Támogatási szerződés melléklete Pénzügyi és szakmai beszámoló és elszámolási útmutató Szolnok Megyei Jogú Város Önkormányzata 2011. évi előirányzatból nyújtott támogatás felhasználásáról Támogatott szervezet neve: Elszámolás összege: Támogatási szerződés iktatószáma: Elszámolást készítő személy neve, telefonszáma: 1. SZAKMAI BESZÁMOLÓ (a benyújtott számlák tartalmi indoklása): Kelt: Szolnok,. aláírás (a szervezet képviselője)
2 Kérjük, a pénzügyi elszámolás elkészítése előtt figyelmesen olvassa el a következő információkat! ÚTMUTATÓ TÁMOGATÁSOK ELSZÁMOLÁSÁHOZ
3 A PÉNZÜGYI TERVEZÉS ÉS ELSZÁMOLÁS KAPCSOLATA Az elszámolás sikeressége a szabályszerű tervezéssel, az üzleti terv korrekt összeállításával, elkészítésével kezdődik. Megfelelő szakmai tervek a támogatott időszakra: A lehetőségek és igények összehangolása, a feladatok pontos meghatározása. Az üzleti terv összeállítása: A már meghatározott feladatok ismeretében, a felmerülő kiadások jellegének és nagyságrendjének nagy pontossággal való felmérése, A jóváhagyott támogatások függvényében, valamint a saját bevételek reális számbavételével a bevételek megtervezése, az üzleti terv elkészítése. A pontatlan feladatfelmérés és feladatterv hatására, hiányos lehet az üzleti terv elkészítése és az elszámolás során A támogatási igény évközi növekedéséhez (pótlólagos támogatás), illetve a támogatás el nem számolt összegének visszafizetéséhez vezethet. Az elszámolás jogi alapja: A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény Támogatási szerződés SZMJV Önkormányzat költségvetéséről szóló rendelet A támogatott szerv a támogatási szerződésben kötelezettséget vállal arra, hogy az általa igénybe vett támogatás rendeltetésszerű, támogatási célnak megfelelő felhasználásának ellenőrzését a jogszabályok által feljogosított ellenőrző szervek részére biztosítja. Ehhez kapcsolódóan a könyvelésében elkülönítetten kell nyilvántartani a folyósított támogatást és a támogatás felhasználásaként elszámolt kiadásokat. Az elkülönített nyilvántartás módja lehet kettős könyvvitelt alkalmazó szervezeteknél, az érintett tételeket elkülönített munkaszámra/költséghelyre történő könyvelése, illetve a támogatások elszámolásánál, ha a támogatott szervezet működési kiadásai csak vetítési alap alkalmazásával számolhatók el, - melyet már az üzleti tervben is meg kell határozni - összes bevétel/támogatási összeg arányában, amelyet évvégén korrigálni kell a tényleges bevételek alakulásának függvényében. A felosztás alapja lehet pl.: Televíziónál elkészült műsorperc, egy műsorpercre jutó munkaórák száma stb.
