EAN UCC globális felhasználói kézikönyv

I N T E R N A T I O N A L EAN UCC globális felhasználói kézikönyv EAN Magyarország Kht. Budapest, 2000

Fordította: Dr. Magyary-Kossa Béla okl. gépészmérnök okl. közgazdász mérnök Lektorálta: Magyar Béla okl. gépészmérnök okl. gazdasági mérnök és Viszkei György okl. nyomdaipari gépészmérnök okl. gazdasági mérnök

TARTALOMJEGYZÉK 3 Tartalomjegyzék Nemzeti elõszó 5 Elõszó 5 1. Bevezetés 7 2. Az EAN UCC rendszer alapjai és alapelvei 8 2.1. Az alkalmazás területei 8 2.2. Számozási rendszer 8 Globális Kereskedelmi Egység (azonosító) Szám (GTIN) 8 Szállítási Egység Sorszámos (azonosító) Kódja (SSCC) 8 Globális Hely(azonosító) Szám (GLN) 9 2.3. Vonalkód jelkép rendszerek 9 3. Kereskedelmi egységek azonosítása 10 3.1 A számozási struktúra 11 Az indikátor 11 EAN/UCC cégprefix 11 A termékszám 11 Ellenõrzõszám 11 3.2 Kinek a felelõssége kereskedelmi egység számozása? 12 Az általános szabály 12 Kivételek 12 Gyártónév nélküli és generikus egységek 12 3.3. Mire kell tekintettel lenni kereskedelmi egység számozásakor? 12 Csomagolási szintek 13 GTIN használata 14 Elõre árazott termékek 14 Példa 14 4. GTIN megtartásának vagy cseréjének feltételei 15 4.1 Mikor kell változtatni a számot? 15 4.2. Kereskedelmi egység változatok 15 Termék változás 15 Kereskedelmi egység csoportcsomagolásának változásai 15 4.3. Promóciók 16 4.4. Összefoglaló táblázat 17 4.5. Számozott termékekkel rendelkezõ cég jogi helyzetének megváltozása 19 Összeolvadás vagy egyesülés 19 Részleges eladás 19 Szétválás 19 4.6. GTIN újbóli kiadása 19 5. Kis méretû termékek 20 6. GTIN kezelése 21 6.1. Az adat tartalma 21 6.2. Termékinformációk továbbítása 21 6.3. Hogyan cserélhetõk az információk? 22 6.4. Mikor kell kommunikálni? 22

4 EAN UCC GLOBÁLIS FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV 2000. JANUÁR 7. Kereskedelmi egységek jelkép jelölése 23 7.1. Vonalkódok jellemzõi 23 Méretek 23 Világos mezõk 23 Színek és kontraszt 23 Nyomtatási minõség 23 Elhelyezés 24 7.2. Az EAN/UCC rendszerben használt vonalkódok 24 EAN/UPC jelképek 24 ITF-14 jelkép 25 UCC/EAN-128 jelkép 26 7.3. Megfontolások a jelkép rendszerek használatánál 26 7.4. Vonalkódok közötti választás 26 7.5. Vonalkód választási lehetõségek döntési fája 27 8. Adattartalom azonosítók (AI-k) 28 9. Logisztikai egységek 29 9.1. Az SSCC 29 9.2. A logisztikai címke 30 Feladó rész 30 Ügyfél rész 30 Szállító rész 30 Címke minták 31 10. Változó mennyiségû termékek 34 10.1. Változó mennyiségû kereskedelmi egységek 34 Bolti leolvasás céljára 34 EDI céljára 34 10.2. Változó mennyiségû nem kiskereskedelmi egységek 34 Vonalkódolás 35 EDI 35 11. Különleges esetek 36 Könyvek és periodikák 36 Kották 36 Cégen belüli számozás üzletben vagy áruházban 36 Kuponok számozása 36 12. Helyazonosító számozás 37 13. EDI 38 14. Gyakran intézett kérdések 39 15. Fogalom meghatározások 41 16. Függelékek 44 1. Függelék: Standard ellenõrzõszám az EAN/UCC számozási struktúrában 44 2. Függelék: UCC-12 azonosító számok az UCC-E jelképben 45 3. Függelék: Modul és jelkép méretek különbözõ nagyítási tényezõknél 47 4. Függelék: EAN/UCC adattartalom azonosító 48

ELÕSZÓ 5 Nemzeti elõszó Ez a Globális Felhasználói Kézikönyv az EAN International azonos címû (EAN UCC Global User Manual), az egész világon azonos kiadványának pontos fordítása. Az EAN Magyarország a kiadvány elõkészítésekor nemzetközi kötelezettségeinek megfelelõen a fordítás pontosságára törekedett, ami helyenként az olvasmányosság rovására ment. Mivel ezt az anyagot a rendszerben résztvevõ minden ország (a UCC-t használó USA és Kanada is) azonos szöveggel használja, ez nem tükrözi, nem is tükrözheti a nemzeti sajátosságokat, az országonként eltérõ de a nemzetközi szabályozás keretein belüli számozási gyakorlatot. A legfontosabb helyeken megjegyzésekkel utaltunk a hazai szabályozás eltérõ voltára, aminek részletei az Általános EAN UCC Specifikációk címû kiadványunkban találhatók meg. EAN Magyarország Kht. Elõszó A Globális Felhasználói Kézikönyv célja, hogy az EAN International és a UCC tagokat ellássa egy bevezetõ felhasználó barát és egyszerû dokumentummal. Ez a dokumentum nem részletekbe menõ és nem helyettesíti az Általános EAN UCC Specifikációkat, amely standard alap dokumentum. A választott példák általában a kiskereskedelem körébõl valók, de az e dokumentumban bemutatott alapelvek és szabványok alkalmazhatók az összes szakterületre, amely hasznot akar húzni az EAN UCC rendszer használatából.

