BUDAPESTI M SZAKI F ISKOLA ME (Min ségirányítási eljárás) 4. sz. verzió A kiadás dátuma: 2008. március 3. (Érvényes visszavonásig) FOLYAMATGAZDA: Dr. Jármai Ferenc f iskolai docens JÓVÁHAGYTA: Prof. Dr. Rudas Imre rektor
1/7 TARTALOMJEGYZÉK 1. ELJÁRÁS CÉLJA... 2 2. AZ ELJÁRÁS LEÍRÁSA... 2 2.1. Leend hallgatók, hallgatók... 2 2.1.1. Igényfelmérés, igények elemzése... 2 2.1.2. Szerz déskötés beiratkozás... 3 2.1.3. Az ígérvények nyomonkövetése... 3 2.2. Munkaer piac... 3 2.2.1. Igényfelmérés, igények elemzése... 3 2.2.2. A munkaer piac felé tett ígérvények... 3 2.2.3. Az ígérvények nyomon követése, intézkedések meghozatala, visszacsatolás... 4 2.3. Finanszírozó szervek... 4 2.3.1. Igényfelmérés, igények elemzése... 4 2.3.2. Szerz déskötés... 5 2.3.3. Az ígérvények nyomon követése, intézkedések meghozatala, visszacsatolás... 5 2.4. Más oktatási intézmények... 5 2.4.1. Igényfelmérés, igények elemzése... 5 2.5. Pályázati tevékenység a kutatás-jelleg tevékenységen kívüli területeken... 5 2.5.1. Igényfelmérés, igények elemzése... 5 2.5.2. Szerz déskötés... 6 2.5.3. Az ígérvények nyomon követése, intézkedések meghozatala, visszacsatolás... 6 2.6. Kutatást, kutatás-szolgáltatást igénybevev... 6 2.6.1. Igényfelmérés, igények elemzése... 6 2.6.2. Szerz déskötés... 6 2.6.3. Az ígérvények nyomon követése, intézkedések meghozatala, visszacsatolás... 7
2/7 1. ELJÁRÁS CÉLJA Az eljárás célja, hogy a partnereink által megfogalmazott elvárásokat, fejlesztési igényeket fogadjuk és megértsük, az oktatási, kutatási és egyéb szolgáltatásokhoz tartozó folyamatok szakszer logikája szerint értelmezzük és azokat a fejlesztési folyamatba, bevonjuk. Szerz déseinket és ígérvényeinket egyértelm en, lehet ség szerint számonkérhet en adjuk meg. Az általunk vállalt kötelezvényeket és ígérvényeket szerz déskötés el tt a teljesíthet ség szempontjából átvizsgáljuk. Az ígérvények teljesülését nyomon követjük és eredményeit a min ség fejlesztésére használjuk fel. 2. AZ ELJÁRÁS LEÍRÁSA A f iskola eljárás szint szabályozásra az alábbi partnercsoportokat emeli ki: Hallgatók Munkaer piac Finanszírozó szervek (OKM, MAB és szakminisztériumok) Más oktatási intézmények Pályáztató nem kutatás-jelleg tevékenységre Kutatást, kutatás-szolgáltatást igénybevev Szolgáltatást, tárgyi er forrást igénybevev A f iskolai dolgozókkal, mint partnercsoporttal, az ME-09 A humáner forrás biztosítása és fejlesztése cím eljárásban foglalkozunk. 2.1. Leend hallgatók, hallgatók 2.1.1. Igényfelmérés, igények elemzése A f iskola a leend hallgatói felé többféle módon, fórumokon kommunikálja az intézménybe kerülés feltételeit, az oktatási folyamat ismérveit, a tanulmányokat támogató lehet ségeket: A Budapesti M szaki F iskola Felvételi szabályzata Felvételi Tájékoztató, F iskolai kiadványok Személyes tájékoztatás (nyílt nap, szakkiállítások) Honlap A felvett hallgatók felé tett ígérvényeink formái: A Budapesti M szaki F iskola Hallgatói követelményrendszere és függelékei, A BMF Szervezeti És M ködési Rend Kiegészítése Kollégium, a tanterv, a tantárgyi programok és a félévi követelmények tartalmazzák. A már beiratkozott hallgatók igényeinek, elégedettségének mérése a háromkörös mérés keretében az ME-10 Mérés, elemzés és tökéletesítés eljárás szerint történik.
