia rögzíti a kommunikációs célokat és a kapcsolódó alapelveket, leírja a célok eléréséhez szükséges kommunikációs rendszer meglevı elemeit, rámutat a fejlesztendı pontokra, továbbá felvázolja a konkrét feladatokhoz kapcsolódó kommunikációs tervek tartalmi követelményeit is. A Kollégium a Kommunikációs stratégia megfogalmazására Kommunikációs munkacsoportot hozott létre. A kommunikációs stratégia alapelvei Nyilvánosság: a nyilvánosság eszköztárának lehetı legszélesebb körő kihasználásával a Nemzeti Civil Alapprogram és Nyugat-dunántúli Regionális Kollégium által támogatott programok, projektek, és fejlesztési elképzelések társadalmi elfogadottsága biztosítható. Kommunikáció: nem pusztán az információ továbbításának eszköze, hanem tudatos tervezésével és szervezettségével elısegíti és tovább erısíti a civil szervezetek bizalmát a Nemzeti Civil Alapprogram pályázati rendszerei iránt. Tudatos es integrált kommunikáció megvalósítása: a Kollégium tagjainak egységes kommunikációja. 5
Azonosságtudat es megkülönböztethetıség: a Kollégium saját imázsának kialakítása a Kollégium és tagjai által kialakított es elfogadott értékrendbıl es filozófiából fakadó vizuális arculati elemek segítségével. Átláthatóság: a Kollégium szerepe világos, minden társadalmi szereplı számára érthetı, áttekinthetı folyamatként legyen értelmezhetı, amely a kölcsönös bizalom forrása. 6
Arculati elemek A kommunikációs rendszer egészet, illetve annak elemeinek kialakítását alapvetıen meghatározza a Szociális és Munkaügyi Minisztérium által 2006-ban kiadott Nemzeti Civil Alapprogram számára készített Arculati Kézikönyv, valamint a Nemzeti Civil Alapprogram Nyugat-dunántúli Regionális Kollégium ügyrendjében rögzítettek. A hivatkozott NCA Arculati kézikönyv 2006. dokumentum jelen stratégia 1. számú mellékletét képezi. A Nemzeti Civil Alapprogram Nyugat-dunántúli Regionális Kollégium hatályos ügyrendjének idevonatkozó része: VI./ 2. pont: A Nemzeti Civil Alapprogram www.nca.hu honlapján kell tájékoztatást adni a nyilvánosság számára a Kollégium határozatairól, valamint az NCA-val kapcsolatos minden olyan információról, amely elısegítheti az Alapprogram és szervei eredményes mőködését. A Kollégiummal kapcsolatos döntések és egyéb információk nyilvánosságra hozataláért a Kollégium elnöke felelıs. 7
Kommunikációs tevékenység célrendszere Általános cél A Nemzeti Civil Alapprogrammal kapcsolatos kommunikációs tevékenység átfogó célja a civil társadalom erısítése. Konkrét célok - a Kollégium által végzett tevékenységekkel, meghozott döntésekkel kapcsolatos tájékoztatás és nyilvánosság biztosítása; - a Kollégium bemutatása, megismertetése a célcsoportokkal - az Alapprogram iránti igény hangsúlyozása, a programtól várható elınyök bemutatása; - az eredmények széles körben történı disszeminálása; - belsı kommunikációs célok megvalósítása Célcsoportok Fı kategóriák Nemzeti Civil Alapprogram testületi tagjai Közremőködı szervezet Civil szervezetek Szegmentált alábontás Nemzeti Civil Alapprogram Tanácsa Nyugat-dunántúli Regionális Kollégium Nemzeti Civil Alapprogram további kollégiumai ESZA Kht. Hazai Programigazgatóság Alapprogram potenciális pályázói Elektort állító civil szervezetek Társadalmi csoportok A civil szervezetek által támogatott célcsoportok Helyi közösségek Szektorokon kívüli partnerek Vállalati szektor szereplıi Állami szektor szereplıi 8
Kommunikációs csatornák Belsı kommunikáció: A Kollégiumon belüli, a Nemzeti Civil Alapprogramon más testületeivel folytatott és folyamatosan fenntartott kommunikációs es kapcsolatszervezı tevékenységeknek az összessége. A belsı kommunikáció feladata, hogy hozzájáruljon az Alapprogramon és a Kollégiumon belüli folyamatos, jó minıségő és kölcsönös kommunikációhoz. A belsı kommunikáció során felhasznált módszerek: Személyes kommunikáció szóban Személyes írásos kommunikáció Csoportkommunikációs módszerek A belsı kommunikáció során felhasznált eszközök: Személyes kommunikációs eszközök Személyes kommunikáció szóban: megbeszélés, viták, párbeszédek, telefonbeszélgetés, elıadás, magyarázat stb. Az e kategóriához tartozó eszközök nagy jelentıséggel bírnak a személyes