Tartalomjegyzék A.Első lépések, azaz hogy kezdjek el dolgozni a WebKönyvelővel? B.A napi munka menete C.Funkciók leírása menüpontonként sorban haladva WebKönyvelő Feladatok Egyéni elszámolás Felhasználói adatok Képfeltöltés Iktatás Iktatás Iktatott bizonylatok Könyvelés Bizonylat könyvelése Könyvelt bizonylatok Importálás Sablon Nyitás analitikus Nyitás főkönyvi Feldolgozási évek Listák Főkönyvi listák Folyószámla listák Pénztárköny listák (Szja szerinti könyvelés) Áfa bevallás Mérleg Számlázás Új számla készítése Számlák Listák Házipénztár Pénztárbizonylat készítése Pénztárbizonylatok 1
Nyitott házipénztár Pénztárjelentések Listák Befektetett eszközök Befektetett eszközök kezelése Értékcsökkenés elszámolása Listák Törzsadatok Partnerek Számlatükör Bankszámlák Pénztárak Tevékenységek Termékek Egyéb analitika Beállítások Elszámolási listák Cégek Felhasználók Jogosultságok Alap-Áfa kulcsok Feldolgozási év (cégek) 2
A. Első lépések, azaz hogy kezdjek el dolgozni a WebKönyvelővel? I. Önálló, teljes rendszer használata esetén Az önálló, teljes rendszer azt jelenti, hogy egy önálló aldomain alatt ( pl. www.konyveloirodam.webkonyvelo.net ) beállítunk Neked egy teljes webkönyvelő rendszert és úgy adjuk át felhasználásra, hogy arra a licensz- jogosult cég teljes adminisztrátori jogosultságot kap. Beállítunk egy céget (licensz-jogosult) és egy fő felhasználót (adminisztrátori jogosultsággal). Ezt követően az adminisztrátor - cégeket vehet fel (akiknek könyelsz) - felhasználókat állíthat be (akik használják a rendszert: könyvelők, cégtulajdonosok, stb.) - felhasználói jogosultságokat állíthat be. Ezek a funkciók a Beállítások menüpontban érhetők el. Ezt a menüpontot csak az adminisztrátor látja. (Illetve az akinek az adminisztrátor erre jogosultságot engedélyez. Az admin jogok továbbadásával csínján bánjunk!) Munkafolyamat: 1. Új cég beállítása Beállítások / Cégek menüpontban 2. Új felhasználó beállítása Beállítások /Felhasználók menüpontban 3. Jogosultságok beállítása Az új felvitel gombra kattintva összerendelünk egy céget egy felhasználóval, majd az összerendelést tartalmazó sor végén található Hozzáférés ikonra kattintva beállítjuk az adott felhasználó jogosultságait az adott céghez. 4. A WebKönyvelő / Feladatok menüpontban kiválasztod az új céget (ekkor a kiválasztott cég neve, akivel dolgozol a program fejlécében lesz látható hogy mindig tudd melyik céggel dolgozol) 5. A kiválasztott cég törzsadatait beállítod Törzsadatok menüpontban. 6. A cég könyvelésre készen áll. II. Az EMSZA keretén belül Ha nem akarsz önálló, teljes rendszert használni (mert még csak ismerkedni akarsz a rendszerrel, vagy csak egy-két céget akarsz könyvelni vele) akkor az Első Magyar Számviteli és Adószakértői Klaszter webkönyvelő felületén, a www.emsza.webkonyvelo.net -en mi beállítunk Neked egy hozzáférést, egy-két céget és beállítjuk a jogosultságaidat. (Az előző rész 1-3 pontját mi végezzük el.) A többi már a Te dolgod. Ennek a módszernek az az előnye, hogy nem kell kifizetned a rendszerbeállítás költségét ( 60 EUR ) csak annak egyharmadát. 3
Hátránya viszont, hogy a Beállítások menüponthoz nincs hozzáférésed, vagyis nem tudsz új cégeket és felhasználókat felvenni, azzal mindig bennünket kell, hogy megkeress. A Beállítások menüpontból érhetők el a könyvelőirodai elszámolási listák is. Az alvállalkozók teljesítményei (iktatási, könyvelési adatok), a könyvelt cégekre vonatkozó adatok (bizonylatszám, könyvelési tételszámok, stb) Ezek nélkül nehezen tudsz elszámolni az alvállalkozóiddal, illetve nem látsz pontos képet arról, hogy a könyvelt cégek mennyi munkát jelentenek Neked és könnyen alá vállalhatsz. Tehát ha több cégnek könyvelsz üzletszerűen, akkor lebeszélünk erről a változatról. 4
