2014/26. SZÁM TARTALOM Utasítások oldal 48/2014. (V. 20. MÁV-START Ért. 26.) sz. vezérigazgatói utasítás a MÁV-START Zrt. Számviteli Politikájáról... 2 49/2014. (V. 20. MÁV-START Ért. 26.) sz. vezérigazgatói utasítás a MÁV-START Zrt. Értékelési Szabályzatáról... 44
Utasítások ÉRTESÍTŐ 48/2014. (V. 20. MÁV-START Ért. 26.) sz. vezérigazgatói utasítás a MÁV-START Zrt. Számviteli Politikájáról 1.0 AZ UTASÍTÁS CÉLJA A Számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (továbbiakban: Sztv., esetenként törvény) olyan szabályokat rögzít, amelyek alapján megbízható, valós összképet biztosító tájékoztatás nyújtható a törvény hatálya alá tartozók vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetéről és azok változásáról. A számviteli politika keretében rögzítésre kerültek azok a gazdálkodóra jellemző szabályok, előírások, módszerek, amelyekkel meghatározza, hogy mit tekint a számviteli elszámolás, az értékelés szempontjából jelentősnek, nem jelentősnek, továbbá meghatározza azt, hogy a törvényben biztosított választási, minősítési lehetőségek közül melyeket, milyen feltételek fennállása esetén alkalmaz, az alkalmazott gyakorlatot milyen okok miatt kell megváltoztatni. A MÁV-START Zrt., mint a MÁV Zrt. konszolidált beszámolójába teljes körűen bevont társaság, a számviteli törvényben rögzített alapelvek, értékelési előírások figyelembevételével, valamint a MÁV Csoport konszolidációs szabályzata előírásai alapján elkészítette az adottságainak, sajátosságainak leginkább megfelelő a törvény végrehajtásának módszereit, eszközeit meghatározó számviteli politikát. A kialakított számviteli politika célja, hogy az éves beszámolóban biztosítsa a Társaság vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetéről a valós, megbízható összképet, és egyúttal megfelelő alapot biztosítson a MÁV csoport konszolidált beszámolójának elkészítéséhez. 2.0 HATÁLY ÉS FELELŐSSÉG MEGHATÁROZÁSA A MÁV-START Zrt. Számviteli Politikájának hatálya kiterjed a MÁV-START Zrt. valamennyi szervezeti egységére, valamint a MÁV Szolgáltató Központ Zrt. (MÁV SZK 2 Zrt.) számviteli szolgáltatás nyújtásában résztvevő szervezeteire a MÁV-START Zrt. és a MÁV SZK Zrt. közötti szolgáltatási szerződés alapján. Az utasítás kidolgozásáért és karbantartásáért felelős: Gazdasági Igazgató 3.0 FOGALMAK MEGHATÁROZÁSA Az Sztv. által előírtak figyelembevételével a MÁV-START Zrt. a számviteli elszámolás és az értékelés szempontjából a következő minősítéseket határozza meg: 3.1 Jelentős összegű hiba értéke (Sztv. 3.. (3) 3.): Az ellenőrzés, önellenőrzés során az egy adott üzleti évet érintően (évenként külön-külön) feltárt hibák, hibahatások értékét jelentősnek tekintjük, ha azok összevont eredményt, saját tőkét érintő hatása meghaladja az ellenőrzött üzleti év saját tőkéjének 5%-át. Az eredményhatástól függetlenül minden esetben jelentős összegű a hiba, ha a hiba feltárásának évében az ellenőrzések során ugyanazon évet érintően megállapított hibák, hibahatások eredményt, saját tőkét növelő-csökkentő értékének együttes (előjeltől független) összege meghaladja az ellenőrzött üzleti év mérlegfőösszegének 2 százalékát A MÁV START Zrt. a 2014.01.01-i beolvadásokat követően, a beolvadást megelőző időszakok vonatkozásában a jelentős összegű hiba évenkénti értékeit a 2014.01.01 vagyonmérlegben szereplő saját tőke és mérlegfőösszeg alapján állapítja meg. A társaság gazdasági eseményeinek jellegéből, számosságából, nagyságrendjéből adódóan azonban hibának csak azon eltéréseket tekintjük, amelyek az alábbi feltételeknek megfelelnek. Számlához kapcsolódó tételek (ez alatt azon számlázandó gazdasági események értendők, ahol a könyvelés alapbizonylata a számla ): 1. Értékesített és igénybevett szolgáltatások esetén: A teljesítés évében a tétel számla hiányában időbelileg elhatárolásra került, és a ténylegesen számlázott nettó összeg az elhatárolttól több mint 10%-kal és legalább 3 M Ft-tal, illetve
ÉRTESÍTŐ kevesebb, mint 10%-kal és legalább 50 M Ft-tal eltér. Egy tétel alatt egy számla teljes nettó értéke értendő. A teljesítés évében a tétel nem került időbelileg elhatárolásra és az előző évet érintően feltárt eltérés nagysága egy adott tételnél nagyobb, mint 3 M Ft. Egy tétel alatt egy számla teljes nettó értéke értendő. 2. Készletek esetén: A készlet beszerzése a teljesítés évében nem került könyvelésre beérkezett nem számlázott tételként. 3. Tárgyi eszközök esetén: a.) Tárgyi eszköz beszerzés (nem számlázott beruházások): A tárgyi eszköz beszerzés a teljesítés évében beérkezett nem számlázott beruházásként került könyvelésre, de egy adott eszköz vonatkozásában az eltérés meghaladja az eredetileg könyvelt tétel értékének 1%-át. A tárgyi eszköz beszerzése a teljesítés évében nem került könyvelésre beérkezett nem számlázott beruházásként. Nem számlához kapcsolódó tételek esetében minden eltérést hibának tekintünk (ez alatt azon gazdasági események értendők, ahol a könyvelés alapbizonylata nem számla, hanem pl. határozat, fizetési értesítő, stb.) Jellemző tételek (teljes körű felsorolás nélkül): a.) Tárgyi eszközhöz kapcsolódóan a jellemző tranzakciók az alábbiak: aktiválás, ráaktiválás, térítés nélküli átvétel, értékesítés, selejt, hiány, térítés nélküli átadás, leírási kulcs módosítás, amennyiben ezt a körülményekben bekövetkezett változások nem indokolják, és járulékos könyvelések (kincstári eszközökhöz kapcsolódó könyvelések, halasztott bevételek). b.) Korengedményes nyugdíj, kivéve a becslési pontatlanságból adódó eltérést, ami nem minősül hibának, c.) Kártérítés, bírság, stb. d.) NAV revízió megállapításai. 