E L Ő T E R J E S Z T É S Kerekegyháza Város Önkormányzat Képviselő-testületének 2008. április 30-i ülésére Tárgy: Összefoglaló ellenőrzési jelentés a 2007. évi belső ellenőrzésekről Előterjesztő: Verosztáné Csorba Mónika aljegyző Az előterjesztést készítette: Verosztáné Csorba Mónika aljegyző Véleményezésre és tárgyalásra megkapta: A Képviselő-testület bizottságai Törvényességi véleményezésre Vincze Miklós megkapta: jegyző Vincze Miklós jegyző
Kerekegyháza Város Aljegyzőjétől E l ő t e r j e s z t é s Kerekegyháza Város Önkormányzat Képviselő-testületének 2008. április 30-án tartandó ülésére Tárgy: Összefoglaló ellenőrzési jelentés a 2007. évi belső ellenőrzésekről Tisztelt Képviselő-testület! Az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. Törvénynek valamint a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26. ) Kormány rendeletnek megfelelően a közpénzek felhasználásában résztvevő költségvetési szervek kötelesek belső ellenőrzési rendszert működtetni abból a célból, hogy a szervezet számára bizonyosságot nyújtsanak az általa kiépített és működtetett pénzügyi irányítási és kontroll rendszerek megfelelőségét illetően. Önkormányzatunk 2007. évben is külsős belső ellenőr megbízásával látta el a feladatot, kistérségi társulási formában. Az éves összefoglaló ellenőrzési jelentés a belső ellenőrzés adott évi tevékenységének bemutatását, az elért célok és az éves teljesítmény összegzését, illetve az ellenőrzések által tett megállapítások és javaslatok hasznosulásának tapasztalatait tartalmazza. A 193/2003. (XI. 27.) Kormányrendelet 31. (3) bekezdése értelmében az alábbiak szerint tájékoztatom T. Képviselő-testületet a 2007. évi belső ellenőrzések eredményéről: A Képviselő-testület 2006. november 9-i ülésén tárgyalta a 2007. évi belső ellenőrzési tervet, melyet a 187/2006. (XI. 9.) sz. Kt. határozatával jóváhagyott. Az ellenőrzési tervben foglalt feladatokat a belső ellenőr maradéktalanul végrehajtotta, a tervtől nem tért el, terven felüli ellenőrzéseket nem végzett. A vizsgált intézmények vezetői biztosították a vizsgálat lefolytatásához szükséges helyiségbe való szabad bejutást, a vizsgálathoz szükséges dokumentumokat az ellenőr kérésére rendelkezésre bocsátották és lehetővé tették számára az illetékes munkatársakkal való konzultációt. Megállapítható, hogy az érintett intézmények az ellenőrzések során a személyi és tárgyi feltételeket maximálisan biztosították, elősegítve ezzel a belső ellenőr zökkenőmentes ellenőri tevékenységét. Az ellenőrzés megállapításait az intézmények elfogadták, a hiányosságokat igyekeztek megszüntetni, a tanácsadást a munkájuk során hasznosították.
