Projektmenedzsment A projektmenedzsment alapjai Hálótervezés A könyvtári rendszerfejlesztési projekt A projektmenedzsment alapjai alaptevékenységek a szervezet (rendszerint hosszú távú, a küldetésben és a szervezeti stratégiában megfogalmazott) alapvetõ céljait megvalósító, rendszeresen ismétlõdõ tevékenységek projekt [A projekt célja egy elõre kitûzött, jól meghatározott, egyedi, rövidtávú cél megvalósítása, amely megfelel a szervezet stratégiájának.] egymással logikai kapcsolatban álló tevékenységek sorozata, amely meghatározott, egyedi, általában rövidtávú cél megvalósulására irányul rögzített erõforrás-korlátok mellett: a határidõ elõre rögzített a projekthez rendelkezésre álló anyagi (ti. pénzügyi) erõforrások eleve korlátozottak a projektben résztvevõk körét elõre kijelölik (és függetlenítik a többi munkafolyamattól a projekt teljes idõtartamára)... a tevékenységek logikai kapcsolata (lehetséges kapcsolattípusok) vég-kezdet (FS: Finish-to-Start) kezdet-kezdet (SS: Start-to-Start) kezdet-vég (SF: Start-to-Finish) vég-vég (FF: Finish-to-Finish) a projektek lehetséges típusai (példák) marketing projektek reklámkampány értékesítés-ösztönzési kampány ("akció") innovációs projektek termékfejlesztési projektek beruházási projektek (pl. új számítógépes technológia bevezetése) szervezeti projektek (átszervezés, új szervezeti megoldások bevezetése) minõségügyi projektek minõségügyi rendszer kialakítása... a projekt fõbb tevékenységei és fázisai projekt elõkészítése stratégiai döntés a fejlesztésrõl stratégiai célfeladatok vagy projektcélok kitûzése projektcélok lebontása további részcélokra (mérföldkövek meghatározása) projekt megtervezése erõforrás-korlátok meghatározása elsõdleges projektcélok vagy prioritások rangsorolása (amelyek optimalizálási kritériumokként szolgálnak majd a hálótervezésben) költségközpontúság idõközpontúság eredményközpontúság (stratégiai) projektek vagy akciótervek megtervezése operációkutatási alapok (hálótervezés) CASE eszközök használata (pl. MS Project) projekt indítása projektmenedzser megbízása projekt team (szervezet) kialakítása szükséges erõforrások biztosítása tájékoztató értekezlet a projektben résztvevõk számára 7 / 1
projektciklus végrehajtása [A projektciklus meghatározott projektfázisok egymás utáni végrehajtását jelenti, amelyek mindegyike egy adott, az eredeti célhoz vezetõ részcélt (mérföldkövet) valósít meg. A különbözõ projektek a projektciklusban különböznek egymástól, a hálótervezés során elsõsorban a projektciklus egyes fázisait kell elõre megtervezni.] Az egyes fázisok ciklikusan ismétlõdõ tevékenységei: az adott részcélhoz vezetõ tevékenységek végrehajtása a projektterv szerinti ütemezésben a tevékenységek végrehajtásának folyamatos követése [összevetés az eredeti tervekkel] a felmerült problémák megoldása csoportos problémamegoldás, problémamegoldó értekezletek tartása szükség esetén az eredeti tervek módosítása projekt zárása elvégzett munka értékelése tapasztalatok dokumentálása konfliktusok kezelése tervezõ értekezletek tartásával (egyéni és szervezeti célok összehangolása) ünneplés projekt informális zárása jutalmazás Hálótervezés (1) a projekt tevékenységeinek és a tevékenységek logikai kapcsolatainak a meghatározása a lehetséges kapcsolattípusok: vég-kezdet (FS: Finish-to-Start) kezdet-kezdet (SS: Start-to-Start) kezdet-vég (SF: Start-to-Finish) vég-vég (FF: Finish-to-Finish) 7 / 2