3 Az előző éveket érintő tételekre vonatkozóan, amennyiben az ellenőrzés, az önellenőrzés az előző évek éves beszámolójában jelentős összegű hibá(ka)t állapít meg, akkor az előző év(ek)re vonatkozó a mérlegkészítés napjáig megismert és nem vitatott, nem fellebbezett, jogerőssé vált megállapítások miatti módosításokat a mérleg és az eredménykimutatás minden tételénél a tárgyévet megelőző 5 évre visszamenőleg, évenkénti bontásban az előző év adatai mellett mutatjuk be. Az 5 évnél korábbi időszakra vonatkozó módosító tételeket az 5. év adataival együtt mutatjuk be. 3.2 Jelentőség szempontjából minősítendő egyéb tételek: Befektetett eszközök és készletek beszerzésekor a nem számlázott beszerzések dokumentumok alapján megállapított bekerülési értékének és a számla szerinti tényleges értéknek az eltérése jelentősen módosítja a bekerülési értéket, ha a különbözet a bekerülési érték 1 százalékát meghaladja. Immateriális javak és tárgyi eszközök terven felüli értékcsökkenése szempontjából a könyv szerinti érték és a piaci érték különbözetét akkor tekintjük jelentősnek, ha az az eszköz nyilvántartási értékének 5 százalékát meghaladja. Maradványérték meghatározására csak a 10 M Ft bekerülési értéket meghaladó eszközök esetén kerül sor. Jelentősnek tekintjük a maradványértéket, amennyiben eléri, vagy meghaladja az eszköz maradványérték megállapításakor nyilvántartott nettó értékének 5 %-át, egyéb esetekben nulla maradványértékkel számolunk. A Számviteli törvény 52. (3) bekezdésének alkalmazása során, az évenkénti értékcsökkenés megállapításához figyelembe vett ráfordítások változása vonatkozásában jelentősnek tekintjük a változást, ha annak az adott évi értékcsökkenésre gyakorolt hatása eléri vagy meghaladja az eszköz bruttó értékének 1%-át. A tulajdoni részesedést jelentő befektetések és a hitelviszonyt megtestesítő értékpapírok értékvesztése és az értékvesztés visszaírása szempontjából a könyv szerinti és piaci érték
közötti különbözetet minden esetben egyedileg minősítjük jelentősnek, függetlenül attól, hogy azok a befektetett pénzügyi eszközök vagy a forgóeszközök között szerepelnek. A mérleg fordulónapján fennálló és a mérleg készítéséig pénzügyileg nem rendezett követelésekre elszámolandó értékvesztés és annak visszaírása szempontjából jelentősnek minősítjük, ha az elszámolandó értékvesztés vagy visszaírás a követelés könyv szerinti értékét legalább 5%-kal módosítja. A nem megbízható adósnak minősített partnerekkel szemben nyilvántartott 1 M Ft-ot meghaladó 1 éven túli követelés esetén a partnert jelentős 1 éven túl lejárt követeléssel rendelkező adósnak tekintjük. A készletek értékvesztése és annak visszaírása elszámolásánál a bekerülési érték és a piaci érték, vagy várható eladási ár közötti különbözetet egyedileg minősítjük jelentősnek. A számlához kapcsolódó (ez alatt azon számlázandó gazdasági eseményeket értjük, ahol a könyvelés alapbizonylata a számla ) aktív időbeli elhatárolások és passzív időbeli elhatárolások esetében - jellemzően a bevételeket és költségeket, ráfordításokat érintő tételeket érintően - csak az 1 M Ft feletti tételeket tekintjük jelentősnek és határoljuk el. A konszolidációba teljes körűen bevont leányvállalatok vonatkozásában év végén is minden tételt el kell határolni. Ebből a szempontból egy tétel alatt egy adott jogcímen, egy adott számviteli szerződés szerinti számlázási időszakra (jellemzően hónapra) vonatkozó összeget értjük. A több időszakot érintő számlázott tételek esetében (pl. közmű) az 1 M Ft feletti számlákban szereplő nettó összegeket jelentősnek tekintjük. Egyéb, azaz a nem számlához kapcsolódó tételek esetében (ez alatt azon gazdasági eseményeket értjük, ahol a könyvelés alapbizonylata nem számla, hanem pl. határozat, fizetési értesítő, stb.) minden tételt jelentősnek minősítünk. A képzendő céltartalék tekintetében a folyamatban lévő peres ügyekből származó 3 M Ft feletti várható fizetési kötelezettségeket minősítjük jelentősnek A halasztott bevételek elszámolása szempontjából valamennyi tételt jelentősnek 4 minősítjük, azokat az ellentételezett költségnek, ráfordításnak megfelelően az egyéb bevételekkel, a pénzügyi műveletek bevételeivel illetve a rendkívüli bevételekkel szemben számoljuk el. A rendkívüli bevételeket és rendkívüli ráfordításokat minden esetben jelentősnek minősítjük, és azokat a kiegészítő mellékletben jogcímenként bemutatjuk. 3.3 Kapcsolt fél Sztv.3 (2) 8. Kapcsolt fél: az 1606/2002/EK európai parlamenti és tanácsi rendelettel összhangban egyes nemzetközi számviteli standardok elfogadásáról szóló 1126/2008/EK bizottsági rendeletben meghatározott fogalom. MÁV-START Zrt. szempontjából kapcsolt feleknek tekintjük az Sztv.-ben foglalt definíció szerint leányvállalatnak, közös vezetésű vállalkozásnak és társult vállalkozásnak - továbbiakban együttesen kapcsolt vállalkozások minősülő társaságokat, a felső vezetés tagjait, valamint a vezető tisztségviselőket. A kapcsolt felek értelmezése szempontjából felső vezetésnek a társaság vezérigazgatóját és vezérigazgatóhelyetteseit, vezető tisztségviselőnek az Igazgatóság és a Felügyelő Bizottság tagjait tekintjük. Lényegesnek tekintjük a kapcsolt felekkel folytatott ügyleteket, ha azok értéke a tárgyévben a kapcsolt fél vonatkozásában összesítetten eléri a 100 millió Ft értéket. A minősítés szempontjából a MÁV-START Zrt. és a kapcsolt fél között közvetlenül kötött szerződéseket, tranzakciókat vesszük figyelembe. A kapcsolt felekkel folytatott ügyletek esetében akkor tekintünk egy ügyletet nem szokásos piaci feltételek között megvalósulónak, ha az ügyletben alkalmazott feltételek eltérnek azon feltételektől, amit független felek összehasonlítható körülmények mellett érvényesítettek volna. 3.4 Elkülönítés A MÁV-START Zrt. az 50/2007. (IV. 26.) GKM-PM együttes rendelet értelmében számviteli elkülönítésre kötelezett vasúti társaság, ezért a számviteli törvény szerinti éves beszámoló kiegészítő mellékletének részeként éves felügyeleti jelentést készít,
amely a következő tevékenységek szerinti bontásban tartalmazza a mérleget, eredménykimutatást, cash-flow kimutatást, valamint a rendelet 1. mellékletében meghatározott tevékenységi kimutatást, és az ezeket magyarázó szöveges értékelést: vasúti személyszállítás, ezen belül vasúti személyszállítási közszolgáltatás egyéb tevékenység A rendeletben meghatározott elkülönítési kötelezettségnek az alábbi három önálló főkönyv vezetésével teszünk eleget a könyvvezetés során: Közszolgáltatási főkönyv ( Z ) a vasúti személyszállítás közszolgáltatási szerződés alá tartozó részének elszámolásához, Nem közszolgáltatási főkönyv ( N ) a vasúti személyszállítás nem közszolgáltatási részének elszámolásához, valamint Egyéb tevékenységek főkönyv ( V ) ahol azok a tevékenységek kerülnek kimutatásra, amelyek nem képezik a vasúti személyszállítás részét. A MÁV-START Zrt. Számviteli Politikájában használt további fogalmak megegyeznek az Sztv. 3. -ában (Értelmező rendelkezések, fogalmak) definiált fogalmakkal. 