HEFOP 3.5.4 alintézkedés A felnőttképzés hozzáférésének javítása a rendelkezésre álló közművelődési intézményrendszer rendszerszerű bevonásával Projekt Előrehaladási Jelentések befogadásával, formai ellenőrzésével, kezelésével kapcsolatos tapasztalatok; elvárások, kérések a kedvezményezettek felé HEFOP Közreműködő Szervezet Foglalkoztatási Hivatal ESZA Főosztály 2006. május 17.
Monitoring fogalma Az előad adáss tematikája A Projekt Monitoring folyamata, résztvevői Foglalkoztatási Hivatal szerepe, feladatai Formai, eljárásrendi monitoring A Kedvezményezett feladatai A Projekt Előrehaladási Jelentés Közbeszerzés ellenőrzése Helyszíni ellenőrzés Gyakorlati tanácsok Önellenőrzési lista
(124/2003 rendelet szerint): A monitoring fogalma A források, az eredmények és a teljesítmények mindenre kiterjedő és rendszeres vizsgálata. a programok eredményes, tervszerű és hatékony megvalósítása érdekében. A monitoring kiterjed annak vizsgálatára is, hogy a programok megvalósítása megfelelt-e a célkitűzéseknek, amelyek a támogatás elnyerését lehetővé tették. Röviden: Menedzsment támogató eszköz. A program tervezése során meghatározott célok teljesülésének, azaz a program pénzügyi és fizikai megvalósulásának folyamatos nyomon követése.
Az Európai Szociális Alap (ESZA) által támogatott projektek monitoringja A monitoring folyamat résztvevői: 1. Irányító Hatóság 2. Közreműködő Szervezetek (KSZ) Eljárásrendi (Teljesítési) Foglalkoztatási Hivatal Szakmai ESZA Kht. Pénzügyi Magyar Államkincstár 3. Végső kedvezményezett Főkedvezményezett Konzorciumi partnerek Foglalkoztatási Hivatal
Szerkezeti Struktúra ra Irányító Hatóság ESZA Kht. Foglalkoztatási Hivatal Magyar Államkincstár Kedvezményezett
A Foglalkoztatási Hivatal szerepe, feladatai Közvetlen kapcsolattartás a kedvezményezettekkel a megyei kihelyezett egységeken keresztül Koordináció a közreműködő szervezetek között Előrehaladási jelentések és mellékleteik átvétele, formai és eljárásrendi ellenőrzése Jelentések továbbítása a KSZ-ek felé Egységes Monitoring Információs Rendszer (EMIR) adatbázisának feltöltése Foglalkoztatási Hivatal Helyszíni ellenőrzések megszervezése és lebonyolítása
Formai éss eljárásrendi monitoring Formai szempontú vizsgálat: Előrehaladási jelentés mellékleteiben felsorolt dokumentumok (formanyomtatványok) vizsgálata Eljárásrendi monitoring: határidő betartás közbeszerzési eljárások szabályszerű lefolytatása
A kedvezményezettek feladatai 1. Negyedéves előrehaladási jelentések és mellékleteinek elkészítése és benyújtása határidőre a támogatási szerződés által rögzített időpontokban, három havonkénti ütemezésben a projekt zárásáig. A benyújtás időpontban. személyesen történik, előre egyeztetett 2. A szerződésben foglalt azonosító adatok, illetőleg a szerződés teljesítésével összefüggő adatok változásának jelentése 7 napon belül. 3. Amennyiben kezdeményezése. szükséges, szerződésmódosítás 4. Információszolgáltatás és a helyszíni látogatások, ellenőrzések alkalmával a dokumentumokba való betekintés biztosítása. 5. A projekt végén zárójelentés készítése. 6. Dokumentumok megőrzése a támogatási szerződésben rögzített időpontig.
Monitoring folyamat: Projekt Előrehalad rehaladási Jelentés s 1. Foglalkoztatási Hivatal A kedvezményezett az előrehaladási jelentés benyújtását megelőzően figyelemfelhívó levelet kap az FH kihelyezett megyei egységétől. (15 nappal a benyújtás határideje előtt) Az előrehaladási jelentés benyújtására negyedévente, az FH kihelyezett megyei egységénél, személyesen, előre egyeztetett időpontban kerül sor.