kapcsolatok kialakítása során, mivel a személyes kontaktusnak köszönhetıen lehetıség van az információk részletes és sokoldalú átadására, továbbá lehetıség nyílik a visszacsatolásra is. A Testületek tagjaival, a tanácskozási jogú meghívottaival lefolytatott személyes konzultációk biztosítják a kapcsolatok kialakítását, elmélyítését. Személyes írásos kommunikáció: e-mail, személyre szóló postai levelezések, telefaxos üzenetek. Az írásbeli tájékoztatás elınye, hogy az információk rögzített formában megmaradnak, hátránya a viszonylagos személytelenség és a nehézkes visszacsatolás. Az írásos kommunikációs módszerek közül elıtérbe kerül az elektronikus levelezés a gyorsaság, hatékonyság, rugalmasság biztosítása érdekében. 9
Az e-mail ötvözi az írásos és a szóbeli tájékoztatás elınyeit: egyszerre akár több személynek is lehet levelet küldeni, rögzíthetıek az információk, ugyanakkor lehetıség van az azonnali visszacsatolásra is. A Kollégium feladatainak elvégzése, a személyes kapcsolatok kialakítása során a gyorsaságot, a rugalmasságot tartja szem elıtt. Ennek megfelelıen a belsı kommunikáció elsıdleges eszköze az elektronikus levelezés és az azonnali elérhetıséget biztosító telefon adta lehetıségek használata. Csoportkommunikációs módszerek: Testületi ülések A Kollégium hivatalos döntéshozó kommunikációs fóruma a Kollégiumi ülés. A Kollégium ülését az elnök készíti elı, nyitja meg, vezeti le és rekeszti be. A Kollégium évente többször ülésezik, de minimum 4 alkalommal. Az ülések megtartására vonatkozó kommunikációs elıírásokat a Kollégium hatályos ügyrendje tartalmazza. (Lásd: 2. számú melléklet) Az Alapprogram Testületeinek ülései nyilvánosak. Külsı kommunikáció: A Kollégium és civilszervezetek, valamint az érintett társadalmi csoportok között kiépített és folyamatosan fenntartott kommunikáció és kapcsolatszervezés összessége. Kollégium és partnerei közötti kölcsönös bizalom kiépítése, annak elmélyítése érdekében a nyilvánosság bevonására, megbízható, valós, felhasználható információk rendszeres közlésére a kommunikációs eszközök minél szélesebb körének alkalmazására törekszik. A kívánt kommunikációs hatás kiváltása érdekében a kommunikációs folyamatnak ellenırzöttnek kell lennie. Ehhez egyértelmően le kell határolni a kommunikációs szerepeket és hatásköröket; a nyilatkozásra jogosult személyeket, és a nyilatkozattételi jogosultságuk kereteit a Kollégiumon belül. 10
A sajtóirányába nyilatkozattételi joga a Kollégium elnökének van, amennyiben nincs jelen, vagy nem elérhetı minden Kollégiumi tagnak van lehetısége nyilatkozni. A külsı kommunikáció során felhasznált módszerek: Csoportkommunikációs módszerek: rendezvények, konferenciák, fórumok stb. Rendezvények, tájékoztató fórumok és elıadások alkalmat adnak a figyelem felkeltésére, a lehetıségek, valamint a Kollégium szerepének, feladatainak megismertetésére. Az azonosságtudat és a megkülönböztethetıség alapelvének érvényesítése érdekében a Kollégium rendezvényei során, valamint minden prezentációnál, mely a Kollégiummal kapcsolatos tartalmat hordoz a 1. számú mellékletben található Arculati Kézikönyvben meghatározott elıadás-hátteret alkalmazza. A Kollégium a kommunikáció alapelveit szem elıtt tartva, a külsı kommunikáció további eszközeinek mind szélesebb körő bevonásával törekszik az adott feladatokhoz kapcsolódóan további konferenciák, találkozók szervezésére. Tömegkommunikációs módszerek: médiával, sajtóval kapcsolatos feladatok A Kollégiumnak jelentıs figyelmet kell fordítania a médiával és a sajtóval való kapcsolatának elmélyítésére. A Kollégiumi tagok által ismert média képviselık elérhetıségeit egységes adatbázisban össze kell győjteni és ezen adatbázis folyamatos frissítésérıl gondoskodni kell. 1. Sajtótájékoztatók, sajtó nyilvános rendezvények szervezése: Sajtótájékoztató tartását a nagy horderejő, jelentős hírértékkel bíró események során kell alkalmazni. Sajtótájékoztató szervezése esetén dönteni kell a meghívandó médiákról és képviselıkrıl. Sajtólistát és sajtóanyagot kell összeállítani, kijelölni a sajtótájékoztató idıpontját, helyét és meghívni a sajtó képviselıit. 11