4.0 AZ UTASÍTÁS LEÍRÁSA 4.1 Beszámolási és könyvvezetési kötelezettség A MÁV-START Zrt. (továbbiakban Társaság) a vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetéről, a naptári év lezárását követően az Sztv.-ben előírt könyvvezetéssel alátámasztott beszámolót köteles készíteni. A Társaság az Sztv. 9. (1) bekezdése alapján éves beszámoló és üzleti jelentés készítésére kötelezett, amelynek alapja az Sztv. 12. (3) bekezdésében előírt kettős könyvvezetés. A Társaság éves beszámolója az adatokat magyar nyelven, millió forintban tartalmazza, amennyiben az éves beszámoló mérlegének mérlegfőösszege meghaladja a százmilliárd forintot. 5 Amennyiben a könyvvezetés alapjául szolgáló bizonylatok devizában kifejezett összeget tartalmaznak, az analitikus nyilvántartásokban az ügylet devizanemében és HUF-ban is meg kell jeleníteni. A devizában kifejezett összegek HUF-ra történő átváltásánál a Magyar Nemzeti Bank hivatalos devizaárfolyamát kell használni. Tekintettel arra, hogy a Magyar Nemzeti Bank a hivatalos devizaárfolyamot egy adott napra vonatkozóan napközben teszi közzé, a könyvelési tételek rögzítésekor a hatályos (a közzétételt megelőző órákban történő rögzítést megelőzően az előző napi) hivatalos árfolyamot kell alkalmazni. A Társaságnál az üzleti év megegyezik a naptári évvel. A mérleg fordulónapja tárgyév december 31. Az Sztv. 3. (6) 1. szerinti mérlegkészítés időpontja: a tárgyévet követő év 34. munkanapja. Ez az időpont biztosítja az Sztv. -ben előírt értékelést, az elszámolások elvégzését, továbbá a piaci megítélés ismeretét. A Társaság mérlegét az Sztv. szerinti A változatban, további tagolás nélkül készíti. A mérleg összeállításának alapjául az analitikával egyező főkönyvi számlák adataiból készített főkönyvi kivonat és a leltározási szabályzatban foglaltak alapján készített leltárak szolgálnak. A Társaság eredmény-kimutatása a naptári év bevételeit és ráfordításait összköltség eljárással tartalmazza. Formája az Sztv. 2. sz. melléklete szerinti A változat, amely további tagolást, új sorokat, sorok összevonását vagy elhagyását nem tartalmazza. A kiegészítő melléklet tartalmazza azokat a számszerű adatokat és szöveges magyarázatokat, amelyeket az Sztv. előír, illetve mindazokat, amely a társaság, vagyoni, pénzügyi helyzetének, működése eredményének megbízható és valós bemutatásához a tulajdonosok, a befektetők, a hitelezők számára a mérlegben, az eredménykimutatásban szereplőkön túlmenően szükségesek. A könyvvezetés pénzneme a magyar forint (HUF).
A társaság az állami pénzeszközök felhasználásáról az éves beszámoló kiegészítő mellékletében kiemelten beszámol. A MÁV-START Zrt. az éves beszámolójában a MÁV-START Zrt. egészére vonatkozó mérleg és eredménykimutatás mellett elkészíti az elkülönített tevékenységek önálló beszámolóit, valamint az 50/2007.(IV.26.) GKM-PM együttes rendelet alapján a személyszállítási tevékenység, azon belül elkülönítve a közszolgáltatásként végzett személyszállítási tevékenységekről készítendő éves felügyeleti jelentést. A felügyeleti jelentés a Nemzeti Közlekedési Hatóság Vasúti Igazgatási Főosztály részére megküldésre kerül. A vasúti közlekedési tevékenységek és az egyéb tevékenységek számviteli elkülönítésének megvalósítását a számviteli politika részeként elkészítendő számviteli elkülönítési szabályzat tartalmazza. Az üzleti jelentés tartalmát az Sztv. 95. - ában előírt követelmények és az ügyvezetés elvárásai határozzák meg. Az üzleti jelentés értékeli a társaság vagyoni, pénzügyi, jövedelmi helyzetét és üzletmenetét, a tevékenység során felmerülő legfőbb kockázatokat. Az üzleti jelentésben az éves beszámoló adatait a múltbeli tény- és a várható jövőbeni adatok alapján úgy kell értékelni, hogy a társaság valós vagyoni, pénzügyi, jövedelmi helyzetét, az üzletmenetet reálisan mutassa be, továbbá tartalmazza a működés során felmerülő főbb kockázatokat és bizonytalanságokat is. Az üzleti jelentésnek tartalmaznia kell - a társaság tárgyévi teljesítményeiről, a piaci pozíciójáról készített átfogó, a társaság méretével és összetettségével összhangban álló elemzést, pénzügyi - és ahol szükséges - naturális teljesítménymutatókkal alátámasztva, - információt a várható fejlődésre (a gazdasági környezet ismert és várható fejlődése, a belső döntések várható hatása függvényében, mely lényegében egy kitekintés a következő év(ek)re, 6 - a kutatás és a kísérleti fejlesztés területére; a beruházások alakulására, - a telephelyek bemutatását (a társaság szervezeti felépítésével kapcsolatos információkat), - a foglalkoztatáspolitikára, jövedelempolitikára vonatkozó információkat, - a mérleg fordulónapja után bekövetkezett lényeges eseményeket. Az üzleti jelentésben kiemelten foglalkozni kell a környezetvédelem kérdéskörével és a társaság kockázatkezelési politikájával, az ár-, hitel-, kamat-, likviditás- és cash-flow kockázat bemutatásával (számszerűsítve) is. A MÁV-START Zrt. Éves beszámolójának Mérlegét, Eredménykimutatását és Kiegészítő mellékletét az Sztv. 19. -ban foglaltak szerint a MÁV Szolgáltató Központ Zrt. állítja össze a számviteli szolgáltatás keretében, az üzleti jelentést a Társaság Kontrolling Szervezete készíti el. Az éves beszámolót, valamint az üzleti jelentést a MÁV-START Zrt. (Társaság) képviseletére jogosult személy, a társaság vezérigazgatója írja alá. A könyvvizsgálói záradékkal ellátott, az Alapító által elfogadott éves beszámolót, valamint az adózott eredmény felhasználására vonatkozó határozatot a mérleg fordulónapját követő 5. hónap utolsó napjáig kell elektronikusan a céginformációs és az elektronikus cégeljárásban közreműködő szolgálathoz megküldeni. A Társaság az éves beszámolót a letétbe helyezéssel egyidejűleg a Nemzeti Közlekedési Hatóság részére is megküldi. A konszolidált éves beszámoló tartalma, készítésének menete A MÁV-START Zrt., mint leányvállalat a MÁV Vállalatcsoport konszolidált beszámolójában, a konszolidációba teljes körűen bevont leányvállalat. A MÁV Vállalatcsoport Számviteli Politikájában foglaltak szerint az anyavállalat mentesíti a konszolidált beszámoló készítési kötelezettség alól valamennyi leányvállalatát, ezért a MÁV- START Zrt., amennyiben egyúttal anyavállalat is, konszolidált beszámolót nem készít.
