SZEGŐFI ANNA TAPASZTALATAIM ÉS ÉSZREVÉTELEIM A TANÁCSI IRATOK SELEJTEZÉSE ÉS RENDEZÉSE KÖZBEN Selejtezzünk, vagy ne selejtezzünk? Sokat és sokszor vitatkoztunk már erről a kérdésről, elhangzott számos pro és kontra érv. Mindannyiunknak vannak rémtörténetei pótolhatatlan iratpusztulásokról, elhibázott selejtezésekről. Minden megyében akad egy-egy teljességgel elpusztított irat-együttes, amely az 50-es évek papírhiányának esett áldozatul. Közmondásos ebben a szakmában a központi utasítás alapján végzett árvaszéki selejtezés, amiről ma már csak azt mondhatjuk, hogy boldog az a levéltár, ahol nem hajtották végre az utasítást. Mindezek mellett az évek során pusztult el iratanyag a mindig jelen lévő tudatos politikai indíttatású iratmegsemmisítés következtében is. S akkor még nem is vettük számításba a katasztrófa helyzeteket: a háborút, az árvizet, a raktárakban kárt okozó előre nem látható csőtöréseket stb. Anélkül, hogy a selejtezzünk, ne selejtezzünk" elméleti vitába bocsátkoznék a tanácsi iratok selejtezésének szükségességéhez szeretnék néhány indokot felsorolni. - A levéltárak gyakorlatában -főként az előkészítés nélkül, meglehetős veszteségekkel lezárt járási tanácsi megszűnések óta - sokszor előfordult, és az utóbbi 1-2 évben ez még gyakoribb lett, hogy selejtezetlenül vettünk át iratokat, félve az irattárban elvégzett selejtezés szakszerűtlenségétől. Ezek az iratok ügyviteli-levéltári szempontú selejtezésre várnak. - A tanácsok története lezárt korszak lett, lezárult a fond, be kell gyűjtenünk. Az új iratanyag számára helyet kell biztosítani, mindenről, ami az elmúlt évek során mint kétes, vagy kétséges történeti értékű irat felhalmozódott, döntenünk kell, ki kell üríteni az önkormányzati irattárakat. - Állományvédelmi szakembereink megállapították, hogy a tanácsi iratanyag a papír minősége, és a hagyományosan rossz irattári körülmények miatt igen gyors pusztulásra van ítélve, menteni kell. A tömeges restaurálás szóba sem jöhet, nincs sem ember, sem eszköz. így iratmentési lehetőségként nem maradt más, csak a másolás - amilyen gyorsan csak lehet - mikrofilmre, vagy más technikával, más eszközökre. A gyors és tömeges másolásnak azonban gátat szab, hogy jelenleg az irattárakban és levéltárakban egyaránt fellelhető tanácsi iratanyag másolására nincs elegendő pénz, sem személyi, technikai kapacitás. A megoldás magától adódik; optimálisra kell csökkenteni az iratanyag mennyiségét.
- Ez a kényszerhelyzet eldönti a szakmai vitát - selejtezni muszáj. S ha muszáj, akkor nem szabad tovább vitáznunk, minden energiánkat és szakmai tudásunkat arra kell fordítani, hogy megoldjuk a mit selejtezzünk" kérdést. A mit selejtezzünk" nemcsak a mi gondunk, a nemzetközi levéltári gyakorlatban is sokat foglalkoznak ezzel a kérdéssel. Sokak által ismert példa a hollandok legutóbbi próbálkozása a PIVOT rendszer. 1 A hollandok elképzelésének lényege - ahogy mi értelmezzük - az, hogy a folyamat eredményeként megszületett információt kell menteni, bárhol is rögzítették, nem az iratot. A hollandok ezt feltehetően meg tudják csinálni, félek, mi nem, nekünk saját adminisztrációs rendszerünkből kell kiindulni, s ezen az úton megkeresni a legoptimálisabb megoldást. A selejtezési mintajegyzék Ha a magyar ügyintézés történetét vizsgáljuk, a tanácsi korszak legszembetűnőbb sajátosságának a szovjet típusú centralizált igazgatási és ennek megfelelő iratkezelési rendszer bizonyul. Ezt a sajátosságot kihasználva jutottunk arra a következtetésre, hogy a centralizált rendszert centralizált selejtezési jegyzékkel fedhetjük le. Az elméletet gyakorlattá alakítva született meg a munka segédlete; a selejtezési mintajegyzék. A selejtezési mintajegyzék készítésének és használatának ellenzői általában azzal érvelnek, hogy a jegyzékek használata nem teszi lehetővé az esetleg szükséges egyéni iratértékelést. A jegyzékek készítésének részletes ismertetésével szeretném eloszlatni ezeket a kételyeket, bebizonyítani, hogy a selejtezési mintajegyzék készítése és használata nem nélkülözi az információ tartalmak elvi értékelését. A mintajegyzékek készítésekor jól felkészült levéltárosok történészi és szakmai szempontokat is figyelembe véve értékeltek és próbaselejtezést végeztek különböző levéltárakban és különböző tanácsi szinteken. Ezzel a módszerrel készültek el azok a tanácsi selejtezési mintajegyzékek - összesen hat darab - amelyekről részletesen szeretnék beszámolni. Az a tény, hogy a tanácsi iratokhoz nem egyetlen mintajegyzéket készítettünk, már jelzi, hogy az egyes korszakok iratainak tartalmi és formai sajátosságait is figyelembe vettük. Külön jegyzéket készítettünk: - az 1950-1951 között keletkezett iratokhoz, - az 1952-1956 között keletkezett iratokhoz, 1996-ban 10 magyar levéltáros volt tanulmányúton Hollandiában. Ekkor ismerkedtek meg a PIVOT programmal. A tanulmányútról beszámoló jelent meg: Blazovics László: Magyar Levéltárosok Hollandiában, Levéltári Szemle, 1997/1. 63-70. A csoport tagja volt kolléganőm Póth Piroska, aki lefordította Robbert Jan B. Hageman: Új holland módszer az irattári anyag értékeléséhez című, a rendszerről írt alaptanulmányt. Az érdeklődők ezt a fordítást vehették, és vehetik kézbe kolléganőm szíves jóvoltából.
