Uniós Projektek Megvalósítása Pénzügyi Szemmel Elszámolások, előrehaladási jelentések, pénzügyi menedzsment
Elszámolható költség: - Ami a projekt tevékenységeinek megvalósításával közvetlen összefüggésben merült fel, - Ami az elszámolhatósági időszakban merült fel, - Ami a megvalósítási időszakban pénzügyileg rendezésre került (kiv. szállítói finanszírozás), - Ami nem tartozik a nem elszámolható költségek közé.
Általános elszámolhatósági feltételek: - A támogatási szerződésben nevesített költség - Ténylegesen felmerült (fizikailag teljesített), - Teljesülése számlával, bizonylattal, jogalapja szerződéssel, megrendelővel igazolható - Közvetlenül kapcsolódik a projekthez (hozzájárul a célok eléréséhez) - Ára nem haladja meg a szokásos piaci árat =>> Dokumentum mátrix
Egyéb feltételek: - Arányos elszámolás (munkaidő, képzési időtartam, terület, stb.), - A sikerdíjas (%-os) közvetítői vagy tanácsadói szerződések, - %-os arányok (föld, telek ingatlan; ESZA ERFA arány) betartása; Elszámolási időszak: a megvalósítás kezdőnapjától a fizikai befejezés napjáig tart. ÁFA elszámolhatósága (amennyiben nincs levonási jogosultság) ÁFA levonási jog vagy ÁFA csökkenés esetén a támogatás csökken
Bevételek: A projekttel összefüggésben, a megvalósítási időszakot érintő teljesítési időponttal számlázott (a fizikai befejezésig számlázott) bevétel csökkenti a megítélt támogatás összegét. A bevételekről legkésőbb a záró kifizetési igénylésben be kell számolni. A támogatás csökkentése során az arányosság elvét figyelembe kell venni, amennyiben a bevétel csak részben származott a projektből, vagy a tevékenység csak részben került támogatásra.
Előleg folyósítása - Amennyiben szükséges az indításhoz, illetve a likviditáshoz - Csak utófinanszírozott projektek esetében - Az előleg fizetését követő 6, 8 hónapon belül kifizetési igénylést kell benyújtani (visszafizetés kamattal) - Az előleg igényléséhez likviditási tervet kell benyújtani =>> - Ha a köztes kifizetések összege eléri a támogatás X (70)%-át, el kell kezdeni az előleggel elszámolni - Az el nem számolt előleget kamattal kell visszafizetni
Értékcsökkenés - Elszámolható amennyiben a használatba vett tárgyi eszközt nem támogatásból szerezték be, de közvetlenül a projekt megvalósításához veszik igénybe. - Arányosan számolható el a projektre fordított idő és használat arányában. - A terven felüli értékcsökkenés nem számolható el.
A költségvetés felépítése Költségütemezés Részletes költségvetés Szöveges indoklás (konzorcium esetén tagonként és összesen) - Tevékenységek szerinti felosztás - Költségkategóriák szerinti felosztás
Tevékenységek szerinti felosztás - Előkészítés költségei - Projekt menedzsment költségei - Szakmai megvalósítással összefüggő költségek - Célcsoport számára biztosított támogatások - Projekt megvalósításához igénybe vett szolgáltatások - Egyéb szolgáltatások - Beruházások - Egyéb a projekt végrehajtásával összefüggő (általános) költség
Költségkategóriák szerinti felosztás =>> Költségvetés
Kifizetési igénylésre vonatkozó szabályok A támogató a szerződéstől elállhat, ha a támogatási szerződésben meghatározott megvalósítási időszak kezdő időpontjától számított 12 hónapon belül a Kedvezményezett a megvalósítás érdekében harmadik féltől megvásárolandó szolgáltatásokat, árukat, építési munkákat legalább azok tervezett összértékének 50%-át elérő mértékben nem rendeli meg, illetve az erre irányuló szerződést harmadik féllel nem köti meg; vagy időközi kifizetési igénylés benyújtásával a megítélt támogatás 10%-ának felhasználását nem igazolja.