2007. év belső ellenőrzési terve: 1. Móra Ferenc Általános Iskola, a Napközi Otthonos Óvoda és a Humán Szolgáltató Központ : Létszámgazdálkodás hatékonysága a 2006. évi feladatellátás alapján 2. Tanyagondnoki szolgálat: Feladatellátás célszerűségének és szabályszerűségének vizsgálata 2006. évre vonatkozóan 3. Az önkormányzat társulati részvételének vizsgálata: a társulási feladatok ellátásának hatékonysága és célszerűsége 4. A Művelődési Ház működés hatékonyságának ellenőrzése 2006. év 5. A Polgármesteri Hivatal létszámgazdálkodásának hatékonysága, a munkakőri leírások szerinti átfedések feltárása 2007. év a vizsgálat időpontjáig 6. A Tűzoltó Egyesület részére adott önkormányzati támogatások felhasználásának szabályszerűsége 2006. évben A 2007. évi belső ellenőrzés megállapításai: 1. a) Móra Ferenc Általános Iskola Létszámgazdálkodás hatékonysága, állami normatíva és költségek viszonya a 2006. évi feladatellátás alapján Az ellenőrzés időtartama: 14 nap Az ellenőrzés tapasztalatai: Az intézmény gazdálkodását alapvetően a fenntartó által elkészített szabályzatok szabályozzák. A bevételek és kiadások vonatkozásában egyes szakfeladatok között jelentős mértékű teljesítési eltérések keletkeztek, de összességében kiegyenlítették egymást. Engedélyezett létszám a vizsgálat időpontban 72 fő. Emellett részmunkaidős és külsős óraadókat is foglalkoztat az intézmény. Az alapilletmények a jogszabályi előírásoknak megfelelően vannak kiszámolva. A fenntartó által elfogadott pedagógiai programtól eltérően heti 52 többletórát teljesítettek a pedagógusok, melyre túlóradíjat számoltak el. Többletfeladat ellátása utáni illetménykiegészítésekről külön megállapodások hiányosak. A kötelezettségvállalások, azok előkészítése Polgármesteri Hivatal felé előírások szerint továbbítva vannak. Étkezési nyersanyagok beszerzése, a díjak befizetése megfelelően történik. A többletórák és túlóradíjak felülvizsgálatra kerültek, közel 30% megtakarítást érve el ezzel a túlóra-kifizetések tekintetében. A többletfeladatok ellátását dokumentálták. A költségvetési fegyelem erősítése érdekében minden intézménnyel megújításra került az önkormányzat és intézmények gazdálkodását, egymás közti viszonyát szabályozó megállapodás. 1b) Napközi Otthonos Óvoda Létszámgazdálkodás hatékonysága, állami normatíva és költségek viszonya a 2006. évi feladatellátás alapján Az ellenőrzés időtartama: 3 nap
Az ellenőrzés tapasztalatai: Az intézmény 29 fővel látja el a feladatát. Az alkalmazottak a jogszabályi előírásoknak megfelelően kapják illetményüket, munkarendjük az előírásoknak megfelelő. Az óvodai létszám az ellátandó feladatok mennyisége és színvonalának megtartása, továbbá a központi és tagóvodák területi elkülönülése miatt minimum szinten van. Az önkormányzat az állami normatívát más bevételeiből jelentős összeggel támogatja az óvodai nevelést. A bér és járulékköltségek állami hozzájárulását (45 %) az önkormányzatnak 55 %-kal kell kiegészítenie. Az ellenőrzési jelentés intézkedést nem igényelt. 