BEVEZETÉS 7 1. Bevezetés Az üzleti élet dinamikája gyorsabban változott az utóbbi években, mint a második világháborút követõ teljes idõszakban. Gyors fejlõdés az érték láncban, az elosztás új csatornái, változó igények és növekvõ szolgáltatási elvárások emelkedtek az üzleti élet információ technológiájának kritikus fontosságú tényezõivé. Az EAN/UCC szabványok a minden elosztási láncban mûködõ összes kereskedelmi partner közötti nemzeti és nemzetközi kommunikáció eszközeivé váltak, beleértve az alapanyag szállítókat, gyártókat, nagykereskedõket, disztribútorokat, kiskereskedõket, kórházakat és végsõ ügyfeleket vagy fogyasztókat. Sok cég kiterjeszti elosztási csatornáit más iparágak olyan piacaira és ügyfeleire, amelyek nála nem hagyományosak. Azon cégeknek, amelyek iparág-specifikus szabványt választanak, szembe kell nézni a két vagy több rendszer párhuzamos fenntartásának potenciálisan magas költségeivel, amennyiben termékeit, szolgáltatásait értékesíteni akarja vagy egyszerûen csak kommunikálna zárt körén kívül. A kereskedelem hatékonysága és az ellátási lánc optimalizálása függ a forgalmazott termékek, igénybevett szolgáltatások és/vagy helyek pontos azonosításától. Az EAN/UCC rendszer szabványok készlete, amelyek lehetõvé teszik a globális, iparágak közötti ellátási lánc hatékony vezetését a termékek, szállítási egységek, tárgyi eszközök, helyek és szolgáltatások egyedi azonosítása révén. Segíti az elektronikus kereskedelmet, beleértve a teljes követhetõséget. Az azonosító számok vonalkód jelképekkel jeleníthetõk meg, lehetõvé téve az elektronikus olvasást a bolti pénztáraknál, raktári átvételnél, vagy minden egyéb helyen, ami az üzleti folyamatokban szükséges. A rendszer úgy van tervezve, hogy legyõzze a cég, szervezet vagy iparág specifikus kódolási rendszerek korlátjait, a kereskedelmet sokkal hatékonyabbá és az ügyfelekre kedvezõen reagálóvá tegye. Ezek az azonosító számok használhatók továbbá az elektronikus adatcsere (EDI) üzeneteiben a a kereskedelem gyorsaságának és pontosságának növelésére. Ez a kézikönyv csak a számozási rendszerrõl, a vonalkódokról és az olvasásról tartalmaz információkat. Az EDI-vel kapcsolatos információkért keresse az EANMCOM? kézikönyvet. Az egyedi azonosítás biztosításán kívül a rendszer lehetõvé teszi kiegészítõ informciók, mint minõségmegõrzési idõ, gyártási- és tételszám megjelenítését vonalkódos formában. Az EAN/UCC rendszer alapelveinek és felépítésének követése lehetõvé teszi a felhasználóknak, hogy az EAN/UCC adatok automatikus kezelését végzõ alkalmazásokat tervezzenek. A rendszer logikája garantálja, hogy a vonalkódokból nyert adatokból összetéveszthetetlen elektronikus üzenetek legyenek készíthetõk és ezek feldolgozása teljesen elõre programozható legyen. A rendszer minden iparágban, kereskedelmi vagy közszolgáltatásban való használatra van tervezve és változásai nem zavarják a meglévõ felhasználókat. A különbözõ EAN/UCC szabványok alkalmazása a logisztikai tevékenységek jelentõs javítását, a papírmunka költségeinek csökkentését, rövidebb rendelési és szállítási határidõket, a teljes ellátási lánc nagyobb pontosságát és jobb vezetését eredményezi. Naponta rendkívüli költség megtakarítást érnek el az EAN/UCC rendszer használói, mert ugyanazokat a kommunikációs megoldásokat használja összes kereskedelmi partnerével, ugyanakkor saját belátása szerint szabadon használhatja saját belsõ alkalmazásait Az összes EAN/UCC jelkép és az összes adattartalom azonosító (AI) megfelel az ISO és CEN szabványoknak. Ez a kézikönyv leírja a termékek és szolgáltatások azonosítására vonatkozó nemzetközi szabályokat, a csatlakozó vonalkód jelképeket, amelyek lehetõvé teszik az adatok gépi olvasását.

8 EAN UCC GLOBÁLIS FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV 2000. JANUÁR 2. Az EAN UCC rendszer alapjai és alapelvei 2.1. Az alkalmazás területei Az EAN/UCC rendszer különbözõ alkalmazási területeket fed le. Ez tartalmaz: kereskedelmi egységeket, logisztikai egységeket, tárgyi eszközöket és helyeket. Ezek az alkalmazások szabványos számozási rendszer struktúrán alapulnak, amelyekkel minden érintett egység és annak adatai azonosíthatók. A számok jelentik a kulcsot az adatbázisokhoz való hozzáféréshez és a transzakciók összes üzenetében kezelt egységek téveszthetetlen azonosításához. Minden információ, amely leír egy terméket vagy szolgáltatást és ezek jellemzõit adatbázisokban található. Ezeket elõször a szállító közli a felhasználóval, az elsõ szabványos üzenettel vagy elektronikus katalógussal lebonyolított transzakció elõtt. A számokat vonalkódok jelenítik meg, lehetõvé téve az automatikus adatgyûjtést minden ponton, ahol egy egység elhagy egy helyszínt vagy érkezik egy helyszínre. A vonalkódolás rendszerint beépül a gyártási folyamatba a gyártó oldalán: más információkkal együtt a csomagolásra vannak nyomtatva, vagy a gyártási folyamatban címkére nyomtatva rögzítik az egységre. Azonos számokat használnak az EDI üzenetekben is, biztosítva, hogy az egység azonosítási transzakciójának minden információja eljusson a megfelelõ partnerekhez. A szabványos számozási struktúrák biztosítják a világviszonylatban garantált összetéveszthetetlen azonosítást a megfelelõ alkalmazási körben. 2.2. Számozási rendszer E kézikönyv a következõ három számozási rendszert tartalmazza: Globális Kereskedelmi Egység (azonosító) Szám (GTIN) A GTIN kereskedelmi egységek világviszonylatú egyedi azonosítására szolgál. Kereskedelemi egység minden egység (termék vagy szolgáltatás), amelyeknél igény a rájuk vonatkozó, elõre meghatározott információk viszszanyerése és ezen információknak az elosztási folyamat bármely pontján árazás, megrendelés vagy számlázás céljából történõ felhasználása. A kereskedelmi egységek azonosítása és vonalkódos jelölése lehetõvé teszik a kiskereskedelmi pénztári munka, termék érkeztetés, leltár irányítás, újra rendelés, forgalom analízis és további számos üzleti alkalmazás automatizálását. Példák: egy kanna végfelhasználói eladásra szánt festék, egy 6 kanna festéket tartalmazó doboz, 24 doboz 1 kgos gyeptrágyát tartalmazó gyûjtõcsomagolás, 1 hajsampont és 1 kondicionálót tartalmazó csoportcsomagolás. Szállítási Egység Sorszámos (azonosító) Kódja (SSCC) Az SSCC szabványos azonosító szám, amelyet logisztikai (szállítási és/vagy tárolási) egységek egyedi azonosítására használnak. Logisztikai egység egy bármely összeállítású egység, amelyet szállítás és/vagy raktározás céljára képeztek és az ellátási lánc tárgyát képezi. A logisztikai egységen vonalkóddal jelölt SSCC leolvasása lehetõvé teszi az egység fizikai mozgásának egyedi követését, az egység fizikai mozgása és a csatlakozó információáramlás közötti kapcsolat létrehozásával. Ez megnyitja még számos alkalmazás fejlesztésének lehetõségét, mint átrakás, szállítási útvonalak, automatizált érkeztetés stb. Példák: Egy láda, amely 12 különbözõ méretû és színû szoknyát és 20 különbözõ méretû és színû 20 kabátot tartalmaz, logisztikai egységnek tekintendõ. Egyenként 12 festékes kannát tartalmazó 40 dobozból képzett rakodólapos egységrakomány szintén logisztikai egység.

AZ EAN UCC RENDSZER ALAPJAI ÉS ALAPELVEI 9 Globális Hely (azonosító) Szám (GLN) A GLN egy cég vagy szervezet mint jogi személy azonosítására szolgál. GLN-ek használhatók továbbá cégen belüli fizikai vagy funkcionális helyek azonosítására. A helyazonosító szám egy azonosító szám, amely fizikai, funkcionális vagy jogi helyekre utal. 2.3. Vonalkód jelkép rendszerek Az EAN/UCC rendszer három különbözõ vonalkód jelkép rendszert hagyott jóvá. A kiskereskedelmi pénztári leolvasás céljára csak az EAN/UPC vonalkódok használhatók. Más alkalmazásokban, raktári érkeztetésben vagy a raktárakban, három különbözõ vonalkód jelkép rendszer használható: EAN/UPC, ITF-14 vagy UCC/EAN-128. Az ezek közötti választásra a 7.4. fejezet ad tanácsokat. EAN-13 UPC-A EAN-8 UPC-E Az ITF-14 (Interleaved Two of Five = Átfedéses-kettõ-az-ötbõl) jelkép rendszer csak a pénztárnál nem azonosított kereskedelmi egységek azonosító számának kódolására használható. Ez a jelkép más EAN jelképeknél alkalmasabb a hullámpapírlemezre történõ közvetlen nyomtatásra. Az UCC/EAN-128 jelkép rendszer a kód-128 jelkép rendszernek egy változata. Használata kizárólag az EAN International és az UCC részére engedélyezett. Nem a pénztárnál azonosított egységek jelölésére szánt. Ez az EAN/UCC által elfogadott egyetlen jelkép rendszer, amely lehetõvé teszi azonosításon kívüli információk kódolását.