- az 1957-1973 között keletkezett iratokhoz, - az 1974-1984 között keletkezett iratokhoz, - az 1984-1990 között keletkezett iratokhoz, - az építési iratokhoz. A kételkedők meggyőzése érdekében részletesen beszámolok a munka folyamatáról, bizonyítva a jegyzékek szakszerűségét, a készítők körültekintését. A munka 1989-ben kezdődött, három levéltár: a fővárosi, a hevesi és a nógrádi részvételével. A munkatársak megkezdték az elméleti előkészítést, a selejtezési alapelvek kidolgozásával. Az elvekről egyesületi tanácskozást is tartottunk, olvashatták a Szemlében." Ezután kezdtük meg a próba-selejtezéseket és a mintajegyzékek elkészítését. Kiinduló pontunk a tanácsi iratok kezelésére készült irattári tervek, illetve selejtezési ügykörjegyzékek voltak. 3 Ezeknek a jegyzékeknek a hibáit - a kollégák emlékezhetnek rá - már a megjelenésüket követően felismertük és megpróbáltuk kijavítani. Azért kell megállapítanom, hogy csak próbáltuk, mert sem az 1973-ban elvégzett korrigálásokat, sem az 1984-es javításokat nem lehetett és lehet visszamenőleg alkalmazni, ez igen fontos szakmai szempont. Nemcsak fontos, de megalapozott is, egy korszak iratainak értékét nem lehet egy másik korszak iratainak alapján elvégzett értékeléssel mérni. Gondoljunk a legegyszerűbb példára: a járási tanácsok működése idején a városok és községek iratainak értékelési szempontjait nem alkalmazhatjuk a járások megszűnése utáni időszakra. Ugyanakkor a visszamenőleges alkalmazás tilalmából következik, hogy ha törvényesen járunk el, akkor például van olyan korszak, amikor van építési irat a levéltárban és van olyan korszak, amikor nincs. A levéltárak ezt a problémát igyekeztek saját hatáskörben elintézni, olyan módon, hogy az irattári tervtől eltérően, nem engedélyeztek olyan selejtezést, ami az egyes irattípusok eltérő selejtezési idejéből származó anomáliákat okozott. Jó példa erre az említett építési iratok mellett, az ipari és kereskedelmi engedélyek iratanyaga, melyet selejtezhetősége ellenére általában átvettek a levéltárak. A tanácsi iratok selejtezésével foglalkozó team számára egyetlen megoldás kínálkozott, az azonos irattípusok értékelését - a maradandó érték messzemenő figyelembe vételével - egységesíteni kell. A selejtezési elvek meghatározása és a már említett széleskörű megvitatása után számítógép segítségével készítettünk egy összevont selejtezési mintajegyzék munkapéldányt, amelyben az irattári tételek ábécé rendjében egymás mellé került az adott tétel értékelése 1960-, 1973-, 1984-ből. 4 Az összevont jegyzékről elsőként azt állapítottuk meg, hogy a napi selejtezési munkához terjedelme miatt nem alkalmazható, az iratértékelésekhez, mint segédeszközt lehet használni. 2 3 4 Szegőfi Anna: A levéltárak iratértékelési és selejtezési feladata. Levéltári Szemle, 1999/3. 13 28.; Szaniszló Ferenc: Alapelvek a tanácsi iratok levéltári selejtezéséhez. Levéltári Szemle, 1999/3.28-32. A selejtezési időket is meghatározó ügyviteli utasítások időrendben: 1/1960. KE., 8/1973. (TK. 51.)MTTH 2/1984. (TK. 28.) MTTH. Az összevont jegyzék számítógépes változata Budapest Főváros Levéltárában hozzáférhető.
Ez az összevont mintajegyzék világosan megmutatta, hogy melyek azok az irattári tételek, amelyeknek az értékelése nem változott az évek során, és melyek azok a tételek, amelyeknél az egykorú ügyintézők, irattárosok és levéltárosok egyaránt bizonytalankodtak az irat értékének megítélésénél. Az összevont mintajegyzék elemzése alapján arra a megállapításra jutottunk, hogy a legkevesebb eltérés a történeti értékű iratok értékelésénél van, ez meghatározta a további munkamenetet: - Az első fázisban kijelöltük a klasszikus értelemben vett levéltári iratok körét, a hagyományosan nem selejtezhető iratokat, köztük elsősorban a testületek iratait és az éves szintű értékeléseket, valamint a tanács egészét érintő elvi iratokat. A tanács munkáját irányító felügyeleti iratok esetében, a tükröződést szem előtt tartva, az irányító szinten minősítettük nem selejtezhetőnek az iratot. - Második fázisban vizsgáltuk a 10 évnél hosszabb őrzési idejű iratok körét, átértékelve a személyiséghez fűződő jogokat, (tulajdonjog, jogsérelem, nyugdíjjogosultság) - Miután élő irattári anyag is szerepet kapott a jegyzékek összeállításánál (az önkormányzatok még használták az 1984-es tanácsi utasítást) vizsgáltuk a törvényi, ügyviteli előírásokat; mint az adótörvény, a számviteli törvény, a gyermekvédelmi törvény stb. A fenti munkafázisok végeredményeként állítottuk össze - számítógép segítségével - az egyes korszakokra érvényes, tanácsi szintekre tagolt mintajegyzék javaslatokat. Ez a mintajegyzék-változat, a korszakra érvényes egykorú utasítás selejtezhetőségi kódját is tartalmazta, és tartalmazta az előkészítő team iratértékelési javaslatát. 5 Ezeknek a munkapéldányoknak az alapján kezdtük el, lelkes megyei levéltárosok segítségével, a próbaselejtezéseket. A próbaselejtezések alapján a kollégák véleményt mondtak a munkapéldányon szereplő iratértékelési javaslatról, s ehhez csatolták a próbaselejtezés alapján kialakított értékelésüket. A többféle selejtezési javaslatot összevetve és elemezve készült el a mintajegyzék értékelhető változata. Ez az értékelhető változat még további két szakmai ellenőrzésen ment át, ennek során nagy gyakorlattal rendelkező kollégák mondták el véleményüket az egyes tételek selejtezhetőségéről. Az utolsó szakmai szűrőt a Levéltári Kollégium selejtezési munkabizottságának tagjai jelentették. 6 A selejtezési mintajegyzék természetesen annyit ér, amennyit a szakma hasznosítani tud ebből a munkából. A hasznosítás alapvető követelménye volt, hogy, megosszuk eredményeinket másokkal is. A selejtezési mintajegyzék ké- 5 6 Természetesen a selejtezhetőségi időt a könnyebb munka érdekében minden esetben és minden munkafázisban a tanácsi selejtezési kódjellel rövidítettük. 1 = 2 év, 2 = 5 év, 3 = 10 év, 4 = 15 év, 5 = 30 év, 6 = 75 év, 0 = nem selejtezhető. Az elkészült mintajegyzékeket a Levéltári Kollégium, mint egy selejtezési Ajánlás javaslatát tűzte napirendjére, tárgyalása jelenleg folyamatban van.
