Raktárak optimalizálása hangvezérelt technológiával 2012. május Vocollect-ismertető
Tartalomjegyzék Áttekintés... 1 Legfontosabb üzleti feladatok a DC területén... 1 Hogyan találjuk meg a megfelelő megoldást a legfontosabb üzleti feladatokra?... 2 A legfontosabb üzleti feladatok megoldása hangvezérelt munkafolyamatokkal... 3 Összefoglalás... 7
Áttekintés Az üzleti életben manapság számtalan kihívással szembesülünk, és ez talán sehol sem érződik annyira erőteljesen, mint az ellátóláncban és különösen a disztribúciós központok (DC) területén, ahol az igény és a kínálat találkozik. A vezetőségtől elvárják, hogy a költségeket állandó szinten tartsák, vagy csökkentsék, ezzel egyidőben egyre nagyobb mennyiségű árut kezeljenek, és az ügyfelekkel történő kapcsolattartás színvonalát is emeljék. Ahhoz, hogy ezeknek az elvárásoknak meg lehessen felelni, sok új módszert vizsgálnak, hogy vajon mennyire képesek növelni a hatékonyságot és versenyelőnyt nyújtani a piacon. Miközben számos szervezet különféle megoldások kombinációját használja, az ipar vezetői arra a megállapításra jutottak, hogy van olyan módszer, amely önmagában is képes a különféle munkafolyamatok hatékony összehangolására, ez pedig a hangvezérlés. Jelen ismertető feltárja, hogy hogyan lehet hangvezérléssel eleget tenni a legfontosabb üzleti kihívásoknak; összehasonlítja ezt a módszert más elérhető technológiákkal, és végül áttekintést nyújt a hangvezérelt raktárak/dc-k által kínált előnyökről. A legfontosabb üzleti feladatok a disztribúciós központok és raktárak területén Üzleti növekedés A Vocollect által végzett felmérésben több mint 200, a disztribúció irányításával foglalkozó logisztikai vezető válaszából az derült ki, hogy elsősorban Az üzleti növekedés elősegítése miatt keresnek új műszaki megoldásokon alapuló utakat. A vállalatok manapság arra törekednek, hogy nagyobb mennyiségű, vagy több különleges terméket tartalmazó készletet azonos ráfordítással tudjanak kezelni. A növekedő cégek legfontosabb érdeke az, hogy elkerüljék a működésbeli fennakadásokat és az árukészletek kimerülését, a munkavégzés (és főleg a túlóra) költségének csökkentése mellett. A műszaki megoldások célja a termékek áramlásának szinkronizációja és a DC hatékonyságának átfogó maximalizálása. Az ügyfeleknek nyújtott szolgáltatások fejlesztése A rendelések pontos teljesítése fontos, és gyakran az ügyféllel kötött szolgáltatási szerződések egyik fő teljesítménymutatója. Egy olyan DC-ben például, ahol a rendelési pontosság 99,0%, 10 millió kiszállítás esetén 100 000 hiba történik évente. Ha egy-egy hiba 10-20 dollár költségtöbbletet jelent, akkor az 1%-os hibaarány évente legalább 1-2 millió dollárt tesz ki. Ráadásul a sok hiba az ügyfelektől érkező panasz és kártérítési igény mellett felesleges szállítási költséget is jelent, és végeredményben gátolja a hasznot termelő növekedést. Mivel a DC munkafolyamatában számos helyen keletkezhet hiba, a hibaarány csökkentésének igénye általában a munkafolyamat egészére nézve változtatásokat tesz szükségessé. 1