Projekt Előrehalad rehaladási Jelentés s 2. Foglalkoztatási Hivatal Amennyiben a Kedvezményezett nem nyújtja be határidőre jelentését, a Megyei Egység felszólító levelet küld a Kedvezményezettnek, aki köteles pótolni a jelentés benyújtását. Amennyiben a Kedvezményezett ekkor sem pótolja jelentését, a Megyei Egység jelenti ezt az Foglalkoztatási Hivatal ESZA Főosztály Központi Egységének, aki kezdeményezi az Irányító Hatóság felé a Támogatási Szerződés felbontását.
Projekt Előrehaladási Jelentés 3. Foglalkoztatási Hivatal A jelentéseket az FH formai szempontból ellenőrzi (3 munkanap), majd továbbítja; Az FH eljárásrendi szempontból ellenőrzi a jelentést (15 munkanap) Ez idő alatt a Magyar Államkincstárnak, aki pénzügyi szempontból illetve az ESZA Kht., aki szakmai szempontból ellenőrzi a teljesítést. Az FH ESZA Főosztály Megyei Egység, a Kincstár és a szakmai KSZ ellenőrzését követően az FH javaslatot tesz az Irányító Hatóságnak a támogatás kifizethetőségéről. Az IH a forráslehívás ellenőrzését követően gondoskodik a támogatás kifizetéséről
Hiánypótlás/korrekció: Projekt Előrehaladási Jelentés 4. Foglalkoztatási Hivatal Ha az FH a jelentés formai ellenőrzése során hiányosságot észlel, levélben értesíti a kedvezményezettet, akinek 15 nap áll rendelkezésére a hiányzó dokumentumok hiánypótlására. Amennyiben a KSZ-ek eljárásrendi / pénzügyi / szakmai ellenőrzésük során újabb hiányosságot tapasztalnak, az FH kihelyezett megyei egysége erről ismét levélben tájékoztatja a kedvezményezettet. A korrekció benyújtására újabb 10 napja van a kedvezményezettnek. Mindkét esetben a kifizetési folyamat felfüggesztésre kerül.
Az előrehaladási jelentés részei: (A) formai (teljesítési) beszámoló (B) szakmai beszámoló (C) pénzügyi beszámoló projektek célcsoportjára és tevékenységére vonatkozó statisztikai adatlapok (pl. indikátorlista, nyilvántartások)
Helyszíni ellenőrz rzés Céljai: Projekt megvalósításának ellenőrzése Esetleges problémák feltárása, közös megoldása Száma: -min. 1 időközi helyszíni ellenőrzés - záró helyszíni ellenőrzés (Sikeressége a végső támogatási rész kifizetésének előfeltétele.) Amennyiben szükséges sor kerülhet ezen felül rendkívüli, ill. helyzetfeltáró preventív helyszíni ellenőrzésre is. Lebonyolítása: FH szervezi meg (értesítés 10 munkanappal előbb) Az ellenőrzésen lehetőség szerint minden KSZ jelen van. Tapasztalatokról jegyzőkönyv készül A kedvezményezettnek lehetősége van a helyszínen a jegyzőkönyv észrevételeire reagálni.
