Szállítói számlák, egyéb kifizetések kezelése felhasználói dokumentum Lezárva: 2015.11.24. Griffsoft Informatikai Zrt. 6723 Szeged, Felső-Tisza part 31-34 M lph. fszt.2. Telefon: (62) 549-100 Telefax: (62) 401-417
TARTALOM 1 SZÁLLÍTÓI SZÁMLÁK, EGYÉB KIFIZETÉSEK KEZELÉSE... 2 1.1 SZÁLLÍTÓI SZÁMLÁK, EGYÉB KIFIZETÉSEK RÖGZÍTÉSE... 2 1.1.1 Előfeltételei... 3 1.1.1.1 Pénzügyi napló nyitása... 3 1.1.1.2 Környezeti paraméterek kiválasztása... 3 1.1.2 Alapadatok rögzítése... 3 1.1.3 Sor adatok létrehozása... 4 1.1.3.1 Sor generálása előre rögzített (szerződéses) kötvállból... 4 1.1.3.2 Sor kézi rögzítése... 5 1.1.4 Igazolás jelző állítása... 5 1.1.4.1 Kiadva igazolásból (K) Teljesítettre (T)... 5 1.1.4.2 Teljesítettről (T) Utalványozottra (I)... 6 1.1.5 Utalványlap nyomtatás... 6 1.1.5.1 Egy bizonylat utalványlapjának nyomtatása... 6 1.1.5.2 Utalványlapok csoportos nyomtatása... 6 1.1.6 Bizonylat zárása (véglegesítése)... 6 1.2 BIZONYLAT MÓDOSÍTÁSA... 7 1.2.1 Bizonylat adatainak módosítása könyvelés előtt... 7 1.2.2 Bizonylat adatainak módosítása könyvelés után... 7 1.3 SPECIÁLIS FUNKCIÓK... 10 1.3.1 Stornó bizonylat generálása... 10 1.3.2 Helyesbítő számla generálása... 10 1.3.3 Duplikált bizonylat generálása... 11 1.3.4 Előre rögzített (szerződéses) kötváll alszámának igazítása a számlákhoz... 12 1.3.5 Bizonylat rontása... 13 1.3.6 Előirányzat figyelés... 13 1.3.7 Bizonylatok mozgatása naplók között... 13 1.3.8 Sor módosítás miatti pénzforgalmi sorok újragenerálása... 13 1.4 SPECIÁLIS ESETEK... 14 1.4.1 Teljesítés igazolás formátum nyomtatása... 14 1.4.2 Egyszerű aláírás-kezelés... 14 1.5 NAVIGÁCIÓS FELÜLET FÜLEI... 16 1.5.1 Számla tételei... 16 1.5.2 Teljesítések... 16 1.6 LEGGYAKRABBAN HASZNÁLT LEKÉRDEZÉSI HELYEK... 17 1.6.1 Szállítói típusú bizonylatok kimutatása... 17 1
1 Szállítói számlák, egyéb kifizetések kezelése 1.1 Szállítói számlák, egyéb kifizetések rögzítése Szállítói számlák rögzítési menüpontjai: PÉNZÜGYI MODUL / SZÁLLÍTÓ / SZÁMLA (KÖTELEZETTSÉGEK) / BELFÖLDI SZÁLLÍTÓI SZÁMLA FORDÍTOTT ADÓZÁSÚ BELFÖLDI SZÁLLÍTÓI SZÁMLÁK IMPORT SZÁMLA (Nem EU-s külföldi számlák) KÖZÖSSÉGEN BELÜLI BESZERZÉS (EU-s számlák) Egyéb kifizetések (pl.: ÁFA utalás, továbbutalás alapnak, stb.) rögzítési menüpontjai: PÉNZÜGYI MODUL / SZÁLLÍTÓ / EGYÉB PÉNZBEKÉRŐ / BELFÖLDI BEÉRKEZŐ EGYÉB PÉNZBEKÉRŐ KÜLFÖLDI BEÉRKEZŐ EGYÉB PÉNZBEKÉRŐ 2
1.1.1 Előfeltételei 1.1.1.1 Pénzügyi napló nyitása Adott időszaki pénzügyi napló létrehozása (ha még nem létezik az érintett időszakra). PÉNZÜGYI MODUL / NAPLÓ / PÉNZÜGYI NAPLÓ NYITÁSA 1.1.1.2 Környezeti paraméterek kiválasztása Válasszuk ki a naplót, a bizonylati tömböt, majd a Szűrés és karbantartás jelölő pipáljuk be. 1.1.2 Alapadatok rögzítése Az alapadatokban, vagyis a fej adatokban a partner, bankszámla, dátumok, külső bizonylatszám, ellenőrző összeg, stb. információkat tudjuk rögzíteni. Nyomjuk meg a felső ikonsoron a ikont. A kötelező mezőkön nem enged túllépni a program! Fontosabb mezők: Szerződő partner: Ha más a szerződő partner és a számla kiállítója szerinti partner (pl.: alvállalkozói szerződés), akkor ebben a mezőben lehet hivatkozni a szerződőre. A szerződéses kötvállhoz való kapcsoláskor (sor generáláskor) ebben a mezőben lévő partnerhez kapcsolódó kötvállak is megjelennek. Rendelés / Iktatószám: Az előleg bizonylatra ebben a mezőben kell hivatkozni. Ellenőrző összeg: A sorok összegét a bizonylat zárásakor ezzel az összeggel veti össze a program. 3
