rótos György temi docens apesti Corvinus Egyetem prémi Egyetem V. Minőségügyi nap - 2006. február 9. amatinnováció és -modellezés a felsőoktatási zményekben A folyamatirányítási (FOI) ogram céljai és eddigi eredményei
alapgondolat a Corvinus és a Miskolci Egyetem ös kísérleti projektje alapján fogalmazódott meg 2004. január február: Az Oktatási Minisztérium megbízásából a felsőoktatási intézmények pilot szervezeti- és folyamatirányítási (FOI) modelljének elkészítése. 2004. májusától: Pályázati konzorciumok szervezése a korábbi munkában közreműködők kezdeményezésére. 2005. júliusától: Az elnyert támogatás ismeretében a közös munka megkezdése. Szervezeti modell Normatív, azaz nem a jelenlegi állapotot le, hanem jövőbemutató, innovatív szervezési megoldásokat tartalmaz Egységes alapelvek mentén kialakított, átlátható struktúra Folyamat modell Tartalmi és módszertani minta a folyama kialakításához, biztosítva az adaptáció lehetőségét az intézmények számára A teljes intézményi működést lefedő folyamatrendszer
rarchikus felépítésű modellünkben stratégiai, p- és támogató folyamatok szerepeltek tézményi stratégiai és irányítási folyamatok: a stratégiai szintű kérdések tisztázásával, valam intézmény irányításával, a felsővezetői döntések meghozatalával kapcsolatosak. A stratégiai folyamatok részét képezi a működés nagyobb alrendszereinek fejlesztése és kialakítása. Az irányítás feladataihoz rendeljük az intézmény elsőszámú vezetőjének közvetlen irányítása tartozó folyamatokat. lapfolyamatok: az oktatás és kutatás területeit képezik le. Az alapfolyamatok részének tekintjük azokat a kiszolgáló szakmai feladatokat, amelyek közvetlenül nem képezik részét az oktatásnak és kutatásnak, azonban szerepük meghatároz azok színvonalas ellátásában. Esetenként törvényi előírás rendelkezik a biztosításukról (pl. könyvtár, sportolási lehetőségek). mogató folyamatok: az alapszolgáltatások infrastruktúráját biztosítják, az oktatást és kutatást olgálják ki. Mindenekelőtt a gazdasági és humánadminisztráció, a létesítménygazdálkodás és az informatika területei tartoznak ide. A támogató folyamatok részének tekintjük azokat a területeket is, amelyek az intézmény profiljából (pl. egészségügy, agrár) eredően gyakorló terepet biztosítanak a hallgatók számár
dezek alapján a következő folyamatstruktúrát eztük le zményi égiai és nyítási amatok Stratégiaalkotás és működésfejlesztés Controlling és teljesítménymenedzsment Stratégiai humán erőforrás menedzsment lapamatok Oktatás Kutatás Egyéb alaptevékenység* Az alaptevékenységet kiszolgáló szakmai tevékenységek * ogató amatok Gazdasági adminisztráció Hallgatói kapcsolatok gondozása Létesítménygazdálkodás Kötelezettségvállalás, beszerzés, beruházás és készletgazdálkodás Humán erőforrás gazdálkodás Információs rendszerek menedzsment gyéb alaptevékenység és Az alaptevékenységet kiszolgáló szakmai tevékenységek folyamatainak kidolgozása nem tartozott t terjedelmébe.
5 július: két nyertes konzorcium hasonló célkitűzésekkel zai felsőoktatásban kritikus tömeget képeznek A felsőoktatási intézmények minőségkultúra váltásának pilot programja (folyamatirányítási alprojekt) Berzsenyi Dániel Tanárképző Főiskola Budapesti Corvinus Egyetem Eszterházy Károly Főiskola Miskolci Egyetem Szolnoki Főiskola Veszprémi Egyetem A működési folyamatok mintaszerű újraszervezése az integrált vidéki nagyegyetemek minőségközpontú támogatása érdekében Debreceni Egyetem Pécsi Tudományegyetem Szegedi Tudományegyetem
onzorciumok egy új típusú egyetem/főiskola delljének kidolgozását és megvalósítását tervezik Célok: Az intézmények irányításában korszerű, a hatékony működést támogató megoldások és módszerek adaptálása. A folyamatok fejlesztésével párhuzamosan a szervezetek korszerűsítése. A bevételi források körének bővítése, a bevételek folyamatos növelése. A működés kiadások csökkentése, a hatékony gazdálkodás alrendszereinek megteremtése. A nyújtott szolgáltatások minőségének javítása.
