Biotechnológiai Innovációs Bázis Klaszter Benchmarking klub Szervező: PBKIK Oktatási Központ Kft. Projektmenedzser: Gelencsér Lajosné Pécs, 2007. március 31.
Tisztelt Klaszter Tagok! Örömmel értesítjük, hogy a Pécs-Baranyai Kereskedelmi és Iparkamara benchmarking klubot szervez a Biotechnológiai Innovációs Bázis klaszter tagjai és az ágazatban, illetve az interdiszciplináris témáknak megfelelően más ágazatokat is képviselő további vállalkozások és szervezetek munkatársai számára. A biotechnológiai benchmarking klub létrehozásának és működtetésének alapja a Tagok szakmai motivációja, a kapcsolatrendszerek és a hálózatos együttműködés jelentőségének felismerése. A klub működtetéséhez és a benchmarking jelentőségének megértéséhez anyagot mellékelünk levelelünkhöz. Célunk a biotechnológia területén működő mikro- kis-, és középvállalkozások megerősítése, piacképességük javítása és szerepük fokozása a regionális termékstruktúra átalakításában. A projekt célja még, hogy a hálózat cégei olyan új termék és szolgáltatáscsoportok kialakítását generálják, amelyekkel a piaci részesedésük növekedik. Célunk megteremteni az együttes fellépést a piacon, K+F összehangolását és az eredmények piacosítása. Az alakuló klubülés 2007. május 7-én 11.00-12.30 között tartjuk a Pécs-Baranyai Kereskedelmi és Iparkamara Regionális Innovációs Centrumában (7625 Pécs, Majorossy Imre u.36. Mélyföldszint) Kérem, hogy részvételi szándékát szíveskedjen jelezni a mellékelt jelentkezési lap kitöltésével és visszaküldésével a gelencser@pbkik.hu email címre. Tisztelettel: Gelencsér Lajosné Projektmenedzser PBKIK Dr. Szekeres György Klaszter vezető Biotechnológiai Innovációs Bázis klaszter
I. Benchmarking alapok A globális piac egyik legnagyobb kihívása a folyamatos versenykényszer. A vállalatok kíméletlen harcot folytatnak, hogy minél előbb piacra hozzák termékeiket, hogy versenytársaiknál jobb minőséget állítsanak elő. Küzdenek a piaci részesedésért és a fogyasztó megnyeréséért. Vajon a versenyben győzedelmes vállalatok mit tesznek a győzelemért? Mit terveznek a jövőre vonatkozóan, hogy akarnak válaszolni a kihívásokra? Elsősorban rendelkeznek azon képességekkel - munkaerő, kapacitások, know-how, technológia - melyek segítségével versenytársaiknál hatékonyabban képesek versenyezni. Ezeknek a képességeknek a segítségével jutnak versenyelőnyhöz a vállalatok. Napjaink két legfontosabb versenyelőnye a stratégia és a minőség. A globális, percről-percre változó piacon csak azok a vállalatok tudnak eredménnyel versenyezni, amelyek hosszú távra fogalmazzák meg céljaikat, és képesek rugalmasan válaszolni a változásokra. Ezt biztosítja a stratégia, mint egy elméleti gondolatsor, amely meghatározza a célokat, a jövőben betöltendő szerepet, és a cél eléréséhez szükséges eszközöket. A másik fontos versenyelőny a minőség. Az utóbbi évek során a termékek és szolgáltatások minőségében jelentős változás figyelhető meg. A minőség az ár helyett egyre fontosabb tényezővé vált. Ennek hatására a piaci viszonyok és a fogyasztók igényei jelentős változáson mentek át. A fogyasztói igények növekedése olyan termékek és szolgáltatások előállítását és átadását teszi szükségessé a vállalatok számára, amelyek teljes élettartamukon keresztül megbízhatóan működnek, és a minőséget minden tekintetben magukban hordozzák. Az árról a minőségre történő hangsúly áthelyeződés a vállalatok és menedzserek számára kihívást jelent. A vezetőknek dönteni kell a minőség szintjéről, de nem szabad elfeledkezniük a minőség, flexibilitás, költség és idő egyensúlyáról sem. A legfontosabb versenyelőny a tanulási változtatási képesség! Az eredményes változtatás mindig feltétlenül szükséges volt a szervezeti túléléshez, de most gyorsabban kell végbemennie, mint korábban. A változtatás leghatékonyabb módja, ha mások pozitív tapasztalatataiból tanulunk. Tanulásról akkor beszélhetünk, ha valaki más tudását és tapasztalatát átvesszük. A benchmarking számunkra tanulás-növekedés-eredményes változtatás.
