ÁROP-1.A.2. A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése A Várpalotai Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése Megbízó: Várpalota Város Önkormányzata 1. A döntési mechanizmus korszerűsítése 1e) A hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása I. Fejlesztési javaslat II. Programterv III. Akcióterv
I. Fejlesztési javaslat 1. A fejlesztési javaslatokat alátámasztó információk forrásai A fejlesztési javaslatok kidolgozását egy több hónapos helyzetfeltárás előzte meg, melynek eredményeit a Felmérés c. dokumentumban összegeztük. Azt követően az alábbi egyeztetések, műhelymunkák valósultak meg, melyek során a hivatal vezetése az EX ANTE tanácsadóinak segítségével kidolgozta a következőkben bemutatott fejlesztési javaslatokat, akcióterveket és programterveket: Program megnevezése Dátuma Témája Résztvevők PIB ülés 2009. okt. 21. A felmérés eredményeinek ismeretében a fő fejlesztési fókuszok kijelölése Vezetői értekezlet Vezetői műhelymunka 2009. nov. 2. A felmérés eredményeinek ismertetése, a következő lépések egyeztetése, műhelymunkák tartalma és időpontjai 2009. nov. 16. Fejlesztési javaslatok, akciótervek, programtervek kidolgozása a következő területen: 1e) A hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása Németh Árpád, polgármester Katona Csaba, alpolgármester Somogyi J. Lászlóné, Aljegyző, Önkormányzati Szervezési Iroda Pál Károly, Kabinetvezető Katona Csaba, alpolgármester Máténé Dr. Ignácz Anita Éva, Jegyző, Polgármesteri Kabinet Iroda Somogyi J. Lászlóné, Aljegyző, Önkormányzati Szervezési Iroda Pál Károly, Kabinetvezető Fülöp Zoltánné, Pénzügyi és Adóügyi Iroda Dr. Bita József, Hatósági Iroda Drágánné Fülöp Éva, Szociális és Gyámügyi Iroda Tavasziné Engi Marianna, Ügyfélszolgálati és Okmányiroda 2. Fejlesztési célok A szervezetfejlesztési tevékenység egyik legfontosabb célja a hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása révén a szervezet működési hatékonyságának növelése, annak érdekében, hogy a polgármesteri hivatal által nyújtott szolgáltatások minősége emelkedjen. A várpalotai polgármesteri hivatalban végzett felmérés alátámasztja a szervezeti egységek közötti együttműködés javításának szükségességét, mivel vannak olyan területek, amelyeken az együttműködés jelenleg nem teljes mértékben valósul meg. A 2
szervezetfejlesztési munka keretében a legfontosabb feladat az irodák közötti együttműködés javítása, ezáltal a polgármesteri hivatal működési hatékonyságának növelése, és annak elősegítése, hogy a kialakított együttműködési rendszer hosszú távon is működjön a gyakorlatban. A javasolt stratégia központi eleme egy olyan átgondolt kapcsolati struktúra kialakítása, amelynek eredményeként áttekinthetővé és nyomonkövethetővé válik az egyes szervezeti egységek közötti együttműködések tartalma, gyakorisága, érintett szereplői. A jól kidolgozott mechanizmus elősegíti a hivatal hatékonyabb működését, és ezáltal hozzájárul a vevők felé nyújtott szolgáltatások minőségének javításához. 3. Fejlesztési javaslatok A helyzetfeltárás az alábbi fő hiányosságokra mutatott rá: - A szakmai együttműködés az egymással szorosan együttműködő irodák között közepesen jó, az információcsere a szükséges területeken megtörténik. Ezzel együtt is előfordult már, hogy az adatátadás nem volt zökkenőmentes. A szakmai kapcsolattartás ellenére is előfordul, hogy az információáramlás nem működik megfelelően minden esetben (például sokszor nem tudják meg időben az érintett irodák az őket is érintő problémákat). - Az irodák közötti együttműködésnek kiemelt szerepe van a projekt jellegű fejlesztések, pályázatok kidolgozása terén, ahol műszaki, pénzügyi, szakmai, üzemeltetési szempontok egyidejű figyelembevételére van szükség. A feladat legalábbis a nagyobb volumenű, településfejlesztési vonatkozású pályázatokat illetően - a Polgármesteri Kabinet Irodához tartozik, de a többi iroda szoros együttműködése is szükséges, amely jelenleg nincs szabályozva. - A kérdőíves felmérésből az is kiderül, hogy az egyes irodákon belüli együttműködés sokkal jobb, mint az irodák közötti. A megkérdezettek 45%-a mondta kiválónak, 34%- a pedig megfelelőnek az együttműködést. Tizenkilenc százalék szerint elfogadható, de lehetne javítani és csupán 2% véleménye, hogy rossz az irodán belüli együttműködés. A fejlesztési javaslatokat a fenti fő problémákra fókuszálva azonosítottuk: - 1.e.1. Kapcsolati térkép