B. A napi munka menete A WebKönyvelővel való rendszeres munkavégzés menetét a bejelentkezési képernyőn is láthatod: 1.Beszkenneled a bizonylatokat (Nem kötelező) 2.Feltöltöd őket a tárhelyre (Nem kötelező) 3.Beiktatod 4.Lekönyveled 5.Megnézed a szükséges listákat Részletesebben: 1. Szkennelés A bizonylatokat azért szkenneljük be, hogy szűnjön meg a röghöz kötöttségünk. A munkánkat bárhol, bármikor el tudjuk végezni, az információk (listák) bármikor, bárhonnan és bármilyen internetes eszközzel elérhetők legyenek számunkra és ügyfeleink számára is, az eredeti bizonylat kézbe vétele nélkül is. Ezáltal lehet távmunkában elvégezni, elvégeztetni iktatási és könyvelési feladatokat, illetve biztosítani ügyfeleink számára az adataikhoz való hozzáférést, tájékozódást a nap 24 órájában. A szkenneléshez célszerű dokumentum-szkennert használni, mert ezek az egyébként nem túl drága eszközök (kb. 100 eft-tól tól indulnak az árak) percenként 50-100 bizonylatot is képesek digitalizálni. A technikai részletekről (fájlforma, felbontás, hová mentsük a képeket) a Webkönyvelő / Képfeltöltés menüpontban olvashatsz. A bizonylatok szkennelését és feltöltését azok keletkezési helyén is el lehet végezni, ezáltal nem kell a bizonylatokat mozgatni. Ha ez folyamatosan történik, akkor a könyvelési munka is folyamatos lehet, egyre közelebb kerülve a naprakész könyvelés -hez. A WebKönyvelőt úgy is tudod használni, mint egy normál könyvelőprogramot, hogy egyetlen bizonylatot sem szkennelsz be. Ekkor az első két lépést kihagyod és rögtön a Könyvelés menüpontban rögzíted le hagyományos módon a bizonylatot. Azonban a rendszer legfőbb előnyét veszíted el ezzel, hiszen a távmunka lehetősége és a listák használati értéke jelentősen csökken. 5
A listákat ugyanúgy tudod használni, csak a listákban a bizonylatszámra kattintva nem fogod tudni megnézni a bizonylat képét. 2. Feltöltés A beszkennelt (vagy elektronikus formában kapott, pl. pdf) bizonylatokat feltöltöd egy tárhelyre. Ez lehet az általunk biztosított tárhely, de ha a sajátodon érzed biztonságban akkor a saját tárhelyed is. Mi fillérekért tudjuk Neked biztosítani a tárhelyet, hiszen nagyfelhasználók vagyunk, de tiszteletben tartjuk a döntésedet. Ha saját tárhelyed van, akkor segítünk annak beállításában, hogy a rendszer oda töltse fel és onnan használja a képfájlokat (bizonylatképek). A bizonylatképek előrendezése és feltöltése egy a számítógépedre telepített programmal történik. Erről a Webkönyvelő / Képfeltöltés menüpontban olvashatsz részletesen. 3. Iktatás Iktatás alatt azt a munkát értjük, amikor a feltöltött bizonylatképhez (iktatásra váró bizonylat) kiválasztunk egy bizonylat-típust típust (számla, bankbizonylat, bizonylat, pénztárbizonylat, stb) és rögzítjük az alapadatait. (sorszám, dátum, végösszeg, partner, stb.) Ez a feladat (iktatás) nem igényel könyvelői szakképesítést és szaktudást, rövid idő alatt betanítható és távmunkában n is végezhető feladat. A hagyományos könyvelési rendszerekben ez az adatrögzítési feladat viszi el a szakképzett könyvelők munkaidejének nagy részét, holott ez a feladat az alacsonyabb szakmai felkészültséggel rendelkező munkerőigény miatt, kevesebb költséggel is elvégeztethető. 4. Könyvelés A beiktatott bizonylatok lekönyvelése annyit jelent, hogy kijelöljük az ellenszámlákat (másik lábakat), hiszen az iktatással az egyik láb már automatikusan a helyére került. Ez könyvelői szaktudást igényel, viszont az iktatáskor már elvégzett adatrögzítés miatt nagyon gyorsan végezhető. A gyorsaság, az un. rutin könyvelési tételek Sablonok -ban történő alkalmazásával tovább növelhető. Részletesen: Könyvelés Sablon menüpontban. 5. Listák A WebKönyvelő minden olyan listát, riportot produkál ami a könyvelői munkához és az ügyfelek tájékoztatásához szükséges. A felhasználók és jogosultságaik beállításával bármelyik ügyfelünknek jogosultságot adhatunk a program funkcióihoz. Ez lehet csupán egy lista (pl. vevő-szállító folyószámla-kivonat), de akár az Iktatás, a Számlázás vagy a Házipénztár kezelése is. 6