A benchmarking fogalom tartalmi jelentése: egy állandó viszonyítási alap felmérésekhez illetve összehasonlításokhoz. A benchmarking a Xerox cég 1976-tól végzett kutatásiból fejlődőtt ki. Alapvetően a másoktól való tanulást és a jó gyakorlatok és hatékony módszerek megismerését jelenti. Benchmarking azt jelenti, hogy folyamatosan összehasonlítjuk az üzletiműködési folyamatainkat mások működési rendszerével és a különbségeket mérjük és elemezzük. Széles körben elfogadott definíció szerint (Pantall, 2001),,a legjobb teljesítmény eléréséhez vezetõ legjobb gyakorlat folytonos, szisztematikus felkutatása és alkalmazása". A benchmarking önmagában sosem végpont és mindig valamilyen fejlödést eredményez. A benchmarking eszközöket biztosít ahhoz, hogy felülvizsgáljuk és összehasonlítsuk a gyakorlatot a kölcsönösen megállapított teljesítmény kritériumok segítségével. I.1. A benchmarking jellemzője és jelentősége Jellemzői: - Előretekintő - Objektív - Kölcsönösség - Szisztematikus - Akció és folyamatorientált - Folyamatos fejlesztést célozza Jelentősége: - Megalapozza a vállalati döntéseket - Kijelöli a fejlesztési területeket - Célok és akciók azonosítását segíti - Információt ad - Teljesítmény mérést segíti Mikor használjuk: - Minőségprogramok során - Hatékonyság fejlesztés során: költségcsökkentés, működésfejlesztés - Menedzsment fejlesztés során - Stratégia alkotás során - Minden versenyhelyzetben - Önértékelés és teljesítmény mérés során II. Benchmarking szakaszai II.1. Tervezési fázis Először meg kell tervezni a benchmarking tevékenységet, pontosan meg kell határozni: a benchmarking tárgyát, kiterjedési területét, a benchmarking célját, a benchmarking partnert, az alkalmazott benchmarking formát (teljesítmény, funkcionális, folyamat), a lehetséges benchmarking információforrásokat. Meg kell szervezni a benchmarking teamet (ha szükséges team), adatgyűjtési tervet kell kidolgozni és meg kell becsülni a körülbelüli erőforrásigényt.