szítését támogató kuratórium szerencsénkre megértette a problémát és támogatta postaköltséggel a terjesztést. A pályázati pénz segítségével valamennyi önkormányzati levéltárnak papíralapon cs flopy lemezen is megküldtük a jegyzékeket, rövid használati utasítások kíséretében, szabad felhasználásra. 7 Használhatják a kollégák bárhol és bármikor, egy feltétellel: ezek a jegyzékek nem megfellebbezhetetlen ítéletet hordoznak, csak a levéltáros munkáját segítő mintaként szolgálnak. A selejtezés gyakorlata A selejtezés a levéltárosi munka legnehezebb része, miközben egyre inkább központi feladattá kellene válnia. Már a szakmai oktatásban is kiütközik a bizonytalanságunk, ahogy erről meggyőződtem saját tanulmányaim során és az oktatói gyakorlatomban is. Be kell vallanunk, hogy félünk selejtezni, hiszen ismerjük a végeredményt, a visszafordíthatatlan iratmegsemmisítést. Mindennek ellenére a selejtezni kell" kényszere nagy úr, ezért vagyok annak a híve, hogy ha kidolgozzuk a helyes munka módszert, a veszélyt elkerülhetjük. Nem szeretnék teoretikus lenni, de vázolnám röviden ezt a munkafolyamatot, ahogy azt mi képzeljük. A mi alatt ez esetben a Levéltári Kollégium selejtezési munkabizottságának tagjait és a tanácsi mintajegyzék készítésében résztvevő kollégákat értem. A szakmai követelményrendszer - szakmai zsargonban az új LÜSZ" - 31..-ában foglakozik a levéltári selejtezéssel. 8 Egyértelműen kimondja, hogy selejtezést csak előzetesen kidolgozott selejtezési terv alapján szabad végezni". Mi a terv lényege? Tartalmaznia kell a fondképzőnek a levéltári anyagban visszatükröződő ügyköreit, illetőleg az ügykörökön belül kialakult egyes sajátos anyagtípusokat, s utalnia kell ezek selejtezhetőségére." A következő bekezdés fontos kérdést tisztáz: Ha a fondhoz korabeli selejtezési ügykörjegyzék vagy irattári terv kapcsolódik, a selejtezési tervet e dokumentumok alapján célszerű készíteni." Az érintett 31.. szövegét elemezve megállapíthatjuk, hogy a tanácsi iratokhoz készített mintajegyzék mindenben megfelel a selejtezési terv kritériumainak. Az új LÜSZ" szerint ezt a tervet a szakfelügyelet útján a minisztérium illetékes szervezeti egységéhez kell felterjeszteni jóváhagyásra. Ugyancsak ezen az úton kell felterjeszteni a selejtezési terv alapján előkészített selejtezésről készült jegyzőkönyvet engedélyezésre. A valamennyi kollégám által jól ismert selejtezési eljárás tehát semmiben nem változott, s feltételezhetően az engedé- 7 8 A jegyzékek számítógépes változata Budapest Főváros Levéltárában hozzáférhető, másolatot kérésre bármikor szívesen küldünk. A nemzeti kulturális örökség miniszterének 10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelete a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről. Magyar Közlöny, 2002/47. 3282-3297.
