TÁRGYIESZKÖZ NYILVÁNTARTÓ PROGRAM FELHASZNÁLÓI LEÍRÁS Simon István & Bauer Mihály Tel. : ( 99) / 317 327 (30) / 297-4900 - 1 -
TARTALOMJEGYZÉK ÁLTALÁNOS PROMRAMKEZELÉSI LEÍRÁS... 3 LEHETŐSÉGEK A TÁBÁLAZ KEZELÉSÉRE, BEÁLLÍTÁSÁRA... 4 TOVÁBBI LEHETŐSÉGEK A TÁBLÁZAT KEZELÉSÉRE, BEÁLLÍTÁSÁRA... 6 1. BEVEZETÉS... 7 2. TÖRZSADATOK... 7 3. KÓD ÉS ALAPADATOK... 8 KÓDADATOK KARBANTARTÁSA... 8 Főkönyvi számlaszámok karbantartása... 8 Écs számlaszámok karbantartása... 9 Költséghelyek karbantartása... 9 Mozgáskódok karbantartása... 9 BIZONYLATOK... 10 NEGYEDÉVES UTALÁSI ÁLLOMÁNY... 10 NEGYEDÉVES ÉCS ELSZÁMOLÁSA... 11 EGYEDI BIZONYLATOK KEZELÉSE... 12 LEKÉRDEZÉSEK, LISTÁK... 13 ADATÁLLOMÁNYOK... 13 ADATÁLLOMÁNYOK MENTÉSE... 13 ÚJ ÉVI ADATÁLLOMÁNYOK... 14-2 -
ÁLTALÁNOS PROMRAMKEZELÉSI LEÍRÁS A program működtetése, kezelése alkalmával a program egy egységes működtetési filozófiát követ. Menürendszerre épül, amin belül almenü programok hívhatóak: A képernyő két területre oszlik, egy adatterületre és egy státusz sorra, ami alapján az egyes működtetési funkciók elérhetőek: - 3 -
LEHETŐSÉGEK A TÁBÁLAZ KEZELÉSÉRE, BEÁLLÍTÁSÁRA A programban kiterjesztett táblázatok is találhatóak. Ha az adatok egy ilyen táblázatban találhatóak, akkor a táblázat különböző módon állítható, jeleníthető meg. Először is, a táblázat bármelyik oszlopának fejlécére kattintva, a rendezettség az adott oszlop szerintire vált. Ez lehet növekvő és csökkenő sorrend is, attól függően, hogy hányszor kattintottunk az adott oszlopon, illetve, hogy az oszlop fejlécében található kis háromszög, felfelé, vagy lefelé mutat. A táblázatban az oszlopok ideiglenesen áthelyezhetőek, ehhez az oszlop fejlécét meg kell fogni az egér ball gombjával, és a megfelelő helyre kell vonszolni, a fejlécet, majd ott az egér bal ball gombját el kell ereszteni. A táblázatban arra is van lehetőség, hogy az adatokat ideiglenesen csoportosítsuk, az üzemeltető igényeinek megfelelően. Ehhez az előbbi módszert kell megint választani, tehát megfogjuk a táblázat adott oszlopának fejlécét az egér ball gombjával, de nem áthelyezzük egy másik helyre, hanem a táblázat fejléce feletti sötétebb sávra húzzuk. Ezen a sávon egy felirat is található: A csoportosításhoz húzza ide az oszlopokat felirattal. Az így kijelölt csoportokat akár kinyithatja, kifejtheti, akár becsukhatja a csoportosítás jellegét jelző sor előtt álló + vagy - jelre kattintva. Ha a beállított csoportosítást meg szeretné szüntetni, csak meg kell fognia ismét a csoportosító sávon lévő oszlop nevét, és vissza kell húznia a megfelelő oszlop helyre. Ha az egér - 4 -
mutatóját az oszlopok egyikének fejlécére húzza, akkor az adott oszlop fejlécének jobb oldalán megjelenik egy függőleges téglalap egy nyíllal. Ha erre a nyíllal ellátott téglalapra kattint, akkor itt van lehetősége arra, hogy a táblázat adatait, az adott oszlop alapján szűrni is tudja. Ilyenkor az itt megjelenő adatok a: (mind) az (egyéni ), illetve az oszlophoz tartozó, egymástól különböző adattartalmak jelennek meg. Itt bármelyiket, bármelyikeket megjelölheti, a táblázatban innentől fogva csak azok az adatok látszanak, amelyek az adott oszlopon beállított feltételnek megfelelnek. Az egyéni lehetőséget választva lehetőség van összetett szűrési feltételek megadására is, amiben többek között lehetőséget kínál a program a kisebb, nagyobb, egyenlő, nem egyenlő, tartalmaz stb. feltételek megadására. Külön kiemelendő a tartalmaz lehetőség, amely részleges adatok megadására ad lehetőséget. Ilyenkor a részleges adatokat % jelek közé kell tenni, ahogy arról a szűrési panel egyébként tájékoztat is. Szűrés beállítása esetén a táblázat alján egy sötétebb sáv jelenik meg, a ball oldalán a szűrési kritériumnak megfelelő mutatóval, egy el és egy pipával, valamint a sáv jobb oldalán megjelenik a Beállítás felirat. Az adott szűrest a fejlécének jobb oldalán megjelenő függőleges nyíllal ellátott