4.2 Számviteli és belső elszámolási rend A könyvvezetés szabályait a Társaság számviteli politikája, valamint az annak keretében elkészítendő alábbi szabályzatok tartalmazzák: 1. MÁV-START Zrt. Értékelési szabályzata 2. MÁV-START Zrt. Leltározási utasítás 3. MÁV-START Zrt. Önköltségszámítási szabályzat 4. MÁV-START Zrt. Pénzkezelési szabályzat 5. MÁV-START Zrt. Elkülönítési szabályzat A Társaság a MÁV Zrt. által készített konszolidált beszámolóba teljes körűen bevonásra kerül, ezért a MÁV Zrt. által kiadott konszolidációs szabályzat előírásai hatálya alá tartozik. A MÁV Zrt. felmentést ad a konszolidált beszámoló összeállítása alól mindazon, a vállalatcsoporthoz tartozó leányvállalatoknak, akik egyébként anyavállalatnak minősülnek, melynek következtében vállalatcsoporton belüli rész-konszolidált beszámoló összeállítására lennének kötelezettek. A Társaság a gazdálkodásában bekövetkező eseményekről az Sztv. előírásai szerint folyamatos nyilvántartást vezet, azokat pénzértékben rögzíti a kijelölt főkönyvi számlákon. A könyvviteli elszámolást két körben kell végrehajtani: a mennyiségi és értékadatokat tartalmazó analitikus nyilvántartás keretén belül, értékadatokat és a 0-s főkönyvi számlákon mennyiségi adatokat (a belső elszámoláshoz, számviteli elkülönítéshez) rögzítő szintetikus főkönyvi elszámolás keretében. A könyvvezetés keretében január 1-től december 31-ig folyamatosan vezeti az eszközökben, forrásokban és az eredményben bekövetkezett változásokat. A könyvviteli nyilvántartásokat az üzleti év végén le kell zárni. A könyvvezetési kötelezettség a teljesség elvének betartásával kiterjed a mérlegkészítés időpontjáig megismert, és az előző évet érintő gazdasági események könyvviteli elszámolására is. 7 A gazdasági események elszámolása az Oracle Financials programrendszeren alapuló Gazdálkodásirányítási Információs Rendszer (későbbiekben GIR) különböző moduljaiban történik. A GIR az Oracle Applications programcsomagjára, illetve annak a MÁV csoport sajátosságainak megfelelően testreszabott változatára épül. Az egyes standard modulok a MÁV csoport üzleti követelményeinek megfelelően egyéniesítésre kerültek. A GIR integrált rendszer, ahol a különböző modulok szorosan kapcsolódnak egymáshoz és mindegyik kapcsolatban áll a főkönyvi modullal. Az egyes modulokban elvégezhető feladatok leírását, a modulok összefüggéseit más modulokkal, a feladathoz kapcsolódó jogosultságokat és az adott modulban elvégezhető lekérdezési lehetőségeket a GIR működéshez és üzemeltetéshez kiadott utasítás, és annak. módosításai tartalmazzák. A javítás, karbantartás, gyártás, saját rezsis beruházás tevékenységhez tartozó készletek analitikus nyilvántartása, valamint a tevékenységek önköltségszámítása az MFG/PRO Integrált Vállalatirányítási Rendszer különböző moduljaiban történik. 4.2.1 Számlarend A számlarend a jogszabályi előírások, a beszámolási és az ellenőrzési követelmények, valamint a Társaság egyedi sajátosságai figyelembevételével került kialakításra. A számlarend keretében: az alkalmazásra kijelölt számlák számjelét és megnevezését a Számlatükör, a kijelölt számlák tartalmát a számlamagyarázatok tartalmazzák.
A számlarend az alábbi szempontok figyelembevételével került kialakításra: feleljen meg a jogszabályi előírásoknak, vegye figyelembe a beszámolási és az ellenőrzési követelményeket, valamint a konszolidációs követelményeket, biztosítsa a ráfordítások és bevételek o főkönyvek szerinti, ezen belül szervezetenkénti, valamint elkülönítendő tevékenységekre, azon belül egyes szolgáltatásokra történő elkülönítését, o az elkülönítendő tevékenységek közötti belső elszámolásokat, o az elkülönített tevékenységek központi irányítási költségeinek meghatározását és a megosztás utáni elszámolását és o az elkülönítendő tevékenységek (illetve azon belül egyes szolgáltatások) eredményének értékeléséhez szükséges adatokat. biztosítsa a főkönyvek, illetve a tevékenységek mérlegszintű elkülönítését. biztosítsa a ráfordítások és bevételek esetében az elkülönített tevékenységekhez tartozó szolgáltatások önköltségszámításához szükséges részletezettségű adatokat. A MÁV-START Zrt. által alkalmazott számlatükör a GIR-ben a főkönyvi modul részeként, a számviteli flexmező szegmenseinek értékkészleteiben jelenik meg. Minden szegmens (szakasz) esetében megkülönböztetésre kerülnek: gyerekértékek, amelyekre könyvelni lehet és csak számokból áll, valamint szülő értékek, amelyek a gyerekértékek csoportosítását szolgálják és lekérdezésekre, gyűjtésekre használhatók (ezek nagybetűvel kezdődnek). A GIR-ben számlakombinációkra (a főkönyvi flexmező szegmensek értékeinek kombinációja) történik a könyvelés. A MÁV-START Zrt. főkönyvi könyvelésében alkalmazott flexmező struktúra az alábbi részekből (szakaszokból) épül fel: Főkönyv szegmens: A számviteli flexmező Főkönyv szegmense a társaságok főkönyvén belül (mint egyenlegező szegmens) a számvitelileg elkülönítendő 8 tevékenységek elkülönítését biztosítja. Értékei a következők lehetnek: o Z Közszolgáltatási főkönyv o N Nem közszolgáltatási főkönyv o V Egyéb tevékenységek főkönyv Könyvelő egység szegmens: A könyvelő egység szegmens értékei a könyvelést végző számviteli szervezetek elhatárolására szolgálnak. A 00 könyvelő egység kódot csak technikai jellegű, a GIR-ben definiált automatizmusok (pl. számviteli elkülönítés feldolgozásai) során használjuk, manuális könyvelések során nem szabad használni. Főkönyvi számla szegmens: A főkönyvi számla szegmens a gazdasági eseményeknek a Számviteli törvény által előírt, ugyanakkor a társaságok sajátosságainak megfelelő alábontással rendelkező elszámolását teszi lehetővé a 0-9 számlaosztályokban. Szervezeti egység szegmens: A szervezeti egység szegmens a gazdasági események szervezeti egységekre, mint költséghelyekre történő elszámolását biztosítja. A szegmens értékkészlete az egységes szolgálati hely törzsből (ESZTI) tartalmazza a szolgálati helyek azon csoportját, amelyek a szolgálati helyek törzsadataiban főkönyvi szervezetként szerepelnek, azaz amelyekre költségek, ráfordítások és bevételek számolhatók el. Valamennyi szolgálati hely egyértelműen be van sorolva a szervezeti gazdálkodási hierarchiába, valamint hozzá van rendelve a főkönyvi kódhoz. Tevékenységi kód szegmens: A költségeket és az árbevételeket a Társaság által végzett tevékenységekre (költségviselő) történő elkülönítést biztosítja, a számviteli elkülönítési szabályzattal és az önköltségszámítási szabályzattal összhangban. Az X. számlaosztály magyarázatában kerül meghatározásra, hogy mely tevékenység projektes elszámolású. Pályaszakasz szegmens: a számviteli elkülönítés eredménye a pályaszakasz szegmensben felvett (E...) kódok alkalmazásával kerül elszámolásra.