lyezési idő hosszúsága sem. Egyetlen egyszerűsítési módszer áll rendelkezésünkre; amennyiben Ajánlásként elfogadtatjuk a mintajegyzékeket a Levéltári Kollégiummal, selejtezési terv készítésére nem lesz szükség. Fentebb már említettem, hogy a szükséges intézkedés ebben a kérdésben megtörtént. A selejtezési gyakorlati munka következő állomása a selejtezésre előkészített iratokról jegyzőkönyv készítése. A szakmai követelményrendszer említett 31..-a részletesen leírja a selejtezési jegyzőkönyv adatait, látszólag nincs gondunk az elkészítésével. Szeretném ennek ellenére felhívni a kollégák figyelmét két, a kötelező adatok közül kimaradt információ fontosságára: az egyik a kiselejtezésre javasolt iratok keletkezési éve, vagy évköre, amelynek hiánya a jegyzőkönyv alapján készülő nyilvántartásaink (csökkenési napló, fondjegyzék, fonddosszié) hiánya is lesz, a másik a tanácsi iratoknál elengedhetetlen irattári jel feltüntetése. Saját érdekünkben a jegyzőkönyvekbe, a követelményrendszertől függetlenül, tüntessük fel ezeket az adatokat. A levéltári selejtezési munka befejező állomása a többször ellenőrzött és engedélyezett tételekbe tartozó iratok megsemmisítése. A megsemmisítés szabályairól a követelményrendszer nem tesz említést, de célszerű a személyiségi jogvédelem érdekében a zártrendszerű megsemmisítés, még akkor is, ha ez több utánajárásba és esetleg pénzbe is kerül. A fentiekben ismertetett módszerrel tanácsi iratot selejtezhetünk a levéltárban és irattárban is. Valamennyi tanácsi irattal foglalkozó levéltáros egyetért abban, hogy az ideális állapot az lenne, ha már az irattárban levéltáros végezné az ügyviteli-levéltári szempontokat is szem előtt tartva a selejtezést. Erre jelenleg törvényes és kivitelezhető lehetőség nincs. Az irattárakban végzett selejtezések szakszerűtlensége annál is inkább gondot okoz, mert az önkormányzatoknál előtérbe került a tanácsi korszakból származó irattárak selejtezése. Ellenőrzéseink során azt tapasztaltuk, hogy ennek több oka is van. Egyik közülük az a tény, hogy az önkormányzatok - különösen a kezdeti években volt ez igaz - nem értékelték a tanácsi korszakban keletkezett iratokat s csak lassan tudatosodott, tudatosodik a használati, esetleg anyagi értékük. 1-2 elvesztett polgári per után értik meg a vezetők, hogy a tanácsi korszakban keletkezett iratok is a hatósági munkájuk részei. A másik, és igen fontos meghatározó tényező, hogy a levéltárak zsúfoltsága kihat az irattárak zsúfoltságára is, s így megteltek az önkormányzati irattárak. A telítettséghez hozzájárult a modern irattározási technikák térhódítása is; a dobozos tárolás, a mobil állvány, a számítógép az irattárban. Ezt a változást természetesen minden levéltár örömmel veszi, ahogyan azt is, hogy a nedves pincékből megkezdték az iratok átszállítását az újonnan épült, vagy felújított önkormányzati székházakba. Végezetül említenék még egy tényezőt, amivel talán még kevés kollégánk találkozott, ez az ISO minősítés. Röviden összefoglalva az ISO minősítés lényege, hogy a hatósági ügyintézés minőségét optimális folyamat vezérlési leírással és annak következetes betartásával és betartatásával biztosítsa. A hatósági ügyintézés természetesen nem nélkülözheti annak adminisztrálását, így kerül
az iratkezelési folyamat optimalizálása az ISO látókörébe. Az elképzelés nemes és támogatásra méltó, ha az iratkezelési folyamat optimalizálásáról van szó, de a levéltári szakmai kontroll már a minősítési szempontoknál is elmaradt, jelenleg sincs a minősítő munkába beleszólásunk, így félő, hogy az optimalizálás nem abban az irányban indult el, ami a maradandó értékű iratok védelmét szolgálná. Néhány - véletlenül - tudomásomra jutott fővárosi, kerületi példával szeretném a problémát érzékeltetni. Az ISO előírások szerint optimális esetben egy ügyintézőnél csak 8, azaz nyolc elintézetlen akta lehet, s ennek egyik kerületünkben egyetlen iratkezelési megoldását ismerték el, ha az összes többi akta határidőbe kerül. Ugyanez az előírás azt is kimondja, hogy határidős irat nem lehet az ügyintézőknél, csak az irattárban. A végeredmény, hogy határidős raktárrá változott a központi irattár, s az iratkezelés legfontosabb teendője a határidő nyilvántartás, a határidős iratok kiemelése és ügyintézőhöz történő továbbítása lett. A másik történetet egyik megyei levéltárunkban hallottam; tanulságos és figyelmeztető. Az iratkezelési folyamat optimalizálóinak látókörébe került egy nagy mennyiségű iratanyag, amelyet már elintéztek, irattári elhelyezésre várt, de ember és idő hiányában az iktatókönyvi kivezetése, és az irattári elhelyezése még nem történt meg. Az ISO minősítés érdekében a legegyszerűbb megoldást választották, a kérdéses iratokat mint zavaró tényezőt megsemmisítették. Mindez arra figyelmeztet, hogy az önkormányzati irattárak rendjére, selejtezettségére, rendezettségére oda kell figyelnünk, s ha szükséges, kompromiszszumokat is kell kötnünk az iratanyag érdekében. Ilyen kompromisszum lehet, hogy az önkormányzatok selejtezésénél a levéltári selejtezéshez készült mintajegyzékek használatát engedélyezzük, sőt szorgalmazzuk, s ezzel segítünk helyet felszabadítani az irattárakban. Ez természetesen a selejtezés ideje alatt, és a selejtezés végeredményének ellenőrzésekor nagyobb odafigyelést, többletmunkát igényel, de megéri. Ha a levéltáros nem választja el az irattári és levéltári selejtezést gondolatban mereven, akkor segít az irattárakban, s ha segít, magán is segít. Miközben az irattározási követelmények javításán fáradozik, menti a maradandó értéket, és mi tagadás, munkát takarít meg. Az ügyviteli selejtezések színvonalának emelésére a teljes irattári anyag levéltárba szállítása, s levéltári szakemberekkel történő selejteztetcse - azaz az átmeneti levéltár - lenne a másik megoldás. Sajnos az új LÜSZ" sem adott erre választ, sőt egyáltalában nem foglalkozik a levéltárakban végrehajtott ügyviteli selejtezések kérdésével, így fennmarad az eddigi, levéltáranként eltérő gyakorlat. Rendezés Az új LÜSZ" megjelenése nem változtatott azon az évtizedek óta bevált rendezési munkafolyamaton, hogy a rendezés első lépése a fond meghatározása. A tanácsi iratokat illetően éveken át tartó szakmai vita bontakozott ki, ami egy tanács, egy fond" elveként vonult bc a köztudatba. Ennek az ismertetésnek a ke-
