Kell-e projekt? Vannak e üzleti és/vagy informatikai problémáink a vállalati működés során? Ha igen, melyek ezek? (Lista jellegű összegzés) Miből adódnak ezen problémák: Tisztán ügyviteli problémák. A jelenlegi informatikai rendszer hiányos, vagy helytelen működéséből adódó problémák. A jelenlegi informatikai rendszer ki nem használt funkcionalitásából eredő problémák. Ismeretlen okból eredő problémák: Igénybe vettük e tisztán ügyviteli probléma esetén külsővagy belső ügyviteli tanácsadó segítségét? Igénybe vettük e a jelenlegi rendszer szállítójának segítségét?
Milyen projekt kell? Igényeinkre van e már a piacon létezőés referenciával működő standard megoldás? Van-e időnk, tudásunk, emberi erőforrásunk és főleg pénzünk arra, hogy egy fejlesztőcéget megbízzunk egyedi fejlesztéssel? Tudjuk-e és/vagy akarjuk e vállalni az egyedi fejlesztés idő, minőség és pénzügyi kockázatát?
Lehetőségek felmérése A kiválasztásnál fontos szempont, hogy mekkora cégünk éves nettó árbevétele? Képesek és hajlandóak vagyunk-e évente az éves nettóárbevételünk 1-3 %-át az új rendszerre költeni? (A statisztikák alapján átlagosan ez a ráfordítás eredményez Magyarországon a vállalatok számára jó minőségű vállalati informatikát.) Van e elkülönített költségkeret az új informatikai rendszerre? Hogyan tudjuk, kívánjuk finanszírozni az új rendszer bevezetését: Egyösszegű ráfordításként Folyamatos ráfordításként (részletfizetés, vagy havi bérleti díj) Vegyes finanszírozással Mekkora cégünk sajáttőke hozama, azaz alternatív költsége az egyösszegű finanszírozásnál, illetve havi bérleti díjnál? A rendszer kiválasztáshoz szükséges-e külsőinformáció-gazdálkodási tanácsadó igénybevétele?
Lehetőségek felmérése Képesek és/vagy hajlandóak vagyunk-e megfizetni az információgazdálkodási tanácsadó munkáját? Ha belsőerőforrásokkal oldjuk meg a kiválasztási feladatok elvégzését, akkor milyen egyéb, alternatív költség merül fel? Optimális-e cégünk szervezeti működése egy új informatikai rendszer bevezetéséhez? A szervezeti optimalizáláshoz szükséges-e külsőbpr (Business Process Reengineering) - azaz üzleti folyamat újraszabályozó-tanácsadó igénybevétele? Képesek és hajlandóak vagyunk e megfizetni a BPR tanácsadó munkáját? Ha belsőerőforrásokkal oldjuk meg a BPR feladatok elvégzését, akkor milyen alternatív költség merül fel? Mekkora az IT szakembergárdánk? Elegendő-e ezen szakembergárda tudása és állománya az új rendszer üzemeltetési feladatainak ellátásához:
Lehetőségek felmérése Optimális-e a vállalat munkaerő állománya? Létezik-e egy hatékony projekt team a kiválasztáshoz? A vállalat menedzsmentje képes-e egy meghatározott időn belül és adott információk alapján a döntéshozatalra? Léteznek-e olyan meglévőszerződések, amelyek befolyásolják a rendszerváltást? Gazdálkodásunk periodicitása befolyásolja-e a döntés, a bevezetés és az éles indulás idejét? Milyen döntési hierarchia és gyakorlat honos a vállalatnál? A kívánt éles indulás időpontja és az addig hátralévő idő?
Kiírás A pályázat típusa: zárt (meghívásos), vagy nyílt pályázat. Zárt pályázatnál a meghívott pályázók megnevezése. A pályázati anyag kiváltásának időkorlátja. A pályázati anyag kiváltásának költsége. Konzultációs időpontok megadása. Konzultációs személyek adatainak megadása. Leadási határidő. A leadás módja és helyszíne. Döntés módja és időpontja. Szerződéskötés módja és időpontja.
Pályáztatás formája Saját meghívás Zárt pályázat Piaci információk alapján Tanácsadó cég ajánlására Nyílt pályázat A pályázók maguk jelentkeznek Kihelyezett meghívás (a meghívást egy tanácsadó cég végzi) Zárt pályázat Tanácsadó cég piaci információi alapján Más pályázatokban résztvevők Nyílt pályázat A pályázók maguk jelentkeznek