AKCIÓTERV HATÉKONYSÁGNÖVELŐ ÁTVILÁGÍTÁSHOZ

Üllő Város Önkormányzata AKCIÓTERV HATÉKONYSÁGNÖVELŐ ÁTVILÁGÍTÁSHOZ Készítette: MultiContact Consulting Kft. 2009. június 30. 1

TARTALOMJEGYZÉK 1. Vezetői összefoglaló 3 2. Munkamódszer 3 3. cél, eszköz, felépítés 4 4. Akcióterv Intézkedésenként 7 4.1 Hatékonyságnövelő átvilágítás lépéssorozat 7 4.2 Stratégiai tervezési eljárásrend lépéssorozat 16 Értékelés, visszacsatolás, monitoring 24 Javasolt elemek a stratégiai tervben 25 4.3 Elektronikus információszolgáltatási eljárásrend lépéssorozat 26 Elektronikus Információszolgáltatás Eljárásrend célja 26 Elektronikus Információszolgáltatásban résztvevők köre 28 Elektronikus Információáramlás és Információszolgáltatás eszközei 29 4.4 Ügyfélszolgálati iroda eljárásrend lépéssorozat 36 4.5 Rendelet, szabályzatalkotási folyamatot szabályozó eljárásrend lépéssorozat 45 A rendeletalkotás szabályozásának céljai 45 Rendeletalkotás szabályozási szintjei 45 Minta az önkormányzati rendeletalkotás folyamatára 48 4.6 Kommunikációs eljárásrend 54 4.7 Döntéstámogató work-flow lépéssorozat 56 4.8 Önkormányzati intézmények döntési jogosultságai és felügyelete érdekében teendő intézkedések 63 4.9 Teljesítménymutató rendszer lépéssorozat 67 4.10 Pénzügyi és gazdálkodási szabályzat lépéssorozat 74 4.11 Stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása 76 4.12 Kapcsolat kialakítása az önkormányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés között 79 4.13 Költségvetési tervezési eljárásrend 82 4.14. Közbeszerzési Szabályzat lépéssorozat 83 4.15 Partnerségi eljárásrend 93 2

1. VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ Üllő Város Önkormányzata ( Megbízó ) és a MultiContact Consulting Kft. ( Megbízott ) között fennálló szerződésben (továbbiakban Szerződés ) meghatározott tanácsadói munka fő célja az Önkormányzat szabályzatainak átvilágítsa, szükség esetén módosítsa, valamint a költség-hatékony gazdálkodását elősegítse. Vizsgálatunk fókuszát a következő területek jelentik: I. Polgármesteri hivatal működése ( Hivatal ) II. Humánszolgáltató Központ működése ( HSZK ) III. Többségi önkormányzati tulajdonban lévő gazdasági társaság (Üllői Városüzemeltető Kft.) IV. Egyéb területek (étkeztetés, nem szakmai funkciók, megbízási szerződés keretében ellátott feladatok) V. 18 pályázati részterület A munka 1. szakasza, az alábbiakban is ismertetésre kerülő helyzetelemzés lezárult, az elkészült Helyzetértékelő tanulmány a Megbízó részére 2009. június 15-én átadásra került. A helyzetelemzés alapján egyrészt a pályázati részterületeknek megfelelően, másrészt egyéb elemzések révén azonosításra kerültek olyan kritikus pontok az Önkormányzat működésében, amelyek intézkedést igényelnek a hatékony és eredményes működés elősegítése érdekében. Jelen Akcióterv a kritikus pontok kapcsán megteendő intézkedéseket foglalja össze részletesen. 2. MUNKAMÓDSZER Az audit munka 3 szakaszban zajlik: 1. szakasz Helyzetértékelő tanulmány elkészítése, amely során a Megbízott összegyűjti az önkormányzati intézmények (Polgármesteri Hivatal és intézmények) jelenlegi működésével, valamint az általuk végzett közszolgálati tevékenységgel kapcsolatos információkat - különös tekintettel a Szerződés 1. számú mellékletében rögzített részfeladatokra -, valamint meghatározza a stratégiai változási pontokkal kapcsolatos elvárásokat, a figyelembe veendő jogszabályok körét. A helyzetértékelő tanulmány elkészült, 2009. június 15-én Megbízónak átadásra került. 2. szakasz Akcióterv kidolgozása (jelen dokumentum): A helyzetértékelő tanulmányban nevesített részterületek kapcsán kidolgozásra kerül a létrehozandó dokumentumok, eljárásrendek váza, meghatározásra kerül a dokumentumok, eljárásrendek, változtatási javaslatok gyakorlatba történő átültetésének menete. 3

3. szakasz Javaslatcsomag, hatékonyságnövelő tanulmány: Az akciótervben nevesített eljárásrendek, dokumentumok részletes kidolgozásra kerülnek. Megteremtésre kerülnek az egyes dokumentumok, eljárásrendek, javasolt változtatások gyakorlatba történő átültetéséhez szükséges feltételek (Képviselőtestületi elfogadás, jegyzői utasítás, stb. formájában). Hatékonyságnövelési tanulmány készül, amely összefoglalja a projekt keretében érintett részterületeken végzett hatékonyságjavító intézkedéseket. +1. szakasz Képzés: 1 alkalommal kommunikációs képzés tartása a Megbízó által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a Hivatal működésébe; valamint 2 alkalommal Projektmenedzsment képzés tartása a projekt szemlélet megerősítése célok megvalósítása tárgyban. 3. CÉL, ESZKÖZ, FELÉPÍTÉS Az Akcióterv célja és funkciója a következő: A Helyzetelemző tanulmány alapján azonosított kritikus pontok kapcsán meghatározni azokat a lépéseket, megteendő intézkedéseket, amelyek szükségesek a helyzetelemzésben rögzített állapotból egy optimális, a hatékony működést eredményező állapotba történő elmozdulás érdekében. Részletesen meghatározni a kritikus pontok orvoslására megoldást jelentő elkészítendő dokumentumok vázát, felépítését, azokat az aspektusokat, amelyekre tekintettel kell lenni az optimális állapot elérése érdekében Funkciója továbbá a Megbízóval való folyamatos egyeztetés, validálási folyamat elősegítése, hiszen az Akcióterv kapcsán lehetővé válik az irányok letisztázása, a lehető legjobb elérhető megoldások kidolgozása. Eszközök A fenti célok elérése érdekében felhasznált eszközök a következők: azon dokumentumok, eljárásrendek, szabályzatok körének meghatározása, amelyek elkészítése szükséges a helyzetelemzésben feltárt kritikus pontok orvoslásához azon vizsgálandó területek meghatározása, amelyek esetében hatásanalízis készítésre van szükség ahhoz, hogy a hatékonyságot növelő megalapozott javaslat kerülhessen kidolgozásra. 4