retein belül nem kívánok vitába bocsátkozni, csak leszögezem, hogy ellene vagyok az egy tanács, egy fond rendszernek. Legfontosabbnak azt tartom, hogy a kutató számára megőrizzük és leképezzük a rendszerben az eredeti struktúrát, s ezt a feladatot nem tölti be az összevonás. A kutató számára átláthatatlan raktárjegyzék képződik, amihez hozzá kell számítani az irattárakból előkerült, számnélküli külön csomókat. Mondhatnánk, hogy majd a számítógép nyilvántartja az összefüggéseket, de úgy gondolom, hogy egyelőre még fontos a fizikai megjelenítés, mert a levéltárost lehet számítógépre szoktatni, vagy kényszeríteni, de a kutatót nem, sok évig marad még elsődleges a kutatótermi papíralapú jegyzék. A következő rendezési kérdés, hogy milyen legyen a rendezés szintje. Az új követelményrendszer alap-, közép-, és darabszintű rendezést határoz meg, kiemelve a középszintű rendezettség elsődlegességét. Ennek ellenére a tanácsi iratok esetében szeretnék érvelni a darabszint mellett. Visszautalnék arra, hogy a tanácsi iratokkal kapcsolatban a levéltáraknak igen fontos iratvédelmi feladatuk is van, amit csak selejtezett és darabszinten rendezett iratokkal lehet elvégezni. Bár az új LÜSZ" a darabszintíi rendezésnél nem mondja ki a kötelező paginálást, a mikrofilmezés illetve bármilyen technikával történő másolat készítése e nélkül elképzelhetetlen. A mikrofilmezésre történő előkészítésről igen jó munkautasítás van, használjuk azt már a rendezésnél, s ezzel időt takarítunk meg. A rendezés szintjétől függetlenül alapvető szempontunk mindig az egykorú irattári rend helyreállítása volt, és az jelenleg is. A levéltári szakmai felfogás szerint ezt az elvet azért tekintjük elsődlegesnek, mert az irattári rendhez készültek a segédletek. A fővárosban akkor is helyreállítjuk a rendet, ha a segédletek nem kerültek a levéltárba, vagy valamilyen oknál fogva nem használhatók. Az egykorú irattári rendet mi az információ értéke miatt állítjuk helyre, az ügyintézésről ugyanis a kutató csak az iratkezeléssel szerves egységben kap kielégítő információt. Természetesen mi is ismerjük, és megfelelő esetekben alkalmazzuk is az átrendezést. Egy gyakran előforduló példát érdemes megemlíteni. Valamennyi korszakban előfordulnak olyan iratcsoportok, amelyek valamely személyhez kötődnek, de az egykorú iratkezelésben a sorszámon belüli rendjük alapja nem a legegyszerűbben visszakereshető ábécé-rend. Ilyen esetekben mesterségesen felállítjuk az ábécé-rendet. Ezt a módszert a kárpótlási korszak alatt kezdtük alkalmazni, s mára már bevett gyakorlattá vált. így rendeztük az 1956 előtti iparengedélyeket és iparmegszüntetéseket, valamint a telephely ügyeket.
Kényszerűségből is alkalmazzuk a tárgyi átrendezést, amikor az iratanyaggal szerves egységben megjelennek a számnélküli külön csomók. 9 A számnélküli külön csomók jelentőségére az egyik fővárosi kerület irattárát említeném példaként, ahol az iratátvételt megelőző ellenőrzés során az egyik eldugott zugban találtuk az alábbi számnélküli dobozolatlan csomókat: - jegyzőkönyvek előterjesztésekkel együtt, - mérlegek, tervek, beszámolók, - disszidens ügyek, - a helyi sajtó példányai az 50-es évekből, - tanácsi vállalatok vizsgálati anyagai, - tagosítási iratok, persze volt közötte szabálysértés 1950-től napjainkig szépen sorba szedve. A felsorolásból világosan megállapítható, hogy ezeknél az iratoknál - azonnali levéltári beszállításuk után - a jól bevált szakmai gyakorlatot követtük; a fondon belül az iktatószámos iratsorozatot követi a számnélküli iratok tárgyi és időrendi alapon rendezett sorozata. Sorra véve az egyes iratkezelési korszakok rendezésének módszereit, érdemes néhány sajátosságot kiemelni. 1950-1951. A röviden csak Botárnak" nevezett rendszer mai levéltáros szemmel nézve, igen jó gondolat volt, csak kivitelezhetetlen. Ha elfogulatlanul vizsgáljuk, felismerhetjük benne az irattári jel ősét. A Botár-korszak iratainak rendezését ma a levéltárakban kétféle gyakorlat alapján végzik el. Az egyik módszer a Botárrendszer eredeti tagolását veszi alapul s az l-es rendszám után a 11 l-es és az 111 l-es számokat rendezik be, így biztosítva a tárgyi összetartozást. A másik módszer szerint a rendszámot sorszámonként értelmezve az l-es után a 2-3-4 következik, s a 111 csak a sorszám szerinti helyére kerül, felborítva ezzel a rendszer tárgyi alapját. Magam részéről az első módszer híve vagyok, s ezt tanítják a Magyar Országos Levéltár szaktanfolyamain is. A sorszámos rendszer mellett egyetlen érv szólhat; ha hiányoznak a segédletek, a sorszámot könnyebben értelmezhetjük. Ez azonban hamis érv, hiszen a rendszám tárgyi rendet ta- 9 Budapest Főváros Levéltárában a raktári állványok mobilizálásával kerületenként maximum 50 ifm irat beszállítására nyílt lehetőségünk az 1964-1984 közötti időszakból. Ez a korszak két selejtezési ügykörjegyzék hatálya alá esik: 1964-1974 között darabszinten kell selejtezni az 1/1960 KE. számú utasítás alapján, és 1974-1984 között tételszinten a 8/1973. MTTH. számú utasítás alapján. Abban a kényszerhelyzetben voltunk, hogy a nem selejtezhető tételeket nem mind tudtuk átvenni, ezért készítettünk egy átvételi minimum jegyzéket. A jegyzék összeállításánál az önkormányzati irattári terv határidő nélküli jelzéseit vettük alapul, hogy az ügyvitelben még szükséges és használatos iratok továbbra is az irattárban maradjanak. így maradt például továbbra is az irattárakban az anyakönyvi, a gyámügyi, az iparügyi és az építési iratanyag. A minimum jegyzék alapján történő átvétel az irattárak csomónkénti és kötetenkénti átnézésével volt csak megvalósítható, így a felmérésünk nem tekinthető szokványos irattár ellenőrzésnek.