1c) Humán Szolgáltató Központ Létszámgazdálkodás hatékonysága, állami normatíva és költségek viszonya a 2006. évi feladatellátás alapján Az ellenőrzés időtartama: 4 nap Az ellenőrzés tapasztalatai: A 10 szakfeladatot ellátó HSZK létszáma 17 fő, megbízásos jogviszonnyal további 11 fő van foglalkoztatva ( 1 jogi, 1 pszichológiai munkatárs és 10 fő a jelzőrendszeres segítségnyújtáshoz). Az intézményvezető szülési szabadsága miatt a helyettes vezeti az intézményt, akinek helyettesítési helyzete az ellenőrzés idején még nem volt rendezve. Az intézmény dolgozói feladataikat munkanaplóban rögzítik. Bérek finanszírozása szempontjából megállapítható, hogy a leigényelt állami támogatás éves szinten 15.083 e ft-tal haladta meg a szakfeladatok bér és járulék kifizetéseinek összegét, vagyis fedezte a dologi kiadások egy részét is. Egyes feladatokon jogszabályi előírásokhoz képest létszámelmaradás van, ezt az intézmény belső munkaszervezéssel próbálja megoldani. A belső ellenőr javasolta, hogy a város szociális feladat ellátásának sokszínűsége, jelenlegi tagolt intézményrendszere indokolttá teszi, hogy a város vezetése áttekintse és a szükséges változtatásokat, döntéseket meghozva korszerűsítse a rendszert ( tanyagondnoki rendszer beintegrálása). Az intézményvezető helyettes jogi helyzete rendezésre került, időközben a szakvizsgát is megszerezte. A helyettesítésből adódó többletmunkáért pénzbeli ellenszolgáltatást is kap. A testület áprilisban már tárgyalta az intézmény átszervezését. Intézményvezető helyettes kérte, hogy az átszervezés lehetőség szerint 2009-re valósuljon meg, mert előreláthatólag akkor már visszatér az intézményvezető és a feladatellátás gördülékenyebb lesz. 2. Tanyagondnoki szolgálat: Feladatellátás célszerűségének és szabályszerűségének vizsgálata 2006. évre vonatkozóan Az ellenőrzés időtartalma: 6 nap Az ellenőrzés tapasztalatai: A belső ellenőrzés hiányosságokat tapasztalt a dokumentáció vezetésében és összhangjában. Az alapfeladatokon kívül ellátott feladatokra javasolja térítési díj megállapítását. A feladatellátás irányítása a
polgármesternél van a tanyagondnoki szolgálatról szóló helyi rendeletünk alapján, szakmai irányítást az igazgatási irodavezetőnél. A feladatellátás szakmailag a Humán Szolgáltató Központhoz kapcsolódik, a feladatellátás során együtt is működnek. Helyi rendelet felülvizsgálata szükséges, a szolgálat működtetésének beintegrálása a Humán Szolgáltató Központba. Térítési díjak megállapítását nem javasoljuk, tekintettel a Tanyagondnokok Országos Szövetségének illetékes vezetőjével történt konzultációra. Ahol a tanyagondnoki szolgáltatásokra (alapfeladaton kívüli, de a feladat ellátásához tartozó) térítési díjat állapítottak meg, ott ellenőrzések után normatíva visszafizetésre kötelezték az önkormányzatokat. 3. Az önkormányzat társulati részvételének vizsgálata: a társulási feladatok ellátásának hatékonysága és célszerűsége. A vizsgált társulások: Gyermekjóléti és Szociális Feladatellátó Társulás Összevont Háziorvosi Ügyeleti Társulás Belső Ellenőrzési Társulás Az ellenőrzés időtartalma: 6 nap Az ellenőrzés tapasztalatai: A társulásokban a gesztor szerepet Kerekegyháza önkormányzata látja el. A Gyermekjóléti és Szociális Feladatellátó Társulás személyi és tárgyi feltételei elsősorban a gesztor önkormányzatnál vannak biztosítva, egyes ellátandó feladatokhoz szükséges személyi feltételek a társult önkormányzatok által