FŐKÖNYVI KÖNYVELÉS PROGRAM FELHASZNÁLÓI LEÍRÁS S & B Software Simon István & Bauer Mihály Tel. : ( 99) / 317 327 (30) / 297-4900
TARTALOMJEGYZÉK ÁLTALÁNOS PROGRAMKEZELÉSI LEÍRÁS... 3 LEHETŐSÉGEK A TÁBLÁZAT KEZELÉSÉRE, BEÁLLÍTÁSÁRA.... 4 TOVÁBBI LEHETŐSÉGEK A TÁBLÁZAT KEZELÉSÉRE, BEÁLLÍTÁSÁRA... 6 KÓDADATOK KARBANTARTÁS... 7 FŐKÖNYVI SZÁMLASZÁMOK... 7 FOLYÓSZÁMLA SZÁMOK... 8 KALKULÁCIÓS KÓDOK... 8 NAPLÓKÓDOK... 9 TÖRZSADATOK KARBANTARTÁS... 9 CÉGADATOK KARBANTARTÁSA... 9 KÖNYVELÉSEK... 10 FORGALMI TÉTELEK KÖNYVELÉSE... 10 KISEGÍTŐ MŰVELETEK... 11 ADATÁLLOMÁNYOK MENTÉSE... 11 FORGALMI NAPLÓK HAVI ZÁRÁSA... 12 ADATÁLLOMÁNYOK ÜRÍTÉSE... 13 SZÁMLASZÁM EGYENLEG ELLENŐR... 13 ADATOK KÜLDÉSE E-MAIL -BEN... 14 SZÁMLASZÁMOK... 15 FŐKÖNYVI SZÁMLA KIVONAT... 15 FŐKÖNYVI SZÁMLÁK KARTONJAI... 16 FOLYÓSZÁMLA KIVONAT... 17 MELLÉKLETEK... 19-2 - 2011.09.02.
Általános programkezelési leírás A program működtetése, kezelése alkalmával a program egy egységes működtetési filozófiát követ. Menürendszerre épül, amin belül almenü programok hívhatóak: A képernyő két területre oszlik, egy adatterületre és egy státusz sorra, ami alapján az egyes működtetési funkciók elérhetőek: - 3-2011.09.02.
Lehetőségek a táblázat kezelésére, beállítására. A programban kiterjesztett táblázatok is találhatóak. Ha az adatok egy ilyen táblázatban találhatóak, akkor a táblázat különböző módon állítható, jeleníthető meg. Először is, a táblázat bármelyik oszlopának fejlécére kattintva, a rendezettség az adott oszlop szerintire vált. Ez lehet növekvő és csökkenő sorrend is, attól függően, hogy hányszor kattintottunk az adott oszlopon, illetve, hogy az oszlop fejlécében található kis háromszög, felfelé, vagy lefelé mutat. A táblázatban az oszlopok ideiglenesen áthelyezhetőek, ehhez az oszlop fejlécét meg kell fogni az egér bal gombjával, és a megfelelő helyre kell vonszolni, a fejlécet, majd ott az egér bal gombját el kell ereszteni. A táblázatban arra is van lehetőség, hogy az adatokat ideiglenesen csoportosítsuk, az üzemeltető igényeinek megfelelően. Ehhez az előbbi módszert kell megint választani, tehát megfogjuk a táblázat adott oszlopának fejlécét az egér bal gombjával, de nem áthelyezzük egy másik helyre, hanem a táblázat fejléce feletti sötétebb sávra húzzuk. Ezen a sávon egy felirat is található: A csoportosításhoz húzza ide az - 4-2011.09.02.
oszlopokat felirattal. Az így kijelölt csoportokat akár kinyithatja, kifejtheti, akár becsukhatja a csoportosítás jellegét jelző sor előtt álló + vagy - jelre kattintva. Ha a beállított csoportosítást meg szeretné szüntetni, csak meg kell fognia ismét a csoportosító sávon lévő oszlop nevét, és vissza kell húznia a megfelelő oszlop helyre. Ha az egér mutatóját az oszlopok egyikének fejlécére húzza, akkor az adott oszlop fejlécének jobb oldalán megjelenik egy függőleges téglalap egy nyíllal. Ha erre a nyíllal ellátott téglalapra kattint, akkor itt van lehetősége arra, hogy a táblázat adatait, az adott oszlop alapján szűrni is tudja. Ilyenkor az itt megjelenő adatok a: (mind) az (egyéni ), illetve az oszlophoz tartozó, egymástól különböző adattartalmak jelennek meg. Itt bármelyiket, bármelyikeket megjelölheti, a táblázatban innentől fogva csak azok az adatok látszanak, amelyek az adott oszlopon beállított feltételnek megfelelnek. Az egyéni lehetőséget választva lehetőség van összetett szűrési feltételek megadására is, amiben többek között lehetőséget kínál a program a kisebb, nagyobb, egyenlő, nem egyenlő, tartalmaz stb. feltételek megadására. Külön kiemelendő a tartalmaz lehetőség, amely részleges adatok megadására ad lehetőséget. Ilyenkor a részleges adatokat % jelek közé kell tenni, ahogy arról a szűrési panel egyébként tájékoztat is. Szűrés beállítása esetén a táblázat alján egy sötétebb sáv jelenik meg, a bal oldalán a szűrési kritériumnak megfelelő mutatóval, egy el és egy pipával, valamint a sáv jobb oldalán megjelenik a Beállítás felirat. Az adott szűrést a fejlécének jobb oldalán megjelenő függőleges nyíllal ellátott téglalap (mind) feliratára klikkelve szüntetheti meg, illetve az alsó sávon megjelenő re klikkelve. Ha a beállított szűrést csak ideiglenesen szeretné ki/be kapcsolni, azt is megteheti az alsó sávon megjelenő pipával. Erre kattintgatva a szűrés átmenetileg ki és - 5-2011.09.02.