Társasági kód szegmens: a MÁV Vállalatcsoportba tartozó, az anyavállalattal közvetlen, vagy közvetett részesedési viszonyban álló vállalkozások egyedi azonosítását szolgálja. Ez a kód biztosítja a kapcsolt vállalkozásoktól kapott bevételek, és velük szemben felmerült költségek elkülönítését is. Célszervezet szegmens: A Célszervezet szegmens értékkészlete megegyezik a Szervezeti egység szegmens értékkészletével. A szegmens a főkönyvek (a főkönyvhöz rendelt szervezetek) egymás közötti tranzakcióinak elszámolását segíti. Alkalmazása csak a 3651-3658 főkönyvi számlacsoport használata esetén kötelező. Értéke átszámítások indítása esetén a fogadó szervezetet, átszámítás fogadásakor pedig az indító szervezetet mutatja. Munkaszám szegmens: A munkaszám a gépészeti tevékenységek költségeinek MFG/Pro Integrált Vállalatirányítási Rendszer MST moduljában történő elkülönítését, gyűjtését biztosítja. A munkaszámokhoz az MFG/Pro rendszerben tevékenységi kódok vannak rendelve. A munkaszámokon gyűjtött és felosztott költségek a tevékenységi kódok alapján kerülnek feladásra a GIR főkönyvi modulba. A főkönyvi számla, a szervezet és a tevékenységi sor mellett a MÁV-START Zrt. számviteli elkülönítési szabályzata szerinti UTK kódok is megjelölésre kerülnek a számviteli elkülönítés érdekében. A Számlarend tartalmazza a könyvvezetés során használt főkönyvi számlák felsorolását és azok könyvviteli rendszerben beállított paramétereit (számlatükör), a főkönyvi könyvelési struktúra egyes elemei közötti kötelező összefüggéseket (keresztellenőrzési szabályok) és a számlamagyarázatot, amely a számlák tartalmát, az alkalmazott bizonylatokat, a főkönyvi számlák és az analitikák közötti kapcsolatot, az egyes számlaösszefüggéseket tartalmazzák. 9 4.2.2 Számviteli folyamatok sajátosságai A MÁV-START Zrt. az Sztv. 151. (1) bekezdésének b) pontja alapján az Sztv. 150. (2) bekezdése szerinti könyvviteli szolgáltatás körébe tartozó feladatok irányításával, vezetésével, az éves beszámoló elkészítésével a MÁV Szolgáltató Központ Zrt.-t bízta meg. Az Sztv. 165. -a alapján minden gazdasági műveletről, eseményről, amely az eszközök, illetve az eszközök forrásának állományát vagy összetételét megváltoztatja, bizonylatot kell kiállítani (készíteni). A gazdasági műveletek (események) folyamatát tükröző összes bizonylat adatait a könyvviteli nyilvántartásokban rögzíteni kell. A számviteli (könyvviteli) nyilvántartásokba csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján szabad adatokat bejegyezni. Szabályszerű az a bizonylat, amely az adott gazdasági műveletre (eseményre) vonatkozóan a könyvvitelben rögzítendő és más jogszabályban előírt adatokat a valóságnak megfelelően, hiánytalanul tartalmazza, megfelel a bizonylat általános alaki és tartalmi követelményeinek, és amelyet hiba esetén előírásszerűen javítottak. Bizonylat: jellemzően a számla, nyugta, anyag-, munkautalvány, adatközlő, átterhelés, átszámítás, költségmentesítő, a megfelelő dokumentumokkal alátámasztott egyéb könyvelési utalvány. Számla hiányában megfelelő dokumentumnak tekintendők a nemzetközi elszámoló központok által megküldött leszámolások, amelyeket az összemérés és a teljesség alapelvének érvényesítése végett az időbeli elhatárolással szemben a tárgyidőszakra le kell könyvelni, valamint a szerződés, megállapodás, kimutatás, bankszámla kivonat, egyéb hitelintézeti és postai számviteli bizonylatok. A végleges bizonylatok alapján a rendezést a következő módon kell elvégezni: az időbeli elhatárolás és a tényleges érték közötti különbözetet visszamenőleg előző éveket érintő tételként kell elszámolni. A pénzeszközöket érintő gazdasági műveletek, események bizonylatait késedelem nélkül, a készpénzforgalom esetén a pénzmozgással egyidejűleg, illetve a hitelintézeti értesítés megérkezésekor; az egyéb pénzeszközöket érintő tételeket, valamint minden más
gazdasági műveletről, eseményről készült bizonylatok adatait legkésőbb az adott hónap főkönyvi kivonatának elkészítéséig kell rögzíteni. A bizonylat általános alaki és tartalmi kellékei: a) a bizonylat megnevezése és sorszáma, vagy egyéb más azonosítója; b) a bizonylatot kiállító gazdálkodó (ezen belül a szervezeti egység) megjelölése; c) a gazdasági műveletet elrendelő személy vagy szervezet megjelölése, az utalványozó és a rendelkezés végrehajtását igazoló személy, valamint a szervezettől függően az ellenőr aláírása; a készletmozgások bizonylatain és a pénzkezelési bizonylatokon az átvevő, ellennyugtákon a befizető aláírása; d) a bizonylat kiállításának időpontja, illetve kivételesen a gazdasági művelet jellegétől, időbeni hatályától függően annak az időszaknak a megjelölése, amelyre a bizonylat adatait vonatkoztatni kell; e) a (megtörtént) gazdasági művelet tartalmának leírása vagy jelölése, a gazdasági művelet okozta változások mennyiségi, minőségi és a gazdasági művelet jellegétől, a könyvviteli elszámolás rendjétől függően értékbeni adatai; f) külső bizonylat esetében a bizonylatnak tartalmaznia kell többek között a bizonylatot kiállító gazdálkodó nevét, címét; g) bizonylatok adatainak összesítése esetén az összesítés alapjául szolgáló bizonylatok körének, valamint annak az időszaknak a megjelölése, amelyre az összesítés vonatkozik; h) a könyvelés módjára, az érintett könyvviteli számlákra történő hivatkozás; i) a könyvviteli nyilvántartásokban történt rögzítés időpontja, igazolása; j) továbbá minden olyan adat, amelyet jogszabály előír. A bizonylat (ideértve mind a kibocsátott, mind a befogadott bizonylatokat) alaki és tartalmi hitelessége, megbízhatósága, helytállósága ha az más módon nem biztosítható a 10 gazdálkodó képviseletére jogosult személy (ideértve a Polgári Törvénykönyv szerinti képviseletet is), vagy belső szabályzatban erre külön feljogosított személy aláírásával is igazolható. A bizonylat szerkesztésekor a világosság elvét kell szem előtt tartani. Számviteli bizonylatként alkalmazható az elektronikus dokumentum, irat, ha megfelel az Sztv. előírásainak. Az elektronikus dokumentumok, iratok bizonylatként történő alkalmazásának feltételeit, hitelességének, megbízhatóságának követelményeit más jogszabály is meghatározhatja. A MÁV Zrt. olyan elektronikus számlát fogad be, amely megfelel a 46/2007. PM rendelet előírásainak, valamint elektronikus számlát bocsát ki az előzőekben hivatkozott jogszabálynak megfelelően. Minden kibocsátott elektronikus számla kiküldés előtt elektronikusan aláírásra kerül. 2010. július 1-től kötelezően elektronikus úton történik a fizetési meghagyások benyújtása. A fizetési meghagyások illetékének befizetése egyrészt a Magyar Országos Közjegyzői Kamarával (MOKK) megkötött megállapodás alapján befizetett keretösszegből, másrészt a K&H által kibocsájtott dombornyomott kártyával interneten keresztül történik. A fizetett összegről a MOKK mindkét esetben elektronikus számlát küld. AMÁV-START Zrt. a banki átutalások és a Nemzeti Adó és Vámhivatal felé történő adóbevallások esetében alkalmaz elektronikus okiratot a törvényi előírások alapján. A számviteli bizonylatot a gazdasági művelet, esemény megtörténtének, illetve a gazdasági intézkedés megtételének vagy végrehajtásának időpontjában magyar nyelven kell kiállítani. (Külföldi megrendelőnek küldött és magyar nyelven kiállított számlán az adatok a külföldi megrendelő nyelvén is feltüntethetők.) A külföldi szállító, szolgáltató számláján azokat az adatokat, megjelöléseket kell a könyvviteli nyilvántartásokban történő rögzítést megelőzően magyarul is feltüntetni, amelyek a bizonylat hitelességéhez, a megbízható, a valóságnak megfelelő adatrögzítéshez, könyveléshez, az utólagos ellenőrzéshez feltétlenül szükségesek.