A működési költségek csökkentése A világ vezető vállalatai működési költségeik csökkentését úgy tudják megvalósítani, hogy elősegítik az árbevétel növekedését, valamint a folyamatok újraszervezése és költséghatékony módszerek bevezetése révén javítják az ügyfeleknek nyújtott szolgáltatásokat. A legtöbb DC-ben a legmunkaigényesebb feladatok esetében már megtörtént az új munkafolyamatok és technológiák bevezetése ezek után még hogyan találnak az ügyvezetők olyan újabb operációs költségcsökkentő megoldásokat anélkül, hogy feláldoznák az ügyfelek által elvárt szolgáltatási színvonalat? Hogyan találjuk meg a megfelelő megoldást a legfontosabb üzleti feladatokra? A DC-technológiában használatos megoldások közül ma a hangvezérlés, a rádiófrekvenciás (RF) terminálokkal végzett vonalkódos azonosítás és a fényre szedés módszer a legkorszerűbb. Mindegyik módszernek megvannak a maga előnyei, melyek függenek a felhasználás speciális körülményeitől és módjától is. Ráadásul, mindegyik megoldás jelentősen jobb eredményre vezet, mint a papír alapú nyilvántartás. Papír-alapú Hangvezérelt RF-alapú leolvasás Fényre szedés Pontosság 97-99% 99,8-99,98% 99,3-99,5% 99,5-99,7% Kiszedési teljesítmény legfeljebb 220 sor/nap legfeljebb 300 sor/óra legfeljebb 200 sor/óra legfeljebb 350 sor/óra (csomagegység) Betanulási idő 2-5 nap 1-2 nap 2-4 nap 1-2 nap Bővíthetőség Rugalmas Rugalmas Rugalmas Nem rugalmas Felhasználási területek: Kiszedés Igen Igen Igen Igen Utántöltés Igen Igen Igen Nem Bevételezés Igen Igen Igen Nem Leltár Igen Igen Igen Nem Vegyes funkciók Igen Igen Igen Nem Fenntartási költségek Magas Alacsony Alacsony Nagyon magas Ergonómia Kéz/szem foglalt Kéz/szem szabad Kéz/szem foglalt Kéz/szem foglalt 1. Ábra A vezető raktárkezelési technológiák összehasonlítása. A becslések a beérkező információkon alapulnak. Forrás: Vocollect A fenti táblázatból kiderül, hogy a hangvezérlés egy rugalmas, nagy precizitást nyújtó és elfogadható költségigényű megoldás. Az RF-alapú leolvasás olcsóbb ugyan, de alacsonyabb hatékonyságú. A fényre szedési módszer hatékonynak bizonyul a termékek elhelyezkedésének kikeresésében, feltéve, hogy a termék és annak helye változatlan, valamint ugyanazon a kiszedési területen egyszerre egy kiszedő dolgozik. Tekintettel arra, hogy a hangvezérlés a raktár egész területén használható, a vállalatok a betanulási idő, integráltság és a fenntartási költségek csökkenéséből adódó rendszerszintű előnyöket egyszerre élvezhetik, ami mind egyetlen technológiának a felhasználásával érhető el. 2
A hangvezérelt munkavégzés DC-ben történő alkalmazásának további előnyei: A dolgozók kezét és tekintetét nem foglalja le. Az áruk kiszedése közben nem kell újra és újra felvenni és letenni az RF terminált vagy a papírt, ezért egyszerre nagyobb mennyiségű árut lehet mozgatni. A villástargoncával végzett munka így biztonságosabb és hatékonyabb lesz, mert a kezelőnek már nem kell a monitort folyamatosan figyelve keresni az utasítást, ezáltal megszűnik a balesetveszélyes figyelem-megosztás. Jelentős megtakarítás érhető el a munkafolyamatok módosításával, melynek következtében több rendelés egyszerre szedhető; egyes munkafolyamatok összefésülhetőek, pl. a ciklikus számolás a kiszedéssel és/ vagy a betárolással vagy a fordított kiszedéssel a raktári folyamatok elvégzéséhez szükséges sétálási idők csökkentésének céljából. A betanulási idő a hangvezérelt rendszereknél jóval alacsonyabb. A dolgozó lépésről lépésre szóban elhangzó irányítást kap arról, hogy mit kell tennie, így egy átlagos munkás egy-két óra alatt betanítható úgy, hogy aztán a feladatát minőségi módon tudja elvégezni. A dolgozókat úgy lehet irányítani és kirendelni, hogy folyamatosan mozgásban legyenek, s ezzel csökken a felesleges időveszteség. Az egyes dolgozók teljesítménye figyelemmel kísérhető. Ideális esetben előre meghatározott szabványokat alkalmazhatunk. A legfontosabb üzleti feladatok megoldása hangvezérelt munkafolyamatokkal Meghatározás és előnyök A legtöbb dolgozó számára az a legtermészetesebb interfész, amit nem kell nézni, és nem kell