C. Funkciók leírása menüpontonként sorban haladva 1.Webkönyvelő 1.1.Feladatok A listában azokat a cégeket látod, amelyekhez hozzáférési jogosultságod osultságod van valamilyen szinten. Amelyikkel dolgozni akarsz, arra kattints rá és mindig válassz feldolgozási évet is! A feldolgozási év alapértelmezése az aktuális naptári év. Ha nincs még olyan év nyitva, akkor mindenképpen kell évet válassz, mert addig nem tudsz semmilyen funkciót (iktatás, könyvelés, stb) használni! Mindig nézd meg jobb oldalt fent, hogy melyik céget, milyen feldolgozási évvel nyitottál meg! A listában láthatod, hogy milyen és mennyi feladat (iktatás, könyvelés) vár elvégzésre. Használd a baloldali szűkítő panelt, ha túl hosszú a listád! Például havi Áfa-bevallás előtt szűkíts a havi Áfa-bevallókra, vagy mérlegkészítéskor a Kettős könyvvitelt vezetőkre. A szűkítési feltételeket kombinálhatod is, de ne felejtsd el figyelni, hogy mire is van szűkítve!! 1.2. Egyéni elszámolás Itt tudod megnézni, hogy mennyi iktatási, könyvelési munkát végeztél el. A listát időszakra és cégre is tudod szűkíteni, vagyis akár egy napi teljesítményedet is meg tudod nézni. Az iktatási darabszám bizonylatszámot jelent, a könyvelési darabszám pedig könyvelési tételszámot. A fejlécben lévő rövidítések a bizonylat tipusát jelölik: ER - Érkező számlák KI - Kimenő számlák BA - Bankbizonylatok PE - Pénztárbizonylatok VE - Vegyes bizonylatok 7
1.3. Felhasználói adatok Felhasználói adataidat itt nézheted meg, illetve néhány adatodat itt módosíthatod. Az e-mail cím és a jelszó egyben a bejelentkezési azonosítód is, amit bármikor megváltoztathatsz. 1.4. Képfeltöltés A WebKönyvelőbe csak jpg formátumban beszkennelt képeket tölts fel! A munkavégzéshez bőven elég a 150 dpi-s felbontás és a szürke árnyalat. 500 kb-nál nagyobb kép feltöltése nem engedélyezett. A) BIZONYLATKÉPEK FELTÖLTÉSE EGYENKÉNT Ezt a funkciót csak teszteléshez, vagy nagyon kevés számú bizonylat esetében javasoljuk. A jobb oldali ablakban tallózd ki (keresd meg) a beszkennelt bizonylatképet és töltsd fel. A normál munkavégzéshez javasoljuk a WebKönyvelő-Képkezelő Képkezelő alkalmazás használatát. B) TÖBB (SOK) BIZONYLATKÉP FELTÖLTÉSéhez használd a webkönyvelő képkezelő alkalmazást! 1. Hozz létre egy mappát (alkönyvtárat) azon a számítógépen, ahová a bizonylatképeket t be fogod szkennelni (amelyikhez a szkenner csatlakoztatva van). Ezen belül cégenként hozz létre alkönyvtárakat (mappákat) és a bizonylatképeket a megfelelő cég mappájába szkenneld be.(ha triplánál is nagyobb biztonságra vágysz, akkor ezt a mapparendszert alakítsd ki pl. a dropbox-on - vagy más hasonló alkalmazáson - belül, így a dropbox folyamatosan a "felhőben" is eltárolja a bizonylatképeket.) 2.Töltsd le a gépedre a legfrissebb webkönyvelő képkezelőt! (jobbra találod) 3.Az asztalon található ikonnal indítsd el a programot és kattints a "Bejelentkezés" gombra! 4.Írd be az elérési utat ahová a képeket fel kell majd tölteni. Ez az ahová be szoktál lépni pl: http://emsza.webkonyvelo.net/ (Az emsza helyére az 8
általad használt aldomain nevét írd be!) 5.Írd be a belépési adataidat. A 4. és 5. pontban leírtakat csak a telepítés (újratelepítés) után kell elvégezni! 6. A "Feltöltés" gombra kattintva lépj be a programba! 7. A webkönyvelő képkezelő használata: - A bal oldali panelen jelöld ki a feltöltendő bizonylatképeket (mindig csak egy céghez tartozókat!) - A képfájlokra kattintva középen megjelenik a bizonylat képe. Ha olvashatatlan, akkor a piros minusz jellel töröld ki a feltöltési listából és majd szkenneld újra, ha fejjel lefelé áll, akkor a kép fölötti ötti kör alakú nyilakkal fordíts el addig amig jó lesz a tájolás - Többoldalas bizonylatokat (pl. banki kivonat) itt tudod összefűzni. Ehhez azt kell tenned, hogy az első oldalt mozgasd a többi kép fölé a zöld nyilakkal, a többi oldalt pedig sorrenben ez alá. Majd sorrendben fűzd hozzá a képeket ehhez az első képhez. A hozzáfűzés a plusz jeles kék íves nyíllal történik (visszavonás a minuszossal). Ezután egy összefűzött képként láthatod a bizonylatot ami majd így kerül feltöltésre is. - Amikor minden kijelölt kép rendben van akkor a jobb oldali panel felső részén válaszd ki a céget, majd nyomd meg a feltöltés gombot. - Ekkor a bizonylatképek feltöltődnek a tárhelyre és láthatók lesznek a webkönyvelő "Iktatás" menüpontjában. A program ezzel egyidőben a feltöltött bizonylatképeket áthelyezi a "feltöltve" alkönyvtárba. A "feltöltve" alkönyvtárat a program automatikusan hozza létre abban a mappában, ahonnan a képek kiválasztásra kerülte (ahová beszkennelted őket). Ezért aztán egy cég alkönyvtárában mindig csak a feltöltésre váró (beszkennelt) képeket fogod látni, ami megkönnyíti a feltöltési munkádat, de ha valami ok folytán szükség van a már feltöltött képre, az sem tűnik el a gépedről, mert a cég mappájában a "Feltöltve" alkönyvtárban bármikor megtalálhatod. 9
