Apor Vilmos Katolikus Főiskola Szervezeti és Működési Szabályzatának V.3.6. számú melléklete Beszerzési szabályzat 2013.
Az Apor Vilmos Katolikus Főiskola szenátusa a főiskolai eszközigényekkel kapcsolatos beszerzésekre vonatkozóan az alábbi szabályzatot fogadta el: 1. Általános rendelkezések 1) A beszerzési szabályzat kiterjed a főiskola és anyag- és eszközbeszerzéseire (mely magában foglalja az anyag, és eszköz beállítást és üzembe helyezést is). 2) A 15.000 forint feletti beszerzések előtt legalább három árajánlatot kell kérni a beszerzés tárgyára. Árajánlatot csak a Gazdasági Osztály vezetője kérhet. A legalacsonyabb összegű ajánlatot fogadja el a Főiskola. 3) Egyes beszállítók és szolgáltatók nagy mennyiségű rendeléseink esetén, ha jelentős árengedményekkel szállítanak, elsőbbséget élveznek. 4) Ezen kiemelt beszállítókról, ill. termékeikről a Gazdasági Osztály naprakész listát vezet. 5) Szolgáltatások megrendelése szerződéskötéshez kötött. 6) A beszerzések alapja a kitöltött, aláírt és jóváhagyott beszerzési kérelem. (1.sz, 2.sz., 3.sz., 4.sz. melléklet). a) 100.000 Ft alatti értékű anyag és eszközigény beszerzési kérelme (1.sz. melléklet) b) 100.000 Ft-500.000 Ft közötti értékű anyag és eszközigény beszerzési kérelme (2.sz. melléklet) c) 500.000 Ft felettiértékű anyag és eszközigény beszerzési kérelme (3.sz. melléklet) d) Gondnoksági munkalap (4.sz. melléklet). 7) Egyéni, előzetesen jóvá nem hagyott beszerzések nem kifizethetők. 8) Meghibásodott eszközök javításának ügymenete hasonló a beszerzésekéhez, a Gazdasági Osztálynak benyújtott Munkalap formanyomtatvánnyal (4.sz. melléklet) igényelhető. 2. A beszerzések ügymenete 1) Anyag- és eszközbeszerzések: Ide tartozik értékhatártól függetlenül minden beszerzés, kivéve a 2, 3, 4, 5. pontokban részletezettek Minden anyag illetve eszköz igényt Beszerzési kérelem (1.sz, 2.sz.,3.sz, melléklet) formájában kell benyújtani a Gazdasági Osztálynak. A beszerzési kérelem tartalmazza az alábbiakat: 1. Igénylő megnevezése (pl. Tanszék, egyéb szervezeti egység, egyéni kérésnél név), 2. Az anyag, illetve eszköz megnevezését, mennyiségét, várható beszerzési árát, 3. Rövid indoklást a felhasználás céljáról (pl. oktatási segédlet), 4. Intézetvezetői, illetve szervezeti egység vezetői aláírás, dátum. A beszerzési kérelmeket 500.000 forintig a Gazdasági Hivatal vezetője hagyja jóvá. Nagyértékű (500.000 forint felett) a rektor jóváhagyása szükséges. Jóváhagyás után a beszerzés kivitelezése a kérelmezővel egyeztetendő. 2
Elszámolási előleg felvétele a jóváhagyott kérelem alapján történik, azzal minden esetben 30 napon belül el kell számolni. A Gondnokság jogosult max.100.000 forint előleg felvételére, a hozzájuk tartozó, kis összegű kérelmeket közvetlenül a Gondnoknak benyújtva bonyolítható a vásárlás. A vásárlás előtt a Gondnoknak erről szükséges tájékoztatást adni a Gazdasági Osztály vezetőjének. Számítástechnikai eszközök beszerzését a rendszergazda felügyeli. Készpénzes számlák pénzügyi elszámolása a jóváhagyott beszerzési kérelem alapján történik. Átutalásos számlák jóváhagyásának alapja szintén a jóváhagyott beszerzési kérelem. 2) Irodaszerek rendelése: A Gazdasági Osztálytól írásban igényelhető a szükséges irodaszer. A rendelésre a Gazdasági Osztály különböző cégektől bekér három árajánlatot, a legjobb ajánlatot tevőnél rendeli meg az irodaszereket. A rendelést a Gazdasági Osztály vezetője hagyja jóvá aláírásával, ezzel ismeri el a majdani szállítást követő, költséghelyére történő pénzügyi könyvelést. Az irodaszerek átvételének igazolása a szállítólevél - számla aláírásával történik, Az irodaszerek kiosztása a Gazdasági Osztály raktárából történik. 3) Irodai papír A/4-es, A/3-as (nyomtatókhoz, fénymásolókhoz): A Központi épület portáján aláírás ellenében felvehető a kívánt mennyiség, A portás nyilvántartást vezet a kiadott mennyiségről, A Szt. József és Szt. Miklós épületek portájára történő átszállítást a Gondnokság végzi, a K épület portáján az átvételnél a szállítás helyének megjelölésével. 