II. fázis I. kötet Alsómocsoládi Körjegyzői Hivatal Összefoglaló javaslatok című pályázatban ÁROP- 1.A.2/A-2008-0138 vállalt feltételek szerinti szervezet-fejlesztési és képzési szolgáltatás biztosítása az Alsómocsoládi Körjegyzői Hivatal vonatkozásában Pécs, 2010
A dokumentum rendszer célja és tartalmi elemei Jelenen dokumentum rendszer a polgármesteri hivatalok fejlesztése című pályázatban ÁROP-1.A.2/A-2008-0138 vállalt feltételek szerinti szervezet-fejlesztési és képzési szolgáltatás biztosítása az Alsómocsoládi Körjegyzői Hivatal számára megnevezésű projektben készült. A dokumentumok az alábbiak szerint készültek el: I. kötet Szervezeti és működési Diagnózis jelentés I. Fázis II. kötet III. kötet Szervezeti és működési Diagnózis Jelentés Szociometriai vizsgálat alapján Szervezeti és Működési Diagnózis jelentés Prezentáció I. kötet Összefoglaló javaslatok II. kötet Javaslatok a belső szabályozások módosítására II. Fázis III. kötet IV. kötet Szervezeti és Működési Szabályzat - Ügyrend Munkaköri leírások Működtetett kommunikációs fórumok Javaslat Összefoglaló javaslat - prezentáció V. kötet Képzési oktatási program VI. kötet A Körjegyzőség Kommunikációs és változásmenedzsment Terve Alsómocsolád, 2010. szeptember 30. 2 Az RFH Csoport Tagja
Tartalomjegyzék 1. BEVEZETÉS... 5 2. JAVASLAT A STRATÉGIAI CÉLRENDSZERRE... 6 2.1 A MUNKA MENETE STRATÉGIAI TÉRKÉP FELÉPÍTÉSE ÉS KIDOLGOZÁSÁNAK MENETE... 6 2.2 STRATÉGIAI TÉRKÉP NÉZETEI ÉS CÉLJAI... 6 2.3 STRATÉGIAI CÉLTÉRKÉP... 8 2.3.1 Társadalmi hasznok nézőpont... 9 2.3.2 Ügyfélelvárások nézőpont... 9 2.3.3 Folyamatok nézőpont... 10 2.3.4 Tanulás, fejlődés... 10 2.4 INDIKÁTOROK... 11 3. JAVASLATOK A SZERVEZETI STRUKTÚRÁRA, MŰKÖDÉSI MODELLRE... 16 3.1 TAGOLÁSI ELVEK A SZERVEZETBEN... 16 3.2 KÖRJEGYZŐSÉG INTÉZMÉNY RENDSZERÉNEK FELSŐ SZINTŰ IRÁNYÍTÁSA... 18 3.3 FELADAT STRUKTÚRA... 20 3.4 SZERVEZETI / MUNKAKÖRI KONSTRUKCIÓ... 22 3.5 ALSÓMOCSOLÁDI KÖRJEGYZŐSÉGHEZ KAPCSOLÓDÓ SZERVEZETEK LEÍRÁSA... 24 3.5.1 Cognitív Mentor Közhasznú Nonprofit Kft.... 24 3.5.2 Településüzemeltetés... 25 3.5.3 Alsómocsoládi Községfejlesztő és Szolgáltató Közhasznú Nonprofit Kft. Turisztikai terület 27 3.5.4 Mocsolád-Civilház Szociális Szolgáltató, Oktatási- és Szabadidő-szervező Közhasznú Nonprofit Kft.... 29 3.5.5 Körjegyzőség... 31 4. JAVASLAT A PROJEKTIRÁNYÍTÁSI RENDSZER MŰKÖDTETÉSÉRE... 34 4.1 BEVEZETÉS... 34 4.2 ALAPFOGALMAK... 34 4.3 PROJEKTIRÁNYÍTÁSI RENDSZER SZERVEZETEI ÉS SZEREPEI... 36 4.3.1 Projekt Irányító Testület (PIT)... 37 4.3.2 Projekt Iroda... 38 4.3.3 Megbízó... 39 4.3.4 Pályázat felelős... 40 4.3.5 Projektfelelős... 41 4.3.6 Projektvezető... 42 4.3.7 Projekt Iroda munkakörei... 43 4.4 BESZÁMOLÁSI RENDSZER (ÉRTEKEZLETEK)... 48 4.4.1 Beszámolási rendszer céljai, funkciói... 48 4.4.2 Beszámolási rendszer elemei... 48 3 Az RFH Csoport Tagja
4.5 PROJEKTIRÁNYÍTÁS FOLYAMATAI ÉS ELJÁRÁSAI... 49 I.6.1. PÁLYÁZATFIGYELÉS... 51 I.6.2. PROJEKT DEFINÍCIÓS FOLYAMAT... 53 I.6.3. PÁLYÁZAT ELŐKÉSZÍTÉS... 55 I.6.4. PROJEKT ELŐKÉSZÍTÉS... 57 I.6.5. PROJEKT MEGVALÓSÍTÁS... 59 I.6.6. PROJEKTÉRTÉKELÉS... 61 I.6.7 UTÓKÖVETÉS... 62 I.6.8. KOCKÁZATKEZELÉS... 63 I.6.9. PROBLÉMAKEZELÉS... 64 I.6.10. VÁLTOZÁSKEZELÉS... 65 5. ÉRINTETT FOLYAMATOK FEJLESZTÉSE... 67 5.1 KIDOLGOZOTT KRITIKUS FOLYAMATOK... 68 6. MELLÉKLETEK... 89 6.1 FOLYAMAT STRUKTÚRA... 89 6.2 PROJEKTIRÁNYÍTÁSHOZ KAPCSOLÓDÓ NYOMTATVÁNYOK... 92 6.2.1 Időszaki projektjelentés sablon... 93 6.2.2 Projekt javaslat sablon... 95 4 Az RFH Csoport Tagja
1. Bevezetés A Körjegyzőség illetőleg a Körjegyzőséghez kapcsolódó szervezetek, szervezeti egységek felépítésére vonatkozó javaslatok kidolgozása során a tanácsadók kialakítottak egy induló javaslati rendszert, amit három alkalommal 7-8 fős munkacsoportban megvitattak, értelmeztek, szükség szerint módosítottak az érintett vezetőkkel. Tovább két alkalommal konzultációra került sor Alsómocsolád polgármestere és valamely további vezető bevonása mellett a szervezeti felépítésre vonatkozóan. Jelen javaslati anyag a szervezeti felépítésére, és a szervezet rendszer működési modelljére vonatkozik. A munkavégzés során további javaslatok készülnek a következő témakörökben: Stratégiai célok és a kapcsolódó indikátorok (stratégiai mutatószámrendszer) Szervezeti struktúra és működési modell Projektirányítás rendszere Érintett folyamatok fejlesztése. Külön anyagba kerültek a javasolt kommunikációs fórumok (értekezleti rend) 5 Az RFH Csoport Tagja
2. Javaslat a stratégiai célrendszerre 2.1 A munka menete stratégiai térkép felépítése és kidolgozásának menete A stratégiatérkép elkészítésével történt a szervezet stratégiai céljainak lefordítása az operatív működés nyelvére. A stratégiatérkép segítségével jól kommunikálhatóvá és egyszerűen értelmezhetővé válik a stratégia valamennyi munkatárs részére. A stratégiatérkép kialakítása a Körjegyzőség vezetőiből alakított vezetői teamm-mel közösen történt, számos workshopot követően alakult ki a végleges stratégiatérkép. A stratégiatérkép workshop-okon történő közös kidolgozása az alábbi célokat követte: MEGÉRTENI létre számukra, az érdekeltek igényeit és azt, ahogyan értéket hozunk FÓKUSZÁLNI a lényegi eredményekre és az odavezető stratégiára ÖSSZEHANGOLNI a jövőképet, stratégiát, költségvetést, folyamatokat és embereket, FELÉPÍTENI a személyes felelősséget és a változás iránti elkötelezettséget, LÉTREHOZNI egy kiegyensúlyozott stratégiai céltérképet, AZONOSÍTANI a kritikus teljesítménymutatókat és stratégiai programokat, MÉRNI és ÉRTÉKELNI a stratégiai és az operatív teljesítményt A stratégiatérkép véglegesítését követően történt az indikátorok kidolgozása. Az indikátorok segítségével lehetséges mérni az egyes célok teljesülését, az elmozdulások irányának azonosulását. Az indikátorok kidolgozása egy vezetői workshopot és négy vezetői egyeztetést igényelt. 2.2 Stratégiai térkép nézetei és céljai A stratégiatérkép egy kétdimenziós vizualizációs eszköz, a stratégia megvalósításához szükséges stratégiai célkitűzések ok-okozati kapcsolati rajza. A négy nézőponthoz tartozó célkitűzéseken keresztül megfogalmazza a stratégia keretét, a megvalósítás értékláncát (stratégiai értéklánc). A testreszabott stratégiatérkép az alábbi négy nézőpontot tartalmazza: Társadalmi hasznok nézőpont A társadalmi elvárásokból kiindulva itt jelennek mindazon célok, melyek eléréséért a szervezet a jövőben tenni kíván. Ezen célok a stratégiai értékláncban többnyire eredményekhez kapcsolódnak. 6 Az RFH Csoport Tagja