2.Iktatás 2.1. Iktatás Iktatás alatt azt a munkát értjük, amikor a feltöltött bizonylatképhez (iktatásra váró bizonylat) kiválasztunk egy bizonylat-típust típust (számla, bankbizonylat, pénztárbizonylat, stb) és rögzítjük az alapadatait. (sorszám, dátum, végösszeg, partner, stb.) Ez a feladat (iktatás) nem igényel könyvelői szakképesítést és szaktudást, rövid idő alatt betanítható és távmunkában is végezhető feladat. A hagyományos könyvelési rendszerekben ez az adatrögzítési feladat viszi el a szakképzett könyvelők munkaidejének nagy részét, holott ez a feladat az alacsonyabb szakmai felkészültséggel rendelkező munkerőigény miatt, kevesebb költséggel is elvégeztethető. Egy bizonylatot beiktathatunk képpel, de akár kép nélkül is. A képpel való iktatáskor a jobb oldali listában a kurzorral álljunk rá egy bizonylat képére. Ekkor a baloldali ablakban megjelenik a bizonylat képe, ami lehet egy vagy több oldalas is. Ha egy bizonylat több oldalas, azt célszerű már a feltöltéskor összefűzni, de ha ott ez nem történt meg, itt is elvégezhető. Ehhez pipáld be az összefűzendő képeket, majd kattints a Társítás gombra. Itt még változtathatsz a képek sorrendjén. Korábban beiktatott képhez is társíthatsz másik képet. Ehhez előbb keresd meg a korábban iktatott kép belső bizonylatszámát (amit a WebKönyvelő adott neki) majd kattints a Társítás gombra és kövesd az ott leírtakat. Az Iktatás képpel vagy a Kép nélkül gombra kattintva jutsz az adatfelviteli ablakba. Itt legelőször bizonylattípust kell választanod. El kell döntened, hogy a képernyő bal oldalán látható bizonylat - beérkező számla - kimenő számla - bankbizonylat - pénztárbizonylat - vegyes könyvelési bizonylat - esetleg valami más dokumentum (nem könyvelési bizonylat) amit fel akarsz tölteni a WebKönyvelőbe, iktatni akarod a szó klasszikus értelmében. A bizonylattipus kiválasztása után az adatfelviteli ablakban csak olyan adatokat tudsz rögzíteni, ami az adott bizonylattipusra jellemző. A többi mezzo ki van szürkítve, azokba adatot nem tudsz beírni. 10
A legördülő menük mellet let található + jelekre kattintva tudsz új partner, bankszámlát, pénztárt felvinni, majd ott folytatni a munkát ahol megszakítottad. A beiktatott bizonylat képe eltűnik az iktatásra váró bizonylatok listájából, ott mindig csak azokat a képeket látod amelyek még nincsenek beiktatva, vagyis a Rád vagy az alvállalkozódra, munkatársadra váró iktatási feladatot. Ha véletlenül nem jó képet töltöttél fel az adott céghez (más cég bizonylata, rosszul sikerült a szkennelés) kitörölheted azt, a Törlés gombra kattintva. tintva. Ez a funkció fizikailag törli a képet, visszaállításra nincs lehetőséged! Lehetőséged van egy már beiktatott bizonylat képének cseréjére is. Ehhez előbb keresd meg a korábban iktatott kép belső bizonylatszámát (amit a WebKönyvelő adott neki), majd kattints a Csere gombra és kövesd az ott leírtakat. 2.2. Iktatatott bizonylatok Itt bármelyik bizonylatot megkeresheted. Azt is ami még csak be van iktatva, de azt is amelyik már le van könyvelve. Sőt, a törölt bizonylatokat is láthatod (szines háttérszínnel jelölve).téves iktatás vagy könyvelés után a bizonylat képét innen visszaállíthatod az iktatásra váró képek közé. Használd a szűkítési feltételeket, annál gyorsabban megtalálod a keresett bizonylatot, arról nem is beszélve, hogy a találati listád is sokkal rövidebb és áttekinthetőbb lesz. Vigyázz! A megadott dátum a bizonylat teljesítési dátumát jelenti, nem pedig a rögzítés dátumát! 11