4) Nyomtatókhoz szükséges festékek: Nyomtatófestékek raktárkészletét a Gazdasági Osztály kezeli, vezeti a nyilvántartást. Nyomtatókhoz szükséges festékek rendelése személyesen, telefonon vagy e-mailen történhet, A nyomtató típusának megadása alapján is beazonosítható a kért festék, ezt egyeztetjük a rendelés folyamán, Nyomtatófestékek elszámolásához a kért mennyiségekről az 1.sz. mellékletet kell csatolni a számlához. Az üres festékkazettákat az újak átvételekor vissza kell juttatni a Gazdasági Osztályra. 5) Tantermekhez tartozó, oktatáshoz szükséges irodaszerek: Táblafilc és a hozzá tartozó szivacs biztosítása (kiadás és bevétel nap végén) az adott épület portásának feladata, Fehér táblakréta - azon termekben, amelyekben ilyen tábla van - rendelkezésre áll, a portán elhelyezett dobozból pótolja a hiányt az oktató. A fenti eszközök szükséges beszerzéséről a Gazdasági Osztály vezetője gondoskodik - a havi irodaszer rendelés keretében. 3
3.. Záró rendelkezések 1) Jelen szabályzatot a főiskola szenátusa az SZH 13.09.17./01. számú határozatával fogadta el. 2) A szabályzat az elfogadást követően, a fenntartó aláírásával, 2013. szeptember 20-án lép hatályba. 3) Ezzel egyidejűleg hatályát veszti az SZH 08.05.14./6. számú 2008. május 14-én elfogadott Beszerzési szabályzat. Vác, 2013. szeptember 17. Kiadmány hiteléül: Radnainé Ilyés Éva rektorihivatal-vezető 4
1. sz. melléklet ANYAG ÉS ESZKÖZ IGÉNY BESZERZÉSI KÉRELME (Bruttó 100.000 Ft alatti értékű eszköz) Igénylő megnevezése (Tanszék, egyéb szervezeti egység, egyéni kérésnél név):... Az anyag, illetve eszköz pontos megnevezése: Mennyisége: Várható beszerzési ár: Rövid indoklás a felhasználás céljáról (pl. oktatási segédlet, rendezvény, egyéb):... Intézetvezetői, illetve egyéb szervezeti egység vezetői jóváhagyó aláírás: dátum:...... Beszerzési kérelmet jóváhagyom: dátum:...... Gazdasági Osztály vezetője Megjegyzés:...... A fentiek alapján... Ft összegű elszámolási előleg felvételét... részére engedélyezem.: dátum:...... Gazdasági Osztály vezetője 5
2. sz. melléklet ANYAG ÉS ESZKÖZ IGÉNY BESZERZÉSI KÉRELME (Bruttó 100.000-500.000 Ft értékű eszköz) Igénylő megnevezése (Tanszék, egyéb szervezeti egység, egyéni kérésnél név):... Az anyag, illetve eszköz pontos megnevezése: Mennyisége: Várható beszerzési ár: Rövid indoklás a felhasználás céljáról (pl. oktatási segédlet, rendezvény, egyéb):... Intézetvezetői, illetve egyéb szervezeti egység vezetői jóváhagyó aláírás: dátum:...... Beszerzési kérelmet jóváhagyom: dátum:...... Gazdasági Osztály vezetője Megjegyzés:...... A fentiek alapján... Ft összegű elszámolási előleg felvételét... részére engedélyezem.: dátum:...... Gazdasági Osztály vezetője 6
3. sz. melléklet NAGY ÉRTÉKŰ ANYAG ÉS ESZKÖZ IGÉNY BESZERZÉSI KÉRELME (Bruttó 500.000 Ft feletti értékű eszköz) Igénylő megnevezése (Tanszék, egyéb szervezeti egység, egyéni kérésnél név):... Az anyag, illetve eszköz pontos megnevezése: Mennyisége: Várható beszerzési ár: Rövid indoklás a felhasználás céljáról (pl. oktatási segédlet, rendezvény, egyéb):... Intézetvezetői, illetve egyéb szervezeti egység vezetői jóváhagyó aláírás: dátum:...... Beszerzési kérelmet jóváhagyom: dátum:...... rektor Megjegyzés:...... A fentiek alapján... Ft összegű elszámolási előleg felvételét... részére engedélyezem.: dátum:...... Gazdasági Osztály vezetője 7
4. sz. melléklet Apor Vilmos Katolikus Főiskola Gondnokság 4.sz. melléklet Munka Helység bejelentés dátuma Bejelentő aláírása szükséges anyagbeszerzés Hibabejelentés 2013/1. Számlaszám munkát végzők neve munkavégzés dátuma Átvevő aláírása megjegyzés gondnokságvezető gazdasági igazgató A munka elvégzését igazolom. PH. dátum Munka felelős karbantartó