kar, így eredeti rendje bizonyos szinten önmutatós lesz, visszakeresése segédlet hiányában is egyszerűbb, mint a sorszámos rendszerben. 1952-1956. A korszak csoportszámos rendszere a rendezési munka szempontjából hasonló gondokat jelent, bár az iratkezelési rendszer más elvekre épült. Ez esetben is az eredeti rendszer visszaállítását tartjuk szem előtt, az egykorú segédletek hiánya ellenére is. 1957-1973. 1957 után az elődeink úgy érezhették, hogy nyugvópontra jutott az iktatás, minden szinten tért hódított - némi központi utasítással megerősítve - a sorszámos és alszámos iktatás, az ügyirat kialakítására törekvés. A rendezési munka ebben a korszakban egyszerű, a rendszer világos, könnyen visszakereshető - ha van segédlete - de ha nincs, ennek az iratanyagnak a visszakeresése minden levéltáros rémálma. A rendezésünk gyakorlata az évek, iktatószámok, alszámok sorrendet követi. A középszinten általában az ügyiratot jelentő iktatószámnál, darabszinten az alszámnál és a mellékletek idő-, vagy tárgyi rendjénél húzzuk meg a rendezési szint határát. 1974-1990. A tanácsi iratok történetében és rendezésében a következő állomás 1973, amikor a sorszámos és alszámos iktatószám mellé rendeltek egy irattári tételszámot is, az irattári jelet. Ennek az iratcsoportnak a rendezésénél ismét két táborra szakadt a levéltáros társadalom. A kérdés az, hogy az iktatószám rendet, vagy az irattári rendet tekintjük-e a rendezés alapjául. Mindkét módszernek vannak jó és rossz oldalai is. A szakmai vitákat - mint a selejtezés esetébensürgősen le kellene zárnunk, mivel a tanácsi iratok lezárt fondként végleg levéltárba kerülnek, s azzal minden levéltáros egyetért, hogy a rendezés és átrendezés kérdésében a teljes tanácsi korszakra egységes elveket célszerű és kell kialakítani. Ehhez a döntéshez először is számba kell vennünk mindkét módszer előnyeit és hátrányait, s nem utolsó sorban a rendezés végeredményének kutathatóságát. A szakmai vitához Budapest Főváros Levéltárának gyakorlata alapján néhány megjegyzést szeretnék hozzáfűzni. - A napi levéltári munkában a keresést a mutatókönyvek segítségével kezdjük. A mutatókönyvekben a tételszámok feljegyzése csak esetleges, miután az erre vonatkozó utasítás kimaradt az iratkezelési szabályzatból és csak a levéltárosok kezdték el helyszíni ellenőrzéseik során szorgalmazni. Az irattári jel mutatókönyvi hiánya azonban nem eldöntő érv, mivel a mutatókönyv használata önmagában nem elegendő a kiemeléshez, szükségünk van az iktatókönyvek kezelési feljegyzések rovatára is, a csatolások miatt. Az iktatókönyv használatával eljutunk az ott feljegyzett irattári jel-
hez, s ennek segítségével már ki tudjuk emelni az iratot, legyen bár irattári jel szerint, vagy iktatószám rendben. - Ugyanakkor a segédletek gyakori hiánya arra ösztönöz, hogy használjuk az irattári jelek rendszerét, amely tárgyi eligazítást ad a sorszámok sematikus időrendjével ellentétben, s lehetővé teszi a visszakeresés szűkítését egy irattári jelbe sorolt iratokra. - A döntéshez még egy szempontot tanácsos figyelembe venni. A tanácsi korszak még önkormányzati kezelésben lévő iratainak egy része elektronikus iktató kíséretében érkezik a levéltárba, olyan programokkal, amelyek magukon hordozzák a számítógép alkalmazásának minden gyermekbetegségét és a legritkább esetben készültek levéltáros szakmai elvek figyelembe vételével. Ez azt jelenti a levéltárak számára a gyakorlatban, hogy segédlet nélküli iratokat veszünk át. S ha ez így van, a rendezési gyakorlatunkat a napi munka szempontjai határozzák meg, azaz a rendezésünk alapja a tárgyi csoportosítást tükröző irattári jel lesz. Az irattári jel szerinti rendezés melletti döntés nem oldott meg minden problémát, gondot okoznak még a jeleket alkalmazó előadók, iratkezelők meghatározásainak bizonytalanságai, hiányosságai, és a természetes emberi tévedés lehetősége. Ezeket a rendet zavaró tényezőket nehezen tudjuk kiküszöbölni, csak csökkenteni tudjuk azzal, hogy az irattári jel összetevőiből rendezési alapként a legoptimálisabbat választjuk ki. Elsőként kiiktathatjuk a rendezési elvek sorából a selejtezési kódjelet, ugyanis - elméletileg - valamennyi levéltárba került iratanyagunk 0-s. Ezek után arról kell döntenünk, hogy az ágazati betűjel, vagy az ügykörszám legyen az elsődleges meghatározó a rendezésben. A tanácsi ellenőrzést végző levéltárosok tapasztalatból tudják, hogy az ágazati betűjel alkalmazása nem egy letisztult, következetes rendszer szerint történt, meghatározó rendezési elvként így nem célszerű alkalmazni. A községi tanácsok például minden iratra egységesen alkalmazták a titkársági U" betűjelet. Az ágazati betűjellel ellentétben az ügykör száma az ügyirat tényleges tárgya szerint lett meghatározva, egy központilag használt utasítás alapján, így kevesebb egyéni változóval találkozunk. A legoptimálisabb rend a fentieknek megfelelően; évenként, ezen belül az ügykörszámok növekvő rendjében, ezen belül az iktatószámok rendjében. Az irattári jel szerinti rendezésnek van még egy sarkalatos problémája, nevezetesen, hogy a központi utasítás hiányait a tanácsok új irattári jel kreálásával küszöbölték ki, ehhez sokszor a 20-as vegyes ügykört használták. Az így keletkezett vegyes ügykör problémája nem megoldhatatlan, hiszen ezeket a pótlólagos irattári jeleket sokszor éveken át, következetesen használták, így tárgyuk rögzítése a raktárjegyzékekben megoldja a gondot.