3. Könyvelés 3.1. Könyvelés (bizonylat könyvelése) Itt választhatod ki könyvelésre a beiktatott bizonylatot, de ha akarsz, akkor beszkennelt kép nélkül is tudsz "hagyományosan" könyvelni, ha az "Új bizonylat iktatása és könyvelése kép nélkül" gombra kattintasz. A bizonylat-tipusok tipusok melletti számok jelentése: az első szám mutatja, hogy az adott bizonylat-tipusból tipusból hány darab bizonylat vár könyvelésre, a per jel utánni szám pedig az összes bizonylatszámot jelenti (adott cégnél, adott évben). A bizonylattipusra kattintva a jobb oldali ablakban kilistázódnak a könyvelésre váró bizonylatok. Ha nincs könyvelendő bizonylat, akkor üres listát kapunk. A színes hátterű bizonylatsor azt jelenti, hogy a bizonylat könyvelését már elkezdtük, de a könyvelés nem lett befejezve, maradt kontírozatlan érték. Erre kattintva bármikor folytathatjuk a könyvelést. A bizonylatszámra(belső) kattintva kezdheted meg az adott bizonylat könyvelését. Ha csak a bizonylat képét akarod megnézni, akkor kattints a jobb szélső bizonylatképet stilizáló ikonra. 3.2. Könyvelt bizonylatok Itt bármelyik lekönyvelt bizonylatot megkeresheted. Használd a szűkítési feltételeket, annál gyorsabban megtalálod a keresett bizonylatot, arról nem is beszélve, hogy a találati listád is sokkal rövidebb és áttekinthetőbb lesz. Vigyázz! A megadott dátum a bizonylat teljesítési dátumát jelenti, nem pedig a rögzítés dátumát! 3.3. Importálás Fejlesztés alatt. Más (idegen) alrendszerekből történő adatátvételek lesznek itt elérhetők. (Számlázás, Bér, Készlet) 12
3.4. Sablon Egyedi könyvelési sablonok készítése és karbantartása. Meggyorsíthatod a könyvelési munkát, ha a gyakori gazdasági események könyvelési tételét előre "leírod". Így aztán könyveléskor nem a "Másik láb" fülre kell állnod, hanem a "Sablon"-ra. Ott kiválasztod a megfelelő sablont és gyakorlatilag egy gombnyomásra lekönyvelődnek az ellenszámla tételek. A sablonnal való könyvelés előnyei akkor érezhetők igazán, amikor olyan gazdasági eseményt könyvelsz, ahol több ellenszámlára kell könyvelni (pl. telefonszámla lekönyvelése), de Áfa-s gazdasági asági események is sokkal gyorsabban lekönyvelhetők így. Sokan egy ellenszámla esetében is szívesen alkalmazzák, mert nem a főkönyvi számot kell megkeresni és tevékenységi kódot választani, hanem csak a sablonokból kell egyet választani. Mivel az egyik könyvelési láb az iktatáskor megképződik (kivéve vegyes bizonylatok), ezért az ezzel szemben álló könyvelési láb(ak)at kell itt megadnod. Példa: Az "Új felvitel"-re kattintva kialakítasz egy új sablont, pl. "Árú értékesítés - 27 % Áfa-s" (Ezt fogod majd látni könyveléskor a legördülő menüben amikor sablont választasz). A megjegyzés ablak kitöltése nem kötelező, ide magadnak írhatsz be emlékeztető szöveget. A "Mentés" gombra kattintva kialakítottad a sablont, amit ezután tartalommal töltesz fel. Térj vissza a sablon listához (kattints a "Sablon" gombra). Ha a sablon nevére kattintasz, akkor a megnevezést tudod módosítani, ha pedig a jobb oldali kis ikonra, akkor tudsz a sablonhoz adatsorokat felvinni az "Új felvitel" gombra kattintva. A példánál maradva vigyünk fel két sort: 91 Árbevétel és 467 Fizetendő Áfa könyvelési tételeket. 1. Kiválasztod a főkönyvi számlaszámot. 2. Beírod az "Arány" mezőbe azt az értéket (%) amennyit a végösszegből erre a főkönyvi számlára kell könyvelni. Egy ellenszámla tétel esetén 100, 27 % Áfa-t tartalmaző végösszeg esetén 78.74016. Figyelj a formátumra: %-ban kifejezve, a tizedes ponttal jelölve, nem vesszővel! Ha a főkönyvi számhoz Áfa számlát adtál meg akkor ki kell választanod a megfelelő Áfa kulcsot. Az "Arány" mezőbe ne az Áfa-s rész arányát írd, be, hanem az Áfa-alap alap arányát, ugyanis a könyvelendő összeg az itt megadott Áfa-alap alap (arány) és a kiválasztod Áfa-kulcs szorzata lesz! Az arányszámhoz -ha az tört szám- minél több tizedessel írd be a számot, mert nagy számok esetében nem lesz pontos az összeg és maradhat 13
