Legfontosabb tudnivalók a számlázásról, hogy elkerüld a szigorú NAV büntetést Bonácz Zsolt adószakértő lektorálásával
Legfontosabb tudnivalók a számlázásról, hogy elkerüld a szigorú NAV büntetést Bonácz Zsolt adószakértő lektorálásával Copyright 2019 Billingo.hu, Billingo Technologies Zrt. Minden jog fenntartva! Verzió: 01/09/20 Tilos a kiadvány bármely részét publikálni, sokszorosítani vagy sugározni a kiadó előzetes írásbeli engedélye nélkül. Tilos továbbá másféle megjelenésben, borítóval vagy tördelésben terjeszteni, mint ahogy megjelent. A kiadványt a Billingo.hu oldalról töltheted le. Engedélyt a hello@billingo.hu email címen tudsz kérni. A leírtak tájékoztató jellegűek, nem helyettesítik a vonatkozó jogszabályok ismeretét és a könyvelővel/adótanácsadóval történő egyeztetés szükségességét. A Billingo Technologies Zrt. semmilyen felelősséget nem vállal az leírtak alapján meghozott gazdasági döntések miatt esetleges hátrányos jogi következményekért.
Tartalom Számlázási alapok... 7 Számlanyomtatvány használata... 8 Számlázó program használata... 10 Mit kell tudni a számlákról?...12 Hagyományos, papíralapú számla...13 Elektronikus számla... 14 Melyik számlázási módot érdemes választani?...15 Milyen adatnak kell szerepelnie a számlán?... 16 Egyéni vállalkozói státus... 17 Kisadózó... 17 Elszámolási időszak megjelölése...18 Pénzforgalmi elszámolás...18 Önszámlázás...18 Fordított adózás...19 Pénzügyi képviselő neve, címeés adószáma...19 Közösségi adószám...19 Vevő adószáma...19 Teljesítés napja...20 Engedmény...21 Adómentesség...21 Áfa értéke forintban...21
Árfolyam...22 Különbözet szerinti szabályozás...22 Számlatípusok mikor milyen számlát állítsunk ki?...23 Normál számla...23 Proforma számla vagy díjbekérő... 24 Végszámla...25 Előlegszámla...25 Részszámla... 26 Folyamatos teljesítés... 27 Fordított áfa...28 Helyesbítő (módosító) számla...28 Sztornó számla...29 Devizás számla... 31 Számlázáshoz kapcsolódó kötelezettségek...32 Bejelentési kötelezettség...32 PTGSZLAH nyomtatvány beküldése...33 Online adatszolgáltatási kötelezettség...34 Hogyan követheted nyomon kiállított számláid pénzügyi teljesítését?...37 Próbáld ki a Billingót ingyen!...40
Szia! Örülünk, hogy itt vagy! Azért olvasod most ezeket a sorokat, mert feliratkoztál a Billingo legfontosabb számlázási tudnivalókat tartalmazó tanulmányára. A következő néhány oldalon összegyűjtöttük számodra a számlázás leglényegesebb információit, amelyekkel mindenképpen tisztában kell lenned, ha számlát állítasz ki, és amelyek ismeretében elkerülheted a kellemetlen NAV büntetéseket. A kiadványunkat Bonácz Zsolt adószakértővel állítottuk össze Bonácz Zsolt adótanácsadó és adószakértő a Billingo hivatalos szakértője. 25 éve dolgozik a szakmában, elismert szakember. Pályáját az adóhatóságnál kezdte ellenőrként, majd osztályvezetőként. Rendszeresen tart oktatásokat és előadásokat könyvelőknek, adótanácsadóknak, mérlegképes könyvelőknek. Írásait a Billingo szakértői blogjában is megtalálod. Szakterülete az általános forgalmi adó, a kata adózás, az online számlázás ill. az adóhatósági ellenőrzés módszertana és eljárási szabályai.
Ha tovább olvasol, megtudhatod Milyen számlafajták léteznek, és mikor, melyiket kell kiállítanod? Milyen alaki, tartalmi és formai követelményei vannak egy számlának? Hogyan tudod egyszerűsíteni, gyorsítani a számlázásodat, vagy hogyan teheted teljesen automatizálttá? Mit kell tudnod, ha devizában is számlázol? Milyen költségei vannak a számlázásnak? Milyen kötelezettségek kapcsolódnak még a számlázáshoz? A következő néhány oldalon alaposan körbejárjuk a számlázáshoz kapcsolódó kérdéseket, igyekszünk eloszlatni a félreértéseket és tippeket adni, hogyan lehet egyszerűbb, gyorsabb és vidámabb a számlázás. Jól hangzik? Akkor kezdjük is el! 6 Tartalom
Számlázási alapok A számlázás szabályait az ÁFA törvény tartalmazza. A hatályos jogszabályok szerint minden termék és szolgáltatás értékesítéséről bizonylatot kell kiállítani. Ez lehet nyugta, ha az ÁFA törvény nem követeli meg számla kiállítását. Azonban kötelező számlát adni, ha a vevő ezt kéri. A számla megjelenési formája lehet papíralapú és elektronikus. A papíralapú számla kiállítása nyomdai úton előállított nyomtatvány, vagy számlázó program használatával valósulhat meg. Papíralapú számlázásnál a címzett a kitöltött számlanyomtatványt, a számlázó programmal készített számla kinyomtatott példányát kapja meg. Elektronikus számla kizárólag számlázó programmal készíthető. Ekkor a címzett nem a kinyomtatott számlát kapja meg. A számlát elektronikus adatként jut el hozzá, amelyet számítástechnikai úton olvashatóvá tehet. A számlázó program nem képes helyettesíteni a könyvelőt, vagy más adózási szakembert! A számlázó program kizárólag arra képes, hogy a felhasználó által megadott adatok alapján a számlát elkészítse! Számlázási alapok 7
SZÁMLANYOMTATVÁNY HASZNÁLATA Ez a számlázás hagyományos módja. A számlatömböt, vagy az egyedi számlanyomtatványt a nyomtatványforgalmazóknál lehet beszerezni. A 23/2014. (VI.30.) NGM rendelet szerint számlanyomtatvány kizárólag adóalanynak értékesíthető, aki (amely) ezt köteles a vásárlás előtt igazolni. Az NGM rendelet az igazolás módjára vonatkozó szabályt nem tartalmaz. Emiatt ezzel kapcsolatban a szabályokat a nyomtatványforgalmazók saját maguk alkotják meg. Általában a vásárlásnál be kell mutatni a vállalkozás létezését igazoló okiratot (pl.: cégbírósági nyilvántartásban való bejegyzés, egyéni vállalkozói státus fennállását igazolását). Ennek hiányában a vállalkozás nevében eljáró személy nem vásárolhat számlatömböt. A beszerzett számlanyomtatványt szigorú számadás alá kell vonni. A szigorú számadás alá vonás a beszerzett számlanyomtatványok tételes nyilvántartását jelenti. A nyilvántartást nyomtatványfajtánként külön-külön vezetni. A nyilvántartásnak a következő adatokat kell tartalmaznia: A. a nyomtatvány sorszámtartományát, az első sorszám és az utolsó sorszám megjelölésével, B. a nyomtatvány beszerzését igazoló számla sorszámát, C. a nyomtatvány beszerzésének keltét, D. a nyomtatvány felhasználásának időtartamát, az első felhasználás keltétől az utolsó felhasználás keltéig, E. a nyomtatvány kiselejtezésének keltét. 8 Számlázási alapok