unka első tartalmi szakasza az innovatív sarokpontok lgozása volt Részletes projektterv összeállítása Elvárások és legjobb A FOI modell gyakorlat sarokpont- ki- feltárásajainak dolgozása Részletes felsőoktatási kidolgozása Felsőoktatási oktatása Felsőoktatási adaptációja Felsőoktatá bevezetése A munka végrehajtásának részletes megtervezése közreműködők bevonásával A folyamatok kialakítása során figyelembe veendő elvárások rögzítése A résztvevők által közösen elfogadott sarokpontok körének a meghatározása A folyamatok részletes kidolgozása teammunkában A normatív folyamatok bemutatása, oktatása az adaptációban érintetteknek A normatív folyamatok intézményekre való testreszabása, bevezetés megtervezése Az adaptált normatív folyamatok bevezetése, eredmények rögzítése Részletes munkaterv Részletes ütemezés Főbb elfogadási pontok Elvárások listája Feltárt legjobb gyakorlat leírása Innovatív megoldások Innovatív technológiák Normatív szervezeti modell Fogalomtár Normatív Input-output kapcsolatok Szervezet tevékenység összerendelés Oktatási anyag (módszertan, folyamatok, bizonylatok, technológiák) Kiképzett közreműködők Adaptált Munkaterv a bevezetéshez Bevezetési módszertan Bevezetett Átalakított működés
innovatív sarokpontok meghatározása az alábbi m-ek munkájának eredményeként jött létre Teamek koordinációja Innovatív működési koncepciók Innovatív felsőoktatási technológiák Innovatív szerve és vezetési megoldások 5. zept. Az egyes teamek összegyűjtötték azon innovatív megoldásokat, amelyek a működésre, technológiára ill. szervezeti formára vonatkoznak. 5. nov. Az innovatív megoldásokat azonos sablon szerint összefoglaló fehér könyvben rögzítettük.
intézményi működésben megvalósítandó ovatív megoldások ovatív ködési cepciók A be beépítendő új eljárások és innovatív megoldások rögzítése. Szervezési alapelvek, amelyek támpontot jelentenek a folyamatok fejlesztésében. Elfogadott innovatív megoldáso tratégiai menedzsment rendszer kialakítása ves tervezés és beszámolás rendszere ontrolling, vezetői információ rendszer kialakítása (projektcontrolling, -monitoring is) eljesítményátadások rendszere, belső elszámoló-árak utatásmenedzsment (kutatás életciklusának követése) arriermenedzsment, kompetenciafejlesztés, egyéni teljesítményértékelési rendszerek (pl. MbO) allgatói kapcsolatok kezelése égzett hallgatókkal való kapcsolatok stratégiai erőforrásként kezelése arter jellegű kooperációs kapcsolatok gyakorlati képzés elsőoktatási (intézményi) marketing és PR orrásteremtés (vállalati professzori rsz., alapítványok, kutatási programok) ockázatmenedzsment inőségmenedzsment apacitás-akkreditáció (infrastruktúra)
elsőoktatási intézmények működését támogató ovatív technológiák ovatív őoktatási hnológiák A kialakítása során elfogadottnak tekinthető informatikai, oktatási technológiák, rendszerek. Bevezeten új alap- és informatik technológ ntegrált gazdaságirányítási rendszer onfiguráció menedzsment (életciklus alatti követése az eszközöknek - IT, kutatást-oktatást mogató technológiák, oktatástechnika) ntegrált oktatás adminisztrációs rendszer étesítménygazdálkodási rendszer utatás monitoring utatási jogokat, szabadalmakat nyilvántartó rendszer orkflow menedzsment (igazgatás) lemző, beszámoló rendszerek (üzleti intelligencia-, vezetői információs rendszerek) ultifunkciós felsőoktatási kártyához kapcsolódó alkalmazások -learning (tartalom kezelés, szerzői jogok kezelése, e-book) ommunikációs platformok (groupware, intranet, extranet) obil eszközök felhasználása
ovatív szervezeti megoldások a felsőoktatási zményeken belül vatív vezeti és tési oldások Új szervezeti egységek, innovatív koordinációs mechanizmusok A kialakítása során alkalmazott szervezeti felépítés meghatározása. Normatív szervezeti modell elsőoktatáshoz illeszkedő különleges jogállású szervezeti forma (governance struktúra) ulajdonosi szerepvállalás gazdasági társaságokban, érdekeltségekben az intézmények képvisel tratégiai szövetségek szervezeti lehetőségei (üzleti szféra) tratégiai szövetségek szervezeti lehetőségei (akadémiai szféra) j funkciók szervezeti leképezése: minőségmenedzsment, működésfejlesztés, folyamatmenedzsm ockázatkezelés, stb. ortfoliómenedzsment rogramigazgatóságok (gazdálkodó egységek) utatóközpont (tudásközpontok, mint térségi, regionális kutatóhelyek) olyamatfelelősi rendszer (felvételi folyamat teljes vertikuma is) elelősségi és elszámolási egységek átrix megoldások ülső gazdasági érdekeltségeket menedzselő egység iszervezett tevékenységeket menedzselő szervezeti egységek