ÁFA bevallási hó: A szállítói bizonylat ebben a hónapban jelenik meg az ÁFA listákban, ha a szállítói bizonylatok bevallása teljesít szerinti. Pénzügyi karton: Amelyik kartonról (bank vagy pénztár) ki szeretnénk fizetni a bizonylatot. Igazolás jelző: Lásd később (Igazolás jelző állítása) Megjegyzés: Ha az utalás környezeti paramétereiben beállítjuk (lásd utalás dokumentum), akkor ez az adat is megjelenik az utalás közleményében. 1.1.3 Sor adatok létrehozása A sor adat mezőiben adhatjuk meg a könyveléséshez szükséges információkat: Jogcím, szakfeladat, ÁFA kód, szervezeti egység, pénzforrás, rovat, stb. 1.1.3.1 Sor generálása előre rögzített (szerződéses) kötvállból Ha a program automatkusan a fej adat felrögzítése után felkínálta a sort rögzítésre, akkor, majd) ikont (Sorok generálása kötváll bizonylat alapján) nyomjuk meg az alsó ikonsoron. 4
Bizonylatszám: A kötváll bizonylat utolsó karaktere az előirányzat évét mutatja. Alszám: A kötváll megfelelő határidejéhez kapcsolódó alszámának kiválasztása (F2). Tételszám: Ha csak a kiválasztott alszám egy sorából szeretnénk szállító sort létrehozni, F2-vel válasszuk ki a megfelelő tételt. Generálandó összeg: Ha a kötváll alszámának teljes összegét szeretnénk lehívni, akkor hagyjuk 0-án a mezőt. Ha adunk meg összeget, akkor a kötváll alszámához kapcsolódó sorok összegét arányosítja az itt megadott összegnek megfelelően. 1.1.3.2 Sor kézi rögzítése Ha a szállítói számlához nem kapcsolódik előre rögzített kötelezettségvállalás (szerződéses kötváll) akkor ne dobjuk el a sort. Ha nem ajánlja fel automatikusan a fej adat rögzítése után a sort, akkor az alsó ikonsor a ikont nyomjuk meg. 1.1.4 Igazolás jelző állítása Ha a fej adatban az igazolás jelző mező K, vagyis Kiadva igazolásra állapotban van, akkor az alábbi ikonokkal tudjuk a státuszt állítani. Feltételezzük, hogy az igazolás adatbázis paramétere két lépésesre van beállítva és nem kezel egyszerű aláíráskezelést (lásd a speciális eseteknél). A Teljesített ikon ( ) hiányozhat, ha az igazolás adatbázis paramétere egy lépésesre van beállítva. A Teljesített ( ) és az Utalványozás ikon ( ) között megjelenhet egy Ellenjegyzés ( beállítva. ) ikon, ha az igazolás adatbázis paramétere három lépésesre van 1.1.4.1 Kiadva igazolásból (K) Teljesítettre (T) 5
Nyomjuk meg a felső ikonsoron a ikont. 1.1.4.2 Teljesítettről (T) Utalványozottra (I) Nyomjuk meg a felső ikonsoron a ikont. 1.1.5 Utalványlap nyomtatás Csak teljesített vagy utalványozott bizonylatról nyomtatható utalvány. 1.1.5.1 Egy bizonylat utalványlapjának nyomtatása A navigációs, vagy a bizonylat fej karbantartó felületen nyomjuk meg a ikont. 1.1.5.2 Utalványlapok csoportos nyomtatása Navigációs képernyőn MŰVELET(EK) fül / UTALVÁNYLAP CSOPORTOS NYOMTATÁS(A) funkció. 1.1.6 Bizonylat zárása (véglegesítése) Nyomjuk meg a bizonylat fej karbantartó felületén, a felső ikonsoron a ikont. Csak Nyitott (Bizonylat státusza N ) és Teljesített (Bizonylat igazolás jelzője T ), vagy Utalványozott (Bizonylat igazolás jelzője I ) bizonylat zárható. 6