megérinteni. Ezáltal a kezek és szemek kizárólag az elvégzendő feladatra összpontosíthatnak. Egy hangvezérelt disztribúciós központ ennek a Hands-Free, Eyes-Free jellegnek az előnyeit nyújtja a legtöbb - ha nem az összes munkafolyamatban, és az újraszervezési folyamatok és rendszerek előmozdítója is lehet. Általában azoknak a DC-nek jelenti a legnagyobb előnyt, ahol sokféle munkafolyamat zajlik gyors egymásutániságban. Egyes DC-k esetében a hangvezérlés akkor jár jelentős előnyökkel, ha a munkafolyamatok között kicsi az átfedés, vagyis, ha a bevételezés, a betárolás, a kiszedés, az utántöltés és a rakodás a nap különböző időpontjaiban történnek. A DC számára emellett a rendszer akkor nyújtja a legnagyobb előnyt, ha a hangvezérlés már a kezdeti kialakításban is központi szerepet kap, és a folyamatok szervezésének irányítójává válhat. A központokban zajló munkafolyamatokat a torlódások csökkentése érdekében egymással össze lehet hangolni. Például az azonos szállítójárművet használó két munkafolyamatot (például a betárolást és az utántöltést) össze lehet vonni, mely által javítható a munkaeszközök kihasználtsága és növelhető a sofőrök hatékonysága. A betanulási idők csökkenthetők, így a dolgozókat szükség esetén könnyebben lehet egyik feladatkörből a másikba átcsoportosítani, mert csak egyetlen rendszert kell megismerniük. 3
Egy hangvezérelt DC-ben a munkafolyamatok szabványosítottak, az emberek és számítógépek közötti kapcsolattartás optimalizált. A pontosan szabályozott munkafolyamatoknál mindkét irányban különösen magas szintű kommunikációra van szükség a dolgozó és a számítógép között. Ezekben a munkafolyamatokban a számítógép folyamatosan adja az utasításokat, a dolgozó pedig visszajelzi azok elfogadását és végrehajtását. Az ilyen helyzetekben a hang használata a képernyőkhöz, billentyűzetekhez és kézi eszközökhöz képest megdöbbentő mértékben növeli a sebességet és a kényelmet. A hangvezérelt munkafolyamatok rövid magyarázata Hangvezérelt a munkafolyamat, ha a dolgozó munkáját, a raktárirányítási rendszerből (WMS) származó mennyiségeket, tárolóhelyeket és egyéb információkat hallható utasítások alapján végzi, illetve az elvégzett tevékenységeket bemondással nyugtázza a dolgozó a rendszer felé. A WMS-ből származó adatok emberi beszéddé alakítva utasításokat képeznek, melyek végigvezetik a dolgozót a rendelés egyes sorain és megadják a cikkek helyét és a rendelt mennyiséget. A dolgozó az áru helyét egy az áru tárolóhelyén leolvasható - szám vagy ellenőrző számjegy bemondásával igazolja, valamint megerősíti a kiszedett mennyiséget. A hangvezérelt rendszer és a dolgozó ezt a dialógust addig folytatja, amíg az adott megrendelésen végig nem érnek. Növeli a precizitást, ha a végzett tevékenységről nem kell elfordítani a tekintetet, hanem szóban lehet nyugtázni a megtett lépést. Ha pedig a dolgozó a kezét kizárólag a termékek kiszedésére használhatja - ahelyett, hogy valamilyen kézi vezérlőeszközt is kezelnie kellene -, akkor jelentősen nagyobb hatékonyságot érhet el. A hangvezérelt munkavégzés tehát a leghatékonyabb és legpontosabb módszer a nagy forgalmú DC-kben dolgozók számára. Hangvezérlés alkalmazása Egy hangvezérelt munkafolyamatot megvalósító megoldás több elemből tevődik össze, melyek közül a legfontosabb a folyamat pontos kidolgozásához szükséges szakértelem. A folyamatok szakértői kidolgozása azért fontos, mert a nem megfelelően szervezett folyamatok esetében a hangvezérlés bevezetése nem éri el az elvárt hatékonyság- és pontosságnövekedést. A hangvezérléses technológia