A számlanyomtatványok megőrzésére kiemelt hangsúlyt kell fektetni. A megőrzési kötelezettség elmulasztása jelentős összegű mulasztási bírsággal szankcionálható. A mulasztási bírság akkor is kiszabható, hogyha a számla felhasználása ténylegesen nem történt meg. A kiszabható mulasztási bírság összege magánszemély esetén 200 000 Ft, más személy esetében 500 000 Ft és a hiányzó számlák számának szorzata által meghatározott összegig terjedhet. Tegyük fel, hogy egy egyéni vállalkozó, illetve adószámos magánszemély megvásárolt 4 db 50 példányos számlatömböt. Amennyiben a NAV ellenőrzés során csak 2 db tömböt tud hiánytalanul bemutatni, akkor a kiszabható bírság maximuma 20 000 000 Ft (2x50x200 000 Ft). Ha egy gazdasági társaságról lenne szó, akkor a kiszabható bírság maximuma 50 000 000 Ft (2x50x500 000 Ft). A beszerzett számlanyomtatványokat az adó megállapításához való jog elévüléséig meg kell őrizni. Az adómegállapításhoz való jog a bevallás benyújtására előírt határidő napját magában foglaló év utolsó napjától számított 5. év utolsó napján évül el. Ha a vállalkozás a számviteli törvény hatálya alá tartozik, akkor a megőrzési idő még ennél is hosszabb, a számlákat 8 évig kell megőrizni. A számlanyomtatványok nyilvántartásának vezetése, azok megőrzésének biztosítása jelentős adminisztrációs terhet jelent. Továbbá annak elmulasztása, vagy hiányos teljesítése esetén jelentős mulasztási bírság szabható ki. Számlázási alapok 9
SZÁMLÁZÓ PROGRAM HASZNÁLATA Számlázó programok széles választékban állnak rendelkezésre. Ezek használatát a forgalmazó akkor teheti lehetővé, ha a vállalkozás igazolja létezését. Léteznek ingyenes számlázó programokat is, amelyekkel néhány kattintással játszi könnyedséggel állíthatjuk ki a számlákat. Számlázó programmal készített számla is szigorú számadású bizonylat. Azonban ezzel kapcsolatban nem szükséges külön nyilvántartást vezetni. A szigorú számadás alá vonás követelményét a számlázó programnak kell teljesítenie azzal, hogy biztosítja a kihagyás és ismétlés nélküli folyamatos sorszámozást. A számlázó program kiválasztásakor a következőket javasolt figyelembe venni: megfelel-e a hatályos jogszabályoknak, folyamatosan frissítik-e, mennyire egyszerű a használata, mennyire átlátható a felülete, milyen funkciói vannak, azok mennyire felelnek meg a vállalkozás igényeinek, mennyire készséges és segítőkész az ügyfélszolgálat, milyen költségekkel jár a program használata; automatizálható-e a NAV adatszolgáltatási kötelezettség a felhasználók számára elérhető-e a felhasználói leírás/kézikönyv; automatikus és rendszeres-e a frissítés és/vagy ha valamely funkciója megszűnik, akkor aktualizálják és a felhasználók számára elérhetővé teszik-e a felhasználói leírást/kézikönyvet, A. milyen más programokkal köthető össze a számlázó, B. milyen könyvelő programokkal kompatibilis számlaexportok készíthető, és az a könyvelőnknek megfelelő-e, 10 Számlázási alapok
C. garantáltan megfelel-e a szoftver a NAV hatályos jogszabályainak. A számlanyomtatványok használatát korábban azoknak ajánlották, akik havonta csak néhány számlát állítanak ki. A számlanyomtatvány használatát jellemzően azok preferálták, akik idegenkedtek a számlázó program használatától, vagy nem akartak a számlázásra költeni, illetve általában külső helyszíneken értékesítenek, ahol a számlát azonnal kiállítják. Mára azonban alapvetően megváltozott a helyzet, így az említett szempontok már nem indokolják a számlanyomtatványok használatának további preferálását. Egyrészt az online adatszolgáltatási kötelezettség 2020. július 1-jétől jelentősen kibővül, 2021. január 1-jétől minden számlára vonatkozni fog. Ezáltal a csak néhány számlát kiállítok számára is jelentős adminisztrációt terhet jelent a jövőben a számlanyomtatványok használatának fenntartása. Emiatt javasolt feladni a számlázó program használatától való idegenkedést. Másrészt a Billingónak van ingyenes csomagja, így már a számlanyomtatványok vásárlása a drágább megoldás. Harmadrészt online számlázó programmal internetkapcsolat megléte esetén bárhol, bármikor, rövid idő alatt lehet számlázni. A számlát el lehet készíteni mobiltelefon, tablet, vagy egy laptop segítségével. A számlát nem kell feltétlenül kinyomtatni. Elektronikus számla is készíthető, amelyet azonnal el lehet elküldeni a vevő e-mail címére. Mennyivel modernebb, elegánsabb és profibb néhány gombnyomással elintézni a számlákat és azonnal e-mailben elküldeni, mint a számlanyomtatvány kitöltésével pepecselni. Számlázási alapok 11
Mit kell tudni a számlákról? A számlát termék vagy szolgáltatás értékesítésekor köteles kiállítani az eladó a vevő részére. A számla lehet papíralapú, vagy elektronikus. A papíralapú számlák általában 3 példányosak. A kitöltött számla eredeti példányát kapja a vevő. A 2. és 3. példány másolati példány. A 2. példány megy a könyvelésbe, a 3. példány marad a számlatömbben. Az egyedi számlanyomtatványok is általában 3 példányosak. Ugyancsak a kitöltött számla eredeti példányát kapja a vevő. A 2. és 3. példány másolati példány, amely a kiállítónál marad. A számlázó programmal készített számla esetében nincsenek eredeti, vagy másolati példányok. Minden kinyomtatott példányt eredetinek kell tekinteni. 12 Mit kell tudni a számlákról?