10 EAN UCC GLOBÁLIS FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV 2000. JANUÁR 3. Kereskedelmi egységek azonosítása Kereskedelemi egység minden egység (termék vagy szolgáltatás), amelyeknél igény a rájuk vonatkozó, elõre meghatározott információk visszanyerése és ezen információknak az elosztási folyamat bármely pontján árazás, megrendelés vagy számlázás céljából felhasználása. Ez a meghatározás lefed a nyersanyagoktól a fogyasztási készárukig mindent és vonatkozik minden olyan szolgáltatásra, amelynek elõre meghatározott jellemzõi vannak. A kereskedelmi egységek GTIN-nel vannak számozva, amelyhez négyféle számozási struktúrát használnak: EAN/UCC-8, UCC-12, EAN/UCC-13 és EAN/UCC-14. Amennyiben adatállományban vannak, akkor mindegyik egy 14 jegyû mezõt foglal el. A számozási struktúrák közötti választást az egység természete és a felhasználói alkalmazás célja befolyásolja. Az EAN/UCC rendszer egyik fõ alkalmazási területe az egységek bolti pénztárnál leolvasással történõ azonosítása, amelyeket általában fogyasztói egységeknek neveznek. Ezeket EAN/UCC-13 számmal (vagy UCC-12-vel, ha Észak-Amerikában értékesítik) azonosítják. Nagyon kis méretû egységekhez EAN/UCC-8 (vagy nulla elhagyású UCC-12) használandó. Bár 2005. január 1-i határidõvel be fog következni az EAN/UCC-13 világviszonylatú elfogadása, az UPC-A vagy UPC-E jelképpel megjelenített UCC-12 szabványos számozási struktúra még szükséges az USA-ban és Kanadában kiskereskedelemben értékesített egységekhez. Ez azért szükséges, mert több észak-amerikai használó még nem tudja számítógépes állományában az EAN/UCC-13azonosító számokat kezelni. A változó mennyiségû kereskedelmi egységekre különleges szabályok vonatkoznak, amelyeket a 10. fejezet tartalmaz. Különleges szabályok érvényesek továbbá a könyvek, periodikák és kották jelölésére vagy a nyitott rendszerekben nem értékesített termékekre. E különleges eseteket a 11. fejezet tárgyalja. A kiskereskedelmi boltokban nem értékesített kereskedelmi egységek fizikai formája nagyon különbözõ lehet: karton doboz, burkolt vagy pántolt egységrakomány, mûanyag fóliával burkolt tálca, rekesz palackokkal stb. Ilyen egységek azonosítása végezhetõ: külön EAN/UCC-13 szám adásával, vagy egy EAN/UCC-14 szám képzésével alkotott szám adásával. E szám képzése a számozott egység által tartalmazott fogyasztói csomagolás száma elé helyezett indikátor -ral történik, amelynek értéke 1-tõl 8-ig terjedhet. Ez a megoldás csak standard kereskedelmi egységek homogén csoportjánál használható, ahol minden egység tartalma azonos. A két eljárás vegyesen is használható egy cégen belül is. EAN/UCC-13: 5412150000154 EAN/UCC-14: 15412150000151 vagy EAN/UCC-13: 5412150000161 Ez a példa mindkét számozási megoldást bemutatja. EAN/UCC-14: 25412150000158 vagy EAN/UCC-13: 5412150000178

KERESKEDELMI EGYSÉGEK AZONOSÍTÁSA 11 3.1 A számozási struktúra Az alábbiakban négy számozási struktúra kerül ismertetésre. Elõször egy struktúrát kell választani egy egységhez, majd számot kell adni. Nem engedélyezett azonos egységnek másik számot adni vagy más számozási struktúrát használni. EAN/UCC-14 struktúra Indikátor A tartalmazott (fogyasztói) egység azonosító száma (ellenõrzõszám nélkül) Ellenõrzõszám I N1 N2 N3 N4 N5 N6 N7 N8 N9 N10 N11 N12 C EAN/UCC-13 struktúra EAN/UCC cégprefix és termékszám N1 N2 N3 N4 N5 N6 N7 N8 N9 N10 N11 N12 Ellenõrzõszám C UCC-12 struktúra UCC cégprefix és termékszám N2 N3 N4 N5 N6 N7 N8 N9 N10 N11 N12 Ellenõrzõszám C EAN/UCC-8 struktúra EAN/UCC cégprefix és termékszám N1 N2 N3 N4 N5 N6 N7 Ellenõrzõszám C Az indikátor Csak az EAN/UCC-14 számban használható. Ez 1 és 8 közötti értékeket vehet fel állandó mennyiségû kereskedelmi egységeknél, változó mennyiségû egységeknél értéke 9. A legegyszerûbb eljárás e szám kiadására a sorszám, 1, 2, 3 a kereskedelmi egységek eltérõ összeállításaira. EAN/UCC cégprefix Az elsõ két vagy három számjegy N1, N2, N3 képezi az EAN/UCC prefixet, amelyet az EAN International és az UCC közösen állapít meg. Ez nem jelenti azt, hogy az egység abban az országban készült, amelyben kódolták. Az ezt követõ EAN/UCC cégazonosító számot a nemzeti számozó szervezet adja. Az EAN/UCC elõszám és a cégazonosító szám képezi az EAN/UCC cégprefixet, amelyet a rendszer minden használója a nemzeti számozó szervezettõl vagy az UCC-tõl kap meg. Általában 6-tól 10-ig terjedõ számjegyet tartalmaz, a cég igénye szerint. A termékszám A termékszám jellemzõen 1 6 karakter hosszúságú, ami nem beszélõ szám. Ez azt jelenti, hogy a szám egyes számjegyei nem tartalmaznak osztályozást vagy egyéb különleges információt. A legegyszerûbb út a termékszámok kiadására a sorszámozás, 001, 002, 003 stb. Példákat a 3.3. fejezet vége tartalmaz. Ellenõrzõszám Az ellenõrzõszám a GTIN utolsó (jobboldali szélsõ) számjegye. A szám összes többi számjegyébõl számolandó és annak biztosítására használandó, hogy a vonalkód olvasása helyesen történt és a szám helyesen van felépítve. FIGYELEM! A számot mindig egy egészként kell használni. Adatfeldolgozás sohase alapulhat a GTIN valamely részén.