biztosítottak. Összevont Háziorvosi Ügyeleti Társulás: a társult két önkormányzat próbálta biztosítani a személyi feltételeket, amelyek azonban nem elégségek. A vizsgálat időpontjában már folyamatban volt a háziorvosi ügyeleti szolgáltatás átszervezése, mely a jogszabályi előírások miatt halaszthatatlan. Belső Ellenőrzési Társulás: A 2006 és 2007. évben a 6 településsel működő társulás 1 fő főfoglalkozású, 2 fő megbízásos, vállalkozó személlyel látták el a feladatot. A társulások a jogszabályi előírások szerint működnek, összhangban a kistérségi feladatellátó társulással. A társulások éves működtetéséhez szükséges források és kiadások alakulása: 2006 Kiadás Bevétel Önkormányzati Tám. Jelzőrendszeres HSNy 10119 9259 860 Családsegítés 9081 12913-3832 Gyermekjóléti Sz. 12298 4527 7771 Támogató Sz. 10144 12636-2492 Belső Ell. 2638 2638 0 Háziorvosi ÜSz. 11303 5031 6272 Társulások Ügyvit. Fel. 2500 2500 0 Társulási F. összesen: 58083 49504 8579 2007.(ellenőrzésikori terv)
Kiadás Bevétel Önkormányzati Tám. Jelzőrendszeres HSNy 9576 11270 1694 Családsegítés 8130 8015-115 Gyermekjóléti Sz. 11198 7044-4154 Támogató Sz. 9977 11415 1438 Belső Ell. 2589 2545-44 Háziorvosi ÜSz. 0 0 0 Társulások Fel.összesen: 41470 40289-1181 A társulások 2007. évi tényleges működési költségeit a mai testületi ülésen tárgyalandó Zárszámadási napirend tartalmazza. Összességében megállapítható, hogy a társulási megállapodások a jogszabályi előírásoknak megfelelően elkészültek, azokat az érintett testületek jóváhagyták. A társulási ülések megtartásra kerültek, melyekről jegyzőkönyvek készültek. A gesztor Kerekegyháza önkormányzata a bevételeket és a kiadásokat folyamatosan kezeli, pontosan nyilvántartja. Az év végi pénzügyi elszámolások elkészültek. Egy, 2006. évből eredő függő elszámolást 2007. évben rendezett Fülöpháza és Kerekegyháza. 4. A Katona József Művelődési Ház és Könyvtár működése hatékonyságának ellenőrzése 2006. év Az ellenőrzés időtartalma:4 nap Az ellenőrzés tapasztalatai: A Katona József Művelődési Ház és Könyvtár mint részben önálló intézmény elsősorban csak szakmai irányítást, szervezést és munkát végez az alapító okiratban foglaltaknak megfelelően. Létszáma az ellátott feladatokkal arányos. Gazdálkodási tevékenysége minimális, a szerény összegű működési bevételeiket rendszeresen befizetik az önkormányzat részére. Kiadásaikat az önkormányzat bonyolítja. A működés pénzügyi hatékonyságának javulását (bevételek növelése, önkormányzati támogatás csökkenése) valószínűleg a termek felszabadulása után lehet elérni. ( Az ellenőrzés időpontjában az általános iskola felújítása miatt a művelődési ház termei szinte egész évben le voltak foglalva. Ez nagymértékben hátráltatta a rendezvényszervezést, bérleti díjas hasznosítást.) Az iskolai használat megszüntét követően a terembérleti díjak aktualizálása is szükséges, hiszen 2004. évben kiszámított bérleti díjakat alkalmaz a ház. Bérleti díjat a településen non-profit jelleggel működő, a művelődési ház termeit igénybevevő szervezeteknek nem számláznak le. Vállalkozási jellegű rendezvényeket szervezők felé érvényesítik a terembérleti díjat. Az iskolafelújítás elkészültével felül kell vizsgálni a művelődési ház terembérleti díjait.