Ügyfél nézőpont Az érdekelti csoporttól elkülönítetten jelennek meg a kulcs ügyfelek igényeinek kielégítéséhez kapcsolódó célok, melyek egyben az ügyfélértékteremtés módját is megadják. Folyamatok nézőpont A működéshez kapcsolódó folyamathatékonysági célokat tartalmazza a stratégiai kulcsfolyamatok mentén. Megmutatja, miben kell kiválónak lenni, miben kell fejlődni a felsőbb nézőpontokban foglalt célok elérése érdekében. Tanulás és fejlődés nézőpont Az immateriális javakhoz (humán, szervezeti és információs tőke) kapcsolódó célokat tartalmazza, megmutatja, hogy melyek a teljesítmény kulcs vezérlői, melyekben fejlődni szükséges a szervezetnek, hogy a folyamatok nézőpontban definiált célokat realizálni lehessen. 7 Az RFH Csoport Tagja
2.3 Stratégiai céltérkép Települések élhetőségének javítása Környezettudatosság Társadalmi haszon Helyi adottságokra, igényekre és lehetőségekre épülő foglalkoztatás Élményszerű élet Felelős, nyitott, aktív közösségek Társadalmi kiszámíthatóság Térségi identitás erősítése Partnerség előnyeinek, értékeinek megtapasztalása Ügyfél elvárások VIP gazdasági szereplő kezelés Szektorok közötti együttműködés erősítése Koncepció alapú fejlesztések és együttműködések Együttműködésen alapuló civil élet Működési információk biztosítása Minőségi, ügyfélorientált, proaktív szolgáltatást nyújtó közigazgatás Folyamatok Projektek összehangolása Stratégia-központú tervezés Változó körülményekre való reagálás Hatékony körjegyzőség Tervezett ülésrenddel működő képviselő testületek Nyilvánosság bevonására hangsúlyt helyező képviselő testületi működés Szektorok közötti konszenzuson alapuló fejlesztési tervezés és döntéshozatal Folyamatalapú optimalizált hivatali működés Ügyfél/állampolgárcentrikus működésfejlesztés Tanulás, fejlődés Működéshez és irányításhoz szükséges adatok biztosítása Eljárások informatikai támogatottságának erősítése Közös tudásbázis megteremtése Szervezeti kultúra alapértékeinek közös megfogalmazása Szabályozottság minőségének javítása Belső kommunikáció fejlesztése Külső kommunikáció fejlesztése Önálló munkavégzésre képes munkaerő Korszerű tudással rendelkező, ügyfélközpontú munkaerő biztosítása Proaktív, problémamegoldó szemlélet erősítése Több szektorhoz értő, szakmailag felkészült munkatársak 8 Az RFH Csoport Tagja
2.3.1 Társadalmi hasznok nézőpont A végső cél: Települések élhetőségének javítása környezettudatosság. A körjegyzőséghez tartozó településeken élők számára az élet valamennyi területén jobb kondíciókat elérni, ahhoz, hogy jobb minőségű életet tudjanak élni. Ez kiterjed a mikrotérség foglalkoztatottságának, jövedelemtermelő képességének javítására, az épített és természeti környezet értékeinek megóvására, a közösségek közötti partnerség erősítésére, az aktivitásuk fokozásáara. Cél Helyi adottságokra, igényekre és lehetőségekre épülő foglalkoztatás Élményszerű élet Társadalmi kiszámíthatóság Térségi identitás erősítése Felelős, nyitott, aktív közösségek Partnerség előnyeinek, értékeinek megtapasztalása Leírás Olyan munkahelyek, munkalehetőségek teremtése, amelyek a helyi igényekre, a helyi adottságokra támaszkodva adnak választ A jó (itt) élni és jól élni elv megteremtése A körjegyzőség összes polgára számára biztonságot nyújtó és elérhető szociális és jóléti rendszer megteremtése Körjegyzőségi (mikrotérségi) értékek, célok kialakítása, identitás megteremtése a helyi/települési szint mentén létező helyett. A település, a körjegyzőség életében felelősséget vállaló és életébe aktívan bekapcsolódó közösség megteremtése Partnerség, partnerségben megvalósulót fejlesztések támogatása 2.3.2 Ügyfélelvárások nézőpont Cél Szektorok közötti együttműködés erősítése Együttműködésen alapuló civil élet Minőségi, ügyfélorientált, proaktív szolgáltatást nyújtó közigazgatás VIP gazdasági szereplő kezelés Leírás Közös, különböző szektorok bevonásával megvalósuló projektek, fejlesztések elősegítése, erősítése Az erős hagyományokon alapuló civil szervezetek együttműködésének erősítése Az ügyfélértékeket magasan, proaktívan előtérbe helyező közigazgatás megteremtése A térségben található nagyvállalatok, kiemelt gazdasági szereplők megkülönböztetett figyelemmel történő kezelése 9 Az RFH Csoport Tagja
Koncepció alapú fejlesztések és együttműködések Működési információk biztosítása Olyan fejlesztések és együttműködések előkészítése és megvalósítása, amelyekre vonatkozóan a meglévő illetve készülő fejlesztési koncepciók az irányadók A hatékony működéshez szükséges információk elérésének és áramoltatásának biztosítása 2.3.3 Folyamatok nézőpont Cél Stratégia-központú tervezés Tervezett ülésrenddel működő képviselő testületek Nyilvánosság bevonására hangsúlyt helyező képviselő testületi működés Szektorok közötti konszenzuson alapuló fejlesztési tervezés és döntéshozatal Ügyfél/állampolgár-centrikus működés-fejlesztés Folyamatalapú optimalizált hivatali működés Projektek összehangolása Változó körülményekre való reagálás Leírás Olyan fejlesztési tervek és koncepciók készítése és elfogadása, amelyek illeszkednek a stratégiához Meghatározott ülés és értekezleti rend alapján ülésező képviselőtestületi működés A civilek és a lakosság képviselő testületi működésbe való bevonásának biztosítása, támogatása A civil és a magánszektor közreműködésével megvalósuló körjegyzőséget érintő fejlesztési tervezés és döntéshozatal megteremtése Ügyfél/állampolgár központú rendszerek, működésmodellek kidolgozása és bevezetése a Körjegyzőség hivatalaiban Felelősökkel, átadási pontokkal definiált, A stratégiában megfogalmazott célok és a hatékony erőforrás-felhasználás érdekében egymással összehangolt projektek tervezése és megvalósítása A stratégiai célokhoz menet közben megjelenő és illeszkedő lehetőségek, projektek és eszközök felhasználása 2.3.4 Tanulás, fejlődés Cél Működéshez és irányításhoz szükséges adatok biztosítása Leírás Olyan informatikai rendszerek és adatbázisok létrehozása és alkalmazása, amelyek a vezetői igényeket teljes körűen kiszolgáló adatok 10 Az RFH Csoport Tagja