12 EAN UCC GLOBÁLIS FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV 2000. JANUÁR 3.2 Kinek a felelõssége kereskedelmi egység számozása? Az általános szabály A cég*, amely egy termék márkanevének tulajdonosa függetlenül attól, hogy azt ki és hol gyártotta felelõs a GTIN kiadásáért. Ennek megfelelõen: A gyártó vagy szállító akkor felelõs: Ha cég gyártja vagy gyártatja a terméket valamely országban és olyan márkanév alatt értékesíti azt, ami a gyártóé vagy a szállítóé. Az importõr vagy nagykereskedõ akkor felelõs: Ha az importõr vagy nagykereskedõ gyártatja a terméket valamely országban és olyan márkanév alatt értékesíti azt, ami a sajátja. Ha az importõr vagy nagykereskedõ megváltoztatja a terméket (például módosítja a termék csomagolását). A kiskereskedõ akkor felelõs: Ha a kiskereskedõ gyártatta a terméket valamely országban és olyan márkanév alatt értékesíti azt, ami a sajátja. Kivételek Olyan termékek, amelyeket a márkatulajdonos részérõl nincsenek gyártó oldalról kódolva. Amennyiben gyártó oldalról nincs egy terméknek GTIN-je, akkor az importõr vagy a forgalomba hozó ügyfelei igényére adhat egy ideiglenes GTIN-t. Ezzel együtt az javasolható, hogy a gyártó adjon termékének számot. Másrészrõl a kiskereskedõ azon termékeknek, amelyeknek nincs GTIN-je, adhat belsõ számot a bolton belüli használatra. Gyártónév nélküli és generikus egységek A márkanév nélküli és generikus egységek is gyártó oldalon vannak kódolva. Ha különbözõ szállítók a fogyasztó szempontjából azonos egységeket kínálnak, akkor az azonosnak látszó egységek GTIN-je különbözõ lesz. Ez hatással lehet a számítógépes állományok szervezésére. Példák ilyen termékekre: gyertyák, ivópoharak stb. FIGYELEM! Számos cég több országban, vagy több üzemben gyártja ugyanazt a terméket. Ebben az esetben a GTIN-t központilag kell kiadni és a csoport egyik cégénél vagy az egyik gyártó telepén kell kezelni. 3.3. Mire kell tekintettel lenni kereskedelmi egység számozásakor? Az általános szabály az, hogy külön egyedi GTIN-t kell adni minden eltérõ kereskedelmi egységnek. Ez azt is jelenti, hogy minden változatnak, amely valami módon az ellátási lánc valamely résztvevõjének, a végfelhasználónak vagy a kiskereskedelmi ügyfélnek látható és lényeges, akkor eltérõ számot kell kiadni. Hogy mi tekinthetõ látható és lényeges különbségnek, az iparágról iparágra különbözõ, de vannak szabályok, amelyek figyelembe veendõk. Kereskedelmi egység alapvetõ jellemzõi a következõk: a termék típusa és változata, a márkanév, a csomagolás mérete és természete, a termékek száma, amennyiben a kereskedelmi egység csoportosítva van, a tartalmazott elemi egységek száma és alosztálya a kisebb csomagolási egységekben, a csoportosítás jellege (doboz, rakodólap, stb.). Ez a lista nem teljes körû. A szám kiadásért felelõs cégnek meg kell bizonyosodni arról, hogy minden kereskedelmi egység egy csak egyetlen egy GTIN-nel rendelkezik. Az egyszer meghatározott GTIN nem változtatható meg mindaddig, amíg a kereskedelmi egység jellemzõi meg nem változnak. A kereskedelmi egységet meghatározó jellemzõk egyikének lényeges módosítása általában szükségessé teszi a szám megváltoztatását (részletesebben lásd a 4. fejezetben). * A cég szó ebben a dokumentumban magába foglalja a non-profit szervezeteket is.

KERESKEDELMI EGYSÉGEK AZONOSÍTÁSA 13 Több azonos egységbõl (homogén csoportcsomagolás) vagy eltérõ egységekbõl (heterogén csoportcsomagolás) képzett csoportcsomagolás, amelyet bolti értékesítésre szánnak, önmagában is kereskedelmi egység. Ezt külön GTIN-nel kell azonosítani. Ha egy termék ajándékcsomagolásban van, akkor a terméken magán lévõ vonalkódnak különbözni kell a külsõ csomagolásétól. Példa: egy palack whisky ajándék csomagolásban. Különbözõ évjáratú borok, autótérkép évi kiadásai, egy naptár vagy határidõnapló évenkénti kiadásai külön kereskedelmi egységek. Általában, ha egy terméknél a dátum lényeges, azoknál a különbözõ évjáratok különbözõ számot igényelnek. Csomagolási szintek Egy kereskedelmi egység tartalmazhat egy másikat. Minden csomagolási szintnek saját GTIN-je kell legyen: EAN/UCC-13 vagy EAN/UCC-14, függõen attól, hogy fogyasztói csomagolás vagy sem, és ha nem az, akkor melyik számozási lehetõséget választotta a cég. A cégeknek számításba kell venni az elosztási csatornákat, amelyeken a terméket értékesítik és melyek ezek követelményei. A következõ döntési fa bemutatja a számozási lehetõségek közötti döntést. Kiskereskedelem? Igen Nagyon kis méretû? Nem EAN/UCC-13 UCC-12 1 Nem Igen EAN/UCC-14 vagy EAN/UCC-13 vagy EAN/UCC-12 EAN/UCC-8 vagy UCC-12 1 1 Az USA-ban értékesített termékeknél EAN/UCC-13: 5412345000013 EAN/UCC-13: 5412345000433 EAN/UCC-13: 5412345000693 EAN/UCC-13: 5412345000259

14 EAN UCC GLOBÁLIS FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV 2000. JANUÁR GTIN használata A termékre kiadott GTIN az eladás országától függetlenül mindenhol érvényes. Ez független az eladás módjától és árától. Ez az a szám, amelyet katalógusokban, gyártási lapokon, árjegyzékeken és a transzakciók dokumentumain vagy üzenetein (megrendelések, szállítólevelek, számlák) használnak. GTIN adható továbbá szolgáltatásoknak, amelyek számlázásra kerülnek, mint szállítás, raktározás az ügyfél számlájára. Elõre árazott termékek Az elõre árazás kerülendõ kereskedelmi gyakorlat, ez a teljes ellátási láncban bevezeti a kereskedelmi egység számítógépes állományának fenntartását. Továbbá, ha az ár fel van tüntetve az egységen, a GTIN-t mindig cserélni kell, ha a feltüntetett ár változik. Megjegyzés: nemzeti, szövetségi vagy helyi elõírások befolyásolhatják és módosíthatják ezt az irányelvet. Példa E példában a cég a 871234567 cégprefixet kapta. Minden egységet sorszámosan kódoltak. Az utolsó szám az ellenõrzõszám. Az ellenõrzõszám számítását a függelék mutatja be. Egy gyártó három féle színû festéket Sárga 100 ml 871234567 000 9 gyárt. Minden szín három 250 ml 871234567 001 6 féle fogyasztói csomagolási egységben 500 ml 871234567 002 3 készül, amelyek a következõk Piros 100 ml 871234567 003 0 szerint vannak kódolva: 250 ml 871234567 004 7 500 ml 871234567 005 4 Zöld 100 ml 871234567 006 1 250 ml 871234567 007 8 500 ml 871234567 008 5 Csoportcsomagolás, amiben van Sárga+ piros+ zöld 3 x 100 ml 871234567 009 2 mindhárom színbõl egy. E csoport- 3 x 250 ml 871234567 010 8 csomagolást értékesítik a fogyasztónak. 3 x 500 ml 871234567 011 5 A gyártó ügyfeleinek kizárólag Sárga 6 x 100 ml 871234567 012 2 6 és 12 kannát tartalmazó 6 x 250 ml 871234567 013 9 gyûjtõdobozban szállít 6 x 500 ml 871234567 014 6 12 x 100 ml 871234567 015 3 12 x 250 ml 871234567 016 0 12 x 500 ml 871234567 017 7 Az 500 ml-es zöld festéket 48 db-os 48 x 500 ml 871234567 018 4 rakodólapos egységrakományban is szállítják (árazzák és megrendelhetõ)