4 A TÁMOGATÁS ELSZÁMOLÁSÁHOZ KAPCSOLÓDÓ DOKUMENTUMOK Csak olyan költségek számolhatók el, amelyek megfelelnek a következő feltételeknek: A támogatási szerződésben rögzített megvalósítási időszakban merültek fel, közvetlenül kapcsolódnak a támogatott feladathoz, nélkülözhetetlenek annak elindításához és /vagy végrehajtásához, valóban felmerült és igazolt költségek, melyek a Támogatott nevére szóló számlával, illetve számviteli bizonylatokkal dokumentáltak, kiegyenlítésük (bankkivonattal, kifizetési utalvánnyal, pénztárbizonylattal), jogalapjuk (szerződéssel, megrendeléssel) igazolható, a szakmai feladatok végrehajtása során a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény és a kapcsolódó jogszabályok rendelkezéseinek megfelelően járnak el. A kifizetést igazoló dokumentumok például: A kiadási pénztárbizonylat, vagy a számlára rávezetett, az átvétel tényét rögzítő nyilatkozat ( Fizetve, aláírás), A kiadási pénztárbizonylat szabályszerű kezelése: csoportosan kiállított pénztárbizonylat nem igazolja az összeg tényleges kifizetését. Részletes felsorolás (bizonylat, számlaszám, összeg) a kifizetett összeg egészére vonatkozóan). hitelintézeti értesítő, bérszámfejtő lap + közterhek levonása esetén annak befizetését is igazolni kell. kiküldetési rendelvény stb. A SZÁMLA ALAKI ÉS TARTALMI KÖVETELMÉNYEI Pontos tartalmi meghatározás. Nem elfogadható a rendezvényszervezés, étkezés, szállás, szállítás megfogalmazása, vagy ha igen, külön kell részletezni a rendezvény megjelölését, a résztvevőket, a szolgáltatás jellegét, az igénybe vevők körét. Teljesítés igazolás, utalványozás. Kontírozás, számlakijelölés, a könyvelés dátumának feljegyzése, a könyvelő aláírása. Az elszámolásba bevont eredeti számlákat megfelelő záradékkal kell ellátni, melynek példányaira a következő szöveg helyezendő el, dátummal, valamint a felelős személy aláírásával (Záradékbélyegző): E bizonylat felhasználva.. Ft összegben a.. nyilvántartási számú önkormányzati támogatás elszámoláshoz.
5 Így biztosítható, hogy a számla más elszámoláshoz nem lett bemutatva, annak többszöri elszámolása nem történt meg. Az eredeti elszámolás a Támogatottnál marad és a tárgyidőszakot követő legalább 8. évig meg kell őrizni. ELSZÁMOLÁSI ELVEK Működési támogatás terhére azok a költségek számolhatók el, amelyek a szervezet működését (létesítő okiratának megfelelő tevékenységét) szolgálják. Az elszámolni kívánt költségeknek, ráfordításoknak egyértelműen besorolhatónak kell lenniük az alábbi kategóriákba. A kategóriák melletti felsorolás nem teljes körű: 1. Anyagköltségek Közüzemi díjak (elektromos áram, víz, villany, szemétszállítás, gáz, akkor is, ha a közös költség része, távhődíj stb.) Energia költségek: Gáz, tűzifa, fűtőolaj, szén, és bármely alternatív energiaforrás költségei stb.) Üzemanyag költségek Ezen a soron kizárólag a szervezet tulajdonában lévő vagy általa bérelt gépjárművekhez, kisgépekhez kapcsolódó költségek számolhatók el, a szervezetnevére szóló számla alapján. (benzin, gázolaj, biodízel, gáz, hidrogén, stb.) Fenntartási és üzemeltetési anyagok (a működési célt szolgáló bármely berendezés, vagy gép működéséhez szükséges egy éven belül elhasználódó anyagok (gépolaj, zsineg, szárazelem, zsír, villanykörte, szög, várhatóan éven belül elhasználódó számítástechnikai eszközök: egér, billentyűzet, pendrive; egyéb irodai eszközök: evőeszköz, poharak, tálcák, törölköző stb. Amennyiben a számítástechnikai eszközök csomagban, számítógéppel együtt kerülnek megvásárlásra, akkor a számla egy összegben elszámolható.) Munkaruha, védőruha, védőfelszerelés költsége (kesztyű, arcmaszk, jelmez pl. táncosok ruházata- sportmez, fizikai dolgozók munka-és védőruhája stb.) Nyomtatvány, irodaszer: (nyomtatványok: pénztárbizonylat, számla; papírírószer: papír, írószer, iratrendező, boríték; egyéb ügyviteli fogyóeszközök: lyukasztó gép, tűzőgép, gémkapocs, stb.) Szakkönyvek, előfizetési díjak: (Adóújság, szótár, oktatáshoz szükséges kiadványok, CD jogtár, stb.) Egyéb anyagköltség: (Elsősegély láda, gyógyszer, hőmérő, virág, dekoráció stb.) 2. Szolgáltatások 2.1. Igénybevett szolgáltatások költségei Szállítás, rakodás, raktározás költségei (tehertaxi, taxi (személyszállítás, fuvar), segélyszállítmány átmeneti raktározása stb.)