szolgáltatására képesek Alsómocsoládi Körjegyzői Hivatal Szabályozottság minőségének javítása Korszerű tudással rendelkező, ügyfélközpontú munkaerő biztosítása Eljárások informatikai támogatottságának erősítése Belső kommunikáció fejlesztése Proaktív, problémamegoldó szemlélet erősítése Több szektorhoz értő, szakmailag felkészült munkatársak Külső kommunikáció fejlesztése Közös tudásbázis megteremtése Szervezeti kultúra alapértékeinek közös megfogalmazása Önálló munkavégzésre képes munkaerő Teljes körű szabályozás kialakítása, valamint a szabályok betartási fokának növelése Az ügyfélszolgálatokon szakirányú végzettséggel és képzettséggel, valamint kompetenciákkal rendelkező munkatársak alkalmazása Olyan informatikai rendszerek kialakítása vagy adaptálása, amelyek támogatják az a meglévő eljárásokat, növelve ezzel azok hatékonyságát A Körjegyzőség valamennyi munkatársát elérő belső kommunikációs rend/rendszer kialakítása, a Körjegyzőség stratégiai céljait, napi működését illetően tájékozott munkatársi kör megteremtése Az ügyfelek elégedettségének növelése érdekében az ügyintézők problémamegoldó-képességének és proaktív szemléletének megteremtése képzésekkel Az egyes szektorok működését jól ismerő, tapasztalatokkal rendelkező professzionális munkatársak alkalmazása A Körjegyzőség ismertségét megalapozó és támogató PR és kommunikációs akciók szervezése, ezen területek megerősítése Egyrészt a belső kommunikációs rend betartásával, másrészt pedig a szervezetben meglévő tudásanyagok egy informatikai adatbázisban való összegyűjtésével és a munkatársak számára biztosított eléréssel A meglévő szervezeti kultúra újragondolása a Körjegyzőség érintett munkatársainak bevonásával, és közös megegyezésen alapuló megfogalmazása A meglévő munkaerő önálló munkavégzési képességét támogató képzések lebonyolítása, a munkakörök, feladatok és felelősségi körök ez alapján történő meghatározása 2.4 Indikátorok Stratégiai cél Indikátor megnevezése Indikátor meghatározása Társadalmi hasznokhoz kapcsolódó célok és indikátorok Helyi adottságokra, Létrehozott új munkahelyek száma Közfoglalkoztatáson és 11 Az RFH Csoport Tagja
igényekre és lehetőségekre épülő foglalkoztatás a településeken Alsómocsoládi Körjegyzői Hivatal projekttámogatásban megvalósuló foglalkoztatáson kívül teremtett új munkahelyek száma a településeken (db) Élményszerű élet Rendezvények száma Rendezvényeken való részvétel Településenként a megtartott rendezvények száma (db) Rendezvényeken részt vettek száma (fő) Társadalmi kiszámíthatóság Térségi identitás erősítése Felelős, nyitott, aktív közösségek Partnerség előnyeinek, értékeinek megtapasztalása Szabályozott támogatási rendszerek száma Szabályozott támogatási rendszerekre fordított összeg Közös rendezvények és projektek száma (db) Önkéntes munka (mennyisége) Önkéntes munkát vállalók Több településes rendezvények és projektek száma Természetes személyek, civil és egyéb szervezetek szabályozott keretek között történő támogatására kialakított rendszerek száma (db) Szabályozott támogatási rendszerekre fordított összeg (Ft) Mind az öt település részvételével megvalósult rendezvények, és futó projektek száma (db) Önkéntes munkával töltött órák száma (óra) Önkéntes munkát vállalók száma (fő) Legalább két település részvételével megvalósult rendezvények és futó projektek száma (db) Stratégiai cél Indikátor megnevezése Indikátor meghatározása Ügyfél elváráshoz kapcsolódó célok és indikátorok Szektorok közötti együttműködés erősítése Együttműködésen alapuló civil élet Minőségi, ügyfélorientált, proaktív szolgáltatást nyújtó közigazgatás Szektorok közötti közös akciók száma Civil szervezetek közötti együttműködések száma Ügyfél-elégedettségi kérdőív Teleházas és falugondnoki szolgáltatások száma Együttműködések száma, amelyben legalább két szektor közreműködik (db) Együttműködések száma, amelyben legalább két civil szervezet vesz részt (db) Ügyfél-elégedettségi kérdőív eredménye (%) Teleházas és falugondnoki szolgáltatások száma (db) VIP gazdasági szereplő VIP-en keresztül VIP-en (legnagyobb 12 Az RFH Csoport Tagja
kezelés megvalósuló akciók száma adózókon) keresztül megvalósuló akciók száma (db) Koncepció alapú fejlesztések és együttműködések Működési információk biztosítása Stratégiai célokat támogató projektek száma Szervezeti egységek száma, amelyeknek Körjegyzőség rendszeresen biztosít működési információt Azoknak a futó projekteknek a száma, amelyek a stratégiai céltérkép elemeit közvetlenül támogatják (db) Testületek, intézmények, szervezetek, szervezeti egységek száma, amelyeknek Körjegyzőség rendszeresen biztosít működési információt Stratégiai cél Indikátor megnevezése Indikátor meghatározása Folyamatok nézőponthoz kapcsolódó célok és indikátorok Stratégia-központú tervezés Tervezett ülésrenddel működő képviselő testületek Nyilvánosság bevonására hangsúlyt helyező képviselő testületi működés Szektorok közötti konszenzuson alapuló fejlesztési tervezés és döntéshozatal Stratégiához illeszkedő projektek aránya Tervezett ülésrenddel működő képviselő testületi ülések aránya Közmeghallgatáson résztvevők száma Lakosság élet viszonyait érintő kérdésekben történt egyeztetések aránya Szektorok közötti együttműködések száma (projekt, rendezvény, közös fellépés) Szektorközi egyeztetések száma Stratégiához illeszkedő projektek száma/összes projekt (%) Tervezett ülésrenddel működő képviselő testületi ülések száma/összes testületi száma (%) Közmeghallgatáson résztvevők száma (fő) Lakossági egyeztetések száma / Lakosság v. lakossági csoport élet viszonyait érintő képviselőtestületi döntések száma (%) Azoknak a projekteknek, rendezvényeknek, közös fellépéseknek az együttes száma, amelyekben több szektor képviselői vettek részt (db) Szektorközi egyeztetések száma (db) Ügyfél/állampolgárcentrikus működésfejlesztés Állampolgárok számára nyújtott támogatások száma Ügyfélvárakozási idő Állampolgárok számára nyújtott támogatások típusainak száma (db) Ügyfélvárakozási idő 13 Az RFH Csoport Tagja