GTIN MEGTARTÁSÁNAK VAGY CSERÉJÉNEK FELTÉTELEI 15 4. GTIN megtartásának vagy cseréjének feltételei 4.1. Mikor kell változtatni a számot? Az alapszabály az, hogy ha egy kereskedelmi egységet meghatározó fõ elemek egyikének lényegesen megváltozása új terméket hoz létre, akkor új GTIN-t kell kiadni. De sok iparágban (pl. egészségügy) csekélynek tekinthetõ összetétel változás is új számot igényel. Amennyiben nem világos, hogy a változtatások mely esetekben indokolják a szám cseréjét, akkor a következõ kérdéseket kell megfontolni: A kereskedelmi egység új változatát a régi változat leváltására és helyettesítésére szánták? A kissé módosított kereskedelmi egység hatással van-e az eladásra? Hogyan kerülnek számításba vételre az átmeneti módosítások, promóciós tevékenységek eredményei? Megváltozik, e a termék bruttó tömege vagy mérete? Ez az irányelv a számváltozásoknak a lehetséges és célszerû mértékre csökkentésének alapelvén nyugszik. A 4.4. rész táblázata szempontokat ad a számváltoztatások eldöntéséhez. 4.2. Kereskedelmi egység változatok Termék változások A termék változás jelentése: egy termék élettartamán belüli minden csere vagy fejlesztés, amit a termék gyártója határoz el. Az alább ismertetett esetekben az a feltételezés, hogy az új termék a régit helyettesíti. Amennyiben a gyártó a standard termékkel párhuzamos változat (pl. eltérõ összetételû) elõállítása mellett határoz, akkor annak eltérõ számot kell adni. Kis termék változtatás vagy fejlesztés nem igényli eltérõ GTIN kiadását. Példák: címke grafika átdolgozás, azonos tartalom mellett a termék leírás kisebb változtatása, összetevõk kis változtatása. Amennyiben a termék változtatás befolyásolja a termék mennyiségét, a termék méreteit, a csomagolás módját, a termék nevét vagy márkáját, a termék leírását, akkor külön egyedi GTIN-t kell kiadni. Eltérõ nyelvû csomagolások általában eltérõ GTIN kiadását igénylik. De hogyha egy termék egy másikkal helyettesíthetõ, akkor ugyanaz a GTIN használható. Példák: csak franciául feliratozott termék viselheti a franciául és németül feliratozott termék GTIN-jét. A gyártó felelõssége a különbözõ nyelvû csomagolások azonos GTIN-jének eldöntése. Kereskedelmi egység csoportcsomagolás változásai A GTIN-nel azonosított egységekbõl képzett standard és állandó csoport(csomagolás)nak, mint kereskedelmi egységnek más GTIN-t kell adni, ha a tartalmát képezõ bármely egység GTIN-je, vagy a csoport összeállítása megváltozik. Amennyiben a kereskedelmi egység olyan darabokat tartalmaz, amelyek önmagukban is promóciós változatok, vagy olyan csekély változású termékváltozatok, amelyek számát nem változtatták meg, akkor a szabály a következõ: Amennyiben a kereskedelmi egység megkülönböztetése megrendelés, kezelés és követés céljából történik, akkor külön GTIN-nel kell ellátni. Példák: meghatározott földrajzi körzetre korlátozott promóció, dátumhoz kötött promóció, eltérõ nyelv a csomagoláson. Amennyiben a csekély termék különbségnek csak a gyártó részére van jelentõsége, akkor ezt e változatot a Termék variáns adattartalom azonosítóval (AI=20) kell megkülönböztetni. Példák: a csomagolás megjelenésének kisebb változása, oldalról töltött doboz a felül töltöttel szemben.

16 EAN UCC GLOBÁLIS FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV 2000. JANUÁR Amennyiben egy termék új megjelenése megszünteti a régit, azt helyettesíti és a fogyasztó részére a változás felismerhetõ, akkor az új változatnak a régitõl eltérõ számot kell adni. Minden határestben a legjobb a nemzeti számozó szervezettel konzultálni, de a végsõ felelõsség mindenképpen a számot kiadó szervezeté. 4.3. Promóciók Esetünkben promóció a kereskedelmi egység idõleges változása, amely láthatóan megváltoztatja a termék megjelenését. Ezt a szállító dönti el és a végfelhasználó részére kedvezõ. Rendszerint együtt létezik a standard termékkel. Kereskedelmi egységek azon promóciós változatainak, amelyek hatással vannak a termék méretére vagy tömegére új GTIN-t kell adni. Például: többlet mennyiség, csatolt ajándék. Kereskedelmi egységek azon promóciós változatainak, amelyek csomagolásán az árcsökkentés kifejezetten fel van tüntetve új GTIN-.t kell adni, kivéve ha a helyi kereskedelmi szokások vagy árfeltüntetési elõírások mást indokolnak. Például: 10 cent engedmény. Kereskedelmi egységek szezonális promóciós termékeinek új GTIN-t kell adni. Például: édesség húsvéti burkolatban. Más promóciós változatoknak nem kell külön GTIN-t adni. Például: árengedmény kupon, ajándék tárgy a csomagolásban, beküldési akció, verseny ajánlat.

4.4. Összefoglaló táblázat RÉGEBBI VÁLTOZATTAL EGYÜTT FORGALMAZOTT TERMÉK BEVEZETÉSE Termék változat Promóció Minden partnert érintõ Csak a gyártót érintõ Elõre árazott ár változás Többlet tartalom Egyéb promóciók Nagy Csekély Általános Speciális Fogyasztói egység szintje Gyõjtõcsomagolás szintje PÉLDÁK Új GTIN Azonos GTIN Azonos GTIN Új GTIN Új GTIN Új GTIN Azonos GTIN Új GTIN Új GTIN Azonos GTIN Új GTIN (AI=20) Ajándék pénz kupon a csomagolásban Lekerekített sarkú doboz (általános gyártási folyamat) 0,5 Euro engedmény Új GTIN 20% ingyen többlet termék Azonos GTIN Világkupa verseny Azonos GTIN Csak szupermarketben beváltható kupon GTIN MEGTARTÁSÁNAK VAGY CSERÉJÉNEK FELTÉTELEI 17

Fogyasztói és gyõjtõcsomagolási szin PÉLDÁK Változás a márkanévben Változás a mennyiségben nettó tömegben nettó térfogatban darabszámban Egységár feltüntetve a polc címkén Változás látható a fogyasztó részére Egységár feltüntetés nem kötelezõ a polc címkén Változás nem láthat a fogyasztó részére EGY KORÁBBI VÁLTOZAT HELYÉBE LÉPÕ ÚJ (UTÓD) TERMÉK BEVEZETÉSE Az új név hatással van a termék felhasználására Termék nevének változása Az új névnek nincs hatása a termék felhasználására Termék összetételének változtatása A változásnak hatása van a termék felhasználására A változásnak nincs hatása a termék felhasználására Csomagolásmód változtatása Csomagolás változás színek terv technikai fejlesztések logo hozzáadása információ növelése vagy csökkentése Új GTIN Új GTIN Új GTIN Azonos GTIN Új GTIN Azonos GTIN Új GTIN Azonos GTIN Új GTIN Azonos GTIN Tartalom 36 szalvétáról 38-ra modosul Desodor könnyû helyett semleges Alacsony sótartalom helyett csökkentett sótartalom 15-rõl 20%-ra változó zsírtartalom húsban gazdagított Alacsony sótartalom helyett csökkentett sótartalom Annak említése, hogy selyem proteint adtak a hajlakkhoz Zárásmód megváltozás 18 EAN UCC GLOBÁLIS FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV 2000. JANUÁR