bekapcsolható. A beállítás feliratra klikkelve megjelenik a szűrő panel, amin az üzemeltető által beállított szűrések szövegesen is láthatóvá válnak, valamint itt további beállítások kezdeményezésére is van lehetősége. Ilyen lehetőség például az adott szűrési feltétel elmentése (például egy bonyolultabb szűrési feltétel megadásakor), vagy egy korábban elmentett szűrési feltétel megnyitása. További lehetőségek a táblázat kezelésére, beállítására. A táblázat fejlécén az egér jobb gombját megnyomva, egy un. helyi menü is aktiválható. Ez az adott oszlopra vonatkozóan további beállítási lehetőségeket teremt az üzemeltető számára. Ilyen lehetőség a rendezettség innen is való állítása, vagy megszüntetése. A mező szerinti csoportosítás innen való kezdeményezése, vagy megszüntetése, oszlop, vagy oszlopok elrejtése, vagy megjelenítése. (Megjelenítés esetén csak az elrejtett oszlopok nevét a megfelelő táblázati fejléc helyre kell vonszolni.) Lehetőség van élő láb megjelenítésére is. Ilyenkor egy újabb sötétebb sor jelenik meg a táblázat alján. Ezen a sávon az adott oszlop alatt az egér jobb gombját megnyomva, szintén megjelenik egy un. helyi menü. Attól függően, hogy az adott oszlop tartalma numerikus, vagy karakteres adatokat tartalmaz, az adott oszlop adataira vonatkozóan megjeleníthetünk summa értéket, maximum, vagy minimum értéket, átlagot, vagy megszámoltathatjuk az adott táblázat, adott szűrési feltételének megfelelő tételek számát. Amennyiben csoportosítás is létezik a táblázatban, úgy élőláb csoportot is beállíthatunk, és az élőláb - 6-2011.09.02.
csoportokra ugyanilyen értékeket szintén felvehetünk. A fejléc helyi menüjében továbbá beállíthatunk egy oszlopra, vagy az összes oszlopra vonatkozóan egy legjobb illesztést, ami azt jelenti, hogy az adott adattartalom és fejlécnek megfelelően, optimális szélességre állíthatjuk a táblázat oszlopainak szélességét. A táblázat ha egy külön fülön található annak beállított értékei nem zavarják a többi fül működését, de az itt kiválasztott tétel lesz a többi fülön az alapban elérhető adat, amikor átállunk egy másik fülre. A táblázat(ok) alján még található egy nyilakból álló csoport, amelyek segítségével ugorhatunk az első tételre, az utolsó tételre, egy újabb táblázati mennyiséget léphetünk át, amennyiben ilyen adatsor van, vagy lépkedhetünk az adott táblázati értékek között. A program leírása : A program lehetőséget biztosít a kettős könyvelés számítógépes megoldására. KÓDADATOK KARBANTARTÁS FŐKÖNYVI SZÁMLASZÁMOK Ebben a menürészben szerkesztheti, alakíthatja ki a megfelelő számlatükröt a könyvelési feladatok megoldására. A főkönyvi számlaszámoknál jelölheti, veheti fel a mérleg sorok rendszerét, valamint itt jelölheti meg azokat a számlaszámokat, amelyek un. Áfa relevánsak, tehát ezekre a számlaszámokra könyvelhet áfa tartalmakat. Az itt megjelölt áfa releváns számlaszámok ( I ) a könyvelés folyamán az áfa számlaszámoknál kiválaszthatóak egy listáról. Az Áfa releváns számlaszámoknál meg kell adni az áfa listán a releváns számla alapértelmezett irányát is, amit a program az áfa lista készítésénél figyelembe vesz, és annak megfelelően számol. Ez a beállítás főkönyvi kartonokat nem befolyásolja. Amennyiben ez a beállítás hiányzik, akkor a kódadatokból való kilépésnél a program hibaüzenete ad: - 7-2011.09.02.