Az Sztv. 167. (2). Bekezdése alapján a számlával, az egyszerűsített számlával kapcsolatos további követelményeket más jogszabály is meghatározhat. Az Általános forgalmi adóról szóló törvény 176. -a tartalmazza e bizonylatok adóigazgatási szempontból előírt követelményeit. Az Sztv. 168. alapján a készpénz kezeléséhez, más jogszabály előírása alapján meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatokat (ideértve a számlát, az egyszerűsített számlát és a nyugtát is), továbbá minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat, szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni. A szigorú számadási kötelezettség a bizonylatot, nyomtatványt kibocsátót terheli. A szigorú számadás alá vont bizonylatokról, nyomtatványokról a kezelésükkel megbízott vagy a kibocsátásukra jogosult személyeknek olyan nyilvántartást kell vezetni, amely biztosítja azok elszámoltatását. Az Sztv. 169. alapján a gazdálkodó az üzleti évről készített beszámolót, valamint az azt alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot, valamint más, e törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást olvasható formában legalább 8 évig köteles megőrizni. Amennyiben más jogszabály ettől hosszabb megőrzési időt ír elő (pl.: EU forrásból finanszírozott projektek bizonyalt megőrzési kötelezettsége), abban az esetben azt tekintjük irányadónak. A könyvviteli elszámolást alátámasztó közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot (ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus illetve részletező nyilvántartásokat is) legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések alapján visszakereshető módon kell megőrizni. A szigorú számadású bizonylatok rontott példányaira is vonatkozik a fenti megőrzési kötelezettség. A megőrzési időn belüli szervezeti változás (ideértve a jogutód nélküli megszűnést is) nem 11 hatálytalanítja e kötelezettséget, azaz a bizonylatok megőrzéséről a szervezeti változás végrehajtásakor intézkedni kell. Az elektronikus formában kiállított bizonylatot a digitális archiválásra vonatkozó külön jogszabály előírásainak, valamint a 167. (5). bekezdése szerinti feltételek figyelembevételével - elektronikus formában kell megőrizni oly módon, hogy az alkalmazott módszer biztosítsa a bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét. Az eredetileg nem elektronikus formában kiállított bizonylat - a digitális archiválásra vonatkozó külön jogszabály előírásainak, valamint a 167. (5). bekezdése szerinti feltételek figyelembevételével - elektronikus formában is megőrizhető oly módon, hogy az alkalmazott módszer biztosítsa az eredeti bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét. A bizonylatok feldolgozási rendjének kialakításakor az Sztv. előírásait vettük figyelembe. A számviteli alapelvek biztosítása érdekében az évzáró december havi főkönyvi kivonatok elkészítése előtt a MÁV-START Zrt. éves zárlati utasítást ad ki a számviteli szolgáltató javaslata alapján. A zárlati utasítás részletesen meghatározza: az egyes számlaosztályok főkönyvi számláihoz kapcsolódó év végi feladatokat, a záró főkönyvi kivonat elkészítésének folyamatát, az egyeztetési kötelezettségeket, azok határidejét, valamint a mérleg valódiságát alátámasztó leltárak körét, az elkészítés és felterjesztés határidejét. A könyvelő szervezetek a tevékenységükről és a könyveikben regisztrált eseményekről mind a havi, mind az éves zárás keretében nyilatkozatot tesznek: valamennyi bizonylat teljes körű és a valóságnak megfelelő rögzítéséről,
a főkönyv és az analitikus leltárak egyezőségéről. A számviteli munka folyamatának részletes szabályait külön utasítások (zárlati utasítás, stb.) tartalmazzák. 4.3 Könyvviteli zárlatok célja, tartalma és ütemezése A könyvvitel számszaki helyességének biztosítása, a Társaság gazdálkodásának figyelemmel kísérése, a számviteli és kontrolling beszámolók alátámasztása, valamint a vállalatcsoport összevont beszámolóinak alátámasztása érdekében havi rendszerességgel könyvviteli zárlatot kell végrehajtani. A januári és a februári könyvviteli zárlatot összevontan végezzük. Az évközi könyvviteli zárlatoknál a folyamatos könyvelésen túl az alábbiakban előírt körben biztosítani kell az év végi beszámoló készítésénél alkalmazott alapelvek érvényesítését. Az éves főkönyvi zárás alkalmával - a negyedéves zárások keretében előírt feladatokon túl - el kell végezni a következő feladatokat: a költségként elszámolt anyagbeszerzések tárgyidőszak végén fel nem használt mennyiségének és értékének megállapítása és leltár alapján történő készletre vétele, a tartósan adott kölcsönök és hosszú lejáratú kötelezettségekből a mérleg fordulónapját követő egy üzleti éven belül esedékes törlesztések átsorolását a rövid lejáratú kötelezettségek közé, a mérlegben kimutatott devizás tételek átértékelését az üzleti év mérlegfordulónapjára vonatkozó MNB által közzétett árfolyamra, az aktív és passzív időbeli elhatárolások kimutatását és könyvelését, jelentős hiba kapcsán az előző évek eredményének a felvételét a mérleg és az eredménykimutatás külön oszlopába, 12 Az évzáró főkönyvi kivonat elkészítése előtt meg kell állapítani és belső bizonylat alapján le kell könyvelni: a saját tőkével kapcsolatos fordulónapi elszámolásokat, egyéb, év végi rendező tételeket. A Beszámolás és adózás szervezet az utolsó, évzáró főkönyvi kivonatot az éves zárlati utasításban meghatározott napon készíti el. E határidő után a tárgyévet érintő tételeket, valamint az esetleges módosításokat kizárólag a Számviteli szervezet engedélyével lehet könyvelni. A negyedéves főkönyvi zárás során is biztosítani kell a számviteli alapelvek érvényesülését, ezért a havi zárások keretében előírt feladatokon túl - a következő feladatokat is el kell végezni: az eszközök befektetett pénzügyi eszközök, készletek, követelések, értékpapírok - értékvesztésének és visszaírásának elszámolását, a könyv szerinti értéknél tartósan és jelentősen alacsonyabb piaci érték miatti terven felüli értékcsökkenés elszámolását, visszaforduló tételként céltartalék képzést a várható kötelezettségekre, a tárgyidőszakra járó és tárgyidőszak után fizetendő kamatok elhatárolását, visszaforduló tételként éves adók időarányos részének elszámolását a jelentős jövőbeni költségekre és a nem realizált árfolyamveszteségre képzendő céltartalék képzését el kell végezni a főkönyvi könyvelés és az analitikus nyilvántartások adatai közötti egyeztetést, s a mérleg tételeinek alátámasztásához leltárt kell összeállítani, amely tételesen és ellenőrizhető módon tartalmazza a mérleg fordulónapján meglévő eszközöket és forrásokat mennyiségben és értékben. az eszközök állományból történő kivezetése esetén meghatározott terven felüli értékcsökkenés elszámolását a kivezetés időpontjával,