Segédletkészítés A tanácsi iratok segédleteltsége az ideális állapot szerint az egykorú iktató és mutatókönyvek mellett a levéltárban készült raktárjegyzékeket, esetleg áttekintő raktárjegyzékeket, repertóriumokat jelenti. Ideális állapotban ez elegendő is, az iktató és mutatókönyv az ügyirat rendszerbeli helyét határozza meg számunkra, s ennek raktári helyét a raktárjegyzék rögzíti a doboz és a kötet, mint a legkisebb raktári egység szintjén. Megszoktuk már, hogy a tanácsi iratok dobozain évszámot és -tói -ig iktatószámot tartunk nyilván, s a kötetek egyéni azonosítóinak meghatározása sem okoz gondot senkinek. Az ideális állapot azonban nem mindig jellemző, s ezekben az esetekben is gondoskodnunk kell a kutathatóságról segédletek pótlásával vagy új segédletek készítésével. Az elsősorban használható, irattárból beszállított, egykorú iktató és mutatókönyvekkel is van gondunk, kezdve azzal, hogy a fizikai állapotuk helyreállítása pénz és időigényes, s a kötetek nagy része, mivel készen vásárolták, üresen foglalja az értékes raktári helyet. A tartalommal is akadnak problémák. A régi időkben olyan ellenőrzési hatalmunk volt, hogy a segédkönyvek karbantartását el tudtuk érni, piros ceruzás bejegyzések utaltak darabszinten a levéltári átadásra. Nem hiszem, hogy ez még ma is végrehajtható gyakorlat. Ennek hiányában álságos segédletekkel dolgozunk, amelyek nem rögzítik sem a selejtezést, sem a levéltári anyagot. A másik probléma 1973 után, hogy az iktatókönyvekben benne vannak az általunk át nem vett 5-6 kódjelű iratok, így a két őrző intézmény - az irattár és levéltár - közül az egyik segédlet nélkül marad. A fővárosi kerületi átvételeknél nem sikerült megnyugtatóan megoldani ezt a problémát. A beszállításkor elhoztuk a segédkönyveket, ennek eredményeként a levéltárban kellett az előzményeket keresnünk, az iktatók telefonon érkező kérésére. Ennek a tarthatatlan állapotnak a megoldására jelenleg másoltatjuk a segédkönyveket. Tudomásom van olyan megyei levéltárról, ahová ennek a problémának a megoldására beszállították az 5-ös, 6-os kódjelű iratokat, véleményem szerint ez az út nem járható, ellenkezik a levéltári törvénnyel. Nehéz szakmai elméleti és gyakorlati munka vár ránk, hogy a következő átvételig kidolgozzuk a mindkét fél számára kielégítő eljárást. Tovább nehezíti a helyzetet, hogy a következő beszállításkor megérkeznek a levéltárakba az első elektronikus iktatókönyvek is. Legalapvetőbb gondunk a fentiek ellenére az egykorú iktató és mutatókönyvek hiánya. Ezek pótlása, mióta tanácsi irat keletkezik, azóta foglalkoztatja a szakmai közvéleményt. Sajnos az új LÜSZ" ezzel a kérdéssel egyáltalában nem foglalkozik. A levéltárakban elsőként a mutatók pótlását, mint legegyszerűbb műveletet kezdtük el, s az iktatók pótlására nem is gondoltunk (talán még ma sem gondolunk). A mutatók pótlása igen fáradtságos, de eredményes munka volt és maradt mind a mai napig, bár tömeges készítésükre - időigényes volta miatt - nemigen gondolhatunk. A mutatók pótlása mellett nagyon elterjedt az iratjegyzék készítése, főként olyan esetekben, amikor a segédlet hiánya csak részleges volt; egy-egy évet, vagy osztályt érintett. Ezek a pótlólagos iratjegy-
zékek az esetek egy részében nem is a levéltárban készültek, hanem az átadás előkészítésekor az irattárakban. 10 A lehetőség ellenére csak korlátozottan használtuk az iratjegyzéket, mivel benne a kutatás korántsem olyan egyszerű, mint a mutatóban; a teljes jegyzék átolvasása az egyetlen keresési lehetőség. A mutatók és iratjegyzékek elterjedésének új irányt adott a számítógép, amelynek kihasználásával szakmai, elméleti szinten bővebben is kellene foglalkoznunk. A szakmai, elméleti vita azért is szükséges lenne, mert a próbaselejtezéseink során megállapítottuk, hogy a raktárainkban felhalmozott egykorú iratkezelési segédletek legjobb esetben is csak 50 %-ban képviselnek történeti értéket, tárolási szempontból és állományvédelmileg problémásak, kiváltásuk és ezzel kiselejtezésük a helyhiány enyhítése miatt indokolt lenne." Mindehhez természetesen hozzátartozik, hogy az egykorú segédletek pótlása, vagy kiváltása darabszintü rendezési és segédletkészítési munkát jelent, idő és szakember igényét senkinek sem kell számokkal bizonyítani. Az egykorú iratkezelési segédletek hiányának pótlása érdekében kezdtük el a darabszintű segédlet funkcióját - vagy inkább egyes funkcióit - a középszintűnek minősülő raktárjegyzékek bővítésével