PERT diagram készítése (példa: ajándékkönyvtár feldolgozása) (2) a tevékenységek erõforrás-igényének meghatározása kiinduló adatok: 4 könyvtáros dolgozik a projekten 3000 ajándékkönyvet kell feldolgozni, ebbõl 2000 értékes 1000 kevésbé értékes (pl. állományidegen, duplum, stb.) az elsõdleges projektcél az idõ (azaz az idõnek van elsõdleges prioritása a költségekkel és az eredményességgel szemben) a tevékenységek értelmezése és tervezett erõforrás-igénye: tevékenység kódja és megnevezése tevékenység normája [db / embernap] tényleges munkaigény (W) [embernap] tervezett dolgozószám (D) [ember] várható idõtartam (T) [nap] tervezett munkaigény (W) [embernap] 1: könyvek válogatása 150 20 4 5 20 2: raktári férõhely felszabadítása 250 8 2 4 8 3: leltározás 100 20 1 20 20 4: könyvek feldolgozása 25 80 3 27 81 5: raktározás 200 10 3 4 12 6: csoportos (egyszerûsített) feldolgozás és a könyvek csoportos elhelyezése a raktárban ("kupacolás") 50 20 1 20 20 összesen: 158 161 Optimális esetben a tervekben pontosan annyi munkát szánunk a tevékenységekre, amennyi a munkaigényük, azaz W(tényl) = D*T = W(terv) teljesül. A gyakorlatban azonban ez nem mindig valósítható meg (pl. a 4. és 5. tevékenységek esetén), ezért a tevékenységek tervezett összes munkaigénye (itt: 161) nem mindig egyezik meg a tevékenységek tényleges összes munkaigényével (itt: 158). Mivel azonban egy tevékenység munkaigényét mindig ki kell elégíteni, W(terv)>=W(tényl) minden egyes tevékenységre, és a tevékenységek összes munkaigényére is teljesül. 7 / 3
(3) a háló ütemezése a tevékenységek ütemezésével kapcsolatos legfontosabb adatok ábrázolása MPM diagramon: a tevékenységek ütemezése MPM hálón: a számítás menete: A tevékenységek legkorábbi kezdési idejét úgy számítjuk ki, hogy a tevékenység közvetlen elõzményeinek legkorábbi befejezési idejei közül a legnagyobbat vesszük. Például legkorábbi kezdés(3) = legkorábbi befejezés(1) = 5 legkorábbi kezdés(5) = Max ( legkorábbi befejezés(2), legkorábbi befejezés(4) ) = Max(9,52) = 52 A tevékenységek legkésõbbi befejezési idejét úgy számítjuk ki, hogy a tevékenység közvetlen következményeinek legkésõbbi kezdési idejei közül a legkisebbet vesszük. Például legkésõbbi befejezés(4) = legkésõbbi kezdés(5) = 52 legkésõbbi befejezés(1) = Min ( legkésõbbi kezdés(2), legkésõbbi kezdés(3), legkésõbbi kezdés(6) ) = Min(48,5,36) = 5 A maximális tartalékidõ kiszámítása: maximális tartalékidõ = legkésõbbi befejezési idõ - legkorábbi kezdési idõ - tevékenység idõtartama Például: maximális tartalékidõ(6) = 56-5 - 20 = 31 7 / 4
Azokat a tevékenységeket, amelyeknek a maximális tartalékideje zérus, kritikus tevékenységeknek nevezzük. Például az MPM hálón ilyen tevékenységek az 1, 3, 4 és 6 kódszámú tevékenységek. A kritikus tevékenységekre a projekt végrehajtása során különös figyelmet kell fordítani, ugyanis ha a kritikus tevékenységeket nem sikerül a tervezett idõn belül végrehajtani, akkor a projekt végrehajtási ideje az idõtúllépés mértékének megfelelõen megnõ, ami például a tervezett határidõ túllépéséhez vezethet. Azokat a tevékenységeket, amelyek idõtartama zérus, látszattevékenységeknek nevezzük. Az