Időközi kifizetési igénylést akkor nyújtható be, ha: az időközi kifizetési igényléssel együtt - a projekt fizikai előrehaladását bemutató - időszakos beszámoló is benyújtásra kerül; Utófinanszírozású kifizetés igénylés akkor nyújtható be, ha az igényelt támogatás összege meghaladja a megítélt támogatás 10%-át, de legalább a 200 ezer forintot; 1 milliárd forintot meghaladó támogatási összeg esetén időközi kifizetési igénylés akkor nyújtható be, ha az igényelt támogatás meghaladja a támogatási szerződésben meghatározott minimális kifizetési igénylési összeget.
Kifizetési igénylés benyújtása elektronikusan történik a pályázati e- ügyintézési felületen keresztül. Amennyiben nem működik, papír alapú vagy elektronikus (CD, DVD) benyújtásra van lehetőség. Alátámasztó dokumentumok, összesítők szkennelt példányait kell csatolni Ellenőrzés =>> Hiánypótlás (30 napon belül, max 15 napos határidővel) Jótételezés
A számlaösszesítők használata - Teljesítési időszak - Nyilatkozat (valóságnak megfelelő adatok, az alátámasztó dokumentumok rendelkezésre állnak) - Alátámasztottságot (záradékolást) a helyszíni ellenőrzés vizsgálja
személyi jellegű költségek (bér és járulékai, étkezési hozzájárulás) összesítője, általános (rezsi) költségek összesítője, összesítő az utazási és kiküldetési költségtérítés elszámolásához, összesítő értékcsökkenés elszámolásához, saját teljesítéshez kapcsolódó költségek összesítője, területszerzéssel kapcsolatos bizonylatok összesítője, áfa-összesítő fordított adózás esetén, hatósági igazgatási, szolgáltatási díjak, illetékek összesítője, tájékoztatáshoz és nyilvánossághoz (kommunikáció) kapcsolódó számlák összesítője, vagy anyagköltség összesítő.
Alacsony támogatástartalmú számlák összesítője Az értékhatárt a pályázati útmutató határozza meg Az összesítőkön (minden költségösszesítő esetében) szereplő tételekhez kapcsolódó alátámasztó dokumentumokat nem kell benyújtani amennyiben a számla, vagy az elszámolást alátámasztó dokumentum alapján a számla támogatástartalma nem haladja meg a pályázati útmutatóban meghatározott összeget.
Személyi jellegű költségek (bér, járulékai, étkezési hozzájárulás) összesítő munkabér és járulékai, számfejtett megbízási díj és járulékai, munkába járás költségei, cafetéria költségek, célcsoportnak nyújtott képzési támogatás, függetlenül attól, hogy támogatástartalmuk meghaladja-e az útmutatóban meghatározott összeget; csak azokat az összegeket lehet feltüntetni, amelyek kifizetésre is kerültek; az összesítőn a munkavállaló/megbízott személy neve mellett a beosztását is fel kell tüntetni, a költségvetésben való beazonosíthatóság érdekében; nem 100%-os támogatási intenzitás esetén az önerőt is tartalmazó, teljes összeget kell szerepeltetni az összesítőn.
Általános költség összesítő Egyéb, a projekt végrehajtásával összefüggő (általános) költség költségoszlop tételei, függetlenül attól, hogy támogatástartalmuk meghaladja-e az útmutatóban meghatározott összeget azokat az összegeket lehet feltüntetni, amelyek kifizetésre is kerültek; nem 100%-os támogatási intenzitás esetén az önerőt is tartalmazó, elszámolható költség teljes összegét kell szerepeltetni az összesítőn; minden számla esetén meg kell adni, hogy a számla közbeszerzéssel érintett-e vagy sem.