szakértői szintű ismerete és az adott ágazatban szerzett szakértői jártasság együttese szükséges ahhoz, hogy a hangvezérelt technológia minden előnyét maradéktalanul ki lehessen használni. Vocollect Adatfeldolgozási Folyamat Meglévő WMS/ERP rendszerek Interfész a vállalati rendszerekhez Hangalkalmazás a munkafolyamatokhoz Vocollect VoiceCatalyst VoiceConsole Management Aisle 25 Ready 414 2-8-7 Interfész típusok a vállalati rendszerekhez Vocollect VoiceExpress Vocollect VoiceLink Vocollect VoiceInterface Objects Vocollect VoiceDirect Vocollect VoiceDirect ERP for SAP Hangvezérelt munkafolyamatokra példák: 2 417 Érkeztetés Szállítópályás Készletmozgások Betárolás kommissiózás Csomagolás Készletre vétel Utántöltés Szállítmányozás Kiszedés Háttér raktározás Audit Folyamatos számlálás Hangvezérelt dolgozó Pick 2 4
WMS interfész Egy hangvezérelt munkafolyamatot megvalósító megoldás első lépése a raktárirányítási rendszerrel (WMSsel) való kapcsolatteremtés. A hangvezérelt rendszernek mely egyaránt magába foglalja a hangvezérelt munkafolyamatot meghatározó szoftvert és hardvert vagy a hangvezérelt alkalmazást, amit a dolgozók a WMS-sel való kommunikációra használnak -, először is összeköttetésben kell lennie a WMS-sel, hogy átvegye a munkavégzési utasításokat; beküldje a feladatok elvégzéséről szóló visszajelzéseket, és frissítse a készletszinteket. Hogy minimalizáljuk a költséges teszreszabásokat, a rendszernek képesnek kell lennie különféle interfész megoldások elfogadására, hiszen a WMS szolgáltatók különféle megközelítést használnak. A WMS-ek egy részénél a WMS szolgáltató közvetlen interfészt készít, amely az új hangfeldolgozó rendszert közvetlenül beintegrálja a WMS-be, és ezzel valós idejű kapcsolatot tesz lehetővé a hangvezérlési rendszer és a WMS között. Más esetekben egy köztes alkalmazás teszi lehetővé a WMS-sel a kétirányú kommunikációt anélkül, hogy a WMS kódjai megváltoznánaki. Hangvezérlési alkalmazások Minden egyes munkafolyamathoz létre kell hozni egy külön hangvezérlési alkalmazást, amely pontosan meghatározza a WMS és a dolgozó közti kapcsolattartást. Jellemző az, hogy a DC minden egyes munkafolyamatához (pl. a kiszedéshez, a betároláshoz, az utántöltéshez) külön hang-alkalmazást fejlesztenek ki. Ha az egyes munkafolyamatok összefonódnak, akkor a kombinált munkafolyamatra vonatkozó alkalmazást dolgoznak ki. Ezeket az alkalmazásokat a szállító által biztosított eszközökön lehet létrehozni, s ha elkészültek, akkor feltöltésre kerülnek a hangvezérlő készülékre. A rendszernek lehetővé kell tenni új hangvezérelt munkafolyamatok gyors kifejlesztését, mert így lehet a DC működésében bekövetkező változásokhoz alkalmazkodni. Hangvezérlő készülék és headset A dolgozók számára a beszédhangalapú megoldás létfontosságú része a feladathoz tervezett hangkészülék, az ipari fejhallgató, valamint a hozzá tartozó beszédhangszoftver. E kombináció a raktárirányítási központból érkező útmutatásokat (pl. mely tételeket kell kivételezni) beszédhanggá alakítja, amelyet a felhasználó a fejhallgatón keresztül hallhat. A fejhallgató a felhasználó beszédét is felismeri, és azt bemenetként a rendszerbe táplálja. A hangkészülék a felhasználó övén (elemes kivitel) is viselhető, ill. járművekbe is beépíthető (ekkor a jármű rendszere táplálja). A hangkészüléken futó szoftver feldolgozza a beszédhangalkalmazásokat, kommunikál a távoli rendszerekkel, a szöveges útmutatásokat beszéddé alakítja, valamint felismeri a felhasználó beszédét. A hangvezérlő rendszerek kezelése A hangvezérlő rendszerek minél jobb menedzselhetősége érdekében a DC-n belül egy dashboard-ot (áttekintő információs felületet) hozunk létre, amely lehetővé teszi az irányítást és a követést is. Ez a kezelőrendszer végzi az egyes készülékek irányítását; az új hangvezérlési alkalmazások letöltését; a teljesítménymutatók megjelenítését; az eszközök helyének követését; az áramforrások teljesítményének figyelését és egyéb feladatokat is. 5