II.2. Adatgyűjtési fázis Az adatgyűjtési fázisban a következő feladatokat kell elvégezni: át kell tekinteni a saját működést, meg kell határozni az adatgyűjtés lehetséges forrásait, meg kell határozni az adatgyűjtés formáját, el kell készíteni kérdőívet, adatgyűjtő lapokat, ütemezni kell az adatgyűjtést, el kell végezni a belső és külső adatgyűjtést, a begyűjtött adatokat ellenőrizni és validálni kell és szükség szerint pontosítani kell a benchmarking partnerrel, az adatokat megfelelő formában strukturálni kell. II.3. Elemzési fázis A benchmarking elemzés során célunk: a benchmark és a saját teljesítményünk illetve gyakorlatunk közötti eltérés azonosítása, az információk és az elemzések eredményeinek strukturált formában történő bemutatása, az eltérések okainak és a lehetséges fejlesztési alternatíváknak a meghatározása. A teljesítményrés elemzése során: elemezni kell a teljesítményrés kialakulásának okait és azt hogy milyen tényezők járultak hozzá a teljesítményrés kialakulásához, azonosítani kell a legjobb gyakorlatokat, végig kell gondolni, hogy min célszerű változtatnunk annak érdekében, hogy a teljesítményrést zárjuk, sőt előnyösebb pozícióba kerüljünk, fejlesztési lehetőségeket kell azonosítani a saját gyakorlatunkba II.4. Adaptálás fázis Az adaptálási fázis során a benchmarking kutatás tapasztalatait be kell építeni a saját döntéseinkbe, alkalmaznunk kell saját szervezetünkre vonatkozóan, az eredményeket olyan módon kell kommunikálnunk és prezentálnunk, ami használható formában mutatja be a tanulságokat és a fejlesztési lehetőségeket. Intézkedéseket kell hozni és fejlesztési akciókat kell elindítani a benchmarking vizsgálat eredményeire alapozva II.5. Implementáció fázis Az implementációs fázis során megvalósítjuk a benchmarking felmérés által megalapozott döntéseket és akciókat. Az implementáció sokszor már nem a benchmarkingot végző személyek által történik, ezért fontos, hogy az implementáció döntései beépüljenek az egyes területek céljaiba, terveibe, vagy az egyes területeken elindított projektekbe. A változtatások eredményeit nyomon kell követni, a megvalósítás során sokszor további benchmarking
információkat kell gyűjteni, néha vissza kell térni a korábbi benchmarking fázisokhoz és a megvalósítás során szerzett információkat be kell építeni a döntéseinkbe. II.6. Lezárás fázis A benchmarking tevékenység eredményessége szempontjából fontos a lezárás, vagyis a benchmarking vizsgálat által kiváltott változások eredményeinek figyelemmel kísérése és a tapasztalatok beépítése a következő benchmarking vizsgálatokba III. A benchmarking kivitelezése Nagyon elterjedt és hatékony megközelítés, hogy alapítsunk egy hálózatot jelen esetben a klasztert, és azon keresztül dolgozzunk. A hálózat menedzselésekor fontosak a következő szempontok: A hálózatban szükség van kulcsemberekre, akik ismerik a problémát. Kutatók, laboránsok, orvosok és menedzserek. A hálózat tagjainak meg kell egyezniük a kulcselemekben, amelyek a minőséget befolyásolják és a mérési módszerekben. Alapvetően a biotechnológiai klaszter tagjai számára két fontos output létezik, amelyet mérni kell és lehet: szabadalmak száma, árbevétel mértéke, új termékek, szolgáltatások száma. Konszenzusra kell jutnunk, hogy mindenki tanulhat a másiktól a hálózat segítségével. Minden résztvevőnek közre kell működnie az információ megosztásában, úgy mint a gyakorlatban. A PBKIK által működtetett Benchmarking Klub a tagok adatainak gyűjtésére, feldolgozására és egy rugalmasan bővíthető adatbázisból történő jelentés készítésre, valamint, a klubtagok közötti "Legjobb gyakorlatok" megismerését szolgáló benchmarking tevékenységek és látogatások koordinálására vállalkozik. A Benchmarking klub a részére rendelkezésre bocsátott cégadatokat szigorúan bizalmasan kezeli, azt senki számára ki nem szolgáltatja. A Klub által szolgáltatott adatok a kölcsönösség elvén alapulnak, a tagok csak azon területek képzett átlag, valamint alsó és felső kvartilis adatait kapják meg, amely területen ők is szolgáltattak adatokat. Az egyedi vállalati adatok semmilyen formában nem kerülnek publikálásra. Ezek csak abban az esetben hozhatók nyilvánosságra, ha ehhez a klubtag
meghatalmazott vezetője előzetes írásos beleegyezését adta. A Benchmarking Klubüzemeltető, minden egyes mutatószám területen felkéri a legjobb értékkel rendelkező tagot, hogy feltüntethesse, mint legjobb gyakorlattal rendelkező vállalatot, ezek az információk csak akkor kerülhetnek nyilvánosságra, ha ehhez a klubtag előzetesen (minden mutatóra külön) írásbeli engedélyt adott.