Összesítő az utazási és kiküldetési (napidíj) költségtérítés elszámolásához kiküldetés, célcsoport utazási költsége, kiküldetés keretében szállás, ellátás költségei, függetlenül attól, hogy támogatástartalmuk meghaladja-e az útmutatóban meghatározott összeget; utazáson/kiküldetésen részt vevő(k) neve oszlopot minden esetben tölteni szükséges, a beazonosíthatóság érdekében; nem 100%-os támogatási intenzitás esetén az önerőt is tartalmazó, elszámolható költség teljes összegét kell szerepeltetni az összesítőn.
Összesítő Értékcsökkenés elszámolásához A nem a projekt keretében beszerzett eszközök után, a projekt terhére arányosan elszámolt értékcsökkenésként elszámolásra kerülő tételek, függetlenül attól, hogy támogatástartalmuk meghaladja-e az útmutatóban meghatározott összeget. Saját teljesítéshez kapcsolódó költségek összesítője az összesítőn csak azokat a saját teljesítéshez, saját kivitelezéshez kapcsolódó költségeket (pl. alapanyag számla, bér és járulék költség) lehet szerepeltetni, amelyek az adott elszámolási időszakban kifizetésre kerültek; saját teljesítés csak akkor számolható el, ha a pályázati útmutató erre lehetőséget biztosít.
Minden számlaösszesítő esetében az elszámolási időszak az elszámolni kívánt költségek teljesítési időszakát jelenti, melynek kezdő dátuma az összesítőn feltüntetett tételek közül a legkorábbi teljesítési dátum, záró dátuma pedig a legkésőbbi teljesítési dátum. A költségek megfelelő összesítőre való besorolásakor első lépésként a specifikus (bér, útiköltség, általános költség, stb.) összesítőkhöz tartozó, majd második lépésként az alacsony támogatástartalmú számlaösszesítőhöz tartozó költségek meghatározása szükséges. Amennyiben nem a megfelelő összesítőre kerül rögzítésre az elszámolni kívánt költség, akkor az a költség elutasításra kerül.
Záró kifizetési igénylés - Bevételekkel való elszámolás - Előleggel történő elszámolás - Záró beszámolóval együtt - 15 napos hiánypótlási határidő - Lehetőség tisztázó kérdésekre (3 napos határidő nem függeszti fel a kifizetési határidőt) - Hiánypótlás sikertelensége esetén lehetőséget van a korrekcióra (40 nap) felfüggeszti a határidőt
Elfogadás folyósítás Jótételezezés (hibás, hiányos tételek elutasítása =>> kifogás) Záró beszámoló elutasítása esetén a kifizetési igénylés is elutasításra kerül =>> szabálytalansági eljárás kezdeményezése A záró kifizetési igénylésben a projektgazda nyilatkozik arról, hogy a fel nem használt támogatásról lemond.
Kifizetés határideje 45 nap utófinanszírozású számlák esetében, 30 nap kizárólag szállítói finanszírozású számlák esetében, ami a felfüggesztés időtartamával meghosszabbodhat.
A pénzügyi zárás (végső pénzügyi zárás) A pénzügyi zárás a záró kifizetést követően végrehajtott pénzügyi rendezés, melynek során el kell végezni a megtörtént kifizetések kifizethető támogatáshoz viszonyított ellenőrzését, és ki kell számítani az esetleges rendezendő kifizetéseket, követeléseket. A záró kifizetést követően, a kifogásra rendelkezésre álló határidő elteltét követő 60 napon belül kell elvégezni a pénzügyi zárást.
Pénzügyi zárás abban az esetben végezhető, ha a záró kifizetési igénylés jóváhagyása megtörtént és a kedvezményezettnek nincs kifizetetlen számlája a záró elszámolási ütemet megelőző ütemből, a projektben nincs folyamatban lévő szabálytalansági eljárás, jogorvoslati eljárás vagy kifogás, a projektben nincs folyamatban lévő szerződésmódosítás, nincs kifizetetlen vagy el nem számolt előleg. A pénzügyi zárás eredménye lehet követelés (10 000 Ft) vagy kifizetés.