2. Sajtóközlemények kiadása, médiajelenlét erısítése: A Kollégium elnöke sajtóközlemény rendszeres kiadásával igyekszik biztosítani a széles körő tájékoztatást. A közlemény megfogalmazásakor törekedni kell a rövid, tömör, közérthetı, lényegre törı fogalmazásra. A közleményt tájékoztatásul minden Kollégiumi tagnak meg kell küldeni elektronikus formában. 3. Újságírói megkeresésekre való reagálás: Alkalmat ad a sajtóval, médiával való kapcsolatok elmélyítésére, kibıvítésére. A személyes találkozó lehetıséget biztosít a közvetlen, kötetlenebb információcserére. A külsı kommunikáció során felhasznált alapvetı eszközök: Elektronikus eszközök: honlap A Kollégium munkájának nyilvánosságát, az információáramlás biztosítását segíti a mőködı www.nca.hu internetes portál. Elısegítve, hogy a Kollégium és tevékenysége mind szélesebb körben válhasson ismertté. Ahhoz, hogy az civil szervezeteket képviselı olvasók széles rétege valóban kedvet érezzen a honlap - Nyugat-dunántúli Kollégiumára vonatkozó felület - rendszeres látogatásához, a honlap folyamatos bıvítésére törekszik a Kollégium. Weboldal rendszeres frissítésével a naprakészséget kívánja biztosítani. Hagyományos és arculatformáló nyomtatványok: kiadványok, közlemények, hirdetmények A közlemények, hirdetmények adott eseményekhez kapcsolódóan nyújtanak pontos felvilágosítást, melyeket a Kollégium a partnereinek bevonásával igyekszik terjeszteni. A Kollégium céljairól és mőködésérıl, továbbá az NCA pályázatokkal kapcsolatos aktualitásokról általános információkat, és a kialakított arculat közvetítését segíti elı. 12
A kommunikációs tevékenységek ütemezése A Kommunikációs stratégia elfogadását követıen, az abban foglalt célok megvalósítása érdekében elsıdleges feladat a közremőködık (Kollégiumi tagok) felkészítése, az arculati elemek alkalmazásával elkészített kommunikációs eszközök rendelkezésre bocsátása. A Kommunikációs munkacsoport a Kommunikációs Stratégia által megfogalmazottakat alapul véve a Kollégium éves Kommunikációs Tervét, melyet a Kollégium hagy jóvá. Kommunikációs terv részei: 1. Konkrét kommunikációs események, felelısök, határidık szerepeltetésével. 2. Költségterv A kivitelezés módja A kommunikációs tervben foglalt tevékenységek elıkészítéséért, megvalósításáért és azok összehangolásáért, a szükséges eszközök (levélpapír, honlap, sajtóközlemények, rendezvények stb.) elkészüléséért (tervezés, produkció) a Kollégium titkára a felelıs. A Titkár folyamatos kapcsolatot tart a média képviselıivel, a Kollégium és a Testületek tagjaival, az ESZA Kht. képviselıivel. Szervezi a sajtóeseményeket, elkészíti a sajtóközleményeket, közremőködik a projekt szempontjából meghatározó események és eredmények disszeminálásában. További feladatai közé tartozik a megjelenések győjtése, elemzése, kockázatok elemzése, valamint a honlap aktualizálása, a folyamatos fotó dokumentálás. A kommunikációs munkacsoport a médiaesemények elemzése kapcsán értékel, javaslatot tesz a további kommunikációs stratégiával kapcsolatban. 13
Értékelés Eszköz Értékelési módszer Sajtómunka Sajtófigyelés: megjelent sajtócikkek, tudósítások elemzése (megjelenés szám, üzenetek felhasználása, szövegkörnyezet, minısítésük stb.) Újságírók személyes visszajelzései Rendezvények Meghívottak és részt vevık aránya Személyes visszajelzések Honlap Látogatási szám, hatás mérése Szórólap, tájékoztató kiadvány, DM levelek Példányszámuk, hatásuk mérése Kommunikációs stratégia gondozása A kommunikációs stratégia rendszeres felülvizsgálata, mely magában foglalja a kommunikációs rendszer mőködési hatékonyságának, valamint a Kollégium belsı és külsı kommunikációjának ellenırzését és értékelését. A Kollégium minden évben köteles minimum egy alkalommal elvégezni ezt az értékelést, melynek során a teljes kommunikációs rendszer mőködését át kell tekinteni. Az értékelés során felmerült hiányosságokat és a megoldásukra vonatkozó javaslatokat hivatalos formában fel kell jegyezni és át kell vezetni a Kommunikációs Stratégiába. Készült: Szombathely, 2009-09-29 Készítette: Kovács Katalin kollégiumi tag Puskás Norbert kollégiumi tag 14
Mellékletek 1. számú NCA Arculati kézikönyv (2006.) 2. számú NCA NYDRK hatályos ügyrend 15