Közbeszerzés ellenőrzése 1 A Közbeszerzési ütemterv kitöltése (9/1 melléklet) Az ütemtervben a projekt időtartama alatt tervezett összes közbeszerzési eljárást szerepeltetni kell. A közbeszerzési ütemtervet az első előrehaladási jelentés mellékleteként kell csatolni. Az ütemtervet cégszerűen kell aláírni; az aláírásra jogosult ellátja kézjegyével, és lepecsételik. Beszerz és sorszám a A közbeszerzé si eljárást elindító konzorciumi partner Az eljárás indításának tervezett dátuma A közbeszerzési eljárás Fajtája tárgya A közbeszerzés során beszerzett javak megnevezése A szerződés tervezett összege (millió Ft)
Közbeszerzés ellenőrzése 2 A PEJ 1.6 pontja Foglalkoztatási Hivatal Kérjük, az alábbi táblázatban mutassa be a közbeszerzéssel kapcsolatos, a támogatási szerződésben foglalt kötelezettségek teljesítését (a táblázatba igény szerint sorok beszúrhatók). A táblázatban az összes közbeszerzési eljárást szerepeltesse, amit a projektjelentés elkészítésének időpontjáig elindított. Beszerzés sorszáma Az közbeszerzési eljárást elindító konzorciumi partner A közbeszerzési eljárás fajtája tárgya Az eljárás indításának dátuma Szerződés aláírásának dátuma A beszállító megneve zése A szerződés (tervezett) összege (millió Ft) Közbeszerzéshez kapcsolódó számla sorszáma a számlaöszszesítőben Lezárult közbeszerzési eljárások* Elindított közbeszerzési eljárások** Következő jelentéstételi időszakban elindítani tervezett közbeszerzések*** * a projektjelentés tárgyidőszakában lezárult eljárások, melynek dokumentációja a jelenlegi PEJ-ben beadásra kerül a 9. melléklet 9/3, illetve 9/4 számú adatlapot ki kell tölteni közbeszerzési eljárásonként ** a projektjelentés tárgyidőszakában elindított eljárások, valamint a korábbi időszakban elindított, de le nem zárult közbeszerzési eljárások *** a 9. melléklet 9/2 számú mintaokmányát ki kell tölteni közbeszerzési eljárásonként
Közbeszerzés ellenőrzése 3 Az egyes közbeszerzéseket a jelentésekben mindig ugyanazon a sorszámon kell szerepeltetni, mint az első projekt előrehaladási jelentéshez csatolt közbeszerzési ütemtervben, mert így folyamatosan ellenőrizhető, hogy a közbeszerzés az eljárás melyik szakaszában tart. Minden elindított közbeszerzés esetében fel kell tüntetni az eljárás fajtáját és típusát, valamint tárgyát és mennyiségét. A közbeszerzési eljárás fajtája oszlopban azt kell rögzíteni, hogy az eljárás nyílt, meghívásos, versenypárbeszéd, tárgyalásos, egyszerűsített, egyszerű vagy központosított formában valósul meg (kérjük az eljárásfajtát pontosan nevesíteni). A közbeszerzés tárgya oszlopban az eljárás során beszerezni kívánt építési beruházást, szolgáltatás beszerzést, vagy árubeszerzés paramétereit sorolja fel.
Közbeszerzés ellenőrzése 4 KÖZBESZERZÉSENKÉNT csatolandó dokumentumok a jelentés mellékleteként (nem központosított eljárás esetén): a,/ adatlap a közbeszerzési eljárásról b,/ ajánlatkérői nyilatkozat a közbeszerzés során a törvényesség betartásáról, (nem módosítható!) c,/ ajánlatkérői nyilatkozat aláírójának képviseleti jogának igazolása 1./ az eljárást megindító dokumentum (felhívás hirdetmény) 2./ műszaki leírás vagy dokumentáció ha készült 3./ az ajánlatok bontásáról készült jegyzőkönyv 4./ összegzés az eljárás eredményéről 5./ tájékoztató az eljárás eredményéről 6./ a nyertesként kiválasztott ajánlattevő ajánlata 7./ az eljárást lezáró szerződés 8./ tájékoztató a szerződés teljesítéséről 9./ a szerződés alapján kiállított szállítói számla, számlák 10./ valamennyi, esetleges jogorvoslati eljárás során keletkezett irat
Közbeszerzés ellenőrzése 5 KÖZPONTOSÍTOTT KÖZBESZERZÉSENKÉNT csatolandó dokumentumok a jelentés mellékleteként: 1./ adatlap a központosított közbeszerzési eljárásról 2./ ajánlatkérői nyilatkozat a közbeszerzés során a törvényesség betartásáról, (nem módosítható!) 3./ ajánlatkérői nyilatkozat aláírójának képviseleti jogának igazolása Csatolandó dokumentumok a jelentés mellékleteként: 1./ megrendelő 2./ teljesítési igazolás, (pl. szállító levelek) - ha van 3./ számla 4./ a számlák ellenértékének kifizetését igazoló iratok
Közbeszerzés ellenőrzése 6 Az Adatlap a közbeszerzési eljárásról kitöltése Az adatlapot a már lefolytatott/lezárult eljárásokról kell kitölteni és benyújtani. A kiállítás időpontját minden esetben ki kell tölteni. Az adatlapot cégszerűen kell aláírni.