A negyedéves zárás végrehajtásához, az elszámolások szabályszerűségének biztosításához szükséges értékeléseket és döntéseket a Társaság meghozza. A negyedéves zárásokat úgy kell végrehajtani, hogy a negyedéves beszámolók tényadatait a számviteli információs rendszer könyvelt adatai képezik. A negyedéves zárás végén főkönyvi kivonatot, mérleget, eredménykimutatást, cash-flow kimutatást valamint felügyeleti jelentést kell készíteni. A számviteli kimutatások alapján negyedéves kontrolling jelentés készül, amely a tényadatokon túl éves várható adatokat is tartalmaz. A zárási munkák részét képezi az időszak könyvvizsgálatában való részvétel. A negyedéves zárás konkrét feladatairól és határidejéről külön utasítás ((12/2010. (XII. 23. MÁV Ért. 39.) GÁVIGH) rendelkezik. Fentieken túl valamennyi tétel elszámolását a folyamatos könyvvezetés keretében, havi zárásig kell elvégezni, így különösen: a beérkezett és igazolt számlák könyvelését, a kimenő számlák kiállítását, az adott és kapott előlegek elszámolását, a banki és pénztári tételek könyvelését, a bérszámfejtési rendszer feladását és az ahhoz kapcsolódó elszámolásokat, a munkavállalókkal szembeni követelések elszámolását, a készletek állománynövekedéseit és csökkenéseit, ide értve az árkülönbözetek elszámolását, valamint a korábbi üzleti évek zárása során elszámolt értékvesztések és visszaírások felhasználásra jutó értékének a kivezetését az anyagköltséggel szemben, a befektetett eszközök állomány növekedését és csökkenést jelentő tételeinek elszámolását és a terv szerinti értékcsökkenési leírást, az adóbevallásokhoz kapcsolódó elszámolásokat (ide értve az önrevíziós tételek elszámolását is), a végrehajtott leltározások során megállapított leltári különbözetek rendezését, 13 a selejtezésekhez, a káreseményekhez kapcsolódó tételek, kapcsolódó értékvesztések, visszaírások elszámolását, a gázolaj készlet átértékelését a követelésekkel, kötelezettségekkel és pénzeszközökkel kapcsolatos realizált árfolyam-különbözetek elszámolását, hosszú lejáratú kötelezettségek egy éven belül esedékes törlesztő részletének átsorolását, a tárgyidőszaki költségek és bevételek teljessé tétele érdekében a még nem számlázott tételek, illetve a számlázott, de az igénybevevőnél még könyvelésre nem került költségek évközi időbeli elhatárolásként történő könyvelését (az előző hónapokban képzett elhatárolások megszüntetésével, illetve szükséges módosításával együtt), a képzett céltartalékok felhasználásának, feloldásának könyvelését, a halasztott bevételek elhatárolását és annak feloldását, az értékvesztés kivezetését a követelés befolyásával összhangban, az előző év végén képzett elhatárolások (pl. felmentési bérek) tárgyhót érintő összegeinek feloldása egyéb bevétel elszámolását azokra a követelésekre, amelyekre korábbi üzleti év zárása során értékvesztés lett elszámolva, s a realizált, befolyt összeg a követelés könyv szerinti értékét meghaladja, a vasútközi elszámolások tárgyidőszakot érintő költségeinek és bevételeinek elhatárolását, az ellenőrzések, önellenőrzések megállapításainak könyvelését, elévült vagy egyéb címen behajthatatlan követelések kivezetését, a szakképzési és rehabilitációs hozzájárulás elhatárolásának időarányos részének könyvelését, a konszolidálásba teljes körűen bevont leányvállalatok körében a nyitott követelések-kötelezettségek, valamint a tárgyévben elszámolt bevételek és ráfordítások egyeztetése. a számviteli elkülönítéshez kapcsolódó elsődlegesen elszámolt költségek és bevételek a havi zárás keretében átszámítással a főkönyvek között átvezetésre kerülnek
A tárgyhóban elvégzett teljesítményekről legkésőbb a tárgyhót követő 7. munkanapon a számlát kell kibocsátani, kivéve azon időszakos elszámolású teljesítményeket, melyeket elszámolása ennél később történik meg, ezeket a tárgyhavi könyvelésben évközi időbeli elhatárolásként kell szerepeltetni. A vállalatcsoporton belül kibocsátott számlák és elhatárolásként könyvelt bevételek bizonylatát soron kívül meg kell küldeni a vevő számviteli szervezetének, hogy az még tárgyhóban befogadásra kerülhessen. 14 A havi zárások végén főkönyvi kivonatot, mérleget és eredménykimutatást kell készíteni. A vezetés részére a kontrolling szervezet számviteli adatokra támaszkodó monitoring jelentést készít. 4.4 Az éves beszámoló, valamint a negyedéves és havi zárások elkészítésének menete, határidői Az éves főkönyvi zárás kiemelt munkafolyamatainak határideje a vállalatcsoport konszolidációs szabályzatának megfelelően a következő: Feladat Kimenő számlák kibocsátása teljes körűen bevont társaságok felé teljes körűen be nem vont társaságok felé egyes kiemelt időszakos elszámolású számlák (pl. hálózat-hozzáférés, tolatás, személyvonat vontatás, közüzemi számlák) esetén Bejövő számlák befogadása teljes körűen bevont társaságoktól teljes körűen be nem vont társaságoktól III. egyes kiemelt időszakos elszámolású számlák (pl. hálózat-hozzáférés, tolatás, személyvonat vontatás, közüzemi számlák) esetén Vevő-szállító analitikák zárása A konszolidációba teljes körűen bevont vállalatokkal kapcsolatos időbeli elhatárolások könyvelésének befejezése Az egyeztetések elvégzése a teljes körűen bevont leányvállalatok között, a feltárt hibák rendezése MVER feltöltése, táblák jóváhagyása Számviteli információs rendszer zárása ( A és B nap) Kiegészítő melléklet összeállítása Könyvvizsgálat Számviteli információs rendszer zárása ( C nap) Végleges éves beszámoló (fizetendő osztalék nélkül) és könyvvizsgálói jelentéstervezet elkészítése Határidő a fordulónapot követő 11. munkanap 15. munkanap 22. munkanap 16. munkanap 23. munkanap 23. munkanap 23. munkanap 26. munkanap 30. munkanap 30. munkanap 34. munkanap 43. munkanap 38. 50. munkanap 52. munkanap 58. munkanap
15 A negyedéves főkönyvi zárás kiemelt munkafolyamatainak határideje a vállalatcsoport konszolidációs szabályzatának megfelelően a következő: Feladat Kimenő számlák kibocsátása teljes körűen bevont társaságok felé teljes körűen be nem vont társaságok felé egyes kiemelt időszakos elszámolású számlák (pl. hálózat-hozzáférés, tolatás, személyvonat vontatás, közüzemi számlák) esetén A konszolidációs egyeztetéshez az analitikák (nyitott lista és időszaki forgalom) megküldése (időbeli elhatárolás nélkül) Határidő a negyedévet követő 7. munkanap 8. munkanap Bejövő számlák befogadása teljes körűen bevont társaságoktól teljes körűen be nem vont társaságoktól egyes kiemelt időszakos elszámolású számlák (pl. hálózat-hozzáférés, tolatás, személyvonat vontatás, közüzemi számlák) esetén A konszolidációba teljes körűen bevont vállalatokkal kapcsolatos időbeli elhatárolások könyvelésének befejezése ( A nap) Az egyeztetések elvégzése a teljes körűen bevont leányvállalatok között, a feltárt hibák rendezése MVER feltöltése, táblák jóváhagyása 8. munkanap 15. munkanap 17. munkanap 18. munkanap Számviteli információs rendszer zárása ( B nap ) 19. munkanap Könyvvizsgálat 13.-27. munkanap Végleges negyedéves beszámoló elkészítése ( C nap) 29. munkanap