HAGYOMÁNYOS, PAPÍRALAPÚ SZÁMLA A hagyományos számla papír alapon készül. A számlát nyomdai úton előállított számlatömbből származó, illetve egyedi számlanyomtatvány kitöltésével vagy számlázó programmal készítek el és azt kinyomtatják. A számlatömb, egyedi számlanyomtatvány előre sorszámozott. A számlázó programmal készített számlánál a sorszámot a program generálja. A számlatömbből származó, az egyedi számlanyomtatvány kitöltésével elkészített számla hitelességét az eredeti példány és a másolati példányok tartalmi egyezősége biztosítja. A számlán feltüntetett adatokat csak akkor lehet javítani, ha az nem érinti az áfa alapját és az áfa összegét. A javítást az eredeti példányon és másolati példányokon is azonos módon és egyidejűleg kell elvégezni. A számla szabályos javítása nehezen megoldható. Ugyanis minden példányon az eredeti és a módosított adatoknak továbbra is olvashatóknak kell lenniük, ezen túl fel kellene tüntetni a javítást végző személy beazonosításához szükséges adatokat. Ezeknek a követelményeknek nehéz megfelelni a javítás során, mivel a szabályos javításhoz az esetek többségében nincs elegendő hely. Amennyiben a javítást nem lehet elvégezni, akkor a korábban elkészített számla korrekciója érdekében újabb számlá(ka)t kell készíteni, amely a korrekció jellegét, tartalmát dokumentálja. Számlázó programmal készített papíralapú számlán kézi javítást nem lehet végezni. Bármely adat módosítása érdekében a korábbi számlát módosítani kell. A módosítás jellegét, tartalmát újabb számla (számlák) kiállításával kell dokumentálni. Mit kell tudni a számlákról? 13
A számla módosítása jóval egyszerűbben elvégezhető számlázó program használata esetén. Könnyű belátni, hogy a módosítandó számlát tartalmazó számlatömbnek, egyedi számlanyomtatványnak a fizikai előkeresése jóval nehézkesebb. Különösen akkor, ha több hónappal, egy vagy több évvel korábban kiállított számla korrekciójára van szükség. Ennek hiányában a számla módosítása nem végezhető. Számlázó program esetében ez a probléma nem merül fel. Amennyiben az eredeti számlát ugyanazzal a programmal készítették el, akkor egyszerűen, rövid időn belül visszakereshető, másolható és újra elkészíthető. Ha az eredeti számlát más programmal készítették el, de azt elektronikus formában őrizték meg, akkor annak visszakeresés ugyancsak nem jelent problémát. ELEKTRONIKUS SZÁMLA Az elektronikus számla egy olyan számla (bizonylat), ami az adott ország által meghatározott és elfogadott elektronikus jelek formájában tartalmazza a számla adatait. Az elektronikus számla kiállítása ugyanúgy történik, ahogy a hagyományos számla esetében, viszont a számla fájlként, elektronikus úton kerül továbbításra a címzett részére. A számla és az abban tárolt adattartalom sértetlenségét, olvashatóságát és eredetiségének hitelességét biztosítani kell. A számla hitelességét időbélyeg is garantálhatja, amely mentéskor automatikusan kerül a számlára, és biztosítja, hogy azon utólag ne lehessen változtatni. 14 Mit kell tudni a számlákról?
Technikai eszközök segítségével egyértelműen igazolható a számla kibocsátója, a számla kiállításának pontos időpontja és hogy a számlát a rajta szereplő személy állította ki. Az időbélyeg piaci ára jellemzően 5-50 Ft/db között mozog, a Billingo Master csomagban az e-számlázás teljesen ingyenes, számlánként extra díj sem merül fel. Az elektronikus számlákat sem a kiállítónak, sem a vevőnek nem kell kinyomtatni, azokat elektronikus fájl formátumban kell megőrizni. Ezzel rengeteg nyomtatási és tárolási költség spórolható meg (pl. irodaszerek, iktatás, tárolás költségei). Elektronikus számla küldéséhez a számlabefogadó hozzájárulása is szükséges. A hozzájárulást azonban nem kell a címzettnek írásban megadni. Ezt bármilyen formában jelezheti, akár ráutaló magatartással is. Ennek lehet tekinteni azt is, ha a számla befogadásával szemben nem emel kifogást, a részére küldött elektronikus számlát pénzügyileg rendezi. MELYIK SZÁMLÁZÁSI MÓDOT ÉRDEMES VÁLASZTANI? Minden vállalkozás szabadon dönthet arról, hogy a törvényben előírt két megjelenési forma közül melyiket alkalmazza számlái kiállításánál. A vállalkozás azt is megteheti, hogy egyik számla papíralapú, a következő számlája már elektronikus. Mit kell tudni a számlákról? 15
MILYEN ADATNAK KELL SZEREPELNIE A SZÁMLÁN? A számla kötelező tartalmi elemeiről az áfatörvény 169. -a rendelkezik. A számlának mindenképpen tartalmaznia kell a következő adatokat: a számla sorszáma; a teljesítés időpontja, ha nem esik egybe a kelettel; a számla kibocsátásának kelte; a számla kiállítójának neve, címe, adószáma, bizonyos esetekben közösségi adószáma; a számla címzettjének neve és címe, valamint a törvényben foglalt esetekben az adószáma, illetve közösségi adószáma is; a termék vagy szolgáltatás megnevezése; a termék vagy szolgáltatás mennyisége; a termék vagy szolgáltatás ÁFA nélküli egységára; a számla nettó értéke; az alkalmazott ÁFA mértéke; az áthárított ÁFA összege; áfamentesség esetén annak jogalapjára való hivatkozást. Az áfatörvény 169. -a egyéb adatok feltüntetését is előírja. A számla adattartalmával kapcsolatban nemcsak az áfatörvény, hanem más jogszabályok is tartalmaznak előírásokat. A kötelező adatokon túl más adatokat szabadon fel lehet vezetni a számlára (pl. szállítási cím, fuvarokmány adatai; a rendelés, megrendelés számla, szállítólevél száma, stb.). A következőkben az előzőleg felsoroltakon kívül az áfatörvény 169. -ában, valamint más jogszabályokban előírt adatok közül a legfontosabbakat tekintjük át. 16 Mit kell tudni a számlákról?