1.2 Bizonylat módosítása 1.2.1 Bizonylat adatainak módosítása könyvelés előtt Nyitott státuszú bizonylat minden adata módosítható! Zárt státuszú bizonylaton csak a sor adatok (Jogcím, ÁFA kód, szervezeti egység, szakfeladat, stb.) módosíthatóak! A bizonylat módosítását a navigációs illetve a bizonylat fej és sor karbantartó felületén a ikonnal lehet végrehajtani. Fej adat módosítása a navigációs ablak felső ikonsorán (csak Nyitott státusz esetén) Fej adat módosítása a fej karbantartó ablak felső ikonsorán (csak Nyitott státusz esetén) Sor adat módosítása a navigációs ablak alsó ikonsorán Sor adat módosítása a fej adat karbantartó alsó ikonsorán 1.2.2 Bizonylat adatainak módosítása könyvelés után Könyvelt státuszú bizonylat (belföldi, külföldi beérkező szállítói számlák, egyéb pénzbekérők) egyik adata sem módosítható közvetlenül. A könyvelt státuszú bizonylat könyvelési, sor adatai (Jogcím, szakfeladat, egyedi gyűjtő, stb.) csak korrekciós bizonylaton keresztül módosíthatóak. Könyvelési korrekciós bizonylat menüpontja: PÉNZÜGYI MODUL / SZÁLLÍTÓ / SZÁMLA (KÖTELEZETTSÉGEK) / KÖNYVELÉSI KORREKCIÓS SZÁMLA 7
Előfeltétele: Környezeti paraméterek kiválasztása (Napló, bizonylati tömb), majd a Szűrés és karbantartás jelölő kipipálása. Könyvelési korrekciós bizonylat generálás indítása: MŰVELET / KÖNYVELÉSI KORREKCIÓS SZÁMLA / BIZONYLAT GENERÁLÁSA Az gomb megnyomásának hatására egy képernyő jelenik, amelyen ki lehet jelölni azokat a sorokat, amelyeket korrekciózni szeretnénk. Jelöljük ki a korrekciózni kívánt sorokat, majd nyomjuk meg a gombot. Ha az összes sort korrekciózni szeretnénk, akkor az gombot nyomjuk meg. A gombok hatására egy # jel jelenik meg a sorok mellett. Egy sor kijelölésének törlését a gombbal hajthatjuk végre. 8
A gombbal tudjuk végrehajtani a bizonylat generálását. A generálás hatására a program létrehoz egy korrekciós bizonylatot, annyi mínuszos és pluszos sorral, amennyit kijelöltünk a generálás előtt. Csak a pluszos sorok módosíthatóak, de lehetőség van felrögzíteni új sorokat (szétkönyvelés miatt). A bizonylat végösszege csak 0 lehet! A bizonylat lezárása után ( ikon), ha a szállítói bizonylatra volt pénzforgalmi teljesítés (bank vagy pénztár), akkor automatikusan felajánl egy képernyőt a technikai bank generálására. Ez azért szükséges, hogy a módosítások a főkönyvben pénzforgalom szempontjából is megjelenjenek. Banki karton azonosítója: Mindenképpen technikai banki kartont válasszunk ki Banki jogcím: BSZALL Banki bizonylat (Nyitott/Zárt): Ha nem akarjuk a banki terhelések között már módosítani a létrejött bizonylatot, akkor a Zárt lehetőséget válasszuk ki. Az gombra kattintva a program kigenerálja a technikai banki terhelés bizonylatot 0 összeggel, hivatkozva benne a korrekciós bizonylatra. 9
1.3 Speciális funkciók 1.3.1 Stornó bizonylat generálása Hatására a program egy korábban létrehozott beérkező számlával adattartalmában teljesen megegyező stornó szállítói számlát hoz létre (mínuszos), amely hivatkozik az eredeti bizonylatra A bizonylat navigációs felületén: MŰVELETEK / STORNÓ BIZONYLAT ELŐÁLLÍTÁSA A stornózandó bizonylat megadása után a gombra kattintva a program létrehozza a stornó bizonylatot. A létrejött stornó bizonylat a számlahivatkozás mezőben hivatkozik a stornózott bizonylatra. A stornózott bizonylat stornó bizonylatszám mezője jelzi, melyik bizonylattal történt meg a stornózása. 1.3.2 Helyesbítő számla generálása Csak Könyvelt státuszú bizonylat helyesbíthető. Indítsuk el a bizonylat navigációs felületén: MŰVELETEK / HELYESBÍTŐ BIZONYLAT ELŐÁLLÍTÁSA A gomb megnyomásának hatására egy képernyő jelenik, amelyen ki lehet jelölni azokat a sorokat, amelyeket helyesbíteni szeretnénk. 10