Dokumentum felépítése Az Akcióterv a kritikus pontokra teendő intézkedésenként épül fel. Egyes akciótervi intézkedések több pályázati részterületet is érinthetnek, hiszen előfordulhat, hogy bizonyos kritikus pontok együttes kezelése éri el leghatékonyabban a célt. Minden intézkedés esetében jelöljük a pályázati részterületekhez való kapcsolódást. Az 1.i) a közintézmények költséghatékonyabb és/vagy eredményesebb működésére irányuló szervezet átalakítási programok kidolgozása című pályázati részterülethez kapcsolódó akciótervet mutatjuk be először tekintettel arra, hogy az magába foglalja az összes többi részterület kapcsán megteendő intézkedéseket, illetve az egyéb hatékonyságnöveléssel kapcsolatos intézkedéseket is. A megteendő intézkedéseket két típusú megközelítésben mutatjuk be a jelen tanulmány készítésekor rendelkezésre álló információk függvényében. 1. Az intézkedés keretében létrehozandó dokumentum részletes kidolgozásához még nem áll rendelkezésre elegendő információ Az akciótervi intézkedés esetében kitérünk a következők bemutatására: alapadatok (kapcsolódás pályázati részterülethez, elkészítendő dokumentum, elfogadás) az intézkedés célja az intézkedéshez kapcsolódóan elkészítendő dokumentum tartalma, felépítése az intézkedés alapján létrehozandó eljárás folyamata, az egyes tevékenységek részletes tartalma, szükséges alintézkedések meghatározása az intézkedés során megteendő alintézkedések összefoglalása 2. Az intézkedés keretében létrehozandó dokumentum részletes kidolgozásához elegendő információ áll rendelkezésre Vannak olyan akciótervi intézkedések, amelyek esetében jelen tanulmány készítésekor már elegendő információ állt rendelkezésre ahhoz, hogy a létrehozandó dokumentum részletes tartalmi kidolgozása megtörténjen. Ezen intézkedések esetében a kidolgozott dokumentumot csatoljuk, ami természetesen ugyanolyan vitaanyag, mint az előbbi szintű akciótervi lépéssorozatok, illetve tartalmaz az Önkormányzat döntésén múló elemeket, amelyek jelölésre kerülnek. Ez esetben a következő az intézkedés felépítése: alapadatok (kapcsolódás pályázati részterülethez, elkészítendő dokumentum, elfogadás) az intézkedés célja az intézkedéshez kapcsolódóan elkészítendő kidolgozott dokumentum, amely vitaanyagként szolgál (ezeket jelen tanulmány mellékleteként csatoljuk) 5

Vizsgálati módszer Jelen tanulmány elkészítése a következő vizsgálati módszereken alapul: 1) A helyzetelemzésben rögzítettek 2) az Önkormányzat működésével kapcsolatos, az Önkormányzat (Hivatal és intézmények) által jelen tanulmány elkészítéséig rendelkezésünkre bocsátott dokumentumok áttanulmányozása, feldolgozása 3) személyes/telefonos interjúk lefolytatása a Hivatal és az intézmények érintett képviselőivel A Megbízó által rendelkezésre bocsátott információk, dokumentumok kapcsán a hibás adatszolgáltatásból eredő téves következtetésekért felelősséget nem vállalunk. 4) vonatkozó jogszabályi háttér áttekintése. Felhívjuk a figyelmet, hogy a jelen tanulmányban foglaltak a munka későbbi szakaszai során birtokunkba kerülő információk eredményeként bővülhetnek, módosulhatnak. 6

4. AKCIÓTERV INTÉZKEDÉSENKÉNT 4.1 Hatékonyságnövelő átvilágítás lépéssorozat Részterület neve 1. i) A közintézmények költséghatékonyabb és/vagy eredményesebb működésére irányuló szervezet átalakítási programok kidolgozása Részterület célja Az Önkormányzat pénzügyi, gazdasági helyzetének hosszú távú stabilizálása oly módon, hogy a fejlesztések is lehetővé váljanak Elkészítendő Hatékonyságnövelő átvilágítási tanulmány, javaslatcsomag dokumentum címe Dokumentumot elfogadja Képviselő-testület A hatékonyságnövelő átvilágítás célja Az átvilágítási tanulmány célja az Önkormányzat hatékony, eredményes működésének elősegítése a jogszabályi környezet figyelembe vétele mellett, az Önkormányzat pénzügyi-gazdasági helyzetének hosszú távú stabilizálása érdekében. A tanulmány összefoglalja a jelen Akcióterv keretében azonosított valamennyi részterületet érintő javaslatot, illetve az Önkormányzat intézményrendszerével kapcsolatosan tett hatékonyságnövelő egyéb javaslatokat is. Jogszabályi háttér Tekintettel arra, hogy az átvilágítási tanulmány jelen Akcióterv valamennyi részterületét magába foglalja, az érintett részterületekre vonatkozó valamennyi jogszabály rendelkezései vonatkoznak rá. Ezen felül általánosságban a következő jogszabályi helyekre érdemes figyelmemmel lenni. Áht. (1992. évi XXXVIII. törvény az államháztartásról) 87. (1) A költségvetési szerv jóváhagyott éves költségvetés vagy költségvetési keret alapján, a vonatkozó jogszabályokban meghatározott követelmények és feltételek érvényesítésével működik és gazdálkodik. (2) A költségvetési szervnek működése és gazdálkodása során meg kell felelnie az alábbi követelményeknek is: a) az erőforrások felhasználásához kapcsolódó kiadás (vagy ráfordítás) az adott piaci és jogszabályi körülmények között elérhető legkisebb legyen, a jogszabályban meghatározott, illetve általánosan elvárható minőség mellett (gazdaságosság); b) a nyújtott szolgáltatások és előállított termékek, valamint az ellátott feladat más eredménye értékének (vagy az azokból származó bevételnek) és a felhasznált erőforrásokhoz kapcsolódó kiadásnak (vagy ráfordításnak) a különbsége az adott piaci és jogszabályi körülmények között elérhető legnagyobb legyen (hatékonyság); 7

c) a kitűzött célok - az elfogadott módosításokat, változó körülményeket figyelembe véve - megvalósuljanak, a tevékenység tervezett és tényleges hatása közötti különbség a lehető legkisebb mértékű legyen vagy a tényleges hatás legyen kedvezőbb a tervezettnél (eredményesség). 88. (1) A költségvetési szerv vezetője felelős a) az alapító okiratban előírt tevékenységek jogszabályban, költségvetésben, vagy költségvetési keretben (az azok részét képező megvalósítási tervben, teljesítménytervben), valamint feladatellátási megállapodásban foglaltaknak, illetve az irányító szerv által közvetlenül meghatározott követelményeknek és feltételeknek megfelelő ellátásáért, b) a költségvetési szerv működésében és gazdálkodásában a gazdaságosság, a hatékonyság és az eredményesség követelményeinek érvényesítéséért, c) a gazdálkodási lehetőségek és a kötelezettségvállalások összhangjáért, d) a költségvetési szerv vagyonkezelésébe, használatába adott, és a tulajdonában lévő vagyonnal kapcsolatosan a vagyonkezelői, tulajdonosi jogok rendeltetésszerű gyakorlásáért, e) az államháztartási belső kontrollrendszer megszervezéséért és hatékony működtetéséért, továbbá f) a szerv besorolásának megfelelően a szakmai és pénzügyi folyamatos nyomonkövetési (monitoring) rendszerműködtetéséért, a tervezési, a beszámolási, valamint a közérdekű, és közérdekből nyilvános adatok szolgáltatására vonatkozó kötelezettség teljesítéséért, annak teljességéért és hitelességéért, továbbá a számviteli rendért. A hatékonyságnövelő átvilágítás folyamata 1. Diagnózis, jelenlegi helyzet felmérése (megtörtént) 2. Akcióterv készítése (jelen tanulmány) 3. Dokumentumok elkészítése, javaslatcsomagok kidolgozása (hatékonyságnövelő átvilágítási tanulmány foglalja össze) 4. Elfogadás a szervezeten belül 5. Implementálás / Megvalósítás 6. Értékelés 8