EGYÉNI VÁLLALKOZÓI STÁTUS A számlán jelölni kell azt, hogy annak kiállítására a közhiteles nyilvántartásban szereplő egyéni vállalkozóként került sor. Ezt a következő adatok feltüntetésével kell megtenni: e.v. rövidítés, vagy egyéni vállalkozó szövegezés; és nyilvántartási szám (ezzel minden közhiteles nyilvántartásban szereplő egyéni vállalkozó rendelkezik). Számos esetben a magánszemély egyéni vállalkozása mellett folytat egyéb gazdasági tevékenységet (pl. ingatlant ad bérbe). Nem egyéni vállalkozóként kiállított számlán az említett adatok nem szerepelhetnek. Ebből a számla címzettje azt a következtetést vonja le, hogy a számla kiállítója nem egyéni vállalkozóként számlázott. Ezt a számlán külön is lehet jelezni. KISADÓZÓ Amennyiben a számla kiállítója KATA-s vállalkozó, a számlában fel kell tüntetni a Kisadózó megjegyzést. A Billingo a számlák és az azokhoz rendelt információk alapján segítséget nyújt a katás bevétel meghatározásához. Továbbá ahhoz is támpontot ad, hogy az alanyi adómentesség felső értékhatára év közben átlépésre került-e, így a vállalkozás áfa fizetésére vált-e kötelezetté. Mit kell tudni a számlákról? 17
ELSZÁMOLÁSI IDŐSZAK MEGJELÖLÉSE A számlán fel kell tüntetni azt az időszakot, amelyre a számla vonatkozik, ha F. a felek az ellenértéket meghatározott időszakra állapították meg (átalánydíjas ügyletek); vagy G. a felek időszakonkénti fizetésben állapodtak meg (nyílt végű pénzügyi lízing, operatív lízing); vagy H. a felek időszakonként számolnak el egymással (a számlázott összeg a felek által meghatározott időszakban ténylegesen elvégzett értékesítések összevont ellenértéke). Mind a három esetben a teljesítés időpontját az áfatörvény 58. -a alapján kell meghatározni. Ezeket az ügyleteket folyamatos teljesítésű ügyleteknek is szokás nevezni. PÉNZFORGALMI ELSZÁMOLÁS Amennyiben a vállalkozás a pénzforgalmi elszámolást választotta, és a számlázott ügyletre a pénzforgalmi elszámolás szabályai alkalmazhatóak, akkor a pénzforgalmi elszámolás szövegezést is fel kell vezetni a számla megjegyzés rovatába. ÖNSZÁMLÁZÁS Az Önszámlázás megjegyzésnek akkor kell szerepelnie a számlán, ha azt nem a szállító (értékesítő), hanem meghatalmazása alapján a vevő (megrendelő) állítja ki. 18 Mit kell tudni a számlákról?
FORDÍTOTT ADÓZÁS A fordított adózás megjegyzést abban az esetben kell a számlára rávezetni, amikor az értékesített termék vagy szolgáltatás után a vevő köteles a fizetendő áfát megállapítani. PÉNZÜGYI KÉPVISELŐ NEVE, CÍME ÉS ADÓSZÁMA A pénzügyi képviselő nevét, címét és adószámát akkor kell felvezetni a számlára, ha a számlát a cég pénzügyi képviselője állította ki. KÖZÖSSÉGI ADÓSZÁM Más tagállamba irányuló, az áfatörvény szerint adómentességet élvező termékértékesítés esetén az eladó és a vevő közösségi adószámát a számlán fel kell tüntetni. Ekkor az áfát a vevő köteles megfizetni saját tagállamában. Ha a vállalkozás olyan szolgáltatást nyújt, amelynél a teljesítés helye más tagállam területére esik, akkor a szolgáltatás után Magyarországon nem kell áfát fizetni. Amennyiben ebben a tagállamban az áfa fizetésére a megrendelő kötelezett, akkor a számlán fel kell tüntetni a kiállító és a címzett közösségi adószámát is. VEVŐ ADÓSZÁMA 2020. június 30-ig a vevő adószámát abban az esetben kell feltüntetni a számlán, ha fordított áfá-s számlát állítunk ki, a számlában áthárított áfa összege eléri vagy meghaladja a 100 000 forintot és a számla kiállítója és vevője is belföldi adóalany. 2020. július 1-jétől a vevő adószáma kötelező adat, ha a vevő azzal rendelkezik. Mit kell tudni a számlákról? 19
Ennek az az oka, hogy 2020. július 1-jétől online adatszolgáltatást kell teljesíteni, ha a vállalkozás más adószámmal rendelkező személy részére állít ki számlát. Ha a vevő áfa-csoport tagja, akkor a csoportazonosító számát kell a számlán megjeleníteni. TELJESÍTÉS NAPJA A teljesítés időpontja a számla kötelező adata. Ezt a számlán el lehet hagyni, ha megegyezik a kelet időpontjával. A Billingo a teljesítés időpontját minden esetben bekéri. A teljesítés időpontját az áfatörvényben foglalt szabályok figyelembe vételével kell meghatározni. A teljesítés időpontja az áfafizetési kötelezettség időbelisége szempontjából kitüntetett jelentőséggel bír. Az ügyletet terhelő áfát fő szabály szerint a teljesítés időpontját magában foglaló bevallási időszakban kell elszámolni. Gyakori hiba, hogy a vállalkozások a teljesítés időpontját tévesen határozzák meg. Ennek következtében a fizetendő áfát későbbi időszakban számolják el, mint ahogy kellett volna. A fizetendő adót kizárólag abban a bevallási időszakban kell figyelembe venni, amelyben azt az áfatörvény szerint el kell számolni. Ha az értékesítő jogosult az adófizetési kötelezettség halasztására (egyszeres könyvvitelt, vagy bevételi nyilvántartást vezet és a vevő pénzben köteles a kiszámlázott összeget megfizetni), akkor a halasztást a teljesítés napjától kell számítani. Amennyiben az értékesítő élni kíván a halasztás lehetőségével és a teljesítés időpontját tévesen állapítja meg, akkor emiatt az áfát későbbi, vagy korábbi bevallási időszakban számolhatja el, mint amelyben a halasztás lejár. 20 Mit kell tudni a számlákról?
A teljesítés időpontja a számlázási határidő vonatkozásában is releváns. 2020. június 30-ig fő szabály alapján a számlát a teljesítéstől számított 15 napon belül kell kiállítani. 2020. július 1-jétől a fő szabály szerinti számlázási határidő lényegesen rövidebbé válik, 15 napról 8 napra csökken. ENGEDMÉNY Külön fel kell tüntetni a számlán a vevőnek adott engedményt, ha azt az egységár nem tartalmazza. ADÓMENTESSÉG Amennyiben a termék vagy az értékesített szolgáltatás mentes az adó alól, akkor a számlán jogszabályi hivatkozással vagy más módon kell jelezni annak jogcímét. Adómentesség kizárólag olyan ügyletre vonatkozhat, amelynél az áfatörvény szerint a teljesítés helye Magyarország. A teljesítés helyét az áfatörvény vonatkozó rendelkezései alapján kell meghatározni. Abban az esetben, ha a teljesítés helye nem Magyarország területére esik, akkor a számlázott ügylet nem adómentes, hanem nem adóztatható. A számlán nem kötelező a teljesítés helyét feltüntetni. A Magyarországon nem adóztatható ügyletről kiállított számlán javasolt szerepeltetni, hogy az áfa felszámítása emiatt maradt el. ÁFA ÉRTÉKE FORINTBAN Devizás számla esetén a devizában feltüntetett ÁFA összegét a számlán forintban kifejezve is szerepeltetni kell. Ezt akkor is meg kell tenni, ha devizás helyesbítő (módosító), vagy devizás sztornó (érvénytelenítő) számla kiállítására került sor. Mit kell tudni a számlákról? 21
ÁRFOLYAM Devizás számla, helyesbítő (módosító) számla, sztornó (érvénytelenítő) számla esetén az átszámítás elvégzése érdekében a programnak az alkalmazott árfolyamot ismernie kell. Ennek érdekében ezt a számla készítésénél meg kell adni. Erre vonatkozó szabályokat az áfatörvény 80. -a foglalja magában. KÜLÖNBÖZET SZERINTI SZABÁLYOZÁS Utazási irodák A Különbözet szerinti szabályozás utazási irodák szövegezést utazásszervezési szolgáltatás nyújtása esetén kell a számlán feltüntetni. Használt cikkek Ez a megjegyzés használt cikk értékesítésekor kerüljön a számlára, ha az értékesítésre a különbözet szerinti adózás szabályai irányadóak. Műalkotások A Különbözet szerinti szabályozás műalkotások megjegyzést műalkotások értékesítésekor kell a számla megjegyzés rovatába írni, ha az értékesítésre a különbözet szerinti adózás szabályai irányadóak. Gyűjteménydarabok és régiségek Ezt a megjegyzést a gyűjteménydarab vagy régiség értékesítésekor kell a számlán szerepeltetni, ha az értékesítésre a különbözet szerinti adózás szabályai vonatkoznak. 22 Mit kell tudni a számlákról?