téglalap (mind) feliratára klikkelve szüntetheti meg, illetve az alsó sávon megjelenő re klikkelve. Ha a beállított szűrést csak ideiglenesen szeretné ki/be kapcsolni, azt is megteheti az alsó sávon megjelenő pipával. Erre kattintgatva a szűrés átmenetileg ki és bekapcsolható. A beállítás feliratra klikkelve megjelenik a szűrő panel, amin az üzemeltető által beállított szűrések szövegesen is láthatóvá vállnak, valamint itt további beállítások kezdeményezésére is van lehetősége. Ilyen lehetőség például az adott szűrési feltétel elmentése (például egy bonyolultabb szűrési feltétel megadásakor), vagy egy korábban elmentett szűrési feltétel megnyitása. - 5 -
További lehetőségek a táblázat kezelésére, beállítására. A táblázat fejlécén az egér jobb gombját megnyomva, egy un. helyi menü is aktiválható. Ez az adott oszlopra vonatkozóan további beállítási lehetőségeket teremt az üzemeltető számára. Ilyen lehetőség a rendezettség innen is való állítása, vagy megszüntetése. A mező szerinti csoportosítás innen való kezdeményezése, vagy megszüntetése, oszlop, vagy oszlopok elrejtése, vagy megjelenítése. (Megjelenítés esetén csak az elrejtett oszlopok nevét a megfelelő táblázati fejléc helyre kell vonszolni.) Lehetőség van élő láb megjelenítésére is. Ilyenkor egy újabb sötétebb sor jelenik meg a táblázat alján. Ezen a sávon az adott oszlop alatt az egér jobb gombját megnyomva, szintén megjeleni egy un. helyi menü. Attól függően, hogy az adott oszlop tartalma numerikus, vagy karakteres adatokat tartalmaz, az adott oszlop adataira vonatkozóan megjeleníthetünk summa értéket, maximum, vagy minimum értéket, átlagot, vagy megszámoltathatjuk az adott táblázat, adott szűrési feltételének megfelelő tételek számát. Amennyiben csoportosítás is létezik a táblázatban, úgy élőláb csoportot is beállíthatunk, és az élőláb csoportokra ugyanilyen értékeket szintén felvehetünk. A fejléc helyi menüjében továbbá beállíthatunk egy oszlopra, vagy az összes oszlopra vonatkozóan egy legjobb illesztést, ami azt jelenti, hogy az adott adattartalom és fejlécnek megfelelően, optimális szélességre állíthatjuk a táblázat oszlopainak szélességét. A táblázat ha egy külön fülön található annak beállított értéki nem zavarják a többi fül működését, de az itt kiválasztott tétel lesz a többi fülön az alapban elérhető adat, amikor átállunk egy másik fülre. A táblázat(ok) alján még található egy nyilakból álló csoport, amelyek segítségével ugorhatunk az első tételre, az utolsó tételre, egy újabb táblázati mennyiséget léphetünk át, amennyiben ilyen adatsor van, vagy lépkedhetünk az adott táblázati értékek között. - 6 -
1. BEVEZETÉS A program célja, hogy a vállalkozásoknál meglévő tárgyi eszközök éves, vagy negyedéves értékcsökkenési leírás számolásához nyújtson segítséget, továbbá, ezekről az adatokról a könyvelésnek egyedi, és összesített adatokat szolgáltasson. 2. TÖRZSADATOK A program törzsadat szinten tartja nyilván a meglévő tárgyi eszközöket. Itt egy egyedi nyilvántartási szám alá rendelve tekinthetjük meg egyedileg és táblázatos formában a tárgyi eszközeinket, valamint itt szerkeszthetjük is azokat. Ezekről az eszközökről, és a hozzájuk kapcsolódó könyvelési mozgásadatokról a program egy úgynevezett tárgyi eszköz kartont is vezet, amelyet a tárgyi eszköz törzsadatoknál szintén megnézhetünk. - 7 -
3. KÓD ÉS ALAPADATOK Mindkét almenüpont bizonyos alapadatok, és kódadatok értékeinek beállítására, megváltoztatására szolgálnak. KÓDADATOK KARBANTARTÁSA Ez az almenü szolgál arra, hogy a különböző kódadatokat elérje, és szerkeszthesse. Az itt megjelenő panel különböző füleire kattintva érheti el az alábbi kódadatokat: Főkönyvi számlaszámok Écs számlaszámok Költséghely kódok Mozgáskódok Főkönyvi számlaszámok karbantartása A tárgyieszköz kartonokhoz hozzá kell rendelnie, be kell sorolnia egy főkönyvi számlaszámhoz, hogy a gyűjtéseknél a főkönyvi feladást korrekt módon el tudja készíteni, ki tudja gyűjteni számla számonként. - 8 -