A helyzetelemzéstől a hatékonyságnövelő átvilágítási tanulmányig a folyamat a következő: Helyzetelemzés Helyzetelemző tanulmáy Legjobb gyakorlat elemzés Kritikus pontok azonosítása Szinergiák Megoldási alternatívák felvázolása Elkészítendő dokumentumok meghatározása Vizsgálandó lehetőségek meghatározása Megteendő intézkedések meghatározása Akcióterv Vizsgálandó lehetőségek hatásanalízise Dokumentum elkészítése Javaslatcsomag Hatékonyságnövelő átvilágítási tanulmány 9

A fenti ábrán összefoglalt tevékenységek a következőket foglalják magukba: A racionalizáláshoz szükséges információk gyűjtése Diagnózis Helyzetértékelő tanulmány készítése Célja: megismerni az Önkormányzati intézményrendszer jelenlegi helyzetét, lehetőségeit és korlátait. Ezen összegyűjtött információk elemzése során határozható meg az Önkormányzat célrendszere és a stratégiai változási pontok. - Az Önkormányzat tevékenységének felmérése: Törvény által meghatározott feladatok, kötelezettségek Rendeletileg meghatározott feladatok Vállalkozási tevékenység Egyéb, önként vállalt feladatok - Önkormányzati intézményrendszer felmérése Hivatal (elsősorban a pályázati részterületek alapján) Önálló és részben önállóan gazdálkodó intézmények Társulási megállapodások és ellátott feladatok rendszere Önkormányzati tulajdonban lévő gazdasági társaságok - Az Önkormányzati intézményrendszer kapcsolatainak elemzése Struktúra (munkamegosztás, hatáskörmegosztás, koordinációs eszközök) Információáramlás (Önkormányzaton belül, valamint az Önkormányzat és az intézmények között) - Partnerségi elemzés Érintettek meghatározása Érintettekkel való kapcsolat, érdekeik meghatározása Koncepcionális tervezés Kritikus pontok azonosítása Azonosításra kerülnek a minőségi működés szempontjából kritikus Legjobb Gyakorlat pontok többek között a következő eszközök segítségével: Szinergiák felkutatása Megoldási alternatívák felvázolása Referencia értékkel bíró ( legjobb gyakorlat ) esetek összehasonlítása - A költség/bevétel tételek elemzése keretében megvizsgálásra kerül az adott költség/bevétel tétel realitása. Ennek érdekében összehasonlításokat végzünk az alábbi szempontok szerint: Homogén intézményi csoportok kiadási/bevételi struktúrájának összehasonlítása A kritikusnak ítélt esetekben az igénybevett szolgáltatás, vagy megvásárolt termékek árának összehasonlítása azonos iparági 10

szolgáltatók áraival, annak érdekében, hogy a túlzott mértékű díjak/költségek kimutathatóak legyenek. Szinergiák felkutatása - A szinergiák felkutatása a méretgazdaságosságból származó előnyök kihasználását célozza meg. Arra törekszünk, hogy a hatékonyságot és a rugalmasság megtartása mellett érjük el a lehető leghatékonyabb működési feltételeket. Megoldási alternatívák felvázolása A kritikus pontok meghatározását követően, a hatékonyabb, eredményesebb működést elősegítő lehetséges megoldási alternatívák felvázolása következik. Akcióterv Megteendő intézkedések Az Akcióterv célja, a Helyzetelemző tanulmány alapján meghatározni azokat a lépéseket, intézkedéseket, amelyek szükségesek a helyzetelemzésben rögzített állapotból egy optimális, a hatékony működést eredményező állapotba történő elmozdulás érdekében. amennyiben a diagnózis alapján egyértelműen azonosítható valamely szabályozó dokumentum hiánya, akkor meghatározásra kerül az elkészítendő dokumentum és annak tartalmi váza amennyiben a diagnózis további vizsgálatok szükségességére világít rá, akkor itt a vizsgálandó lehetőségek körét határozzuk meg. Hatás analízis és Javaslatcsomag Hatásanalízis Amennyiben további vizsgálatok szükségesek, a lehetséges Hatás Analízis megoldási alternatívák pénzügyi és kvalitatív hatásait vizsgáljuk. - Költség Haszon elemzés - Hozzáadott érték elemzés Javaslatcsomag Javaslatcsomag A megoldási alternatívák hatásainak elemzését követően kiválasztásra kerülnek azok az alternatívák, amelyeket megvalósításra javaslunk. Ezekből javaslatcsomagok állnak össze. 11

Hatékonyságnövelő átvilágító tanulmány Elkészült dokumentumok Javaslatcsomag A tanulmány összefoglalja a jelen Akcióterv keretében azonosított valamennyi részterületet érintő javaslatot, vagyis az elkészült dokumentumokat, illetve az Önkormányzat intézményrendszerével kapcsolatosan tett hatékonyságnövelő egyéb javaslatcsomagokat is. Lépéssorozat, szükséges intézkedések A hatékonyságnövelő átvilágítási tanulmány elkészítéséhez a következő intézkedések megtételére van szükség: A részterületekhez kapcsolódóan megteendő intézkedések köre: Megteendő intézkedés Stratégiai készítése Elektronikus információszolgáltatás eljárásrend készítése Ügyfélszolgálati eljárásrend készítése eljárásrend iroda Rendelet/szabályzat alkotási folyamatot szabályozó dokumentum elkészítése Intézkedés célja az általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése, a stratégiai menedzsment erősítése érdekében a Hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, az ügyintézés eredményességének javítása érdekében a Hivatal és az intézmények közötti rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése, az intézményektől érkező visszacsatolás épüljön be a Hivatal működésébe a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítása, a döntések nyilvánossá tétele az ügyfélszolgálati tevékenységek ellátásának javítása (pl. munkaszervezés, ügyintézési folyamat átalakítása) a rendeletalkotási és/vagy egyéb szabályozási folyamatok egyszerűsítése, átalakítása Kapcsolódó részterület sorszáma 1.a) 1.b) 1.h) 3.a) 1.c) 1.d) 12

Kommunikációs elkészítése Döntéstámogató kidolgozása eljárásrend work-flow Önkormányzati intézmények felügyelete Teljesítménymutató rendszer kidolgozása Pénzügyi és gazdálkodási Szabályzat elkészítése, aktualizálása Stratégiai tervezés és éves költségvetés összekapcsolása Kapcsolat kialakítása az önkormányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés között Költségvetési tervezési eljárásrend elkészítése a Hivatal belső szervezeti egységei közötti együttműködés javítása érdekében a hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése azáltal, hogy a top-down; és a bottom-up információáramlás eredményei a döntéshozatal során figyelembe vételre kerülhessenek az Önkormányzati intézmények felügyeletének és a döntési jogosultságok hatékonyabbá tétele a Hivatal működésének, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességének mérése a pénzügyi és gazdálkodási felelősségvállalás egyértelmű szabályozása a stratégiai tervezés és az éves költségvetés összekapcsolása érdekében annak érdekében, hogy tartalmi és eljárási kapcsolat alakuljon ki az önkormányzati szakpolitikai prioritások és a költségvetés előkészítése és elfogadása között hatékony, reális éves költségvetést eredményező, minden szempontot figyelembevevő, összehangolt tervezés érdekében 1.e) 1.f) 1.g) 1.j) 2.a) 2.b) 2.c) 2.d) Partnerségi eljárásrend a civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa partnerek intézményesített bevonása a döntéshozatalba rendelet-tervezetek előzetes elektronikus véleményeztetése 3.b) 3.c) 13