6 Bérleti díjak (iroda, helység, kirakat, eszköz, gépjármű, stb.) Karbantartás költségei: (bármely irodai, vagy a működést szolgáló eszköz, gép, egyedi javítása, vagy szerződés alapján folyamatos karbantartása stb.) Posta, telefon, és kommunikációs költségek (levélfeladás, pénz feladás díja, csomagfeladás díja, mobil, vezetékes, és internet telefon, forgalmi és előfizetési díjai, Internet előfizetés, mobil feltöltő kártya, - átszámlázott szolgáltatás esetén is, stb.) Oktatás, továbbképzés költségei (Adózási változásokról szóló tanfolyam, konferencia stb.) Utazási és kiküldetési költségek: Ezen a soron el számla ellenében, illetve a szervezet alkalmazottjához, tisztségviselőjéhez, megbízottjához kapcsolódó költségek számolhatók el, amennyiben azok a szervezet érdekében merültek fel. a) Magánszemély tulajdonában lévő gépjármű a szervezet érdekében történő használatának költségei (Gépjármű kiküldetési rendelvény alapján, az APEH által közzétett üzemanyagár és amortizációs költségátalánnyal számolva.) A munkába járáshoz kapcsolódó költségek itt nem számolhatók el, azokat a személyi jellegű ráfordítások között kell szerepeltetni. b) A szervezet tulajdonában, vagy bérleményében lévő gépjárművekhez kapcsolódó költségek a szervezet nevére szóló számla és útnyilvántartás alapján (autópályadíj, parkolási díj) Autópályadíjat és a parkolás költségeit kizárólag a szervezet tulajdonában lévő vagy a bérelt járművek úthasználati- (autópálya matrica) és parkolási díja számolható gépjárművekkel kapcsolatban elszámolásukra nincs lehetőség! c) Tömegközlekedés költségei kiküldetési utasítás és menetjegyek csatolása alapján, vagy a viteldíjakról szóló számla becsatolása mellett. (vasút, autóbusz, helyi tömegközlekedés stb.) d) Kiküldetéshez kapcsolódó szállásköltség a szervezet nevére szóló szálláshely szolgáltatást tartalmazó számla alapján. Egyéb igénybevett szolgáltatások költségei (hangosítás, tagsági és partner kiadványok előállítási költsége, belépési adatlap stb. előállítása, hazai tagsági díjak, nevezési díj, pályázati díj, stb.) 2.2. Egyéb szolgáltatások Hatósági, igazgatási, szolgáltatási díjak, illetékek Bankköltségek: (forgalmi jutalék, zárlati díj, átutalások költsége stb.) Biztosítási díjak balesetbiztosítás, életbiztosítás, iroda biztosítás, gépjármű biztosítás, stb.