Jelöljük ki a helyesbíteni kívánt sorokat, majd nyomjuk meg a gombot. Ha az összes sort helyesbíteni szeretnénk, akkor az gombot nyomjuk meg. A gombok hatására egy IGEN jelenik meg a sorok mellett. Egy sor kijelölésének törlését a gombbal hajthatjuk végre. A gombbal tudjuk végrehajtani a bizonylat generálását. A generálás hatására a program létrehoz egy helyesbítő bizonylatot, annyi mínuszos és pluszos sorral, amennyit kijelöltünk a generálás előtt. Csak a pluszos sorok módosíthatóak, de lehetőség van felrögzíteni új sorokat (szétkönyvelés miatt). 1.3.3 Duplikált bizonylat generálása Hatására a program egy korábban létrehozott beérkező számlával adattartalmában teljesen megegyező szállítói számlát hoz létre. A bizonylat navigációs felületén: MŰVELETEK fül / DUPLIKÁLT BIZONYLAT ELŐÁLLÍTÁSA 11
A duplikálandó bizonylat megadása után a az új, Nyitott státuszú bizonylatot. gombra kattintva a program létrehozza 1.3.4 Előre rögzített (szerződéses) kötváll alszámának igazítása a számlákhoz Hatására a program hozzáigazítja az előre rögzített (szerződéses) kötváll adott alszámának összegét és dimenzió adatait (jogcím, szakfeladat, szervezeti egység, ÁFA kód, stb.) a rá hivatkozó számlák, egyéb kifizetések adataihoz! Egy olyan szállítói soron állva, amelyen behivatkozott kötváll alszám adatait szeretnénk a számlához igazítani nyomjuk meg a tétel ikonsoron a ikont. A funkció automatikusan felajánlja az adott soron behivatkozott szerződéses kötváll azonosítóját és alszámát. A kötelező mezők kitöltésére figyelmeztet a program. A gombbal tudjuk végrehajtani az igazítást. 12
1.3.5 Bizonylat rontása Hatására a program Rontott státuszúra állítja a szállítói bizonylatot. A rontott bizonylatra nem lehet hivatkozni, illetve nincsenek sorai. Csak Nyitott státusszal rendelkező szállítói bizonylatokat lehet rontani! A bizonylat fej karbantartó felületén nyomjuk meg a ikont. 1.3.6 Előirányzat figyelés A megjelenő képernyőn megmutatja a program a beállított dimenziók alapján a szabad előirányzatot (előirányzat és kötelezettségvállalás különbsége). A bizonylat karbantartó felületének tétel ikonsorán nyomjuk meg a ikont. 1.3.7 Bizonylatok mozgatása naplók között Abban az esetben, ha egy szállítói bizonylat rossz időszakú naplóban van, vagy más felhasználónak kell átadni, akkor a mozgatást tranzitálással lehet megoldani. A tranzitálás részletes menete a Bizonylatok tranzitálása (naplók közötti áthelyezése) (OKT_DN_TRANZITALAS.PDF) dokumentumban található. 1.3.8 Sor módosítás miatti pénzforgalmi sorok újragenerálása Ha egy szállító bizonylat sorait úgy módosítjuk, hogy változnak a sorok összegei (szétbontás), és történt már pénzforgalmi teljesítés, akkor a program a navigációra való visszalépéskor (vagy esetleg a bizonylat zárásakor) újragenerálja a pénzforgalmi tétel pénzügyi teljesítés számlasorait. 13