Egyéb, az Önkormányzati intézményrendszerrel kapcsolatos megteendő intézkedések: Maglódi Társulási Szerződés felülvizsgálata (hatályos-e, közösségi ellátás történik-e az alapján, ne legyen duplikáció) A Hivatal vállalkozói szerződéseinek felülvizsgálata és javaslattétel, úgymint: fénymásolók üzemeltetése informatikai alvállalkozói szerződések felülvizsgálata (a 3 különböző alvállalkozó közötti együttműködés zavartalansága, illetve azon számítógép állomások tekintetében, amelyekre nem terjed ki a karbantartási szerződés) Hivatal központi iktató szoftver beszerzés felülvizsgálata és javaslattétel Pályázati rendszer működésének felülvizsgálata, a pályázati lehetőségek jobb kihasználása érdekében Karbantartási funkció vizsgálata Város szinten Intézményeknél maradó bérmaradvány felülvizsgálata és javaslattétel A Hatékonyságnövelő átvilágítási tanulmány felépítése: A tanulmány a pályázati részterületek szerinti bontásban foglalja össze a következőket: - jogszabályi háttér, vonatkozó törvényi alapok - létrejött dokumentum/javaslat ismertetése - érintettek köre - a dokumentum/javaslat gyakorlati implementálásának módja elfogadás kötelező érvényűvé válás módja (jegyzői utasítás, stb.) bevezetés javasolt ütemezése - bevezetés hatásainak ismertetése - értékelés, visszacsatolás, monitoring javasolt módja 14

Lépéssorozat időbeli ütemezése: Tevékenység megnevezése máj.09 jún.09 júl.09 aug.09 szept.09 okt.09 nov.09 dec.09 jan.10 febr.10 márc.10 Helyzetelemzés Kritikus pontok meghatározása Akcióterv Hatásanalízis Dokumentumok elkészítése Végleges Javaslatcsomagok Hatékonyságnövelő tanulmány Implementálás 15

4.2 Stratégiai tervezési eljárásrend lépéssorozat Részterület neve Részterület célja Dokumentumot elfogadja 1.a) Általános döntési kompetenciák, eljárások korszerűsítése a stratégiai menedzsment erősítése érdekében Szükséges a stratégiai szemléletmód erősítése, a stratégiai tervezés folyamatának, a feladatok, felelősök körének rögzítése Képviselő-testület Stratégiai tervezés eljárásrend célja A dokumentum célja, hogy az önkormányzat részére a törvényi szabályozással összhangban, de annál részletesebben határozza meg a stratégiai tervezési feladatokat. Jogszabályi háttér A helyi önkormányzatok számára az 1990. évi LXV. törvény a helyi önkormányzatokról alábbi két bekezdése határozza meg a gazdasági program elkészítésére vonatkozó jogszabályi keretet. 91 (6) A gazdasági program a képviselő-testület megbízatásának időtartamára, vagy azt meghaladó időszakra szól. A gazdasági program az önkormányzat(ok) részére helyi szinten meghatározza mindazon célkitűzéseket, feladatokat, amelyek a költségvetési lehetőségekkel összhangban, a helyi társadalmi, környezeti, gazdasági adottságok átfogó figyelembevételével - a kistérségi területfejlesztési koncepcióhoz illeszkedve - az önkormányzat(ok) által nyújtandó kötelező és önként vállalt feladatok biztosítását, fejlesztését szolgálják. A gazdasági program tartalmazza különösen: a fejlesztési elképzeléseket, a munkahelyteremtés feltételeinek elősegítését, a településfejlesztési politika, az adó politika célkitűzéseit, az egyes közszolgáltatások biztosítására, színvonalának javítására vonatkozó megoldásokat, továbbá városok esetében a befektetéstámogatási politika, városüzemeltetési politika célkitűzéseit. 91 (7) A gazdasági programot a képviselő-testület az alakuló ülését követő hat hónapon belül fogadja el, ha az egy választási ciklus idejére szól. Ha a meglévő gazdasági program az előző ciklusidőn túlnyúló, úgy azt az újonnan megválasztott képviselő-testület az alakuló ülését követő hat hónapon belül köteles felülvizsgálni, és legalább a ciklusidő végéig kiegészíteni vagy módosítani. A gazdasági program a ciklus teljes időtartamára szól, így szokták ciklusprogramnak is nevezni. A stratégiai terv kifejezés inkább az üzleti szférában használatos, míg a gazdasági program, vagy ciklusprogram a közszférában, de céljukat, tartalmukat, jelentésüket és részben módszertanukat tekintve a kettő megegyezik egymással. 16

Stratégiai tervezés eljárásrend tartalma, felépítése Jelen akciótervben összefoglalásra kerül a stratégiai tervezés eljárásrend tartalma, felépítése, az egyes részek rövid ismertetése, azaz a későbbi teljes anyag váza. Az eljárásrend tehát a következő témaköröket tartalmazza majd: - jogszabályi háttér, vonatkozó törvényi alapok - stratégiai tervezésben résztvevők köre, szerepe - stratégiai tervvel szembeni elvárások - a tervezés folyamata, az egyes lépések módszertana - stratégiai tervezés időkerete, ütemezése - értékelés, visszacsatolás, monitoring - stratégia és finanszírozás kapcsolata - javasolt elemek a stratégiai tervben Stratégiai tervezésben résztvevők köre - Stratégiai tervezési csoport: résztvevője a Polgármester és a Jegyző, továbbá mindenféleképpen érdemes tagjai között szerepelnie minden pártból egy embernek és a hivatal néhány munkatársának. Feladata a stratégiai terv operatív elkészítése, melynek része a helyzetelemzés és a különböző tervváltozatok elkészítése is - Polgármester: a stratégiai tervezés összefogásáért felelős, feladata a képviselő testület és a hivatal közötti koordináció a stratégiai terv elfogadása érdekében. A Polgármester feladata az ÖTV értelmében a ciklusprogram (stratégiai terv) képviselőtestület elé terjesztése. - Jegyző: a Polgármesteri Hivatal munkáját koordinálja a tervezési folyamatban. Nem feladata a politikai állásfoglalás, de feladata a törvényesség betartása és betartatása, illetve a racionális döntések elősegítése - Képviselőtestület: feladata az előzetesen kidolgozott stratégia megvitatása, esetleges módosítása és elfogadása. A képviselő testület köteles az alakuló ülést követő hat hónapon belül a gazdasági programot (stratégiai terv) elfogadni. (ÖTV 91 7 bekezdés) - Polgármesteri hivatal: elsődlegesen az adatszolgáltatásért és a stratégiai tervhez szükséges elemzésekért és szcenáriók összeállításáért felelős - Önkormányzati intézmények, önkormányzati tulajdonú gazdasági társaságok: a stratégiai tervezés időszakában ötleteket, javaslatokat nyújthatnak be, mely segítheti az Önkormányzatot a döntés meghozatalában - Civil szervezetek: a stratégiai tervezés időszakában ötleteket, javaslatokat nyújthatnak be, mely segítheti az Önkormányzatot a döntés meghozatalában - Vállalkozók: érdekérvényesítésük révén inputokat szolgáltathatnak a stratégia megalkotásához Stratégia tervvel szembeni elvárások A stratégiai terv egy írott dokumentum, mely a szervezet hosszú távú irányvonalát határozza meg, összhangban az ÖTV-ben megfogalmazott jogszabályi előírásokkal. A dokumentum a tervezés folyamatának eredményeként jön létre, s annak érdekében, hogy valóban releváns és használható 17