Folyamatalapú optimalizált hivatali működés Projektek összehangolása Változó körülményekre való reagálás nagysága Folyamat szabályozás alapján működő folyamatok aránya Más projektekhez kapcsolódó projektek száma A kiírás alapján eldöntött, beadott pályázatok száma átlagos nagysága (perc) Belső folyamatszabályozás alapján működő folyamatok száma / Összes szabályozott folyamat száma (%) Azon projektek száma, ahol van kapcsolódás más projektekhez a projekt definíciós lapon (db) A kiírás alapján eldöntött, beadott pályázatok száma (db) Stratégiai cél Indikátor megnevezése Indikátor meghatározása Tanulás, fejlődés nézőponthoz kapcsolódó célok és indikátorok Működéshez és irányításhoz szükséges adatok biztosítása Szabályozottság minőségének javítás Korszerű tudással rendelkező, ügyfélközpontú munkaerő biztosítása Eljárások informatikai támogatottságának erősítése Belső kommunikáció fejlesztése Képviselőtestületi ülések előkészítettsége Felülvizsgált szabályozások száma Képzési tervbe bevont személyek száma Képzésről visszajött személyek beszámolóinak száma Segéd programok, algoritmusok száma (db) Belső kommunikációt támogató rendszeresen megtartott értekezlet típusok száma Csoportos e-mailek száma Belső üzenőfal látogatottsága Összes képviselőtestületi ülés esetében előkészítő anyagok száma / napirendi pontok száma (%) Évenként a felülvizsgált belső szabályozások száma (db) Képzési tervbe bevont személyek száma (fő) Képzésről visszajött személyek beszámolóinak száma (db) Munkafolyamatokat támogató segéd programok, algoritmusok száma (db) Belső kommunikációt támogató rendszeresen megtartott értekezlet típusok száma (db) Csoportos e-mailek száma (db) Belső üzenőfal látogatottsága (db) Proaktív, problémamegoldó szemlélet erősítése Tréningek száma Tréningek száma (db) Több szektorhoz értő, szakmailag felkészült Több irányú képzettséggel Gazdasági, társadalomtudományi, műszaki, 14 Az RFH Csoport Tagja
munkatársak rendelkező munkatársak aránya közigazgatási, jogi irányultságú végzettségekből legalább kettővel rendelkező munkatársak aránya (%) Külső kommunikáció fejlesztése Közös tudásbázis megteremtése Szervezeti kultúra alapértékeinek közös megfogalmazása Önálló munkavégzésre képes munkaerő Honlapra feltöltött anyagok terjedelme Honlap látogatottsága Külső szervezetekkel, és ügyfél csoportokkal történt kommunikáció Külső média megjelenések száma Belső szakmai előadások száma Belső információs portálra feltöltött szakmai anyagok száma Tréningen részt vevők aránya Önálló munkavégzésre képes munkatársak aránya Honlapra feltöltött anyagok terjedelme (GB) Honlap látogatottsága (db) Külső szervezetekkel, és ügyfél csoportokkal megtartott összejövetelek, rendezvények száma (db) Külső média megjelenések száma (db) Belső szakmai előadások száma (db) Belső információs portálra feltöltött szakmai anyagok száma (db) Tréningen részt vevők aránya a munkatársakon belül (%) Vezetői értékelés alapján, önálló munkavégzésre képes munkatársak száma / összes munkatárs (%) 15 Az RFH Csoport Tagja
3. Javaslatok a szervezeti struktúrára, működési modellre A működési modell kimunkálása során nem modell alternatívák kialakítására került sor, hanem a munka elején definiáltunk lehetséges fejlesztési irányokat. Az első vezetői workshopon kiválasztásra került a modell alapkoncepciója, majd három vezetői workshopon, illetőleg egyes vezetőkkel folytatott személyes konzultációkon folyamatosan fejlődött a működési modell. Az alábbiakban a modell kidolgozási folyamat végterméke található. 3.1 Tagolási elvek a szervezetben Egy szervezet kialakítása során számos tagolási elv közül lehet választani, amelyek meghatározhatják az együttesen kezelendő, és az elkülönülő szervezeti részeket, a létrehozandó szervezet munkamegosztását (Lineáris, funkcionális, divizionális, mátrix, stb.) A vizsgált szervet alapvetően államigazgatási és önkormányzati igazgatási feladatok ellátására jött létre, így leginkább a funkcionális tagolási elv látszik elfogadhatónak. (Az alaptevékenység megosztása területi elven, vagy valamilyen szolgáltatás típusok szerint kevéssé tűnik reálisnak a tevékenységek kicsi mérete miatt, tehát a divizionális szervezetnek, mint analógiának a használata nem valószínű). Egyes területeken még elvben az idő orientáció (múlt, jelen jövő) is lehetséges elv. Ahol a jő orientált rész a különböző időhorizontú tervezéssel foglalkozik, valamint a fejlesztésekkel, a jelen az operatív ügyekkel, míg a múlt az elszámolás, és visszatekintő elemzés kérdéseivel. Ez a megoldás sem látszik reális alternatívának, mert a fejlesztési feladatok elkülönítésén túl nem ad igazán eligazodást a jelen feladatainak további megosztására, egyetlen nagy összefoglaló kategóriába kerül az összes operatív ügy, ami nem segíti a strukturálást. Reálisan a funkcionális tagolás: mentén lehet a szervezet feladatait megosztani, ahol első szinten három szervezeti blokk jön létre: Alaptevékenység Irányítási tevékenység Támogató tevékenység. A szervezetet úgy próbáljuk meg kialakítani, hogy viszonylag következetesen ezeket a tagolásokat végig tudjuk vinni. Persze kell kompromisszumokat kötni leginkább ott, ahol a tevékenység nagysága, mennyisége ezt megköveteli, vagy, ahol a személyi feltételek ezt kikényszerítik. Alaptevékenység Ezek leginkább két félék: 16 Az RFH Csoport Tagja
Államigazgatási, önkormányzati igazgatási feladatok a Körjegyzőség öt településére, Működtetési és ágazatirányítási feladatok: o Civil szervezetek támogatása és egyes közművelődési feladatok ellátása (Alsómocsoládra) o Turisztikai kapacitások értékesítése (a fejlesztések nyomán kiépítésre került kb. 150 millió forint értékű turisztikai jellegű ingatlan kapacitás, aminek vendégekkel való feltöltése, és az ehhez kapcsolódó kommunikációs feladatok ellátása tartozik ide.) A kommunikációs feladatoknak egy másik forrása a Körjegyzőség egészére és Alsómocsoládhoz kötődő kommunikációs feladatok ellátása. Ezek a mennyiségük miatt kerülnek ide, mert bár irányítási feladatoknak lehet őket tekinteni, de nem jön létre, más kommunikációval foglalkozó szervezeti egység. Irányítási feladatok Ide azokat szokás telepíteni, ami a szervezet egészére gyakorolt vezetési funkciók ellátásával függenek össze. (Tervezés, szervezés, operatív irányítás, ellenőrzés, kommunikáció, képviselet, koordináció, vagy egy másik lehetséges felosztás POSTCORB Planning, Organisiting, staffing, controlling, budgeting) 17 Az RFH Csoport Tagja