FOLYÓSZÁMLA SZÁMOK Feladatuk hasonló a főkönyvi számla számokhoz, de itt az első 3 CH a létező főkönyvi számlaszámot kell hogy jelölje, a további számlaszámok egy alábontást tesznek lehetővé. A folyószámla számok zárásakor a program az itt alábontott adatokat az első 3 karakteres főkönyvi számlaszám alá gyűjti be. KALKULÁCIÓS KÓDOK A kalkulációs kódok használata lehetővé teszi a könyveléskor a könyvelt tételek más csoportosítás szerinti gyűjtését is. - 8-2011.09.02.
NAPLÓKÓDOK Ezek a különböző könyvelési tételek szétválasztását hivatottak megadni. A könyveléskor a program az alapértelmezett forgalom jellege szerinti mozgásirányt hozza, ami természetesen módosítható. TÖRZSADATOK KARBANTARTÁS CÉGADATOK KARBANTARTÁSA Ebben a menürészben beállíthatja az üzemeltetőre vonatkozó adatokat, valamint egyes alapadat paramétereket is beállíthat, mint pl. az adószám, TB szám, KSH szám, stb. - 9-2011.09.02.
KÖNYVELÉSEK FORGALMI TÉTELEK KÖNYVELÉSE Ebben a menürészben tudja kiválasztani és lekönyvelni a különböző forgalmi, analitikai tételeit. - 10-2011.09.02.
KISEGÍTŐ MŰVELETEK Ez a menürész egyrészt szervizfunkciókat lát el, másrészről lehetőséget biztosít Önnek arra, hogy bizonyos archiválási feladatokat lásson el. ADATÁLLOMÁNYOK MENTÉSE Ennek a programrésznek a segítségével biztonsági mentést készíthet az adatállományról tömörített formában. A mentés helye alapértelmezetten a működési hely alatt lévő Mentesek alkönyvtár, de természetesen más - 11-2011.09.02.
könyvtárba, ill. más meghajtóra is készíthet mentést. A mentés file nevében rögzítve van a mentés dátuma, és ideje is, így egész mentések sorozatát tárolhatja el a háttértárolón. Mentés készítésekor a program csak az adatállományt FOKONYV.GDB menti el. Ha Ön mást is pl. a programot is szeretné elmenteni, arról külön kell gondoskodnia. FORGALMI NAPLÓK HAVI ZÁRÁSA Ez a programrész a havi zárás műveletével a folyószámlákra könyvelt tételeket rakja át folyószámla 1-3 karakterével a főkönyvi számlákra a Folyószámla zárása megnevezéssel. - 12-2011.09.02.
ADATÁLLOMÁNYOK ÜRÍTÉSE Ezzel a programrésszel az adatállományokat tudja kiüríteni, ami azt jelenti, hogy a törzsadatok megmaradnak, de a forgalmi adatok kinullázódnak (pl. új év nyitása). SZÁMLASZÁM EGYENLEG ELLENŐR Ez a programrész a főkönyvi kartonok egyenlegeit hasonlítja össze a gyorsított kivonat összegeivel, és eltérés esetén megjelöli, hogy melyik számlaszámnál van eltérés. (Az eltérés esetleges áramszünet, vagy géphiba esetén keletkezhet). - 13-2011.09.02.
ADATOK KÜLDÉSE E-MAIL -BEN A program lehetőséget biztosít arra is, hogy amennyiben rendelkeznek internet kapcsolattal, a telephelyről lehessen adatküldést kezdeményezni. Amennyiben a küldő hely nem rendelkezik e-mail kapcsolattal, a program egy külső levelező program használatával akkor is tud e-mail-t küldeni. A küldéshez kapcsolt melléklet adatútvonalát a program alapértelmezett könyvtárnak felveszi a paraméterek letárolása esetén, és a paramétereket alapértelmezett értékként kezeli a további használat esetén. - 14-2011.09.02.
SZÁMLASZÁMOK FŐKÖNYVI SZÁMLA KIVONAT Ez a menürész lehetőséget biztosít Önnek a főkönyvi számlaszámok gyorsított kivonatának a megtekintésére, nyomtatására, ill. Excelbe történő exportálására. - 15-2011.09.02.
FŐKÖNYVI SZÁMLÁK KARTONJAI Ez a menürész lehetőséget biztosít Önnek a főkönyvi számlaszámok kartonjainak a megtekintésére, nyomtatására. - 16-2011.09.02.
FOLYÓSZÁMLA KIVONAT Ez a menürész lehetőséget biztosít Önnek a folyószámla számok gyorsított kivonatának a megtekintésére, nyomtatására. Sopron, 2010.09.03. Simon István programfejlesztő simoni@indamail.hu isimon@sopron.hu - 17-2011.09.02.
MELLÉKLETEK - 18-2011.09.02.
MELLÉKLETEK - 19-2011.09.02.
- 20-2011.09.02.