kontírozatlan érték, amit csak javitással tudsz korrigálni. 3. Válaszd ki a tevékenységet, ha a megadott főkönyvi számlaszám az 5, 8, vagy 9 számlaosztályok valamelyikéhez tartozik. 4. Add meg, hogy milyen sorrendben könyvelődjenek le a tételek. Javasolt az ötös vagy tizes lépésköz azért, hogyha később be akarsz szúrni egy tételt, vagy sorrendet akarsz váltosztatni, akkor ne kelljen minden tételt javítani. Pl. elsőnél 10, másodiknál 20, stb. 5. A "Megjegyzés" mező kitöltése nem kötelező, csupán a Te kényelmedet szolgálja. 3.5. Nyitás - analitikus A tárgyév analitikus főkönyvi számláiból automatikusan megképződnek a következő évi nyitó tételek. Analitikus számlák: vevők, szállítók, egyéb analitikák. Tárgyév: amelyik év nyitva van, amelyikben éppen állsz. A nyitás ismételhető mindaddig amig a tárgyévet le nem zártad.az új nyitás felülírja az előzőt, bátran használhatod, nem rontasz el vele semmit. Új év kezdésekor célszerű mielőbb és a zárásig gyakran "elkövetni", hogy a vevő-szállító listák mindig naprakészek legyenek. Folyamata: Menü: "Könyvelés"->"Nyitás-analitikus" Ha az első sor üres, nincs még "Következő év amelyben a nyitó tételek létre jönnek", akkor kattints a "Következő év" gombra. A következő év automatikusan an létrejön. Ha már van "Következő év" akkor kattints a "Nyitó tételek" gombra. Ekkor kilistázódnak a nyitó tételek (szines háttérrel az új, vagy módosított tételek). A "Nyitó készítés" gombra kattintva lekönyvelődnek ezek a tételek és ezzel elkészültek a következő évi analitikus nyitó tételek. Leellenőrízheted a nyitás helyességét, ha átváltasz a következő évre és ott a lista lekérdezéseknél a "Lista tipus"-nál a "nyitó" opciót választod. Első nyitás: A webkönyvelőre való áttéréskor a fent leírtak előtt az alábbiakat kell elvégezned: 1. Nyitni kell egy tárgyévet megelőző évet. ("Könyvelés"->"Feldolgozási évek"->"új felvitel"). Ha pl. 2013.01.01-től akarsz a webkönyvelővel könyvelni, akkor "2012"-őt. 2. Lépj be 2012-be, majd iktatsd be a a záró tételeket. A rendezetlen 14
kimenő és beérkező számlákat, illetve vegyes könyvelési bizonylattal az ezekhez kapcsolódó esetleges pénzügyi rendezéseket. A kimenő és beérkező számlákat könyveld le egy összegben a 491-es számlával szemben. A vegyes bizonylatok egyik lába a 491, a másik lába a megfelelő partner (vevő, vagy szállító). 3. Ezt követően ellenőrzöd, hogy az analitikus főkönyvi számlák egyenlege egyezik-e e a másik rendszerből származó főkönyvi kivonattal és folyószámla listákkal. Ha egyezik, akkor a fentiek szerint lefuttatod az automatikus nyitást, ami ezekből a tételekből leképezi a következő évi nyitó tételeket. 3.6. Nyitás - főkönyvi A tárgyév "normál" (nem analitikus) főkönyvi számláiból (1-4) automatikusan megképződnek a következő évi nyitó tételek. Analitikus számlák: vevők, szállítók, egyéb analitikák. Tárgyév: amelyik év nyitva van, amelyikben éppen állsz. A nyitás ismételhető mindaddig amig a tárgyévet le nem zártad.az új nyitás felülírja az előzőt, bátran használhatod, nem rontasz el vele semmit. Új év kezdésekor célszerű mielőbb és a zárásig az analitikus nyitással együtt gyakran "elkövetni", hogy a könyvelés mindig naprakész legyen, a házipénztár és a bankszámla egyenlegek a valós képet mutassák. Folyamata: Menü: "Könyvelés"->"Nyitás-főkönyvi" Ha az első sor üres, nincs még "Következő év amelyben a nyitó tételek létre jönnek", akkor kattints a "Következő év" gombra. A következő év automatikusan létrejön. Ha már van "Következő év" akkor kattints a "Nyitó tételek" gombra. Ekkor kilistázódnak a nyitó tételek (szines háttérrel az új, vagy módosított tételek). A "Nyitó készítés" gombra kattintva lekönyvelődnek ezek a tételek és ezzel elkészültek a következő évi nem analitikus főkönyvi nyitó tételek. Leellenőrízheted a nyitás helyességét, ha átváltasz a következő évre és ott a lista lekérdezéseknél a "Lista tipus"-nál a "nyitó" opciót választod. Első nyitás: A webkönyvelőre való áttéréskor a fent leírtak előtt az alábbiakat kell elvégezned: 1. Ha még nincs, akkor nyitni kell egy tárgyévet megelőző évet. ("Könyvelés"->"Feldolgozási évek"->"új felvitel"). Ha pl. 2013.01.01-től akarsz a webkönyvelővel könyvelni, akkor "2012"-őt. 2. Készíts el két vegyes könyvelési bizonylatot. Az egyik: "Követel" a 491 és vele szemben "Tartozik" egyenként minden olyan főkönyvi számla, 15