A vezetési funkciók jellegzetessége, hogy nincs minden esetben ezekre a funkciókra nevesített, a funkciót segítő szervezeti egység, vagy szerep, hanem sokszor csak, mint vezetői feladat jelentkezik, különösen így van ez kisebb szervezetekben, amikor ez nem jelent nagyon sok feladatot. Jelen helyzetben, ami szervezeti támogatást igényelhet az a stratégia kialakítás, illetőleg a megvalósulásának nyomon követése, valamint a projektirányítás. Könnyű belátni, hogy szoros kapcsolat van a stratégia és a belőlük levezethető projektek között. Itt első sorban nem is a szorosan vett projektirányítás, hanem a pályázatok kezelése a hangsúlyos, mert a helyi fejlesztéseknek az alapja a pályázati finanszírozás. Belső szolgáltatások, támogató funkciók Mindazok a feltétel biztosító feladatok beletartoznak, amelyek szükségesek, hogy a tárgyi és szervezeti infrastruktúra működjön. Ezeknek közös jellegzetessége, hogy akár belül, akár a szervezeten kívül is lehet végezni különösebb gond nélkül. 3.2 Körjegyzőség intézmény rendszerének felső szintű irányítása A Körjegyzőséget az öt település önkormányzata hozta létre, az önkormányzatok a fenntartói. A Körjegyzőség - hatályos ügyrendje szerint - a Felügyeleti szerve Alsómocsolád Község Önkormányzata Képviselőtestülete. A jelenlegi működésben nincs olyan intézményesített fórum, ahol rendszeresen találkozna az öt település polgármestere és az együttműködésüket, közös feladatvégzést értékelni tudná, illetőleg összehangolná tevékenységüket. Ezért javasoljuk, hogy az önkormányzatok képviselőtestületei hozzák létre Polgármesteri Tanácsot. A Polgármesteri Tanács egy konzultatív testület, amelynek feladata a települések fejlesztési elképzeléseinek, az operatív ügyeinek, közös képviseleti és kommunikációs feladatainak összehangolása. Tagjai a települések polgármesterei, valamint a Körjegyző. (Tanácskozási jogkörrel meghívhat az említetteken kívül más a tárgyalandó témakörök szempontjából érintett vezetőt.) 18 Az RFH Csoport Tagja
Jellemzője, hogy kéthavonta rendszeresen, előre tervezhető módon ülésezik, a megtárgyalandó témakörökről munkaterv készül, a testületi ülésről jegyzőkönyv készül, ami rögzíti az elhatározott feladatokat, határidőket, felelősöket, a kialakított álláspontokat. 19 Az RFH Csoport Tagja
3.3 Feladat struktúra A tagolási elvek figyelembevételével az alábbi feladat struktúra kialakítását javasoljuk. Az irányítási feladatok egy részének nevesített támogatását szolgálja a Cognitív Mentor Közhasznú Nonprofit Kft., amely szervezet Projekt Irodaként funkcionál. Alap feladatukat képezi a stratégiatervezés, illetőleg annak időszaki felülvizsgálatának támogatása. A stratégiai irányok kijelölését követően itt jelent feladatot a pályázati lehetőségek nyomon követése, a pályázati források szervezése, pályázati anyagok elkészítése, a nyertes pályázatok esetében, a felsőszintű projektirányítási feladatok ellátása, a projektekhez, pályázatokhoz kapcsolódó adminisztrációs feladatok ellátása, az elszámolási feladatok menedzselése. A projektek lezárását követően a társaság feladata a projektek utókövetése, a hasznosulásuk elemzése. Az alaptevékenységként értelmezett feladathalmaz javaslatunkban - három szervezeti blokkban jelenik meg: 1. Körjegyzőség: Ahol az államigazgatási, önkormányzati igazgatási feladatok ellátására kerül sor az öt településre vonatkozóan. Ez magába foglalja a 20 Az RFH Csoport Tagja
települési és körjegyzőségi költségvetések és beszámolók elkészítését, az igazgatási feladatok ellátását, adóügyek kezelését, jogi feladatok ellátását, a Körjegyzőség pénzügyi és számviteli feladatainak ellátását, valamint a Körjegyzőség HR feladatait is. 2. Mocsoládi Civilház Nonprofit Kft. A társaság feladata települési kulturális szolgáltatások, közművelődési feladatok ellátása, Teleházhoz kapcsolódó szolgáltatások működtetése. A feladatok másik csoportja a civil szervezetekhez kapcsolódik. Jelenleg több, mint tíz civil szervezet működik különböző intenzitással a településen. Ezeknek a szervezeteknek működési és infrastrukturális támogatást nyújt a társaság, illetőleg egyfajta koordinációval segíti működésüket. Külön nevesítendő feladat a közművelődési feladatokból, illetőleg a civil támogatásból adódó települési rendezvények szervezése. 3. Alsómocsoládi Községfejlesztő és Szolgáltató Nonprofit Kft. Két meghatározó feladatcsoportot lát el. Egyrészt végzi a településen kiépült turisztikai kapacitások (Erdei Iskola, Apartmanház, Konferencia Központ) kiajánlását, értékesítését. Másrészt települési és körjegyzőségi PR és kommunikációs feladatokat lát el, szerkeszti a honlapot, és a Közös Út közéleti hírlevelet, település szintű rendezvényeket szervez. Belső szolgáltatások, támogató feladatokat lát el a Települési üzemeltetés. Önkormányzati szervezetként Alsómocsolád területén, általános ellátási és feltételbiztosítási feladatokat végez. Ellátja a következő tevékenységeket: Beszerzés, eszközellátás Rendezvényekhez helyszín előkészítés, berendeztetés, eredeti állapot visszaállítása Beruházás Logisztika Informatika Ingatlanüzemeltetés (karbantartás, mosatás, takarítás) Településüzemeltetés Településvédelem, katasztrófa védelem Étkezési szolgáltatások. 21 Az RFH Csoport Tagja
3.4 Szervezeti / munkaköri konstrukció A kialakított feladat struktúra ellátásához a következő szervezeti/ munkaköri konstrukciót javasoljuk. A szervezeti egységek működési elveinek részletesebb megjelenítése a mellékletben található. Cognitív Mentor Közhasznú Nonprofit Kft. TÁMOP 5.1.1-09/4 Helyi közösségépítő programok Projektmenedzsment Nonprofit Kft. című projekt pályázat alapján létrejött szervezet, ami a pályázat 2 éves időtartama alatt projektszervezetként működik. A projekt lezárultát követően önkormányzati alapítású és fenntartású Nonprofit Kft-ként folytatja tevékenységét. A szervezeti egység a Projekt Irodavezető ügyvezetőn túl egy fő projekt asszisztenst és egy fő projekt koordinátort foglalkoztat, valamint egy félállású projekt pénzügyi előadót. Alsómocsoládi Községfejlesztő és Szolgáltató Közhasznú Nonprofit Kft. A korábbi, turisztikai jellegű kapacitások létrehozásához elnyert pályázatban vállalt kötelezettség a turisztikai kapacitások üzemeltetése, illetőleg turisztikai tevékenység fenntartása a nevezett társaságban. Ennek megfelelően látja el ezeket a feladatait. További feladata a települési és körjegyzőségi kommunikációs feladatok támogatása is. Az ügyvezető alárendeltségébe tartozik a három munkatárs (Turisztikai asszisztens, Kommunikációs asszisztens, Erdei Iskola gondnoka) 22 Az RFH Csoport Tagja