MPM hálón azt az utat (vagy élsorozatot), amely a START látszattevékenységbõl a STOP látszattevékenységbe vezet, és csomópontjaiban csak kritikus tevékenységek szerepelnek, kritikus útnak nevezzük. Például az MPM hálón ilyen a START - 1-3 - 4-5 - STOP út, amelyen az éleket dupla nyilakkal jelöltük. Figyeljük meg, hogy a kritikus út hossza (azaz a kritikus úton levõ tevékenységek végrehajtási idejének összege) megegyezik a háló átfutási idejével, azaz azzal a legrövidebb idõtartammal, amely a háló összes tevékenységének végrehajtásához szükséges. (4) a projekt optimalizálása A projekt tevékenységeinek ütemezését Gantt diagramon (ún. sávos ütemterven) szemléltethetjük, ha feltételezzük, hogy (a) minden tevékenység elkezdõdik a legkorábbi kezdési idõpontban és (b) minden tevékenység a tervezett idõ alatt végrehajtódik: A diagram X tengelyén az idõt, az Y tengelyen pedig a projekt tevékenységeit ábrázoltuk. Például a diagramról leolvasható, hogy a 3-as kódszámú tevékenység (leltározás) az 5. napon kezdõdik és a 25. napon fejezõdik be, ha minden a tervek szerint halad. A tevékenységek várható emberi erõforrás-igényét leterheltségi diagramon szemléltethetjük: A diagram X tengelyén itt is az idõt ábrázoltuk (napokban), azonban most a tengely skálabeosztását azokhoz a napokhoz igazítottuk, amelyeken valamelyik tevékenység elkezdõdik, ill. befejezõdik. Az Y tengelyen az adott napokon igénybe vett alkalmazottak számát (azaz leterheltségét) ábrázoltuk A diagramból például leolvasható, hogy az 5. és 9. napok között négyen, a 20. és 25. napok között ketten, a 25. és 30. napok között pedig hárman dolgoznak. 7 / 5
A leterheltségi diagram alatti terület a projekt teljes munkaigényét adja meg. Esetünkben W(terv) = (9-0)*4 + (25-9)*2 + (52-25)*3 + (56-52)*3 = 36 + 32 + 81 + 12 = 161 [embernap] Mivel a projektben részt vevõ dolgozók száma D(össz) = 4 [ember], és a projekt tervezett idõtartama T(össz) = 56 [nap], elvileg W(max) = D(össz) * T(össz) = 4*56 = 224 [embernap] munkát tudnának a dolgozók elvégezni, ha minden napra jutna számukra munka. Tehát a projektterv hatékonysága jelenleg h = W(terv) / W(max) * 100% = 161 / 224 * 100% = 72% A szabad kapacitás 224-161 = 63 [embernap], ez a projekt 56 napos átfutási idejét figyelembe véve átlagosan s = (W(max) - W(terv)) / T(össz) = 63 / 56 = 1.125 [ember] szabad kapacitást jelent naponként. Attól függõen, hogy a projekt tervezése során milyen elsõdleges projektcélokat tûztünk ki magunk elé, a fenti projekttervet vagy elfogadjuk, vagy nem: eredményközpontú tervezés esetén érdemes a tervet megfelelõen rugalmasan elkészíteni, hogy az esetlegesen felmerülõ problémák (betegség, elõre nem látható nehézség egy tevékenység végrehajtása során, stb.) megoldására lehetõleg mindig legyen szabad ember. Ekkor a h = 72%-os hatékonyság és az s = 1.125 átlagos szabad kapacitás elfogadható; idõközpontú tervezés esetén a "szabad kapacitások" (100%-os) felhasználásával a projekt elvileg hamarabb is befejezhetõ. Ekkor a h << 100%-os hatékonyság és az s >> 0 átlagos szabad kapacitás nem fogadható el, és a projekttervet optimalizálni kell; költségközpontú tervezés esetén rendszerint minél kevesebb dolgozóval kell a projektet végrehajtani. Mivel a szabad kapacitás jelenleg 2 > s > 1, elvileg egy dolgozó