7 Hirdetési, és reklámköltségek (médiahirdetések, 1%-os hirdetés költsége, szervezet tevékenységét bemutató kiadványok: évkönyv, szóróanyag, plakát, arculattervezés, hazai kiállításokon való részvétel stb..) Könyvelési, bérszámfejtési, könyvvizsgálói, ügyvédi, munkavédelmi és egyéb szakértői díjak, üzemorvosi szolgáltatás díja Honlap fenntartás költségei szerver bérleti díj, vagy a folyamatos feltöltés stb. díja 3. Személyi jellegű költségek 3.1. Bérköltség (Bérköltségként, és azok járulékaként csak a más forrásból (pl. munkaügyi központ támogatása, EU forrás stb.) nem támogatott bér és járulékrész számolható el. Munkavállalók bruttó bére, Megbízásos jogviszonyban állók bruttó megbízási díja 3.2. Személyi jellegű egyéb kifizetések Reprezentációs költségek (pogácsa, ásványvíz, védőital, virág, dekoráció, ajándék, stb.) Költségtérítések: Ezen a soron kizárólag a szervezet alkalmazottjának munkába járással kapcsolatos költségei számolhatók el. (saját gépkocsi használatának költségtérítése, autóbusz, vonat költségtérítés, illetve dolgozó részére fizetett költségátalány, közlekedési bérlet stb.) Betegszabadság idejére eső bruttó bérköltség Béren kívüli juttatások: (étkezési hozzájárulás, munkavállalók béren kívüli juttatásai: egészségpénztári befizetés, kiegészítő nyugdíjbiztosítás stb.) Táppénz hozzájárulás összege kivetés alapján Természetbeni juttatások adója (szja) 3.3. Munkaadók által fizetendő közterhek - Bérjárulékok Nyugdíjbiztosítási járulék, Egészségbiztosítási és munkaerő-piaci járulék, Rehabilitációs hozzájárulás, Szakképzési hozzájárulás. A fejlesztési célra nyújtott támogatásoknál: 4. Tárgyi eszközök, szellemi termékek, immateriális javak (Irodai gépek és berendezések: fénymásoló, multifunkcionális gépek, spirálozó gép, lamináló gép, iratmegsemmisítő, irodabútor, irodai hűtőgép, mikro sütő, kávéfőző, szőnyeg, függöny. Számítástechnikai eszközök: asztali és hordozható számítógép, monitor, nyomtató, szkenner, szünetmentes áramforrás, számítógépes hálózat. Kommunikációs és prezentációs eszközök: projektor, digitális fényképezőgép, vetítővászon, kamera, telefon, telefax, biztonsági eszközök: tűzoltó készülék, riasztórendszer stb.)
8 Immateriális javak (irodai és ügyviteli szoftverek, honlap vagy annak fejlesztése, csatlakozási díjak, bérleti és használati jog) 100 ezer Ft alatti eszközök, 100 ezer Ft feletti eszközök A támogatás felhasználása során arra kell törekedni, hogy az egyes felmerülő kiadások az elszámolás szabályait figyelembe véve megfelelően legyenek dokumentálva. (Ezért javasoljuk, hogy a megkötött támogatási szerződés rendelkezései alapján, az elszámolás dokumentációját folyamatosan, a megvalósítással párhuzamosan készítsék el. Így folyamatosan kontrollálható a teljesítés, és időben információt lehet szerezni az esetleges módosítást igénylő tételekről.) Az elszámolás számlaösszesítő formanyomtatvánnyal történik, melyet az Önkormányzat részére meg kell küldeni. Az összesítő nyomtatványt az alábbi tartalommal kérjük elkészíteni:
9 SZÁMLAÖSSZESÍTŐ Kedvezményezett neve:.... Sorszám Költség/ kiadásnem megjelölése Számla/ bizonylat, kifizetési bizonylat sorszáma Teljesítés dátuma Számla/ bizonylat kibocsátójának neve Tárgy Számla bruttó értéke Támogatásból elszámolt összeg Megj. Összesen:
Kitöltési segédlet Sorszám: A számlaösszesítőhöz csatolt bizonylat egyértelmű azonosítására szolgáló egyszerű sorszám. Költség/kiadásnem megjelölése: Költség kategóriák megjelölése Számla/Bizonylat sorszáma: Termék vásárlását, vagy szolgáltatás teljesítését igazoló számla esetén a számla sorszáma. Belső saját előállítású bizonylat esetén az egyértelmű beaozonosíthatóságot biztosító hivatkozás. Kiküldetési költség esetén a kiküldetési rendelvény száma, illetve hivatkozás az útnyilvántartásra, menetlevélre. Támogatásból elszámolt összeg (Ft): Ebben az oszlopban a bizonylat összegéből a támogatási szerződés terhére elszámolt összeget kell megjeleníteni. PÉLDÁK ZÁRADÉKOLÁSRA, HITELESÍTÉSRE