legyen világosnak, ambíciózusan a jövőben mutatónak, de egyben reálisnak is kell lennie, mely a rendelkezésre álló erőforrások leghatékonyabb felhasználására épül. Stratégiai tervezés folyamata, módszertana Helyzetértékelési szakasz Információszolgált atáshoz szükséges minták kiküldése Nem Információ a képviselőtestülettől Információ a Polgármest eri hivataltól Információ az intézményektől Információ a civilektől, vállalkozóktól Helyzetértékelést elkészíti a Stratégiai Tervezési Csoport Képviselőtestület elfogadja Stratégiai célok meghatározása Nem Igen Igen Képviselőtestület elfogadja Stratégiai célok meghatározása Stratégia alkotási szakasz Nem Stratégia elkészítésae Képviselőtestület elfogadja Igen Elfogadott stratégia (gazdasági vagy ciklusprogram) Információ a Hivatal részére Információ az intézmények részére Információ a civilektől, vállalkozók részére A Stratégiai Tervezési Csoport feladatai. A Képviselő testület döntési pontjai Információ kérések, vagy információ szolgáltatások 18

Szakaszok rövid áttekintése Helyzetértékelési szakasz A stratégiakészítés alapja. Ennek sikeres, pontos és részletes elvégzése segít az aktuális helyzet alapos és strukturált felmérésében, amelyre ezután a koncepció építhető. A helyzetértékelés során elengedhetetlenül fontos az alábbiak elemzése: - az önkormányzat és intézményeinek értékelése (SWOT analízis) - külső környezet értékelése (PEST analízis) - az érintettek körének elemzése - eddigi programok, projektek elemzése (értékelési táblázat) - korábbi stratégia( k) (amennyiben volt(ak)) elemzése, értékelése Az elemzésekhez szükséges adatok forrása szintén meghatározó, külső és belső információforrás egyaránt szükséges. Belső információk lehetnek az önkormányzat statisztikai és pénzügyi adatai, az intézményvezetők és szakmai területek első embereinek beszámolói, míg külső adatforrások a KSH adatok, helyi cégek beszámolói, civil szervezetek jelentései, kistérségi szintű munkaanyagok. Stratégiai célok meghatározása A célok meghatározásakor egyben a következő ciklus prioritásai is meghatározásra kerülnek. Mindenek előtt azonban először a vízió és a misszió megfogalmazása következik, azaz az önkormányzatnak pontosan tudnia kell, hogy mi is az a jövőbeni állapot, amit el akar érni, illetve mit tekint küldetésének. A vízió ambíciózus, jövőbe mutató, lelkesítő, ugyanakkor jól érthető kell, hogy legyen, a missziónál pedig fontos, hogy azzal az érintettek is azonosulni tudjanak. Ezután jön a célok megfelelő kiválasztása, mely a reális és innovatív stratégiai terv egyik kulcskérdése. A túl átfogó, elnagyolt, nehezen megfogható célok gátolják a stratégia gyakorlatba való átültetését, míg a nagyon elaprózott, túl részletes célmeghatározás, vagy a túl nagyszámú prioritás az energiák és erőforrások elaprózódásához vezet. A stratégia célrendszerének koherensnek, jól felépítettnek, átláthatónak és végrehajthatónak kell lennie, ugyanakkor nem kell lefednie a helyzetelemzés során feltárt valamennyi területet. A prioritások meghatározásánál nem szabad félni a célhierarchia pontos meghatározásától, a túl sok kulcsterület végül a stratégia teljes összeomlásához vezethet. Stratégiaalkotási szakasz Az előző lépések után a stratégiai akciók, vagy másképp kifejezve, a feladatok meghatározása következik. Egy-egy stratégiai célhoz több akció is tartozhat, de valamennyinek meg kell felelnie az alábbi kritériumoknak: - konkrét - reális - határidős - felelőshöz kötött - mérhető - finanszírozható A stratégiai tervezés eljárásrendjének feladata éppen az, hogy a folyamatot olyan szintig bontsa le, amely biztosítja valamennyi kritérium megvalósulását, összhangban az ÖTV-vel, illetve valamennyi releváns jogszabállyal. 19

Javasolt módszerek az egyes szakaszokhoz Helyzetértékelési szakasz SWOT analízis: Erősségek, gyengeségek, lehetőségek és veszélyek bemutatása, melynek segítségével szemléletesen lehet bemutatni az önkormányzat helyzetét. Példa a SWOT analízisre: Erősségek Gyengeségek Lehetőségek Veszélyek Problémafa: Elemző módszer, mely alkalmas a fő probléma meghatározására és az alproblémák beazonosítására, valamint a köztük lévő hierarchia szemléltetésére. o Probléma-fa, Cél-fa jellemzői: Strukturált ábrázolása a megoldandó problémáknak és az elérendő céloknak Egymást kiegészítő tervezési eszköz-páros o Az információk forrásai: SWOT analízis áttekintése Kérdőíves felmérés Társadalmi vita fórum Ötletbörze (Brainstorming) Példa a problémafára: 20