Mocsolád-Civilház Szociális Szolgáltató, Oktatási- és Szabadidő-szervező Közhasznú Nonprofit Kft. Közművelődési feladatok ellátásához, valamint a civil szervezetek támogatását jelenleg az ügyvezető végzi, az év végéig felvételre kerül két további munkatárs. Körjegyzőség. A Körjegyzőség fenntartója az település önkormányzatai. A Körjegyzőség felett a felügyeletet Alsómocsolád község Önkormányzata Képviselőtestülete polgármesterén keresztül gyakorolja. A Körjegyzőség élén a Körjegyző áll, akinek közvetlen alárendeltségébe tartoznak az igazgatási előadók, a szociális előadó, valamint a Pénzügyi vezető. A Pénzügyi vezető beosztottai a könyvelők és a pénztáros. Településüzemeltetés. Alsómocsolád község Önkormányzatának szervezete. A szervezet élén a Településüzemeltetési vezető áll, akinek első számú felettese Alsómocsolád Önkormányzat polgármestere. A Településüzemeltetési vezető irányítása alá tartozik négy vezető Logisztikai vezető, Falugazda, Sorsfordító Sorsformáló projekt felelőse, Szolgáltatásvezető, akik a rendelkezésükre álló HR erőforrás operatív irányítását végzik. A Településüzemeltetési vezető közvetlen irányítása alá tartoznak még beosztott munkakörök is, felsorolásuk a 3.2. fejezettben található. 23 Az RFH Csoport Tagja
3.5 Alsómocsoládi körjegyzőséghez kapcsolódó szervezetek leírása 3.5.1 Cognitív Mentor Közhasznú Nonprofit Kft. Fő célja: Alsómocsolád és kapcsolódó települések jövőképének menedzselése (kialakítás, megvalósítás) Fejlesztési központ létrehozása és megerősítése Szervezeti forma: 100%-ban Alsómocsolád önkormányzati tulajdonú nonprofit-közhasznú kft Vezetője: Raffai Renáta ügyvezető Feladatok: Fejlesztési stratégia kialakítása és kézben tartása Stratégiát megvalósító projektek o Generálása o Összefogása o Megvalósítása o Irányítása o Értékelése Stratégiát megvalósító pályázati források biztosítása, menedzselése Pályázatok, projektek utókövetése Függelmi viszony: Felügyeletet gyakorol felette Alsómocsolád község polgármestere Beszámolási kötelezettséggel tartozik az őt létrehozó önkormányzat testület felé Felépítése: Ügyvezető 24 Az RFH Csoport Tagja
o Projekt asszisztens o Projekt koordinátor o Projektek pénzügyi elszámoló Erőforrásai: Raffai Renáta + 2 fő Veréb Zoltánné (részmunkaidőben) Működés: Feladatorientált, projektszerű működés o Kevés szabály, fókuszban: Projektek indítása Szerződéskötés Projektek pénzügyi elszámolása Külső szakértelem bevonása Alsómocsolád és kapcsolódó települések és intézményeiknek projektjellegű szolgáltatást, fejlesztési-innovációs tevékenységet biztosít Külső szervezetekkel, szövetségekkel való kooperálás, együttműködés Induló projektek kerülnek ide, és az alsómocsoládi meglévő stratégiai projektek Bevétel-kiadás: Bevételek: o Projektmenedzsment díjak o Szakértői szolgáltatások díjai Kiadások: o Stratégia támogatásának költségei o Projektirányítás ráfordításai o Saját működési költségek 3.5.2 Településüzemeltetés Fő célja: Alsómocsoládi általános ellátási és feltétel-biztosítási feladatainak ellátása Saját maga vagy alvállalkozón keresztül történő megvalósítás 25 Az RFH Csoport Tagja
Szervezeti forma: Önkormányzati szervezet (szakfeladat) Vezetője: Településüzemeltetési vezető Feladatok: Beszerzés, eszközellátás Rendezvényekhez helyszín előkészítés, berendeztetés, eredeti állapot visszaállítása Beruházás Logisztika Informatika Ingatlanüzemeltetés (karbantartás, mosatás, takarítás) Településüzemeltetés Étkezési szolgáltatások Településvédelem, katasztrófa védelem Függelmi viszony: Közvetlen első számú felettese Alsómocsolád község polgármestere Beszámolási kötelezettséggel tartozik az önkormányzat testülete felé Felépítése/ Erőforrásai: Településüzemeltetés vezető o Településőr Szigeti János o Mezőőr Kása Lajos o Informatikus - Kmettyné Győri Szilvia o Falugondnok - Taller József Logisztikai vezető - Mühlbert Erik o Karbantartó/logisztika - Taller József Falugazda Ginzer János o Szoc. Szöv. foglalkoztatottjai o Közcélú/közhasznú foglalkoztatottak Sorsfordító, Sorsformáló projekt vezetője Hász István 26 Az RFH Csoport Tagja
o Sorsfordító, Sorsformáló foglalkoztatottjai Szolgáltatás vezető Mühlbert Józsefné o Konyhai alkalmazottak o Mosoda o Takarítók Működés: Szolgáltatás-orientált Terv- és belső megrendelés alapú működés Folyamat- és sztenderd szabályalapúság Szolgáltatás-igénybevétel elszámolás rögzítése Felelős egészségház és szolgáltatóház állapotáért Bevétel-kiadás: Bevételek: o Szakfeladat finanszírozása o Pályázati bevételek Kiadások: o Személyi jellegű kifizetések o Saját működési költségek o Szakértői szolgáltatások díjai o Karbantartási díjak o Anyagköltség o Stb. 3.5.3 Alsómocsoládi Községfejlesztő és Szolgáltató Közhasznú Nonprofit Kft. Turisztikai terület Fő célja: Település kiemelt jelentőségű árbevételes turisztikai szolgáltatásának értékesítése, működtetése Települési és körjegyzőségi szintű PR, kommunikációs feladatok ellátása Szervezeti forma: 27 Az RFH Csoport Tagja
100%-ban Alsómocsolád önkormányzati tulajdonú nonprofit-közhasznú kft. Vezetője: Ügyvezető Feladatok: Turisztikai kapacitások értékesítése PR, Kommunikáció Honlap üzemeltetése Közös Út szerkesztése, kiadása Rendezvényszervezés (külső) (kapacitás lekötés, intézmény rendszeren kívülről jön, szolgáltatásokat vesz igénybe) Függelmi viszony: Felügyeletet gyakorol felette Alsómocsolád község polgármestere Beszámolási kötelezettséggel tartozik a kft. taggyűlésének Felépítése: Ügyvezető o Kommunikációs asszisztens o Turisztikai asszisztens o Erdei iskola gondnok Erőforrásai: Zsolnai Tünde Portás Szilvia Dicső Brigitta Működés: Szolgáltatás-orientált Terv- és belső megrendelés alapú működés 28 Az RFH Csoport Tagja
Folyamat- és sztenderd szabályalapúság Szolgáltatás-igénybevétel elszámolás rögzítése Felelős Erdei iskola, Konferencia központ és apartmanház állapotáért Bevétel-kiadás: Bevételek: o Turisztikai szolgáltatások díjai o Nyújtott szolgáltatások díjai Kiadások: o Saját működési költségek Szakértői szolgáltatások díjai Karbantartási díjak Anyagköltség Stb. o Igénybevett szolgáltatások díjai 3.5.4 Mocsolád-Civilház Szociális Szolgáltató, Oktatási- és Szabadidőszervező Közhasznú Nonprofit Kft. Fő célja: Települési kulturális szolgáltatások ellátása Civil szervezetek működési és infrastrukturális támogatása IKSZT feladatainak ellátása Szervezeti forma: 100%-ban Alsómocsolád önkormányzati tulajdonú közhasznú nonprofit kft. Vezetője: Balogh Anikó ügyvezető 29 Az RFH Csoport Tagja