1.4 Speciális esetek 1.4.1 Teljesítés igazolás formátum nyomtatása Feltételei Az intézménynél beállított formátum alkalmas teljesítésigazolás nyomtatására. A bizonylat fej adatában az igazolás jelző mező K, vagyis Kiadva igazolásra. Az intézmény a teljesítésigazolást a Forrás programból kívánja nyomtatni. Ha a fenti feltételek teljesülnek, akkor a felső ikonsoron nyomjuk meg az utalványrendelet nyomtatására szolgáló ikont. 1.4.2 Egyszerű aláírás-kezelés Amennyiben az adatbázisban az Utalványozás csak aláírás-kezeléssel paraméter az Egyszerű aláírás-kezeléssel lehet utalványozni értéket veszi fel, akkor lehetőség van a szállítói típusú bizonylatok aláíróit (teljesítésigazoló, ellenjegyző, utalványozó) törzsesíteni és összeg / dátumhatárhoz kötni őket. Feltételei A fent említett paraméter beállítása (ezt valószínűleg csak konzulens tudja állítani) Az aláíró létezik a személy törzsben (TÖRZS MODUL / SZEMÉLYHEZ / SZEMÉLYEK) Az aláíró létezik az utalványozók törzsben (TÖRZS MODUL / SZEMÉLYHEZ / UTALVÁNYOZÓK) Az utalványozó jogosultságai fel vannak rögzítve (TÖRZS MODUL / SZEMÉLYHEZ / UTALVÁNYOZÓ JOGOSULTSÁGOK). Az utalványozói jog mező dönti el, hogy melyik aláíró funkciónál (teljesítésigazolásnál ( jelenik majd meg egy aláíró ) a Számla teljesítésigazoló, stb.) Amennyiben a fenti feltételek teljesülnek, akkor a szállítói bizonylatok fej adatainak Igazolás/Besorolás fülén megjelennek az aláírással kapcsolatos mezők (a lenti képernyő a 2 lépéses aláírás-kezelést mutatja). 14
A rögzítés az alapokhoz képest annyiban változik, hogy az Igazolás jelző állítása (lásd feljebb) funkcióknál, a Teljesítésigazolás ( ), (Ellenjegyzés ( )), Utalványozás ( ) ikonok megnyomásakor a program bekéri, hogy melyik aláírókhoz szeretnénk kapcsolni az érintett bizonylatot. A program azokat az aláírókat ajánlja fel, amelyek az utalványozói jogosultságok törzs alapján kiválaszthatóak az utalványozói jog (Számla teljesítésigazoló, Számla utalványozó, stb.), érvényes dátum és összeghatár alapján (ezt a bizonylat ellenőrző összegéhez vagy a sorok összegéhez viszonyítja). 15
1.5 Navigációs felület fülei 1.5.1 Számla tételei A számla tételei fülön láthatjuk a fej adathoz kapcsolódó aktuális sor adatokat. Az adatok nem tartalmazzák a korrekciós bizonylatok általi módosításokat. 1.5.2 Teljesítések A Teljesítések fülön van lehetőségünk megtekinteni, hogy milyen pénzforgalmi sorok (bank, pénztár) hivatkoznak a szállítói bizonylatra. Természetesen itt is lehetőség van a jobb egér gomb/megjelenítés funkcióval a banki sorok adatait részletesebben is megtekinteni. 16
1.6 Leggyakrabban használt lekérdezési helyek 1.6.1 Szállítói típusú bizonylatok kimutatása A lekérdezés a szállítói típusú bizonylatokat, valamint azokhoz kapcsolódó pénzforgalmi teljesítéseket tartalmazza analatikai bontásban. Indítsuk el a PÉNZÜGYI MODUL / SZÁLLÍTÓ / SZÁLLÍTÓI SZÁMLÁK TELJESÍTÉSÉNEK KIMUTATÁSA menüpontot. Hatására az alábbi ablak jelenik meg. Fontosabb sorok: Számla időszaktól - időszakig: A számlák naplójának időszakára szűrés. Az időszaktól mezőben érdemes a legelső kiválasztható időszakot kijelölni. 17
Pü. teljesítés időszaktól Időszakig: A számlákra hivatkozó pénzforgalmi bizonylatok (bank, pénztár) naplóinak időszakára szűrés. Pü. teljesítés arányosítás?: Igen esetén a pénzforgalmi tételeket a program arányosítja a számla soraira. Amennyiben velemelyik dimenzió szerint szeretnénk lekédezni, állítsuk igenbe a mező értékét. Teljesülteket is?: Igen hatására mindent leválogat. Nem hatására kihagyja azokat a számlahivatkozásokat, amelyeknek az összes pénzügyi teljesítése megegyezik az összes számlaösszeggel. Az adatok megadása után kattintsunk a gombra, melynek hatására az általános lekérdező jelenik meg. Itt a betöltés gombra kattintva ( ) válasszuk ki a megfelelő listát. Ezután kattintsunk a ikonra. 18