- PEST analízis: a külső környezet értékelésére szolgáló egyik módszer, ahol a politikai (jogi), gazdasági (economy), szociális és kulturális, valamint technológiai tényezők elemzése kerül előtérbe. A módszert az üzleti szférában tevékenykedő szervezetek számára fejlesztették ki, így ezt előbb testre kell szabni az önkormányzati igények figyelembe vételével. A jogi-politikai környezet vizsgálatakor az országos és EU szintű társadalom- és gazdaságpolitikai irányvonalak, valamint a várható jogszabály módosítások vizsgálata szükséges. A gazdasági környezet vizsgálatakor az adópolitika irányai, a kamatszint, a banki kölcsönök elérhetőségének, az EU-s finanszírozások pénzügyi követelményeinek, a várható infláció nagyságának, a munkanélküliség alakulásának, a helyi vállalkozások kilátásainak, versenyképességének vizsgálata szükséges. A szociális és kulturális kérdéseknél a település demográfiai helyzetét, az eltartók és eltartottak arányát, az iskolázottság szintjét és annak változását, a helyi kulturális élet szereplőit, civil szervezeteket érdemes vizsgálni. A technológiai környezet elemzése az önkormányzat számára első sorban az e-önkormányzás követelményeinek teljesítése szintjén fontos, illetve a saját és kapcsolódó intézmények működésének racionalizálását, költséghatékonyabbá tételének feltételeit érdemes vizsgálni. - Érintettek körének elemzése: az önkormányzati működés valamennyi érintettjének motivációját érdemes feltárni ahhoz, hogy a stratégia valamennyi fél számára releváns legyen. A külső és belső érintettek lehetnek az polgármesteri hivatal dolgozói, a képviselőtestület, a Polgármester és Alpolgármester, a Jegyző, az önkormányzati és társulás által fenntartott intézmények vezetői és alkalmazottai, a település lakosai, a társulás többi településének lakosai, a helyi cégek és szervezetek alkalmazottai stb. - Értékelési táblázat: az önkormányzati projektek eredményességének értékelése kulcsfontosságú, mert ez az alapja a későbbi programok sikerességének is. Valamennyi, még futó, illetve már megvalósult projekt esetében érdemes az alábbi kérdéseket alaposan megvizsgálni: o elérte-e a projekt az eredeti célját o az eredeti költségvetéshez képest milyen ráfordítást igényelt a program o az előre meghatározott ütemtervet sikerült-e tartani Még a vizsgálat előtt fontos meghatározni, hogy mit is tekintünk különálló projektnek. Lehetőség szerint az önkormányzat tevékenységeinek minél nagyobb részét a folyamatos jelleggel, kötelezően ellátandó feladatokat is érdemes különálló egységként kezelni, hogy így ezek működtetésének hatékonyságáról is valós képet kapjunk. A projektek értékelési táblázatában nem csak a problémás területek jelennek meg, hanem a gondok oka és a megoldásukra tett javaslatok is helyt kapnak. Megnevezés Kívánt cél Költségvetés Ütemterv Elérte? Miért? Teendő Arány% Miért? Teendő Tartotta? Miért? Teendő Projekt 1 Projekt 2 Stb. 21

Stratégiai célok meghatározásához ajánlott módszer VÍZIÓ alkotása Az önkormányzat által felvázolt, elérni kívánt jövőbeli állapot. A VIZIÓ-nak az alábbi típusait ismerjük: - Az alapvető képességekre összpontosító víziók - Az önkormányzat tevékenységét és pozícióját definiáló víziók - Jelszavas víziók - Képzelőerőre, technikai látomásokra épülő víziók Mindegyikre igaz, hogy hosszú távú jövőbe mutat, nagyon rövid és bárki számára érthető, statikus állapotot ír le, az önkormányzat érintettjei is egyetértenek vele. MISSZIÓ megfogalmazása Az a küldetés, amelyet az önkormányzat a jövőben betölteni szándékozik. A MISSZIÓ-nak az alábbi típusait ismerjük: - Politikai töltésű missziók - Az önkormányzati cselekvés vezérelveit meghatározó missziók - Az önkormányzat társadalmi szerepét, felelősségét kiemelő missziók Mindegyik típusnak választ kell adnia arra, hogy miért is dolgozik az önkormányzat, rövidnek kell lenniük, jellemzőek az önkormányzatra, a környezetre reagálva születnek, az idő és a helyzet változásával módosulhatnak, a célközönségre teszik a hangsúlyt. A prioritások és célok meghatározásához a célfa használatát javasoljuk, ami a problémafa inverze, így az előző módszerrel meghatározott problémafából logikusan következik a célfa. Példa a célfára: 22

Stratégiaalkotási szakasz módszerei Tervezési folyamatábra A stratégiai tervezés utolsó szakasza, ahol a helyzetelemzés, a prioritások, a küldetés és vízió, valamint a stratégiai célok meghatározása után az akciók, más szóval feladatok meghatározása következik. Valamennyi feladat mátrix rendszerben foglalható össze, így jól átlátható, követhető és számon kérhető lesz az akcióterv. Vízió Misszió I. Prioritás II. Prioritás III. Prioritás 1. Stratégia cél 1/1 Akció Feladat Erőforrásigény Kimenet Felelős Határidő leírása mértékegységgel 1/2 Feladat Feladat Erőforrásigény Kimenet Felelős Határidő leírása mértékegységgel 1/3 Feladat Feladat Erőforrásigény Kimenet Felelős Határidő leírása mértékegységgel 2. Stratégiai cél 2/1 Akció Feladat Erőforrásigény Kimenet Felelős Határidő leírása mértékegységgel 2/2 Feladat Feladat Erőforrásigény Kimenet Felelős Határidő leírása mértékegységgel 3. Stratégiai cél 3/1 Akció Feladat Erőforrásigény Kimenet Felelős Határidő leírása mértékegységgel 3/2 Feladat Feladat Erőforrásigény Kimenet Felelős Határidő leírása mértékegységgel 3/3 Feladat Feladat leírása Erőforrásigény Kimenet mértékegységgel Felelős Határidő 23

Az elkészült stratégiai terv felső három sorának, valamint első két (három) oszlopának széleskörű kommunikálása elengedhetetlen ahhoz, hogy az önkormányzat valamennyi érintettje tisztában legyen a ciklus alatt követendő irányvonallal, illetve a működés követhető és számon kérhető legyen. Stratégiai tervezés időkerete, ütemezése Az 1990. évi LXV. törvény a helyi önkormányzatokról 91 (7) bekezdésének értelmében a gazdasági programot a képviselő-testület az alakuló ülését követő hat hónapon belül fogadja el ( ) ha a meglévő gazdasági program az előző ciklusidőn túlnyúló, úgy ( ) az új képviselő-testület az alakuló ülést követő hat hónapon belül köteles felülvizsgálni, és legalább a ciklusidő végéig kiegészíteni vagy módosítani. Ennek értelmében a stratégiai tervezésre a következő ütemterv javasolt: Helyzetértékelési szakasz Stratégiai célok meghatározása Stratégiaalkotás i szakasz Stratégia elfogadása (képviselő-testület) 3 HÓNAP 1 HÓNAP 1 HÓNAP 1 HÓNAP Értékelés, visszacsatolás, monitoring Az értékelés a stratégia hatékonyságának és hatásosságának mérése. Három fázisa az előzetes (exante), az időközi (mid-term) és az utólagos (ex-post) értékelés. Célja a stratégia megvalósulásának folyamatos nyomon követése, az eredmények rendszerezése, elemzése, ez adja meg az alapját az esetleges változtatási javaslatoknak. A folyamat dinamikus nyomon követése a biztosíték a kiindulási pont, a megvalósításhoz rendelt eszközök és az elért cél egységben tartásának, a stratégia sikerességének. Előzetes (Ex-ante) Az előzetes értékelés a tervezési folyamat szerves része. Célja, hogy az aktuális helyzet felmérésével alapot teremtsen a stratégia (gazdasági program) megfelelő kidolgozására. Módszertana az előzőekben már ismertetésre került. Időközi (Mid-term) Az időközi értékelés fő célja a stratégiai célok és a megvalósulás közötti összhang és a társadalmigazdasági hatások, a hatékonyság érvényre jutásának elemzése. Az időközi értékelés módosításokat is javasolhat az erőforrások elosztásában és felhasználásában egyaránt, valamint az esetleges, időközben felmerült újabb problémák megoldására is tehet javaslatot. Az időközi értékelés elengedhetetlen az éves szintű Munkaprogramok kidolgozásához. Utólagos (Ex-post) Az értékelés célja, hogy lemérje, a gazdasági program végrehajtása során sikerült-e elérni a kívánt hatásokat, az aktuális helyzet megfelel-e az elvártaknak, a terv a leghatékonyabb és legcélravezetőbb megoldásokat tartalmazta-e. Az utólagos értékelés egyben alapja a következő ciklusban induló 24