Feladatok: Teleházhoz kapcsolódó szolgáltatások működtetése Közművelődési feladatok ellátása Civiltámogatás, koordináció Rendezvényszervezés (települési) Függelmi viszony: Felügyeletet gyakorol felette Alsómocsolád község polgármestere Beszámolási kötelezettséggel tartozik az őt létrehozó önkormányzat képviselőtestülete felé Felépítése: Ügyvezető Erőforrásai: Balogh Anikó júliustól 1 fő, januártól további 1 fő Működés: Szolgáltatás-orientált Terv- és belső megrendelés alapú működés Folyamat- és sztenderd szabályalapúság Nem költségvetés típusú szervezetek számára szabályozott keretek között pénzügyi-számviteli szolgáltatások nyújtása Szolgáltatás-igénybevétel elszámolás rögzítése Felelős Faluház állapotáért Bevétel-kiadás: Bevételek: o Pályázati források 30 Az RFH Csoport Tagja
o Szakértői szolgáltatások díjai o Feladat átvállalási szerződés alapján kapott díjazás Kiadások: o Személyi jellegű kifizetések o Saját működési költségek o Szakértői szolgáltatások díjai o Karbantartási díjak o Anyagköltség o Stb. Alsómocsoládi Körjegyzői Hivatal 3.5.5 Körjegyzőség Fő célja: Államigazgatási- és önkormányzati igazgatási feladatok ellátása és biztosítása a körjegyzőség települései számára Vezetője: Körjegyző Feladatok: Költségvetési tervezés és beszámolók Igazgatási feladatok Adóügyek Körjegyzőségi pénzügy Körjegyzőségi számvitel HR feladatok Függelmi viszony: Körjegyzőség felett a felügyeletet Alsómocsolád község Önkormányzata Képviselőtestülete polgármesterén keresztül gyakorolja 31 Az RFH Csoport Tagja
Beszámolási kötelezettséggel tartozik az őt létrehozó önkormányzat testülete felé Felépítése: Körjegyző o Igazgatási előadók Pénzügyi vezető o Könyvelők o Pénztáros Erőforrásai: Körjegyző Epstein Ferenc igazgatási ea. Ginzer Jánosné igazgatási ea. Bakó Bernadett igazgatási ea. Sitkei Zoltánné szociális előadó Veréb Zoltánné pü.-i vezető Magyarné Takács Judit Vajdáné Szabó Erika Mihályi Györgyné Működés: Szabályorientált Jogszabályalapú működés Folyamat- és sztenderd szabályalapúság Körjegyzőségre vonatkozó HR feladatok o Kiválasztás-felvétel o Képzés-oktatás o Teljesítménymenedzsment 32 Az RFH Csoport Tagja
Bevétel-kiadás: Bevételek: o Állami költségvetés által biztosított működési támogatás o Önkormányzatok intézmény fenntartási hozzájárulása Kiadások: o Személyi jellegű kifizetések o Saját működés költségei 33 Az RFH Csoport Tagja
4. Javaslat a projektirányítási rendszer működtetésére 4.1 Bevezetés A Támop 5.1.1-09/4 Helyi közösségépítő program részeként Alsómocsolád Körjegyzőség szervezetén belül létrehozásra került a Projekt Iroda, aminek alapvető célja a Sásdi kistérséghez, valamint az Alsómocsoládi mikrotérséghez tartozó települések fejlesztéseinek támogatása projektek generálásával, pályázati projektek előkészítésével, a projektek irányításának segítésével. A következő javaslati részben a Projekt Iroda sikeres működéséhez elengedhetetlenül szükséges fogalmi és szabály rendszert alakítottuk ki. Ezen belül definiáltuk a leglényegesebb alapfogalmakat, a Projekt Irodán belüli és azon kívüli projektirányítási szempontból-releváns szerepeket, szervezeteket, testületeket, valamint meghatározásra kerültek a projektirányítás folyamata, valamint a kapcsolódó eljárások. 4.2 Alapfogalmak Érintett települések A Projekt Iroda tevékenységét a Sásdi kistérség, valamint az Alsómocsoládi mikrotérség öt településén fejti ki. Projekt fogalma Az érintett települések, illetve azokon működő intézménye, vagy civil szervezetek olyan időszakos erőfeszítése, amellyel egyedi, jól körülhatárolt cél elérését teljesíti, meghatározott határidő és költség/erőforrás keretén belül, részben, vagy egészében pályázati forrásokból történő finanszírozás mellett. Projekt kategóriák: A projektek tipizálása két féle szempont szerint történik: 1. A Megbízó szervezet típusa és a Megbízók száma alapján: Körjegyzőségi projekt: A Körjegyzőség legalább két településének önkormányzata által közösen megvalósítandó projekt. Települési projekt: egy-egy település önkormányzata az érintett. Civil projektek: A térség (Sásdi Kistérség, Alsómocsoládi mikrotérség) valamely településén bejegyzett székhelyű civil szervezet által megvalósítandó projekt. 34 Az RFH Csoport Tagja
Egyéb projekt: Vállalkozó, gazdasági társaság, vagy más típusú szervezet által megvalósítandó projekt. 2. A projektben realizálandó profit szerint: Non profit projekt: a térségi és települési stratégiákhoz szorosan kapcsolódó projektek megvalósítása. (Ez esetben Projekt Iroda megbízási díja csak önköltség szintű elemeket tartalmaz, profit nem realizálódik) Profit orientál projekt: térségi és települési stratégiákhoz kevéssé kapcsolódó projektek esetén. (Projekt Iroda megbízási díja piaci szintű) Projektirányításhoz kapcsolódó szerepek A projektek megvalósítása során elvégzendő feladatok, felelősségek szerepekhez rendelhetőek. Ezek a szerepek dinamikus szerepek, tehát projektenként meg kell határozni, hogy az adott projektben ki valósítja meg a kérdéses szerepet. Megbízó: A projekt tulajdonosa, a megvalósítás koncepciójával, a projektterjedelmével, a projekt költségvetésével kapcsolatos alapvető döntések gazdája. Pályázati felelős: A pályázat és a projekt előkészítésének fázisában az operatív munkavégzést irányítja. (Első sorban a projektvezető kinevezése előtti időszakban irányítja a feladatokat, párhuzamosan dolgozik a projektvezetővel az értesítő levél kézhez vétele és a támogatási szerződés megkötése közötti időszakban.) Projektvezető: A projekt operatív megvalósításának irányítója. Projektfelelős: Külső projektvezetés esetén egyes Projekt Irodán belüli adminisztrációs feladatok ellátása, valamint a külső projektvezető tevékenységét követően projektzárási és utógondozási feladatok ellátása Projektproduktum A projekt megvalósítási folyamat végén előállt olyan eredmény, amely a kitűzött cél megvalósulását testesíti meg (pl. épület, infrastruktúra, turisztikai kapacitás, IT rendszer, szolgáltatási képesség, stb.). Projektmenedzsment Alapelvek, módszerek, eszközök és technikák készlete, valamint ezek alkalmazásának módszertana, amelyek biztosítják a hatékony és célorientált munkát a projektproduktum létrehozásának érdekében. Program Egy körülhatárolt stratégiai célcsoport céljainak elérését szolgáló, egymással kölcsönösen összefüggő, együtt kezelendő projektek összessége. Multiprojekt Irányítási Rendszer 35 Az RFH Csoport Tagja