GTIN MEGTARTÁSÁNAK VAGY CSERÉJÉNEK FELTÉTELEI 19 4.5. Számozott termékekkel rendelkezõ cég jogi helyzetének megváltozása A következõ irányelveket a nemzeti számozó szervezetek adaptálhatják országuk jogához, amennyiben ez feltétlenül szükséges. Összeolvadás vagy egyesülés Az egyesülés vagy összeolvadás elõtt számozott készletek azonos számot kapnak. A Nemzeti Számozó Szervezet részére az összeolvadást vagy egyesülést be kell jelenteni. Az összeolvadás vagy egyesülés után gyártott termékek a korábban kiadott GTIN-t kaphatják. A cégeknél elõvigyázatosnak kell lenni, amennyiben egyetlen cégprefix-szel központilag adják ki az összes számot, ami így megváltoztatja a meglévõ termékek egyébként nem is változó számát. Ez kivétel lehet, mivel ez többlet munkát és adat karbantartást igényel az ügyfeleknél. Részleges eladás Ha egy cég vásárol egy másiktól egy divíziót, egy márkanevet vagy egy sor terméket, akkor megtartja ezek számait, amelyeket az eladó adott. A GTIN-ek használatának szabályait tekintetbe kell venni a cég eladási szerzõdés aláírásakor. Mindenesetre az elsõ lehetséges alkalommal a megvásárolt márka termékeinek saját számot kell adni. Ez akkor tehetõ meg, amikor a csomagolást áttervezik vagy újra nyomtatják, még akkor is, ha az általános szabály ez esetben a régi számok megtartását írja elõ. A kereskedelmi partnereket elõre kell értesíteni a szám változásról. Ezen idõ és az ezt követõ négy éves idõszak alatt a márkát eladó cég nem adhatja ki újra az érintett termékek számát. Szétválás Amennyiben egy cég két vagy több önálló cégre válik szét, akkor az eredeti cég minden cégazonosítóját át kell alakítani az egyik, de csakis egy új cég számává. Mindegyik cégazonosító nélkül maradt cégnek kérni kell az EAN számozó szervezetérõl illetve az UCC-tõl egy cégazonosító számot. A számváltozások minimalizálása érdekében követelmény annak eldöntése, hogy az új cégek közül melyik viszi tovább a cégazonosítókat. Ez a döntés része az új cégeket alapító jogi megállapodásnak. Nem követelmény a meglévõ készletek átszámozása. Amennyiben a szétvált cégek valamelyikének vannak kereskedelmi egységei (termékei), amelyek olyan cégazonosító számmal vannak számozva, amelyet már viselnek, akkor a saját cégazonosítóval ezeket akkor kell átszámozni amikor új címkézés vagy új csomagolás készül. Az ügyfeleket elõre kell értesíteni a szám változásról. Azon szétvált cégek, amelyek megtartják a cégazonosító számot, kötelesek listát adni az õ cégazonosítójukkal képzett GTIN-ekrõl, amelyek a továbbiakban már nem az övék. A szétvált cég által birtokolt GTIN-eket legalább azok utolsó kiszállításától számított négy éves idõszakon belül nem használhatók fel újra. Ezért a szétválás után új cégazonosítóval dolgozó cég kötelessége, hogy az eredeti cégazonosítót tovább használót tájékoztassa arról, hogy a régi számmal jelölt termékekbõl mikor történt az utolsó kiszállítás vagy garantálnia kell egy idõpontot, amikorra a számcseréket végrehajtja. 4.6. GTIN újbóli kiadása A kereskedelmi egységek lejárt GTIN-jei nem használhatók fel újra kereskedelmi egységek azonosítására legalább az azokkal azonosított egységeknek a márka tulajdonosától történt utolsó kiszállításától számított 48 hónapig. Ruházati termékek esetén ez az idõszak 30 hónapra csökken. Hosszabb idõszak kívánható meg a termék jellegének függvényében. Például acélgerendákat évekig tárolhatnak, mielõtt elhagynák az ellátási láncot. A márka tulajdonos dönti el, milyen hosszúságú legyen az az ésszerû idõszak, amin belül a kereskedelmi egység az ellátási láncban tartózkodhat és GTIN-je nem használható fel újra. Amikor egy termék már nincs az ellátási láncban, száma adatbázisok korábbi rekordjaiban még használható**.

20 EAN UCC GLOBÁLIS FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV 2000. JANUÁR 5. Kis méretû termékek Az EAN/UCC-8 számok kiadása azon termékek körére van korlátozva, amelyek méretüknél fogva nem alkalmasak EAN-13 vagy UPC-A vonalkód elhelyezésére. Az EAN/UCC-8 számokat igény szerint a Számozó Szervezetek adják ki egyenként. EAN/UCC-8 azonosító szám használata melletti döntés elõtt a felhasználónak rendszerint nyomdájával konzultálva meg kell fontolni minden választható lehetõséget, hogy EAN/UCC-13 azonosító számot tudjon használni. Ezek a következõk: A jelkép méretének csökkentése. Kisebb nagyítási tényezõvel nyomtatás, ahol figyelembe kell venni a kisebb méretbõl következõ szigorúbb nyomtatás-minõségi követelményeket. A jelölés módosítása. Módosítható-e célszerûen a teljes jelölés úgy, hogy a nyomda által javasolt méretû standard EAN/UCC jelkép elférjen. Például: a jelölés áttervezésével, a címke méretének növelésével (különösen, ha a címke mérete kicsiny a rendelkezésre álló helyhez képest), kiegészítõ címke alkalmazásával. Jelkép magasságának csökkentése. Ez normális hosszúságú, de csökkentett magasságú jelkép, ami csak akkor használható, ha egyáltalában nincs lehetõség teljes méretû jelkép nyomtatására. A magasságcsökkentés megszünteti a jelkép omnidirekcionális olvasásának lehetõségét. A magasság túlzott csökkentése lehetetlenné teszi a jelkép gyakorlati használatát. A magasságcsökkentést fontolgató felhasználók konzultáljanak ügyfeleikkel, elfogadható kompromisszum elérése érdekében. Lehetséges opciók a csomag méretére való tekintettel: EAN/UCC-8 szám csak akkor használható, ha az EAN-13 vonalkód jelkép a nyomtatási kísérletek által meghatározott méretben elfoglalja a legnagyobb nyomtatott (címke) oldal felületének 25%-át, vagy a teljes nyomtatható felületnek a 12,5%-át. EAN/UCC-8 szám csak akkor használható, ha a nyomtatott címke legnagyobb oldala kisebb mint 40 cm 2, vagy a teljes nyomtatható felület kisebb mint 80 cm*. EAN/UCC-8 szám csak 30 mm-nél kisebb átmérõjû hengeres tárgyakon használható. Észak-Amerika részére készülõ kis tárgyakon csak 0-val kezdõdõ UCC elõszámmal képezhetõ UPC-E jelkép. E terület UCC cégazonosítóinak elosztása ellenõrzött igényekre korlátozott (csak olyan termékekhez, amelyeken nincs elég felület más jelkép elhelyezésésére). Ilyen prefix-szel rendelkezõ cégeknek a rendelkezésükre álló számhelyekkel gondosan kell gazdálkodni. Az UPC-12 számok UPC-E jelképpel megjelenítésének technikai részleteit a 2. Függelék tartalmazza. További részletek az UCC-tõl szerezhetõk be. * Amennyiben a GTIN-t ismételten használni kívánja, tájékozódjon az EAN Magyarországnál a követendõ eljárásról.