stratégiai terv kidolgozásának, annak ex-ante értékelésének. A visszacsatolást, ellenőrzést segítő értékelésnek a ciklus végén kell elkészülnie. Visszacsatolás A folyamatos visszacsatolás a stratégia sikeres megvalósításának egyik kulcsterülete. Az elemző értékelések utolsó fázisa, célja, hogy a kapott eredmények ténylegesen feldolgozásra kerüljenek, azok beépítésével a stratégia szükség szerint módosuljon a változó környezet változó igényeihez igazodva. A visszacsatolás szintén kettős szerepkörrel rendelkezik, egyrészt összefoglaló jellegű, a múltban megtett lépéseket rögzíti és elemzi, másrészt innovatív, jövőbe mutató, a hibákat és a sikereket figyelembe véve a változtatási, módosítási javaslatok alapja lehet, ezért érdemes minden fontosabb fázis megvalósulása után, illetve az értékelési szakaszok befejeztével külön figyelmet fordítani rá. A visszacsatolás nem önmagában különálló része a monitoring rendszernek, hanem a tervezés fontos, integrált eleme. Külön ki kell hangsúlyozni azonban, mert figyelmen kívül hagyása a teljes folyamat eredményességét és hatékonyságát kérdőjelezi meg. Stratégia és finanszírozás kapcsolata A stratégiai terv csak finanszírozási tervvel együtt képes betölteni kulcsszerepét a ciklus egész ideje alatt, épp ezért ez a terület annyira fontos, hogy külön részterületként szerepel, a megállapításokat pedig a felülvizsgált költségvetési tervezési eljárásrend tartalmazza majd. Javasolt elemek a stratégiai tervben Az alábbiakban meghatározunk néhány témakört, mely területeket célszerű, hogy értékelje a program, meghatározva a célokat, elképzeléseket: - Munkahelyteremtés, foglalkoztatottság; - Helyi gazdaság, befektetésösztönzés; - Kommunális feladatok (benne: utak, közművek, közlekedés stb); - Lakáshelyzet, bérlakásépítések, panelprogram, lakótelepek környezete; - Szociálpolitika, családok támogatása; - Oktatás-nevelés; - Egészségügy, megváltozott munkaképességűek, fogyatékkal él_k; - Településfejlesztés, városarculat, nagyberuházások, EU-projektek; - Villamosenergia-ellátás, gázszolgáltatás, távfűtés; - Közszolgáltatások (szemétszállítás és -ártalmatlanítás, víz és csatorna, tömegközlekedés stb.); - Adópolitika, hatósági árak; - Kultúra, m_vészetek, közgyűjtemények; - Sport; - Civil kapcsolatok, egyházak, kisebbségek; - Nemzetközi kapcsolatok, katasztrófavédelem, honvédelem, közbiztonság; - Turizmus, idegenforgalom; - Önkormányzat, igazgatás, költségvetés; - Környezetvédelem. 25

4.3 Elektronikus információszolgáltatási eljárásrend lépéssorozat Részterületek neve Részterület célja Dokumentumot elfogadja A hivatal szervezetének átalakítása az ügyintézési idő csökkentése, vagy más, az ügyintézés eredményességét segítő mutató javítása érdekében Az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a hivatal működésébe; Szervezeti megoldások bevezetése a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére; Minimálisan a törvényi előírásoknak való megfelelés biztosítása az elektronikus információ elérés tekintetében, illetve azon túl az ügyintézési idő csökkentése érdekében Az e-mail, mint hivatalos kommunikációs csatorna elterjesztése, valamint ügytípusonként a kommunikáció formájának és rendjének meghatározása A lakosság naprakész tájékoztatása Jegyzői utasítás Jogszabályi háttér: A közigazgatási hatósági eljárásról és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény Az elektronikus ügyintézés szabályairól szóló 193/2005. (XI. 22.) Korm. rendelet Az elektronikus információszabadságról szóló 2005. évi XC. törvény Elektronikus Információszolgáltatás Eljárásrend célja Eljárásrend kidolgozása, amely egyértelműen rögzíti az elektronikusan is elérhetővé teendő dokumentumok körét, illetve az ezzel kapcsolatos feladatokat és felelősöket, a rendszeres aktualizálás menetét. Hivatalos elektronikus információáramlás szabályrendszerének kidolgozása (milyen esetekben szükséges elektronikus aláírás, mikor elegendő az egyszerű e-mail küldése az önkormányzati szervezeti egységek, intézmények közötti információáramlás tekintetében, a beérkező e-mailek továbbítása, archiválásának rendje) Az e-okmányiroda megvalósítását a Hivatal most tervezi, illetőleg folyamatban van. Ez azt jelenti, hogy a honlapon tájékoztatást adnak arról, hogy milyen dokumentumokra van szükséges az egyes ügyek intézéséhez, illetve, hogy mi az eljárásrend, stb. Jelenleg a honlapon található ügyleírások, az ügyintézés menetéről szóló tájékoztatás, illetve az elektronikusan elérhető nyomtatványok köre hiányos. 26

Elektronikus hírlevél rendszer kiépítése, mely biztosítja a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatását, a döntések nyilvánossá tételét. Elektronikus Információszolgáltatás Eljárásrend tartalma, felépítése Hivatalos elektronikus információáramlás szabályzata Folyamattérkép és folyamatleírás készítése Ügyintézési tevékenységek áttekintése Kritikus ügyfajták, folyamatábrák, ügyintézési idővel Nyilvánossági, tájékoztatási kötelezettségek Elektronikus kommunikáció formáinak esetei E-mail, eszignóval ellátott dokumentum Elektronikusan elérhető dokumentumok körének meghatározása Dokumentumok, Felelősök, Aktualizálás menete Közzététel szabályozása Elektronikus információszolgáltatási eljárásrend Honlapon közzététel szükséges? Igen Honlapon való közzététel szabályozása Nem Archiválás, tárolás (Dokumentumok, e-mailek) 27