Az integráltan működő hangvezérelt rendszereket arra optimalizálták, hogy az ideális megoldást nyújtsák, s ezzel a vállalatok a lehető legalacsonyabb összköltség ráfordításával érjék el legfontosabb üzleti céljaikat. Ezen kívül a speciálisan erre a célra kifejlesztett, integrált megoldások ergonómiai előnyei növelik a dolgozók elégedettségét, ezzel csökkentve a távolmaradásokat, a fluktuációt és a költséges hibákat is. Integrált hangvezérlési megoldások: kifejezetten a disztribúciós központok igényeire alakítva A disztribúciós központokban olyan átfogó megoldásra van szükség, melyet kifejezetten a DC-t jellemző kihívásokhoz fejlesztettek ki. Mivel különböző szállítók biztosítják a rendszerek egyes részeit, ha egy rendszer különféle szállítóktól származó elemekből épül fel, a vevőnek vagy az értéknöveléssel dolgozó kiskereskedőnek kell felvállalnia a többelemű megoldás kialakításának felelősségét. Ha integrált, teljes körű megoldást választunk, mint amilyen a Vocollect Voice, a vállalat jobb eredményt ér el, mert ezeket a rendszereket az adott környezethez hangolják és optimalizálják. A valóban teljes körű megoldások a headset-nél kezdődnek annál a mikrofonnál, melynek feladata, hogy a felhasználó hangját "meghallja" és kiszűrje a környezeti zajokat. Ennek a mikrofonnak el kell viselni a kedvezőtlen munkakörülményeket, beleértve a szélsőséges hőmérsékletet és/vagy páralecsapódást is, mert ilyen számos raktárban előfordulhat. A dolgozók biztonsága érdekében külön erre a célra olyan vezeték és csatlakozó kerül kialakításra, amely a kábel beakadásakor biztonságosan (sérülés nélkül) kicsúszik a hangvezérlő készülékből. Létezik más megoldás is, ezekhez általában drága adapter-kábelek szükségesek és nem stabil a csatlakozásuk sem, ami a gyorsaságot befolyásoló beszédfelismerési hibákat okozhat. Olyan vezetékmentes lehetőségek is léteznek, melyeket a jó minőségű hangtovábbításra (általában a kiváló hangfelismerésre) fejlesztettek ki. Ezek a megoldások elérhetőek a vezetékmentes felhasználást szükségessé tevő alkalmazásokhoz. Minden hangvezérléshez használt készülék - mint pl. a kifejezetten DC felhasználásra készített apró hordozható számítógép, a Vocollect Talkman is - ellenáll a szélsőséges hőmérsékletnek, és kibírja a DCben végzett munka esetén előforduló ütődéseket és leejtést is. Ezeket a készülékeket annyira ergonomikusra tervezik, hogy alig kelljen a billentyűzetet használni rajtuk. A kifejezetten erre a célra gyártott készülékeken rendszerint nincs is képernyő, mely úgyis gyakorta a hibák, a rossz hatásfok vagy a meghibásodások okozója. A készülékek akkumulátorai általában egy teljes műszaknyi időre (ráhagyással) biztosítják a működést (8-12 óra). Jellemző még, hogy számos nyelvet, dialektust és akcentust tudnak kezelni (az operációs rendszer, a memória, a hangközlési folyamatok és a beszédfelismerő program egyaránt). A járművön dolgozók ugyanezeket az előnyeit élvezhetik a hangvezérelt folyamatoknak, ugyanezen eszközöknek a járműre felszerelt változatával. 6