amelynek az előző rendszerrel készített záró főkönyvi kivonatában "Tartozik" egyenlege van. A másik: "Tartozik" a 491 és vele szemben "Követel" minden olyan főkönyvi számla, amelynek az előző rendszerrel készített záró főkönyvi kivonatában "Követel" egyenlege van. Figyelem! Az analitikus főkönyvi számlák egyenlegeit (vevő, szállító) itt nem kell lekönyvelni! 3. Iktatsd be, majd könyveld le ezt a két vegyes könyvelési bizonylatot. Ha az analitikus számlákat is lekönyvelted a "Nyitás-Analitikus" menüpontnál leírtak szerint, akkor egy olyan főkönyvi kivonatot kapsz, ami egyezik az előző rendszerből származó záró főkönyvi kivonattal. Ha egyezik, akkor a fentiek szerint lefuttatod az automatikus nyitást, ami ezekből a tételekből leképezi a következő évi nyitó tételeket. 3.7. Feldolgozási évek Feldolgozási évek kezelése. A feldolgozási éveket minden könyvelt cégre külön-külön kell beállítani. Új cég felvételekor automatikusan létrejön egy feldolgozási év (amelyik naptári évben éppen vagyunk). A következő évi nyitáskor ("Könyvelés"- >"Nyitás" is létrehozhatjuk az új évet, de előző évet (pl. a webkönyvelőre való áttéréskor az előző évi záró tételek felviteléhez) csak itt tudunk nyitni. Itt tudunk egy évet lezárni, illetve ha szükséges a lezárást időlegesen megszüntetni. Lezárás után a könyvelési, módosítási funkciók letíltásra kerülnek azért, hogy egy lezárt évben ne lehessen véletlenül módosítani. Listákat lekérni természetesen a lezárt években is lehet. 16
4. Listák 4.1. Főkönyvi listák 1.Főkönyvi kivonat (egyszerű) Csak a főkönyvi számlák egyenlegeit tartalmazó kivonat, a Tartozik és Követel forgalom a listában nem jelenik meg. Áttekinthetősége miatt a mindennapi munkavégzéshez javasolt. 2.Főkönyvi kivonat (részletes) "Klasszikus" főkönyvi kivonat, a Tartozik és Követel forgalom is látszik a listában. Nyomtatott főkönyvi kivonat átadásakor (külső szervek) ez a forma javasolt. Mindkét főkönyvi kivonatból a főkönyvi számlára kattintva elérhető a tételes főkönyvi számla (karton). 3.Tételes főkönyvi számla (karton) A főkönyvi számla idősoros tételes forgalma. Az eredeti bizonylatszámra kattintva (jobb oldali kék színű bizonylatszám) a bizonylat képe nézhető meg. A belső bizonylatszámra kattintva (bal oldali kék színű bizonylatszám) a bizonylat könyvelésébe léphetünk be, ahol megnézhetjük a lekönyvelt tételeket, vagy akár módosíthatjuk, vagy törölhetjük is azokat. Ezt csak a megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználó érheti el, akinek pl. csak a listák megtekintése engedélyezett, az nem. 4.Tevékenységi összesítő A gazdálkodó eredményét mutatja be (Bevételek, Költségek, Ráfordítások összesített értékével) tevékenységenkénti bontásban. A tevékenység kódjára kattintva annak tételes listájára juthatunk. 4.2. Folyószámla listák Partnerek (vevők, szállítók) összesített és tételes listái. 1.Folyószámla kivonat A vevők és szállítók összesített forgalmát és az aktuális egyenleget tartalmazó lista. Lekérhető minden partnerre, vagy csak a vevőkre vagy csak a szállítókra. Ha csak a rendezetleneket neket kérjük, akkor a nulla 17
egyenlegű partnerek forgalma nem jelenik meg a listában. A listában a partner nevére kattintva annak tételes listájához (tételes folyószámla) jutunk. 2.Tételes folyószámla A partner (egy vagy mind) számláit és azok pénzügyi rendezését is tartalmazó tételes lista. A kék színű bizonylatszámokra kattintva megnézhetjük a bizonylat képét (kimenő, beérkező számla, bankszámlakivonat, stb).könyvelési jogosultsággal rendelkező felhasználó a belső bizonylatszámra kattintva megnézheti, módosíthatja a könyvelési tételeket (pl.kiegyenlítés számlához rendelése) 3.Egyenlegközlő levél A rendezetlen vevői követelések és szállítói kötelezettségek partnerrel való egyeztetésére szolgál. 