A GTIN KEZELÉSE 21 6. GTIN kezelése 6.1. Az adat tartalma A GTIN a kereskedelmi egység egyedülálló azonosító száma. Az egyedülállóságot a 3.1. fejezetben ismertetett négy számozási struktúra alkalmazása biztosítja. Ezek a struktúrák 14 jegyû adatmezõben vannak tárolva, mint alább látható: Számozási struktúrák 14 jegyû Globális Kereskedelmi Egység (azonosító) Szám (GTIN) T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 T9 T10 T11 T12 T13 T14 EAN/UCC-14 N1 N2 N3 N4 N5 N6 N7 N8 N9 N10 N11 N12 N13 N14 EAN/UCC-13 0 N1 N2 N3 N4 N5 N6 N7 N8 N9 N10 N11 N12 N13 UCC-12 0 0 N1 N2 N3 N4 N5 N6 N7 N8 N9 N10 N11 N12 EAN/UCC-8 0 0 0 0 0 0 N1 N2 N3 N4 N5 N6 N7 N8 Mindegyik számot 14 számjegybõl álló mezõben kell elhelyezni úgy, hogy a rövidebbeket balról 0-kkal kell 14 jegyûre feltölteni. A GTIN hozzáférést biztosító kulcs, amellyel a meghatározott kereskedelmi egységre vonatkozó adatbázisban vagy transzakciós üzenetben tárolt összes adat megszerezhetõ. Kapcsolatokat kell létrehozni az összefüggõ kereskedelmi egységek között: az egyes egységek és az ezeket tartalmazó nagyobb egységek között, például egy kanna festék, tíz kanna festéket tartalmazó doboz és 24 darab egyenként 10 kanna festéket tartalmazó dobozból képzett rakodólapos egységrakomány között. Ez lehetõvé teszi az ügyfeleknek készleteik ellenõrzését, megkönnyíti rendeléseiket, összehasonlítva a pénztári eladásokat a raktáron lévõ vagy beérkezett gyûjtõcsomagolásokkal. 6.2. Termékinformációk továbbítása Az egységekre vonatkozó információk továbbítása nagyon fontos lépés a szállító és ügyfél valamint az összes harmadik partner közötti kapcsolatban. Ezt az információt az érték és elosztási lánc számos eljárásában használják. A legtöbb eljárás nem végezhetõ el pontosan, ha az egységek megfelelõ információi nem állnak rendelkezésre, ugyanúgy mint amikor a pénztáros leolvassa egy termék vonalkódját, de a pénztár kijelzõjén az ismeretlen termék üzenet jelenik meg. De van számos egyéb eljárás (pl. megrendelés, számlázás és készlet kezelés), amelyekben alapvetõ az egységekre vonatkozó pontos információ. Ezért az áruk áramlásához adódóan szükséges a kereskedelmi partnerek közötti információ áramlás. Szükséges a kereskedelmi partnerek közötti megállapodás az információk biztosításának megfelelõ idõszakáról. Ez az idõszak szektoronként különbözõ lehet. Az alábbi széleskörû információkat kell továbbítani: A szállító neve és a cég GLN-je, Alkalmazásba vétel keltét (amitõl a kereskedelmi partner használni fogja az információt), A termék GTIN-je, A termék leírása: teljes leírás EDI üzenetekhez vagy transzakciós dokumentumokhoz és rövid leírás a pénztári blokkhoz, Fizikai jellemzõi (méretei, nettó tömege),

22 EAN UCC GLOBÁLIS FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV 2000. JANUÁR Az egységhez adott számok (14 számjegyben), Fogyasztói egységek száma a gyûjtõcsomagolásban, A kereskedelmi egység fizikai jellemzõi (méretek, tömeg), A rakodólapra rakás mintája, Minden kereskedelmi egységre az alacsonyabb szintû egységek (ha vannak ilyenek) száma és mennyisége. 6.3. Hogyan cserélhetõk az információk? A szállítótól az összes ügyfélhez küldés javasolt módja az EDI üzenet vagy központi elektronikus katalóguson keresztül. Mindkét módszernél az adatok strukturáltak, küldésük szabványosított üzenetekben automatikusan történik. Amennyiben a kettõ közül egyik sem áll rendelkezésre, akkor használhatók szabványos üzenetek hajlékony lemezen, ha ez sem lehetséges, akkor papírra kell fektetni a termék eladás különbözõ jellemzõit és feltételeit. 6.4. Mikor kell kommunikálni? A GTIN-ekrõl a kommunikáció a következõ esetekben fontos. Az alábbi esetekben az információt jóval annak szükséglete elõtt kell küldeni, hogy a partnernek legyen elegendõ ideje annak feldolgozására. 1. Új kereskedelmi kapcsolat. A kapcsolat kezdetekor minden érintett termék GTIN-jét meg kell küldeni a hozzá tartozó adatokkal együtt. 2. Új egység a választékban. A GTIN-t rutinszerûen el kell küldeni a szállító és a vevõ elsõ kapcsolatfelvételekor. 3. Új GTIN kiadása. Amennyiben egy termék változtatás szükségessé teszi új szám kiadását, akkor az új GTINt a módosult egységre vonatkozó elsõ kapcsolatfelvételkor haladéktalanul tudatni kell. Az információt a kereskedelmi partnerekkel megfelelõ idõvel azelõtt kell közölni, hogy az érintett terméket kiszállítják az elosztó központba vagy raktárba. 4. Promóció eltérõ GTIN-nel. Sok kiskereskedõ jó elõre tervez különleges promóciós ajánlatokat. A különleges ajánlatokat gyakran megelõzi egy regisztrációs eljárás, amely szükségessé teszi a GTIN-ek jó elõre történõ közlését. Javasolt ennek olyan korai elvégzése, amikor az erre vonatkozó elsõ kapcsolatfelvétel megtörténik. 5. Átmeneti helyettesítõ termék eltérõ GTIN-nel. Amennyiben egy szállító bármely okból a kereskedelmi partner által várttól eltérõ egységet szállít, akkor lényeges, hogy ennek kódja idõben megérkezzen. 6. Eladó általi feltöltés. Az eladó által történõ raktár feltöltés esetén elõfordulhat, hogy olyan áruval pótolja a készletet, aminek GTIN-je még nem szerepel az adatállományban. A feltöltõnek ilyen esetben kötelessége ellenõrizni, hogy az egységen feltüntetett GTIN azonos-e a szokásosan a polcon lévõvel. Ha nem, akkor a raktár felelõs személyét értesíteni kell a változásról. 7. Ha egy kereskedelmi egységen megváltozik a GTIN, akkor ezt a teljes csomagolási hierarchián módosítani kell és közölni kell az összes kereskedelmi partnerrel.

KERESKEDELMI EGYSÉGEK JELKÉP JELÖLÉSE 23 7. Kereskedelmi egységek jelkép jelölése 7.1. Vonalkódok jellemzõi Egy vonalkódnak egységre történõ felvitelére számos eljárása van, így többek között: A vonalkód beépítése a csomagolás grafikába On-line közvetlen nyomtatás a csomagolásra Elõrenyomtatott címke felhelyezése. Méretek A vonalkódok különbözõ méretekben nyomtathatók. A méretet a nyomtatási feltételek függvényében kell megválasztani. Kis méretû vonalkód csak jó minõségû nyomtatásnak jó minõségû nyomathordozóval történõ párosítása esetén használható. Nem lehetséges egy vonalkód méret önkényes kiválasztása, hogy ez a csomagolás elõre meghatározott méretû felületébe illeszkedjék. Minden vonalkód típus esetében a méret egy legkisebb és legnagyobb érték között helyezkedhet el. Közvetlen nyomtatás esetén a méretet kísérletek után a nyomda állapítja meg. A vonalkódot képelemekbõl (pixelekbõl) vagy pontokból felépítõ eljárások nem képesek a lehetséges összes méretû vonalkód elõállítására. Világos mezõk Minden vonalkód típusnál szükséges világos mezõ az elsõ vonal elõtt és utolsó vonal után. Ez a világos mezõ rendkívül fontos és betartandó. A világos mezõ mérete függ a vonalkód típusától és méretétõl. A világos mezõben lévõ bármely nyomat megakadályozhatja a vonalkód jelkép olvasását. Színek és kontraszt A vonalkód olvasók (szkennerek) a fényvisszaverés (reflexió) mérésével dolgoznak. Jelentõs kontrasztnak kell lenni a sötét vonalak és világos színek között. Ehhez elegendõ sûrûségû festék szükséges, hogy a vonalak ne legyenek foltosak. Összetett színek nem igazán alkalmasak vonalkódok nyomtatáshoz, homogén színek használata jobb eredményt ad. Az olvasók vörös fényû fénysugárral dolgoznak. Az emberi szem által érzékelt kontraszt nem elegendõ a vonalkód olvasónak. Vonalkódok különbözõ színekkel nyomtathatók: alapelv, hogy vöröset és rózsaszínt tartalmazó világos színek alkalmasak a világos közökhöz és világos mezõkhöz. Sötét színek, mint fekete, kék, és zöld használhatók a vonalakhoz. Fényes nyomathordozók megváltoztathatják a fényvisszaverõdést, ezért nyomtatás elõtt kísérleteket kell végezni. Átlátszó burkolás szintén csökkenti a kontrasztot, ezért a teljes csomagolással végzett próbák szükségesek, ha burkolást használnak. Nyomtatási minõség A nyomtatási feltételeket rendszeresen ellenõrizni kell a nyomtatás folyamán, annak biztosítására, hogy ezek nem romlottak a kezdeti helyzethez képest. Több eljárás van a vonalkód minõségének becslésére. Használhatók egyszerû vizuális eljárások. Például meghatározott méretû H alakú jelek nyomtatása a kereten belül az ITF-14 vonalkódnál. A nyomtatási minõséggel kapcsolatban további információk találhatók az EAN/UCC General Specifications 5. Fejezete 4. Részében *. * Magyar nyelven az Általános EAN Specifikációkban találhatók információk.