Écs számlaszámok karbantartása A tárgyieszköz kartonokhoz hozzá kell rendelnie, be kell sorolnia egy értékcsökkenési kódhoz, számlaszámhoz, hogy a gyűjtéseknél az értékcsökkenési feladást ez alapján el tudja készíteni. Költséghelyek karbantartása A tárgyieszköz kartonokhoz hozzá kell rendelnie, be kell sorolnia egy költséghely kódhoz, számlaszámhoz, hogy a gyűjtéseknél a költséghelyenkénti feladást korrekt módon el tudja készíteni, ki tudja gyűjteni. Mozgáskódok karbantartása A mozgáskódok alapján történik a tárgyieszköz adatok érték csökkenési elszámolása. Itt vannak szabadon definiálható mozgáskódok, és vannak kötött, nem módosítható mozgáskódok. Ilyen mozgáskód pl. a TÁRGYIESZKÖZ KIVEZETÉS. - 9 -
BIZONYLATOK A programban a BIZONYLATOK menüpont alatt készíthetjük elö, illetve könyvelhetjük le véglegesen az elszámolt érték csökkenési adatokat. NEGYEDÉVES UTALÁSI ÁLLOMÁNY A program a beállított százalékok alapján automatikusan legenerál egy negyedéves utalási állományt. Amikor ezt elkészítteti a programmal, akkor ez még csak egy átmeneti állomány, amit még módosíthat. - 10 -
Az utalási állományt átnézve dönthet arról, hogy újra generálja, vagy (az esetleges módosításokkal együtt) megtartja, elfogadja. Ha elfogadja, akkor a BIZONYLATOK menüpont alatt található Negyedéves ÉCS elszámolása almenü pontban véglegesítheti, lekönyvelheti. NEGYEDÉVES ÉCS ELSZÁMOLÁSA A végleges utalási állományt itt könyvelheti le, ezzel végleg lezárja az adott negyedév tömeges könyvelési lehetőségét. Itt lehetősége van a negyedév automatikus zárására is. Ha ezt választja, akkor az adott negyedévre már nincs módosítási lehetősége. Ha nem kéri az automatikus zárást, akkor még egyedi bizonylatokkal könyvelhet az adott negyedévre, de a negyedévet egy arra szolgáló menüpont kiválasztásával un. kézi zárással kell lezárnia. Amíg egy negyedén nincs kézzel, vagy automatikusan lezárva, nem tud a következő időszakra automatikus utalási állományt generáltatni. - 11 -
EGYEDI BIZONYLATOK KEZELÉSE Ha még egy adott negyedév nincs lezárva, de az automatikus bizonylatokat már lekönyvelte, az egyedi bizonylatok kezelésénél továbbra is van lehetősége egy-egy tételre könyvelni. Az egyedileg könyvelt bizonylatok a nyilvántartó kartonon természetesen ugyan úgy megjelennek, de a tétel kap egy külön könyvelt jelölést. - 12 -
LEKÉRDEZÉSEK, LISTÁK Itt végezheti el a különböző gyűjtéseket, feladásokat a programban. NULLÁRA LEÍRT TÁRGYI ESZKÖZÖK ÚJ FELVITELŰ TÁRGYI ESZKÖZÖK ÉRTÉKCSÖKKENÉS FŐKÖNYVI FELADÁSA ÉRTÉKCSÖKKENÉS NYILVÁNTARTÁSI SZÁMRA ÉRTÉKCSÖKKENÉS KÖLTSÉGHELYEK SZERINT ADATÁLLOMÁNYOK Ez a menürész egyrészt szervizfunkciókat lát el, másrészről lehetőséget biztosít Önnek arra, hogy bizonyos archiválási feladatokat lásson el. ADATÁLLOMÁNYOK MENTÉSE Ennek a programrésznek a segítségével biztonsági mentést készíthet az adatállományról tömörített formában. A mentés helye alapértelmezetten a működési hely alatt lévő Mentesek alkönyvtár, de természetesen más könyvtárba, ill. más meghajtóra is készíthet mentést. A mentés file nevében rögzítve van a mentés dátuma, és ideje is, így egész mentések sorozatát tárolhatja el a háttértárolón. - 13 -
Mentés készítésekor a program csak az adatállományt TARGYIESZKOZ.GDB menti el. Ha Ön mást is pl. a programot is szeretné elmenteni, arról külön kell gondoskodnia. ÚJ ÉVI ADATÁLLOMÁNYOK Ez a programrész az év végén az összes tárgyévi bizonylatot törli, a kartonokon természetesen a könyvelt bizonylatok megmaradnak. A nyilvántartási lapokon lévő negyedéves tételek nullázódnak, és az aktuális negyedév a tárgyévet követő 1. negyedév lesz. Amennyiben az évváltás funkciót rossz időszakban szeretné elindítani, akkor a program figyelmezteti, és az évváltás elindítását nem engedélyezi. Sopron, 2011.06.01. Simon István programfejlesztő simoni@indamail.hu isimon@sopron.hu - 14 -