felszabadítható más, projekten kívüli munkafolyamatok végzésére. Ilyenkor a projektterv nem fogadható el, az egész projektet újra kell tervezni (esetünkben 3 dolgozóval). Ha szükség van rá, a projekt optimalizálására a következõ elvi lehetõségek állnak rendelkezésre: több ember segítségével egyes tevékenységek gyorsabban is végrehajthatóak egyes tevékenységek esetén a "szigorú" vég-kezdet (FS) logikai kapcsolat helyett "lazább", pl. kezdet-kezdet (SS) kapcsolatok is elképzelhetõek (adott késleltetési idõvel), ami lehetõvé teszi a tevékenységek részben párhuzamos végrehajtását ha a tevékenységeknek tartalékideje van, ezen belül szabadon "eltolhatóak" kevesebb ember esetén egy tevékenység végrehajtása elvileg több idõt igényel, így egyes tevékenységek "elnyújthatóak" ha az adott tevékenység jellege ezt lehetõvé teszi, egy tevékenység "feldarabolható", azaz több tevékenységre bontható. 7 / 6
A könyvtári rendszerfejlesztési projekt könyvtári rendszerfejlesztési projekt : tágabb értelemben egy új termék vagy szolgáltatás, ill. az ehhez szükséges új technológia bevezetését célul kitûzõ innovációs projekt szükebb értelemben egy integrált könyvtári rendszer bevezetése a könyvtárban, azaz a könyvtárautomatizálás megvalósítása a könyvtári rendszerfejlesztési projekt projektciklusának fõbb fázisai rendszerelemzés rendszer meghatározása rendszer kivitelezése rendszer bevezetése (a kialakított rendszer mûködtetése és folyamatos karbantartása) rendszerelemzés információelemzés: a könyvtárra jellemzõ, egyedi adatok, adathordozók és adattárak feltárása tevékenységelemzés: a könyvtárra jellemzõ, egyedi tevékenységek feltárása rendszertanulmány vagy megvalósíthatósági tanulmány: a jelenlegi helyzetnek (azaz az elemzés eredményeinek), a megoldandó problémának, és az elérendõ céloknak az összefoglalása, valamint következtetések levonása, alternatív javaslatok megfogalmazása és a problémára adott megoldási javaslat elemzése megvalósíthatósági vizsgálat és költség-haszon elemzés (pl. minõségi) elvárások az új rendszerrel kapcsolatban rendszer meghatározása szoftverfejlesztés esetén rendszertervezés (pl. könyvtárakban igen ritka) szoftver vásárlása esetén a rendszer specifikációja szoftver kiválasztási szempontjainak a meghatározása és súlyozása (pl. az ISO/IEC 9126 szabvány vagy ennek valamilyen adaptációja alapján: MAKK) információgyûjtés a piacon hozzáférhetõ szoftverekrõl demo változatok kipróblálása kapcsolatfelvétel ún. referenciahelyekkel szakirodalom követése Internetes információforrások kihasználása (pl. levelezõ listák) informális kapcsolatok alapján... szoftver kiválasztása a szoftverrel kapcsolatban megfogalmazott szempontok, elvárások alapján (pl. értékelõ ív módszerrel) rendszer kivitelezése rendszer megvásárlása és telepítése rendszer teljes körû tesztelése szükség esetén kiegészítõ szoftverek írása dolgozók (át)képzése dokumentáció kialakítása, "testreszabása" munkatervek készítése, SZMSZ kiegészítése (vagy újraírása) rendszer bevezetése törzsadattárak feltöltése (pl. retrospektív konverzióval) átállás az új rendszerre "felégetett hidak" módszere fokozatos átállás az új rendszerre (ha ezt a jelenlegi technológia és a telepített szoftver lehetõvé teszi) párhuzamos mûködtetés Boda István, 2005. március 8. 7 / 7