3/7 2.1.2. Szerz déskötés beiratkozás A hallgatói jogviszony a beiratkozással jön létre. A beiratkozással kapcsolatos szabályozást a BMF Tanulmányi ügyrendje tartalmazza. 2.1.3. Az ígérvények nyomonkövetése Minden évfolyamra a beiratkozás idején aktuális tanterv, tantárgy programok, BMF Tanulmányi és vizsgaszabályzat követelményei szabályozzák az oktatási folyamatot, ezért ehhez képest kell vizsgálnunk az ígérvények teljesülését. A NEPTUN rendszerben követhet a hallgató életútja a f iskolán belül. 2.2. Munkaer piac F iskolánk célja, hogy végzettjeink olyan számban és tudással kerüljenek a munkaer piacra, mely m szaki értelmiségi hivatásuknak hosszútávon értelmet ad. Ugyanakkor a munkaer t felvev piac akkor alkalmazza végzettjeinket, ha az munkájuk révén a legnagyobb hasznot képes realizálni. Ehhez szakmailag a legkorszer bb, a gyakorlat és az elmélet megfelel arányával (a Képzési és képesítési követelményekkel összhangban), a munkaer piac szempontjait figyelembe vev oktatási folyamatot fejlesztünk ki. 2.2.1. Igényfelmérés, igények elemzése A különböz szakmai területek fejl désének eredményei, az azon a területen oktatók gyakorlati tapasztalatából, a hasonló szakmai területeken m köd intézmények tematikáiból, szakirodalmi és kutatási tevékenységekb l vonhatók be a f iskola oktatási területei közé. A munkaer piac igényfelmérésére vonatkozóan a háromkörös mérés (ME-10 Mérés, elemzés és tökéletesítés cím eljárás) azon kérdéseit használjuk, melyeket a munkát-vállalt hallgatók, illetve a munkáltatóik felé fogalmazunk meg. A kérdésekre kapott válaszok vev igényszint feldolgozását a min ségirányítási igazgató elemzi és fogalmazza meg, mint elvárást. A munkaer felvételre vonatkozó kereslet lemérhet a független felmérések adataiból, a Hallgatói Önkormányzat, illetve az IAESTE által szervezett állásbörze adataiból is (ME-11 Hallgatói élet cím eljárás). Az állásbörzék szervez i az információgy jtésért, a független adatok megszerzéséért a kancellár felel s. Bizonyos munkaer piaci igények a felettes szervek el írásaiban jelennek meg. 2.2.2. A munkaer piac felé tett ígérvények F iskolánk rendszeres tájékoztatást ad végzettjeir l, a végzettségek mögött rejl tudásról. Ezt a rendszeresen felülvizsgált kiadványain, honlapján és egyéb intézmény-bemutatókon valósítja meg. Az így megjelen ígérvények elkészítése, rendszeres felülvizsgálata, aktualizálása a PR csoportvezet, illetve az oktatási központok hivatalvezet inek feladata. A kooperatív képzés oktatás tartalmára vonatkozó igényeket a szakirány kooperatív képzésért felel s ügyintéz je gy jti össze. Szükség szerint ezeket az igényeket egyedileg aktualizálják a szerz désben.