5. A Polgármesteri Hivatal létszámgazdálkodásának hatékonysága, a munkakőri leírások szerinti átfedések feltárása 2007. év a vizsgálat időpontjáig Az ellenőrzés időtartalma: 9 nap Az ellenőrzés tapasztalatai: A Hivatal az engedélyezett létszámon belül végzi feladatát, a vizsgált időszakban azonban gyes, táppénz miatt igen jelentős volt a helyettesítés. A polgármester és a jegyző az irodavezetőkkel közösen határozzák meg a Hivatal szervezeti felépítését. Összehasonlítva más, hasonló nagyságú települések Polgármesteri Hivatalaival, az látható, hogy a város a közepes értéket éri el az 1 ügyintézőre jutó lakosságszám vonatkozásában. A területi sajátosságokat (körzetközponti feladatok, kapcsolódó települések, társulási feladatok), a feladatok belső megoszlását, a hivatal és intézményei közötti feladatmegosztást (önálló, részben önálló intézmények) is figyelembe kell venni a pontos elemzéshez. Kerekegyháza 195 Bácsalmás 163 Solt 148 Soltvadkert 210 Szabadszállás 236 a személyi változásokból adódóan jelentős változások történtek a hivatalban, melyről a március 26-i beszámolóban tájékoztattuk a T. Képviselő-testületet. 6. A Tűzoltó Egyesület részére adott önkormányzati támogatások felhasználásának szabályszerűsége 2006. évben Az ellenőrzés időtartama: 4 nap Az ellenőrzés tapasztalatai: A képviselő-testület 2006. évben 6 millió ft működési és 803 ezer forint felhalmozási célú támogatást hagyott jóvá. A felhalmozási célú előirányzatot egy 2004. évben beadott eszköz és védőfelszerelés beszerzésére beadott pályázat átvállalt önerő biztosítása címén tervezte be az önkormányzat. A 6 millió forint működési támogatással határidőre, a támogatási szerződésben foglaltak szerint tételesen elszámolt a köztestület ( munkabérekre, járulékokra, üzemeltetési költségekre használata fel a támogatást a testület). A felhalmozási célú támogatást felhasználása megtörtént, átutalásra került az ÖTM Országos Katasztrófavédelmi Főigazgatóságának, a tényleges pályázati önrész 765 ezer ft volt. A meghatározott támogatás és a tényleges felhasználás közötti eltérés 37.875 ft.
A pályázat önrészeként megjelenő felhalmozási célú támogatás ténylegesen felhasznált és jóváhagyott összege közötti különbséget a Tűzoltó Köztestületnek a 2008. évi felhalmozási célú támogatásánál kompenzáljuk. A Belső Ellenőrzésről összességében megállapítható, hogy az ellenőrzés tárgyi feltételei rendelkezésre álltak a vizsgálathoz. Az ellenőrzéseket segítő egyéb tényezők biztosítottak, az Önkormányzat rendelkezik a Belső Ellenőrzési Kézikönyvvel, az SZMSZ melléklete tartalmazza az Ellenőrzési Szabályzatot. A FEUVE szabályzatot a jegyző elkészítette. Az ellenőrzéseket akadályozó tényező nem volt, az intézmények észrevételt az ellenőrzés módszerével kapcsolatban nem tettek, a vizsgálat megállapítási segítő szándékúak voltak. Jogellenes magatartás miatt észrevételt nem tett senki. Kérem a jelentés megvitatását és annak elfogadását. Kerekegyháza, 2008. április 15. Határozat-tervezet Verosztáné Csorba Mónika Belső ellenőrzési vezető /2008. ( IV. 30.) sz. Kth.: Belső ellenőrzési jelentésről és a kapcsolódó intézkedésekről Határozat 1. Kerekegyháza Város Önkormányzatának képviselő-testülete a 2007. évi belső ellenőrzésről szóló összefoglaló ellenőrzési jelentést az előterjesztés szerinti változatlan tartalommal elfogadja. Felelős: Verosztáné Csorba Mónika belső ellenőrzési vezető Határidő: azonnal 2. Kerekegyháza Város Önkormányzatának Képviselő-testülete felkéri a Jegyzőt, hogy a szociális ellátórendszer felülvizsgálatát végezze el, szükség esetén tegyen javaslatot az intézményrendszer átalakítására a szakmai és gazdasági hatékonyság fokozása, ellenőrizhetőbbé tétele érdekében. Felelős: Vincze Miklós jegyző Határidő: 2008. szeptember 1.
3. Kerekegyháza Város Önkormányzatának Képviselő-testülete felkéri a Jegyzőt, hogy a következő testületi ülésre készüljön előterjesztés a művelődési ház terembérleti díjának felülvizsgálatára. Felelős: Vincze Miklós jegyző Határidő: értelemszerűen.