24 EAN UCC GLOBÁLIS FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV 2000. JANUÁR Elhelyezés A vonalkód leolvasás hatékonysága és pontossága lényegesen növelhetõ a vonalkódok ajánlott elhelyezésével. Minden olvasási környezetben a vonalkódok elhelyezésének következetessége eredményezi a legnagyobb termelékenységet. (1) Vonalkódok helye kiskereskedelmi egységeken A vonalkódnak beleértve az alatta lévõ szemmel olvasható számokat (azonosító szám) jól láthatónak és tisztának kell lenni. Sohase lehet látható egy csomagoláson két különbözõ azonosítási számot tartalmazó vonalkód. Ez jellemzõ a csoportcsomagolásokra és különösen azokra, amelyek átlátszó burkolatúak. A csoportcsomagolásoknak külön egyedi számot kell adni és minden egyéb vonalkódot olvashatatlanná kell tenni. Ha egy egység szõnyegnyomtatású csomagolóanyagba van csomagolva, elfogadható, hogy két vagy több vonalkód legyen a burkolaton. Ez biztosítja, hogy egy teljes vonalkód mindig látható legyen. Az olvasás sokkal eredményesebb, ha a vonalkód ésszerûen sík felületre van nyomtatva. Elkerülendõ az élekre, ráncokra, hajtásokra és egyéb egyenetlen felületekre nyomtatás. Esetenként a csomagolás egyenetlen felszíne megakadályozza a vonalkód párhuzamos érintését CCD olvasóval. Ez jellemzõen kartonra erõsített termékeknél és blister csomagolásoknál, valamint konkáv felületeknél fordul elõ. Amikor meghatározzák milyen irányban nyomtatják a vonalkódot, vegyék figyelembe a nyomtatási eljárást. Például flexo nyomtatásnál fontos a vonalkódot a nyomtatás irányában nyomtatni, mert a festék szétterülés e nyomtatási eljárás jellemzõje. Ofszet nyomtatásnál a szétterülés jelentéktelen. Minden esetben egyeztetni kell a nyomdával. Hengeres termékeken amennyiben a nyomtatás lehetõvé teszi általában kívánatos, hogy a vonalak vízszintesek legyenek ( kerítés helyzet ), amikor a tárgy a homlokfelületén áll. Ez jellemzõ a dobozokra és kannákra. A kerítés helyzet kötelezõ a kis sugarú görbült felületeken. Vonalkód elhelyezésére elõnyben részesített hely a hátoldal jobb alsó negyede, tekintettel a megfelelõ világos mezõre a vonalkód körül és az él szabályra. Alternatíva lehet valamely másik oldal egyik alsó negyede. Él szabály: a vonalkód jelkép nem lehet közelebb 8 mm-nél és távolabb 102 mm-nél a csomagolás egyetlen élétõl sem. (2) Vonalkódok helye nem kiskereskedelmi egységeken (a) Dobozokon Ideális esetben a vonalkódos információt a doboznak mind a négy függõleges oldalán elhelyezik. Amennyiben ez nem lehetséges vagy nem célszerû, akkor két szomszédos oldalon elhelyezés a kívánatos. De legalább egy oldalon legyen vonalkód. A vonalkód alsó éle 32 mm-re legyen a doboz talpától. A vonalkód elsõ vagy utolsó vonalának éle legalább 19 mm-re legyen a doboz függõleges éleitõl. ITF-14 vonalkód alkalmazása esetén a keret jobb vagy bal oldali éle legyen legalább 19 mm-re a doboz függõleges éleitõl. (b) Rakodólapos egységrakományon Rakodólapos egységrakományon vagy 1 méternél magasabb egységen a címkét annak talpától amin áll 400 és 800 mm közötti magasságban kell elhelyezni úgy, hogy ne legyen közelebb 50 mm-nél a függõleges élekhez. 7.2. Az EAN/UCC rendszerben használt vonalkódok EAN/UPC jelképek A kiskereskedelmi boltokban értékesített egységeket a következõ EAN/UCC vonalkód jelképek egyikével kell jelölni: EAN-13, UPC-A vagy EAN-8 vagy UPC-E. Ezek a jelképek használhatók nem kiskereskedelemben értékesített kereskedelmi egységeken is. Vonalkódos címkéket kell használni, amennyiben a nyomtatási feltételek és/vagy a nyomathordozó nem megfelelõ. A következõ vonalkódok itt alapméretben láthatók (nagyítási tényezõ: 100%) a világos mezõvel együtt. Minden vonalkód típusra meg van adva a legkisebb és legnagyobb méret. A 3. Függelék tartalmazza az EAN/UPC jelképek részletes méreteit.

KERESKEDELMI EGYSÉGEK JELKÉP JELÖLÉSE 25 EAN-8 jelkép EAN-13 jelkép Legkisebb méret: 21,38 mm x 17,05 mm Legnagyobb méret: 53,46 mm x 42,62 mm UPC-A jelkép Legkisebb méret: 29,83 mm x 20,73 mm Legnagyobb méret: 74,58 mm x 51,82 mm UPC-E jelkép Legkisebb méret: 29,83 mm x 20,73 mm Legnagyobb méret: 74,58 mm x 51,82 mm Legkisebb méret: 17,69 mm x 20,73 mm Legnagyobb méret: 44,22 mm x 51,82 mm Az EAN/UPC jelképek 80% és 200% közötti nagyítási tényezõjû méretben nyomtathatók. A minden környezetben beleértve a szállítópályán történõ olvasást is biztonságos olvasás érdekében 150%-os legkisebb nagyítási tényezõ használandó. A jelkép omnidirekcionális olvasásra van tervezve. A jelkép magasságának csökkentése megszünteti az omnidirekcionális tulajdonságot. A magasságcsökkentés a legutolsó lehetõség, ha a rendelkezésre álló hely csak kisebb magasságú jelkép elhelyezésére elegendõ. Világos mezõ jelzõ ami e jel > hegyével jelzi a világos mezõ határait használata határozottan ajánlott. ITF-14 jelkép Azon cégek részére, amelyek kartonra és különösen hullámpapírlemezre közvetlenül akarnak vonalkódot nyomtatni, az ITF-14 jelkép sokkal célszerûbb. A nyomtatási tûrések kevésbé szigorúak. Elõrenyomtatás, közvetett hõnyomtatás (termal transfer) vagy tintasugaras (ink-jet) felvitel is lehetséges. Az alábbi méretek tartalmazzák a keretet is: Legkisebb méret: 44,725 mm x 22,30 mm Legnagyobb méret: 152,40 mm x 41,40 mm Két féle szélességû világos és sötét vonalak használatosak: széles és keskeny. A széles és keskeny vonalak közötti arány: 2,5 : 1. Az ITF-14 jelkép 25 és 100% közötti nagyítási tényezõjû méretben nyomtatható. A minden környezetben beleértve a szállítópályán történõ olvasást is biztonságos olvasás érdekében 50%-os legkisebb nagyítási tényezõ használandó.