4/7 2.2.3. Az ígérvények nyomon követése, intézkedések meghozatala, visszacsatolás A kiadványokban, honlapon megjelen ígérvények nyomonkövetése a PR csoportvezet, illetve az oktatási központok hivatalvezet inek félévenkénti rendszeres felülvizsgálatával valósul meg. A PR csoportvezet felel ssége, hogy azokat a munkaer piaci változásokat, melyek az Intézményfejlesztési tervet is érintik, a Szenátus számára tárgyalható módon, ott el terjessze. A kooperatív képzéssel kapcsolatos szerz dések nyomonkövetése, a szerz dés f iskolán belül megvalósuló folyamatainak tételes ellen rzésén keresztül történik. Amennyiben a folyamatban eltérés van a szerz déshez képest, a folyamat elemért felel s személy kötelessége a kari megbízott kooperatív képzésért felel s ügyintéz értesítése, aki a dékán bevonásával tájékoztatja a munkáltatót. A tájékoztatással kapcsolatos tevékenység fejlesztése a PR csoportvezet, illetve az oktatási központok hivatalvezet inek kezdeményezésére történik. Ezen fejlesztések érinthetik: a marketing stratégiát, az éves marketingfejlesztési programot (felülvizsgálata az ME-01 A vezet ség felel ssége cím eljárás szerint), a megjelenési módot és egyes adattartalmakat (felülvizsgálata félévente). 2.3. Finanszírozó szervek 2.3.1. Igényfelmérés, igények elemzése Direkt igény kifejezése Az Oktatási és Kulturális Minisztérium, a Szakminisztériumok törvényben, rendeletekben és végrehajtási utasítások formájában közlik elvárásaikat. A közlönyök, jogszabályváltozások figyelemmel kísérése a kancellár feladata. A minisztérium a szakmai munkával kapcsolatos stratégiáját közzéteszi a minisztérium honlapján, a különböz fórumokon és tájékoztatókon. A f iskola részér l a stratégiális elképzelések figyelése a kancellár feladata. Direkt levelezés A f iskolához a felettes szervekt l beérkez leveleket a kancellár kapja meg és az feladata az operatív intézkedések meghozatala a rektor jóváhagyását követ en. A dokumentumok nyilvántartása, archiválása a BMF Iratkezelési rend szerint történik. Ösztönz módon ható igény Az Oktatási és Kulturális Minisztérium az általa preferált fejlesztési törekvésekre pályázati alapot különít el, amely támogatás igénybevételéhez a pályázati kiírásban szerepl követelményeknek kell megfelelnie a f iskolának. A pályázati lehet ségek figyelése, a pályázatbenyújtás koordinálása a Pályázati és Technológiai Transzfer Iroda feladata.
5/7 MAB elvárások A Magyar Fels oktatási Akkreditációs Bizottság az Akkreditációs követelményrendszerben, határozatokban, állásfoglalásokban, útmutatókban, ajánlásokban fogalmazza meg elvárásait, amelyek honlapon, fórumokon, tájékoztatókon vagy postai kiküldéssel válnak ismertté a fels oktatási intézmények számára. Ezek követése az oktatási dékánhelyettesek, oktatási központ igazgatók, a min ségirányítási igazgató felel ssége az elvárás jellegét l függ en. 2.3.2. Szerz déskötés A f iskola az összeállított Intézményfejlesztési tervét benyújtja az Oktatási és Kulturális Minisztériumhoz, amely a min sítés és elfogadás után szerz dést köt az intézménnyel a konkrét megvalósításra. Az IFT benyújtása a rektor jóváhagyása után lehetséges. Az IFT megvalósítására kötött kötelezettségvállalást a rektor írja alá, valamint a megvalósításért is felel. 2.3.3. Az ígérvények nyomon követése, intézkedések meghozatala, visszacsatolás Az Intézményfejlesztési terv és a Min ségfejlesztési program megvalósulásának nyomon követése a tervben rögzített módon, monitoring tevékenységgel meghatározott indikátorok segítségével történik az ME-01 A vezet ség felel sség eljárás szerint. A finanszírozó szervekkel való kapcsolattartást, az igények figyelembe vételének folyamatát a visszajelzések, felülvizsgálatok alapján fejleszti a f iskola. 2.4. Más oktatási intézmények 2.4.1. Igényfelmérés, igények elemzése A külföldi fels oktatási intézményekkel való kapcsolattartás a Nemzetközi Képzési Ügyek Központjának feladata. A magyarországi társintézmények szak- és szakirányvezet ivel a f iskola szakirányfelel sök veszik fel a kapcsolatot. Az igényfelmérés az el z iskolatípusból (szakközépiskolák) és a társ fels oktatási intézményekt l érkez információk elemzésére terjed ki. 2.5. Pályázati tevékenység a kutatás-jelleg tevékenységen kívüli területeken 2.5.1. Igényfelmérés, igények elemzése A különféle fejlesztési elképzelések megvalósítására a f iskola a küls megbízások, felkérések teljesítésének engedélyezésével biztosítja a szükséges er forrásokat. Az intézményen kívüli pályázati kiírások figyelemmel kísérése a Pályázati és Technológiai Transzfer Iroda és az oktatók feladata. A Pályázati és Technológiai Transzfer Iroda feladatait a BMF Szervezeti És M ködési Rend Kiegészítése Rektori Hivatal szabályzat rögzíti. A különböz pályázatokban való részvételr l, valamint a pályázandó szakterületekr l a karok és központok javaslatát figyelembe véve a tudományos és stratégiai rektorhelyettes dönt, melyr l tájékoztatást ad a Rektori Tanácsülésen.