Késedelmi kamat A Támogató a késedelmes fizetés esetén a késedelem időtartamára a határidő lejáratának napján érvényes jegybanki alapkamat mértékének megfelelő késedelmi kamatot köteles fizetni. Késedelmes kifizetés esetén késedelmi kamatot abban az esetben kell a kedvezményezett részére fizetni, ha a kedvezményezett által benyújtott kifizetési igénylés formailag, tartalmilag megfelelő, a támogatás jogosultja nem rendelkezik köztartozással, a kedvezményezett ellen szabálytalansági vagy más, a kifizetés felfüggesztésével járó eljárás nincs folyamatban.
A kedvezményezett részére késedelmi kamat nem fizethető, ha a kedvezményezettnek vagy valamely támogatásban részesülő partnerének a pályázati felhívásban, illetve a támogatási szerződésben rögzített feltételek nem teljesítéséből adódóan támogatásvisszafizetési kötelezettsége van. A támogatás kifizetésének felfüggesztése, illetve a támogatás visszatartása esetén a kedvezményezettet kártalanítás, kártérítés, illetve késedelmi kamat nem illeti meg. Nem kell késedelmi kamatot fizetni a központi költségvetési szerv részére, mely nem mentesíti a támogatót a határidőben történő kifizetés alól.
Változás-bejelentés, szerződésmódosítás Ha a kedvezményezettnek a támogatás szempontjából releváns adataiban, vagy a támogatás feltételeiben változás következik be, a kedvezményezett a tudomására jutástól számított 8 napon belül köteles azt írásban bejelenteni a támogatónak.
Változás-bejelentés, szerződésmódosítás A kedvezményezett a támogatási szerződés módosítását köteles kezdeményezni, ha a projekt megvalósításának befejezése a hatályos támogatási szerződésben meghatározott időponthoz képest előre láthatóan 3 hónapot meghaladóan késik, változik a projekt bármely egyéb, a célkitűzéseket befolyásoló lényeges jellemzője. A támogatói okirat vagy a támogatási szerződés abban az esetben módosítható, ha a támogatott tevékenység az így módosított feltételekkel is támogatható lett volna.
Változás-bejelentés, szerződésmódosítás Költségátcsoportosítás a kedvezményezett az átcsoportosítás forrásául szolgáló költségtípuson megtakarítást ért el, vagy projektszintű tartalék áll rendelkezésre. a költségátcsoportosítás a projekt alapvető céljához hozzájárul a projektben eredetileg vállalt projektelemek továbbra is megvalósulnak, a megítélt támogatás összege projektszinten nem nőhet, az elszámolható költség projektszinten nem nőhet.
Monitoring mutatók változása Pozitív irányú változás nem járhat a támogatás növelésével 25%-os, vagy azt meghaladó csökkenés esetén kezdeményezni kell a szerződés módosítását,
Műszaki, szakmai tartalom csökkenése esetén az indikátorok változásától függetlenül is csökkenthető a támogatás. A nem számszerűsíthető vállalások bármelyikének nem teljesítése a támogatási szerződéstől való elállást vonhatja maga után, ha az a projekt céljával részben vagy egészben ellentétes. A horizontális vállalások módosítását, cseréjét, törlését, a kedvezményezett változás-bejelentési kérelem benyújtásával kezdeményezheti a KSZ-nél. A módosítás során a pályázati felhívásban meghatározott kötelező minimumvállalás alá (pontszámban vagy a szempontok számában) nem csökkenhet a horizontális vállalás.
2014-2020 várható változások (Bizottsági javaslatok alapján) Dokumentum megőrzési kötelezettség csökkentése Bizonyos területeken meg kell, hogy maradjon a valós költségeken alapuló elszámolás, alkalmazható lesz azonban az egyszerűsített költségelszámolás (átalány, fix kulcsok) A projektben átalány alapon elszámolt költségekkel kapcsolatos számlákat, számviteli bizonylatokat, az azok kifizetését igazoló bizonylatokat és az egyéb kapcsolódó nyilvántartásokat a kifizetési igényléséhez nem kell csatolni. A felmerült költségeket alátámasztó bizonylatok helyszíni ellenőrzés keretében sem kerülnek vizsgálatra.