Számlatípusok mikor milyen számlát állítsunk ki? Ha megvan a számlázás választott módja, akkor sor kerülhet az első számla kiállítására. Többféle számlatípust is ki lehet állítani. Ebben a fejezetben összegyűjtöttük őket és elmagyarázzuk, mikor melyiket javasolt használni. Bizonyos esetekben több számlatípust is használhatunk a számlázásnál. A számla típusát nem kötelező a számlán feltüntetni, de ennek nincs akadálya. A számlában foglalt adatoknak az ügyletre vonatkozó dokumentumok tartalmán kell alapulnia. A számla kötelező adatai alapvetően függetlenek a számla típusától. Azonban egyes számlatípusoknál az általános adatokon túl más adatokat is kötelező feltüntetni. NORMÁL SZÁMLA Ez az általános számlatípus. Akkor javasolt normál számlát kiállítani, ha a számlázott ügyletnél speciális számlatípus alkalmazására nincs szükség, vagy a vállalkozás az ügyletet normál számlán kívánja számlázni. Normál számla tartalmazza az összes kötelező adatot, valamint azokat, amelyeket a kiállító saját döntése alapján kíván szerepeltetni. Ha speciális ügyletről van szó, akkor figyelnünk kell arra, hogy az általános adatokon túl a speciális adatokat is megjelenítsük. Például fordított adózás alá tartozó ügylet normál számlán történő számlázásánál a fordított adózás kifejezést. Számlatípusok mikor milyen számlát állítsunk ki? 23
A számlán minden esetben szerepel a teljesítés időpontja. A számlán feltüntetett fizetési határidő általában eltér a kiállítás és a teljesítés dátumától. A számla kiegyenlítése általában utólag, átutalással történik. Ugyanakkor történhet készpénzben is, ekkor a számla mellé az eladó egy bevételi pénztárbizonylat nevű nyomtatványt is átad, melyen szerepel, hogy az összeg kifizetésre került és azt mindkét fél elismeri. PROFORMA SZÁMLA VAGY DÍJBEKÉRŐ A díjbekérő vagy proforma számlát a megrendelést követően küldheti az eladó a vevő részére. A vevő a bizonylat alapján előre fizeti ki a megrendelt termék vagy szolgáltatás ellenértékét, a teljesítés pedig csak az összeg beérkezését követően történik meg. A díjbekérő megjelenésében sokban hasonlít a végszámlára. Fontos különbség azonban, hogy a proforma számla valójában nem hivatalos számla, annak alapján a címzettnek nincs módja költség elszámolására és áfa levonására (visszaigénylésére). Emiatt a proforma számlára nem vonatkoznak számlázási szabályok, tartalmára, kinézetére sincsenek törvényi előírások. A díjbekérőt gyakran előleg bekérése érdekében állítják ki. A vevő ennek alapján fizeti meg az előleget. A Billingóban a számla elkészítését követően választhatsz, hogy díjbekérőként vagy számlaként mented-e azt. Ha díjbekérőként mentetted, később néhány gombnyomással egyszerűen készíthetsz belőle végszámlát, vagy előlegszámlát. 24 Számlatípusok mikor milyen számlát állítsunk ki?
VÉGSZÁMLA A végszámla az előlegszámla vagy proforma számla alapján, az ügylet teljesítését követően elkészített számla. A számlának tartalmaznia kell a kötelező adatokat. Ezen túl a termék vagy szolgáltatás teljes értékéből levonásra kerül a vevő által kifizetett előleg(ek). Ezáltal a végszámla a vevő által még fizetendő összeget is - ha van - tartalmazza. ELŐLEGSZÁMLA Az előlegszámla a megrendelt termék vagy szolgáltatás ellenértékébe feltétlenül beszámítandó, az eladó által realizált előleget tartalmazza. Akkor kell kiállítani, amikor a megbeszélt előleg megérkezik a bankszámlára vagy annak átadására sor kerül. Ennek megfelelően az előlegszámlán teljesítési időpontként az összeg beérkezésének vagy átvételének napját kell feltüntetni. Amennyiben az előleget fordított adózás alá tartozó ügylethez kapcsolódóan kaptuk, akkor az előlegszámlán tüntessük fel a fordított adózás kifejezést. Számlatípusok mikor milyen számlát állítsunk ki? 25
RÉSZSZÁMLA Részszámla akkor állítható ki, ha az eladó és a vevő részteljesítésekben állapodott meg. Részteljesítésnek akkor van helye, ha az ügylet tárgya természetben osztható és a részteljesítésnek nincs egyéb akadálya. Amennyiben a felek részteljesítésekbe kívánnak megállapodni, akkor először azt kell megítélniük, hogy ennek van-e akadálya. Például ingatlan adásvétele esetén nincs lehetőség részteljesítésre, mivel a birtokba adás folyamata nem szakaszolható. Részteljesítésről akkor beszélhetünk, ha a felek a teljesítés folyamatát szakaszokra bontják. Ehhez az is szükséges, hogy meghatározzák az egyes részszakaszok tartalmát. A számlában a részteljesítés tartalmát és annak ellenértékét kell feltüntetni. A részszámla önálló számlaként kezelendő, a teljesítés dátuma a részteljesítés bekövetkeztének dátuma. A részszámlán nem kötelező feltüntetni, hogy részteljesítést foglal magában, de erre van lehetőség. A részteljesítés tényét nem a számla megnevezése, hanem a felek között létrejött szerződés tartalma és a részteljesítést alátámasztó dokumentumok igazolják. 26 Számlatípusok mikor milyen számlát állítsunk ki?