16 A havi főkönyvi zárás kiemelt munkafolyamatainak határideje a vállalatcsoport konszolidációs szabályzatának megfelelően a következő: Feladat Kimenő számlák kibocsátása teljes körűen bevont társaságok felé teljes körűen be nem vont társaságok felé egyes kiemelt időszakos elszámolású számlák (pl. hálózat-hozzáférés, tolatás, személyvonat vontatás, közüzemi számlák) esetén A konszolidációs egyeztetéshez az analitikák (nyitott lista és időszaki forgalom) megküldése (időbeli elhatárolás nélkül) Bejövő számlák befogadása teljes körűen bevont társaságoktól teljes körűen be nem vont társaságoktól egyes kiemelt időszakos elszámolású számlák (pl. hálózat-hozzáférés, tolatás, személyvonat vontatás, közüzemi számlák) esetén A konszolidációba teljes körűen bevont vállalatokkal kapcsolatos időbeli elhatárolások könyvelésének befejezése ( A nap) A konszolidációs egyeztetéshez az időbeli elhatárolások analitikájának megküldése Az egyeztetések elvégzése a teljes körűen bevont leányvállalatok között, a feltárt hibák rendezése (következő havi kezelésben) MVER feltöltése, táblák jóváhagyása Határidő a hónapot követő 7. munkanap 8. munkanap 8. munkanap 15. munkanap 16. munkanap 23. munkanap 25. munkanap A nemzetközi leszámolásokhoz kapcsolódó, tárgyévet érintő, de a mérleg készítéséig be nem érkezett bizonylatok várható értékét kalkuláció alapján állapítjuk meg, és számoljuk el bevételként illetve költségként a tárgyidőszakra. Az éves zárást követő leszámolás kalkulált és tényleges összegének különbözetét előző évi eredmény terhére/javára számoljuk el. Az éves beszámolót a Társaság Felügyelő Bizottsága is megtárgyalja, és a beszámolóról szóló jelentését a Felügyelő Bizottság ügyrendjében foglaltak szerint küldi meg az Alapítónak. A Felügyelő Bizottság üléseit úgy kell kitűzni, hogy az Alapító részére az előterjesztés április 20-ig elkészüljön. a Felügyelő Bizottság által elfogadott éves beszámoló, valamint az adózott eredmény felhasználására vonatkozó javaslat, a könyvvizsgálói záradék és összefoglaló jelentés. A beszámoló letétbe helyezése és közzététele A könyvvizsgálói záradékkal ellátott, az Alapító által elfogadott éves beszámolót, valamint az adózott eredmény felhasználására vonatkozó határozatot a mérleg fordulónapját követő 5. hónap utolsó napjáig kell elektronikusan a céginformációs és az elektronikus cégeljárásban közreműködő szolgálathoz megküldeni. Az éves beszámoló közzétételéért a MÁV-Szolgáltató Központ Zrt. MÁV-START Zrt. számviteli tevékenysége vezetésével megbízott Beszámoló készítési vezető a felelős. Az Alapítónak szóló előterjesztést a következő tartalommal kell elkészíteni:
4.5 A kiegészítő melléklet tartalmi elemei A kiegészítő melléklet számszerű adatokat és szöveges magyarázatokat tartalmaz a Társaság gazdálkodásáról, eszközeiről és forrásairól annak érdekében, hogy a tevékenységéről valós és megbízható kép alakulhasson ki. Az Sztv. által meghatározott tartalmi előírásokon túl ki kell térni minden olyan a MÁV-START Zrt. mérleg adatait, az eredmény alakulásának összetevőit bemutató és alátámasztó elemzésre, információra, amely a beszámoló megértését segíti, az üzleti megítélésen alapuló döntésekre rávilágít. A kiegészítő mellékletben ismertetni kell az egyes mérlegtételeknél alkalmazott az előző üzleti évtől eltérő eljárások vagyoni-, pénzügyi helyzetre és eredményre gyakorolt hatásait. A kiegészítő melléklet tartalmi tagolása a következő: I. Az általános rész a Társaság üzleti tevékenységének és a vagyoni, pénzügyi helyzetének értékelését, a számviteli politikája meghatározó elemeinek bemutatását és azok változásait tartalmazza: a társaságot, a társaság azonosítóit, valamint a Társaság székhelyét, internetes honlapját, pontos címét és elérhetőségét; a könyvvezetésért és beszámoló-készítésért felelős személy nyilvános adatait, az éves beszámolót aláírni köteles személy(ek) nevét és lakóhelyét, a társaság könyvvizsgálóját, az Sztv. szerinti könyvvizsgálat kötelező voltának deklarálása mellett a könyvvizsgáló által a beszámoló auditálásáért felszámított díjat, külön megadva a könyvvizsgáló által a tárgyévben nyújtott szolgáltatásokért, azon belül bizonyosságot nyújtó szolgáltatásokért, adótanácsadói szolgáltatásokért és egyéb, nem könyvvizsgálói szolgáltatásokért felszámított díjakat egyedileg és összesítve, a társaság által a beszámoló összeállításakor alkalmazott szabályrendszert, az alkalmazott szabályrendszer tárgyévi változásait, 17 a társaság által végzett vasúti tevékenységek számviteli elkülönítését, a társaság tevékenységét érintő tárgyévi főbb változásokat. a társaság által alkalmazott értékelési eljárásokat és az értékcsökkenés elszámolásának számviteli politikában meghatározott módszerét, elszámolásának gyakoriságát, az egyes mérlegtételeknél alkalmazott előző évi értékelési eljárásokból eredő eltérés indoklását a bázis és tárgyévi adatok összehasonlíthatóságának biztosítása érdekében; II. A specifikus rész, amely a mérleg és eredménykimutatás adatainak alátámasztását szolgálja, a következőket tartalmazza: Befektetett eszközök tekintetében: A MÁV-START Zrt. tulajdonában álló immateriális javak, tárgyi eszközök bruttó értékének, állományváltozásának és értékcsökkenésének eszközcsoportonkénti bemutatása, külön bemutatva az átsorolásokat, A MÁV-START Zrt. befektetéseinek alakulása, az elszámolt érték vesztések bemutatása. Forgóeszközök tekintetében: A készletek értékvesztésének készletcsoportonkénti alakulását. Követelések és értékvesztésük bemutatása. Devizás követelések bemutatása devizanemenkénti bontásban. Az értékpapírok értékvesztésének bemutatása. Követelések kapcsolt vállalkozással szemben, ezen belül: o Immateriális javakra adott előlegek o Beruházásokra adott előlegek o Tartósan adott kölcsön kapcsolt vállalkozásban o Készletekre adott előlegek Aktív időbeli elhatárolások, ezen belül: a bevételek aktív időbeli elhatárolásainak bemutatása, a költségek és ráfordítások aktív időbeli elhatárolásainak bemutatása, a halasztott ráfordítások.