nleg a munka a ezési fázisban tart Részletes projektterv összeállítása Elvárások és legjobb gyakorlat feltárása FOI modell sarokpontjainak kidolgozása Részletes felsőoktatási kidolgozása Felsőoktatási oktatása Felsőoktatási adaptációja Felsőoktatá bevezetése A munka végrehajtásának részletes megtervezése közreműködők bevonásával A folyamatok kialakítása során figyelembe veendő elvárások rögzítése A résztvevők által közösen elfogadott sarokpontok körének a meghatározása A folyamatok részletes kidolgozása teammunkában A normatív folyamatok bemutatása, oktatása az adaptációban érintetteknek A normatív folyamatok intézményekre való testreszabása, bevezetés megtervezése Az adaptált normatív folyamatok bevezetése, eredmények rögzítése Részletes munkaterv Részletes ütemezés Főbb elfogadási pontok Elvárások listája Feltárt legjobb gyakorlat leírása Innovatív megoldások Innovatív technológiák Normatív szervezeti modell Fogalomtár Normatív Input-output kapcsolatok Szervezet tevékenység összerendelés Oktatási anyag (módszertan, folyamatok, bizonylatok, technológiák) Kiképzett közreműködők Adaptált Munkaterv a bevezetéshez Bevezetési módszertan Bevezetett Átalakított működés
nzorciumokon belül 11-11 team azonos munkaosztásban dolgozik a modellezésen és az adaptáción Pécsi konzorcium Debrecen Pécs Szeged Berzsenyi Dániel Tanárképző Főiskola Corvinus Egyetem Eszterházy Károly Főiskola Miskolci Egyetem Szolnoki Főiskola Veszprémi Egyetem Intézményközi teamek kialakítása a modellezésre! Intézményi teamek kialakítása a modellezésre és az adaptáció Controlling és teljesítménymenedzsment Kutatás Hallgatói kapcsolatok kezelése Gazdasági adminisztráció Stratégiai humán erőforrás m. Humán erőforrás gazdálkodás Informatika Beszerzés Stratégiaalkotás Oktatás Létesítmény gazdálkodá
lyamatmodellezési munka végrehajtása lyamatmodellezés ítása Folyamatmodellek kidolgozása, egyeztetése Folyamatmodellezés eredményeinek integrációja ódszertani alapok odellezési alapok temezés, határidők olyamatok felosztása felelősökhöz endelése Folyamatmodellek kidolgozása a háttérben táblázat formában Workshop-ok a ek egyeztetésére 10-15 folyamat/nap Szakértői javaslatok Szakértői előkészítés integrációs pontok, konzorciumok közötti eltérések A teameket átfogó workshop az integráció pontok egyeztetésére szekciómunkában A háttérben zajló modellezés követése, folyamatos minőségbiztosítása, hogy szakmailag megfelelő szinten előkészített javaslatok kerüljenek a teamek elé egyeztetésre. A háttérben az innovációk tartalmának, valamint a folyamatok integrációjának egyeztetése és követése, a workshop-ok keretében nem leegyeztetett eltérések külön kezelése.
lyamatmodellezés során alkalmazott konzultációs szintek ő zultációs szint A teamtagok egyeztetnek egymással a folyamatok elkészítéséről, a teamvezető a már belsőleg egyeztetett táblákat küldi el a szakmai tanácsadóknak és a társintézmények referensének. odik zultációs szint A szakmai tanácsadók átnézik az Excel-táblákat, javaslatokat tesznek változtatásra és egyeztetnek a teammel. A társintézmények referense eljuttatják a javaslataikat a teamhez, illetve a szakmai tanácsadóhoz. madik zultációs szint ARIS-ban rögzítésre kerülnek a folyamatok, utána az ARIS modelleke személyes workshopok keretében átnézik a teamtagok a tanácsadókk közösen. yedik zultációs szint A szakmai tanácsadók egyeztetik a teamtagokkal a folyamatterületek közötti integrációs pontokat újabb workshopok keretében.
mogató technológiák elengedhetetlenek az zehangolt munkához ARIS ező eszköz Lotus Notes dokumentummenedzsment eszköz Támogató technológiák alkalmazása Videokonferencia Centra e-learning eszköz
Átlag készül lyamatok kidolgozása eltérő képet az egyes zorciumokban és team-ekben Stratégiaalkotás Stratégiai humán erőforrás m. Controlling és teljesítménymenedszm. Oktatás Kutatás Hallgatói kapcsolatok Gazd. adminisztráció HR Informatika Létesítmény gazd. Besze
eddigi munka tapasztalatai azt mutatják, hogy.. az egyéni munka jellemző a team munkával szemben a távolság áthidalható a technológia lehetőségeinek alkalmazásával nehéz elvonatkoztatni a jelenlegi gyakorlattól Munka tapasztalatai a modellezés nagyobbrészt megelőzi a folyamatok átgondolását a ek kidolgozása munkaigényes fontos a visszacsatolás és a konzultáció