pótolni. A feladat egyszerű volt, a raktárjegyzékben rögzítjük azokat az információkat, amelyek az irattári segédletekben megtalálhatók lennének, és amelyeket ezeknek a segédleteknek a hiányában is fel tudunk tárni. A megoldás gyakorlata korszakonként változó: - 1950-195l-ben a doboz szintű raktárjegyzékben felsoroljuk valamennyi rendszámot és hozzárendeljük a szöveges tárgyát. A Botár-féle meghatározást összevetjük az iratanyaggal és a tényleges tárgyat rögzítjük. - 1952-1956 között hasonlóan járunk el a csoportszámmal. A csoportszám meghatározásánál nagyobb volt a tanácsok választási szabadsága, ezért itt a tárgymeghatározásnál nagyon gondosan kell eljárni. - 1957-1973 között a sorszámos iktatás semmiféle pontosítást nem tesz lehetővé, legfeljebb az ügyintéző szervezeti egység meghatározását keretszámos iktatás esetén. - 1974-1990 között visszatérünk a rendszámnál és csoportszámnál jól bevált módszerhez és felsoroljuk valamennyi előtalált ügykört, a tárgymeghatározással együtt. A segédletek sorában külön kiemelten kell foglalkoznunk a jegyzőkönyvek segédletelésével. A tanácsi iratokban folytatott selejtezési vizsgálatok során nyilvánvalóvá vált, hogy az intézmény legfontosabb és legalapvetőbb forrása a A jegyzék készítésének elrendelése törvény adta jogunk lett azáltal, hogy a levéltári törvény az iratok segédletekkel együtt történő beszállítását írja elő. Érdemes lenne megfontolni, hogy szakmailag megfelelő iktató programok segítségével újra nyilvántartásba vegyük a levéltárba került maradandó értékű iratokat. Ezzel számítógépes levéltári darabszintü segédletet készítenénk, amely a segédlet hagyományos levéltári feladatai mellett megoldaná az iratkezelési programok kompatibilitásának, jogtisztaságának - jelenleg megoldhatatlannak látszó - kérdéseit is.
jegyzőkönyv, így ezek selejtezésének, rendezésének és segédleteinek tisztázása lett az elsődleges feladat. A jegyzőkönyvek kiemelt begyűjtésének és rendezésének munkamódszerét - azaz a kötelező rendezési tervet - a következőképpen alakítottuk ki: - valamennyi fellelhető példányt beszállítottuk a levéltárba, beleértve a fővárosnál fellelt másod, sőt harmadpéldányokat is, - darabszintü rendezést végeztünk olyan módon, hogy a példányokat összehasonlítva létrehoztuk a teljes jegyzőkönyvet, beleértve az előterjesztéseket és az egykorú mellékleteket, - a rendezést követően fennmaradó fölös példányokat kiselejteztük, - a darabszinten rendezett iratanyagot mikrofilmezésre előkészítettük; ülésenként pagináltuk, s a mikrofilmezéshez szükséges előzéklapot készítettünk, - hagyományosan értelmezett név-, hely-, és tárgymutatót készítettünk, mivel az ülések tárgysorozata kutatási célra nem bizonyult elegendőnek. A munka nem könnyű, de nagyon hasznos. A fővárosban a levéltári őrizetben lévő jegyzőkönyveknél, mintegy 60 %-os rendezettséget értünk el, a lemaradás sajnos a segédlet készítésnél jelentkezik. Természetesen a jegyzőkönyvek mutatózását számítógépes adatbázis készítésével terveztük, s ennek feltöltése időigényesebb, mint maga a rendezés. A iratrendezés, selejtezés és segédletkészítés látszólag belső levéltári szakmai ügy, de csak látszólag, mert a munkánk tematikája kihat a végeredményre, a kutató elé kerülő iratanyagra. A selejtezési, rendezési, segédletkészítési munkánk középpontjában mindig a kutathatóság, a kutatók érdeke áll. A tanácsi iratokban végzett iratértékelési, selejtezési, rendezési és segédletkészítési munkánkból a kutatók számára is leszűrhető néhány megjegyzésre méltó gondolat: - a tanácsrendszer egészét átfogó központi nyilvántartások, statisztikák, jól használhatók, elsődleges forrásnak minősülnek, - a levéltárakban alapvető selejtezési szempont, hogy a legteljesebb információt tartalmazó iratokat őrizzük, azaz a kutatást a legmagasabb szintű hivatal irataiban kell kezdeni, - a tanács erősen centralizált hivatal volt a végrehajtó bizottság irányításával, így legfontosabb forrása a végrehajtó bizottsági jegyzőkönyv, - a kutatónak soha nem szabad megfeledkeznie a korszak történelmi meghatározójáról: a mindenütt és minden szinten jelen lévő pártirányításról, s az ezt tükröző pártiratokról. A felsorolt módszerekről, legyen szó bár selejtezésről, rendezésről és segédletkészítésről - ha máskor nem, 2005-ben - döntenünk kell, akkor érkezik a levéltárakba az utolsó tanácsi iratanyag, a fond lezárul. Addig is cseréljük ki gondolatainkat, vitatkozzunk, hogy megtalálhassuk az ideális megoldást!