összeállítása egy mintaterületre A fejlesztés keretében javasolható egy kapcsolati térkép készítése, amely tartalmazza, hogy melyik iroda melyik irodával áll kapcsolatban, milyen gyakorisággal milyen tájékoztatási, információadási szükséglet merül fel a szervezeten belül. Első lépésként egy kiválasztott szervezeti egységre a Kabinet Irodára vonatkozóan mintaként javasolt végrehajtani a folyamatot: összegyűjteni az iroda pályázatelőkészítéssel, -menedzsmenttel kapcsolatos feladatait, és az adott iroda kapcsolatait a többi irodával. A módszertan kialakítását követően a tapasztalatok alapján célszerű valamennyi irodára vonatkozóan elkészíteni a kapcsolati térképet. - 1.e.2. A szervezeti egységek közötti együttműködés javítása hivatali rendezvények ill. csapatépítő tréningek révén Az irodák közötti együttműködés javítható a személyes kapcsolatok erősítése révén is irodavezetői, illetve dolgozói szinten: ennek érdekében javasolható csapatépítő konfliktuskezelő tréningek (indoor vagy outdoor tréningek), illetve éves szinten megrendezésre kerülő hivatali rendezvények szervezésével (pl hivatali nap, hivatali kirándulás, családi nap ). 3
- 1.e.3. Átfogó, többéves képzési terv kidolgozása, a területek szakmai tudásának továbbfejlesztésére A munkatársak szakmai tudásának illetve készségeinek, képességeinek fejlesztésére amely a belső együttműködésre is pozitívan hat - egységes képzési koncepció kidolgozását javasoljuk. Szükséges egy olyan megalapozott, végiggondolt, személyre szabott képzési terv, minden munkatársra vonatkozóan, amely egységes rendszerbe foglalja a jelenleg ad-hoc működő továbbképzéseket. 4
II. Programterv Összefoglaló táblázat a fejlesztési célokról (programterv, akcióterv) Fejlesztési javaslat Konkrét tevékenység Határidő Felelős 1.e.1. Kapcsolati térkép összeállítása egy mintaterületre Kapcsolati mátrix struktúrájának, módszertanának kidolgozása A Kabinet Iroda pályázat-előkészítéssel, menedzsmenttel kapcsolatos feladatainak összegyűjtése Eljárási kidolgozása az együttműködések leszabályozására (kapcsolati mátrix alapján) 2009.12.15 2010.01.15 2010.02.28 Kabinetvezető (koordináció) Akcióterv / Programterv (A/P) A Eljárás elfogadása 2010.03.31 1.e.2. A szervezeti egységek közötti együttműködés javítása hivatali rendezvények ill. csapatépítő tréningek révén A kapcsolati mátrix kiterjesztése az önkormányzat intézményeire, gazdasági társaságaira 2010.12.31 P Hivatali rendezvények ill. csapatépítő tréningek 2010.10.31 Jegyző (szervezés) P Igények begyűjtése a szakterületekről 2009.12.31 1.e.3. Átfogó, többéves képzési terv kidolgozása, a területek szakmai tudásának továbbfejlesztésére Egységes képzési koncepció kidolgozása 2010-re 2010.02.28 Személyzeti és szakoktatási szakreferens A Koncepció elfogadása 2010.03.31 5
A programtervek megvalósításának előzetes ütemezése Programterv 2009/2 2010/1 2010/2 2011/1 2011/2 2012/1 2012/2 1.e.1. Kapcsolati térkép kiterjesztése az önkormányzat intézményeire, gazdasági társaságaira 1.e.2. A szervezeti egységek közötti együttműködés javítása hivatali rendezvények, ill. csapatépítő tréningek révén 6
III. Akcióterv Fejlesztési javaslat Konkrét tevékenység Leírás Output Határidő Felelős Kapcsolati mátrix struktúrájának, módszertanának kidolgozása 2009.12.15 1.e.1. Kapcsolati térkép összeállítása egy mintaterületre A Kabinet Iroda pályázatelőkészítéssel, menedzsmenttel kapcsolatos feladatainak összegyűjtése Eljárási kidolgozása az együttműködések leszabályozására (kapcsolati mátrix alapján) Eljárás kidolgozása a minta területre összeállított kapcsolati mátrix egész szervezetre történő bevezetésére Kapcsolati térkép a Kabinet Irodára a hivatalon belül; Eljárási utasítás 2010.01.15 2010.02.28 Kabinetvezető (koordináció) Eljárás elfogadása 2010.03.31 1.e.3. Átfogó, többéves képzési terv kidolgozása, a területek szakmai tudásának továbbfejlesztésére Igények begyűjtése a szakterületekről Egységes képzési koncepció kidolgozása 2010-re Képzési koncepció 2009.12.31 2010.02.28 Személyzeti és szakoktatási szakreferens Koncepció elfogadása 2010.03.31 7
Az akciótervek megvalósításának előzetes ütemezése Akcióterv 2009 2010 Nov. Dec. Jan. Febr. Márc. Ápr. Máj. Jún. 1.e.1. Kapcsolati térkép összeállítása egy mintaterületre 1.e.3. Átfogó, többéves képzési terv kidolgozása, a területek szakmai tudásának továbbfejlesztésére Jelmagyarázat: Megvalósítás Nyomonkövető értékelés (audit) 8