Szervezetirányítás alrendszerének része. Azon irányítási alapelvek, szabályok, módszerek és technikák rendszere, amelyeket kifejezetten azzal az igénnyel alakítanak ki, hogy a szervezet képes legyen nagyszámú, párhuzamosan futó projekt hatékony kezelésére. Akció Meghatározott célrendszerrel rendelkező, összefüggő feladatcsoport, melynek végrehajtására alkalmazható a projektmenedzsment eszközök, módszerek és technikák köre, de az egyediség, az idő, a méret, vagy más kritériumok alapján nem minősül projektnek. Probléma Olyan konfliktus, aminek hatására a projekt céljainak teljesülése, a határidők, a tervezett erőforrás felhasználás, a produktumok minősége közül legalább egy sérül. Kockázat Olyan bizonytalansági tényező, ami a projekt céljainak elérését, határidejeit, tervezett erőforrás felhasználását, a produktumok minőségét veszélyezteti. Változás Az eddigi megállapodásoktól való eltérések kezdeményezése, időben, költségvetésben, terjedelemben eltérés. Kick off meeting Projekt megvalósítási szakasz kezdetén tartandó értekezlet, ahol a projektvezetése tájékoztatja a projekt céljairól, menetéről, ütemezéséről, elvárt közreműködésről, a létrehozandó eredményekről a megbízó szervezet vezetését, érintettjeit, szélesebb körű belső nyilvánosságát. Projekt Alapító Dokumentum Egy-egy projekt céljainak, feladatainak, ütemezésének, eredményeinek és működésének, működtetésének szabály rendszere, a projektben történő munkavégzés alapja. 4.3 Projektirányítási rendszer szervezetei és szerepei Az alábbiakban áttekintjük azokat a szerepeket, szervezeti egységeket, és testületet, amelyek együttesen alkotják a projektirányítás szervezeti rendszerét. A projektirányítást, mint szervezet a Projekt Iroda, mint testület a Projekt Irányítási Testület támogatja. A munka során megkülönböztetünk szerepeket és munkaköröket. A szerepekre az a jellemző, hogy egy-egy projekt kapcsán más-más személy töltheti be az adott szerepet, azonban a projekt életciklusa során mindenképpen nevesíteni kell a szereplő személyét. Ilyen szerepek: 36 Az RFH Csoport Tagja
Megbízó, Pályázat felelős, Projektfelelős, Projektvezető, A munkakörök jellemzően a Projekt Irodához kötődnek, fix feladatokat jelentenek. Háromtípusú, összesen négy darab munkakör kerül kialakításra: Projekt Iroda vezető, Projekt koordinátor, Projekt asszisztensek. A munkaköröket betöltő munkatársak az egyes projektek kapcsán ellátják, illetve elláthatják a pályázat felelős, projektfelelős, projektvezető szerepeket is. 4.3.1 Projekt Irányító Testület (PIT) Fő funkciója: Az Alsómocsoládi mikrotérség körjegyzőségi projektjei esetében a projektek legfelsőbb szintű irányítása, döntéshozó, ellenőrző és jóváhagyó feladatokat ellátó testülete. Közvetlenül felügyeli az Alsómocsoládi mikrotérség települési projektjeinek végrehajtását. Tagjai: Mikrotérség településeinek polgármesterei, Civil Térségi Egyesület elnöke, Körjegyző, Rendszeres meghívott: Projekt Iroda vezetője Ülésének gyakorisága: Kéthavonta, Jellemzői és feladatai: Annak biztosítása, hogy a települési projektportfoliók megfeleljenek a települési stratégiákban megfogalmazott céloknak, Legfelső döntéshozói fórum projektirányítással kapcsolatos kérdésekben, Projektirányításra vonatkozó működési szabályok jóváhagyása, betartatása, 37 Az RFH Csoport Tagja
Körjegyzőségi projektek esetében: o A Projekt Alapító Dokumentum elfogadása, o A projekt felügyelete a mérföldkő tervezés szintjén, jelentések, előterjesztések, és a projektvezető beszámoltatása alapján, o Projekt mérföldköveinek, munkaközi és zárójelentéseinek elfogadása, o A kockázatok és problémák kezelése, változások kezelése esetén a legmagasabb eszkalációs szint. 4.3.2 Projekt Iroda Fő funkciója: A Sásdi Kistérség, és az Alsómocsoládi mikrotérség településeinek fejlesztési projektjeinek menedzselése. Közreműködés a települések stratégiai irányainak felülvizsgálatában, a pályázati lehetőségekről tájékoztatás, pályázati lehetőségek kihasználása, a pályázat előkészítési munka támogatása, pályázat írás, a projektirányítási feladatok, projektekhez, pályázatokhoz kapcsolódó adminisztrációs feladatok ellátása, az elszámolási feladatok menedzselése, a projektek utókövetése, a hasznosulásuk elemzése. Tagjai: Projekt Iroda vezető, Projekt koordinátor, Projekt asszisztensek, Jellemző feladatai: Településenkénti stratégiai workshopok előkészítése, megtartása, eredmények feldolgozása Stratégia módosulások elfogadtatása az érintett képviselőtestületekkel Pályázati lehetőségek figyelése, összefoglalók készítése, kommunikálása potenciális érintetteknek Pályázatokkal kapcsolatos helyszíni tanácsadás Projekt kezdeményezések gyűjtése, szűrése, értékelése Megbízókkal projektek tartalmának jóváhagyatása; elvi döntések, formális döntések előkészítése Pályázat előkészítés támogatása Pályázatok megírása, pályázati eljárás segítése, támogatása 38 Az RFH Csoport Tagja
Támogatási szerződések előkészítésének támogatása Alsómocsoládi Körjegyzői Hivatal Közreműködés projektekhez kapcsolódó szerződések megkötésében, közbeszerzési eljárások lefolytatásában, Projektszervezet felállítása, szerepek nevesítése Projekt Alapító Dokumentum elkészítése, elkészíttetése Kick off meeting megtartása, Projekt életciklusa alatti kommunikációs, PR feladatok ellátása (indító rendezvény; fázisokhoz, eredményekhez kapcsolódó híranyag kibocsátása, stb.) Beszámolási rendszer működtetése (Projektvezetői értekezletek megtartása, időszaki projekt jelentések elkészíttetése) Projektek előrehaladásának nyomon követése, Rendszeres beszámolás Megbízóknak, PIT-nek Projekthez kapcsolódó teljesítések átvétele, teljesítés igazolások kiadása Beérkező számlák ellenőrzése, intézkedés utalásról Szakmai és pénzügyi beszámolók elkészítése Projektek megvalósulásának értékelése, Projekt utókövetésével kapcsolatos feladtok (nyomon követési adatszolgáltatás, helyszíni látogatás, utólagos értékelés, fenntarthatóság vizsgálata) Projektek portfolió nyilvántartása Projektirányítási rendszer működésének menedzselése Projekt Irányítási Testület munkájának támogatása Javaslatok előkészítése, PIT, illetőleg Megbízók támogatása Projektirányítási eljárások menedzselése (problémakezelés, kockázatkezelés, változáskezelés, eszkaláció), Projekt menedzsment képzések szervezése 4.3.3 Megbízó Fő funkciója: Projekttel kapcsolatos elvárások definiálása és érvényesítése projekt során. A projekt tulajdonosa, a megvalósítás koncepciójával, a projektterjedelmével, a projekt költségvetésével kapcsolatos alapvető döntések gazdája. 39 Az RFH Csoport Tagja