Hivatalos elektronikus információáramlás szabályzata Folyamattérkép és folyamatleírás; Az egyszerű e-mail kommunikáció szabályozása az önkormányzati szervezeti egységek, intézmények közötti információáramlás tekintetében; Az elektronikus aláírás szükségességének esetei; A beérkező e-mailek továbbítása, eszkaláció; E-mailek archiválásának rendje. Elektronikus információszolgáltatási eljárásrend: Olyan eljárásrend kerül kidolgozásra, amely egyértelműen rögzíti az elektronikusan is elérhetővé teendő dokumentumok körét, illetve az ezzel kapcsolatos feladatokat és felelősöket, a rendszeres aktualizálás menetét. Ügyintézési tevékenység hatékonyságának növelése o Ügyintézési tevékenységek áttekintése, kritikus ügyfajták rögzítése o Tipikus és nagy számban előforduló ügyintézési folyamatok ismertetése o Folyamatábrák, ügyintézési idővel o Elektronikusan is elérhető dokumentumok körének meghatározása Nyilvánossági, tájékoztatási kötelezettségek teljesítése o Jogszabályi kötelezettségen alapuló nyilvánossági kötelezettségek meghatározása o Közérdeklődésre számot tartó dokumentumok meghatározása o Közérdeklődésre számot tartó adatok meghatározása o Elektronikusan is elérhető adatok, dokumentumok körének meghatározása Dokumentumok elérhetőségének, hozzáférhetővé tételének biztosítása Elektronikus dokumentumok frissítési, aktualizálási terve, határidők, felelősök megjelölése Kapcsolódás a Hivatalos elektronikus információáramlás szabályzathoz Elektronikus Információszolgáltatásban résztvevők köre A Hivatal és az intézmények, illetve az intézmények közötti kommunikáció e-mailen, személyesen, illetve telefonon egyaránt zajlik. Formalizált kommunikációs eljárásrend nincs. Különösen a költségvetési tervezés kapcsán felmerült hiányosság, hogy az intézmények adatszolgáltatási kötelezettsége 2009 májusáig egyáltalán nem volt rögzítve. Ekkor a közoktatási intézmények vonatkozásában megszületett egy adatszolgáltatási rendelet (Üllő Város Önkormányzata Képviselő testületének 15/2009. számú rendelete). Az adatszolgáltatási kötelezettség szabályozásának kiterjesztése lenne indokolt a hibás adatszolgáltatásból adódó normatíva visszafizetési kötelezettségek és egyéb károk megelőzése érdekében. Üllő olyan speciális helyzetben lévő önkormányzat, ahol a Hivatalnak mindössze egy csúcsintézménnyel kell tartania a kapcsolatot, hiszen a HSZK alá tartozik valamennyi nem vállalkozó, illetve nem társulás által ellátott önkormányzati feladat. Előfordulhat azonban, hogy a Hivatal a részben önálló intézményekkel közvetlenül kell, hogy kapcsolatba kerüljön. 28

Javasolt az alábbi személyekre kiterjeszteni a Hivatalos Elektronikus Információáramlás szabályzatot, a Polgármesteri Hivatal dolgozóin felül: HSZK alkalmazottai Könyvtárvezető Általános Iskola Igazgató Zeneiskola Igazgató Városüzemeltető Kft. vezetője Illetve az ő meghatalmazottaik, nevükben eljárók (pl. titkárságvezető ) Elektronikus Információáramlás és Információszolgáltatás eszközei 1) Elektronikus levél Az elektronikus levelet alapesetben a feladó közvetlenül a címzettnek juttatja el, őt szerepelteti a címzettek között. Amennyiben a Feladó az adott ügyben szükségesnek tartja illetőleg ez irányú igény előzetesen felmerült a közvetlen felettese és a címzett közvetlen felettese részére az elektronikus levélről másolatot küld, azaz a CC-ben feltünteti. Az irányítás és vezetés eszközei (Szabályzat, Vezető utasítás, Vezetői intézkedés, Körlevél) elektronikusan megküldendők. Az elektronikus levél használat szabályozásakor javasolt az alábbiakat rögzíteni: 1) Az e-mail Üllő Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatal szervezetén belül hivatalos kommunikációs eszköz. 2) Üllő Város Önkormányzata szervezetén kívülre küldött, valamint az olyan dokumentumokat, amelyeket joghatályos aláírással kell ellátni, a hagyományos úton kell továbbítani, vagy speciális erre a célra kialakított elektronikus procedúrákon keresztül kell lebonyolítani, melyben az érintett felek egyöntetűen megállapodtak. 3) Az e-mail-en keresztül történő adattovábbítás előtt meg kell bizonyosodni arról, hogy az nem tartalmaz-e egyéb olyan információt, amelyet nem szándékoznak továbbküldeni (pl. "bizalmas"- ként meghatározott szöveg). 4) A felhasználók kötelesek rendszeresen ellenőrizni e-mail postafiókjukat. A munkavégzéssel kapcsolatosan már nem használható leveleket rendszeresen el kell távolítani a postafiókból, archiválni kell. 5) E-mail címeket ellenőrizetlenül nem szabad továbbadni (pl. newsgroups-ban való részvétel vagy e-mail lánclevelek). Tilos lánclevelek készítése és továbbítása, továbbá más felhasználóktól, illetve külső hálózatról kapott támadó, továbbításra késztető, megtévesztő, illetve szemét ( spam, junk, hoax, ) stb. jellegű e-mailek terjesztése. 6) Tilos törvény által büntetendő és jó erkölcsbe ütköző (pl. faji, erőszakot megtestesítő, szexuális zaklató stb.) üzenetek küldése. 7) Tilos Üllő Város Önkormányzata nevében olyan e-mailt küldeni, csatolt fájlt továbbítani vagy nyilvánosságra hozni, melyek: Üllő Város Önkormányzata imidzsével, értékeivel, alapelveivel ellentmondóak, 29

Bizalmas, kritikus és üzleti szempontból érzékeny információt tartalmaznak vagy szerződési, illetve jogi következménnyel lehetnek Üllő Város Önkormányzatára nézve, Üllő Város Önkormányzata hírnevét, vagy az ügyfelekkel való kapcsolatát ronthatja, illetve ügyfeleinek érdekeit sértheti, Üllő Város Önkormányzata bizonyos témákkal kapcsolatos álláspontját meghatalmazás nélkül adják közre, Illegális, rágalmazó, obszcén, vagy támadó jellegűek, vagy amelyek más fél által zaklatásként illetve diszkriminációként értelmezhetőek, Szerzői jogokat sérthetnek. Vírusokkal fertőzhetnek meg bármely belső vagy külső hálózatot. 2) Értekezletek összehívása Az értekezletek összehívása, szervezése és a tárgyalók, termek foglaltságának menedzselése szintén végezhető elektronikusan. Ehhez a belső levelezés használható, ki kell alakítani ennek pontos menetét, technikai feltételeit és a felhasználókat tájékoztatni kell. A rendszer eredménye, hogy a munkatársak nyomon tudják követni a tárgyalók, eszközök foglaltságát, beosztását; továbbá az időgazdálkodást a megosztott elektronikus naptárak segítik. 3) Dokumentumok tárolása Cél, hogy a dokumentumok tárolása a File serveren történik. A szerver tartalmáról naponta készül biztonsági mentés, melyet hetente kiírásra kerül DVD-re. A biztonsági másolatokat tűzbiztos páncélszekrényben tárolják. A Serveren a file-ok elhelyezésére javasolt rögzíteni a könyvtár struktúrát és valamennyi dokumentumot abban tárolni. A könyvtár struktúrát vezetői utasításban kell rögzíteni és évente felülvizsgálni. Az informatikai szabályzatban rendelkezni kell, hogy a felhasználók a saját számítógépük merevlemezén ne tároljanak dokumentumokat, azokat minden esetben a serveren tárolják. 4) Weboldal A weboldal az Önkormányzat leghatékonyabb tájékoztatási eszköze a lakosság részére. A weboldal frissítésére és karbantartására érdemes jelentős figyelmet fordítani. A weboldal struktúráját a úgy kell meghatározni, hogy a közérdeklődésre számot tartó dokumentumok, információk könnyen elérhetők legyenek. A weboldalon való közzététel rendjét az Elektronikus információszolgáltatási eljárásrendben rögzíteni kell. 30