A hangvezérlő készülék mellé egyes alkalmazásokban még egyéb elemek is használhatóak, melyek kiegészítik a hangvezérlést. Az érkeztetésnél például hasznos lehet egy segédkijelző azokban az esetekben, amikor az operátornak nagy adathalmazt kell átvizsgálnia; ez ugyanis hangvezérelten kevésbé lenne hatékony. Ilyen eset még, amikor hosszú raklapszámokat kell feljegyezni, vagy amikor valaki szállítóládákat lát el sorszámmal. Ilyenkor vonalkód-leolvasóra is szükség van a hangvezérlés-alapú rendszer mellett. Bár egy olyan rendszert, mely az egyes különálló részek összességéből áll bármikor szét lehet szedni, ez a megközelítés gyakorta a folyamatok romlásához, magasabb karbantartási költséghez vezet és megnehezíti a rendszerhibák okának tisztázását is. Ezért a teljes körű megoldásoknak a fent felsorolt összes részelemet tartalmaznia kell, hogy a további költségeket és nehézségeket minimalizálni lehessen. Összefoglalás A hangvezérelt DC olyan stratégiai felület, amely a működési költségek kézben tartásával és az ügyfeleknek nyújtott szolgáltatások minőségének javításával teszi lehetővé a vállalat növekedését. A hangvezérelt munkafolyamatoknál a vezérlés nem foglalja le a kezeket és a szemeket, ezért lehetővé teszi, hogy a dolgozók a legtermészetesebb és leghatékonyabb módon végezzék feladatukat. A teljes funkcionalitással ellátott, hangvezérelt DC-k számára a legnagyobb a nyereség és a legkisebb a teljes költség, ami a folyamatok fejlődésének, valamint a betanítás és az eszközök terén kialakuló összhangnak köszönhető. Ez utóbbiak csak akkor érhetőek el, ha a teljes munkafolyamatban ugyanazt a technológiát használják. 7
A Vocollect rendszer A Vocollect rendszer az Intermec Inc. csoporthoz tartozik és világszerte vezető szerepet tölt be a raktári és DC környezetben végzett munka hangvezérelt megoldásainak kifejlesztése és forgalmazása terén. A beszédfelismerő program és a szótárban nem szereplő szavak igen pontos felismerése a hangvezérlésen keresztül segít ügyfeleknek üzleti hatékonyságuk növelésében. A világon jelenleg naponta több mint 400 000 dolgozó használja a Vocollect összetett hangvezérlési szolgáltatásait, melynek segítségével több mint 4 millió dollárnyi árut juttatnak el a disztribúciós központokból és raktárakból az ügyfelek telephelyeire. A világon több mint 35 nyelven, 60 országban, 2000 kereskedőből és értékesítési partner-szakértőből álló csapat kínálja a Vocollect Voice szolgáltatásait. A Vocollect VoiceWorld Suite az összes nagyobb WMS és ERP rendszerrel kompatibilis, beleértve a SAP AG programjait is, és támogatja az ipar négy legfontosabb eszközellátójának termékeit. További információkat a www.bcs.hu honlapon talál. Vocollect Ázsia/Csendes-óceáni térség apac@vocollect.com Hongkong: +852 3917 7000 Kína: +86 10 5957 2685 Ausztrália: +61 409 527 201 Vocollect Vocollect Európa/Közel-Kelet/Afrika Európa/Közel-Kelet/Afrika voc_emea@vocollect.com voc_emea@vocollect.com +44 (0) 1628 55 2900 Vocollect Japán japan@vocollect.com Vocollect Japán +813 3769 5601 japan@vocollect.com +813 3769 5601 Vocollect Latin-Amerika: latin_america@vocollect.com +412.349.2470 Vocollect Vocollect Észak-Amerika: info@vocollect.com +412.829.8145 Vocollect Szingapúr singapore@vocollect.com Szingapúr: +65 6305 2369 India: +91 124 480 6738 BCS Hungary Kft. info@bcs.hu +36 1 451-6070 Kiadja a Vocollect 703 Rodi Road, Pittsburgh, PA 15235 +1 412.829.8145, Fax 412.829.0972 2012 Intermec IP Corp. Minden jog fenntartva. A Vocollect, Vocollect Voice, Vocollect VoiceWorld Suite, Hands-Free, Eyes-Free, Talkman and Voice-Directed Work a Vocollect bejegyzett védjegye vagy védjegye, a többi védjegy pedig az egyes vállalatok tulajdonát képezi.