4.Korosbított rendezetlen számlák A rendezetlen vevői követeléseket és szállítói kötelezettségeket tartalmazza úgy, hogy a fizetési határidőhöz képest az alábbi intervallumokba sorolva tételesen sorolja fel a ki nem egyenlített számlákat: fizetési határidőn belüli 1-30 napon belüli 61-90 napon belüli 91-120 napon n belüli 121-180180 napon belüli 181-360 napon belüli 360 napon túli kiegyenlítetlen számlák. 5.Partnerenkénti összesített forgalom A lista partnerenként egy összegben tartalmazza a tárgyévi teljes (bruttó!) forgalmat (nem csak az átutalásost, hanem a készpénzest is!) vevő ill. szállító bontásban. Ez alapján elkészíthető a KATA-s adatszolgáltatás, de nagy segítséget jelenthet akkor is, ha gyorsan akarjuk megnézni egy adott partner összesített forgalmát. 6.Partnerenkénti tételes forgalom Az előző lista bizonylatonkénti tételes részletezése. 4.3. Pénztárkönyv listák (Szja szerinti könyvelés) - Eredménykimutatás - Pénztárkönyv tételes 18
- Pénztárkönyv havi összesítő - Rovatonkénti összesítő - Rovatonkénti tételes - Tevékenységi összesítő 4.4. ÁFA bevallás 1.Áfa összesítő A tárgyévi összesített Áfa bevallási adatok havi, vagy negyedéves bontásban. 2.Áfa analitika Havi vagy negyedéves Áfa analitikát tudsz itt lekérni, amelyből egyszerűen el tudod készíteni az Áfa bevallást. Itt tudod az önrevíziós hónap külön analitikáját is elkészíteni. 3.Áfa hónap (kezelés) Az Áfa bevallás elkészítése után itt tudod lezárni az adott Áfa hónapo(ka)t, ezzel biztosítva azt, hogy egy lezárt időszak nehogy véletlenül módosításra kerüljün. De az Áfa önrevíziók elvégzéséhez is itt tudsz új "áfa hónapot" felvinni. 4.Áfa kulcs (kezelés) Az alap-áfakulcs listából itt tudod kiválasztani azokat, amelyeket az adott cégnél használsz. Ha túl sokat jelölsz ki, akkor könyveléskor a hosszú legördülő listából nehéz lesz kiválasztani a szükségeset. 4.5. Mérleg Háromféle listát tudsz lekérni: - Egyszerűsített éves beszámolót - Éves beszámolót - Mérlegszerű főkönyvi kivonatot Ezek a listák csak akkor készülnek el, ha a főkönyvi számlákhoz hozzá vannak rendelve a mérleg és eredménykimutatás sorok. ("Törzsadatok / Számlatükör menüpont)ha valamelyik főkönyvi számla felvitelekor ez 19
lemaradt, akkor a lista lekérésekor a program erre figyelmeztetni fog. Ha a mérleg nem egyezik a normál főkönyvi kivonattal, akkor nézd át a mérlegszerű főkönyvi kivonatot, hogy nincs-e benne véletlenül duplázódás. Ez akkor fordulhat elő, ha egy normál főkönyvi számlát átjavítasz csoportra és benne maradt a mérleg vagy redménykimutatás sorára vonatkozó hivatkozás. Ekkor töröld ki a főkönyvi számlacsoport számánál a hivatkozást ("Törzsadatok / Számlatükör menüpont) és megszűnik a duplázódás. 5. Számlázás 5.1. Új számla készítése A webkönyvelő számlázó modulja egy komplett webes számlázórendszer, amely akár önálló számlázóprogramként is használható. Az itt elkészített számlákat nem kell beszkennelni és iktati, mert ezek a munkafolyamatok a számla elkészítésével automatikusan elvégzésre kerülnek. A számlakészítés folyamata: 1. A számlaforma adatainak megadása a) a számla formája: - papir alapú - elektronikus b) a számla típusai: - Normál, un. átutalásos számla - Egyszerűsített készpénzfizetési számla - Díjbekérő - Számlával egy tekintet alá eső okirat c) A számla nyelvének kiválasztása. Idegen nyelvű számla esetén minden számlafelirat a magyar mellett megjelenik a választott nyelven is. d) Pénznem választás. Ha forinttól eltérő deviza- vagy valutanemet választol, akkor meg kell adnod a számlázásnál használatos árfolyamot is. e) Számlatömb választása. Számlatipusonként és évente 9 számlatömböt nyithatsz. Egy számlatömb 9999 db számlát tartalmazhat. A számlatömb választásánál láthatod, hogy az adott számlatömbben mikor állítottál ki utoljára számlát. Ha olyan helyzetbe kerülsz, hogy korábbi dátummal kell számlát kiállítanod, mint azt az aktuálisan használt számlatömböt lehetővé teszi, akkor nyiss új számlatömböt. 2. A számla kitöltése A számla alapadatainak megadása után egy számlaképet látsz magad 20