Gyakorlati tanácsok 1 Egy ablakos rendszer betartása: A Végső Kedvezményezett a megvalósítás során az ellenőrző szervezetek közül egy szervezettel a Foglalkoztatási Hivatal ESZA Főosztály Megyei Kihelyezett Egységével áll kapcsolatban. A szerződés aláírását követően a kapcsolattartó személy írásban tájékoztatást küld elérhetőségeiről. Kivéve IH közvetlen megkeresése esetén, szerződéskötés és módosítás folyamatában, egyes szakmai vagy pénzügyi kérdések tisztázása kapcsán.
Gyakorlati tanácsok 2 Szerződés kézhezvétele utáni teendők: A szerződés és mellékleteinek felülvizsgálata Pályázat felülvizsgálata, abban szereplő azóta változott adatok (pl: megvalósító személyek változása) bejelentése Cselekvési és pénzügyi terv aktualizálása Aláírásra jogosultak körének átgondolása Meghatalmazás és aláírási címpéldány becsatolása. Beszerzések tervezése Közbeszerzési ütemterv elkészítése / felülvizsgálata a módosult közbeszerzési törvény függvényében
Gyakorlati tanácsok 3 Jelentés benyújtásának követelményei: Jelentés formadokumentuma és az 1.,2.,7.,8., 9/1. mellékletek: 3 eredeti példányban történő benyújtása + elektronikus formában történő becsatolása Jelentéshez csatolandó egyéb mellékletek: (számlák, egyéb számviteli bizonylatok, számlák ellenértékének kifizetését igazoló bizonylatok stb.) 2 másolati példányban kell benyújtani Ezen dokumentumok aláírására a Kedvezményezett részéről a szerződés aláírója, valamint meghatalmazottja, vagy a projektmenedzser jogosult.
Gyakorlati tanácsok 4 Az eredeti dokumentumokon (számla vagy az elszámolás dokumentuma, és a közbeszerzéshez benyújtott dokumentumokon) a kedvezményezettnek fel kell tüntetnie, az alábbi mondatot. HEFOP-3.5.4-P.-2005- (EMIR azonosító szám) projektre elszámolásra beadva +aláírás! Minden egyes dokumentumon a EMIR azonosító!!! Az ezt követően elkészített kettő másolati példányon a kedvezményezettnek fel kell tüntetnie az alábbi mondatot. Az eredetivel mindenben megegyező másolat +aláírás! A megadott szövegek dokumentumokra való felvitelére célszerű bélyegzőt használni.
Gyakorlati tanácsok 5 Az összetartozó dokumentumok legyenek tűzőgéppel összetűzve. Az összetartozó (összetűzött) dokumentumokat elég egy helyen hitelesíteni, lehetőleg ott, ahol az eredeti példányon az aláírás is van Kérdés: ha nem fér rá az utazási jegyre/számlára (nagyon pici) a..elszámolásra beadva szöveg, akkor hogyan történjen a hitelesítés? IH válasza: IH egyetért azzal, hogy a hátoldalon történjen a bélyegzés, természetesen ilyenkor másolni mind a két oldalt kell. Amennyiben van hozzá számla, akkor a jegyre nem kell bélyegezni, csak a számlára.
Gyakorlati tanácsok 6 Foglalkoztatási Hivatal A beadandó dokumentumok összerendezése: A számlákon a számlaösszesítő szerinti sorszámok feltüntetése javasolt. Így könnyen megkülönböztethető, és észrevehető. továbbá a számlákhoz tartozó igazolások, bizonylatok, stb. legyenek a számla mögé téve, és lehetőleg 1/1, vagy 1/a, 1/b azonosítóval ellátva. A közbeszerzéssel érintett számlákra kérjük vezessék rá a közbeszerzési ütemterv - 9/2 mellékletben az adott eljáráshoz rendelt beszerzés sorszámát, így folyamatos teljesítés esetén is nyomon követhetők a közbeszerzésben érintett számlák, dokumentumok.