FOLYAMATOS TELJESÍTÉS Folyamatos teljesítés (másként időszakos elszámolás) esetén a teljesítés időpontját speciális szabályok alapján kell meghatározni. Erre vonatkozó szabályokat az Áfa tv. 58. -a foglalja magában. Folyamatos teljesítésről van szó, ha I. a felek az ellenértéket meghatározott időszakra állapítják meg (átalánydíjas ügyletek); vagy J. a felek időszakonkénti fizetésben állapodnak meg (nyílt végű pénzügyi lízing, operatív lízing); vagy K. a felek időszakonként számolnak el egymással (a számlázott összeg a kibocsátó által a felek által meghatározott időszakban ténylegesen elvégzett értékesítéseinek összevont ellenértéke). A számlán fel kell tüntetni az elszámolási időszakot, azaz azt az időszakot, amelyre a számla vonatkozik. Ennek elmaradása mind a számla kibocsátóját, mind a számla címzettjét nehéz helyzetbe hozhatja. Ugyanis a számla alapján nem képes egyértelműen meghatározni, hogy a számla áfa nélküli összegét melyik üzleti évben köteles figyelembe venni. Folyamatos teljesítésű megrendelések esetén érdemes használni a Billingo Számlaismétlő funkcióját. Ezzel beállítható, hogy milyen időközönként, milyen számlát szeretnénk elkészíteni. A rendszer pedig az megadott napon és időpontban elkészíti és akár e-mailben ki is küldi a számlát a partnernek. Számlatípusok mikor milyen számlát állítsunk ki? 27
FORDÍTOTT ÁFA Olyan ügyletet tartalmaz, amelyre a fordított adózás szabályai vonatkoznak. A fordított adózás alá tartozó ügylet számlázásánál speciális szabályokat kell figyelembe venni. Egyrészt a számlában áfát nem lehet feltüntetni. Másrészt a számlára rá kell vezetni a fordított adózás kifejezést. Ezen túl a számlán bármely más módon is lehet jelezni azt, hogy az áfa fizetésére a vevő, megrendelő kötelezett. Harmadrészt a számlában a vevő adószámát is szerepeltetni kell. Ha a vevő áfa-csoport tagja, akkor a csoportazonosító számát kell a számlán megjeleníteni. HELYESBÍTŐ (MÓDOSÍTÓ) SZÁMLA Amennyiben a számlázott ügylet teljesült, de az adóalap és/vagy az áfa összege bármely ok következtében módosul, akkor az eredeti számlát helyesbíteni (módosítani) szükséges. A számla helyesbítésére (módosítására) van szükség akkor is, ha a vevő részére a kapott előleg egy részét vissza kell téríteni, mivel a teljesítés részben meghiúsult. A számlázó programmal történő számlázás egyik legfontosabb szabálya, hogy a kiállított számlán utólag változtatni, javítani kézzel nem szabad. A számlázás során elkövetett hibák helyesbítő (módosító) számlával korrigálhatók. 28 Számlatípusok mikor milyen számlát állítsunk ki?
Helyesbítő (módosító) számlát kell akkor is készíteni, ha az eredeti számlán javítani szeretnénk elírásból adódó hibát, vagy szeretnénk pótolni a lemaradt adat(ok)at. Ekkor az eredeti számla mellé készítünk egy helyesbítő (módosító) számlát, amelyen feltüntetjük a korrekcióval érintett és a helyes adatokat, illetve a pótlólag feltüntetni kívánt adatokat és abban hivatkozunk az eredeti számla sorszámára is. Ekkor a két számla együtt lesz érvényes, mindkettőt oda kell adni a címzettnek. SZTORNÓ SZÁMLA Ha a számla egy sorában több hiba is előfordul, vagy a számla több sora is hibás, akkor egyszerűbb az eredeti számla sorszámára hivatkozva egy mínuszos sztornó számlát készíteni, amelyen megjegyzésként fel kell tüntetni az eredeti (sztornírozott) számla sorszámát is. Ez érvényteleníti az eredeti számlát. Ezután egy új, teljes mértékben helyes adatokat tartalmazó számlát állíthatunk ki, amelyen megjegyzésként ugyancsak fel kell tüntetni az eredeti (sztornírozott) számla sorszámát. Az eredeti számla sztornózását követően új számla kiállítására van szükség. Akkor is sztornírozni kell a számlát, ha a számlán csak a teljesítés időpontját tüntették fel helytelenül. Ezután új számlát kell kiállítani, amelyre a helyes teljesítési időpontot vezetik fel. Ha a vevő könyvelésébe még nem került be az eredeti számla, akkor részére elég csak az új, javított számlát eljuttatni. Ha a vevő már könyvelte a hibásan kiállított eredeti számlát, akkor a sztornó számlát és az új, javított számlát is meg kell kapnia. Az előzőek szerint kiállított sztornó számla tartalmában a korábbi számla helyesbítését (módosítását) jelenti. Számlatípusok mikor milyen számlát állítsunk ki? 29
Tényleges sztornózásról (érvénytelenítésről) akkor van szó, ha ezt követően az eredeti (sztornírozott) számlán feltüntetett címzettnek újabb számlát nem állítunk ki. Erre akkor van szükség, ha L. a felek között nem a számlán feltüntetett gazdasági esemény valósult meg; M. a felek között egyáltalán jött létre gazdasági esemény; N. a számlán feltüntetett gazdasági eseményt a kibocsátó nem a számlán megjelölt vevő részére teljesítette; O. a számlán feltüntetett gazdasági eseményt a számlán megjelölt vevő részére nem a számla kibocsátója teljesítette; P. a teljesítés utólag meghiúsult (pl. az eladó, vagy a vevő a teljesítést követően elállt az ügylettől); Q. a felek között létrejött szerződést érvénytelenek kell tekinteni; R. az eladó a korábban kapott előleget teljes összegében köteles visszatéríteni a vevő (megrendelő) részére az ügylet teljes meghiúsulása következtében. 30 Számlatípusok mikor milyen számlát állítsunk ki?