6/7 A pályázat összeállítást a Pályázati és Technológiai Transzfer Iroda koordinálja. A pályázó a Pályázati és Technológiai Transzfer Iroda vagy a kiírótól kapott információ alapján összeállítja az adott programra vonatkozó költségtervet. A pályázat véglegesítése el tt történik a folyamat els ellen rzési szakasza, amelynek során az intézetvezet /dékán /rektor /gazdasági f igazgató (kiírástól függ en) megvizsgálja, hogy a pályázat megfelel-e a kiírásban foglaltaknak. A szükséges módosításokat az illetékes pályázó végzi. A pályázat eljuttatása a kiíróhoz a rektor /dékán jóváhagyását és aláírását követ en a pályázó feladata. A pályázattal kapcsolatban a pályázó tartja a kapcsolatot a kiíróval. Ha a pályázatot csak módosítással fogadják el, azaz a pályázott összegnél kisebb mérték a támogatottság, akkor a korrekciót a pályázó elvégzi. 2.5.2. Szerz déskötés A pályázat elfogadása esetén a következ lépés a szerz déskötés el készítése. A szerz déstervezetet a pályázó/kiíró készíti, együttm ködve az illetékes vezet vel és a gazdasági f igazgatóval. A pályázó/kiíró gondoskodik, hogy az aláírt példányok a másik félhez is eljussanak. A szerz désr l másolatot kap a gazdasági f igazgató, intézetigazgató és a Pályázati és Technológiai Transzfer Iroda. 2.5.3. Az ígérvények nyomon követése, intézkedések meghozatala, visszacsatolás A szakmai teljesítés és az elszámolás ellen rzése a pályázatot benyújtó gazdálkodási egység vezet jének feladata. A pályázati tevékenység eredményességét az adatok elemzésével az ME-10 Mérés, elemzés és tökéletesítés eljárás el írásai szerint értékelik. 2.6. Kutatást, kutatás-szolgáltatást igénybevev A f iskola vállalkozási tevékenysége a BMF alapfeladatokon kívüli tevékenységek szabályzatában rögzített. A f iskola alapfeladaton kívüli tevékenységének felügyelete, a szabályozás karbantartása, a vállalkozási tevékenység koordinálása és támogatása a fejlesztési és informatikai rektorhelyettes feladata. 2.6.1. Igényfelmérés, igények elemzése A f iskola vállalkozási stratégiájának kidolgozása és rendszeres aktualizálása, valamint az elfogadott koncepciók megvalósításának koordinálása és ellen rzése a fejlesztési és informatikai rektorhelyettes feladata. A vállalkozási tevékenység a partneri megkeresések megismerésével kezd dik. Ezek figyelemmel kísérése, elemzése, a szabályzattal való összevetése az adott szervezeti egység vezet jének feladata. 2.6.2. Szerz déskötés Az alapfeladatokon kívüli tevékenységet a rektorral kell engedélyeztetni. A következ lépés a szerz déskötés el készítése. A f iskola BMF Alapfeladatokon kívüli tevékenységek szabályzata rögzíteti a vállalkozási szerz déskötés rendjét is. A szerz déstervezetet a témavezet készíti, az értékhatártól függ en a gazdasági
7/7 f igazgató ellenjegyzése mellett a szabályzatban meghatározott illetékes aláírásával hagyja jóvá. 2.6.3. Az ígérvények nyomon követése, intézkedések meghozatala, visszacsatolás Az érvényes szerz dés, valamint az esetleges szerz dés módosítások egy példányát a vállalási engedéllyel, illetve az engedély módosításokkal együtt az intézet a Gazdasági és M szaki F igazgatóságnak küldi meg. A vállalkozási tevékenységb l nyert tapasztalatokat, a partneri visszajelzéseket be kell építeni az információs anyagokba, hogy a f iskola aktuális szolgáltatási kínálata a folyamatos fejlesztés hatására mindinkább kiszolgálja a partneri igényeket.