Gyakorlati tanácsok 7 Foglalkoztatási Hivatal A kötelezően beadandó formadokumentumok (jelentés + 1,2,7,8,9/1 mellékletek) a pénzügyi, a szakmai és a közbeszerzéshez kapcsolódó iratanyag különüljön el a beadott dokumentációban. A dokumentumok beadása történhet gyűrűs mappában, vagy szalagos irományfedélben. A másolati dokumentumok minden esetben jól láthatóak és olvashatóak legyenek!!!
Önellenőrzési Lista 1 Előrehaladási jelentés formanyomtatványa 1.1. Minden rubrika kitöltésre került, a nem releváns rubrikák kihúzásra kerültek. 1.2. A dokumentum minden oldalának fejlécén szerepel a projekt azonosító száma és a jelentés sorszáma. 1.3. A dokumentumon szerepel a dátum, az aláírásra jogosult aláírása és pecsétje. 1.4. A jelentés és a 1,2,7,8,9/1 számú mellékletek elektronikus formában csatolásra kerültek, az adathordozó(ka)t lepecsételték, szerepel rajta a projekt azonosító száma és a jelentés sorszáma, kitöltésre került a nyilatkozat (16. sz. melléklet). 1.5. A jelentésben felsorolt csatolt dokumentumok száma megegyezik a ténylegesen csatolt dokumentumok számával.
Fizetési kérelem Önellenőrzési Lista 2 2.1. A fejlécen szerepel a projekt azonosító száma és a jelentés sorszáma. 2.2. Minden rubrika kitöltésre került, üres rubrikák kihúzásra kerültek. 2.3. Mérlegképes könyvelő ellenjegyezte. Foglalkoztatási Hivatal 2.4. Dátum, pecsét (a támogatási szerződésben rögzített) és az aláírásra jogosult aláírása szerepel a dokumentumon; Ha több oldalas a fizetési kérelem akkor minden oldalát szignózni kell. 2.5. A fizetési kérelemben megjelölt bankszámlaszám megegyezik a támogatási szerződésben rögzített bankszámlaszámmal (ugyanez vonatkozik a név, cím, adószámra is). 2.6. A fizetési kérelemben megjelölt igényelt támogatás összege megegyezik a jelentésben és a számlaösszesítőben rögzített adatokkal. A fizetési kérelem 3. oszlopába bruttó összeg a számlaösszesítő 11. oszlopában elszámolni kívánt bruttó összeg szereplő értéket kell feltüntetni 2.7. A fizetési kérelmen szereplő jelentés készítés dátuma egyezzen meg a projektjelentésen feltüntetett dátummal.
Önellenőrzési Lista 3 Számlaösszesítő 3.1. Dátum, pecsét (a támogatási szerződésben rögzített) és az aláírásra jogosult aláírása szerepel a dokumentumon. 3.2. A számlaösszesítő tételeinek folyamatos a számozása. 3.3.Minden számlához tartozik teljesítésigazolás/ szállítólevél, megrendelő vagy szerződés, pénzügyi teljesítés igazolása. 3.4. A számlákat a támogatási szerződésben megadott kedvezményezett nevére, címére állították ki és a számlákon, bizonylatokon szerepel a projekt azonosító száma, és a számlaösszesítő szerinti sorszáma. 3.5. A számlák adatai helyesen kerültek rögzítésre a számlaösszesítőben (számlaszám, összeg, számlát alátámasztó mellékletek, stb).
Mellékletek Önellenőrzési Lista 4 4.1. A dokumentumok benyújtása az előírt sorrendben történt. 4.2. A dokumentumok sorrendje és száma az eredeti és a másolati példányok esetében megegyezik 4.3. Minden dokumentumon olvashatóan szerepel az EMIR szám.
Minden dokumentum Önellenőrzési Lista 5 6.1. A másolatok jól láthatóak, olvashatóak!!!. 6.2. Az eredeti iratokon aláírás szerepel. 6.3. Az előírt formanyomtatvány került kitöltésre.
Köszönöm a figyelmet és sikeres megvalósítást kívánok! Varga Lilla monitoring koordinátor Foglalkoztatási Hivatal Baranya Megyei Kihelyezett Egység E-mail: vargal@lab.hu