DEVIZÁS SZÁMLA A szabad piacnak, a devizaliberalizációnak, és az internetnek köszönhetően magyar vállalkozások gyakran értékesítenek külföldi partnerek részére. Számukra az esetek többségében devizás számlát kell kiállítani, mivel a felek a termék vagy szolgáltatás ellenértékét nem forintban, hanem a devizában határozták meg. Az áfát tartalmazó devizás számlákon a kötelező tartalmi elemeken túl szerepelnie kell az ÁFA összegének forintban kifejezett összegének is. Az átszámítás elvégzése érdekében a programnak az alkalmazott árfolyamot ismernie kell. Ennek érdekében ezt a számla készítésénél meg kell adni. Erre vonatkozó szabályokat az áfatörvény 80. -a foglalja magában. A számlán javasolt feltüntetni az IBAN azonosítót és a SWIFT kódot, ezekre az utaláskor lesz szüksége a vevőnek. A devizás számlát érdemes két nyelven készíteni, hogy magyarul és a vevő anyanyelvén is szerepeljenek rajta az adatok. Ez nem kötelező, de könnyebbség a könyvelőknek, és a későbbi adóellenőrzést is megkönnyíti. Angol, francia, vagy német nyelv alkalmazása javasolt. Ugyanis az adóigazgatási rendtartásban foglalt szabály alapján, ha a számla nem angol, német, vagy francia nyelven állították ki, akkor a kibocsátót az ellenőrzés kötelezheti hiteles magyar nyelvű fordítás benyújtására. Két nyelvű számlázás esetén az ellenőrzés mérlegelheti, hogy a kibocsátót nem kötelezi hiteles magyar nyelvű fordítás benyújtására. Számlatípusok mikor milyen számlát állítsunk ki? 31
Számlázáshoz kapcsolódó kötelezettségek Az elmúlt években új adminisztrációs kötelezettségek társultak a számlázó programok használatához. Ezek célja a gazdaság fehérítése, amely az állami költségvetés számára többletbevételeket indukál. Ezek közé sorolható a számlázó program használatának kapcsolódó bejelentési kötelezettség, a PTGSZLAH nyomtatvány beküldésének kötelezettség és az online adatszolgáltatási kötelezettség. BEJELENTÉSI KÖTELEZETTSÉG A 23/2014. (VI.30.) NGM rendelet értelmében a vállalkozás köteles bejelenteni a NAV felé az általa használt számlázó programot. Erre a számlázó program használatának megkezdésétől számítva 30 nap áll rendelkezésre. A számlázó programot a SZAMLAZO megnevezésű elektronikus űrlapon kell bejelenteni, amely a NAV honlapjáról letölthető. Az űrlapot a NAV által fejlesztett Általános Nyomtatvány Kitöltő program segítségével lehet kitölteni. A kitöltött űrlapot elektronikus úton (magánszemélynek Ügyfélkapuján, szervezetnek a Cégkapun keresztül) kell a NAV-hoz beküldeni. Elektronikus kapcsolattartásra nem kötelezett személy a kitöltött űrlapot kinyomtatva és aláírva küldheti be. A vállalkozás nem csak egy számlázó programot használhat, viszont minden egyes számlázó programot, amelyből akár csak egyetlen érvényes számlát 32 Számlázáshoz kapcsolódó kötelezettségek
is kiállítottunk, be kell jelenteni a NAV-hoz. Fontos ugyanakkor tudni, hogy több számlázó program használata esetén tilos azonos sorszámú számlákat kiállítani. Több számlázó program használata esetén mindegyiknél egyedi előtagot kell beállítani, amely biztosítja a számlák egyedi megkülönböztethetőségét. Nem lehet pl. két 2019-00001-es számla, de a következő megoldás már megengedett: A/2019-00001 és B/2019-00001. Az előtagok szabadon választhatók. A vállalkozás a számlázó program(ok) mellett a számlázáshoz használhat nyomdai úton előállított számlatömböt, valamint egyedi számlanyomtatványt is. A számlázó programokkal nem állítható ki olyan sorszám alatt számla, amely a vállalkozás által beszerzett számlatömbben található számlán, illetve a vásárolt egyedi számlanyomtatványon szerepel. PTGSZLAH NYOMTATVÁNY BEKÜLDÉSE Az online pénztárgép használatra kötelezettek ezt a kötelezettséget teljes körű számlázással kiválthatják. Ez azt jelenti, hogy azokról az értékesítésekről, amelyek ellenértékét az online pénztárgépbe kellene rögzíteni, számlát kell kiállítani. Az online pénztárgép használata alóli mentesüléshez a PTGSZLAH nyomtatvány beküldésének kötelezettsége is kapcsolódik. Azt a NAV-hoz kell beküldeni. A PTGSZLAH nyomtatványon szerepelnie kell a kiállított számla sorszámának, típusának, a vevő nevének és címének, továbbá az ellenérték adót is tartalmazó összegének, adómentesség esetén pedig az ellenérték összegének. Számlázáshoz kapcsolódó kötelezettségek 33
A nyomtatványt pénzátvételi helyenként kell összeállítani, azon belül naponkénti bontásban kell a számlákat felvezetni. A nyomtatványt havi időszakra kell elkészíteni. Azt a tárgyhónapot követő hónap 15-ig, elektronikus úton kell beküldeni a NAV részére. Elektronikus kapcsolattartásra nem kötelezett személy a kitöltött űrlapot kinyomtatva és aláírva küldheti be. A Billingo biztosítja a számlaexport lehetőségét. Ezzel a nyomtatványt néhány perc alatt el lehet készíteni és be lehet küldeni. Az online adatszolgáltatási kötelezettség bevezetésével nem szűnt meg a PTGSZLAH nyomtatvány benyújtásának kötelezettsége. Ennek az az oka, hogy a PTGSZLAH nyomtatvány benyújtásának kötelezettsége az online pénztárgép használata alóli mentesüléshez kapcsolódik. Ameddig a benyújtás kötelezettség előíró jogszabályt nem helyezik hatályon kívül addig ez a kötelezettség megmarad. ONLINE ADATSZOLGÁLTATÁSI KÖTELEZETTSÉG A belföldi adóalanyok 2018. július 1-jétől kötelesek a más belföldi adóalany részére kiállított minimum 100 ezer forint áthárított ÁFA-t tartalmazó számláikról adatot szolgáltatni a NAV felé. Az adatokat valós időben, a számla kiállításának befejezésekor azonnal be kell küldeni az adóhatóságnak. Az adatszolgáltatási kötelezettség egyaránt vonatkozik a számlanyomtatványon kiállított és számlázó programmal készített számlákra. 2020. július 1-jét a vállalkozásokat még nagyobb mértékű adminisztrációs kötelezettség terheli. 34 Számlázáshoz kapcsolódó kötelezettségek
Ugyanis az adatszolgáltatási kötelezettség már akkor keletkezik, ha a vállalkozás más belföldi adóalany (azaz NAV által kiadott adószámmal rendelkező személy) részére számlát bocsát ki. Ennek következtében adatszolgáltatási kötelezettség keletkezik a belföldi adóalany felé kibocsátott számlával kapcsolatban, még akkor is, ha a számla nem tartalmaz áfát, tekintettel arra, hogy fordított adózás hatálya alá tartozó ügyletről állítják ki; tárgyi adómentes ügyletet foglal magában; adólevonásra jogosító adómentes termékértékesítésről, vagy szolgáltatásnyújtásról szól; nem belföldön teljesített ügyletet tartalmaz; különbözeti adózás szabályai szerint adózó termék értékesítéséről állítják ki. 2021. január 1-jétől az adatszolgáltatási kötelezettség minden számlára vonatkozni fog, amelyet a vállalkozás a NAV által kiadott adószáma alatt állított ki. A legegyszerűbb megoldás a Billingo használata, amelynek segítségével automatizálod az adatszolgáltatási kötelezettség teljesítését. Ezzel mentesülsz az extra adminisztráció alól. Számlanyomtatvány használata esetén az extra adminisztráció abból adódik, hogy a számlakat egyesével kell rögzíteni az elektronikus felületen. Továbbá abból, hogy ezt meglehetősen rövid időn belül (2020. július 1-jétől az általános határidő a kiállítást követő négy naptári nap) kell megtenni. A Billingo fiókodat az Ügyfélkapun keresztül tudod összekötni a NAV rendszerével, ennek lépéseiről itt írtunk. Az összekötést követően az adatszolgáltatási kötelezettséggel érintett számlákat a Billingo automatikusan, elektronikusan elküldi a NAV-nak. Számlázáshoz kapcsolódó kötelezettségek 35
A számlalistában a beküldésre kötelezett számla státusza melletti ikon jelzi, hogy a beküldés sikeres volt-e. Érdemes minden érintett számlánál ellenőrizni a beküldés sikerességét. Ugyanis az adatszolgáltatási kötelezettség elmulasztása esetén a NAV magánszemélynél 200 000 Ft-ig, más vállalkozásnál 500 000 Ft-ig terjedő mulasztási bírságot szabhat ki. A bírság mulasztásonként szabható ki. Sikertelen beküldés esetén itt írtunk bővebben a teendőkről. Az adatszolgáltatási kötelezettség teljesítéséhez előzetes regisztráció és ügyfélkapus hozzáférés is szükséges. A regisztráció folyamatáról itt találhatsz részletes útmutatót, akár egyéni vállalkozóként, akár társaságként működsz. Ezidáig kizárólag számlanyomtatványt használó vállalkozások válaszút előtt állnak. Vagy átállnak a jogszabályi előírásoknak teljes mértékben megfelelő számlázó program használatára (pl. a Billingóra), vagy vállalják az extra adminisztrációt. Életszerű az a feltételezés, hogy a számlanyomtatvány használata csak azoknál a mikrovállalkozásoknál maradhat meg, akiknél az adatszolgáltatási kötelezettség teljesítését más személy átvállalja. 36 Számlázáshoz kapcsolódó kötelezettségek
HOGYAN KÖVETHETED NYOMON KIÁLLÍTOTT SZÁMLÁID PÉNZÜGYI TELJESÍTÉSÉT? Egy vállalkozás számára fontos kérdés a vevői fizetések nyomon követése. Havi néhány számlánál még ugyan nem jelent gondot fejben tartani, hogy melyik vevő fizetett és kinek van még nyitott számlája. Azonban ahogy egyre több számlát állít ki a vállalkozás, úgy lesz egyre bonyolultabb a számlák kiegyenlítésének nyomon követése. Kézi számlázás esetén ez egy idő után káoszba fullad. A könyvelő utólag kapja meg a számlákat. Emiatt gyakran előfordul, hogy csak hónapok múlva jelzi, hogy egyes számlák kifizetése még nem történt meg. Számlázó programmal kiállított számlák esetében ez nem jelent problémát. Ugyanis az egyes számláknál lehet jelölni a pénzügyi kiegyenlítést, valamint a befolyt összeget. A készpénzes számlákat pedig azonnal fizetettre állítja a rendszer. A Billingóban a különböző számlastátuszokat jól látható színek és ikonok is jelölik. A kiállított számla előtti ikon kék színű. Ha a vevőtől beérkezik a pénz, akkor az ikonra kattintva megadható, hogy pontosan mekkora összeg érkezett be. Ha a teljes összeg kifizetése megtörtént, akkor a kis ikon zöldre vált. Amennyiben csak részkiegyenlítést valósult meg, akkor az ikon színe nem változik, a részösszeg oszlopban azonban megjelenik a befizetett összeg. Ha pedig lejárt a számlán feltüntetett fizetési határidő és a vevő részéről pénzügyi teljesítés nem történt meg, akkor az ikon színe pirosra változik. Számlázáshoz kapcsolódó kötelezettségek 37
SZÁMLÁZÁS KÖLTSÉGEI A számlák kiállításához a legtöbb esetben bevétel kapcsolódik, ezért kevés az olyan vállalkozás, aki a számlázás költségeit is számon tartja. Talán úgy gondolják, hogy nincs is ennek igazán jelentősége, mindaddig, amíg nem kezd el lényegesen nőni a kiállított számlák száma és ezzel együtt a számlázáshoz kapcsolódó költségek is. Ahogy korábban is elemeztük a kézi számlázás főleg azoknál opció, akik havonta csak néhány számlát állítanak ki. Náluk jellemzően a számlatömb és a boríték ára, a postaköltség és a ráfordított idő írható a kiadási oldalra. Egy a számlázó programnál felmerül a használati díj. A Billingo esetében rendelkezésre áll ingyenes csomag is. A számlázáshoz kapcsolódhat még a nyomtatási és postaköltség, valamint az időráfordítás, amíg kiállítunk egy számlát sorban állunk a postán. Ennél jobb megoldás, ha az elkészített számlát a Billingo rendszerén keresztül e-mailben küldjük el a vevőnek. Ebben az esetben legfeljebb saját magunknak nyomtatjuk ki a számlát 1 példányban, így a postaköltség is megspórolható. Azonban a számla kiállítására fordított idő továbbra is tényező. Havi több tucat számla esetén ez már akár munkaórákat is jelenthet. Abszolút nullára csökkenthető ugyanakkor a számlázásra fordított idő abban az esetben, ha a számlázó program az API-n keresztül kapja meg a számla adatait, akár egy webáruházból, egy CRM rendszerből vagy egy ügyviteli rendszerből. Ebben az esetben a program automatikusan elkészíti a számlát és e-mailben el is küldi azt a vevő részére. Azonban mindkét félnek ki kell nyomtatnia és iktatnia a saját példányát. 38 Számlázáshoz kapcsolódó kötelezettségek
A Billingo előfizetések ára az API használatát is tartalmazza, további extra költség sem merül fel akkor sem, ha jelentősen nő az API-n keresztül érkező számlázandó. Ha azonban a számlázásra fordított időt, az nyomtatási és iktatási, borítékolási és a postázási költségeket is szeretnénk a lehető legkisebbre csökkenteni, akkor a legegyszerűbb megoldás az e-számla. Ekkor a kiállított számlát e-mailben kapja meg a vevő. Azt egyik félnek sem kell nyomtatnia, elég fájlként megőrizni a számlákat. Számlázáshoz kapcsolódó kötelezettségek 39
Próbáld ki a Billingót ingyen! Most, hogy megismerkedtél a számlázás alapjaival, készen állsz akár az első számlád elkészítésére is. Próbáld ki Magyarország egyik leginnovatívabb online számlázóját és billingózz örömmel, korlátlanul, akár teljesen ingyen! KIPRÓBÁLOM INGYEN A BILLINGÓT 40 Próbáld ki a Billingót ingyen!